organigrama la vaca

Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas


FORTALEZAS

1.- Se indica cómo está compuesta la organizacaión (los distintos niveles de jerarquía)2.- Información: este organigrama permite conocer las relaciones de jerarquía y coordinación, ya que especifica quien depende de quien, con quien se relaciona y a quien supervisa.3.- Formalidad: a razón de que resume los grados de responsabilidad, se concidera formal para cualquier consulta.4.- Se puede determniar en base a un ENFOQUE SISTÉMICO, que la empresa trabaja de acuerdo a sus funciones estrictamente determinadas, todo ello para que en su coordinación puedan alcanzar un fin común

DEBILIDADES O FALLAS

1.- Diseño: su estructura organizativa teinde a complicarse cada vez más.2.- algunos subgerentes tiene sobrecargada su responsabilidad.3.- Cambio: Existen funciones similares, (por ejemplo los auxiliares o vendedores) en distintas áreas, si bien indica especialidad o división del trabajo, esto debería ser corregido y depender de las áreas que sí engloban funciones similares.4.- Ajuste:se mencionaba que la divición del trabajo es buena en cierto punto; no obstante la empresa debe modifiar su clasificación .5.- Expanción: existen unidades que podrían conformar facilmente una nueva área.6.- Disminución: en algunas unidades , se sobre estima las funciones , que sencillamente puede realizarla una persona.

De DEBILIDADES a FORTALEZAS

DISEÑO de una nueva estructura implicará CAMBIO para enriquecer la composición de la estructura.Un AJUSTE será necesario para esclarecer las funciones de cada puesto.Algunas unidades sufrirán de una DISMINUCIÓN, como en otras habrá una EXPANCIÓN, de manera que u coordinación no sea compleja y se pueda alcanzar el objetiv mayor o principal.se debe plantar un estructura gráfica sencilla .existe otro punto que no se lo a conciderado aún, es el de implementar una nueva unidad de O&M a la empresa en el nivel de Staff, ya que ayudará a alcanzar mayor eficiencia organizacional, y estará pendiente de cualquir necesidad de cambio o adaptación a un nuevo ambiente.la sub-gerencia administrativa debe cambiar su nombre a "Subgerencia Administrativa Financiera", porque tien funciones financieras y supervisa a un contador.

De FORTALEZAS a DEBILIDADES

el indiar cómo está compuesta actualmente, posibilita analizar y diagnosticar que realmente necesita un cambio en su organograma, para una mejor presentación y entendimiento.ENFOQUE SISTEMICO , el nuevo organigrama no debe perder la escencia de que es un conjunto de partes que se relacionan e ineractuan , independientemente para alcanzar un objetivo común.coniderar que la asesoría de Marketing ya no deberá estar a un nivel de STAFF, porque la empresa quiere llegar a un mercado internaconal, po lo que será necesario que tome decisiones como una unidad más.


Recomendaciones


JUSTIFICATIVO DE LOS CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1. En el área de STAFF

DE A LA RAZON ESPECÍFICA

RECOMENDACIÓN

“Asesoría de

Marketing”

Sub gerencia de marketing

EXPANCIÓN

La empresa está decidiendo ingresar a

mercados Europeos exigentes. Es

necesario que se implemente esta unidad

para que la organización esté preparada a

las exigencias del mercado.1

NO EXISTÍA

Unidad de ORGANIZACIÓN

Y METODOS (O&M)

CAMBIO

Se explicaba que en toda institución

debería existir una unidad de O&M, ya

que ayudará a alcanzar mayor eficiencia

organizacional, y estaría pendiente de

cualquier necesidad de cambio o

adaptación a un nuevo ambiente.

Además la empresa ya presenta síntomas

de problemas organizacionales como:

Sobrecargas de trabajo.

Incumplimiento de pedidos.

No hubo reuniones informativas.

Es en estos problemas que O&M empieza

con un plan de investigación para analizar

y determinar un diagnóstico (estado actual

de la empresa) y si es necesario realizar

una reestructuración a nivel de la

estructura organizacional.

2. En la GERENCIA GENERAL

1 Ver el manual de funciones de la nueva unidad “sub gerencia de marketing”


DE A LA RAZÓN ESPECÍFICA

RECOMENDACIÓN

3 Asistentes 2 asistentes DISMINUCIÓN

La función de “comprar uniformes y

ropa de trabajo de los empleados,

papelería y útiles de escritorio para

toda la empresa”, entre otras, puede

realizar cualquiera de los otros

asistentes. Como también puede ser

una función de la unidad de

mantenimiento.

3. En el Área de SUB GERENCIA DE OPERACIONES


RECOMENDACIÓN

Auxiliar de limpieza

Depende de Sub Gerencia

Administrativa y Financiera

CAMBIO

Con el fin de no cargar con

responsabilidades al sub

gerente de operaciones.

Los 3 Auxiliares Administrativos

Depende de Sub Gerencia

Administrativa y Financiera

CAMBIO

Por sus funciones asignadas

pueden ser transferidas a

cualquier otra unidad.

4. En el área de SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA


RECOMENDACIÓN

Sub Gerencia Administrativa

Sub Gerencia Administrativa

Financiera

AJUSTE El motivo es que esta unidad tiene

a su cargo profesional contable

que aún no se lo desligó, es decir

todavía no es una unidad

independiente; por tanto fue


necesario el cambio del nombre

NO EXISTÍAENCARGADO DE COSTOS

EXPANCIÓN

Ya que la unidad e operaciones ya

no cuenta con auxiliares,

entonces, fue necesario que se

creara un puesto más, para que se

encargue de establecer el costeo

adecuado y llevar un control del

mismo

La Unidad de Liquidación de

sueldos y jornales

Depender del profesional de

RRHHAJUSTE

Para que exista una line directa de

dependencia. Y mejor distribución

de responsabilidades.

Auxiliar de Registro auxiliar

de contables

Depender del profesional de Contabilidad

AJUSTEMejor distribución de funciones y

responsabilidades

SUB GERENCIA DE

OPERACIONES : auxiliar de

limpieza

Depender de la Sub gerencia Adm Finc.

CAMBIO

Ya se explicó en el punto tres.

5. En el área de SUB GERENCIA DE EXPORTACIONES


RECOMENDACIÓN

La Sub Gerencia Adm Finc.: Auxiliar

de Exportaciones

Depender de Sub Gerencia de

exportacionesCAMBIO

Porque sus funciones

se relacionan, entonces

fue necesaria su

modificación.

Ex Subgerencia de Ventas (no existía como una unidad,

pero era responsabilidad del gerente de ventas)Actuación con las

empresas de transporte

Depender de Sub Gerencia de

exportaciones

AJUSTE Para que si halla una

buena coordinación de

que empresas de

transporte están siendo

contratadas se decidió

crear una nueva,

denominada:


Encargado de

transporte.

6. En el área de SUB GERENCIA DE VENTAS


RECOMENDACIÓN

Sub Gerencia de Ventas

Sub Gerencia de Marketing

EXPANCIÓNYa fue aclarada

anteriormente

NO EXISTÍADepartamento de

InvestigaciónEXPANCIÓN

Porque su función será

investigar y presentar

cada cierto tiempo

informes de avance y

estrategias de

mercado.

NO EXISTÍADepartamento de

VentasEXPANCIÓN

Es preciso que exista

este departamento ya

que podrá a ver una

mejor centralización

de información.

Todas las unidades donde había algún

vendedor

Pasan a depender del Departamento de

VentasAjuste y Cambio

Con el fin de

centralizar la

información de las

ventas de un cierto

tiempo.


MANUAL DE PUESTOS

LA VACA S.A

I. IDENTIFICACION DEL PUESTO

DENOMINACIONDEL PUESTO

SUB GERENTE DE MARKETING Y VENTAS

CODIGODEL

PUESTO008

CATEGORIA DEL PUESTO

(Marcar lo que corresponda)

DIRECTIVO EJECUTIVO OPERATIVO

X

NIVEL DEL PUESTO

(MARCAR LO QUE

CORRESPONDA)

1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º

X

GRUPO OCUPACIONAL

DEL PUESTO (CLASE)

Directores / gerentes

Puestos de confianza

Jefes Profesionales TécnicosApoyo Adm.

Servicios Grales.

X

AREA / SUB AREA / UNIDAD A LA

QUE ESTA ASIGNADO O

PERTENECE EL PUESTO

(Denominación de la unidad)

SUB GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS

CLASIFICACION Unidad sustantiva Unidad Unidad de


DE LA UNIDAD(Marcar lo que corresponda)

administrativa asesoramiento

X

Sustantiva: relacionada con la misión de la unidad (las propias de cada institución)Administrativa: relacionada con funciones de apoyo a la función sustantiva (generalmente, comunes a cualquier institución).Asesoramiento: funciones de asesoramiento al nivel superior; staff.

RELACION DE DEPENDENCIA Y SUPERVISION JERARQUICA (LINEAL) DEL PUESTO

DEPENDE DE:(denominación del puesto)

SUPERVISA A:(denominación de los puestos)

Del Gerente General.

Auxiliar administrativo.

Departamento de investigación

Departamento de Ventas

UBICACIÓN DE LA UNIDAD EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(organigrama solo de area funcional, incluyendo la unidad superior y de las dependencias)

II. CONTENIDO DEL PUESTOOBJETIVO CENTRAL DEL PUESTO(razón de ser o motivo por el cual existe el puesto)

Planificar y efectivizar las políticas, estrategias, enlaces y programas comerciales en el corto, mediano y largo plazo, orientado a una alta productividad y responsabilidad social, asegurándose que la compañía incremente sus ingresos y participación en el mercado.

PRINCIPALES Analizar, evaluar y ajustar la política comercial y disponer


FUNCIONES DEL PUESTO

(las funciones son de carácter continuo, se relacionan con las actividades principales que deben ser realizadas en el puesto para cumplir con el objetivo)

estudios destinados a incrementar, mejorar o equilibrar la actividad comercial de la Empresa en el mercado nacional e internacional.Presentar a la Gerencia General, planes comerciales y estrategias de mercado específicos, asimismo promociones e incentivos para mejorar la participación en los mercados donde se opera y se tiene conexiones.Supervisar la segmentación de mercado.Analizar planificar y coordinar la expansión de nuevos mercados, como también el cambio o abandono de estos.Coordinar reuniones periódicas con los jefes de área para análisis y proyección de mercados.Análisis, evaluación e implementación de nuevos sistemas de tecnología comercial que permitan mejorar la gestión.Presentar nuevos productos de características únicas que determinen la diferenciación, sin afectar la calidad del mismo.Efectuar otras actividades o tareas relativas a su naturaleza funcional que le sean asignadas por el Gerente General.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO(son las principales responsabilidades del puesto, emergen de las atribuciones del cargo

RESPONSABILIDADES(descripción cualitativa)

Planificar y autorizar planes de incentivo a los puntos de venta.Evaluar periódicamente los resultados de la Gestión comercial a nivel general y mercado.Asegurarse de que los planes y estrategias sean cumplidas a cabalidad a nivel sistema.Revisar y asegurarse, de que los materiales a ser usados por el área de Marketing, se encuentren relacionados y complementen las políticas y promociones vigentes.Apertura nuevos puntos de venta.Adecuar el área de ventas y marketing, a los nuevos desafíos que exige el mercado.

Se consultó el libro GESTIÓN INTEGRAL DE CALIDAD2, donde hace referencia lo siguiente:

2 Escrito por, Cuatrecasas Arbos LLuis


El primer paso que debe plantearse una empresa que pretende incorporar la calidad a la estrategia empresarial es la confección de un plan para el desarrollo e implantación de un sistema de calidad. Un sistema de calidad consta de tres elementos básicos:

Documentación e forma de manuales de calidad.Medios materiales y técnicos.Medios humanos.

Es mejor realizar un estudio completo y estructurado que abarque toda la organización, sus procesos, medios y personas para lograr una adecuada implantación global de calidad y su mejora continua. El autor del libro al que se consultó, indica “La certificación no debería ser nunca el objetivo prioritario de un sistema de calidad, sino más bien un beneficio o consecuencia de su implantación… ”

En la página buenosnegocios.com, indica que se deben seguir los siguientes 9 puntos:

1. Lograr el compromiso de la alta dirección y de los recursos humanos. No se puede

implementar un sistema de calidad sin un real compromiso de todos. Asegurase de

comunicar lo que se busca hacer y sumar al equipo de trabajo. Como argumenta Richard

Chase en su libro "Administración de la Producción y Operaciones" (2007): "para lograr

una calidad sobresaliente se requiere un liderazgo de calidad por parte de la alta

gerencia, un enfoque en el cliente, una participación total de la fuerza laboral y

una mejora continua basada en el análisis de los procesos".

2. Identificar las expectativas de los clientes. ¿Qué esperan los clientes? ¿Cómo les damos

lo que requieren? Una vez detectado el mercado al que nos dirigimos, es

importante determinar las necesidades de los compradores y traducirlas en términos

de los productos o servicios que brinda la empresa.

3. Determinar el tipo de sistema a seguir. Existen numerosas opciones para gestionar la

calidad: normas, modelos o manuales, gratuitas o pagas. Algunas

son internacionales (por ejemplo, las normas ISO), otras regionales y hasta se han

desarrollado estándares que pueden ser exclusivamente locales (por ejemplo,

certificaciones de origen de una determinada localidad). Algunas se diferencian por el

sector empresarial, tipo de productos o servicios. Explorar, hacer benchmarking y

consultar con especialistas puede ayudar en esta etapa.


4. Designar un responsable. Pocas cosas ocurren si no existe alguien a cargo. Dependiendo

de las características propias de la organización, en este caso podrá ser una persona, un

comité o un departamento de calidad.

5. Realizar el diagnóstico inicial. Para entender el punto de partida es necesario

realizar mediciones de la situación actual de la empresa en materia de calidad. Se

pueden analizar las fortalezas y debilidades actuales para definir el mejor camino. El

diagnóstico puede realizarse mediante entrevistas o cuestionarios, observación de los

procesos o revisión de registros.

6. Redactar el manual de calidad. En este documento la empresa especifica QUÉ es lo que

va a hacer en relación a la calidad (política, medios, compromiso), ajustado a la

dimensión de la organización. Debe escribirse en forma concisa y concreta, y reflejar el

acuerdo logrado en el Paso 1.

7. Redactar el manual de procedimiento. En este documento se detalla CÓMO se van a

llevar a cabo los compromisos registrados en el manual de calidad. Al estar escrito, sea

quien sea que realice la tarea, puede ajustarse al procedimiento. Se describen desde los

procedimientos generales de la organización, hasta los específicos de cada puesto.

8. Establecer los registros de calidad. Esta etapa implica sistematizar los registros de los

diversos procesos y sectores para poder realizar diagnósticos posteriores. Por ejemplo, la

cantidad de unidades que pasaron las pruebas o las que fueron devueltas, o los reclamos y

observaciones de clientes.

9. Ejecutar auditorías o autoevaluaciones periódicas. La medición del cumplimiento es

parte del mismo sistema. Es necesario realizar diagnósticos permanentes para detectar

dónde la empresa está fracasando y dónde debe realizar correcciones o poner mayores

esfuerzos para alcanzar la calidad deseada.

En este entendido, se pudo comprender mucho mejor cual era el procedimiento para llevar cabo

un implementación de un sistema de calidad.


BibliografíaBuenos Negocios. (15 de ABRIL de 2013). Obtenido de http://www.buenosnegocios.com/notas/341-

implementar-un-sistema-calidad-9-pasos

ARBOS, L. C. (2010). BOOK.GOOGLE.COM.BO. Obtenido de http://books.google.com.bo/books?id=uoaaxj6zxZsC&pg=PA337&lpg=PA337&dq=los+aspectos+mas+importante+que+debe+contemplar+un+proyecto+de+implantaci%C3%B3n+de+un+sistema+de+calidad&source

ARBOS, L. C. (2010). GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD: Implantación, control y certificación. Barcelona: PROFIT Editorial.

organigrama la vaca

Documents