PLAN DE NEGOCIOS

DIGIARCHIVOS LTDA

NUESTROS SERVICIOS

Los servicios que nuestra empresa ofrece son el servicio de Conservación Documental a Través de la Microfilmación y el servicio de Eliminación Documental

JUSTIFICACIÓN IDEA DE NEGOCIO

• Nuestra idea de negocio la hemos basado en la importancia de conservar la información que se encuentra en la documentación en un soporte de mayor durabilidad como la microfilmación, y también pensando en la forma más práctica para eliminar aquella documentación que ha perdido sus valores primarios y secundarios de forma tal, que éste proceso no afecte al medio ambiente.

NUESTROS CLIENTES

Nuestros servicios están dirigidos a las entidades adscritas al sector judicial, tales como las que pertenecen a la Superintendencia de Notariado y Registro (Notarias), Registradurias, Juzgados.

OPINIÓN DE LOS CLIENTES

SERVICIO DE MICROFLMACIÓN

Según la opinión de nuestros clientes, las posibilidades de contratar el servicio de microfilmación son:

SERVICIO DE ELIMINACIÓN

De acuerdo con la opinión que dieron nuestros clientes, la opción de contratar el servicio de Eliminación Documental es:

EMPRESAS DE LA COMPETENCIA

ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD DEL SERVICIO DE MICROFILMACIÓN

EMPRESA PRECIO UNIDAD DE MEDIDA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

$1’064.000 Tamaño oficio$2’128.000 Tamaño carta$616.000 Tamaño oficio $1’232.0000 Tamaño carta

Rollo de 35mm en sales de plata Rollo de 16mm sales de plata Incluido IVA

IRON MOUNTAIN $1.500.000

$1.825.000

Rollo de 16mm

Rollo de 35mm

TRANS ARCHIVOS LTDA $1.450.000

$1.700.000

 

Rollo de 16mm

Rollo de 35mm

IDEA $1.200.000

$1.500.000

Rollo de 16mm

Rollo de 35mm

ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD DEL SERVICIO DE ELIMINACIÓN

EMPRESA PRECIO UNIDAD DE MEDIDA

Tecnideal Eco ambiental $200.000

$5.000.000

1Tonelada

25 Toneladas

Iron Mountain $250.000

$5.000.000

1 Tonelada

20 Toneladas

ITDS Integración y Transferencia de

Datos en Salud

$300.000

$4.500.000

1 Tonelada

15 Toneladas

IDEA $185.000

$1.850.000

1 Tonelada

10 Tonelada

FICHA TÉCNICA

MICROFILMACIÓNESPECIFICACIONES REQUERIMIENTOS

Se realizará la microfilmación de la cantidad de documentos que la empresa contratante necesite

conservar en éste medio

Que la documentación ya este seleccionada por el funcionario encargado de la entidad contratante, con el

fin de que se microfilmen los documentos que realmente tengan que estar conservados en éste soporte

El proceso de microfilmación se llevará a cabo en las instalaciones de nuestra empresa, ya que es aquí en

donde se encuentran los equipos necesarios para realizar éste labor.

La empresa contratante será quien se encargue de llevar a nuestras instalaciones la documentación que se vaya a

microfilmar.

Para realizar la microfilmación se utilizarán los rollos de 16mm y de 35mm, dependiendo de la cantidad de

documentación a microfilmar. Se harán dos copias, es decir, una para la empresa contratante y otra como copia

de seguridad en caso de pérdida que estará en nuestra empresa.

Se le entregará a la empresa contratante un rollo y nosotros conservaremos una copia en caso de pérdida, si

la empresa contratante solicita la copia por ésta razón, ésta tendrá un costo que el cliente deberá asumir.

El proceso de microfilmación se realizara en un tiempo estimado de 2 a 3 horas aproximadamente, también

dependiendo la cantidad de documentos que se vayan a microfilmar

N.A.

Se realizará la microfilmación de acuerdo con la disposición final que se haya establecido en las Tablas de

Retención Documental de la empresa contratante

La empresa contratante deberá darnos el acceso a las Tablas de Retención Documental, para verificar la

disposición final de los documentos y verificar qué series o subseries serán microfilmadas.

Para el proceso de microfilmación se utilizarán máquinas rotativa y planetaria

N.A.

Una vez finalizado el proceso de microfilmación se informará a la empresa contratante.

La empresa contratante deberá enviar a un funcionario para que recoja los rollos de microfilmación.

ELIMINACIÓNESPECIFICACIONES REQUERIMIENTOS

Se realizará la eliminación de los documentos que ya no tengan ningún valor ni primario ni secundario para la empresa contratante, y que ya han cumplido su ciclo vital.

La empresa contratante tendrá que seleccionar su documentación, para que se aparte la documentación que se va a eliminar.

Se eliminará la cantidad de documentos de acuerdo al peso (por tonelada).

La empresa contratante deberá trasladar los documentos que se van a eliminar a nuestras instalaciones.

Al proceso de eliminación se le hará seguimiento mediante un registro fotográfico.

N.A.

La documentación será eliminada por medio de un triturador de papel, esto con el fin de evitar que quede alguna información de la documentación que se nos ha entregado para éste proceso

Acompañamiento en el proceso de un funcionario de la entidad contratante, como testigo del mismo.

El proceso de eliminación documental se realizará de acuerdo con la disposición final que tengan los documentos establecida en las Tablas de Retención Documental.

La empresa contratante deberá darnos acceso a las Tablas de Retención Documental para verificar qué series o subseries serán eliminadas de acuerdo con lo estipulado en la disposición final.

Una vez finalizado el servicio de eliminación, se informará a la empresa contratante. Se le enviará un correo con los registros fotográficos del proceso.

La empresa deberá confirmar que recibió dicho correo.

Una vez finalizada la eliminación documental se utilizarán éstos residuos como material de reciclaje

N.A.

Se realiza el Acta de Eliminación Documental y se le entrega copia del mismo al funcionario de la entidad contratante

El funcionario de la entidad contratante deberá firmar una copia de recibido del acta de

eliminación.

LOCALIZACIÓN

• Nuestra empresa quedará ubicada en la zona de Puente Aranda, pues tiene varias vías de acceso, cuenta con todo el acceso a los servicios públicos, además es una zona que esta mucho más destinada al sector industrial.

TECNOLOGÍA Y MUEBLES Y ENSERES

TECNOLOGÍAEQUIPO CANTIDAD PRECIO UNITARIO

Trituradoras 1 Alquiler $2.000.000

MicrofilmadorasPLANETARIA RV5

KODAK IMAGELINK™ DESKTOP MICROFILMER (ROTATIVA)

1

1

Alquiler $ 1.300.000

Alquiler $ 1.300.000

Procesador de archivos Prostar 1 Alquiler $1.000.000

Lector Scan MS 300 II - MS300 Unitech 2 Alquiler $ 950.000

Computador 4 $ 790.000

Impresora 2 $ 459.500

Celulares 3 $ 261.167

Teléfonos 4 $ 37.000

Tablet 3 $ 233.317

MUEBLES Y ENSERESMUEBLE CANTIDAD PRECIO UNITARIO

Sofá 1 $549.000

Estante 8 $150.000

Archivadores Rodantes 1 $585.000

Mesas 8 $320.000

MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN:

Suministrar servicios de outsourcing en procesos de microfilmación y eliminación documental con alto componente tecnológico y de esta manera cumplir con las necesidades de nuestros clientes, garantizando efectividad en los servicios y contribuyendo con la protección del medio ambiente.

VISIÓN:

Ser una empresa reconocida a nivel nacional como proveedores especializados en brindar soluciones tecnológicas en los Sistemas de Gestión Documental en los servicios de microfilmación y eliminación, implementando tecnología de punta.

ORGANIGRAMA DIGIARCHIVOS LTDA.

Y MATRIZ D.O.F.A.

GERENCIA

ÁREA COMERCIALÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SECRETARIA

ÁREA OPERATIVA

MICROFILMACIÓN ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIGRAMA DIGIARCHIVOS LTDA.

MATRIZ D.O.F.A.DEBILIDADES FORTALEZAS1. Somos una empresa nueva2. Estamos iniciando en el mercado3. Ofrecemos servicios que tienen gran competencia en el mercado4. Nuestro campo de búsqueda de clientes es enfocado en un solo sector

1. Somos una empresa con ideas novedosas 2. Tenemos los conocimientos técnicos y operativos para desempeñar nuestros servicios de la mejor forma posible3. Tenemos equipos de muy buena calidad para la prestación de nuestros servicios4. Buscamos oportunidades de hacer crecer nuestros servicios en otras entidades

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS D.O. ESTRATEGIAS F.O.1. La microfilmación es utilizado como soporte legal, y testimonial2. Demanda de los servicios de Gestión Documental3. Certificación en normas ISO e ICONTEC 4. Las empresas tienen una mayor implementación en los servicios de microfilmación y eliminación por ahorro en costos en los procesos.

1. (D2,O3) Certificar nuestra empresa en la Norma ISO 9001-20082. (D2,O1) Brindar soluciones en los procesos de Gestión Documental en las entidades3. (D4.O4) Dar a conocer los servicios de microfilmación y eliminación a los diferentes sectores.4. (D1,O3) Implementar la microfilmación a cualquier tipo de sociedad como soporte legal

1. (F2,O2) Capacitar a cada uno de los técnicos en lo último de los servicios de microfilmación y eliminación 2. (F 3,O 3) Generar un servicio de alta calidad en el proceso de microfilmación con la mejor tecnología en estándares de calidad3. (F4,O2) Ofrecer y dar a conocer los servicios de microfilmación y eliminación documental a los diferentes sectores 4. (F3, O1)Garantizar un revelado claro y fiable del rollo para su reproducción como documento legal.

AMENAZAS ESTRATEGIAS D.A. ESTRATEGIAS F.A.1. Hay empresas con gran experiencia en el mercado en los mismos servicios que los nuestros.2.. Hay empresas que tiene más servicios complementarios3. Las otras empresa tienen un amplio reconocimiento en el mercado4. Hay empresas con precios ya establecidos y que han ganado clientes.

1. (D1,A4) Ofrecer promociones que busquen atraer a las entidades y fidelizarse con nosotros.2. (D2, A2) Implementar nuestros valores agregados en cada uno de nuestros servicios.3. (D3,A2) Empezar a darnos reconocer como una empresa capacitada en las entidades de mayor reconocimiento4. (D4,A3) Ofrecer mejores precios con igual calidad y eficacia

1. (F4, A3) utilizar medios tecnológicos y de publicidad para dar a conocernos como empresa.2. (F2,A2) Dar y certificar a cada operario con cursos que los ayude a ser mejores y así dar reconocimiento a la empresa 3. (F3,A4) Ser una empresa nueva con precios cómodos garantizando un excelente servicio con los mejores equipos tecnológicos 4. (F1,A1) Ofrecer servicios con un valor agregado demostrando la diferencia ante las otras empresas

VENTAS Y GASTOS

RESUMEN VENTAS Y GASTOS TOTALES AÑO 2015

AÑO VENTAS GASTOS

2015 $391.011.600 $495.845.857

2016 $443.428.398 $524.183.920

2017 $312.184.336 $551.853.477

2018 $602.372.061 $581.655.969

2019 $695.826.836 $6212.647.411

INDICADORES FINANCIEROS

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 -

0.02

0.04

0.06

0.08

0.10

0.12

Razón Corriente (Pesos)

Razón Corriente (Pesos)

1 2 3 4 5

-30%

-25%

-20%

-15%

-10%

-5%

0%

5%

10%

Margen Neto

Margen Neto

1 2 3 4 5

-30%

-25%

-20%

-15%

-10%

-5%

0%

5%

10%

15%

Margen Operacional

Margen Operacional

1 2 3 4 5

-600%

-400%

-200%

0%

200%

400%

600%

Rendimiento sobre Activos

Rendimiento sobre Activos

1 2 3 4 5

-140%

-120%

-100%

-80%

-60%

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

Rendimiento sobre el Patrimonio

Rendimiento sobre el Patri-monio

1 2 3 4 50%

200%

400%

600%

800%

1000%

1200%

1400%

1600%

Razón de endeudamiento

Razón de endeudamiento

1 2 3 4 5

-1600%

-1400%

-1200%

-1000%

-800%

-600%

-400%

-200%

0%

Razón de autonomía

Razón de autonomía

IMPACTO SOCIAL, ECONÓMICO, AMBIENTAL. GENERACIÓN DE

EMPLEOS DIRECTO E INDIRECTO

• SOCIAL: Mantener la preservación de la memoria histórica de las entidades. Inducir a las empresas en la ejecución de la destrucción documental segura.

• ECONÓMICO: Ahorrar tiempo y dinero en cuanto a la organización de los documentos y su conservación, Beneficiar a otras empresa dedicadas al reciclaje, llevándoles el papel ya triturado para que sea procesado y utilizado en la fabricación de otros productos.

• AMBIENTAL: Ser parte de un instrumento e protección al medio ambiente.

• GENERACIÓN DE EMPLEO DIRECTO: Le daremos oportunidades de empleo dentro de nuestra empresa a aquellas personas que necesiten tener una estabilidad laboral de acuerdo a sus capacidades.

• GENERACIÓN DE EMPLEO INDIRECTO: Serviremos como “puente” por medio del mecanismo de Outsourcing, para que las personas interesadas puedan tener la oportunidad de vincularse con compañías que solicitan nuestros servicios

CONCLUSIONES

El resultado final de nuestro proyecto es NO VIABLE, por las siguientes razones:• El sector al que nos dirigimos no considera

viable la contratación de ninguno de los dos servicios.

• Las entidades del sector escogido tienen un volumen documental muy amplio, y no están autorizados a eliminarlos.

• Las entidades prefieren mantener su documentación en físico o en medio digital, más no microfilmado.

• Los gastos que generaría la empresa serian demasiado elevados para nuestro presupuesto.

GRACIAS…

VIVIAN ESTEFANÍA BERNALYANETH RODRÍGUEZ BERNALJOHANNA VANESA CERINZA

LUZ JAZMÍN FRANCOFLOR LISNEDY MELO