material de apoyo curso básico s6.3

Cursos básicos G&J: UNOEE Comercial

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UNOEE COMERCIAL: INDUCCIÓN GERENTES

1. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

Para elaborar órdenes de compra directas, es necesario dirigirse a la siguiente Ruta:

Comercial – Compras – Órdenes de compra – Directas.

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Orden de compra directa (Fig. 1), la

cual se muestra a continuación:

Fig. 1: Ventana Orden de compra directa

A continuación describiremos los datos que se deben ingresar en la ventana Orden de

compra:

C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se

diligencia el documento.

Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando,

En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo



docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Tipo de documento OCN.

Numero: Consecutivo del documento, lo trae automáticamente.

Fecha: Fecha en la que se registra el documento.

Proveedor: Código o nombre del proveedor a quien se le va a comprar.

Comprador: Nombre del Gerente de unes responsable.

Cond. de pago: Es la condición de pago, según la negociación se deja la que

muestra o se coloca una nueva.

Notas: Se colocan las notas que se necesita tenga claro el Proveedor.

Tras ingresar los datos, debemos dirigirnos a la pestaña ítems (Fig. 2) y dar clic en la opción

adicionar. A continuación se desplegará la ventana Ítems, como se puede ver en la Fig. 3.

Fig. 2: Ubicación de la pestaña Items

Items



A continuación describiremos los datos que se deben ingresar en la ventana Items:

Ítem o referencia: Código del ítem a comprar.

Bodega: Destino de la mercancía escoger la bodega de acuerdo a la Unes para donde se

solicita el material ejemplo FO101.

Motivo (01 compra nacional)

Cantidad ordenada: la que se requiera.

Precio unitario: se coloca el precio unitario de compra,

Fecha de entrega: si hay una fecha pactada

Fig. 3: Ventana Ítems.



Luego de ingresar los datos requeridos, se da clic en Adicionar y se continúa adicionando el ítem

necesario hasta terminar el proceso.

Tras terminar de adicionar los ítems, se da cancelar y se aprueba, finalmente, se imprime (Fig. 4).

Fig. 4: Compra directa



2. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Y PEDIDOS DE VENTA

2.1 Cotizaciones

Para elaborar órdenes de cotizaciones, se debe seguir la siguiente Ruta:

Comercial – Ventas – Cotizaciones.

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Cotización de venta que puede

verse en la Fig. 5.

Fig. 5: Ventana Cotización de Venta



Una vez en la ventana Cotización de Venta, hemos de ingresar unos datos, como lo

describiremos ahora:




En caso de no conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo


Puede ser CVC – cotización, FPR factura proforma, COM oferta mercantil.

Número: Consecutivo del documento, lo trae automáticamente.

Fecha: Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere la fecha del

sistema.

Estado: Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cuál es el

estado actual del documento, este puede ser: aprobado, pendiente por aprobar,

impreso, por imprimir, reimpreso, transmitido, por transmitir.

Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la

cual se va a facturar.

Sucursal: Código de la Sucursal de la persona a facturar, debe estar creada la

sucursal que corresponde al CO por donde se va a elaborar el documento.

Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

Al dar clic en la pestaña Generales, se desplegarán otras opciones, como son:

Condición de pago: Se deja la que está por defecto, si es necesario se cambia y se

escoge la que se necesita.

Valida por: Días por los cuales tiene validez la cotización para el cliente.

Fecha de vencimiento: fecha hasta la cual tiene validez la cotización según los días

de validez.



Entrega en: número de días en el cual la empresa se compromete a entregar el

material al cliente.

Referencia: Campo para colocar un texto o código importante que sirva de filtro.

Notas: Campo para colocar notas importantes que le sirvan al cliente, de

información adicional.

En la pestaña Puntos de envío, se muestran las opciones:

P. De envió: muestra por defecto el punto de envío que esta creado en el tercero,

pero de ser necesario, éste se puede cambiar.

Dirección: Sugiere la que está en maestro de terceros pero se puede cambiar.

Todos los campos de esta pestaña: Ciudad, Dirección, Teléfono, Mail, el sistema sugiere los que estén en el tercero, pero es posible cambiarlos de ser necesario.

En la pestaña Ítems (Fig. 6), se muestran las opciones:

Referencia/ítem/Código de Barras: Es la identificación del producto, se puede

digitar si se conoce o dar clic en el campo de ítem o referencia según el caso y se

despliegan todos los ítems creados en el sistema.

Bodega: Lugar donde se encuentra la mercancía escogerla de acuerdo al C.O por

donde se está elaborando el documento, ejemplo: FO101.

Motivo (01 ventas nacionales).

Unidad de Medida: Unidad la muestra por defecto, es con la cual se creó el

producto en el maestro.

A cotizar en : Cantidad a cotizar dependiendo de la unidad del ítem

Lista de precios: Aparece por defecto la asociada al cliente y no se puede

modificar.

Precio Unitario: Muestra el precio que tiene asignada la lista de precios, el precio

mostrado es el mínimo posible a colocar, si es superior se puede colocar sin



problema, si es inferior el sistema no lo toma, habría que cambiarlo en la lista de

precios.

Ahora se da clic en el botón Adicionar y se continúa haciendo el mismo proceso hasta

terminar de grabar todos los ítems. Una vez terminado se da clic en Cancelar

Habiendo ingresado todos los ítems, se da clic en aprobar, observando una ventana como

la de la Fig. 7Fig. 6: Ventana Ítem y se imprime el documento.

El pedido se puede generar desde la cotización, siempre y cuando el cliente esté creado

como tercero y no como cliente ocasional.

Fig. 6: Ventana Ítem (Cotizaciones)



2.2 Pedidos de venta

Para elaborar pedidos, se debe seguir la siguiente Ruta:

Comercial – Ventas – Pedidos - Pedidos.

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Pedido de venta directo, que puede

verse en la Fig. 8. Allí, hemos de ingresar unos datos, como se describe:

Fig. 7: Cotización de venta






En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo


Generalmente es el PED

Número: Consecutivo del documento. Lo trae automáticamente.

Fecha: Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere la fecha del

sistema.

Estado: Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cuál es el

estado actual del documento, este puede ser: En elaboración, aprobado, cumplido,

retenido, comprometido, cumplido.

Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la

cual se va a facturar.

Sucursal: Código de la Sucursal de la persona a facturar, debe estar creada la

sucursal que corresponde al CO por donde se va a elaborar el documento.

Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

Al dar clic en la pestaña Generales, se desplegarán otras opciones, como son:

Condición de pago: Se deja la que está por defecto, si es necesario se cambia y se

escoge la que se necesita.

Entrega en: número de días en el cual la empresa se compromete a entregar el

material al cliente.

Fecha de entrega: la modifica automáticamente el sistema de acuerdo a los días

de entrega.

Referencia: Campo para colocar un texto o código importante que sirva de filtro.



Número de la O.C: Campo informativo donde se coloca el número de la orden de

compra del cliente.

Notas: Campo para colocar notas importantes que le sirvan al cliente, de

información adicional.

Fig. 8: Ventana Pedido de venta directo



En la Ventana Puntos de envío, se dispone de las siguientes opciones:

P. De envió: muestra por defecto el punto de envío que esta creado en el tercero,

pero de ser necesario, éste se puede cambiar.

Dirección: Sugiere la que está en maestro de terceros pero se puede cambiar.

Todos los campos de esta pestaña: Ciudad, Dirección, Teléfono, Mail, el sistema sugiere los que estén en el tercero, pero es posible cambiarlos de ser necesario.

En la pestaña Ítems (Fig. 9), se muestran las opciones:

Referencia/ítem/Código de Barras: Es la identificación del producto, se puede

digitar si se conoce o dar clic en el campo de ítem o referencia según el caso y se

despliegan todos los ítems creados en el sistema.

Bodega: Lugar donde se encuentra la mercancía escogerla de acuerdo al C.O por

donde se está elaborando el documento, ejemplo: FO101.

Motivo (01 ventas nacionales).

Unidad de Medida: Unidad la muestra por defecto, es con la cual se creó el

producto en el maestro.

A pedir en: Cantidad solicitada por parte del cliente según la unidad del ítem

Lista de precios: Aparece por defecto la asociada al cliente y no se puede

modificar.

Precio Unitario: Muestra el precio que tiene asignada la lista de precios, el precio

mostrado es el mínimo posible a colocar, si es superior se puede colocar sin

problema, si es inferior el sistema no lo toma, habría que cambiarlo en la lista de

precios.

Ahora se da clic en el botón Adicionar y se continúa haciendo el mismo proceso hasta

terminar de ingresar todos los ítems y una vez terminado se da clic en el botón Cancelar.

Tras haber ingresado todos los ítems, se da clic en aprobar, observando una ventana como

la de la Fig. 10 y se procede a imprimir el documento.



El pedido se puede generar desde la cotización, siempre y cuando el cliente esté creado

como tercero y no como cliente ocasional.

En caso de que el documento quede en estado retenido después de aprobado, en la

pestaña Análisis del cliente (Fig. 11), se indica la razón o razones por las cuales está

retenido.

Fig. 9 Ventana Ítem (Pedidos)



Todas las pestañas de la parte izquierda del documento son informativas y se pueden

revisar.

Análisis: Información resumida del Cupo, cartera, pedidos.

Cliente: Información de todos los datos que tienen creados enl cliente en el

maestro.

Cartera: Revisión de cartera por cada documento con fechas valores etc.

Pedidos: Informe de pedidos pendiente del cliente.

Fig. 10: Cotización de venta



Ventas: Informe de Ventas efectuadas al cliente en todo el periodo, o en periodo

dado.

Aprobar

Fig. 11: Pedido de venta directo



3. APROBACIÓN DE DEVOLUCIONES DE COMPRA Y TRASLADOS

3.1 Aprobación de devoluciones de compra

Para la aprobación de devoluciones en compra, se debe seguir la siguiente Ruta:

Comercial- Compras – entradas y devoluciones – devoluciones – Desde entradas

Solamente se debe consultar los documentos que están en elaboración, los cuales ha

elaborado el jefe de Logística.

Se consulta así: presionar la tecla F4, Digitar C.O por donde se elabora el documento, tipo

de documentos, DVC, estado del documento en elaboración y la tecla F6. Si se conoce el

número del documento en lugar de dar el estado en elaboración, se digita el número del

documento en el campo número y luego se da F6. Y se da clic en aprobar.

Fig. 12 Aprobación de devoluciones de compra



Otra forma de encontrar el documento para aprobarlo es ir a la siguiente Ruta:

Comercial- inventarios- consultas y reportes- auditoria de documentos.

En la parte de filtros se escoge el C.O, el tipo de documento DVC, estado en elaboración y

se da clic en consultar (Fig. 13).

Una vez tenemos en pantalla los documentos que se encuentran en elaboración, se da clic

derecho sobre el documento y se da editar (Fig. 15).

Fig. 13: Devoluciones por compra



En seguida, el sistema muestra el documento en pantalla, se revisa y se da aprobar.

Fig. 15: Editar

Fig. 14: Aprobación



3.2 Aprobación de traslados salida

Para la aprobación de traslados de salida, se debe seguir la siguiente Ruta:

Comercial – Inventarios - documentos – trasferencia en tránsito – salida. - salida

En este caso, solamente se debe consultar los traslados que estén en estado de

elaboración, los ha elaborado el jefe de logística, para aprobarlos (Fig. 16).

Se consulta de la siguiente forma: tecla F4 – Digitar C.O de donde salió el material, tipo de

documento TST, estado del documento en elaboración y la tecla F6. Si se conoce el

número del documento en lugar de dar el estado en elaboración, se digita el número del

documento en el campo número, luego se pulsa la tecla F6 y finalmente, se da clic en

aprobar.

Fig. 16: Consulta de traslados en estado de elaboración



4. APROBACIÓN DE PEDIDOS

Para la aprobación de pedidos, se debe seguir la siguiente Ruta:

Ventas – pedidos – aprobar

El gerente de Unes únicamente aprueba los pedidos que están retenidos por margen, los

pedidos retenidos por cartera, cupo, etc. los aprueba el departamento de cartera.

Se digita el C.O. De donde se elaboró el pedido, como se muestra en la Fig. 17 y se da clic

en consultar.

Fig. 17: Aprobar pedidos de venta



Tras dar clic en consultar, aparece una pantalla donde muestra los pedidos que están

retenidos por margen. Pueden estar retenidos también por cupo o por cartera según

donde este el chulito es la razón por la cual el pedido está retenido.

En la pantalla inferior en la pestaña de ítems, aparece una consulta donde se puede

validar la rentabilidad, el costo, el precio de ventas etc.

Para aprobar el pedido simplemente se da clic en el cajoncito al lado izquierdo de cada

pedido, para que quede marcado como se indica en la Fig. 19. Después de marcar el

pedido ya queda aprobado por margen.

Fig. 18: Consulta de errores



5. CONSULTAS Y REPORTES

Por cada módulo existen diferentes consultas y reportes que se pueden utilizar según la

necesidad. Las Consultas Flex, son consultas que se pueden adaptar de acuerdo a la

necesidad.

POR COMPRAS, se sigue la Ruta:

Comercial – Compras- consultas.

o Órdenes de Compra

o Órdenes de compra x ítem

o Documentos de compra

o Documentos de compra x ítem

Aprobar

Fig. 19: Aprobación de pedidos



POR VENTAS, se sigue la Ruta:

Comercial – ventas – consultas y reportes.

o Cotizaciones

o Cotizaciones x ítem

o Pedidos

o Pedidos x ítem

o Facturas y Notas.

POR INVENTARIOS, se sigue la Ruta:

Comercial – Inventarios – Consultas y reportes.

o Existencias a la fecha x bodega.

o Inventario x edades.

En la Fig. 20 se explica una consulta, para todas aplican los mismos parámetros.

Los filtros de la parte inferior se colocan de acuerdo a la necesidad. Si sólo necesito filtrar

el CO, solamente diligencio ese campo y los demás se dejan en blanco.

Para ingresar a cada consulta, se debe ingresar por la ruta indicada según la consulta que

se necesite.



6. INFORMES ACUMULADOS

Los cubos acumulados son consultas más especializadas para generar informes

gerenciales.

VENTAS. Ruta:

Comercial – Ventas – Acumulados.

Cubo de Facturación.

Fig. 20: Ajustes y reportes



Ruta: Comercial – ventas Presupuesto – Consultas – ejecución presupuestal

Presupuesto.

Los principales iconos se muestran en la Fig. 21:

7. INGRESO DE PRECIOS A LOS PRODUCTOS

Para ingresar precios a los productos, se sigue la ruta que se muestra:

Comercial – ventas – maestros asociados – Precios – Precios x ítems.

Entonces, se mostrará una pantalla como la que se puede ver en la Fig. 22, en la cual se da

el código de la lista de precios dependiendo de la Unes por donde se necesite ingresar el

precio. Se da clic en adicionar e inmediatamente aparece una pantalla como la de la Fig.

23, donde se debe digitar:

Código del producto: se coloca el código al cual se necesita colocar el precio.

Lista de precios: La muestra de acuerdo al escogido en la primera pantalla.

Fig. 21: Informes acumulados



Fecha de activación: Por defecto el sistema muestra la fecha del día en el que

estamos, si por alguna razón se necesita colocar con fecha anterior se coloca la

fecha necesaria.

Fecha inactivación: No se coloca nada si el precio va a estar activo siempre. Si se

necesita que solo este activo por 1 o 2 días se coloca la fecha hasta la cual estará

activo el precio.

Mínimo: Es el precio mínimo al cual se podrá vender el producto.

Máximo: Precio máximo al cual se podrá vender el producto.

Fig. 22: Precios por ítem



Fig. 23: Adiciones

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