TÉCNICAS BÁSICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN (MÓDULO “REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO”)

MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO

EQUIPOS DE ARCHIVO

Existe una gran variedad de materiales de archivo, dependiendo del tipo de información, la frecuencia de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa,…

EQUIPOS DE ARCHIVO

1. Cajas de archivo definitivo :

• Son de cartón o plástico.• Pueden contener carpetas

simples de un asunto o un expediente.

• El contenido se anota en uno de sus lados

Uso: Documentos que no se utilizan con frecuencia

EQUIPOS DE ARCHIVO

2. Archivadores :• Son de cartón, con tapas

rígidas y con anillas donde se introducen los documentos previamente taladrados. Pueden abrirse o cerrarse abriendo una palanca

• El modelo más utilizado es el archivador A-Z.

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o cuando hay que intercalar nuevos documentos entre los que ya están archivados.

EQUIPOS DE ARCHIVO

3. Bandejas :

• Son de plástico o cartón.

Uso: Documentos que se utilizan continuamente o aquellos que esperan a ser archivados.

EQUIPOS DE ARCHIVO

4. Carpetas:• Suelen ser de cartulina o

de material plástico. Pueden ser:

Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen tener relación con un mismo expediente.

Simples : Una cartulina doblada por la mitad o con un fuelle. Con sujeción: Los documentos quedan fijos porque la carpeta tiene gomas y a veces, solapas. Carpeta de suspensión: Tiene enganches laterales para poder colgar, de unas guías, dentro de los armarios o cajones.

EQUIPOS DE ARCHIVO

4. Carpetas:

Carpeta de fuelle

MATERIALES AUXILIARES

1. FICHAS:Son de cartulina e incluyen

datos importantes o un resumen de la información de los expedientes.

Sirven para hacer consultas rápidas

Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros. En empresas como extracto de datos de clientes, proveedores,.. En la clasificación numérica como material auxiliar.

MATERIALES AUXILIARES

2.GUÍAS: Sirven de separadores entre grupos de documentos o grupos de fichas.

Tienen una pestaña o saliente en el que se indica la categoría a la que responden.

Uso: Separadores en los ficheros.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

1. ESTANTERÍAS ABIERTAS:

Sirven para colocar de forma horizontal o vertical los documentos organizados en cajas de archivo definitivo o en archivadores.

Uso: Habitaciones destinadas a almacenar documentos.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

2. ARMARIOS DE OFICINA:Con puertas: abatibles, con

bisagra, correderas, plegables, etc.

Pueden ser metálicos, de madera, PVC,…

Los hay de diferentes alturas y suelen tener gavetas para carpetas en suspensión.

Uso: En despachos con documentos de consulta frecuente.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

3. ARCHIVADORES CON CAJONES

Suelen ser metálicos y con gavetas para carpetas en suspensión.

Tienen cajones a distintas altura.

Uso: Archivos definitivos y en oficinas para documentos de uso frecuente.

EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)

4. ARMARIOS MÓVILES

Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.

5. ARMARIOS GIRATORIOS

FIN