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Nueva versión multiexplorador de elaboración de presupuestos Nueva opción
Esta actualización cuenta con la nueva versión multiexplorador del proceso de elaboración de presupuestos, trayendo consigo interesantes funcionalidades que facilitan el proceso y permitiendo que las opciones de consulta sean mucho más amigables con el usuario.
Esta nueva versión presenta cambios en el proceso de inserción de actividades en la elaboración del presupuesto; sin embargo, mantiene la esencia funcional y la estructura de elaboración del presupuesto, tal y como se detalla en el instructivo que inicia en la página 2 del presente documento.
A continuación se explican algunos cambios funcionales que trae esta nueva versión de elaboración de presupuesto.
Beneficios y funcionamiento • Versión multiexplorador. Esta función puede operar a través
de navegadores como Internet Explorer y Google Chrome
• Búsqueda general en el capítulo. Desde este campo es posible filtrar los detalles de las actividades; es decir, identificar puntualmente un ítem. Para aplicar el filtro se puede utilizar el código de la actividad en el presupuesto, el código del APU, el nombre o parte del nombre de la actividad y del subcapítulo.
• Inserción de actividades. La inserción de nuevas actividades al capítulo se adelantará única y exclusivamente desde la función Insertar APU. Si se inserta una actividad errada, primero se debe proceder a eliminarla del capítulo y, posteriormente, se realiza la inserción de la actividad correspondiente. Durante este proceso el sistema ofrece tres
nuevas alternativas:
- Inserción en modo individual: También puede llamarse inserción uno a uno. Por defecto, el sistema siempre tiene activa esta función, la cual consiste en que tras seleccionar el APU o ítem requerido para insertar en el capítulo, el usuario debe continuar con el diligenciamiento de la cantidad de la actividad y, posteriormente, repetir el proceso de inserción con una nueva actividad.
- Inserción en modo continuo: El sistema permite insertar todos los ítems que se requieran en el capítulo, para posteriormente realizar las debidas ediciones de cantidad. De requerirse, también se podrán ajustar posteriormente el código o ubicación de la actividad en el capítulo.
- Crear APU desde la elaboración de presupuesto: Si al digitar parte de la descripción de un ítem, el sistema no encuentra similitud alguna para insertar un detalle con al menos uno de los APUs ya creados en el proyecto, se ofrece al usuario la posibilidad de crear un nuevo APU, partiendo de la nueva descripción y estableciendo la respectiva unidad de medida. Esta función permite continuar con la configuración de la estructura presupuestal. Por supuesto, posteriormente se debe entrar a definir los detalles que conforman el APU.
• Fijar subcapítulo. Si en el proceso de inserción de actividades el usuario desea que un subcapítulo se vincule a más de una de las actividades que se están insertando, el usuario podrá utilizar la marca Fijar subcapítulo para agilizar el vínculo entre ítem y subcapítulo.
Para tener en cuenta Aplica únicamente para clientes que tengan la última versión de SINCO ERP, con Marco V3.
Para la instalación de esta actualización, es necesario contar
con el Add-on ADPRO 046 - Actualización nueva versión de APU.
Con el propósito de ampliar información, sugerimos revisar el instructivo que inicia en la página 2 del presente documento, en el cual se describe con mayor detalle el funcionamiento de esta opción.
Al instalar esta actualización, se reemplaza la actual opción de elaboración de presupuestos. A pesar de que es la misma ruta del menú, la función cambia visual y funcionalmente. Por lo tanto, esta opción debe asignarse por parte de cada empresa a los perfiles y/o usuarios según corresponda, ya que la opción anterior dejará de estar disponible tras la instalación.
*Por entorno con base de datos principal
Optimiza la elaboración de los presupuestos en tus proyectos
ADPRO-059 Octubre 2017
Rutas de la opción
ADPRO / Presupuestos / Elaboración de presupuestos
Implementación en entorno de
pruebas y producción
6 horas*
Base de datos adicional 2 horas
Capacitación 2 horas
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esta actualización.
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MÓDULO ADPRO
SUBMÓDULO Presupuestos
OPCIÓN Elaboración de presupuestos
RUTAS • ADPRO / Presupuestos / Elaboración de presupuesto
OBJETIVO DE LA OPCION
Desde esta función se realiza el proceso de elaboración y edición de los diferentes presupuestos de los proyectos a realizar; se definen los capítulos, ítems y subcapítulos que lo conforman. La finalidad es definir y estructurar el orden y cantidad de las actividades que conforman el proyecto.
El presente instructivo ilustra el manejo de la función de edición de análisis de elaboración de presupuesto y está estructurado en los siguientes temarios:
1. Ingreso a la función. 2. Entorno funcional de la elaboración de presupuestos. 3. Procedimiento operativo. 5. Impacto del fijar presupuesto en la elaboración de presupuestos.
1. Ingreso a la función. En la operación de esta funcionalidad se debe tener en cuenta que en SINCO ADPRO los presupuestos son independientes para cada proyecto. Por lo tanto, el manejo de capítulos, actividades, subcapítulos, etc., se pueden ajustar de manera independiente según lo requiera la naturaleza de cada presupuesto / proyecto. Antes de ingresar a la elaboración de presupuesto, previamente se debe seleccionar el proyecto sobre el cual se desea trabajar siguiendo la ruta ADPRO > presupuestos > selección de proyecto.
Instructivo ADPRO 059
Nueva versión multiexplorador de
elaboración de presupuestos
2
Una vez definido y seleccionado el proyecto sobre el cual se desea realizar el presupuesto, el usuario debe seguir la ruta ADPRO > presupuestos > elaboración de presupuesto. Si el proyecto sobre el cual se está trabajando no contiene APUs, el sistema presentará la funcionalidad lista para iniciar la adición y edición de registros, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:
Tras aceptar o cerrar la anterior ventana emergente, el sistema habilita todas las funcionalidades completas de la elaboración de presupuesto. Si por el contrario ya existen actividades registradas en el presupuesto, la función se presenta tal y como se aprecia en la siguiente imagen, iniciando con el primer capítulo creado:
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2. Entorno funcional de la opción de elaboración de presupuestos: casillas de consulta, íconos y columnas de edición de datos.
2.1 Casillas de consulta:
2.1.1 Casillas de consulta y edición:
2.1.1.1 Capítulo No.: Esta opción ofrece dos formas distintas de consulta. La
primera, consiste en ingresar en la casilla el código del capítulo, si lo
conoce, seguido de la tecla TAB, o puede ingresar parte del nombre del
capítulo o alguna de las letras contenidas en este y luego seleccionar el
registro deseado en el menú. Para realizar una consulta más amplia y
posterior selección de un capitulo determinado, se puede digitar guion
bajo (_) seguido de la tecla TAB para visualizar y poder seleccionar dentro
de una consulta más amplia.
2.1.1.2 Búsqueda general en el capítulo: Desde este campo se pueden filtrar los
detalles de las actividades (ítems); es decir, identificar puntualmente una
actividad. Para aplicar el filtro se puede utilizar el código de la actividad en
el presupuesto, el código del APU, el nombre o parte del nombre de la
actividad o del subcapítulo.
2.1.1.3 No.: En esta opción de registro debe especificar el número de la actividad
a crear en correspondencia con el capítulo que se esté editando. Aunque
en esta casilla aparezca un número predeterminado, es posible ingresar
uno nuevo y también es posible reordenar las actividades presentes en el
capítulo.
2.1.1.4 Ítem (APU): Este campo es informativo, no es editable desde la
elaboración de presupuesto y hace referencia al código del APU y a la
descripción de la actividad.
2.1.1.5 UM: Este campo es informativo, no es editable desde la elaboración de
presupuesto y hace referencia al tipo de unidad de medida que se usa en
el ítem.
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2.1.1.6 Subcapítulo: En esta casilla debe escribir la descripción del subcapítulo que
se encuentre asociado al ítem.
2.1.1.7 Cantidad: Ingrese en esta casilla la cantidad en formato numérico del ítem
en el capítulo.
2.1.1.8 Valor Unitario: Este es un campo informativo que viene desde la
elaboración del APU y es el valor por cada unidad definida para la actividad
(ítem) en el proyecto.
2.1.1.9 Valor total: Es un campo automático y es el resultado de la multiplicación
de las columnas de cantidad y valor unitario.
2.1.1.10 APU: Al presionar el botón situado en esta columna se abrirá el
formato para la modificación de los ítems contenidos en los capítulos para
el cual se encuentra elaborado un presupuesto.
2.1.1.11 Obs.: En esta casilla se pueden consignar observaciones puntuales
que, por ejemplo, son necesarias para precisar el alcance técnico del APU
que se está creando y/o modificando. Estas observaciones se visualizan en
el informe de análisis de precios unitarios condensado.
2.1.1.12 [X]: Cuando se oprima sobre esta casilla activándola, eliminará el
registro que se encuentre en la línea.
2.1.1.13 Total capítulo: Es un campo automático y es el resultado de la
sumatoria del valor total de las actividades contenidas en el capítulo en
edición.
2.1.1.14 Total Proyecto: Es un campo automático y es el resultado de la
sumatoria del valor total de las actividades contenidas en el capítulo en
edición.
2.2 Íconos: en la elaboración de presupuestos se puede identificar una serie de íconos que
constituyen vínculos a procesos independientes y que complementan la labor de
creación del presupuesto. A continuación, se precisa el alcance funcional de cada ícono:
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Ícono
Alcance Funcional
Crear capítulo: Al hacer clic sobre este ícono, el usuario puede adicionar un nuevo capítulo en el proyecto que se encuentre trabajando.
Duplicar subcapítulo: Al hacer clic sobre este ícono se activa la función que permite duplicar los subcapítulos del capítulo en el que está trabajando. Luego de seleccionar el subcapítulo que se desea duplicar, el usuario debe diligenciar el subcapítulo destino, este proceso finaliza haciendo clic en el botón Duplicar de la ventana emergente generada en este proceso.
Refrescar: Es una nueva función. Es útil cuando más de un usuario está trabajando en el presupuesto, porque permite visualizar los últimos cambios realizados y evitar reprocesos durante la elaboración de presupuesto.
Eliminar: Cuando oprima sobre esta casilla activándola, eliminará el registro que se encuentre en la línea. En el caso de la eliminación del capítulo, este proceso solo se podrá adelantar cuando no contenga actividades relacionadas.
Desplazamiento: Con los botones de desplazamiento, es posible consultar uno a uno los capítulos que se encuentran registrados en la base de datos del proyecto.
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3. Procedimiento operativo
3.1 Creación de un capítulo:
Cuando sea necesario crear un nuevo capítulo, se debe presionar el botón Crear Capítulo:
Al hacerlo, aparecerá en pantalla la opción de registro para nuevos capítulos en el presupuesto del proyecto; solo debe ingresar el nombre o descripción del capítulo. A continuación, debe presionar el botón Guardar para finalizar el registro. Para incluir un nuevo capítulo en el presupuesto, el registro debe estar previamente creado en el maestro general de capítulos:
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Una vez realizada esta operación, se puede comenzar a montar el detalle del capítulo llamando a las actividades que hagan parte del mismo. Para esto se debe emplear la casilla Insertar APU (casilla enmarcada en rojo en la siguiente imagen). Estando ubicado en dicha casilla, se debe introducir el código o la descripción de la actividad (ítem) que se quiere incorporar al capítulo:
Una vez ubicado el ítem, el usuario puede oprimir la tecla TAB o la tecla ENTER para cargar e insertar el ítem en el capítulo. Al hacer esto el sistema trae la unidad y el precio de la actividad en virtud de lo definido en el APU.
En la inserción del APU al capítulo, el sistema presenta tres alternativas funcionales:
a. Inserción en modo individual. También puede llamarse inserción uno a uno. Por defecto, el sistema siempre tiene activa esta función, la cual consiste que tras seleccionar el APU o ítem requerido para insertar en el capítulo, el usuario debe continuar con el diligenciamiento de la cantidad de la actividad, y posteriormente repetir el proceso de inserción con una nueva actividad.
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b. Inserción en modo continuo. El cambiar la inserción de modo individual a modo
continuo se da haciendo clic en el ícono . Con esta función el sistema permite
insertar todos los ítems que se requieran en el capítulo para posteriormente realizar
las debidas ediciones de cantidad y, de requerirse, también se podrá ajustar
posteriormente el código o ubicación de la actividad en el capítulo.
c. Crear APU. Si al digitar parte de la descripción de un ítem el sistema no encuentra similitud alguna con al menos uno de los APUs ya creados en el sistema, se ofrece al usuario la posibilidad de crear un nuevo APU, partiendo de la nueva descripción y estableciendo la respectiva unidad de medida. Esta función permite continuar con la configuración de la estructura presupuestal. Por supuesto, posteriormente se debe entrar a definir los detalles que conforman el APU.
• Nota 1: En caso de que se requiera definir un subcapítulo para el ítem a ingresar, se puede digitar el nombre requerido en la casilla Buscar Subcapítulo. Si el usuario desea que este subcapítulo se vincule a más de una de las actividades que está insertando en la estructura presupuestal, puede utilizar la marca Fijar subcapítulo.
• Nota 2: La inserción de nuevas actividades al capítulo se adelanta única y exclusivamente desde la función de insertar APU, si se inserta una actividad errada se debe proceder primero a eliminarla del capítulo y posteriormente se debe realizar la inserción de la actividad correspondiente.
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3.2 Duplicar Subcapítulos:
Si desea duplicar los subcapítulos del capítulo en el que se está trabajando, luego de digitar el subcapítulo que se desea duplicar, el usuario debe hacer clic en el botón Duplicar mostrado en la siguiente imagen. En este caso se requiere duplicar el subcapítulo ETAPA 1 Y 2 (208 CASAS); el subcapítulo puede estar asignado a uno o a varios ítems del capítulo:
En caso de que el usuario desee duplicar el subcapítulo Origen a más de un destino, se
puede hacer clic en el botón para insertar una nueva fila y, por ende, un nuevo destino:
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Para finalizar la operación, se debe hacer clic en el botón Duplicar mostrado en la imagen anterior. Al hacerlo, el sistema duplica el (los) ítem (s) en la pantalla de elaboración del presupuesto. Desde allí se puede editar las cantidades de los ítems por subcapítulo en caso de ser necesario: