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Content for your Business 1 er editor eurepeo de soluciones integrales de gestión de contenidos Oscar Ríos Hilario Jefe de Consultoría ECM Zaragoza, 22 de mayo de 2009

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Content for your Business

1er editor eurepeode soluciones integralesde gestión de contenidos

Oscar Ríos HilarioJefe de Consultoría ECMZaragoza, 22 de mayo de 2009

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EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO, SU PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Y SU POSTERIOR DIFUSIÓN EN UNA WEB 2.0

FESABID 2009

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AGENDA

El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0

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Agenda

Los retos de la preservación del documento electrónico.

¿Resuelven las tecnologías nuestras dudas sobre cómo podemos utilizar y conservar los documentos electrónicos?

Las soluciones de Ever-Team para la preservación de documentos electrónicos.

Difusión del patrimonio documental mediante la web social.

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RETOS & DUDAS

El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0

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Retos

Los objetivos de los sistemas de gestión y archivo de documentos electrónicos son entre otros:

• Crear y mantener documentos íntegros y auténticos por sus valores primarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los produce y recibe.

• Conservar documentos íntegros por sus valores secundarios: capacidad informativa para personas no vinculadas a los productores o receptores garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación.

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Retos

Los documentos deben perdurar más que las tecnologías que los han producido.

Las organizaciones deben desarrollar sistemas de gestión y conservación de documentos electrónicos.

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Retos

Las estrategias y el diseño de los sistemas para la preservación de los documentos electrónicos debe abordarse de forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos.

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Adquisición Producción Gestión Conservación

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Retos

Confianza

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Algunas Medidas

Digitalización

Renovación de soportes

Migración de formatos

Preservación de sistemas informáticos

Encapsulado

Metadatos

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LA SOLUCIÓN SAE DE EVER TEAM

El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0

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Visión de Ever

Importación de documentos y metadatos.Conversión a formatos de Documento Electrónico de Archivo

(PDF/A, otros…).Encapsulación de objetos.Tratamiento particular para cada tipo de documento.Políticas de valoración y transferencia comunes.Gestión de la política de almacenamiento.Políticas de Préstamos.Utilización de un sistema de almacenamiento específico para

la conservación de documentos electrónicos de archivo.Trazabilidad y Auditoría.Posibilita la gestión del sistema a los profesionales y

responsables funcionales.

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Seguridad - Trazabilidad – Conformidad – Reporting – Cuadros de mando

Ever Catálogo Funcional

• Ofimática• PDF• Editor XML• Catálogodocumental

• Ofimática• Descripción• Perfiles de documentos

• Plan de clasificación

• Tesauros

•Digitalización• Email•Flujos de datos

• Ofimática• COLD/report mgt

• Imágenes• Multimedia• XML, …

• Workflow• Motor de reglas

• Bandejas de tareas

•Integración•Supervisión

•BúsquedaAvanzada

•Búsqueda•WCM• Intranet• PublicaciónMulticanal

• Archivo:• papel• electrónico•mixto• Compliance• ILM & Stockage

• Records Management

Adquisición Producción Gestión Búsqueda & Publicación

ConservaciónProcesos & Colaboración

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• Unidades documentales físicas:

• Documentos soporte papel

• Datos descriptivos

• Unidades documentales electrónicas:

• Documentos soporte electrónico

• Datos descriptivos

• Unidades documentales mixtas:

• Unidades documentales físicas y electrónicas

Solución SAE Cobertura

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Producción

Solución SAE EverSuite

Registro & Captura

Gestión Documental

Colaboración

Gestión de Expedientes

ELECTRONICO

Magnético :

EMC, HDS, CFEC, SAT

Óptico :

Plasmon, NSM, Sony, Hitachi, ASM

ARCHIVO FISICO

Archivo

Integración

Almacenamiento

Registro

Entrada y Salida

Captura

Gestión Archivística

Cuadro de Clasificación

Valoración

Eliminaciones…

Consultas - Préstamos

Repositorio

Repositorio Seguro

Administración, Seguridad, Trazabilidad y Auditoria

Trasferencias

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Almacenamiento

EverSuite Sistema Integral de Archivo

Incoación Tramitación Resolución

Tramitación

Gestión Archivo

Registro

Oficinas Gestión

Transferencia Depósito

Repositorio

TransferenciaElectrónica

Repositorio

Seguro

•Descripción

•Valoraciones

•Transferencias

•Consultas

•Préstamos

•Eliminaciones

•…

Registro

PreparaciónTransferenciaRelación Entrega

Preparación (*)TransferenciaRelación Entrega

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PDF/A

ISO 19005:2005: un formato de archivo basado en PDF *…+ que proporciona un mecanismo para representar los documentos electrónicos de manera que se preserve su aspecto visual con el tiempo, independiente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos *…+.

ISO 32000:2008: describe por completo el formato PDF. Esto significa que PDF es de dominio público y ya no depende de Adobe para su disponibilidad. Trata acerca de los requisitos de los productos de software para leer ficheros PDF/A.

Se ha acordado que ambas normas nunca se revisarán para asegurar su longevidad como formato salvo que se irán añadiendo, según se requiera, las características adicionales al formato.

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PDF/A: Objetivos

Conservación de documentos electrónicos para garantizar la preservación de su contenido durante un período largo de tiempo.

Garantizar que los documentos puedan ser recuperados en el futuro.

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PDF/A: Características

100% autónomos y toda la información necesaria para mostrar el documento de la misma manera, cada vez que se visualiza se embebe en el archivo. No puede depender directa o indirectamente de fuentes externas.Es una parte del formato PDF que se obtiene eliminando aquellas características del PDF que no se adaptan a la conservación a largo plazo.El contenido de audio y video no se permite. Los archivos ejecutables y JavaScript están prohibidos. Se rechaza el cifrado.

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PDF/A: Características

“Color spaces” especificado de forma independiente.

Utilización de estándares de metadatos de forma automática.

Estándar abierto.

Disponibilidad para lectores libres.

Software para crear archivos PDF disponible desde un gran numero de fuentes.

Sin obsolescencia.

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PDF/A: EverSuite

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PDF/A: EverSuite

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PDF/A: EverSuite

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• UDO Archivo Profesional.

• Disco protegido por un cartucho externo.

• Disco de 130 mm. Formato de 5,25”.

• Roadmap:

• Primera Generación: 30 GB en 2003.

• Segunda Generación: 60 GB en 2006.

• Tercera Generación: 120 GB en 2009.

• Cuarta Generación: 240 GB estimado en 2012.

Formatos de tecnología óptica

Almacenamiento

Archivo Permanente

Información obsoleta

Puesto de Usuario RAID. Almacenamiento Primario

• Encriptación AES-256 integrada en los discos.• Certificación: ISO/IEC 17345, ECMA-350, NFZ 42-013.• Soluciones de Archivo Permanente:

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Archivo y Almacenamiento

RAID

Longevidad

Grabación WORM

Tiempo de Acceso

Soporte Removible

Coste de Energía

Bajo TCO

Alto ROI

Características Cinta Optico

Capacidad

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EverSuite: Archivo documentos electrónicos

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Archivo legalConversión a objeto de archivo electrónicoEncapsulamientoEncriptaciónConservación a largo plazo: Hardware específico de almacenamiento

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DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL MEDIANTE LA WEB SOCIAL

El documento electrónico, su preservación a largo plazo y su posterior difusión en una Web 2.0

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Difusión web 2.0

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RepositorioDocumentos electrónicos

UsuariosInvestigadoresCiudadanosComunidad

Colaboradores

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Difusión web 2.0

Funcionalidades 2.0

• Comunidades

• Espacios de trabajo

• Blogs

• Wikis

• Foros

• RSS

• Etc…

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Congreso de los diputados

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La solución SAE de Ever posibilita hoy:

Gestión del ciclo completo documental

Independencia del formato (PDF/A)

Conservación de la descripción en xml

Almacenamiento en hardware específico para la conservación a largo plazo

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Content for your Business

www.ever-team.com

1er editor europeode soluciones integralesde gestión de contenido

Preguntas

& Respuestas

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Oscar RíosJefe de Consultoría ECM

[email protected]éfono: +34 91 484 01 98

Móvil: +34 627 928 431

Avenida de la Industria, 32. Edificio Payma28108 Alcobendas (Madrid)Tél : +34 91 484 01 98www.ever-team.com

¡¡Muchas Gracias !!