EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Enfoque de Sistemas al Proceso Administrativo El Proceso Administrativo - Concepto Procesos de la Administracin:

Planeacin Organizacin Integracin de Personal Direccin Control

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

El bilogo austraco Ludwig von Bertalanffy busc afanosamente una explicacin cientfica sobre el fenmeno de la vida, descubriendo y formalizando algo que ya haban intuido Aristteles y Herclito: Todo tiene que ver con todo. Su investigacin marc un salto cualitativo en la comprensin y desarrollo de la teora de sistemas, entendiendo por sistema a un conjunto de elementos que funciona como un todo.

ORIGEN

Asimismo, puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos ntimamente relacionados que actan e interactan entre s hacia la consecucin de un fin determinado".

El todo y sus partes Los logros de Bertalanffy tuvieron el gran mrito de apuntar al todo y sus partes. Para comprender el funcionamiento de un cuerpo es necesario comprender el funcionamiento de sus partes, y su rol en el desempeo global. As como el sistema digestivo y el sistema respiratorio son cruciales para la salud del cuerpo humano, as tambin la ingeniera o las ciencias polticas son cruciales para comprender a la sociedad. Este elemento fue el que sac a Bertalanffy de los ejes biolgicos, y lo traslad al terreno de las organizaciones.

SU ORIGEN

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

SU ORIGEN

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

El enfoque sistmico permiti comprender a una organizacin como un conjunto de subsistemas interactuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo unitario y complejo.

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos bsicos para su funcionamiento:

EL ENFOQUE EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Retroalimentacin: Es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el

producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.

Procesamiento: Es la transformacin de

los insumos Mquina / Individuo /

Tarea / Programa: Como se hace.

Entradas o insumos: Abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misin: Materiales / RRHH/

Informacin.

Salidas o producto: Es el resultado del

proceso. Productos / Servicios /

Informacin

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACION COMO SISTEMA Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar cuidadosamente, satisfacer y equilibrar sus necesidades internas y adaptarse a las circunstancias cambiantes del entorno. Una organizacin recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e informacin, sta los transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y recompensas para sus miembros, lo suficientemente buenas para mantener sus participaciones en ella.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Enfoque de Sistemas al Proceso Administrativo El Proceso Administrativo - Concepto Procesos de la Administracin:

Planeacin Organizacin Integracin de Personal Direccin Control

Qu es el Proceso Administrativo?

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la Administracin. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

CONCEPTO

Planeacin

Organizacin

Integracin de Personal

Direccin

Control

OPINEMOS

LA PLANEACIN

CONCEPTO

La planeacin es el primer paso del proceso administrativo; establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo, para ello, se definen objetivos, presentando cursos alternos de accin, que permitan elegir la mejor Alternativa o Estrategia para el futuro de la empresa. Es decir, se encarga de definir lo que la institucin es en un momento determinado y lo que desea ser en u perodo futuro.

Riesgos

OBJETIVOS

Cursos alternos de

accin Eleccin

FUTURO

ELEMENTOS DEL

CONCEPTO

PROCESO

Situacin Actual/Futura

Dnde estamos ahora y que queremos

lograr?

Definicin de los objetivos

Hacia dnde queremos ir?

Alternativas de Accin

Cules son los caminos

posibles?

Eleccin de Alternativa

Cul es el mejor

camino?

Implementacin del Plan elegido

y puesta en marcha

Cmo lo recorreremos?

ELEM

ENTO

S D

E LA

PLA

NEA

CI

N

VISIN

MISIN

OBJETIVOS

PLANES

POLTICAS

PROCEDIMIENTOS Y REGLAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

La misin define al negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.

La visin es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa. El propsito de la Visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin o al individuo para alcanzar el estado deseable.

Las Metas u objetivos son los Resultados deseados para individuos , grupos y organizaciones enteras. () Marcan la direccin de todas las decisiones administrativas y forman los criterios con los que se miden los logros reales en el trabajo (Robbins y Couter, 2005)

Los Planes son Documentos en los que se explica cmo se van a alcanzar las metas, as como la asignacin de recursos, calendarios y otras acciones necesarias para concretarlas (Robbins y couter, 2005). En otras estrategias, describe las estrategias a seguir.

Las Estrategias son el Patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar

las metas de la organizacin (Baterman y Snell, 2009).

Los Programas son el Conjunto de planes de una sola vez (diseados para una actividad o un perodo especfico) para un proyecto importante dentro de las metas globales de la organizacin. La alta direccin disea y vigila los programas. Ejemplo: La construccin de una planta manufacturera o la fusin de dos compaas. (Robbins y DeCenzo, 2008).

Las Polticas representan directrices generales, destinadas a orientar y enmarcar la

toma de decisiones. (Hernndez, 2012). Establece parmetros generales para quien decide. (Robbins y Coulter).

Las Reglas (Normas) son la instruccin imperativa sobre el modo en que debe actuarse, describiendo sin margen alguno de discrecionalidad, qu puede o no puede hacerse y cmo deber llevarse a cabo. (Hernndez, 2012).

Los Procedimientos son el Conjunto de pasos sucesivos que da el gerente para responder a un problema estructurado. Por ejemplo, como se realiza la compra de material. (Robbins y Coulter, 2005).

Los Presupuestos expresan la cuantificacin (normalmente en trminos monetarios) de los planes. (Hernndez, 2012). Plan numrico que expresa resultados esperados en trminos monetarios para un perodo especfico; se usa como gua de planificacin y dispositivo de control.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

TIPOS DE PLANES

TIPOS DE PLANES: Segn Amplitud de Enfoque

Estratgica Proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos especficos en el desempeo, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo; se planifica a largo plazo ms de 5 aos.

Tctica La parte tctica es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Es una tcnica cclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta. Es dinmica e interactiva con los dems. Se planifica menos de 5 aos.

Operativa Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Realiza un microplaneamiento de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla cmo debern alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeacin se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la parte tctica, la obtencin de resultados. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones. Se trabaja a corto plazo generalmente a menos de 1 ao.

TIPOS DE PLANES: Segn el plazo

Largo Plazo De 5 aos a ms.

Mediano Plazo De 2 a 5 aos

Corto Plazo Menos de 1 ao

Se debe considerar la duracin de los compromisos futuros y al grado de variabilidad que afronten las organizaciones.

TIPOS DE PLANES: Segn su especificidad

Planes Especficos Este tipo de planes tienen objetivos definidos con claridad. No hay lugar para las ambigedades ni para los malos entendidos. No obstante, requieren una claridad y capacidad de pronstico que casi nunca existe.

Planes Direccionales Cuando hay mucha incertidumbre y la gerencia debe conservar su flexibilidad para responder a cambios inesperados, los planes de direccin son preferibles. Los planes direccionales establecen lineamientos generales. Presentan un punto focal, pero no atan a los gerentes a objetivos especficos ni a cursos especficos de accin.

TIPOS DE PLANES: Segn su frecuencia

Planes nicos Plan que sirve para satisfacer las necesidades de una situacin particular o singular.

Planes Permanentes Plan que no tiene fin y ofrece una gua para las acciones de la organizacin que se repiten una y otra vez.

ELEMENTOS DE LA

PLANEACIN

VISIN y MISIN

MISION/VISIN

Cul es su misin?

MISIN/VISIN

y su visin?

MISIN/VISIN

La misin define al negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.

Para qu existe la organizacin?

En el caso de un individuo, la misin es lo que quiere hacer, que lo hace feliz

Para evaluar el enunciado de la Misin: Claro y comprensible para todo el personal Breve (para facilitar el recordarlo) Especfico de acuerdo con el negocio u organizacin de que se trate Contundente, es decir, que identifique las fuerzas que impulsan la visin estratgica Refleja la ventaja competitiva Flexible, pero que bien enfocada Sirve de modelo y medio para tomar decisiones gerenciales Refleja los Valores, Creencias y Filosofa de la organizacin Es realista Sirve como fuente de energa y punto de unin para la organizacin

MISIN/VISIN

La visin es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa . El propsito de la Visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin o al individuo para alcanzar el estado deseable.

Qu queremos que sea la organizacin o quienes queremos ser en los prximos

aos?

La declaracin de la visin debe responder a las siguientes preguntas: Qu tratamos de conseguir? Cules son nuestros valores? Cmo produciremos resultados? Cmo nos enfrentaremos al cambio? Cmo conseguiremos ser competitivos?

MISION/VISIN

MISIN Somos una empresa que brinda soluciones financieras de calidad

que promueven el xito de los emprendedores del Per.

VISIN Ser una empresa lder en calidad de servicio y rentabilidad en el Per y

Latinoamrica.

MISION/VISIN

Nuestra misin es: Brindar una experiencia cinematogrfica de excelencia a todos nuestros clientes. Mientras nuestra visin es: Ser una de las 3 cadenas de cines ms grandes de Sudamrica que se diferencia por su buen nivel de servicio"

CUL ES TU

MISIN Y VISIN?

(PERSONAL)

ELEMENTOS DE LA

PLANEACIN

Qu son los Objetivos?

Planear consta de 2 elementos importantes:

Los objetivos son los resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. Son los cimientos de la planeacin:

Marcan la direccin de todos las decisiones administrativas Forman los criterios con los que se miden los logros reales en el trabajo.

Clases de Objetivos

Objetivos Generales Objetivos Especficos

Qu son los Objetivos?

Caractersticas de los objetivos

Caractersticas de objetivos bien diseados Estn escritos en trminos de resultados, ms que de acciones. Deben reflejar lo que dice la misin Son cuantificables. Sealan claramente los plazos Son difciles pero asequibles. Evaluar los recursos disponibles. Se ponen por escrito. Se comunican a todos los miembros de la organizacin Cmo se formulan un objetivo? Los objetivos se redactan empezando con un verbo en infinitivo (ar er ir):

Qu son los Objetivos?

De conocimientos

Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, verificar, relacionar, resumir, etc.

De Habilidades

Aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer funcionar, manejar, usar, planificar, etc.

De actitudes

Aceptar, Apreciar, preferir, respetar, sentir, valorar, etc.

Ahora, redactemos

Cmo se redacta? Curso: Diseo en Madera Objetivo: Difundir el avance tecnolgico sobre el diseo y construccin en madera. Es correcto?

Administracin Por Objetivos (APO)

DEFINICION DE ADMINISTRACIN POR OBJETIVO (APO)

La Administracin por Objetivos es el establecimiento participativo de metas. Es decir, aprovechar las metas para motivar a la gente en vez de controlarla. El atractivo de la APO radica en su insistencia en convertir los objetivos generales de la organizacin en objetivos concretos para sus unidades y miembros. El resultado es una jerarqua de objetivos que vincula los de un nivel con los del siguiente. Asimismo, la APO otorga objetivos personales a los empleados o colaboradores, de modo que cada quien, tiene una contribucin concreta para el desempeo de su unidad.

Arriba

Abajo

Administracin Por Objetivos (APO)

ESCALONAMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Generales de la Organizacin

Objetivos de la Divisin

Objetivos del Departamento

Objetivos Personales

Hay 04 ingredientes comunes en los Programas APO: 1. Especificidad de las metas: Los objetivos de la APO deben ser enunciados concisos de las

realizaciones esperadas. Deben ser medidos y evaluados. Ejemplo: No slo es indicar: Reducir los costos o mejorar el servicio Reducir los costos del departamento de Produccin en 7% Procesar todas las rdenes telefnicas en las siguientes 24 horas

2. Toma de Decisiones Conjunta: Los objetivos no son impuestos unilateralmente por el jefe, sino

se determinan de forma participativa. Superior y subordinado lo eligen juntos y acuerdan como medirlos.

3. Calendario explcito: Cada objetivo tiene que cumplirse en un plazo especfico . (Ejemplo: 3, 6 12 meses).

4. Retroalimentacin sobre el desempeo: La APO ofrece constante informacin sobre el progreso hacia las metas, para que los empleados puedan supervisar y corregir sus propios actos. Esta retroalimentacin complementada con evaluaciones peridicas ocurre en todos los niveles.

Asimismo, se asignan las recompensas con base en dicho avance.

Administracin Por Objetivos (APO)

La APO alienta a los trabajadores a que las metas que se propongan sean ms difciles Siempre funciona la APO? Hay casos donde no es as, por factores como: Expectativas poco realistas, en relacin con los resultados. Falta de compromiso de la Direccin General Incapacidad o indisposicin de la Gerencia de conceder recompensas basadas en la

consecucin de objetivos.

Administracin Por Objetivos (APO)

Dnde estamos?

Oportunidades Amenazas

Fortalezas Debilidades

Qu personas? Cunto dinero? Cunto tiempo?

Qu plan enfoque?

Haca dnde

vamos?

Nuevas creencias y valores compartidos

Nuevas estructuras organizativas Nuevos procesos y sistema de trabajo

Nueva poltica de personas

Nuevos y mejores productos, servicios y/o mercados

Qu cambiar?

Cul es nuestro negocio actual?

VISIN

MISIN

PLANEAMIENTO ESTRATGICO

Etapa 1 Misin y objetivos Identificar la misin y los objetivos de la empresa. Etapa 2: Anlisis Externo La competencia, legislacin, oferta de mano de otra. Las oportunidades se puede explotar / Las amenazas se deben contrarrestar. Etapa 3: Anlisis Interno Las fuerzas o fortalezas, son actividades que la organizacin hace bien o recursos exclusivos. Las debilidades son las actividades que la organizacin no hace bien o recursos que no tiene. La combinacin de los anlisis externo e interno, conforman el anlisis FODA. Etapa 4 - Formulacin de Estrategias Luego del anlisis FODA, los gerentes deben determinar y evaluar alternativas estratgicas y enseguida, elegir las que: Aprovechan las fuerzas de la organizacin y explotan las oportunidades del ambiente Corrigen las debilidades de la organizacin y menguan las amenazas.

Etapa 5 Puesta en marcha de las estrategias. Etapa 6 Evaluacin y control de las estrategias.

Proceso de Administracin Estratgica

ANLISIS FODA

ANLISIS FODA

Ejemplo: Restaurant de Sushi

MATRIZ EFI Evaluacin de Factores Internos Esta herramienta resume y evala las fortalezas y debilidades importantes en las reas

funcionales de la empresa y tambin evala las relaciones entre ellas.

Pasos a seguir:

Paso 1

Elabore una lista de los factores claves. Fortalezas primero, debilidades despus. Sea tan

especfico como pueda.

Paso 2

Asigne a cada factor una ponderacin que abarque desde 0.0 (Irrelevante) hasta 1.0 (Muy

importante); esto indica su importancia relativa con respecto al xito en la industria de la

empresa.

Sin importar si es fortaleza o debilidad, se debe asignar las mayores ponderaciones a los

factores que se considera que tienen mayor influencia en el desempeo organizacional. La

suma de todas las ponderaciones debe ser 1.0

Paso 3

Asigne a cada factor una clasificacin de 1 a 4. Si representa:

Debilidad Importante - Clasificacin = 1 Debilidad Menor - Clasificacin = 2 Fortaleza Menor - Clasificacin = 3 Fortaleza Importante - Clasificacin = 4

MATRIZ EFI

Paso 4

Multiplique la ponderacin de cada factor para su clasificacin y as determinar un

puntaje ponderado x cada variable.

Paso 5

Sume los puntajes ponderados para determinar el total. El puntaje ponderado total

abarca desde 1.0 (Bajo) hasta 4.0 (Alto), siendo el puntaje promedio (2.5)

Mayor a 2.5 - Organizaciones internamente fuertes Menor a 2.5 - Organizaciones internamente dbiles

MATRIZ EFI

Ejemplo:.

MATRIZ EFI

MATRIZ EFE Evaluacin de Factores Externos

Permite resumir y evaluar informacin econmica, social, cultural, demogrfica, ambiental,

poltica, legal, tecnolgica y competitiva.

Pasos a seguir:

Paso 1

Elabore una lista de los factores claves. Oportunidades primero, amenazas a continuacin.

Paso 2

Asigne a cada factor una ponderacin que abarque desde 0.0 (No importante) hasta 1.0 (Muy

importante); normalmente, las oportunidades reciben una ponderacin ms alta que las

amenazas, lo cual no debe darse.

Paso 3

Indicar que tan eficazmente responden las estrategias actuales de la empresa a cada factor,

donde:

4 = La respuesta es Superior 3 = La respuesta es mayor al promedio 2 = La respuesta es el promedio 1 = La respuesta es deficiente

MATRIZ EFE

MATRIZ EFE Paso 4 Multiplique la ponderacin de cada factor para su clasificacin y as determinar un puntaje ponderado x cada variable. Paso 5 Sume los puntajes ponderados para determinar el total. El puntaje ponderado total abarca desde 1.0 (Bajo) hasta 4.0 (Alto), siendo el puntaje promedio (2.5)

Mayor a 2.5 - Organizacin aprovecha eficazmente las oportunidades y minimiza los riesgos de la amenaza. Menor a 2.5 - Organizacin no aprovecha las oportunidades ni evita las amenazas.

MATRIZ EFE

Ejemplo:.

MATRIZ EFE

MATRIZ DE ESTRATEGIAS Luego de hacer la valoracin ponderada de los aspectos claves del proyecto, se contina con las estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materializacin de las amenazas. De esta forma se debe construir una matriz de acciones y estrategias que se relacionan con cada una de las celdas de la matriz FODA, las mismas se deben agrupar as:

FORTALEZAS DEBILIDADES

(Lista de Fortalezas) (Lista de Debilidades)

Estrategias FO Estrategias DO

OP

OR

TUN

IDA

DES

(Lis

ta d

e O

po

rtu

nid

ade

s)

Se basan en el uso de las fortalezas de una

empresa con objeto de aprovechar las

oportunidades. Generalmente las

organizaciones usan estrategias DO,FA, o DA

para llegar a una situacin en la cual puedan

aplicar una estrategia FO.

Tienen como objetivo la mejora de las

debilidades valindose de las oportunidades. A

veces una empresa disfruta de oportunidades

decisivas, pero presenta debilidades que le

impiden explotar dichas oportunidades.

Estrategias FA Estrategias DA

AM

ENA

ZAS

(Lis

ta d

e A

me

naz

as)

Se basan en la utilizacin de las fortalezas

de una empresa para evitar o reducir el

impacto de las amenazas.

Tienen como objetivo denotar las debilidades y

eludir las amenazas. Se intenta minimizar

debilidades y amenazas, mediante estrategias

de carcter defensivo, pues un gran nmero de

amenazas y debilidades pueden llevar a la

empresa a una posicin muy inestable.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Ejemplo:.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

RECUERDEN:

CHICOSA PREPARARSE PARA EL PRIMER PARCIAL