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PLANIFI

CACIÓN D

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EVENTOS

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LOS EVENTOS

- Rápida evolución- Mercado competitivo- La planificación previa determinará el éxito del

evento- Es como una “obra de teatro”, donde los

“actores” se presentan en vivo y no tienen segundas oportunidades

- Cualquier evento, ya sea para 30 o para 1,000 personas debe ser cuidadosamente detallado.

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ESTRATEGIAS INTEGRADAS

Comunicación Mercadeo

Relaciones Públicas

“ES CUESTIÓN DE IMAGEN”

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ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS

Internos

• Convención de ventas

• Reuniones de Consejos de Directores

• Fiestas y reconocimientos a colaboradores

• Almuerzos

Culturales, científicos, sociales, deportivos, tecnológicos,

Externos

• Lanzamientos de productos o servicios

• Charlas o conferencias

• Reconocimiento a personalidades

• Cócteles

• Torneos

• Ferias

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PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

1.DEFINIR OBJETIVOS

2.ESTIMACIÓN DE RECURSOS

3.VISIÓN EL EVENTO

4.CREACIÓN DE LA MARCA

5.SELECCIÓN DEL LUGAR

6.DISEÑO DEL EVENTO

7.PRESUPUESTO

8.EVENTO

9.ACCIONES POST EVENTO

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1. Definir sus objetivos. A corto, mediano y largo plazo.

- Porqué se llevará a cabo?- Entender la importancia del evento para

el cliente- Cuáles serán los retornos de la inversión,

tanto económica como de recursos?

CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?

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UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO: Lanzamiento de un producto o servicio Generar ventas Atraer nuevos clientes Posicionamiento de la marca Agasajar clientes, relacionados y colaboradores Recaudación de fondos para una causa benéfica Reconocimientos Reuniones de intercambio de información Entre otros

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2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS

• Definir junto al cliente el presupuesto global que

será designado para el evento

• Conocer el margen/ limitantes económicas

• Recursos humanos necesarios• Recursos técnicos y tecnológicos• Materiales

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3. VISIÓN DEL EVENTO

- ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?

- Cuáles son sus expectativas? - Cuándo será el evento? - Quiénes serán los invitados?- Cuántas personas serán invitadas?- Se invitarán acompañantes?- Quiénes serán invitados VIP’s?

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VISIÓN DEL EVENTO

• Se invitarán autoridades gubernamentales?

• Cuál sera el código de vestimenta de los invitados?

• Habrán intervenciones o discursos?• Se necesitarán audiovisuales?• Se contratará maestra de

ceremonias?

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4. CREACIÓN DE LA MARCA

- Creación de un nombre de fácil recordación y lectura

- Conceptualizar y desarrollar un logo para diversas aplicaciones

- Verificación de la disponibilidad de dominios en la web

- Verificación de disponibilidad de cuentas en las redes sociales

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5. SELECCIÓN DEL ESPACIO/ LUGAR DEL EVENTO

- Ubicación de lugar: en la ciudad o en el interior?- Fecha y hora del evento- Verificar los días feriados, fechas patrias y

religiosas, fines de semana largos. - Accesibilidad al lugar- El evento será al aire libre o el lugar es techado?- Ambientación de acuerdo al tipo de evento- Posibilidades de adecuar y transformar el

espacio

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5. SELECCIÓN DEL ESPACIO

- Facilidades que nos ofrece el lugar seleccionado como: alimentos, bebidas, parqueos, valet parking, sillas, mesas, audiovisuales, camareros, carpas, accesibilidad a

los baños, etc. - Verificar las condiciones físicas del espacio- Se deben de realizar varias visitas de inspección

al lugar seleccionado y tomar fotografías de todas las áreas.

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CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE)

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OBJETIVOS: COPA DE GOLF CEU OPEN

Objetivos:

- Recaudación de fondos para el programa de becas Líderes del Mañana de UNIBE.

- Lograr un acercamiento con los egresados de la Institución y que los mismos se identificaran con la causa.

- Establecer relación con diversas compañías para presentarles el programa “Apadrina un Estudiante”

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VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLF CEU OPEN- Público objetivo: amantes del golf (estudiantes,

profesionales) tanto de Santo Domingo como de la Región Este

- Egresados y no egresados de UNIBE- Cantidad de jugadores: 160 - Campo de Golf Punta Espada, Cap Cana- Distancia de 3 horas de Santo Domingo- Dos salidas: a las 7:00 am (80 jugadores) y a la

1:00 pm (80 jugadores)- Acompañantes incluidos- Fin de semana (viernes y sabado) con diversas

actividades

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VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLF CEU OPEN - Costo RD$7,500 por jugador- El Presidente de Cap Cana y miembros

del Consejo Regente de UNIBE serán jugadores

- El staff de UNIBE debe ser transportado a Cap Cana desde el día antes del evento hasta el día después

- Es necesario una rueda de prensa para dar a conocer los detalles a los medios de comunicación

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CREACIÓN DE LA MARCA: COPA DE GOLF CEU OPEN - Nombre: CEU OPEN/ (CEU: Círculo de

Egresados de UNIBE)

- Logo:

@ceuopen

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Invitación rueda de prensa

Afiche

CREACIÓN DE LA MARCA: MATERIAL GRÁFICO

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CREACIÓN DE LA MARCA: WEBSITE

Importante: monitorear las visitas al minisite

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SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEU OPEN • Fecha seleccionada: Fin de semana

del 14 de mayo• Campo de Golf Punta Espada, Cap

Cana• El Club de Golf Punta Espada es el

más completo club de golf de la Zona• El campo de golf ofrecía elementos

para logística como: carritos de golf, caddies, facilidades de A&B, neveras para hielo y almacen para las comidas

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• Profesionales del campo de golf para la parte técnica el juego

• Oficina para el staff• Facilidades para alojamiento para el

staff de UNIBE y transporte en Cap Cana• Descuento para los jugadores en hoteles

de Cap Cana para los jugadores

SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEU OPEN

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6. DISEÑO DEL EVENTO

• Creación de Comité de Seguimiento

• Definir el concepto general. Innovar- Sensibilizar los cinco sentidos- Creación de energía y emociones

• Definir cronograma. Tareas pre-evento, evento y post-evento. Ejecutar con presición y tiempo

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• Establecer responsables de cada tarea

• Establecer tiempos reales• Definir necesidades• Negociación con suplidores. Definir

costos reales• Agenda del evento con horas y

responsables

6. DISEÑO DEL EVENTO

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7. PRESUPUESTO FINAL

Llevar a cabo una propuesta con el presupuesto final, el cual debe incluir:

• Creatividad y producción de invitaciones• Mensajería• Material impreso a distribuir (brochures,

folders, etc)• Alquiler del espacio físico (lugar)• Montaje y Decoración• Alimentos y bebidas• Anfitrionas• Alojamiento

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• Transporte• Prensa• Souvenirs• Producción de videos. Pantallas y

proyectores.• Actividades pre- evento como ruedas de

prensa• Ambulancias o médicos on call• Imprevistos

7. PRESUPUESTO FINAL

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CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE)

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• Se estableció el Comité de Seguimiento: Directora de Comunicaciones de UNIBE, Director del Círculo de Egresados de UNIBE, egresados administrativos de UNIBE, egresados colaboradores expertos en golf y la Vicerrectora Administrativa de UNIBE.

• Concepto: Se diseñó una agenda de un fin de semana en la playa, complementado con actividades entre amigos y sus acompañantes en el gran Destino del Mundo, Cap Cana. PLAYA, GOLF, SOL Y AMIGOS.

DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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Se definieron las responsabilidades desde cinco

meses (enero) antes:

• Comité de Patrocinios: - Elaboración de paquetes de patrocinios- Acercamiento y seguimiento con empresas - Elaboración de contratos de patrocinio- Distribución de carpas de patrocinadores en

el campo- Trofeos/ goodie bags- Premios para la rifa

DISEÑO DEL EVENTO / COPA DE GOLF CEU OPEN

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• Comité de Logística- Transporte - Alojamiento- Alimentos y Bebidas- Coordinación de eventos: rueda de

prensa, cóctel de bievenida, cena y premiación

DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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• Comité de Publicidad y Promoción- Elaboración de concepto de publicidad- Afiches, artes de prensa, mailings - Coordinación de la página web y de redes

sociales- Diseño y seguimiento de producción de bajantes,

señalización, vallitas. - Coordinación rueda de prensa - Seguimiento a los medios post evento

DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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• Comité Técnico- Recopilación de formularios de inscripción- Seguimiento a jugadores- Coordinación de salidas AM y PM- Elaboración de Foursomes- Reglas del Torneo- Coordinación parte técnica con el campo de golf- Coordinación de premios especiales- Recoger los score cards y verificar los ganadores

DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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DISEÑO DEL EVENTO/ RESPONSABLES

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8. EVENTO- La agenda del evento debe incluir todos los

pasos a seguir desde la primera hora del día del evento

- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y media antes de la llegada de los invitados

- Prueba de sonido, luces y presentaciones - Establecer comité de recibimiento y anfitrionas- Las personas que participarán con

presentaciones y discursos deben estar al menos media hora antes que inicie el evento.

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- Tener disponible un vehículo con suficiente combustible para imprevistos

- En caso que el evento sea parado, tener sillas disponibles para personas mayores o señoras embarazadas.

- Recibimiento de la prensa

- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión permanente y disponible todo el tiempo para las emergencias e imprevistos

8. EVENTO

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9. POST EVENTO

• Evaluación del evento. Logros y oportunidades.

• Cartas de agradecimiento • Informe ecónomico: inversión vs

ganacias• Press Clipping

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EVENTO/ TAREAS Y RESPONSABLES

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CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE)

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POST EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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POST EVENTO-/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas

• Líneas de recibo

• Prensa

• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la ciudad

• Coordinar el vestuario del staff

• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el evento

• Las invitaciones son la primera impresión del evento, debemos ser cuidadosos en su redacción y su creatividad cautivará al invitado.

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EL ROL DE LAS REDES SOCIALES EN LOS EVENTOS

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VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES

- Se penetra de una forma directa al público objetivo 

- Con costos más efectivos que otros medios

- Difusión inmediata y a tiempo real - El evento contará con más notoriedad y

repercusión

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ANTES DEL EVENTO

• Selecciona un community manager que se identifique con la marca. Es el “vocero” de la marca.

• Entrenarlo con información relevante de la marca.

• Creación de página web o de minisite del evento, del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda, novedades del evento.

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ANTES DEL EVENTO• Apertura de la cuenta del evento en las principales

redessociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (en caso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.

• Crea contenido, busca público e interactúa

• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y atractivo

• Genera mentions con los medios de comunicación, envía notas de prensa con la información de las redes sociales

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DURANTE EL EVENTO

• Sincroniza las redes sociales

• Dale seguimiento a los hashtags

• Crea contenido

• Genera RT’s. Inicia conversaciones con mentions.

• Comparte contenido visual con tus seguidores: fotos, presentaciones.

• Transmite en vivo a través del Streaming

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DESPUES DEL EVENTO

• Recopila la información. Archiva todos los datos y conversaciones generadas

• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales

• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest, FlickR

• Publica las presentaciones Slide Share

• Sube los videos a YouTube

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LAS REDES SOCIALES/ COPA DE GOLF CEU OPEN

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LAS REDES SOCIALES/ COPA DE GOLF CEU OPEN