msc cristina lia organizacion 1

Organizacion Msc Cristina Lia 1

Al finalizar el estudiante estará capacitado para:

Analizar la organización como función. Diagnosticar el sistema organizacional de cualquier entidad. Utilizar herramientas administrativas para diseñar organigramas manuales administrativos y diagrama de flujos.


Tema 1

ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN

Tema 2

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

Tema 3:

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Tema 4:

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA ESTRUCTURA

Tema 5.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Tema 6:

TÉCNICA GRÁFICA DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS


Interpretar el concepto de Organización como entidad y como función del proceso de Planificación.

Establecer las diferencias entre Organización formal e informal

Aplicar los principios generales de organización a cualquier organización para determinar su incumplimiento.



ORGANIZACION

- “Organización es el proceso por el cual los gerentes ordenan el caos, resuelven conflictos entre personas referentes a trabajos y responsabilidades y establecen un ambiente satisfactorio para el grupo de trabajo” PETER DRUCKER.

- “Organización como un sistema sociotécnico dentro del cual los resultados finales individuales y de grupos están relacionados al clima de la organización, el cual a su vez está referido a la estructura

organizacional y al liderazgo” GARY DESSLER.

- “Organización significa algo que se dibuja en gráficos o se registra en detallados manuales de descripción de tareas para ser anotado y archivado debidamente” SIMON.

Identificación, clasificación y agrupación de las actividades

requeridas. necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

La asignación de cada grupo de actividades a un

administrador dotado de autoridad( ( delegación necesaria

para supervisarlo.

La coordinación en la estructura organizacional tanto

horizontal ( en un mismo o similar nivel organizacional .) y

como vertical ( entre los departamentos ).

Una estructura organizacional es necesario para

determinar quien realizara cuales tareas y quien será

responsable de los resultados.

Evitar la confusión e incertidumbre



ORGANZACION FORMAL

Las personas que trabajan deben ejecutar ciertas funciones.

Dichas Actividades van dirigidas a un Objetivo.

En la Organización Formal están definidos los Niveles Jerárquicos y las Líneas de Autoridad

Están definidos los ReglamentosReglamentos LegalesLegales ee Internos,Internos, laslas Políticas,Políticas, ReglasReglas yy ProcedimientosProcedimientos..

Es la medida de aplicar reglas y procedimientos, en forma escrita.

Resultado de la Organización Formal

- Las personas cumplen funciones

- Las funciones deben diseñarse para cumplirlas como actividad

- Las actividades dirigidas a un objetivo

- Las personas son capaces de comunicarse

- Definidos: los niveles jerarquícos, líneas de autoridad, políticas, reglas y procedimientos

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Es la estructura del Sistema. Incluye el ordenamiento de funciones y jerarquías

Incluye la descripción de tareas. IncluyeIncluye las obligaciones y derechos de los integrantes.

WillianWillian ScottScott definedefine aa lala OrganizaciónOrganización FormalFormal ““ La disposición interrelacionadas de tareas que conforma la estructura de un sistema”.

LoisLois AllenAllen dice que la Organización formal : “ Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en sí una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas; este conjunto de elementos es dispuesto en forma consciente y minuciosa, para permitir a los responsables de la empresa, trabajar juntos más efectivamente, a fin de lograr el cumplimiento de sus objetivos. La organización formal se caracteriza por estar bien definida, tener una delegación adecuadamente limitada. La organización formal es una estructura que muestra qué cosas pueden ser hechas y de que manera, …………



ORGANIZACION INFORMAL

Conjunto de actividades personales sin un propósito común

consciente.

Es una red de relaciones personales y sociales no establecidas

ni requerida por la organización formal.

Surge espontáneamente de la asociación entre si de las

personas.

No aparecen en un organigrama

Son los grupos de amistad, de festejo cumpleaños, de juego

fútbol, que trabajan en la organización formal , pero con otro

objetivo.


Al realizar la estructuración de una organización se debe tener en cuenta las actividades y objetivos de la misma para ser desarrollado por cada persona.

(División de Trabajo - Especialización )


La asignación de actividades debe ser establecida claramente, para evitar duplicidad de funciones. Establecer la sucesión jerárquica de las actividades.

Debe definirse los niveles jerárquicos de cada sector, así como también las autoridad y responsabilidad inherente a cada cargo.


Cada funcionario dentro de la organización debe tener un único jefe de quien recibe órdenes y a quién rinde cuenta. ( Unidad de Mando)

Cada funcionario debe saber quién es su jefe y quiénes son sus subordinados. ( Relaciones de dependencia y supervisión)

Existe un número máximo de subordinados directos que debe dirigir o supervisar un jefe.

( Tramo de Control).

Los superiores se ven obligados a delegar.

Se debe establecer políticas claras.

Los colaboradores deben ser adecuadamente seleccionados.

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Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a

convertirse en cuellos de botella en las decisiones.

Riesgo de desgaste el control para el superior.


Estrecha supervisión.

Preciso control.

Rápida comunicación entre colaboradores y superiores.


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Los superiores tienden a comprometerse en exceso en el trabajo de sus colaboradores.

Bastantes niveles administrativos.

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Interpretar los conceptos de: Autoridad - Poder - Influencia y

Responsabilidad

Conocer las clases de estructuras con relación a la autoridad

Diferenciar los conceptos de Centralización - Descentralización - Delegación

Comprender los principios de delegación

Elaborar tomando como ejemplo una actividad empresarial cualquiera el proceso de delegación de autoridad



Es un tipo de PODER. Se ejerce la influencia dentro del Nivel Jerárquico establecido por la organización, según su posición formal. “Autoridad“Autoridad eses elel PoderPoder dede MandarMandar yy lala CapacidadCapacidad dede hacersehacerse obedecer”obedecer”


PODERPODER Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos. Tener PODER es ser capaz de modificar el comportamiento o actitudes de los otros. ( Ej. La persona que trabaja fuerte tendrá poder para influir en el grupo. INFLUENCIAINFLUENCIA Acciones o ejemplos que, directa o indirectamente, ocasionan un cambio de Comportamiento o actitud en otra persona o grupo. ( Ejemplo influir en el otro para que incremente su productividad)


De dónde procede el derecho de que los gerentes dirijan las actividades de sus dependientes.?

Se asarse en dos teorías:

LA PERPECTIVA CLASICALA PERPECTIVA CLASICA:

Indica que la autoridad se origina en algún nivel muy alto de la Organización. Y se transmite de

un nivel a otro. Por esto los niveles altos tienen el derecho de impartir órdenes y los

dependientes de obedecer

PERSPECTIVA DE ACEPTACION:PERSPECTIVA DE ACEPTACION:

En este caso se atribuye la base de la autoridad al que recibe la influencia y noal que la ejerce.

No todo es obedecido. Algunas son aceptadas por los dependientes.

Es el receptor quien determina si la autoridad está presente.

Ejemplo: Si un supervisor con mal trato ordena producir más, los dependientes si bien

reconocen su autoridad, pero no obedecerá por la inadecuada capacidad de hacerse obedecer.

S/Barnard indica las siguientes condiciones para aceptar una orden:

a) Puede entender el mensaje b) La orden es compatible con el propósito de la organización.

c) Es compatible con sus intereses personales d) es capaz mental y físicamente de obedecerla.


AUTORIDAD DE LINEA

Se observa una clara definición de los objetivos de la organización, Se observa las líneas de autoridad y de responsabilidad entre superior y sus Subordinados Las líneas de comunicaciones entre éstos son siempre en sentido vertical. Por esto se sabe quienes dan las órdenes y quienes la cumplen. Se da en las pequeñas empresas.

VentajasVentajas Simplicidad relaciones

Líneas Autoridad y Responsabilidd definidas

Se sabe quien da órdenes y Quien obedece

DesventajasDesventajas Rigidez

Jefe asume todas las Responsabilidades

Jefe con gran capacidad


Es el derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas o políticas especificas u otros asuntos relativos a las actividades que emprenden miembros de otros departamentos..

Esto surge para por muchas razones: Falta de conocimiento especializado de la línea para supervisar procesos, interpretar políticas. Se puede delegar al administración de otro departamento o a un staff, generalmente es realizada por un staff o servicios. Se le delega a los administrador para que ejerza la autoridad. Ejemplo: Auditoria Interna que es staff. , el gerente general le delega la Autoridad especializada para implementar el sistema de control interno y procedimientos a el departamento o división de contabilidad.


Es la función asesora, es realizar investigaciones y dar asesoramiento a los Administradores de línea Su propósito es auxiliar a la línea y prestarles ciertos servicios. Las actividades son de índole intelectual, se desarrollan según los requerimientoy necesidades de la línea. Ayudan a la dirección. Al ejercer influencia sobre el personal de su propia línea pasa a ser de línea Ejemplo: Dpto. Relaciones Públicas. Dpto. de Investigación de mercado. Dpto. Auditoria Interna. Dpto. Asesoría Legal.


CENTRALIZACIONCENTRALIZACION

Es la concentración de autoridad. Es cuando el poder en la TOMA DE DECISIONES está centralizado en una sola Persona. Por ejemplo en el Nivel Estratégico NO se delega la autoridad respectiva. .


DESCENTRALIZACION DESCENTRALIZACION

Es la tendencia a distribuir – transferir – delegar

la autoridad

Para la TOMA DE DECISIONES

Es un aspecto fundamental de la delegación.

Si no se delega autoridad se centraliza..

En toda org. existe cierto grado de descentralización

No puede existir una descentralización total .

Las grandes decisiones deben intervenir los niveles altos.

Es el desprendimiento de una parte de la autoridad poseída por un superior en favor de un dependiente, para que lleve a cabo una función, asumiendo éste la correspondiente responsabilidad. La DELEGACIÓN consta de tres partes 1) La asignación de tareas del superior a su dependiente 2) La delegación de autoridad propiamente dicha. 3) La responsabilidad del cumplimiento efectivo por el subordinado. .


La responsabilidad no se puede delegar, la autoridad se puede delegar.

La delegación debe ser otorgada en la forma y medida necesaria para el cumplimiento objetivos.

La autoridad delegada a cada miembro de la organización debe estar acordada con la correspondiente responsabilidad.

Debe respetarse el principio de “ unidad de mando” .

Es importante para que la delegación sea efectiva que el Gerente se limite solamente a otorgar y aclarar instrucciones a sus jefes, no dar órdenes directamente a los subordinados


Es la necesidad de una acción unificada que aparece en todas las etapas del PROCESO ADMINISTRATIVO.

La coordinación de los esfuerzos sólo es posible si se definen claramente

los objetivos a alcanzar.

Consiste en un proceso de relación y unión de esfuerzos de las diferentes

partes de la organización.

Integrando los objetivos, las actividades, los medios y las personas, para

juntos alcanzar las metas organizacionales.

Su objetivo principal es que las unidades resultantes de la División del

Trabajo y Especialización esten Interrelacionadas


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Conocer el concepto de estructura y sus componentes.

Identificar las principales falencias que presentan las estructuras organizativas de empresa del medio.

Relacionar el principio de departamentalización con el de división del trabajo

Determinar los tipos de departamentalización, sus ventajas y desventajas.



Estructura OrganizacionalEstructura Organizacional

Es la manera de cómo están dispuestas entre sí las partes de un todo, en este caso el todo es la organización.

La estructura Organizacional es la manera en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de la organización, sirve para que los miembros trabajen unidos.

Componentes para determinar la estructura Componentes para determinar la estructura

Complejidad: Se refiere al grado en que las actividades se dividen

según la especialización.

Formalización: La medida en que se aplican las reglas y procedimientos,

es la Organización Formal.

Centralización: Considera donde reside la Autoridad en la toma de

decisiones.


Importancia del Diseño en una Estructura Organizacional

Determinar quién realizará las tareas y quién será responsable

de los resultados. Evitar la confusión e incertidumbre con respecto a la asignación

de actividades.

Conocer a quién/es le corresponde la toma de decisiones como apoyo a alcanzar los objetivos


Interrogantes para diseñar un estructuraInterrogantes para diseñar un estructura

o Cuántas tareas debe corresponder a un puesto determinado en la

organización. o Qué grado de especialización debe tener? o Qué habilidades y conocimientos debe tener? o Sobre qué bases deben agruparse los puestos en unidades y las

unidades en otras mayores? o Qué tamaño debe tener cada unidad? o Cuántos individuos deben estar bajo el mando de un directivo ? o Qué mecanismos de coordinación deben existir? o Cuánto poder de decisión se debe delegar a los responsables de

la línea. o Cuánto poder de decisión debe pasar de éstos a sus

dependientes.?


ORGANIZACIÓN MECANICA Y ORGANICA

Organizaciones mecanicistas Estructura de gran complejidad, formalidad y centralización, basada en la división de labores, jerarquía, normas y reglas y relaciones impersonales (mecánica).

- Relaciones jerárquicas rígidas. - Deberes fijos - Gran formalidad - Canales de comunicación formal - Autoridad decisiva centralizada.

Organizaciones orgánicas Estructura de baja complejidad, formalización y centralización.

- Colaboración vertical y horizontal - Funciones adaptables - Baja formalidad - Comunicación informal - Autoridad descentralizada decisiva.

Es un proceso que indica la manera de cómo se puede agrupar Es un proceso que indica la manera de cómo se puede agrupar las diversas actividades que se realizan en una organización.las diversas actividades que se realizan en una organización. Consta de 2 etapas.: 1 .- La identificación de todas las actividades de la empresa. 2 .- La agrupación y / o combinación de esas actividades

homogéneas que tengan afinidad entre sí para formar sectores específicos o departamentales.

Se deben tener en cuenta:

ACTIVIDADES HOMOGÉNEAS - AFINIDAD ENTRE SI – LAS FUNCIONES A DESEMPEÑAR

Departamento:

Es un área, división o sucursal de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas.



TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION

Por Función

Por Lugar o área geográfica

Por Producción /Servicio

Por Cliente

Por proyecto

Por Proceso

Por unidades estratégicas de negocio

Objetivos

Conocer el concepto e Organigrama

Conocer el propósito y las ventajas de su uso.

Aplicar herramientas de diseño de organigramas.

Saber determinar falencias en los organigramas

elaborados en cualquier organización.


Es la representación gráfica de la estructura organizacional, que indica como están relacionados los departamentos con respecto a las líneas de autoridad.

PROPOSITO DE LOS DIAGRAMAS Se utiliza como herramienta. Representan estructuras organizaciones. Son un medio eficaz de comunicación y análisis. Permiten localizar fallas, errores. Son fáciles de actualizar.

LIMITACIONES Es una representación gráfica simplificada. Representa parcialmente la estructura. Debe estar permanentemente actualizado.


Como herramienta de comunicación puede ser utilizado para

Informar a los miembros de la organización su posición en la estructura.

Mostrar el cuadro global de la empresa.

Facilitar a la persona que se incorpora en la empresa conocer la estructura.

Dar a conocer a cada persona la posibilidad de ascender.

Informar a terceros como se encuentra estructurada de la empresa.


Ver Maap

Falencias de la estructura que el organigrama

permite detectar



Como herramienta de análisis permite detectar fallas de estructuración como por ejemplo: Fallas de control interno : Cuando un cargo tiene asignada funciones incompatibles ejemplo: funciones de Caja y Cuentas Corrientes asignadas a un mismo cargo. Falta de unidad de mando. Relación de dependencia confusa: Cuando no está clara la relación de autoridad. Estructura desequilibrada : Se presenta cuando se observa que un área tiene exceso de niveles. Ámbito control muy amplio. Inadecuada asignación de niveles: Cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde con los niveles que ocupan los otros cargos .

DIFERENTES TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Representación vertical.

Representación horizontal.

Representación circular.

Representacion escalar

Ver maap.


OBJETIVOS

Conceptualizar los Manuales Administrativos

Interpretar las ventajas y limitaciones del uso de los manuales.

Clasificar los diferentes Manuales administrativos

Identificar los modelos para la elaboración de Manuales de Funciones y Manuales de Procedimientos

Identificar el proceso de elaboración del manual de funciones



MANUALES ADMINISTRATIVOSMANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son herramientas utilizadas para el Sistema de información. Es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas Por los miembros de las organizaciones y la manera en que las mismas Serán realizadas. Instruye a los miembros de la organización de los siguientes aspectos: Funciones, autoridad, normas , procedimientos, políticas, objetivos. A través de los manuales deben reservarse información referida a la Estructura formal de la organización y sus procedimientos administrativos


MANUALES ADMINISTRATIVOSMANUALES ADMINISTRATIVOS VENTAJASVENTAJAS Son fuente permanente de información Ayudan a hacer efectivo loss procedimientos Posibilita la reafirmación de actividades Evita discusiones y malentendidos. Facilita la determinación de manera de realizar las actividades Uniforma el aspecto técnico del trabajo Aumenta la eficacia en la realización de actividades. Reduce el tiempo Son guía efectivas Es un legado histórico Predisposición del empleado de asumir su responsabilidad

Instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones,

políticas, procedimientos, normas.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa

para deslindar responsabilidades,

Evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al

personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de

nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones

operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación

de reformas administrativas.



MANUALES ADMINISTRATIVOS LIMITACIONESMANUALES ADMINISTRATIVOS LIMITACIONES Su preparación debe ser correcta y adecuada de lo contrario trae inconvenientes. El costo de elaboración puede ser alto Si no se actualiza periódicamente pierde vigencia Incluye solo los aspectos formales Si son muy sintéticos, resumidos carecen de utilidad Para qué cumplan sus propósitos deben tener los siguientes requisitos

Qué la preparación satisface su necesidad Diagramación adecuada y redacción clara y sencilla. Que se revise continuamente su contenido. Que se de a conocer a todo el personal, y sea utilizado.

Por su contenido se dividen en:

Manual de historia

Manual de organización

Manual de FuncionesManual de Funciones

Manual de políticas.

Manual de procedimientos.Manual de procedimientos.

Manual de contenido múltiple

Manual de adiestramiento o instructivo

Manual técnico



MANUALES DE FUNCIONESMANUALES DE FUNCIONES Es la descripción de : Objetivo, Funciones, Autoridad y Responsabilidad De todos los puestos que forman la estructura formal de la organización. Debe contener:

Nombre del puesto Nivel Jerárquico del puesto Relaciones depende de supervisa : Organigrama como representación gráfica de la estructura Definición Clara del objetivo del puesto Alcance de la autoridad Responsabilidad asignada. Funciones de los distintos puestos

En organizaciones grandes es imprescindible, para evitar: Superposición de tareas y funciones Conflictos de autoridad Determinación de la responsabilidad del cargo.


MANUALES DE PROCEDIMIENTOMANUALES DE PROCEDIMIENTO Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos Donde se detalla la actividad operativa de la organización, Los elementos que forman un Manual de Procedimiento: 1.1.Normas de procedimientos:Normas de procedimientos: Es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos. El aparato circulatorio de la organización, indicando los sectores que Participan. 2.2.FormulariosFormularios Son todos los documentos y comprobantes que circulan dentro de circuitos administrativos. 3. 3. CursogramasCursogramas: : Gráfica de los procedimientos descriptos. Flujogramas o Diagramas.

OBJETIVOS

Conceptualizar "Diagramas de Flujo".

Identificar las diferentes formas para elaborar un diagrama de flujo

Analizar las diversas simbologías y técnicas para la elaboración del diagrama de flujo.

Elaborar Flujogramas en forma manual y en soporte informático.



DIAGRAMA DE FLUJODIAGRAMA DE FLUJO El flujograma o Diagrama de Flujo o Cursograma es una forma de representación gráfica para demostrar los pesos de un determinado proceso o procedimiento ( movimiento de Personas, documentos, materiales ) en una organización.. El uso de esta Herramienta permite: Representa en detalle el recorrido de cualquier circuito relacionado con la toma de Decisiones. Es una técnica analítica que permite describir sistemas en forma clara, lógica y concisa, mostrando el flujo de información desde su origen. Utilizado por Analistas, Auditores, Administradores para conocer la descripción de un proceso.


DIAGRAMA DE FLUJO Ventajas para su usoDIAGRAMA DE FLUJO Ventajas para su uso Mostrar como funcionan todos los componentes del sistema

Reemplaza los métodos de descripción narrativo.

Visualizar un proceso facilita el examen de sus componentes

Es un lenguaje sencillo y adecuado como sistema de información

Cualquier proceso puede ser relevado y escrito.

Se puede detectar con facilidad las debilidades y defectos de un circuito.

Flexible a los posibles cambios.


Tipo de operaciones que Integran el circuito

Representando Mediante Símbolos

Sentido de circulación O

Flujo de la Información

Área de responsabilidad En donde se realiza cada Operación o Actividad


SIMBOLOS UTILIZADOSSIMBOLOS UTILIZADOS

Los Símbolos utilizados en los Cursogramas tienen por objeto mostrar el

Origen, Proceso y Destino de la Información componente de un sistema


AREA DE RESPONSABILIDADAREA DE RESPONSABILIDAD

Para identificar las distintas áreas en donde se llevan A cabo los procesos que indican los símbolos

Y con la dirección que marcan las líneas de flujo se utilizan zonas delimitadas por líneas verticales


SENTIDO DE LA CIRCULACIONSENTIDO DE LA CIRCULACION

Se da mediante líneas que se utilizan con los Símbolos

e indican una dirección Los procesos se desarrollan

en forma Horizontal De Izquierda a Derecha

Y Arriba hacia abajo.

El procedimiento se inicia en el momento en que el Encargado de Ventas recibe la solicitud de compra de producto por parte del cliente.

Posteriormente consulta la base de datos Clientes y verifica si el cliente posee envases suficientes para realizar la compra.

Si el saldo de envases no le permite asumir la compra, no se realiza la misma.

Si el saldo de envases le permite realizar la compra, el Encargado de Ventas procede a tomar el pedido a través del documento conocido como Confirmación de Pedido.

Si el Pedido supera los 150 dólares, el gerente general debe firmar la Conformación del Pedido.

Si el Pedido supera los 150 dólares el Encargado de Ventas puede firmarlo.

Posteriormente el Encargado de Ventas solicita al cliente la cancelación del pedido, cuenta el efectivo y emite la Factura correspondiente.


Identificar el inicio del proceso, considerando que el jefe de

almacenes confecciona el formulario de Solicitud de Compra de

Materia Prima y entrega al Gerente de Producción quien después

de confirmar el documento, entrega al Gerente de Administración

para autorizar y gestionar la compra.

Identificar las áreas de responsabilidad donde se realiza cada parte

del proceso, considerando que en la estructura hay un Encargado

de Compras que depende del Gerente Administrativo, siendo éste

quien autoriza todas las compras.

Considerar el sentido de la información y representar cada paso del

proceso con la simbología respectiva.


1.- Identificar donde se inicia el proceso

2.- Identificar que aéreas participan

3.- Determinar los pasos que comprende el proceso.

4.- Mostrar que formularios se realizan

5.- Definir en que área se decide, se autoriza.


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