ponencia fesabid v3

Zaragoza, 21 de Mayo de 2009

XI JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACIÓNXI JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACIÓN

NUEVAS TENDENCIAS EN TRASLADOS Y NUEVAS TENDENCIAS EN TRASLADOS Y PROCESOS DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS DE INTEGRACIÓN DE

DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

INDICE

1. Presentación Corporativa

2. Servicios Especializados en Logística Documental2.1. Traslado de Fondos Documentales

2.2. Custodia y Gestión de Archivos

2.3. Digitalización de Documentación

2.4. Fusión de Colecciones

2.5. Securización de Documentos

1. PRESENTACIÓN CORPORATIVA

1.1. Áreas de Negocio

SEVERIANO GESTIÓN S.L. - SERVICIO MOVIL es una empresa gallega, de ámbito nacional, dedicada al outsourcing de procesos logísticos.

Las principales áreas de actividad de la empresa son las indicadas a continuación:

Organización y Gestión de Archivos

Organización y Gestión de Almacenes

Servicios Integrales de Logística

Servicios Integrales en Grandes Traslados

Servicios Integrales en Transporte y Custodia de Obras de Arte

Servicios de Traslados Particulares

Desarrollo de Software propio de Gestión Documental

Digitalización de Archivos

Venta de Productos Asociados a la Actividad Empresarial


1.1. Áreas de Negocio (Cont.)

FACTURACIÓN POR SERVICIOS

17% 6%

67%

10%

ARCHIVOS

ALMACENES

TRANSPORTE

MUDANZAS Y TRASLADOS

El 90% de nuestra actividad se encuentra ligada a la gestión y transporte de fondos documentales.

FACTURACIÓN POR SERVICIOS

17% 6%

67%

10%

ARCHIVOS

ALMACENES

TRANSPORTE

MUDANZAS Y TRASLADOS


1.2. Implantación

Nuestra empresa posee 41 centros de trabajo distribuidos a lo largo de la geografía española.

As PontesOviedo

Zaragoza

BurgosLeón

Palencia

SalamancaValladolid

A Coruña

Lugo

Ourense

CeeSantiago

Vilalba

Madrid

Córdoba

Málaga

ValenciaToledo

AlbacetePuertollano

A EstradaVilagarcía

Pontevedra

Sevilla

LLeida

Murcia

Ciudad Real

AlicanteBadajoz

Girona

Tarragona

Monforte

Vigo


1.3. Facturación

Nuestro esfuerzo continuo por ofrecer servicios de calidad, muy orientados a las necesidades específicas de cada cliente, nos han permitido conseguir un crecimiento continuo a lo largo de nuestra historia.

INGRESOS (en miles de euros)

8.23410.176 11.725

14.70817.947

23.778

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

2003 2004 2005 2006 2007 2008


1.4. Recursos Humanos y Flota de Transporte

El principal valor de nuestra compañía son las personas que la forman, quienes cuentan con una amplia formación y experiencia en gestión de documentación.

El equipo humano que integra Servicio Móvil está compuesto por un total de 667 profesionales.

Recursos Humanos

En la actualidad nuestra empresa cuenta con una flota propia compuesta por 154 vehículos, con capacidades de transporte de 3m3 y hasta 110 m3

Flota de Transporte

Evolución Plantilla (nº trabajadores)

335404

489

642 667

0

100

200

300

400

500

600

700

800

2004 2005 2006 2007 2008


1.5. Experiencia

A continuación destacamos algunas de las Instituciones que en los últimos años han depositado su confianza en nuestra empresa para la realización de traslado, custodia y/o gestión de sus fondos documentales:

Bibliotecas del Consejo Superior de Investigaciones Científicas - CSIC

Biblioteca de Cataluña

Archivo Histórico de Simancas

Archivo General de Navarra

Archivo General de Indias

Archivo del Reino de Valencia

Archivo Histórico Provincial de Pontevedra

Hemeroteca del Ayuntamiento de Gijón

Archivo Municipal del Ayuntamiento de León

Biblioteca de la Universidad de Deusto

Biblioteca de la Universidad de Oviedo

Biblioteca General de la Universidad de Santiago de Compostela

Instituto Nacional de Estadística - INE

Biblioteca de Museu Nacional d’Art de Catalunya - MNAC

Biblioteca del Museo Centro de Arte Reina Sofía

Biblioteca Provincial de A Coruña

……………………………………

INDICE

1. Presentación Corporativa

2. Servicios Especializados en Logística Documental2.1. Traslado de Fondos Documentales


2.3. Digitalización de Documentación



2. SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN LOGÍSTICA DOCUMENTAL

2.1. Traslado de Fondos Documentales

El procedimiento empleado por nuestra empresa para realizar la planificación y ejecución de un traslado de fondos documentales es el descrito en el mapa de procesos siguiente:

Seguimiento

Control de Calidad

Estudio Previo y Planificación

Preparación y Embalaje

Transporte y Colocación


2.1. Traslado de Fondos Documentales (Cont.)

Estudio Previo y Planificación

Proceso

Identificación de las condiciones particulares de ejecución del traslado (Planificación a medida).

Confección del cronograma de ejecución del traslado (secuencia de traslado de series documentales y tiempos asignados a cada serie).

Estimación de los recursos humanos y materiales necesarios.

Establecimiento de las condiciones de seguridad.

Principales Tareas

Galería de Imágenes

Id Nombre de tarea Comienzo Fin

1 Equipo 1 lun 12/02/07 jue 19/04/07

2 Trasl Monografías - Octavos (Planta -1) lun 12/02/07 mar 27/02/07

3 Trasl Revistas - Folios (Planta -4) jue 01/03/07 vie 09/03/07

4 Trasl Revistas - Octavos (Planta -3) mar 13/03/07 vie 23/03/07

5 Trasl Material Seccion Menor - Villaroel (Entreplanta) lun 26/03/07 lun 02/04/07

6 Trasl Fondos Sonoros mar 10/04/07 jue 19/04/07

7 Equipo 2 lun 19/02/07 vie 20/04/07

8 Trasl Cajas Txt y Cajetines Microfichas (Planta -3) lun 19/02/07 lun 19/02/07

9 Trasl Monografías - Grandes Formatos (Planta -3) mar 20/02/07 lun 19/03/07

10 Trasl Monografías - Cuartos (Planta -2) mar 20/03/07 vie 30/03/07

11 Trasl Material Seccion Menor - Villaroel (Planeros, Displays, …) mar 10/04/07 mar 10/04/07

12 Trasl Public Period Villaroel mié 11/04/07 vie 20/04/07

13 Equipo 3 lun 19/02/07 vie 20/04/07

14 Traslado Revistas - Cuartos (Planta -4) lun 19/02/07 vie 16/03/07

15 Trasl Monografías - Folios (Planta -2) mar 20/03/07 vie 30/03/07

16 Trasl Public Period Villaroel mar 10/04/07 vie 20/04/07

L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M12 feb '07 19 feb '07 26 feb '07 05 mar '07 12 mar '07 19 mar '07 26 mar '07 02 abr '07 09 abr '07 16 abr '07 23 abr '07

TOTALEquipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Total Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Total

12 Febrero - 18 Febrero 7 0 0 7 2 0 0 2 919 Febrero - 25 Febrero 5 3 3 11 2 4 3 9 2026 Febrero - 4 Marzo 5 5 3 13 4 2 4 10 235 Marzo - 11 Marzo 3 5 3 11 4 2 4 10 2112 Marzo - 18 Marzo 3 5 3 11 4 2 4 10 2119 Marzo - 25 Marzo 3 5 3 11 4 4 1 9 2026 Marzo - 1 Abril 4 5 3 12 6 4 1 11 232 Abril - 8 Abril 4 0 0 4 6 0 0 6 109 Abril - 15 Abril 3 5 3 11 5 3 2 10 2116 Abril - 22 Abril 3 5 3 11 5 3 2 10 2123 Abril - 29 Abril 0 0 030 Abril - 6 Mayo 0 0 0

Personal Servicio Movil Galicia Personal Servicio Movil Madrid



Id Nombre de tarea Comienzo Fin

1 Equipo 1 lun 12/02/07 jue 19/04/07

2 Trasl Monografías - Octavos (Planta -1) lun 12/02/07 mar 27/02/07

3 Trasl Revistas - Folios (Planta -4) jue 01/03/07 vie 09/03/07

4 Trasl Revistas - Octavos (Planta -3) mar 13/03/07 vie 23/03/07

5 Trasl Material Seccion Menor - Villaroel (Entreplanta) lun 26/03/07 lun 02/04/07

6 Trasl Fondos Sonoros mar 10/04/07 jue 19/04/07

7 Equipo 2 lun 19/02/07 vie 20/04/07

8 Trasl Cajas Txt y Cajetines Microfichas (Planta -3) lun 19/02/07 lun 19/02/07

9 Trasl Monografías - Grandes Formatos (Planta -3) mar 20/02/07 lun 19/03/07

10 Trasl Monografías - Cuartos (Planta -2) mar 20/03/07 vie 30/03/07

11 Trasl Material Seccion Menor - Villaroel (Planeros, Displays, …) mar 10/04/07 mar 10/04/07

12 Trasl Public Period Villaroel mié 11/04/07 vie 20/04/07

13 Equipo 3 lun 19/02/07 vie 20/04/07

14 Traslado Revistas - Cuartos (Planta -4) lun 19/02/07 vie 16/03/07

15 Trasl Monografías - Folios (Planta -2) mar 20/03/07 vie 30/03/07

16 Trasl Public Period Villaroel mar 10/04/07 vie 20/04/07

L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M12 feb '07 19 feb '07 26 feb '07 05 mar '07 12 mar '07 19 mar '07 26 mar '07 02 abr '07 09 abr '07 16 abr '07 23 abr '07

TOTALEquipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Total Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Total

12 Febrero - 18 Febrero 7 0 0 7 2 0 0 2 919 Febrero - 25 Febrero 5 3 3 11 2 4 3 9 2026 Febrero - 4 Marzo 5 5 3 13 4 2 4 10 235 Marzo - 11 Marzo 3 5 3 11 4 2 4 10 2112 Marzo - 18 Marzo 3 5 3 11 4 2 4 10 2119 Marzo - 25 Marzo 3 5 3 11 4 4 1 9 2026 Marzo - 1 Abril 4 5 3 12 6 4 1 11 232 Abril - 8 Abril 4 0 0 4 6 0 0 6 109 Abril - 15 Abril 3 5 3 11 5 3 2 10 2116 Abril - 22 Abril 3 5 3 11 5 3 2 10 2123 Abril - 29 Abril 0 0 030 Abril - 6 Mayo 0 0 0

Personal Servicio Movil Galicia Personal Servicio Movil Madrid



Preparación y Embalaje

Proceso

Instalación de protecciones en las zonas de carga, ascensores y sedes origen y destino.

Instalación de rampas y montacargas para facilitar las circulaciones interiores.

Selección del embalaje más apropiado para cada soporte (fonoteca, fondo antiguo, …).

Etiquetado de los contenedores y estiba de la documentación.

Principales Tareas




Transporte y Colocación

Proceso

El transporte entre sedes se realiza de forma directa, sin interrupciones, ni paradas intermedias.

Empleo de importantes medidas de seguridad durante el transporte: vehículos dotados de sistema de localización de flotas y control de apertura de puertas. Información accesible vía Web.

Diariamente se procede a la colocación de todos los fondos trasladados.

Principales Tareas




Control de Calidad

Proceso

Servicio Móvil está certificada en ISO 9001:2000, con un alcance específico en traslado y custodia de archivos y bibliotecas.

Control documentado de todo el traslado (embalaje, carga, transporte, descarga y colocación).

Revisión diaria, en coordinación con los responsables de la biblioteca, de toda la documentación colocada en la sede destino.

Principales Tareas




Seguimiento del Traslado y Plan de Contingencias

Proceso

Durante todo el proceso de traslado se realiza un seguimiento del plan de trabajo realizado.

Antes del inicio del traslado se identifican los puntos críticos del mismo y se establece un plan de contingencias.

Cuando se detecta alguna desviación respecto a la planificación, se toman las medidas correctoras definidas en los planes de contingencia.

Principales Tareas


Evolución Traslado

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Tiempo

Dc

ou

me

nto

s T

rasla

da

do

s (

nº)

Titulos Trasladados

y = 2,3741x + 147,78

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Tiempo

Nº

Tit

ulo

s



Evolución Traslado

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Tiempo

Dc

ou

me

nto

s T

ras

lad

ad

os

(n

º)

Titulos Trasladados

y = 2,3741x + 147,78

0

50

100

150

200

250

300

350

400

TiempoN

º T

itu

los



Principales Valores

CalidadCertificación de calidad ISO 9001:2000 con alcance

específico: “Traslado y custodia de archivos/bibliotecas”

Experiencia637.000 metros lineales de documentación trasladada,

lo que equivale a más de 21.000.000 de libros

Equipo HumanoMás de 500 trabajadores con amplia experiencia en

traslado y gestión documental

SeguridadSeguimiento vía Web, seguros específicos para obras

singulares, protección de las zonas de carga y descarga

Reducido Tiempo de Ejecución

Capacidad para trasladar más de 1.500 metros lineales de documentación por día



Uno de nuestros principales valores son las instalaciones que Servicio Móvil posee a lo largo de la geografía española y que han sido concebidas específicamente para la custodia de fondos documentales.

Las principales características de nuestros centros de custodia son las siguientes:

Presencia física las 24 h del día los 365 días del año

Sistema de detección y extinción de incendios

Sistemas de seguridad:

Alarma

Circuito cerrado de TV con grabación

Estancias dotadas de control de clima para fondos delicados



2.2. Custodia y Gestión de Archivos (Cont.)

Ofrecemos a nuestros clientes un servicio a medida, en función de las exigencias y necesidades particulares indicadas en cada caso y con los siguientes niveles de servicio:

Custodia en un centro exclusivo o en un centro compartido con otros clientes

Inventariado de documentación

Etiquetado de contenedores (código de barras o RFID)

Gestión informatizada de peticiones y entregas de documentación

Reclamación de documentos fuera del plazo de préstamo acordado

Servicio programado de entrega de documentación

Servicio de entregas urgentes de documentación los 365 días de año, las 24 horas del día.

Expurgo de documentación y destrucción certificada según norma DIN 32757


2.3. Digitalización de Documentación (Cont.)

Proceso General de Digitalización

Estudio previoConsultoría, toma de requisitos y propuesta de la mejor

solución técnica

Expurgo y preparación

Separación de documentación no válida y preparación por personal experto de la documentación a digitalizar

Escaneado, indexado y firma

electrónica

Escaneado automático. Indexación según criterios preestablecidos (metadatos). Garantía de autenticidad

de la copia digital mediante firma electrónica

Control de calidad. Entrega información

Control de calidad exhaustivo de todos los procesos y entrega de la información en cualquier soporte

Destrucción y/o Archivado

Destrucción certificada según norma DIN 32757 y/o archivado de la documentación digitalizada



En Servicio Móvil entendemos por fusión de colecciones, como el proceso que permite integrar las diferentes colecciones de bibliotecas independientes, para generar una colección única en una nueva biblioteca.

Biblioteca DestinoBibliotecas Origen


2.4. Fusión de Colecciones (Cont.)

El procedimiento empleado por nuestra empresa para realizar la fusión de colecciones es el descrito en el mapa de procesos siguiente:

Seguimiento

Control de Calidad

Extracción ordenada de

documentación

Organización de documentación por sede origen

Creación secuencia

documental definitiva y colocación


2.4. Fusión de Colecciones (Cont.)

El proyecto más representativo de fusión de colecciones en el que Servicio Móvil ha participado fue la creación de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás.

Las principales características de este proyecto fueron las siguientes:

8 Bibliotecas diferentes, ubicadas en 4 localizaciones distintas se fusionan para crear una biblioteca única en una nueva ubicación.

La nueva biblioteca dispone de un volumen aproximado de 1.000.000 fondos documentales, organizados en:

Fondos en depósito: más de 500.000 documentos

Hemeroteca: más de 300.000 ejemplares correspondientes a más de 10.000 títulos de revistas

Libre Acceso: más de 200.000 documentos

Importante colección de fondos de reserva y obras de valor especial, integrada por 20.000 documentos y valorados en 120.000.000 €.



Securización de Documentos con tags de radiofrecuencia (RFID)

Proceso

Galería de Imágenes Fiabilidad y agilidad en la realización de inventarios.

Localización de libros mal ubicados dentro de la biblioteca. Especialmente indicado para secciones de libre acceso.

Facilita la gestión de la biblioteca: realización de préstamos y devoluciones.

Sistema de gran vida útil.

Carece de mantenimiento

Rápido retorno de la inversión

Principales Ventajas del Sistema

QUEREMOS FORMAR PARTE DE SU EQUIPO

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