material de apoyo curso básico s6.2

Cursos básicos G&J: UNOEE Comercial

www.mdc.org.co - CIMD

UNOEE COMERCIAL: INDUCCIÓN JEFES DE LOGÍSTICA

1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE COMPRA

1.1 Entradas de compra

Para elaborar entradas de compra, es necesario dirigirse a la siguiente Ruta:

Comercial – compras – entradas y devoluciones – Entradas desde O.C.

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con una ventana como la que se muestra en la Fig.

1.

A continuación describiremos los datos que se deben ingresar en la ventana Orden de

compra:

C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se

diligencia el documento.

Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando,

En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo

Fig. 1: Entrada desde orden de compra



docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.

Tipo de documento ECM

Número: Consecutivo del documento, lo trae automáticamente.

Fecha: Fecha en la que se registra el documento.

O.C: En el primer campo trae el CO por defecto de la Unes donde se está

elaborando la entrada, en el siguiente campo se coloca el tipo de documento de la

orden de compra desde la cual se va a hacer la entrada, tipo de documento OCN. Y

en el siguiente el número de la orden de compra. Y se pulsa la tecla TAB.

Después de oprimir la tecla Tab, aparece el nombre del proveedor al cual pertenece la

orden de compra.

Ahora, es necesario dar clic en la pestaña Generales (Fig. 2) y llenar los siguientes campos:

docto referencia: se debe colocar el número de la remisión o factura del

proveedor.

Notas: Observaciones principales como conductor, fecha llegada, y otros

importantes.

Fig. 2: Pestaña Generales



En la pestaña Orden de compra (Fig. 3), se muestran los productos que tiene la orden de

compra.

Allí, se da doble clic en cada uno de los productos que se recibieron del Proveedor.

En la nueva pantalla que aparece (Fig. 4) se colocan los siguientes datos:

Lote: 999, que es el lote que por defecto se usa.

Cantidad en UND: Se digitan las unidades que se reciben del proveedor.

Se da adicionar para ingresar el producto, y continuar con el mismo proceso con cada uno

de los productos a ingresar.

Luego se da adicionar para ingresar el producto, y continuar realizando el mismo proceso

por cada uno de los productos a ingresar.

Los demás datos son los que vienen de la orden de compra.

Fig. 3: Pestaña Orden de compra



Una vez terminados de adicionar todos los ítems. Cuando queda la pantalla como la de la

Fig. 5, se revisa que las cantidades sean las correctas y se aprueba el documento.

Finalmente, se imprime el documento dando clic en el ícono de la impresora.

Fig. 4: Ventana Ítem

Fig. 5: Entrada desde orden de compra



1.2 Devoluciones de compra

Para elaborar devoluciones de compra, es necesario dirigirse a la siguiente Ruta:

Comercial – Compras – entradas y devoluciones- devoluciones – desde entradas.

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con una ventana como la que se muestra en la Fig.

6.

A continuación describiremos los datos que se deben ingresar:






Normalmente DVC.

Número. Consecutivo del documento. Lo trae automáticamente.

Fig. 6: Devoluciones por compra



Fecha: Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere la fecha del

sistema.

Estado: Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cuál es el

estado actual del documento, este puede ser: en elaboración, aprobado,

contabilizado, anulado, facturado.

E.A: En el primer campo el código del documento con el cual se hizo la entrada

para el caso ECM,

Numero entrada: Se digita el número de entrada a la cual se le va a hacer la

devolución.

En la pestaña Generales, llenamos los siguientes campos:

Campo docto referencia: se colocar el número de la remisión o factura proveedor.

Notas: Observaciones principales como la causa por la cual se hace la devolución.

En la pestaña Entrada a Almacén, se muestran los productos que tiene la entrada. Se da

doble clic en cada uno de los productos a los que se hizo entrada y que se necesitan

devolver. En la nueva pantalla que aparece (Fig. 7) se colocan los siguientes datos:

Motivo: Se da clic en la palabra motivo y despliega los existentes, se escoge el

adecuado dando doble clic sobre el motivo.

Cantidad en und: Se deja la misma si se devuelve todo, sino se digita la cantidad a

devolver.

Se da adicionar para ingresar el producto, y continuar con el mismo proceso con cada uno

de los productos a ingresar.

Una vez ingresados todos los productos, se deja el documento en elaboración (Fig. 8) ya

que no permite aprobarlo y se informa al gerente para su aprobación.




Fig. 8: Documento en elaboración



1.3 Sobrecostos

En cuanto a los sobrecostos, es necesario dirigirse a la siguiente Ruta:

Comercial- Compras – entradas y devoluciones- sobrecostos – Por mayor valor

Tras seguir la ruta, nos encontraremos con una ventana como la que se muestra en la

A continuación describiremos los datos que se deben ingresar:


diligencia el documento




El documento es ESC.

Número: Consecutivo del documento. Lo trae automáticamente.

Fig. 9: Sobrecostos




sistema.


estado actual del documento, este puede ser: en elaboración, aprobado,

contabilizado, anulado, facturado.

Docto base: En el primer campo se coloca el código del documento con el cual se

hizo la entrada, traslado o PCI según el caso.

Numero: Se digita el número de entrada, traslado, PCI a la cual se le va a hacer el

sobrecosto.

Proveedor: Se colocan los datos, si se conoce el NIT del proveedor se digita en el

primer campo, si no en el segundo campo se da una parte del nombre del

proveedor del flete, seguro, o corte, según sea el caso del sobrecosto. Y se escoge

el proveedor correcto. Luego se da clic en la sucursal y se escoge la sucursal

adecuada. Si es proveedor nacional se escoge la 106, de lo contrario la sucursal

que corresponda a la Unes.

En la pestaña Generales, tenemos los siguientes campos:

Campo docto referencia: se colocar el número de la remisión o factura proveedor.

Notas: Observaciones principales como conductor, valor del flete etc.

En la pestaña Sobrecostos (Fig. 10: Pestaña sobrecostos), se colocan los siguientes datos:

Motivo: Se escoge 01 Compras nacionales.

Ítem: Se escoge de acuerdo al que se necesite: Flete, Corte, Seguro.

Valor: Se coloca el valor total del flete que cobra el proveedor.

Luego se debe dar clic en Aplicar como se muestra en la Fig. 11 y por último en la pestaña

Generar y finalmente se aprueba el documento y se imprime.



Fig. 10: Pestaña sobrecostos

Fig. 11: Aplicar



2. COMPROMISO DE PEDIDOS

El Compromiso de pedidos se debe efectuar para poder separar la mercancía y generar la

factura al cliente. El pedido para poderse comprometer debe estar en estado aprobado, si

está en estado retenido no se puede comprometer el pedido.

Para comprometer un pedido, nos dirigimos a la Ruta:

Comercial – ventas – pedidos – pedidos.

Se consulta el pedido que se va a comprometer y generar la factura (Fig. 12). Se pulsa la

tecla F4, se digita el C.O, tipo de documento, PED, y el número del documento en cada

campo respectivamente. Y luego se pulsa la tecla F6.

Una vez muestra el pedido se va a la pestaña comprometer.

Fig. 12



En la pestaña comprometer hay varias opciones:

Si se necesita comprometer todo el pedido se da clic en la pestaña comprometer y

se comprometen todas las cantidades según las existencias.

Si solamente se necesita comprometer una parte del pedido se da doble clic en

cada uno de los ítems a comprometer y en comprometida se coloca la cantidad a

comprometer y clic en aceptar, así sucesivamente con los productos a

comprometer.

Solamente se pueden imprimir 10 productos en la factura por lo tanto si el pedido

tiene más de 10 ítems, solamente se deben comprometer 10, ya que por los ítems

comprometidos se generara la factura.

Si es necesario descomprometer todo el pedido se da clic en descomprometer.

Para descomprometer un solo producto se da doble clic sobre el producto, se

cambia la cantidad y se da aceptar.

Una vez el pedido esté en estado comprometido, se puede generar la factura.

3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE VENTAS

3.1 Facturas

Para elaborar Facturas, se sigue la Ruta:

Comercial – Ventas – Pedidos – Pedidos.

Después de comprometido el pedido, en la ventana que se muestra en la , se ubica el

icono y se le da clic.



Fig. 13: Facturación de ventas desde pedido

Fig. 14: Ventana Pedido de venta directa



A continuación aparecerá una pantalla como la que se muestra en la Fig. 13, donde se

debe ingresar:

CO: lo trae por defecto.

Tipo de documento: se escoge FCR.

Número del documento: lo genera el sistema automáticamente

Fecha: aparece la del día actual si se requiere escoger otra se digita. La del dia

siguiente al final del día.

Estado: se deja en elaboración

Se da clic en aceptar y aparece el mensaje: “Desea editar el documento generado”. Se

escoge la opción YES.

Ahí aparece una nueva pantalla (Fig. 15) donde está la factura generada en estado de

elaboración.

Fig. 15: Factura en estado de elaboración



Luego se va a la pestaña Transportador (Fig. 16) y se colocan los siguientes datos:

Se marca con chulo el campo de información de transportador.

Vehículo: se digita la placa del vehículo que lleva el material.

Transportador: Se coloca NIT del transportador.

Conductor: aparece el asignado al vehículo, si esta erróneo se cambia.

Nro de Guía: Se coloca el número de factura.

Peso en kgs: se da clic en la flecha para que lo muestre automáticamente

Una vez diligenciados todos los datos se aprueba el documento y se imprime

seleccionando la impresora adecuada.

Fig. 16: Pestaña transportador



3.2 Notas crédito

Para elaborar notas crédito, se sigue la ruta:

Comercial- ventas- notas crédito – desde factura.

Y se ingresan los siguientes datos:




En caso de no conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo


Para las notas puede ser NCV, Nota crédito de factura crédito, NCC, nota crédito

factura contado, NCT Nota crédito factura contado Tirilla.



sistema.


estado actual del documento, éste puede ser: En elaboración, aprobado,

contabilizado, anulado.

Factura: En el primer campo, el código del documento con el cual se hizo la factura

FCR, FCO, FTI, según sea el caso.

Numero factura: Se digita el número de factura a la cual se le va a hacer la

devolución, y se oprime la tecla TAB.

Cuando se da Tab, el sistema muestra en pantalla los datos del cliente, NIT, nombre e

ítems que estaban dentro de la factura inicial.

En la pestaña generales (Fig. 17), Solo se puede modificar el campo Notas, los demás

campos viene predefinidos desde la factura:



Notas: Campo para colocar notas importantes, como la razón por la cual se hace la

devolución. Se borra las notas que vienen predefinidas y se colocan las

observaciones principales.

Al dar clic en pestaña Factura, se despliegan en pantalla los productos que se estaban

contenidos en de la factura. Se da clic en la pestaña que dice datos por defecto y aparece

una pantalla (Fig. 18) donde se diligencian los siguientes datos:

Bodega: se digita el código de la bodega. Si no se conoce se da clic en la palabra

bodega, que despliega las existentes y se escoge.

Motivo de venta: Se escoge el motivo de acuerdo a la razón por la cual el cliente

devolvió el material, o cambió de factura, etc. Si no se conoce el código dar clic en

la palabra motivo y escoger.

Se da clic en Aceptar

Fig. 17: Pestaña Generales



Para agregar los productos que el cliente devolvió o que se necesitan ingresar en la

devolución, dar clic en cada uno de los productos a devolver.

En la pantalla donde se muestran los productos (Fig. 20), se digita la cantidad a devolver

en cantidad en und. Si la cantidad es total se da clic en adicionar.

Después de terminar de ingresar todos los productos dar clic en pestaña CXC (Fig. 19). Allí,

En la mitad de la pantalla, se escoge la pestaña facturas.

Si la factura a la que se le va aplicar el valor de la nota es el mismo al cual se le hace la

devolución, dar clic en cruzar facturas.

Si la factura a aplicar es diferente y se muestra dentro de las facturas relacionadas, se

digita el valor enfrente de la factura a aplicar. Y se da TAB.

Si la factura a la cual se va a aplicar la nota ya no aparece, dar clic en la pestaña CXC y clic

en aplicar. El valor quedar como anticipo.

Se da clic en el diskette para guardar la nota crédito y se informa a auditoría para que

realice la aprobación.

Fig. 18: Datos por defecto de la devolución




Fig. 19: Pestaña CXC



4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE INVENTARIOS

4.1 Traslados

4.1.1 Traslado salida tránsito

Se efectúa cuando se va a enviar mercancía a otra Unes, para ello, se sigue la Ruta:

Comercial – Inventarios - documentos – trasferencia en tránsito – salida. – salida.

Tras seguir la ruta indicada, aparece una pantalla como la mostrada en la Fig. 21, donde se

diligencian los siguientes datos:






Para este caso TST.

Fig. 21: Traslado salida tránsito





sistema.


estado actual del documento, este puede ser: En elaboración, aprobado,


Tercero. No colocar nada.

Docto Alterno: Se digita el número de remesa, OC con el cual se solicitó.

Notas: datos importantes, como quien solicito, con qué documento etc.

Bodega Salida: Colocar código Bodega de donde sale la mercancía, si no se conoce

digitar clic en la palabra y se despliegan las existentes y para las cuales tienen

permiso el usuario.

Bodega Entrada: Código de bodega a donde se enviara e material.

Luego dar clic en adicionar.

En la siguiente pantalla (Fig. 23) se digitan los datos de los productos a trasladar.

Ítem: Se coloca el código del producto a trasladar. Si no se conoce el producto, en

el segundo campo se digita una parte del nombre del producto antecedido por el

signo %, como se muestra en la Fig. 23.

Motivo: se da clic en la palabra motivo despliega el único motivo existente.

Cantidad: se digita la cantidad a trasladar.

Y se da clic en adicionar. Si son más productos se sigue el mismo procedimiento hasta

terminar de ingresar todos los productos a trasladar.

Una vez terminados de ingresar todos los productos, dar clic en cancelar (Fig. 22) e

informar al gerente de Unes para aprobar el documento.



Fig. 23: Productos a trasladar

Fig. 22: Adicionar y cancelar



4.1.2 Traslado entrada tránsito

Se elabora este documento cuando se recibe mercancía enviada desde otra Unes. Para

ello se sigue la ruta:

Comercial – Inventarios - documentos – trasferencia en tránsito – Entrada.

En la ventana que se despliega (Fig. 24) se debe diligenciar la siguiente información,




En caso de no conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo

docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección

pertinente. Para este caso TET.

Fig. 24: Transferencia entrada tránsito





sistema.


estado actual del documento, éste puede ser: En elaboración, aprobado,


CO Salida: Código del CO de donde enviaron la mercancía.

Salida Tránsito: Numero del documento con el cual enviaron la mercancía si se

conoce se coloca en tipo de documento en el primer campo TST, y en el segundo

campo el número del documento.

Notas: colocar información importante del recibo de la mercancía o datos del

cliente para quien va el producto.

Una vez digitada esta información aparece la información de los productos que se están

recibiendo como se muestra en la Fig. 25.

Fig. 25: Productos ingresados



En la ventana donde aparecen los productos ingresados (Fig. 25) se revisa que éstos sean

los correctos. Y luego se da clic en la pestaña de generar automático.

Aparecerá una nueva pantalla donde solicita el motivo, allí se da clic en la palabra motivo,

y aceptar.

Aparecerán los productos con las cantidades recibidas y se da clic en el Icono de aprobar.

4.2 Procesos de conversión

Este documento se elabora cuando se necesita pasar material de un código en Kgs al

código de unidades, de Cajas a Kilos, etc. Para ello, se sigue la ruta:

Comercial – Inventarios – Documentos – Proceso ensamble – manual y automático.

En la ventana de la Fig. 26 se debe diligenciar la siguiente información:



Fig. 26: Ventana Procesos/Ensambles






Para este caso PCI.



sistema.


estado actual del documento, este puede ser: En elaboración, aprobado,


Docto Alterno: No es obligatorio

Notas: aclaración del porque o para que se elabora el documento.

Y se da clic en Adicionar.

Fig. 27: Ventana Movimiento



Luego aparece la pantalla donde se digita la información del producto del cual se va a

hacer la salida (Fig. 27).

Ahora se digitan los siguientes datos:

Ítem: se coloca el código del producto si se conoce. Si no se lo sabe en el segundo

campo se coloca una parte del nombre del ítem a sacar %Chipa, y se da TAB, luego

se escoge el producto.

Bodega: se digita el código de la bodega de donde se va a sacar el producto, si no

se sabe le código se da clic en la palabra bodega y cuando muestra las diferentes

bodegas se escoge según corresponda.

Motivo: se escoge el 15 Salida Proceso conversión.

Lote: Se da clic en la palabra lote y por defecto muestra el 999.

Cantidad: se digita la cantidad que se va a sacar. Como informativo el sistema

muestra la cantidad que hay actualmente en existencia.

Se da clic en adicionar y luego en Cancelar, entonces aparecerá la ventana que se muestra

en la Fig. 28. En ésta dar clic en pestaña Entrada, y luego en adicionar.

Fig. 28: Ventana Procesos/Ensambles



En la nueva pantalla que aparece (Fig. 29) se digitan los siguientes datos:

Ítem: se coloca el código del producto si se conoce. Si no se lo sabe, en el segundo

campo se coloca una parte del nombre del ítem a sacar, y se da TAB, luego se

escoge el producto. Es el ítem al cual se va a hacer entrada.

Bodega: se digita el código de la bodega donde se va a ingresar el producto, si no

se sabe le código se da clic en la palabra bodega y cuando muestra las diferentes

bodegas se escoge según corresponda.

Motivo: se escoge el 05 Entrada Proceso conversión.

Lote: Se da clic en la palabra lote y por defecto muestra el 999.

Cantidad: se digita la cantidad que se va a ingresar. Como informativo el sistema

muestra la cantidad que hay actualmente en existencia. Esta cantidad al totalizar la

cantidad en kgs debe coincidir con la cantidad de salida.

Se da clic en adicionar.

Fig. 29: Adición de Ítems



Luego el sistema muestra una nueva pantalla como la que se muestra en la (Fig. 30). En

ésta se debe dar clic en la pestaña movimiento para ver la información del producto al

cual se hizo salida y al que se hizo entrada.

Si se requiere ingresar más productos, se sigue el mismo procedimiento para los demás

ítems.

Por último, después de ingresar los productos, se da clic en Aprobar.

Fig. 30: Aprobación



5. CONSULTAS Y REPORTES DE CADA UNO DE LOS MÓDULOS

Por cada módulo existen diferentes consultas y reportes que se pueden utilizar según la

necesidad.

Consultas Flex. Son consultas que se pueden adaptar de acuerdo a la necesidad

POR COMPRAS:

o Órdenes de Compra

o Órdenes de compra x ítem

o Documentos de compra

o Documentos de compra x ítem

POR VENTAS:

o Pedidos

o Pedidos x ítem

o Facturas y Notas.

POR INVENTARIOS.

o Existencias a la fecha x bodega.

o Inventario x edades.

En la Fig. 31 se explica una consulta, para todas aplican los mismos parámetros.

Los filtros de la parte inferior se colocan de acuerdo a la necesidad. Si sólo necesito filtrar

el CO solamente diligencio ese campo y los demás se dejan en blanco.



CUBOS

Son consultas más especializadas para generar informes gerenciales.

VENTAS

o Cubo de Facturación.

o Presupuesto.

Los principales iconos se muestran en la Fig. 32.

Fig. 31: Consulta



6. PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO

Este proceso de inventario es el que se realiza para los inventarios físicos. Hay que tener

en cuenta que una vez se empiece a generar cada uno de los pasos para la digitación de

saldos del inventario físico, el sistema no permite realizar ningún tipo de movimiento

(entradas, salidas, facturas, etc.). Solamente se podrán volver a hacer movimientos

cuando se hayan realizado los ajustes al inventario físico.

Pasos a seguir para efectuar inventario físico:

1. Revisar que todos los documentos pendientes estén elaborados en el sistema

(facturas, entradas, salidas, trasferencias etc.), para que el inventario esté

correctamente actualizado en sus existencias.

2. Generar un reporte de las existencias a la fecha de todas las bodegas de las que se

va a hacer inventario, por la opción: Comercial / Inventarios / consultas y reportes

/ existencias a la fecha por bodega /hacer clic en las caritas y escoger el reporte

que dice 34IN EXISTENCIA CONSOLIDADA X LINEA. En la parte inferior colocar el

dato de la bodega o el grupo de bodegas de las cuales se necesita generar el

reporte.

Fig. 32



3. Ingresar por el módulo Comercial opción Inventarios – Inventario Físico – Monitor

– Preparación y control.

4. Al ingresar por esta opción se muestra una pantalla como la que se muestra en la

Fig. 33. En esta pantalla se debe colocar, la bodega en la cual se va a realizar el

inventario físico, y se deben dejar desmarcadas las opciones que dicen controla

etiquetas y controla conteos. Una vez efectuado lo anterior, se hace clic en el

diskette que aparece en los iconos y ahí queda guardada la información.

5. Inmediatamente se efectúa el paso anterior (4), se activa la pestaña ítems, dentro

de esta misma pantalla. Se hace clic en la opción de generar. Luego muestra otra

pantalla, donde dice adicionar ítems. Ahí simplemente se le da clic en la opción

aceptar. Con esto, el sistema genera y bloquea los datos de todos los ítems de esa

bodega para efectuar el inventario físico.

Fig. 33: Ventana Preparación y Control



6. En el paso anterior (5), si sólo se quisiera hacer inventario de un tipo de inventario,

o línea, de acuerdo a los parámetros que muestra el sistema, entonces se escogen

esos datos y se da igualmente aceptar.

7. Cargue de existencias: Sin salirse de esta misma pantalla, en la parte superior,

donde están los íconos, se hace clic en el ícono amarillo que parece un piñoncito

, con esta acción, el sistema carga las existencias actuales a los saldos de

inventario físico, con su costo promedio actual y los muestra en la pantalla.

8. En el momento de efectuar el cargue del inventario, bloquear esa bodega y esos

ítems, para no permitir que tengan movimiento, hasta tanto no se efectúen los

ajustes y el cierre de inventario.

9. Para generar el reporte de los ítems a inventariar, se debe ir por la opción

Inventario/Inventario físico / Monitor / auditoria de conteos. En bodega, colocar el

código de la bodega, ir a las caritas y escoger el informe que dice 1INF CONTEO

INVENTARIO FISICO, luego, ir al campo que aparece debajo de bodega que dice

conteos y escoger la opción conteos: sin tercer conteo, y dar clic en consultar.

Inmediatamente el sistema le muestra un reporte de los ítems generados para

inventario, con el código, la descripción, el lote, la unidad de inventario y 3

columnas para 3 conteos. Ese listado se puede imprimir para anotar los datos, una

vez se hayan contado los ítems y así facilitar el ingreso al sistema luego. Si se

quiere, también se puede exportar a Excel y desde Excel imprimirlo, para

igualmente anotar los datos de los ítems inventariados.

10. Luego de efectuar el conteo del inventario físico, se ingresa, por Inventarios –

Inventario físico – movimiento físico – captura.

a) En esta pantalla se digita la bodega y luego se da clic en adicionar, al dar

adicionar, muestra otra pantalla, ahí debemos digitar el código del ítem que se

contó en el inventario físico. Se da clic en el lote, (el cual debe ser el 999), si

han ingresado con otros lotes las existencias, deben escoger cada lote para el

mismo ítem. En cantidad se coloca la cantidad contada, y se da adicionar. El

sistema lo vuelve a dejar en el ítem para seguir ingresando cada uno de los

artículos contados.



b) Una vez terminados de ingresar todos los artículos, se da clic en cerrar, el

sistema lo deja en la pantalla anterior, en donde muestra cada uno de los

artículos ingresados, con sus cantidades.

11. Una vez terminados de ingresar todos los datos, se ingresa por Inventarios –

Inventario físico – Monitor – Auditoria de conteos. En esta pantalla se digita la

bodega y en la opción donde dice todos los conteos, se hace clic en las caritas, y se

busca el informe que dice 1INF CONTEO INVENTARIO FISICO y se hace clic en

consultar. Ahí muestra la información de todos los datos de inventario físico que

han sido digitados. Este informe se puede imprimir, para verificar que los datos

ingresados estén correctos, de acuerdo a lo contado.

a) Si solamente se necesita que muestre la información de los ítems que se

cargaron para inventariar, y de los que aún no se ha digitado ninguna cantidad,

por esta misma opción, se deja la misma bodega, pero en conteos, se escoge la

opción que dice sin tercer conteo y se da consultar. En ese informe sólo

muestra los ítems pendientes de ingresar saldos. Se deben ingresar todos los

ítems, aunque sea con saldo cero. Para que el sistema permita hacer el cierre.

12. Si en el paso 11, se encuentra que se digito mal alguna cantidad, se devuelve al

paso 10, para modificar los datos que están errados. Se busca el ítem a modificar,

se hace doble clic y en cantidad se corrige de acuerdo al último dato. (Para buscar

el ítem, se puede hacer clic en la columna de ítem, o en la de descripción, para

organizarlos en un orden, y se digita una parte del artículo y el sistema lo va

enviando a esa fila, para así hacer un poco más fácil la captura y modificación).

13. Para modificar la cantidad, se debe hacer modificando el dato, ya que si vuelve y se

da clic en adicionar, se llama el ítem y se digita una cantidad, el sistema toma dos

veces el ítems con las 2 cantidades digitadas.

14. Una vez se revise que las cantidades ingresadas están correctas, se entra por la

opción Inventarios –inventario físico – Monitor – preparación y control, se digita el

código de la bodega que se está inventariando, se da clic en la pestaña de ítems y

luego clic en el candado que aparece en la parte superior en los íconos, esto con el

fin de hacer cierre del inventario.



15. Luego se ingresa por Inventarios – Inventario físico – Monitor – Análisis de

diferencias. Se digita la bodega que se está inventariando. Se hace clic en las

caritas, se busca el reporte que dice ANÁLISIS DE DIFERENCIAS y se da consultar.

Ahí muestra todo el informe de inventario físico, con inventario del sistema y las

diferencias que hay. Si solamente se quieren listar los ítems que tienen diferencias

se debe marcar el indicador que aparece debajo de la bodega y el cual dice Incluir

solo los ítems que tienen diferencias. Sólo imprime diferencias. Este listado se

puede imprimir en cualquier tipo de impresora que se tenga configurada. Teniendo

en cuenta que van a salir diferencias, tantas veces como lotes tenga creado un

ítem.

16. En la ruta: Comercial/ Inventarios/ Inventario físico/Monitor/ Análisis de

diferencias; hay varios reportes, los cuales se pueden ver haciendo clic en las

caritas, se puede escoger cualquiera de los siguientes: 1INFI ANALISIS DE

DIFERENCIAS APROBADO, 1INFI ANALISIS DIFERENCIAS CON PESO KG, o 2 INFI

ANALISIS DIFERENCIAS INVS, los cuales muestran los datos por Subclase, línea,

sublínea, resumido, o a nivel de detalle por cada ítem, indicando diferencias en

cantidades y en kgs. para más facilidad del análisis de las diferencias. También

muestra el peso unitario de cada artículo. En esta consulta se puede ver el costo

físico, el costo del sistema, los kgs, las diferencias etc. Para el acta se debe hacer

clic en los números 1, 2, 3, dependiendo si el resumen es a nivel de clase, línea o

sublínea e imprimirlo para que sea firmado por los auditores, jefes de logística y

Gerente de Unes.

17. Si al verificar este listado se encuentra que hay algún ítem mal digitado, (aunque

no tendría por qué quedar mal, si ya antes se ha impreso el listado y verificado

datos). Se debe abrir el cierre.

18. Para abrir el cierre se vuelve a ingresar por inventarios - inventario físico – monitor

– preparación y control, se digita el código de la bodega que se está inventariando,

se va a la pestaña de ítems, en la parte superior aparece, un ícono de una flecha

hacia abajo que dice deshacer cierre, con lo cual, queda la bodega abierta,

nuevamente para ir a corregir los datos.

19. Para corregir los datos se vuelve a efectuar el punto 10 para corregir los datos

necesarios. Se vuelven a ejecutar los pasos 14, y 15.



20. Después de imprimir el listado de inventario con las diferencias y debidamente

verificado que esté correcto, se vuelve a ingresar por Inventarios – Inventario físico

– Monitor – preparación y control, nuevamente se coloca el código de la bodega a

la que se hizo inventario, se va a la pestaña de ítems, y en la parte superior en los

iconos se hace clic en el ícono que parece un piñoncito y dice generar. Se debe

ubicar en él.

21. Generación de ajuste: Al dar clic en el icono del piñón, le genera una pantalla que

dice generación de ajuste físico. Se hace clic en tipo de documento y él muestra el

AIF AUTOMATICAMENTE, le da un número de consecutivo y la fecha de generación

de ajuste. Se hace clic, en la flecha, enfrente de donde dice, motivo por mayor y

motivo por menor valor, y ahí aparece la entrada y salida de inventario físico. En el

centro de costo no se ingresa nada y se da clic en aceptar y el sistema genera los

ajustes del inventario.

22. Para imprimir la relación de los ajustes efectuados, se ingresa por inventarios –

consultas y reportes - se digita en filtro el CO, desde el cual se hizo el documento,

en fecha la fecha de generación del documento y consultar. Cuando muestra el

documento se ubica en él y se da clic derecho, y clic en editar, ahí muestra el

documento y se puede imprimir el documento, con los datos de los ajustes

realizados.

23. Una vez efectuados los ajustes y antes de empezar a digitar cualquier documento,

se debe sacar un informe de existencias por línea o sublínea de acuerdo a como lo

solicite el auditor, por comercial/inventarios/consultas y reportes/existencias a la

fecha.

24. Una vez terminado este proceso, el sistema desbloquea la bodega y se puede

empezar a trabajar normalmente.



25. Si cuando se está digitando el inventario hay algún ítem que aparece en el físico

pero el sistema no lo muestra para digitar la cantidad, se debe ir por Inventario –

Inventario físico – Monitor – Preparación y control – se digita la bodega (Fig. 34), y

se ingresa a la pestaña de ítems, se da clic en adicionar y se digitan los datos de

código, lote y se da clic en adicionar nuevamente. Así con cada uno de los

productos que no permita hacer la captura en el sistema (tener en cuenta si son

productos que nunca han tenido movimiento en esa bodega se debe validar con el

auditor si se ingresan por esta opción o en qué código se digitan las existencias, ya

que estos ítems que no han tenido movimiento no les asume costos para el

análisis de diferencias).

26. Nuevamente se ingresa a digitar el inventario como se explica en el paso 10.

Fig. 34: Captura de ítems



27. Si cuando se genera el ajuste, genera error por falta de costos como el que se

muestra en la (Fig. 35), Se debe ingresar por manufactura – Costos – Costos del

ítem – edición de costos. En la pantalla que muestra se digitan todos los datos de

instalación, grupo de costos e ítem según la unes a la que corresponde y se da clic

en consultar. Mostrará una pantalla con el ítem y los costos en ceros. Se hace

doble clic en el renglón marcado con azul y en la siguiente pantalla de editor de

costos en el campo de este nivel se digita el valor del costo unitario del producto.

Fig. 35: Error

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