módulo implementación

MóduloImplementación

SISTEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA PRODUCCIÓN DE CAFÉ

MóduloImplementación

Con el apoyo de:

La Fundación Solidaridad es el titular de los derechos de propie-dad intelectual. Autoriza la reproducción total del documento solamente con fines educativos y, siempre que se conserve la inte-gridad del mismo, y se citen las organizaciones participantes. Cual-quier otros uso de dicho documento requiere autorización escrita de la Fundación Solidaridad.

EQUIPO DE TRABAJO PROYECTO

Carlos Hernando Isaza Ramírez

EDICIÓN Y DIAGRAMACIÓN

Luz Adriana Alvarez Monsalve

Pág.

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PRESENTACIÓN

REFLEXIÓN

CÓMO USAR ESTE MÓDULO

DESARROLLO DE CONTENIDOS

¿Cómo iniciar un programa de mejoramiento?

Aplicando el ciclo PHVA

Antes de iniciar el trabajo

Planear

P.1 Detección y priorización de problemas

P.2 Establecimiento de metas y estrategias

P.3 Construcción del plan de acción

Trabajo del facilitador para realizar con el grupo

Hacer

H.1 Administración diaria de los recursos

H.2 Documentación de resultados

H.3 Capacitación y motivación

H.4 Administración de imprevistos


Verificar

V.1 Calcular indicadores

V.2 Verificar cumplimiento

V.3 Evaluar resultados


Actuar

A.1 Definir correctivos

A.2 Establecer nuevas estrategias

A.3 Ajustar el plan de acción


Contenido

4 Implementación

Presentación

El Sistema de Mejoramiento Continuo en la Producción de Café, es una herramienta de capacitación para facilitadores que poseen conocimiento de la producción de café, con el fin de que apoyen a los productores en el aprendizaje relacionado con:

Identificación de las causas de los problemas más comunes.

Priorización de los problemas.

Implementación de soluciones prácticas de alto impacto.

Adquisición del hábito de trabajar con un enfoque de mejoramiento continuo.

El Sistema de Mejoramiento Continuo en la Producción de Café, se desarrolla en seis módulos básicos: Introducción al Sistema, Productividad, Calidad del Café, Manejo del Negocio, Seguridad y Bienestar en el Trabajo y Manejo Ambiental.

Para desarrollar un programa de mejoramiento se recomienda tener en cuenta el principio de focalización, que significa donde concentrar la atención. Identificar que es importante hacer y que es secundario, identificar donde se deben concentrar las acciones para con un mínimo esfuerzo obtener mejores resultados.

Como complemento al modulo de introducción al sistema se ha construido el presente modulo de implementación. En él se explica paso a paso como iniciar y poner en marcha un programa de mejoramiento continuo con un grupo de productores. Para facilitar el entendimiento se desarrolla un ejemplo de aplicación. Se muestran algunas de las actividades y acciones implementadas por una cooperativa de productores. Igualmente se sugieren una serie de herramientas de aplicación a cada uno de los pasos del ciclo PHVA y se entregan formatos y espacios en blanco para que el lector consigne su trabajo.

5 SISTEMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA PRODUCCIÓN DE CAFÉ

Un cuento para pensar sobre el momento propicio de iniciar un programa de mejoramiento…

Si se echa una rana a una olla con agua hirviendo, ésta salta brusca e inmediatamente hacia afuera y consigue escapar de la olla sin haberse quemado.

En cambio, si inicialmente en la olla ponemos agua a temperatura ambiente y echamos una rana, ésta se queda dentro de la olla. Si seguidamente comenzamos a calentar el agua poco a poco, la rana no reacciona bruscamente. El animal se acostumbra poco a poco a la nueva temperatura sin notar grandes cambios y se va acomodando a la nueva temperatura del agua hasta perder el sentido y, finalmente, morir hervida.

Aunque nada le impide salir a la rana del agua cuando la temperatura aun es baja, esta se queda allí y hierve. ¿Por qué? Porque la rana en su aparato interno está preparada para detectar amenazas en relación con cambios repentinos en el medio ambiente, no para cambios lentos y graduales.

¿Será que algunas organizaciones y productores de café asumen la misma posición

de la rana en la administración?

Reflexión

6 Implementación

Este módulo ha sido desarrollado para organizaciones de productores y facilitadores (técnicos, profesionales que apoyan a productores, etc.) que quieren implementar un programa de mejoramiento continuo. En él se muestra paso a paso y con ejemplos la forma como se puede implementar un programa de mejoramiento continuo.

Aunque el modulo se puede leer en su totalidad, se recomienda más bien utilizarlo como consulta e irlo leyendo en la medida que se va desarrollando un ejercicio de aplicación. Para esto le recomendamos escoger un grupo con el que pueda realizar una práctica y vaya registrando los avances en los espacios definidos en la Modulo.

El documento está estructurado siguiendo el orden secuencial del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). Para cada etapa se presenta:

Descripción general de la etapa de mejoramiento.

Un ejemplo de cómo la cooperativa la mejor implementó la etapa.

Herramientas sugeridas que puede implementar con el grupo escogido.

Un espacio para que registre el trabajo que va desarrollando con el grupo seleccionado.

Cómo usar este módulo


Algunos iconos que encontrara en el Módulo son:

Algunas herramientas que se muestran pueden ser demasiado avanzadas para algunos grupos de productores, mientras que otras herramientas pueden ser demasiado básicas. Le corresponde al facilitador hacer uso de las herramientas útiles, seleccionar otras herramientas que complementen o realizar ajustes y mejoras a las que se presentan en el módulo.

Recomendaciones que puede aplicar con su grupo.

Ejemplo de la aplicación del proceso realizado por la cooperativa la mejor.

Herramientas útiles que puede utilizar con el grupo seleccionado.

Actividades que debe realizar con el grupo seleccionado. Se muestran formatos donde debe registrar el trabajo que realiza con su grupo.

8 Implementación

Desarrollo de contenidos

¿Cómo iniciar un programa de mejoramiento?

Aplicando el ciclo PHVA

Es posible aplicar el ciclo de Mejoramiento Continuo (PHVA) en diversas situaciones relacionadas con la producción de café y su manejo sostenible. A continuación vamos a explicar con un ejemplo como aplicar cada uno de los pasos. Recuerde ir haciendo su trabajo para el grupo de productores con el que usted está trabajando. Realice las adaptaciones que considere necesarias.


En el gráfico anterior, se puede observar una secuencia sugerida de pasos cuya intención es ayudar a enfocarlo en el uso del ciclo PHVA.

Antes de iniciar el trabajo

Desarrolle una actividad donde motive al grupo a hacer una buena planeación y a utilizar una buena herramienta de gestión.

Resalte que el sistema de mejoramiento continuo en la producción de café es una buena herramienta para planear y organizar el trabajo de la finca y de esta forma lograr los objetivos que se persiguen.

Utilice ejemplos y comparaciones para explicar al grupo el grafico del ciclo phva.

Planear

P.1 Detección y priorización de problemas

Una buena forma de hacer la detección y priorización de problemas es el árbol de problemas. A continuación se muestra paso a paso como hacerlo.

Para construir el árbol de problemas puede usar la herramienta llamada tarjetas participativas.

Partiendo de un diagnóstico y una priorización de los problemas, se establece el plan de acción requerido para alcanzar los objetivos y metas propuestas para el mejoramiento del café.

Tarjetas participativas. En el libro de metodologías de capacitación se explica su manejo.

10 Implementación

1. Elabore una lista de problemas que pueden existir en su zona de trabajo relacionadas con la producción sostenible de café. Tenga en cuenta problemas técnicos, económicos, ambientales y sociales.

Para el caso de la cooperativa la mejor el árbol construido fue:

Para el caso de la cooperativa la mejor la lista que elaboro el técnico fue la siguiente:

Baja producción de las fincas

Pocos ingresos económicos provenientes de la venta de café

Altos costos de producción

Altos costos de los insumos

Ataque de enfermedades y plagas a los cultivos

Lotes viejos que producen poco

Mala calidad del café producido

Bajos precios pagados por el producto

Fuertes lluvias y en general problemas climáticos

Tala de bosques para extraer madera

Inasistencia de los niños a la escuela

2. Implementado la herramienta de tarjetas participativas construya un árbol de problemas.

Se debe motivar al grupo para que precise muy bien cada uno de los problemas percibidos. Adicionalmente oriente al grupo para que escriba un solo problema por tarjeta.


Árbol de objetivos propuesto por el grupo de La cooperativa la mejor

P.2 Establecimiento de metas y estrategias

Después de construido el árbol de problemas, se elabora un nuevo árbol planteando las situaciones negativas de manera positiva. Esta construcción corresponde al árbol de objetivos. En esta etapa se pueden descartar los problemas que no están bajo el gobierno de los productores, por ejemplo los problemas climáticos.

Insista con el grupo en que las situaciones que no está bajo el gobierno del grupo y se siguen discutiendo generan desgaste, desmotivación en el proceso y pérdida de tiempo.

Pocos ingresos económicos

provenientes de la venta de café

Baja producción de

las fincas

Recolección de café verde

Mala calidad del café producido

Deficiencias en beneficio

Ataque de enfermedades y plagas a los

cultivos

Fuertes lluvias y

problemas climáticos

Lotes viejos que producen

poco

Altos costos de los

insumos

Altos costos de producción

Altos costos de la mano de obra

Mejorar ingresos económicos

provenientes de la venta de café

Incrementar la producción de las fincas

Recolección de café maduro

Mejorar calidad del café

producido

Implementar buenas

prácticas en beneficio

Manejo Integrado

enfermedades y plagas

Lotes renovados con buena producción

Uso eficiente

de insumos

Bajos costos de producción

Uso eficiente de mano de obra

12 Implementación

Con el árbol de objetivos construido, es posible definir con el grupo las actividades, del nivel inferior del árbol (raíces) que son punto de partida del programa de mejoramiento. Para definir las actividades de inicio tenga en cuenta:

Las actividades que se pueden realizar de manera inmediata sin necesidad de invertir muchos recursos.

Actividades críticas que se deben realizar en el corto, mediano y largo plazo.

Actividades que más impactan en el logro de los objetivos propuestos en el nivel superior del árbol de objetivos.

La cooperativa la mejor definió estrategias e implemento planes de acción para los siguientes objetivos:

Incrementar la producción de las fincas

Mejorar la calidad del café producido

Bajar costos de producción

Con la ayuda de un Formato de planificación se puede hacer el análisis de estrategias y complementar esta etapa.

Tenga en cuenta que para cada uno de los objetivos seleccionados del árbol de objetivos se deben construir estrategias. En esta etapa se debe realizar un análisis más detallado para cada objetivo.

Ejemplo de análisis de alternativas realizado por los miembros de la Cooperativa la mejor para el objetivo de incrementar la productividad.


Plan de acción construido por la cooperativa la mejor

Estrategias:• Implementar un programa de BPAs con el grupo de productores• Facilitar el acceso de los asociados a programas de renovación de la Federación de cafeteros• Capacitación de los asociados• Visita a fincas de productores para verificar cumplimiento de compromisos adquiridos en jornadas de capacitación• Disponibilidad y diseño de nuevas líneas de crédito para compra de fertilizante

Problema:Asociados a cooperativa La Mejor con productividades inferiores a 160@ de café pergamino seco/ha/año. 71% de productores

Supuestos:• El asociado cuenta con los recursos necesarios para implementar las actividades en finca• El asociado realiza las fertilizaciones de acuerdo a los criterios técnicos planteados• No se presentan condiciones adversas (clima) que puedan afectar la productividad• El productor realiza las labores culturales que se requieren en los periodos indicados

Resultados deseados:• Incrementar la productividad de las fincas de los asociados (población objetivo) a 220@ de c.p.s/ha/año en un plazo de 3 años

Formato de planificaciónMejoramiento de la productividad – Cooperativa La Mejor

5

2

4

1Factores influyentes:• Baja fertilización para las condiciones de cultivo existentes (900 kg/ha/año)• Cafetales envejecidos de mas de 5 años de edad• Baja densidad de siembra (5300 arboles/ha) para el potencial de producción de las fincas• Escasa disponibilidad de recursos económicos para hacer las fertilizaciones a tiempo y en las cantidades recomendadas

3

P.3 Construcción del plan de acción

El plan de acción recoge las actividades que se deben realizar para implementar cada una de las estrategias definidas. Se recomienda construir un plan de acción por cada estrategia.

En el ejemplo se muestra el plan de acción construido por la cooperativa la mejor para la estrategia de Implementar un programa de buenas prácticas agrícolas con el grupo de productores. En este solo se indica las actividades relacionadas con la renovación de cafetales que fue una de las principales causas de problemas detectadas en el árbol de problemas.

14 Implementación

Estrategia: Implementar un programa de buenas prácticas agrícolas con el grupo de productores

ACTIVIDAD INDICADOR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

FECHA DE EJECUCIÓN RESPONSABLES RECURSOS

MEJORAMIENTO DE LAS DISTANCIAS DE SIEMBRA

Capacitación sobre sistemas de siembra, trazado y densidades de población

El 80 % de los asistentes a la capacitación puede definir distancias optimas de siembra para su finca

Plan de siembras documentado para los productores

Mayo de 2011

Técnico

Finca para hacer visita, caballete, cordel, refrigerios

Renovación de lotes que permitan poda, incrementando el número de tallos principales por planta

En el 50 % de las fincas que tienen bajas densidades de siembra y permitan renovación mediante podas, se inicia la renovación en el 2011

Visita a fincas para verificar presencia de lotes renovados

Primer semestre del 2011

Productores, técnico

Mano de obra de las fincas, herramientas, viáticos técnico

Realización de nuevas siembras con distancias de siembra apropiadas

En el 80 % de las fincas del grupo, se realizan siembras con las distancias de siembra optimas

Visita a fincas para verificar distancias de siembra en lotes nuevos

Enero 2011-Diciembre 2015


Mano de obra de las fincas, herramientas, viáticos técnico.

RENOVACIÓN DE LAS PLANTACIONES DE CAFÉ

Construcción de Almácigos grupales

Construcción de un vivero grupal (50000 plántulas) para abastecer a los productores realizaran siembras nuevas siembras

Visita a almácigo comunitario

Febrero de 2011


Mano de obra de las fincas, herramientas, bolsas, arena, fertilizantes, madera

Renovación anual por lotes mediante podas o nuevas siembras

En el 80 % de las fincas que requieran renovación inicia la renovación de mínimo una 7a parte del área

Visitas a fincas de productores

Enero 2011-Diciembre 2015


Mano de obra de las fincas, herramientas, viáticos técnico



En los siguientes formatos podrá ir registrando el trabajo que desarrolla con el grupo de productores para la etapa de planeación.

Registre su lista de problemas detectados:

16 Implementación

Árbol de problemas construido por el grupo:

Árbol de objetivos:

Árbol de problemas grupo: ______________________________________________


Árbol de objetivos grupo: ______________________________________________

18 Implementación

Análisis de estrategias:

Plan de acción:

Estrategias:

Problema:

Supuestos:

Resultados deseados:

Objetivo:

5

2

4

1Factores influyentes:

3


Estrategia: Implementar un programa de buenas prácticas agrícolas con el grupo de productores

ACTIVIDAD INDICADOR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

FECHA DE EJECUCIÓN RESPONSABLES RECURSOS

20 Implementación

Estas listas son útiles en la ejecución porque:

Describen las tareas del día a día que permiten desarrollar las estrategias y actividades del plan de acción

Hacer

H.1 Administración diaria de los recursos

Una vez se establecen los planes de trabajo, y asignan responsabilidades y recursos, se debe pasar a la ejecución de estas acciones. Muchos planes bien diseñados y que se ven muy bien en el papel, en la práctica nunca se terminan ejecutando.

Para lograr una buena ejecución de lo planeado le recomendamos tener en cuenta:

Contar con el equipo de trabajo comprometido y con las competencias adecuadas para desarrollar las actividades y tareas.

Programar el tiempo suficiente y con la oportunidad requerida para cumplir con los plazos.

Disponer de los recursos necesarios en forma oportuna para la realización de las actividades.

Realizar las tareas claves, en los tiempos requeridos que permitan cumplir con las actividades planeadas.

Construya listas de implementación (“To-do” List)

Constituye la ejecución de los planes de trabajo establecidos, así como las acciones planeadas, el uso de recursos y el cumplimiento de las responsabilidades.


Indican quien o quienes son los responsables de las tareas en la ejecución

Especifican los plazos para completar cada tarea.

En el caso de la cooperativa la mejor adicional al plan de acción se elabora listas de implementación de actividades que se deben ejecutar antes durante y después de una sesión de capacitación (“To-do” List).

A continuación se muestra una de las listas construidas por la Cooperativa:

Cooperativa La Mejor

Actividad: día de campo

Tarea Persona responsable Plazo

Antes deElaborar términos de referencia para contratar técnico Gerente 12-ene

Hacer proceso de selección Gerente 16-ene

Elaborar contratos de trabajo Asistente administrativo 16-ene

Visitar finca para hacer contactos previos Técnico 24-eneCoordinar actividades con promotores lideres Técnico 25-ene

Distribuir responsabilidades Técnico 25-ene

Contratar refrigerio Técnico 26-ene

Entregar invitaciones para el día de campo Promotores cafeteros 28-ene

Comprar materiales de trabajo Técnico 28-ene

Durante la actividad

Disponer materiales y bases de trabajo Técnico, promotores 01-feb

Recibir participantes Gerente 01-feb

Desarrollar cada una de las bases Promotores cafeteros 01-feb

Entregar refrigerio Asistente administrativo 01-feb

Hacer actividad de evaluación Gerente y Técnico 01-feb

22 Implementación

Después de

Documentar los resultados Técnico 02-feb

Pagar proveedores Asistente administrativo 03-febEnviar carta de agradecimiento a promotores y organizaciones de apoyo Gerente 03-feb

Programar actividades de seguimiento Técnico 03-feb

Algunas tareas que debe tener en cuenta para la ejecución:

Elaboración de contratos y trámite de permisos

Contratación de personal

Consecución de materiales

Coordinación de logística (transporte, alimentación, primeros auxilios)

Actividades de promoción y divulgación

Agradecimiento a instituciones y personas participantes

H.2 Documentación de resultados

Esta es una de las etapas más importantes para hacer mejoramiento en la producción de café. Es importante registrar los resultados obtenidos para luego compararlos con los resultados esperados en la etapa de verificación.

La documentación de resultados va muy de la mano con el cálculo de indicadores que se lleva a cabo en la etapa de verificar.

Esta documentación puede incluir:

Registro de avance en los indicadores construidos

Registro de eventos, situaciones o aprendizajes desarrollados que pueden ser usados en experiencias posteriores, o que se pueden incorporar en el proceso productivo.

Recuerde asignar a alguien la tarea de mantenimiento de registros y designar un tiempo para revisar periódicamente los registros. La información contenida en los registros sólo tendrá sentido si se mantiene actualizada y se usa para tomar decisiones.

H.3 Capacitación y motivación

En esta etapa se ejecutan las actividades de capacitación y manejo de personal definidas en la planeación.


Nueve Tips para lograr una buena motivación del equipo

Cada productor o trabajador debe saber lo que se espera de el en el trabajo

Cuente con el equipo de trabajo necesario para realizar las actividades planeadas

Cada uno de los integrantes del equipo debe tener la oportunidad de hacer cada día lo que mejor sabe hacer. Seleccione y asigne responsabilidades con base a las capacidades y habilidades de cada uno.

Realice reconocimiento y elogios por un trabajo bien hecho

Muestre interés por las necesidades personales de los empleados

Estimule el desarrollo y crecimiento personal del equipo

Tenga en cuenta los aportes y opiniones del grupo

Evalúe y reconozca el progreso de los integrantes del grupo

Trate con respeto a cada uno de los integrantes del grupo

Desarrolle un programa anual de capacitación teniendo en cuenta coordinar las necesidades del grupo o productores con los objetivos de aprendizaje específicos.

En las actividades realizadas tenga en cuenta el siguiente ciclo del proceso de capacitación

Necesidad Hacer aplicaciones de agroquímicos seguras y efectivas

Objetivo de aprendizaje Al finalizar la capacitación los participantes realizaran las aplicaciones teniendo en cuenta los criterios de efectividad y seguridad

24 Implementación

1. Explicar y demostrar forma correcta de hacer

la tarea

3. Promover una practica sin

supervisión

4. Hacer seguimiento y

proponer acciones de mejoramiento

2. Promover una practica supervisada

5. Promover en el participante que capacite a otros

Ciclo del proceso de capacitación

En el caso del grupo la mejor los temas que definieron de acuerdo con los objetivos y necesidades del grupo fueron:

En el siguiente esquema se observa cómo los técnicos de la cooperativa la mejor estructuran los momentos del proceso de capacitación:

Productividad del café y factores que la afectanControl de pérdidas en el proceso de beneficioUso seguro y efectivo de plaguicidasManejo de semilleros y almácigosManejo sostenible del suelo



la tarea


supervisión





• Realizar preguntas facilitadoras iniciales.• Explicar la importancia de hacer una buena calibración y manejo de los equipos de aplicación

• Los participantes se comprometen a realizar la calibración de sus equipos en las fincas y evaluar funcionamiento• Registran los resultados obtenidos

• El facilitador visita las fincas de los participantes para hacer seguimiento a logros y solucionar inquietudes del grupo.• El facilitador documenta aciertos y lecciones aprendidas

• El participante asume un rol de promotor, capacitando otros.Se planea una sesión de multiplicación con el participante• El participante reúne un grupo y multiplica su experiencia y resultados obtenidos

• Con el aporte de los asistentes construir paso a paso el proceso para hacer una buena calibración.• El grupo con el acompañamiento del facilitador realiza la calibración de un maquina fumigadora y evalúa su desempeño

Actividad de capacitación: Manejo seguro y eficaz de plaguicidas

H.4 Administración de imprevistos

En una condición ideal, un plan bien elaborado se debe poder ejecutar y obtener el resultado esperado con los recursos definidos y sin cambios mayores. Pero en la realidad hay desviaciones, el plan no se ejecuta como se planeó y se requiere tomar decisiones todos los días para administrar los imprevistos. Le corresponde al facilitador o responsable del proyecto resolver los imprevistos con recursos disponibles. Un buen facilitador sabe anticiparse a los posibles problemas que se puedan presentar.

26 Implementación

Utilice el siguiente formato para registrar sus listas de chequeo:

Organización: ________________________________________________________

Actividad: ____________________________________________________________

Tarea Persona responsable Plazo

Antes de

Durante la actividad

Después de


En los siguientes formatos podrá ir registrando el trabajo que desarrolla con el grupo de productores para la etapa de planeación.


Apóyese en el siguiente formato para registrar las actividades de capacitación y la metodología que va a emplear.


la tarea


supervisión





____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Actividad de capacitación: ______________________________________________

28 Implementación

Verificar

V.1 Calcular indicadores

Los indicadores presentan información necesaria para determinar el progreso hacia el logro de los objetivos establecidos por el programa de mejoramiento. Actúan como señales de alerta (“early Warning”) que indican cómo va en el proceso para alcanzar los objetivos y si se necesita implementar cambios. En el modulo de introducción al sistema se describe de manera general el uso de indicadores.

Vamos a ver paso a paso cómo construir buenos indicadores:

Los indicadores hacen específicos los resultados esperados en tres dimensiones: cantidad, calidad y tiempo.

Evaluar y hacer seguimiento a las actividades ejecutadas, midiendo continuamente los resultados frente a lo planeado. Para verificar, se debe disponer de los indicadores, instrumentos y métodos adecuados.

Pasos para formular los indicadores

Paso 1: Especificar el Objetivo de manera clara. Usar frases sencillas y breves y eliminar múltiples objetivos.

Paso 2: Asignarle Cantidad. Es decir cuánto queremos producir o lograr.

Paso 3: Asignarle Calidad para establecer un estándar sobre el cual comparar.

Paso 4: Asignar tiempo requerido para lograr el objetivo.

Finalmente se debe identificar el grupo meta (¿Para quién?) y dónde (lugar/área) se aplicará.


Una vez formulado el indicador, es necesario establecer metas intermedias para ver como avanza el proyecto.

Para el caso del grupo la mejor se presenta el siguiente ejemplo de construcción de indicadores:

Resultado Indicador Medios de verificación Responsable

Incrementar la productividad de las fincas de los asociados (población objetivo) a 220 @ de c.p.s/ha/año en un plazo de 3 años.

498 productores asociados a la cooperativa la mejor incrementan su productividad a 220 @ de c.p.s/ha/año en tres años, conservando la calidad del café.

Registros de producción de las fincas. Facturas de venta de café

Productores asociados a la cooperativa

Productos

•El 80 % de la población objetivo participa de las actividades de capacitación ejecutadas. 995 productores.

Como mínimo 995 productores asociados a la cooperativa asisten como mínimo al 80 % de la actividades de capacitación desarrolladas en tres años

Registros de las actividades de capacitación.

Técnico

• Los participantes de las actividades de capacitación aplican los conocimientos en sus fincas. 498 productores.

498 productores asociados a la cooperativa la mejor tiene edad de caficultura de 3 años en promedio, distancias de siembra superiores a 5000 arboles/ hectárea y fertilizan con base al análisis de suelo. Esto lo logran en un plazo de tres años

Visita a finca y evaluación de parámetros de calidad definidos

Productores asociados a la cooperativa

• 300 nuevos productores certificados en UTZ, Rainforest o FLO...

• 300 productores se certifican en UTZ, Rainforest o FLO, aplicando el estándar especifico. Esto se logra en un plazo de tres años

Revisión del certificado otorgado al grupo de productores

Productores asociados a la cooperativa, técnico

• El 70 % de los productores objetivo utilizan las líneas de crédito disponibles para manejo de cultivo. 870 asociados.

870 asociados de la cooperativa utilizan la línea de crédito para financiar la compra de abono para fertilizar sus cultivos

Registros de colocación de créditos de la cooperativa

Asistente administrativo, técnico, Productores asociados

30 Implementación

En el ejemplo de la cooperativa la mejor se observa como formularon metas intermedias para uno de los indicadores:

Indicador Primer año Segundo año Tercer año


Incrementan su productividad a 160 @ de c.p.s/ha/año



Resultado Indicador Primer año Segundo año Tercer año






Verificación de cumplimiento realizada

Se incremento la productividad a 140 @ de c.p.s/ha/año

En el trabajo realizado por la cooperativa puede notarse que se especifica cuánto será el rendimiento que se alcance el primer año, el segundo y el tercero, estas son metas intermedias del proyecto.

V.2 Verificar cumplimiento

Consiste en realizar las mediciones y medir el logro del indicador para cada uno de los aspectos evaluados.

La cooperativa la mejor está en su primer año de implementación del programa de mejoramiento. A continuación se muestra en el ejemplo el registro que realizaron con relación al avance del indicador


Para el caso de la cooperativa la mejor se muestra un ejemplo de la evaluación que realizaron del indicador verificado

Como vemos en el ejemplo el grupo obtuvo un valor del indicador por debajo de la meta que se había propuesto

V.3 Evaluar resultados

Con el objeto de reducir la diferencia entre lo planeado y lo realmente ejecutado (resultados obtenidos) es necesario realizar actividades de monitoreo y evaluación. Medir y analizar el desempeño, para asumir un proceso de mejoramiento donde:

Se aprenda de lo realizado en el pasado

Se puedan mejorar las estrategias y actividades planeadas y ejecutadas

Se destaquen los aciertos como punto de partida para fortalecer el grupo

Es importante aclarar que la evaluación de resultados es una actividad que se efectúa casi de manera simultánea a la etapa del hacer, no debe entenderse como una actividad que se realiza al final del proceso. Se recomienda involucrar a los participantes en este proceso y hacer la evaluación de resultados de manera permanente y sobre la marcha. De esta forma se pueden hacer los ajustes requeridos a tiempo.

Todas las actividades desarrolladas en el programa de mejoramiento deben ser evaluadas en función de los resultados obtenidos. La evaluación de resultados debe hacerse con base a criterios previamente establecidos. Para esto son especialmente útiles los indicadores construidos y verificados en las etapas previas. Cuando no se tienen indicadores claros y no se han realizado las verificaciones, los participantes de la evaluación no tienen los insumos adecuados para hacer un buen proceso, y se corre el riesgo de perder objetividad.

La evaluación se puede focalizar en:

Determinar el progreso del grupo en la ejecución de los planes de acción

Retroalimentar a los participantes sobre los aciertos en el proceso de mejoramiento

Retroalimentar a los participantes con relación a aspectos por mejorar

Recomendar acciones correctivas que afectan el logro de los objetivos

32 Implementación

Resultado Indicador Primer año




Verificación de cumplimiento realizada

Se incremento la productividad a 140 @ de c.p.s/ha/año

Factores que dificultaron alcanzar la meta propuesta

Algunos productores no implementaron en sus fincas las prácticas recomendadas.

Algunos productores no participaron de las actividades de capacitación

Disponibilidad de recursos por parte de algunos productores para implementar actividades de mejora

Aciertos en el proceso

Hoy se tiene productores que muestran resultados positivos en sus fincas

Productores que han mejorado su productividad pueden actuar como promotores cafeteros

Se ha contribuido a la construcción de capacidades al interior del grupo de asociados

Utilice el siguiente formato para realizar la construcción de indicadores



En un formato construido de acuerdo a las necesidades del grupo registre las metas intermedias y los avances que tiene el grupo para alcanzarlas.

Resultado Indicador Medios de verificación Responsable

Productos

34 Implementación

Actuar

A.1 Definir correctivos

Con base en la evaluación realizada en el verificar se plantean diferentes alternativas y posibilidades para corregir situaciones negativas que se han presentado en el proceso. También puede ocurrir que se están logrando los objetivos y se puede motivar al grupo a proponer estrategias para hacer las cosas mejor.

Para hacer una buena definición de correctivos se deben considerar diferentes alternativas de acción y definir cuáles son las más indicadas para solucionar el problema y se ajustan a las condiciones del grupo.

Una herramienta útil para hacer el análisis de diferentes acciones correctivas es el uso de matrices de decisión.

En estas matrices se consideran y comparan diferentes alternativas, veamos el ejemplo de análisis que realizo la cooperativa la mejor para el caso de no cumplir con la meta planteada para el indicador:

Tomar decisiones correctivas y de mejoramiento estableciendo nuevas estrategias que permitan ajustar el plan de acción.

498 productores asociados a la cooperativa la mejor incrementan su productividad a 220 @ de c.p.s/ha/año en tres años, conservando la calidad del café


Acción correctivaCosto de

implemen-tarla

Efectivi-dad (corto

y largo plazo)

Plazo para implemen-

tarla

Posibilidad de com-prometer a productores con acción correctiva

Valor pon-derado de la acción correctiva

Ponderación (1) 0,3 0,4 0,1 0,2 Entregar subsidios a los productores para apoyarles su implementación (2) 1 3 5 5 Valor ponderado 0,3 1,2 0,5 1 3Actividades motivacionales para comprometer a productores 4 5 4 3Valor ponderado 1,2 2 0,4 0,6 4,2Capacitación con metodologías practicas en temas poco entendidos 4 4 3 3Valor ponderado 1,2 1,6 0,3 0,6 3,7Diseñar líneas de crédito para necesidades de productores 2 4 4 4Valor ponderado 0,6 1,6 0,4 0,8 3,4

Matriz de decisión:

Con base en este análisis el grupo se dio cuenta que una opción que a primera vista podía ser buena: Entregar subsidios a los productores para apoyarles su implementación. No era tan buena considerando varios aspectos y evaluándola a la luz de estos.

A.2 Establecer nuevas estrategias

Finalmente la cooperativa la mejor decidió:

Desarrollar actividades motivacionales para comprometer a productores

El valor ponderado resulta de multiplicar la ponderación por la calificación dada por el grupo a la alternativa. (1)*(2)

36 Implementación

Para esto se decidió capacitar a un grupo de productores exitosos como promotores cafeteros que mostraran los resultados obtenidos.

Capacitación con metodologías practicas en temas poco entendidos

Para implementar esta acción también se va aprovechar a los promotores cafeteros para que realicen actividades de capacitación. Con esto se potencializa el trabajo de los técnicos

Diseñar líneas de crédito para necesidades de productores

A.3 Ajustar el plan de acción

Consiste en ajustar los planes con el insumo proporcionado de la etapa anterior, es en esta etapa donde se planifica las acciones de mejoramiento con base en la experiencia del grupo.

Estrategias:• Implementar un programa de BPAs con el grupo de productores • Facilitar el acceso de los asociados a programas de renovación de la Federación de Cafeteros. • Capacitación con promotores cafeteros empleando metodología grupal. • Visita a finca de productores para verificar cumplimiento de compromisos adquiridos en jornadas de capacitación.• Disponibilidad y diseño de nuevas líneas de crédito para compra de fertilizante y otras actividades de mejoramiento.

Problema:Asociados a Cooperativa la mejor con productividades inferiores a 160 @ de café pergamino seco/ha/año. 71 % de productores.

Supuestos:• El asociado cuenta con los recursos necesarios para implementar las actividades en finca• El asociado realiza las fertilizaciones de acuerdo a los criterios técnicos planteados.• No se presentan condiciones adversas (clima) que puedan afectar la productividad.• El productor realiza las labores culturales que se requieren en los periodos indicados.

Resultados deseados:• Incrementar la productividad de las fincas de los asociados (población objetivo) a 220 @ de c.p.s/ha/año en un plazo de 3 años.

Mejoramiento de la productividad – Cooperativa La Mejor

5

2

4

1Factores influyentes:• Baja fertilización para las condiciones de cultivo existentes (900 kg/ha/año)• Cafetales envejecidos de mas de 5 años de edad..• Baja densidad de siembra ( 5300 arboles/ha) para el potencial de producción de las fincas.• Escasa disponibilidad de recursos económicos para hacer las fertilizaciones a tiempo y en las cantidades recomendadas.• Motivación de productores a implementar nuevas practicas• Escasos recursos para implementar actividades de mejoramiento.

3


Realice un análisis de alternativas utilizando una matriz de decisión


Acción correctivaCosto de

implemen-tarla

Efectivi-dad (corto

y largo plazo)

Plazo para implemen-

tarla

Posibilidad de com-prometer a productores con acción correctiva

Valor pon-derado de la acción correctiva

Valor ponderado

Acción correctiva 1

Valor ponderado


Valor ponderado 0 0 0 0 0





Escala de evaluación Criterio para calificar

1 Muy costoso Muy baja efectividad Mas de 1 año Muy bajo compromiso

2 Alto costo Baja efectividad Entre 6 meses y 1 año Bajo compromiso

3 Mediano costo Efectividad media Entre 3 y seis meses Compromiso medio

4 Bajo costo Efectiva Entre 1 y tres meses Compromiso alto

5 Mínimo costo Altamente efectiva De manera inmediata Compromiso total

38 Implementación

Esperamos que esta guía sea útil y se constituya en herramienta para el trabajo que usted realiza.

El deseo es que pueda seguirla mejorando con su experiencia.

módulo implementación

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