Planeacin de requerimientos de materiales. Planeacin y control de la produccin zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Introduccin zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBACon frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el ciclo Contable. Esto dificulta al contador el fcil clculo del costo de las mercancas vendidas y el costo de las Mercancas disponibles. Existen varios mtodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAFinal. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma*de medir la utilidad neta del perodo

Econmico y el que sea ms conveniente a los efectos fiscales. Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema peridico y el sistema permanente. En el Sistema peridico, cada vez que se hace una venta slo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningn asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercanca que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario slo puede determinarse a travs de un conteo o verificacin fsica de la mercanca existente al cierre del perodo econmico. Cuando los inventarios de mercancas se determinan slo mediante el chequeo fsico a intervalos especficos, se dice que es un inventario peridico. Este sistema de inventario es el ms apropiado para las empresas que venden gran variedad de artculos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreteras, zapateras, perfumeras, etc. El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del peridico, utiliza registros para reflejar Continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un nmero relativamente pequeo de Productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computacin, vehculos, equipos de Oficina y del hogar, etc., son los ms inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.

Los motivos del MRP (Material Requerimientos Planning) es el sistema de planeacin de compras y manufactura ms utilizado En la actualidad. Lo ms probable es que su empresa lo utilice para generar sus rdenes de compra o sus rdenes de trabajo. Posiblemente sus proveedores lo utilizan para planear la fabricacin de sus pedidos. Todos los casos. Como toda tendencia en manufactura, sus promotores aseguran que es el mejor sistema y que Le traer ventajas enormes de operacin y eficiencia si su empresa lo adopta. El objetivo de este artculo es Presentar una breve y objetiva descripcin de lo que s hace y lo que no hace el MRP. Como veremos ms Adelante, el MRP hace una contribucin muy valiosa a los sistemas de control de produccin. Sin embargo. Tiene serias fallas implcitas en su lgica que lo hacen no deseable para algunos ambientes de manufactura. Si Le preguntamos a los usuarios y especialistas en sistemas sobre cul es la principal aportacin de MRP la Respuesta, sin temor a equivocarme, sera la simplicidad de su algoritmo y la estructura lgica que facilita su Administracin. Sin embargo, aunque esa s es su principal ventaja, no es su principal aportacin a los sistemas de Manufactura. El concepto detrs del MRP es su gran aportacin: Separar la demanda dependiente de la Independiente, es decir, planear la produccin de la demanda dependiente slo en la medida en que sta se Ligue con la satisfaccin de la demanda independiente. Dentro de este juego de palabras el MRP reconoce que Existe demanda independiente (se origina fuera del sistema y no se puede controlar su variabilidad) y Dependiente (demanda de los componentes que ensamblan los productos finales) y, sobre todo, enfatiza en la Relacin entre ambas para tratar de reducir los inventarios propios de sistemas como el punto de reorden. As, el MRP es un sistema denominado push, ya que su mecnica bsica define programas de produccin (o Compras) que deben ser empujados en la lnea de produccin (o al proveedor) en base a la demanda de Productos terminados.

Funcionalidades bsicas del MRP Como se mencion anteriormente, la lgica del MRP es simple, aunque su complejidad est en La cantidad de artculos a administrar y los niveles de explosin de materiales con que se cuente. El MRP Trabaja en base a dos parmetros bsicos del control de produccin: t iempos y Cantidades. El sistema debe de ser capaz de calcular las cantidades a fabricar de productos terminados, de los Componentes necesarios y de las materias primas a comprar para poder satisfacer la demanda independiente. Adems, al hacer esto

debe considerar cundo deben iniciar los procesos para cada articulo con el fin de Entregar la cantidad completa en lazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA fecha comprometida. Para obtener programas de produccin y Compras en trminos de tiempos y cantidades,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA el MRP realiza c inco funciones bsicas:

. Clculo de requerimientos netos 2. Definicin de tamao de lote 3. Desfase en el tiempo 4. Explosin de materiales 5. Iteracin

A continuacin s e descr ibe brevemente en qu consiste cada funcin: u zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAi

1. Clculo de requerimientos netos: El MRP considera los requerimientos brutos, obtenidos el Plan Maestro De Produccin (MPS por sus siglas en ingls) para los productos terminados, y los requerimientos obtenidos de Una corrida previa de MRP para los componentes. A ellos les esta el inventario disponible y cualquier trabajo en Proceso actualmente en piso. As, el resultado es lo que realmente el sistema requiere producir y/o comprar Para satisfacer la demanda en el tiempo requerido. Un elemento muy comn utilizado al momento de obtener L o s requerimientos netos: es el considerar un inventario de seguridad para protegerse contra la variabilidad en la Demanda independiente, la cual no es controlable. Aunque puede parecer simple, las implicaciones son Grandes, pues se est fabricando algo que realmente no se sabe si se va a utilizar o no. En s, lo que se fiace Es engaar al sistema con una demanda adicional inexistente para mantener dicho inventario de seguridad. Aunque esto suena lgico y est incluido en cualquier sistema MRP, rompe con el fundamento de la Metodologa al involucrar Elementos estadsticos y de inventarios en un sistema que pretende ser libre de ellos.

2. Definicin de tamao de lote: El objetivo de esta funcin es agrupar los requerimientos netos en lotes Econmicamente eficientes para la planta o el proveedor. Algunas de las reglas y algoritmos que se utilizan para '

Definir lotes son : a. /.ofe por /o fe : cada requerimiento neto es un lote. b. Periodo de orden fijo (fixed arder period-FOP): agrupa los requerimientos de un periodo fijo (Hay que definir dicho periodo). c. Cantidad fija: utiliza EOQ o alguna variacin del modelo para calcular un lote ptimo y ajusfar los Requerimientos netos a dicho lote. d. Otros: Algunos mtodos son el Wagner-Whit in sin embargo no es nuestro objetivo explicarlos.

3. Desfase en el tiempo: Consiste en desfasar los requerimientos partiendo de su fecha de entrega, utilizando leadtimes fijos para determinar su fecha de inicio. Como veremos ms adelante, este es uno de los problemas de fondo del MRP y que pone en duda la universalidad profesada por sus precursores.

4. Explosin de materiales: Es la parte estructural del MRP que ejecuta su concepto fundamental: ligar la Demanda dependiente con la independiente. Esto lo hace por medio de la lista de materiales de cada producto Terminado, por medio de la cual todos los componentes de un artculo se relacionan en un orden lgico de Ensamble para formar un producto terminado. As, cada requerimiento neto de un artculo de alto nivel genera Requerimientos brutos para componentes de ms bajo nivel.

5. Iteracin: Consiste en repetir los cuatro primeros pasos para cada nivel de la lista de materiales hasta Obtener los requerimientos de cada articulo y componente. Al ejecutar el algoritmo, es decir, las cinco Funcionalidades descritas, el MRP genera tres tipos de documentos de salida o outputs:

rdenes planeadas: Son las rdenes de trabajo o de compras obtenidas a partir de los clculos del MRP. Normalmente, una orden incluir componentes de varios pedidos o requerimientos, correspondientes a varios clientes.

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Noticias de cambio:zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA Indican cambios en las especif icaciones de trabajos existentes, ya sea en cantidad o tiempo.

Noticias de excepcin: Indican cuando hay requerimientos que no se pueden cumplir, pues necesitaban haberse iniciado a procesar en el pasado. El planeador de produccin debe tomar decisiones sobre estos Requerimientos con el objetivo de expeditarlos o negociar las fechas compromiso con el cliente. Lo descrito en esta seccin es un breve resumen de lo que s hace el MRP. Aunque puede haber funcionalidades adicionales, el concepto bsico y la lgica del sistema se basan en estas cinco funcionalidades y los tres zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAoutputs descritos. A continuacin se describe lo que no hace el MRP, es decir, sus principales problemas. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Los problemas del MRP Las deficiencias del MRP pueden crear la toma de decisiones errnea de manera sistemtica, creando un ambiente de produccin con altos inventarios fuera de control y un backlog extenso, ocasionando entregas tarde y conflictos en el control de piso. Ahora bien, esto no necesariamente sucede en todos los ambientes ni en todos los sistemas de manufactura, sino slo en aqullos en los que se presentan las circunstancias que no Considera el MRP. Por lo tanto, es necesario conocer y entender en qu consisten los problemas y cmo se pueden identificar. El modelo bsico sobre el cual est definido el algoritmo del MRP es el de una lnea de ensamble con leadtimes fijos. Este gran supuesto conlleva tres grandes problemas:

1. Capacidad infinita: los leadtimes fijos considerados no se ven afectados por la carga actual de la lnea de Produccin, por lo que el MRP asume que no hay restriccin de capacidad. En otras palabras, el MRP considera que se cuenta con una capacidad infinita de produccin. En la actualidad existen mdulos que trabajan en conjunto con el MRP para tratar de atacar este Ambos mdulos buscan identificar problemas de capacidad y ofrecer alternativas de solucin (retrasar o expeditar). Sin embargo, ambos procesos se corren una vez que los pedidos han sido capturados y que el back Log existe, es decir, no eliminan el problema desde su raz y por lo tanto no ofrecen una solucin sistemtica.

2. Largos leadtimes planeados: El supuesto de leadtimes fijos, adems de asumir capacidad finita, asume Tambin leadtimes constantes. Sin embargo, en la mayora de los sistemas de manufactura esto no es cierto. Al contrario, los leadtimes son variables y presentan un comportamiento estocstico que en muchas ocasiones se puede caracterizar por medio de una variable aleatoria, es decir, se le puede estimar una media, una varianza y una distribucin de probabilidad. Sin embargo, el MRP no est diseado, por obvias razones de cmputo, para trabajar con variables aleatorias, sino con nmeros fijos. Como consecuencia, los planeadores normalmente asignan leadtimes ms largos para "cubrirse" contra cualquier retraso. Esta decisin ocasiona incremento en los niveles de inventario, pues una de las reglas bsicas de manufactura es que a mayor leadtime, mayor inventario de seguridad. Adems, al incrementar el leadtime se incrementa el inventario en proceso y se saturan los centros productivos, por lo que la capacidad de responder rpidamente a la demanda se pierde (en otras palabras, se inducen t iempos de ciclo mayores).

3. Nerviosismo en el s is tema: Dada la estructura del algoritmo del MRP, es fcil inducir cambios drsticos con

Variaciones muy pequeas en los requerimientos brutos. Por ejemplo, dada una corrida factible del MRP, si se Modifica levemente la demanda, puede obtenerse un plan no factible. Este problema comnmente se resuelve utilizando periodos congelados de planeacin.

Conc lus iones A lo largo de este artculo se ha tratado de describir de manera objetiva las funcionalidades del MRP y sus Problemas de fondo. Por lo tanto, al evaluar si el MRP es lo mejor para la planeacin y control de su sistema de Manufactura, considere lo siguiente:

El proceso de produccin se asemeja a una lnea de e n s a m b l e ? En la medida que cada componente provenga de un proceso de produccin con considerable variabil idad, el modelo del MRP no ser el ms recomendable.

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Cmo s e comporta la demanda de los artculos a administrar?zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA El MRP, dados los problemas descritos, se aplica mejor a artculos con alto movimiento, alta frecuencia y baja variabilidad. Sin embargo, esta no es un condicin suficiente, sino ms bien una condicin necesaria para que el MRP funcione adecuadamente.

Cmo se comportan los leadtimes de los procesos productivos y de los proveedores? Esta es una pregunta que muy pocas empresas pueden contestar. Es raro encontrar un gerente de logstica, produccin o abastecimientos que lleve un control estricto de los leadtimes de produccin y de sus proveedores. Esto es desconcertante, pues como hemos visto, un leadtime controlado tiene implicaciones importantes en los inventarios y en la rapidez del sistema para reaccionar. As que comience hoy a medir los leadtimes y verifique qu tan constantes y fijos son. Probablemente se llevar una sorpresa y entender por qu su MRP no ha estado funcionando como esperab^.

La capacidad instalada es suficiente para atender la demanda? El MRP trabajar de manera adecuada y sin problemas siempre y cuando la capacidad instalada en su proceso restriccin sea considerablemente mayor a la demanda que atiende. De lo contrario, se rompe el supuesto bsico de capacidad infinita y los planes provenientes de un MRP difcilmente sern factibles en la realidad. As que si su empresa est por implementar el MRP o ha operado con l por un t iempo y no ha tenido los resultados esperados, evale una vez ms si es lo que su sistema de manufactura necesita para cumplir con las necesidades actuales del mercado. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

ADMINISTRA CIN DE MA TERIALES

INTRODUCCIN A L A ADMINISTRACIN DE M A T E R I A L E S .

Tema 1) Definicin de Administracin de Materiales Podemos definir a la Administracin de Materiales como un conjunto de tcnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organizacin desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.

2) Materiales o Inventarios

Cuando nos referimos a "materiales" estamos hablando de los siguientes

Productos: 1) Aquellos que la organizacin adquiere para ser procesados o transformados en el proceso productivo, es decir las materias primas. 2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y 3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser terminados en la planta de produccin o aquellos que intencionalmente se almacenan para ser acabados posteriormente (productos en proceso). De igual forma en el rubro de "materiales" se debe incluir aquellos productos que se utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones as como al conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de orden administrativo. En este curso utilizaremos como sinnimo d materiales el termino inventarios. Normalmente l o s m a t e r i a l e s o i n v e n t a r i o s estn separados fsicamente en diversos almacenes, a saber: Almacn de Materia Prima, Almacn de Productos Terminados, y Almacn de Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a los "materiales" anteriormente. En algunas empresas existen almacenes de productos semi-procesados, listos para ser finalizados segn las necesidades de la organizacin. Existen dos tipos especia les de inventarios que s o n : 1) Los inventarios de distribucin, son productos terminados que la organizacin mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de produccin, para facilitar su colocacin en el consumidor final. 2) Inventarios en consignacin, que son cantidades de productos terminados, que estn en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente cancela (paga) a la empresa duea del inventario la cantidad que vende del producto. Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces, estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas ocas iones .

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Este curso esta enfocado hacia la "Administracin de Inventarios", ya que no contempla algunos temas como por ejemplo, la Distribucin Fsica que deben estudiarse en la "Administracin de Materiales". zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Notas: 1) En la practica y en muchas publicaciones en espaol, un termino que se utiliza para referirse a los inventarios es "Stock", a pesar de su origen ingles. 2) Dos trminos equivalentes para el vocablo "producto(s)" que util izaremos en este curso sern: 'tem(s)" y "rengln(es)"

3) Problemtica de los Inventarios. Segn su naturaleza o tipo, las empresas poseern en diversas proporciones los tipos de inventario antes sealados. Por ejemplo, una empresa fabr icante de cerveza puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia prima, pero en cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones en su almacn de repuestos. O empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 tems en su almacn de materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacn de productos terminados. Una empresa dedicada tan solo a la distribucin puede poseer miles de tems en su almacn de distribucin y miles de renglones en su almacn de repuestos y suministros. Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la organizacin (costos de tenencia) veamos:

a) Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacn). El almacn genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad, agua, suministros, etc.

b) El manejo de los materiales se efecta con equipos especializados tales como: carretillas, montacargas, gras, etc.

c) Es necesario contar con personal que se dedique nicamente a las labores inherentes del almacn: despacho y traslado de los productos, recepcin de proveedores, etc.

d) Las organizaciones normalmente toman plizas de seguros para asegurar las mercancas contra incendio, robo, terremotos, etc.

e) Existen perdidas por productos que se daan, hurtos y obsolescencia.

f) En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en un banco acreditando intereses. Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede tener como c o n s e c u e n c i a costos derivados de:

a) Prdida de ventas por inexistencia de productos terminados.

b) Prdida de clientes e imagen en el mercado por la razn anterior.

c) Prdidas ocasionadas por paradas de produccin motivada a carencia de materias primas.

d) Prdidas de lotes de produccin por carencia de otro tem necesario para su fabricacin.

e) Perdidas de produccin en t iempo y materiales por inexistencia de repuestos. Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan innecesariamente los costos de tenencia mencionados previamente y las deficiencias de inventario, tambin conocidas como stock-out, atentan contra un objetivo bsico de la organizacin como lo es la maximizacin de las ganancias y puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa

4) Objetivos de la Administracin de Inventarios. Dada la problemtica que se presento anteriormente la Administracin de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes -potencialmente en conflicto- objetivos: Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin. Minimizar la inversin en inventarios.

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Tema 2 FILOSOFA P A R A L A ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS.

1) Introduccin. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAAnteriormente sealbamos que la Administracin de Inventarios tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

a) Maximizar el servicio al cliente. b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin. c) Minimizar la inversin en inventarios. Tambin sealbamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en conflicto. Un ejemplo de este conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente: Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es decir satisfacer todos sus^ Requerimientos de productos, es incrementar el tamao de los inventarios de productos terminados. Aqu puede observarse que se consigue el objetivo " a " Pero no se sat isface el objetivo " c " . No obstante existen maneras, probadas en la industria, de equilibrar

Dichos objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofa siguiente.

2) Filosofa para la Administracin de Inventarios. Como filosofa de trabajo para la administracin de inventarios tendremos: L o s inventarios son activos muy c o s t o s o s que pueden ser reemplazados con un activo menos costoso llamado informacin. Para hacer esto la informacin debe ser exacta, confiable, consistente y debe estar disponible a

3) Cul es el significado prctico de esta Filosofa? Reemplazar " inventarios" con "informacin" significa efectuar un uso intensivo, pero adecuado de los sistemas de informacin para resolver la problemtica que confrontan las organizaciones en 'el manejo de los inventarios. Se trata, fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los productos, de manera tal de obtener informacin que permita, entre otras cosas:

a) Comprar los tems slo cuando se requieran.

b) Adquirir solo las cantidades de productos necesar ias . Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clsicas de la administracin de inventarios como lo son: Cunto comprar? y Cundo comprar? De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a los tems en inventario tambin podemos:

a) Efectuar pronsticos acertados de ventas y por ende producir solo las cantidades necesarias y en la oportunidad que estas se requieran.

b) Clasificar los productos segn su importancia.

c) Evaluar permanentemente a los proveedores. Todo lo anteriormente sealado es posible ya que los sistemas de informacin Integrados, que en la actualidad utilizan la mayora de las organizaciones, cuentan con la capacidad de efectuar el procesamiento de los datos, relativos a los productos, y as mediante la aplicacin de modelos matemticos, bien sea Propios de la administracin de inventarios o de modelos genricos, proveer la informacin para la toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos que se plantearon en la introduccin de este documento. Como ejemplos de los modelos matemticos que estn disponibles para ser utilizados en los sistemas de informacin, podramos sealar:

a) Un modelo de pronsticos utilizando el mtodo de los mnimos cuadrados (Modelo matemtico general)

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b) El calculo de el lote econmico de compras, que es un modelo utilizado especficamente en la administracin de inventarios (el cual estudiaremos posteriormente) Por ultimo podemos mencionar que por medio del uso de los sistemas de Informacin es posible, en cualquier momento dado, poseer la informacin actualizada sobre: zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Transacc iones de Inventario

Veamos algunos ejemplos para el c a s o de cualquier tem del almacn de materia prima a) Que cantidades de producto se poseen y donde estn ubicados (Existencia) b) Cuales tems y en que cantidad estn pedidos a los proveedores y en que fechas arribaran a la empresa. (Pedido) c) Cuales y que cantidades de productos sern utilizados y para que sern utilizados (Comprometido) d) Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros clientes. (Vendido)

Tema 3 T R A N S A C C I O N E S Y R E G I S T R O S D E INVENTARIOS

1) Introduccin. En la clase anterior hablamos de reemplazar "inventarios" con "informacin", decamos que se trata de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los productos, de manera tal de obtener informacin que permita, entre otras cosas; a) Comprar los Items cuando se requieran. b) Adquirir slo las cantidades de productos necesar ias . En la presente clase estudiaremos con detalle las transacciones y registros de inventarios, con la finalidad de entender el impacto que ellos tienen en la consecucin de una adecuada respuesta a los objetivos arriba planteados.

2) T ransacc iones de Inventarios. Podemos definir las t ransacc iones de inventarios como aquellas operaciones o movimientos que incrementan o disminuyen la existencia de un producto en almacn. La figura 1 presenta algunas de estas transacciones Figura 1. Transacciones de Inventario

E X I S T E N C I A C O M P R A S D E V O L U C I O N E S A J U S T E S V E N T A S APRODUCCIN COMPROMETIDO T R A N S F E R E N C I A S Veamos algunos ejemplos para el caso de cualquier tem del almacn de materia prima. f) En un momento dado existe en almacn una cantidad QO del producto. g) Ocurre un envo o salida del tem hacia el rea de produccin de q Unidades (con el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir que ahora estn en almacn Q1=Q0-qa

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h) Ingresan al almacn q Unidades del producto, motivado a la recepcin de una orden de compras. Entonces ahorazyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA hay: Q2=Q1+q bunidades. i) Se realiza el envo de qc unidades al proveedor, las cuales son devueltas ya que resultaron defectuosas. Ahora en almacn permanecen Q3=Q2-qc unidades. j) Se reciben q Unidades del producto por una transferencia realizada desde otro almacn de la empresa. Esto quiere decir que la existencia en almacn es de Q 4=:Q3+q d unidades. Como puede observarse, la realizacin de las diversas transacciones afecta el nivel de existencia del producto, haciendo que esta aumente o disminuye segn sea clase de operacin que se efecte. Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de organizacin, se genera en su sistema de informacin un documento (fsico o Electrnico) en cada oportunidad que se realiza una transaccin de inventario, de forma tal de dejarla registrada o documentada. Estos documentos son parte de lo que denominaremos registros de inventarios.

2) Registros de Inventarios. Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones. Tambin debemos incluir en esta categora a los documentos fsicos o electrnicos que reflejan las cantidades de productos que la empresa tiene disponible, comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de informacin los ltimos parmetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo maestro de inventario. En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la informacin crtica sobre un producto determinado. Algunos de los datos o parmetros que tpicos de este archivo maestro son:

a) Cdigo del producto. b) Descripcin del producto. c) Unidad de medida del producto. d) Cantidad en existencia. e) Cantidad comprometida. * f) Poltica de notificacin. (*) g) Tamao del lote (*) h) Nivel de reorden (*) i) Proveedor habitual, j) Stock de reserva. (*) k) Clasificacin ABC, (*) I) Cantidad ordenada, entre otros datos Nota: (*) Estos parmetros sern estudiados posteriormente.

3) T ransacc iones y Registros: El problema de la concordancia . Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transaccin de inventario genera un documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro que contiene un parmetro fundamental como lo es la cantidad en existencia de un producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento fsico del Producto conlleva la realizacin de un movimiento lgico en el s is tema. Es necesario que todos los movimientos fsicos activen dichos movimientos lgicos en el sistema y ms aun que estos reflejen cabalmente lo ocurrido en el movimiento fsico o transaccin. Si esto no ocurre entonces los parmetros crticos del sistema, y especialmente el Valor de la existencia, no reflejarn la realidad fsica del producto. Esto trae como consecuencia que la informacin para la toma de decisiones este errada y por ende las decisiones que se realicen sobre el producto. En otras palabras es necesario que exista una concordancia total entre la transaccin fsica y el registro que esta genere. Veamos dos casos que ilustren lo anteriormente planteado. Supongamos el caso de un tem de materia prima, del cual el archivo maestro de Inventario (registro) seale que su existencia es de 1500 unidades. Supongamos tambin que:

1) Cada vez que se compra el producto se compran 500 unidades (Lote de compras) 2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor, una orden de compra cuando el nivel de la existencia del producto es igual

C a s o 1 Digamos que en el almacn se recibe un pedido del producto, es decir la recepcin de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepcin efectiva de las 500 unidades, es decir la

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transaccin,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA pero cuando se realiza el registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un error humano, transcribe que se recibieron slo 50 unidades. Que suceder? Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicar que hay en existencia 1550 unidades (1500+50) del producto, cuando fsicamente en el almacn hay 2000 unidades (1500+500). Podemos observar, entonces, que la empresa, y mas

Especficamente el gerente de inventario, tomar las prximas decisiones referentes al rengln, considerando que hay en existencia 1550 unidades del producto (lo que le indica el sistema), cuando en realidad se tienen 2000 Unidades, es decir habr 450 unidades (2000-1550) que no son visibles para los efectos de toma de dec is iones . De aqu adelante, el valor de la existencia que seale el maestro de inventario nunca tendr concordancia con la cantidad que fsicamente existe en el almacn. Veamos: Supongamos que se realizan tres transacciones de salida: una de 200 unidades, otra de 300 unidades y otra de 400 unidades. Se realizan tambin, correctamente, los distintos registros. Las cantidades en existencia que reflejara el maestro de inventarios

Al efectuar los tres registros, el sistema reflejar que hay en existencia 650 unidades, cuando en realidad existen 1100 unidades (650+450 no visible). Adicionalmente, al realizarse el ltimo registro, el sistema alertar que el nivel de la existencia est por debajo del nivel de reorden (800 unidades) y por lo tanto se proceder a colocar una orden de compra por 500 unidades (lote de compras).

Como podemos observar NO era necesar io colocar esta orden de compras ya que en realidad existen 1100 unidades ya que las rdenes de compra deben colocarse cuando la existencia del producto es igual o menor a 800 unidades. Esto causa, por lo tanto, que se generan una serie de costos innecesarios para la organizacin.

C a s o 2 ' Suponga en el almacn se recibe un pedido del producto, es decir la recepcin de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepcin efectiva de las 500 unidades, es decir la transaccin, pero al efectuar el registro del ingreso en el sistema, el operador, por un descuido, realiza tal registro dos veces. Es decir efecta un primer registro por 500 unidades y luego un segundo registro por 500 unidades ms. Que suceder? En este caso, el sistema, en el archivo maestro, indicar que hay una existencia de 2500 unidades del producto (1500+500+500), cuando fsicamente en el almacn slo hay 2000 unidades (1500+500). El gerente de inventario, tomar las prximas decisiones referentes al rengln considerando que hay en existencia 2500 unidades del producto (lo que le indica el sistema), cuando en realidad posee 2000 unidades, es decir habr 500 unidades (2500-2000) que aparecen adicionalmente para los efectos de toma de dec is iones .

De aqu adelante el valor de la existencia que seale el maestro de inventario nunca tendr concordancia con la cantidad que fsicamente existe en el almacn. Veamos: Supongamos que se realizan cuatro transacciones de salida: una de 400 unidades, otra de 300 unidades, otra de 400 unidades y la ultima por 300. Se realizan tambin, correctamente, los distintos registros. La cantidad en existencia que reflejara el maestro de inventarioszyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA {M\) ser: Al terminar de efectuar los cuatro registros, el sistema reflejara que hay en existencia 1100, cuando en realidad slo existen 600 unidades (1100-500 unidades "adicionales"). Al ocurrir el ltimo registro el sistema NO alertar que el nivel de la existencia est por debajo del nivel de reorden (800 unidades) por lo tanto NO se tomar Ninguna decisin sobre colocar una orden de compra.

Como podemos observar este es el caso contrario al analizado anteriormente, ya que E S necesar io colocar una orden de compra porque en el almacn en Realidad slo hay 600 unidades y el punto (nivel) de reorden es de 800 unidades. Esta situacin, es decir la presencia en los registros del sistema de informacin de una cantidad de unidades que efectivamente no existen (500 unidades) Desencadenar efectos indeseables en el rea de manufactura. El gerente o planificador de produccin tomar decisiones de programar la fabricacin de lotes de productos, del cual este rengln sea componente, en el entendido que existen 1100 unidades. As, por ejemplo, si un cliente efecta al departamento de ventas el pedido de un Producto que requiere digamos de 1000 unidades del rengln en cuestin, el gerente de produccin comunicar al departamento de ventas que si se puede cumplir con este pedido, quien a su vez informar al cliente que puede contar con

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la cantidad de producto solicitado,zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA cuando en realidad esto no es posible. Por supuesto esto traer como consecuencia que la organizacin, cuando detecte la deficiencia del tem, deba contactar al proveedor del producto y colocar con carcter de urgencia una orden de compras, as como dar explicaciones al cliente sobre el retardo para entregar su pedido (Si es que el cliente no cancela la orden) Lo dos casos anteriormente sealados muestran de manera grfica slo algunos problemas que se presentan cuando no existe concordancia entre las transacciones de inventario y sus registros. No obstante pueden inferirse la naturaleza y efectos de los problemas que afrontar la organizacin cuando esta situacin se presenta frecuentemente.

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