Metodologa de la Auditora AdministrativaFacilita al Auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, situaciones y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento

Etapas de la Metodologa de la A.A. Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento

1. Planeacin

Se refiere a los lineamientos generales que regulan la aplicacin de la A.A. para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sea suficiente, relevante y pertinente.

1.1 Objetivo

Es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y rpida, adems de lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos

1.2 Factores a Revisar:Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la Organizacin son:

El Proceso Administrativo Los Elementos Especficos

1.2.1 El Proceso AdministrativoLas etapas y componentes del Proceso Administrativo permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin.

Etapa 1: PlaneacinComponentes: Visin Misin Objetivos Metas Estrategias Procesos ProgramasProceso estratgico: Definir el marco de actuacin de la Organizacin

1.2.1 El Proceso Administrativo

Etapa 2: OrganizacinComponentes: Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional

Proceso estratgico: Disear e instrumentar para el funcionamiento de la Organizacin.

1.2.1 El Proceso AdministrativoEtapa 3: DireccinComponentes: Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupo y equipos de trabajo Manejo de conflictos Toma de decisiones Creatividad e innovacin

Proceso estratgico: Tomar decisiones para regular la gestin de la Organizacin.

1.2.1 El Proceso Administrativo

Etapa 4: ControlComponentes: Sistemas Niveles reas de Aplicacin Herramientas Calidad

Proceso estratgico: Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

1.2.2 Elementos EspecficosComplementan el Proceso administrativo y permiten determinar su contribucin al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin y se pueden considerar:Seguridad y Salud OcupacionalAlmacenes e inventariosControl de CalidadComercio internacionalRecursos HumanosMarketingOperacionesFinanzasProyectosServicio al ClienteSistemas e Informtica, etc.

1.3 Fuentes de InformacinFuentes internas o externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registrar en los papeles de trabajo del Auditor

1.3 Fuentes de InformacinFuentes Internas:

rganos de Control Interno Socios Niveles de Organizacin Sistemas de Informacin Equipos de Trabajo

1.3 Fuentes de InformacinFuentes Externas:

rganos Oficiales o Normativos Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potencialesGrupos de inters Normas de Calidad

1.4 Investigacin PreliminarEs el primer contacto con la realidad, por lo que se hace necesario revisar la informacin tcnica y legal, as como la documentacin e informacin de campo.Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

Determinar los factores que requieren atencinDefinir estrategias de accinJerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigueEstimar tiempo y recursos para cumplir con el objetivo

1.5 Preparacin del Proyecto de AuditoraCon base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditora.Dicho proyecto tiene dos partes:

La Propuesta Tcnica El Programa de Trabajo

Propuesta TcnicaNaturaleza: Tipo de auditora que se pretende realizarAlcance: rea de aplicacinAntecedentes: Auditorias anteriores o estudios de mejoramiento previosObjetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la A.A.Justificacin: Porque la necesidad de instrumentarlaAcciones: actividades necesarias para su ejecucinRecursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicosCosto: estimacin global y especfica de recursos financieros necesariosResultados: beneficios que se espera alcanzar

Programa de TrabajoIdentificacin: Nombre de la auditoraResponsables: Auditor a cargo de su implementacinrea: Universo bajo estudioActividades: pasos para captar y examinar informacinFases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividadesCalendario: fechas de inicio y trmino de cada fasePeriodicidad: tiempo dispuesto para informar avances

2. Instrumentacin

Una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de informacin y que se ha preparado el proyecto de auditora y se ha sustentado tanto la propuesta tcnica como el programa de trabajo, se procede a la instrumentacin de la auditora.

En esta etapa se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin, la seleccin de instrumentos de medicin, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

2.1. Recopilacin de Informacin

Se debe registrar todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo

2.2. Tcnicas de Recoleccin

Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas:

Investigacin documentalObservacin directaEntrevistaCuestionariosCdulas

Investigacin Documental

Consiste en localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales bsicas son:

NormativaAdministrativaDatos de produccin y procesosMercadoEstudios financierosSituacin econmicaComportamiento del Consumidor

Observacin Directa

Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin.

Este medio es el ms empleado y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa

Cuestionarios

Permite obtener informacin deseada en forma homognea y estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas de acuerdo a una temtica especfica.

La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin

Cdulas

Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditora.

Las Cdulas son formularios cuyo diseo incluye, casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.

2.3 Instrumentos de Medicin

La medicin se puede llevar a cabo desde dos perspectivas:

De Forma: Se utilizan Escalas de MedicinDe Fondo: Se utilizan los Componentes del Proceso Administrativo, Elementos especficos e Indicadores

Indicadores

Los Indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional.

El empleo conjunto de indicadores financieros y de gestin se hace con el propsito de fundamentar el desempeo de la organizacin.

2.4 Papeles de Trabajo

Son los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a la que se llega.Estos papeles proporcionan el soporte principal que en su momento el auditor incorporar en su Informe.Los papeles de trabajo deben contener:Identificacin de la AuditoraEl Proyecto de AuditoraCuestionarios, cdulas y resmenes de trabajo realizadosObservacionesAjustes realizadosReporte de posibles irregularidades

2.5 Evidencias

Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.La evidencia puede ser:

FsicaDocumentalTestimonialAnaltica

2.6 Supervisin del trabajo

Para tener la seguridad que se aplica y respeta el prgrama aprobado, es necesario ejercer la supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores.La supervisin de las diferentes fases de la ejecucin de la auditora comprende:

Revisin del Programa de trabajoVigilancia y constante y cercana de los AuditoresControl del tiempoRevisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajoRevisin final del contenido

3. Examen

Una vez que se haya puesto en marcha la Instrumentacin, luego e haber aplicado las tcnicas de recoleccin, determinados los instrumentos de medicin, elaborado los papeles de trabajo y registrada las evidencias bajo una estrecha supervisin, se debe llevar a cabo el examen.

El examen consiste en separar o dividir los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo.

3.1 Propsito

Aplicar las tcnicas de anlisis para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el objeto de estudio sujeto a examen

3.2 Procedimiento

El examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y observar los efectos de un cambioEl Procedimiento del examen consta de los sgtes pasos:Conocer el hecho que se analizaDescribir el hechoDescomponerlo en todos sus aspectos y detallesRevisarlo de manera crticaOrdenar cada elementoDefinir las relacionesIdentificar y explicar su comportamiento

3.3 Enfoques del Anlisis Administrativo

Los enfoques del anlisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones.Estas herramientas de trabajo, posibilitan:

Dar soporte a la evaluacin cualitativa y cuantitativa de los indicadores.Fortalecer el examen de los resultados de la organizacin.Tener un perfil ms claro de los niveles de eficaciaDeterminar el grado de consistencia de cada uno de los procesos.

3.3 Enfoques del Anlisis Administrativo

Entre los enfoques que se utilizan para realizar el anlisis son:

Enfoque OrganizacionalEnfoque Cuantitativo

Enfoque OrganizacionalAnlisis de Costo/BeneficioAnlisis del Punto de equilibriorbol de DecisionesAnlisis FODACadena de ValorCrculos de calidadCoachingComportamiento organizacionalControl estadstico de ProcesosDiagrama de ParetoGrfica de GanttJust in timeOutsourcingReingeniera

Enfoque Cuantitativo

Programacin LinealModelo de InventariosSimulacin Teora de ColasTeora de JuegosTeora de Decisiones

Enfoque Cuantitativo

Programacin LinealModelo de InventariosSimulacin Teora de ColasTeora de JuegosTeora de Decisiones

4. Informe

Al finalizar el examen de la organizacin, de acuerdo con el procedimiento correspondiente y una vez que se ha seleccionado los enfoques de anlisis organizacional y cuantitativos, es necesario preparar un Informe.

En el Informe se consignan los resultados de la auditora, el rea, sistema o programa auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.

4.1 Tipos de Informe

Depende del destino y propsito que se le quiera dar, adems del efecto que se pretende con su presentacin.De acuerdo a su nivel de importancia, este puede ser:Informe GeneralInforme EjecutivoInforme de Aspectos relevantes

Informe General

ResponsableIntroduccinAntecedentesTcnicas empleadasDiagnsticoPropuestaEstrategia de ImplementacinSeguimientoConclusiones y RecomendacionesApndices o Anexos

4.2 Propuesta de Implementacin

Representa el momento de transformar las propuestas en acciones para cumplir con el propsito de la auditoraLa implementacin se realiza en cuatro fases:

Preparacin del ProgramaMtodos de implementacinIntegracin de RecursosEjecucin del programa

4.3 Presentacin del Informe

Una vez que el Informe ha quedado debidamente estructurado y revisado, el equipo auditor har de conocimiento de:

Titular de la organizacinrgano de Control InternoNiveles directivosMandos medios y nivel operativo

5. Seguimiento

Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.

Auditora de Seguimiento

Cuando la implementacin de las recomendaciones y observaciones no se lleva a cabo conforme a lo sealado, se ejecutan en forma parcial o se realizan deficientemente, se hace necesaria la aplicacin de una auditora de seguimiento.