MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO

TÉCNICAS BÁSICAS DE ARCHIVO Y CLAIFICAIÓN (MÓDULO “REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO”)

•Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información. La frecuencia de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa,...

EQUIPOS DE ARCHIVO

1. Cajas de archivo definitivo:

- Son de cartón o plástico.- Pueden contener carpetas simples de un asunto o un expediente- El contenido se anota en uno de sus lados

Uso: Documento que no se utilizan con frecuencia

EQUIPOS DE ARCHIVO

2. Archivadores:

- Son cartón, con tapas rígidas y con anillas donde se introducen los documentos previamentetaladrados. Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca - El modelo más utilizado en el archivador A-Z.

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o cuando hayq ue intercalar nuevos documentos entre los que ya están archivados

EQUIPOS DE ARCHIVO

3. Bandejas:

- Son de plástico o cartón

Uso: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que esperan a ser archivados.

EQUIPOS DE ARCHIVO

4. Carpetas:

- Suelen ser de cartulina o de material plástico. Pueden ser:*Simples: Una cartulina doblada por la mitad o con un fuelle.*Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la carpeta tienen gomas y a veces, solapas.*Carpeta de suspesión: Tiene enganches laterales para poder colgar, de unas guías, dentro de los armarios o cajones.

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen tener relación con un mismo expediente.

EQUIPOS DE ARCHIVO

4. Carpetas:

Carpeta de fuelle

EQUIPOS DE ARCHIVO

1. Fichas:

son de cartulina e incluyendatos importantes o unresumen de la informaciónde los expedientes.Sirven para hacer consultas rápidas

Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros. En empresas como extracto de datos de clientes, proveedores,... En la clasificación numéricas como material auxiliar.

MATERIALES AUXILIARES

2. Guías

Sirven de separadores entregrupos de documentos o grupos de fichasTiene una pestaña o saliente en que se indica la categoría a la que responden.

Uso: Separadores en los ficheros.

MATERIALES AUXILIARES

1. Estanterías abiertas:

Sirven para colocar de forma horizontal o vertical los documentos organizados en cajas de archivo definitivo o en archivadores.

Uso: Habitaciones destinadas a almacenar documentos.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

2. Armarios de oficina

Con puertas: abatibles con bisagra, corredoras, plegables, etc.Pueden ser metálicos, de madera, PVC,...Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para carpetas en suspensión.

Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

3. Archivadores con cajones

Suelen ser metálicos y con gavetas para carpetas en suspensión.Tienen cajones a distintasalturas.

Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentosde uso frecuente.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

4. Armarios móviles

Las estanterías se desplazangracias a unos carrilescolocados en el suelo.

5. Armarios giratorios

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

•FIN