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Febrero, 2015
Presentación
Objetivo general
Nombre del procedimiento
Objetivo
Alcance
Referencias
Responsabilidades
Definiciones
Insumos
Resultados
Interacción con otros procedimientos
Políticas
Desarrollo
Diagramación
Medición
Formatos e instructivos
Simbología
Registro de Ediciones
Distribución
Validación
Deberá orientarse por el resultado que se pretende obtener, por lo que es
recomendable estructurarla de acuerdo con la sintaxis siguiente:
Ejemplos:
Asistencia técnica + para la elaboración de manuales de procedimientos
Elaboración + de Información catastral del municipio
Expedición + de certificados y títulos profesionales
Emisión + de la licencia de chofer para conducir vehículos automotores
Sustantivo derivado de un verbo que
actúa
Sobre un sujeto u objeto +
Describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada
procedimiento.
Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en infinitivo que implique,
inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir,
aumentar, mejorar, mantener, ampliar, etc.
Ejemplo:
Integrar y mantener actualizado gráfica y alfanuméricamente el inventario
catastral, mediante la incorporación y procesamiento de la información
proveniente de los propietarios o poseedores de inmuebles que, motivados por
movimientos a la propiedad raíz, solicitan servicios catastrales.
Incrementar las habilidades de los servidores públicos municipales para la
elaboración o actualización de manuales de procedimientos, mediante asesoría
técnica en sus modalidades de cursos taller y asistencias personalizadas.
Permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del
procedimiento, por lo que indica qué actividades, personas y áreas afecta.
Ejemplo:
Aplica a los servidores públicos del área catastral de la administración municipal y
unidades administrativas involucrados en el procedimiento de ingresos,
notificadores y ejecutores.
Aplica a los servidores públicos de la Coordinación de Normas del IHAEM, así
como a los servidores públicos municipales, que tengan a su cargo la elaboración
o actualización de manuales de organización y de procedimientos.
Incluir una relación de los documentos jurídicos y administrativos que soportan el
procedimiento, como son: normas, códigos, manuales, instrucciones, otros
procedimientos, etc.
Ejemplo:
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Capitulo Tercero,
Sección Segunda, Artículo 77, Fracción XXXV.
Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Artículo 95, Fracciones XIII Y XVIII.
Código Financiero del Estado de México y Municipios. Titulo Quinto, Del Catastro.
Código Financiero del Estado de México. Libro Decimo Cuarto. DE LA
INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN GEOGRÁFICA, ESTADÍSTICA Y
CATASTRAL DEL ESTADO.
Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. DE LAS
DISPOSICIONES COMUNES AL PROCEDIMIENTO Y PROCESO
ADMINISTRATIVO
Reglamento del Titulo Quinto.
Manual Catastral del Estado de México.
Describir los deberes u obligaciones de la unidad administrativa ejecutora del
procedimiento, así como los puestos que intervienen, parcial o totalmente, en el
desarrollo de las actividades de éste.
Ejemplo:
El Departamento de Catastro será el área responsable de atender las solicitudes
de servicios catastrales que presentan los contribuyentes para mantener
actualizado gráfica y alfanuméricamente el inventario analítico de inmuebles.
El Propietario, deberá:
Solicitar servicios catastrales (levantamiento topográfico catastral, rectificación de
linderos, verificación de linderos, certificación de plano manzanero, certificación de
clave catastral.
El Área de Topografía, deberá:
El Área de Valuación, deberá:
El Área de Ingresos, deberá:
Describir el significado de los conceptos, a efecto de facilitar la comprensión de
los términos empleados en el procedimiento.
Ejemplo:
Acta de Notificación.
Cédula de Manifestación Catastral.
Certificación de Clave catastral.
Certificado de Levantamiento Topográfico.
Citatorio.
Sistema de Gestión Catastral.
Señalar con precisión los requisitos documentales, materiales o de información
que la dependencia, o unidad administrativa solicite para dar inicio al desarrollo
del procedimiento.
Ejemplo: • Notificación
• Citatorio
• Acta de notificación
• Mandamiento de ejecución y requerimiento de pago
• Acta de Mandamiento de ejecución y requerimiento de pago
• Orden de embargo de bienes y negociaciones
• Acta de embargo
• Inventario de los bienes embargados
• Recibo de bienes embargados
• Oficio de solicitud de avalúo
• Avalúo
• Base del Remate
• Convocatoria del Remate
• Acta circunstanciada de Remate
Especifica el producto o servicio que se obtiene después de llevar a cabo el
desarrollo del procedimiento, el cual tiene valor para el usuario o solicitante.
Ejemplo:
Entrega de certificado de levantamiento topográfico.
Servidores públicos capacitados en la elaboración de manuales de procedimientos.
Proyectos de manuales de procedimientos.
Se anotarán las normas o disposiciones que regulan las actividades de los
procedimientos. Las políticas emanan de disposiciones jurídico-administrativas
como leyes, reglamentos, acuerdos, convenios, circulares, etc.
Las políticas son directrices o lineamientos que deben cumplirse antes, durante o
después del desarrollo del procedimiento, por lo tanto su redacción tiene un
carácter imperativo.
Ejemplo: Cuando el IGECEM o el Ayuntamiento, practiquen trabajos de levantamientos topográficos catastrales,
los deberán ejecutar a través de personal autorizado, previa identificación y presentación de la orden
para realizarlos, en presencia del propietario o poseedor del inmueble o de su representante legal.
Los hechos y circunstancias del levantamiento topográfico catastral y observaciones de los
interesados, se harán constar en acta, que será firmada por todos los que intervengan y quieran
hacerlo, a quienes se les entregará copia.
El IGECEM emitirá la normatividad para la elaboración de la representación gráfica, que permita la
localización geográfica e identificación de los inmuebles.
El Ayuntamiento enviará al IGECEM la información actualizada de los registros gráfico y alfanumérico,
dentro de los primeros diez días posteriores al mes de que se informe, para efectos de integrar y
actualizar el padrón catastral del Estado.
En este apartado se deberán describir las actividades u operaciones que se
ejecutan en el procedimiento, así como las unidades administrativas o puestos
que intervienen en su realización. La descripción permite conocer con precisión
las acciones, documentos y flujos de información que los servidores públicos
llevan a cabo para la generación de un bien o servicio.
El desarrollo del procedimiento deberá responder a los cuestionamientos
siguientes:
· ¿Qué se hace?
· ¿Cómo se hace?
· ¿Qué instrumentos o equipo de oficina utiliza?
· ¿Dónde se hace?
· ¿Cuándo se hace?
· ¿Quién lo hace?
· ¿Cuáles decisiones se toman?
· ¿Qué documentos se generan?
· ¿Cuál es el destino de los documentos o información que se genera?
Se divide en tres
columnas la hoja: en la
primera se coloca el
número progresivo de
la operación; en la
segunda la unidad
administrativa o
puesto participante
que ejecuta la acción;
y en la tercera, la
descripción detallada
de la actividad.
Ejemplo:
Se divide la hoja en columnas
de acuerdo a las unidades
administrativas o puestos que
se emplearon en el desarrollo
del procedimiento.
Se utilizan bloques o recuadros
para describir brevemente el
flujo de información, los
documentos o materiales que
se utilizan con los símbolos
que se requieran.
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN EN MATERIA DE CONTRALORÍA SOCIAL
DELEGADO REGIONALJEFES DE
DEPARTAMENTO
RESPONSABLE DEL
SICOSO
COORDINADOR DE
PROYECTOS
PROMOTOR DE
CONTRALORÍA SOCIAL
DELEGACIÓN REGIONAL DE CONTRALORÍA SOCIAL Y ATENCIÓN CIUDADANA DEPARTAMENTOS DE CONTROL Y VIGILANCIA (DE
OBRA Y DE PROGRAMAS SOCIALES)
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRALORÍA Y EVALUACIÓN SOCIAL
INICIO
1
CON BASE EN EL PROGRAMA ANUAL DE
TRABAJO, INSTRUYE QUE SE
PROGRAME CAPACITACIÓN EN
MATERIA DE CONTRALORÍA SOCIAL A
CONTRALORES SOCIALES.
2
RECIBE INSTRUCCIÓN, CONTACTA AL
REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD
ADMINISTRATIVA Y ESTABLECE
PROGRAMACIÓN REQUISITA "MINUTA
DE CONCERTACIÓN PARA
CAPACITACIÓN A COCICOVIS",
FIRMA, OBTIENE FIRMA DEL
REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD,
ENTREGA Y ESPERA.
3
RECIBE "MINUTA", SE ENTERA DE LA
PROGRAMACIÓN, FIRMA Y ENTREGA
PARA SU REGISTRO EN EL SISTEMA. 4
RECIBE LA "MINUTA", REGISTRA EN
SICOSO PARA CONOCIMIENTO DE LOS
TITULARES DE LOS DEPARTAMENTOS
DE CONTROL Y VIGILANCIA, ARCHIVA
FORMATO Y ESPERA.
ACEPTACIÓN
PROGRAMACIÓN
RESPUESTA
5
REVISAN EL SISTEMA, SE ENTERAN DE
LA PROGRAMACIÓN Y DETERMINAN:
¿ES VIABLE LA
PROGRAMACIÓN DE
CAPACITACIÓN?
6
CANCELA EN SICOSO LA
PROGRAMACIÓN Y SOLICITAN SU
REPROGRAMACIÓN.
NO
8
CONSULTA SICOSO, SE ENTERA DE
LA ACEPTACIÓN Y NOMBRE DEL
COORDINADOR DE PROYECTOS O,
EN SU CASO, DE LA CANCELACIÓN
Y SOLICITUD DE
REPROGRAMACIÓN E INFORMA.
9
CONTACTA AL REPRESENTANTE
DE LA ENTIDAD Y ESTABLECE
REPROGRAMACIÓN DE
CAPACITACIÓN, REQUISITA
"MINUTA DE CONCERTACIÓN
PARA CAPACITACIÓN A
COCICOVIS", FIRMA, OBTIENE
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE
LA ENTIDAD, ENTREGA Y ESPERA
RESPUESTA.
3
7
REGISTRA EN SICOSO EL
COORDINADOR ASIGNADO PARA
IMPARTIRLA.
EMITE OFICIO DE COMISIÓN AL
COORDINADOR, INFORMÁNDOLE
FECHA, LUGAR, HORA, MUNICIPIO Y
LA VERTIENTE, ENTREGA ORIGINAL E
INSTRUYE PREPARAR EL EQUIPO DE
APOYO. OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA.
12
RECIBE OFICIO DE COMISIÓN E
INSTRUCCIÓN, SE ENTERA, PREPARA
EQUIPO DE APOYO Y ESPERA FECHA.
FECHA DE
CAPACITACIÓN
¿FUE ACEPTADA
O CANCELADA LA
PROGRAMACIÓN DE
CAPACITACIÓN?
CANCELADA
10
9
SI
ACEPTADA
REGISTRA EL NOMBRE DEL
COORDINADOR DE PROYECTOS
QUE IMPARTIRÁ LA
CAPACITACIÓN Y ESPERA FECHA
DE CAPACITACIÓN.
11
14
A
SE ENTERA DE LA RESPUESTA,
DETERMINA
Especificar los medios para recabar información que permita medir la satisfacción
de los usuarios del procedimiento, a fin de emprender acciones que contribuyan a
la mejora continua.
La medición permite a la dependencia o unidad administrativa evaluar la
capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados planeados.
Ejemplo:
Indicador para medir capacidad de respuesta:
Número mensual de asesorías proporcionadas /Número mensual de solicitudes de
asesorías = Porcentaje de solicitudes atendidas
Número (mensual, bimestral, semestral) de certificaciones
catastrales/
X 100 = Porcentaje
de solicitudes
atendidas. Número (mensual, bimestral, semestral) de Solicitudes de
levantamientos topográficos
Incluir los formatos utilizados en el procedimiento, así como su instructivo de
llenado, en el cual se explicará el objetivo del formato, las copias requeridas,
destinatarios y la información variable que deberá obtenerse.
Ejemplo: INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DE LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO
PHM-PCA-001 • PAQUETE DE REQUISITOS
PHM-PCA-002 • SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO CATASTRAL
PHM-PCA-003 • RELACIÓN DE COLINDANTES
PHM-PCA-004 • COMPROBANTE DE INICIO DE TRÁMITE
PHM-PCA-005 • ORDEN DE PAGO
PHM-PCA-006 • CÉDULA DE MANIFESTACIÓN CATASTRAL O ACTA CIRCUNSTANCIADA
PHM-PCA-007 • LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO
PHM-PCA-008 • CERTIFICACIÓN DEL PLANO
PHM-PCA-009 • CERTIFICACIÓN DE CLAVE CATASTRAL
PHM-PCA-010 • CERTIFICACIÓN DE CLAVE Y VALOR CATASTRAL
PHM-PCA-011 • CONSTANCIA DE IDENTIFICACIÓN CATASTRAL
PHM-PCA-012 • CITATORIO
PHM-PCA-013 • ACTA DE NOTIFICACIÓN
Incluir únicamente los símbolos y significados que fueron usados en los diagramas
de flujo.
Ejemplo:
Símbolo Representa Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.
Actividad combinada. Se utiliza en los casos en que en un mismo paso se realiza una operación y una verificación.
Anexo de documentos. Indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un sólo paquete, el cual permite identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento.
Archivo definitivo. Marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, a excepción de que se emplee en otros procedimientos.
Archivo temporal. Se utiliza cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un período de tiempo indefinido, para después utilizarlo en otra actividad; significa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra "A" para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto.
Con el propósito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es
necesario registrar el número de modificaciones, las fechas, los apartados y las
hojas modificadas.
Ejemplo:
Primera edición (26 de septiembre de 2010): elaboración del manual.
Segunda edición (7 de octubre de 2012): se modifican los apartados de responsabilidades,
interacción con otros procedimientos, políticas, desarrollo y diagramación del procedimiento:
“Integración trimestral de informes financieros”.
Enlistar las unidades administrativas o puestos autorizados para contar con el
manual, así como el número de copias controladas y distribuidas. Es
recomendable que el servidor público que coordina los trabajos de integración del
manual, sea el poseedor del documento original en sus diversas presentaciones
(medio magnético e impresión) y que el número de copias controladas y
unidades administrativas destinatarias sean definidas atendiendo a su
participación en los procedimientos documentados.
Ejemplo:
El original del manual de procedimientos se encuentra en poder del representante de la
Dirección de Planeación.
Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:
1.- Presidencia.
2.- Secretaría del Ayuntamiento.
3.- Dirección de Gobierno.
4.- Tesorería.
5.- Dirección de Obras Públicas.
Contendrá el nombre, puesto y firma de los titulares de la dependencia, o unidad
administrativa que corresponda, por medio del cual se aprueba el contenido del
manual de procedimientos.