Manual para promotores de bibliotecas¡Promoción de la biblioteca, ahora!¿Quiénes son los promotores de las bibliotecas?Formación de la red de promotoresPlan de acciónExprese sus ideasTrato con la prensaTrato con los legisladoresLista para el promotorRecursos para los promotores

Manual para Promotores deBibliotecasLibrary Advocate's HandbookRevised 2nd edition 2ª edición revisada

American Library AssociationPublic Information OfficeOficina de Información Pública50 E. Huron St.Chicago, IL 60611Tel: 1+312-280-5041/44Fax: 1+312-944-8520E-mail: pio@ala.orgwww.ala.org/pio

ReconocimientoLa Asociación de Bibliotecas de losEstados Unidos (American LibraryAssociation-ALA) cuenta con elconocimiento y experiencia deexpertos de los medios y promotoresde las bibliotecas, este manual incluyegran parte de ese cúmulo deconocimientosa. Agradecemos aNancy Kranich, Presidenta de ALA2002-2001, su ayuda y dedicaciónque hizo de esta nueva iniciativa unarealidad.

Nota sobre la traducción del inglés alespañolTraducido por Delin R. Guerra,Asociación de Bibliotecas de losEstados Unidos, con la revisión yadaptación al uso en países de hablahispana por Helen Ladrón de GuevaraCox, responsable de la Unidad deInvestigación y Apoyo al DesarrolloBibliotecario del CCIES—CUCEA,Universidad de Guadalajara, Méxicocon el apoyo de Margarita MotaTorres y Patricia Margarita ChavarínCerna. Le agradecemos a Carol Brey-Casiano, ALA Presidenta-Electa,2003–2004 por su contribución.

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Contenido

4 Introducción

5 ¿Quiénes son promotores de bibliotecas?

6 Formación de la red de promotores

8 Plan de acción8 Organización8 Difusión de su mensaje

10 Registro del mensaje—hoja de trabajo11 Evaluación de la campaña de promoción

12 Exprese sus ideas12 Cuente historias acerca de bibliotecas12 Sugerencias12 Lista para el portavoz

14 Trato con la prensa14 Cómo permanecer en control14 Cómo contestar preguntas difíciles14 Cómo afrontar malas noticias14 Medios de difusión

16 Trato con los legisladores16 Conozca a su legislador16 Cambio de mensaje17 Conozca a su legislador—hoja de trabajo18 Adapte el mensaje/idea—hoja de trabajo19 Formas de comunicación19 Recomendaciones para escribir cartas 19 ¿Cuándo es oportuno hablar?

20 Lista para el promotor

21 Recursos e información para promover a las bibliotecas

“¿La Internet va a hacer que lasbibliotecas desaparezcan?”

“¿Por qué las bibliotecas escolaresnecesitan dinero, cuando toda lainformación se puede encontrar en laInternet?”

“¿Para qué necesitamos bibliotecas enlas escuelas y colegios cuando losestudiantes pueden hacer susinvestigaciones en la Internet?”

Al inicio del Siglo XXI la tecnología hacolaborado en el mejoramiento de losservicios bibliotecarios y de información,también ha planteado preguntasinquietantes, por lo que los promotoresde las bibliotecas tienen un papel críticoal tratar de dar respuesta a dichaspreguntas. En las escuelas, en losbarrios, en los pasillos de lasuniversidades, en las CámarasLegislativas y en todas las comunidades,son los promotores la voz de lasBibliotecas de los Estados Unidos.

El Programa de Capacitación dePromoción Bibliotecaria de laAsociación de Bibliotecas de losEstados Unidos (ALA), está diseñado

para proporcionar a los bibliotecarios ya las personas que los apoyan lasherramientas, para la emisión demensajes dirigidos a los legisladores, laprensa, la universidad, los funcionariosde las escuelas y la comunidad,quienes conforman la opinión públicay controlan el apoyo de los serviciosbibliotecarios.

Este manual y otros materiales decapacitación proporcionan las técnicasbásicas que apoyan si se pide unaumento en la ayuda financiera, si serealiza una campaña para un edificionuevo, o bien, si se trata decontroversias sobre los filtros de laInternet. Además, pueden servir paramaximizar sus esfuerzos y mostrarcómo aprovechar los programas y lasherramientas que ofrece la ALA.

La presentación del Manual parapromotores de bibliotecas en loscongresos bibliotecarios estatales,regionales y nacionales, ha dadocomo resultado iniciativas en elámbito local, estatal y federal, lo cualha aumentado considerablemente laconciencia pública y de ayuda para losservicios en las bibliotecas.

No se deben tomar estos avances envano, los bibliotecarios y lospromotores de las bibliotecas tienenun papel importante; puesto que,deben educar a las comunidadesacerca de la razón de ser de lasbibliotecas y de los bibliotecarios, yaque son elementos esenciales en unasociedad de la información, mismosque para ser eficaces deben hablar envoz alta, clara y unificada.

La democracia necesita bibliotecas ylas bibliotecas promotores.

Para obtener más información, favorde ponerse en contacto con:Library Advocacy Now!American Library AssociationPublic Information Office50 E. Huron St.Chicago, IL 60611Teléfono: 800-545-2433, ext.5041/5044E-mail: advocacy@ala.org Página de Internet: visite www.ala.orgy hacer clic en “Advocacy,”desplazarse hacia bajo a “AdvocacyPublications.”

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Introducción

Son quienes creen en la importanciadel acceso a la información gratuita yequitativa en una sociedaddemocrática; ellos, junto con losbibliotecarios, son imprescindiblespara el futuro de una nación que lee yescribe; representan a las bibliotecas,están en todas partes, aunque nosiempre se les llama así.

Ellos son los:

● Fideicomisarios de bibliotecasYa sean elegidos o designados,tienen generalmente conexionespolíticas y con la comunidad quepueden resultar en beneficio de lasbibliotecas; además tienen influenciasobre funcionarios encargados deabogar por el mejor interés de labiblioteca y de su comunidad.

● Amigos de las bibliotecasComo embajadores de lasbibliotecas en la comunidad, tienenun papel importante, ya que sonlos ojos, los oídos y la voz de éstas,

representan el grupo que hace queun legislador tome en cuenta losasuntos de las bibliotecas.

● Usuarios de la bibliotecaLos estudiantes, los catedráticos, lospadres de familia, hombres ymujeres de negocios y otrosusuarios, son clave importante paracualquier esfuerzo en su promoción;sus recomendaciones sobre cómolas bibliotecas han ayudado ycuánto se necesita, brinda unaevidencia importante queproporciona resultados en acciones.

● Líderes institucionales de lacomunidadLos directores de escuelas,rectores o presidentes de lasuniversidades y de empresasdeberían ser parte de la red depromotores. El apoyo de líderesayuda a asegurar que el mensajese escuche en los niveles másaltos de la comunidad.

● Bibliotecarios y el personal de labibliotecaFuera o dentro del trabajo, todo elpersonal bibliotecario tieneoportunidades de informar alpúblico acerca de las bibliotecas yconseguir su apoyo, para abogarpor las mismas. Los administradoresbibliotecarios son responsables dedesarrollar y coordinar unapromoción, la cual defina el papeldel personal, del comitéadministrativo y de los amigos de labiblioteca.

● Posibles promotoresCada biblioteca cuenta conpromotores, los cuales quizá nopertenezcan a un grupo o lautilicen; pero pueden tenerrecuerdos especiales de cuando lausaron, tienen familiares que sebeneficiaron o simplemente creenque son importantes; muchas vecesellos se sienten orgullosos de servira la comunidad.

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¿Quiénes son los promotores de las bibliotecas?

Mientras que una crisis puede fomentarun sentido de urgencia, la formación deuna red de promotores para lasbibliotecas requiere de un esfuerzosostenido. Al, tener reclutamiento debehaber una estructura clara además deuna buena comunicación paramantenerlos informados.

En muchos casos los amigos de lasbibliotecas son el núcleo para tal red,aunque no haya necesidad de tenerreuniones formales, debe habercontacto personal con los promotoresmás importantes.

Para que sea más eficaz la red depromotores de las bibliotecas, ésta deberepresentar una sección transversal dela universidad, escuela o comunidadcon personas de diferentes edades,ingresos y varios grupos étnicos; sedebe incluir alumnos, redactores,legisladores distinguidos, usuarios ypersonal de la biblioteca. Entre másgrande y diversa sea esta red, másfuerte será la influencia que tendrá.

Sugerencias

● Designar un coordinador para quesea el responsable de las actividadesque se realicen con el personal, conlos miembros de consejo, amigos yotras personas. Los gruposciudadanos deberán trabajar juntocon el grupo administrativo, paraasegurar que haya una consistenciaen la misma meta y evitar que seduplique el esfuerzo.

● Tener una meta clara, proporcionarcapacitación de cómo comunicar elmensaje a todo el personal de labiblioteca, los fideicomisarios, losvoluntarios y los promotores.

● Realizar una encuesta de losfideicomisarios, amigos y usuarios,con las siguientes preguntas:

❍ ¿A qué organizacionesprofesionales o civilespertenecen?

❍ ¿Están dispuestos a escribircartas, llamar a los legisladoresy reclutar a otros promotores?

❍ ¿Tienen contactos importantescon personas de la prensa, laadministración, el consejoescolar y de la comunidad quepuedan ayudar?

● Crear un directorio con lainformación de los promotores y delos representantes, que incluyadirecciones de correos electrónicospara poder establecer comunicación.

● Asegurar que los promotores debibliotecas, reciban una copia delboletín y del reporte anual.

¿Qué es lo que ustedpuede hacer?Bibliotecarios/Personal debibliotecas● Ser positivo, comunicar a los

usuarios y promotores que sonimportantes y agradecer suscontribuciones.

● Tener reuniones con líderes de lacomunidad, universidades yescuelas para formarlos sobre laactividad que van a desarrollar.

● Contar con información sobrediferentes actividades que tenga laAsociación de Bibliotecas de losEstados Unidos y la AsociaciónEstatal de Bibliotecas, así como dela actividad legislativa yherramientas que puedan beneficiara la biblioteca y a la comunidad.

● Mantener a los usuarios informadossobre temas de las bibliotecas.

● Dedicar una sección del boletín dela biblioteca y de la página en laInternet, sobre temas legislativos ydel estado.

● Reclutar promotores de lasbibliotecas, mediante la difusión de

información para que la gente seinscriba. Puede encontrar mássobre esto en la Oficina deInformación Pública de ALA.

● Contactar por lo menos dos vecesal año a las personas que forman lared de promotores para darlesinformación e invitarlas a inscribirseen una lista electrónica dediscusión, sobre temas actualizadosrelacionados con la biblioteca.

● Invitar a los usuarios a compartirinformación sobre casos de lasbibliotecas, a dar testimonios enjuntas sobre el presupuesto y aparticipar en entrevistas con laprensa; además a visitar a loslegisladores en compañía de losadministradores de las bibliotecas.

● Participar en juntas comunitarias ode universidades, para relatar lahistoria de la biblioteca, con lafinalidad de reclutar máspromotores.

Fideicomisarios● Mantener información sobre temas

de presupuesto, la Internet, filtrosen la misma, el analfabetismo y lacensura.

● Conocer a las personas encargadasen la toma de decisiones sobre labiblioteca.

● Utilizar conexiones políticas parabeneficio de la biblioteca.

● Participar en el Día LegislativoEstatal y Nacional para que todosescuchen el mensaje sobre labiblioteca.

● Mantener comunicación conoficiales importantes y su personal,aunque no requiera de su ayuda.

● Realizar una reunión anual en la quese otorgue un reconocimiento a lospromotores, a legisladores, líderesde negocios y de la comunidad que

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Formación de la red de promotores

han prestado su ayuda, pudiera serincluido en la Semana Nacional de laBiblioteca de la ALA, en la cual sedan agradecimientos a lospatrocinadores.

Amigos● Comprobar que los amigos de la

biblioteca entiendan el porquétienen que realizar promoción y cuáles el papel que tienen quedesempeñar. Solicite su cooperación.

● Crear un comité de organizadorespara dar seguimiento a temas sobre

información, desarrollados por lasbibliotecas locales, estatales ynacionales.

● Publicar una columna en el boletínde amigos sobre temasactualizados. La oficina de la ALAen Washington proporcionainformación federal por la Internet“ALAWON”, visite: www.ala.org/washoff/.

● Incluir en el boletín, informaciónsobre legisladores locales, estatalesy nacionales. Para obtener más

información, visite la página webde la ALA en Washington.

● Invitar a personas importantes—miembros del consejo de la ciudado ayuntamiento, administradoresde universidades, personas denegocios y presidentes deorganizaciones, a una recepción ovisita a la biblioteca.

● Invitar a legisladores locales queaborden temas al Grupo deAmigos. Agradezca su ayuda.

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La meta de la promoción de labiblioteca debe estar vinculada con lasmetas generales de la biblioteca y conlos programas de conscientizaciónpública.

Para llevar a cabo una campaña eficazde promoción de las bibliotecas, elmensaje debe ser conjunto, claro yelocuente.

La utilización de los materiales de laALA puede facilitar el trabajo, ayudara consolidar la voz de las bibliotecas yde los bibliotecarios en el ámbitonacional de la educación, los derechosde autor y otras políticas que incurranen el futuro de la biblioteca y de losservicios informativos. Estos materialespueden ser adaptados para el uso dediversos tipos de bibliotecas en elámbito estatal y local.

Tener un plan de acción para lapromoción, ahorrará tiempo, energía ypermitirá utilizar los recursos conmayor eficiencia. Debe contemplarademás, el presupuesto para lograr lasmetas claramente definidas y lasposibles fuentes de financiamiento.

Antes de plasmar el plan en papeldebe conocer exactamente lo querequiere. ¿Es dinero?, ¿una nuevaley ?, ¿un cambio en la legislatura?,se trata de rechazar cierta parte deuna ley? Toda vez que se hanidentificado la(s) meta(s) está listopara organizar.

Organización

1. Identificar metas y objetivos.Identifique el resultado deseado:nueva legislación, más ayudafinanciera, mayor visibilidad.

2. Evaluar la situación en áreasespecíficas basadas en losobjetivos.Con la identificación de obstáculos/oposición/fortalezas/posiblesseguidores.

3. Identificar tareas importantes.Que incluyan:

● Un comité● Presupuesto● Voluntarios● Coordinación de actividades con

la ALA y la asociación estatal● Recaudación de fondos

4. Desarrollar un plan de comunicación.Elementos esenciales:

● Definir el mensaje clave● Contactar personas importantes● Identificar estrategias de

comunicación y los recursos necesarios.

5. Desarrollar un plan de trabajo con tareas y fechas límites.Supervisar el progreso con regularidad.

6. Documentar y evaluar los resultados.Esto ayudará a tener mayor preparación para un futuro plan o para la reestructuración del mismo.

Dar a conocer el mensaje

Un elemento principal para cualquiercampaña de promoción pública, debetener un plan de comunicación con unmensaje claro y definido. Esimportante que todo el personal ydemás involucrados que aboguen porla biblioteca entiendan el plan, suanálisis y la importancia del apoyo.

Paso 1. Definición del mensaje ometa principalDebe ser comunicado simple yconsistentemente, ya sea en unaentrevista de radio o en una pláticainformal.

El mensaje puede ser tan simplecomo: “No puede haber una buenaeducación si no hay buenasbibliotecas.”

Debe estar adaptado para variasaudiencias—padres de familia, gente denegocios, educadores, legisladores. Paracada grupo, se deberán tener puntosestratégicos, historias y ejemplos quecomuniquen necesidades e interesesparticulares. Este tipo de mensajesservirá como base para presentacionesfrente a grupos, artículos en losboletines de noticias y otras formas decomunicación, con ideas concretas paraque cada grupo pueda brindar la ayudaque se requiera.

La “Hoja de trabajo—definición delmensaje” está basada en conceptosdesarrollados por Philip Kotler, expertoen comercio. Las respuestas a estaspreguntas servirán como guía paradesarrollar e implementar estrategiasde comunicación para diferentesgrupos.

Paso 2. El público¿Quién puede ayudar a alcanzar loque se desea? Una vez establecida lameta e identificado el mensajeprincipal, piense en grupospotenciales. Por ejemplo, si labiblioteca cuenta con el apoyo depersonas mayores o ancianos, éstospueden ser parte crucial del públicoque apoye una iniciativa definanciamiento por medio del voto.Los profesores y los padres de familia,son grupos clave para obtener elapoyo de mayores presupuestos parabibliotecas escolares. Los egresados deuniversidades también son otro grupoimportante de apoyo para lasbibliotecas universitarias. Si no hadesarrollado una buena relación conellos por falta de tiempo, debeempezar a hacerlo.

Si el tiempo es corto y la negociaciónfinanciera no avanza o hay oposiciónde algunos grupos, puede elegir agrupos que le apoyen. No olvide deincluir niños quienes pueden serespecialmente efectivos transmitiendomensajes a los padres, abuelos y a losmedios.

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Plan de acción

Público potencialExterno:_ Usuarios de las bibliotecas_ Oficiales electos_ Otros bibliotecarios_ Asociaciones cívicas de la _ comunidad_ Profesionales de asociaciones _ Estudiantes_ Personas jubiladas_ Posibles donadores_ La prensa_ Miembros del Comité Escolar_ Alumnos de universidades_ Maestros/administradores deescuelas_ La comunidad de negocios

Interno:_ El personal_ Los fideicomisarios_ Amigos_ Promotores

Paso 3. Identificar estrategias decomunicación.Hay tres formas esenciales decomunicación: contacto con grupos,personales y con la prensa. Aldesarrollar el plan de comunicación, sedebe pensar cuidadosamente cuálsería la mejor forma de reclutar a laspersonas clave en la promoción de lasbibliotecas. La selección de lasestrategias adecuadas puede ahorrartiempo y dinero, así como aumentar elalcance y la eficiencia del mensaje.

Aunque los tres tipos de estrategiastienen ventajas, la más eficaz es lacomunicación; una visita a un legisladortiene más probabilidad de ser recordada

que una carta; una carta personalpuede tener más peso e influencia altratar de comunicarse con el público.

El reclutamiento de grupos a través dela comunicación en bibliotecas oexposiciones puede ser una maneraeficaz de alcanzar audienciasimportantes que compartan interesesparticulares. La forma más eficaz dellegar al público, es por los medios decomunicación.

Para que las estrategias funcionen, elmensaje debe ser definido con puntossignificativos y el expositor debe estarpreparado para contestar cualquierpregunta que pudiese presentarse.

Estrategias sugeridas:

¿QUIÉN es el público y cuál es elmensaje?

¿CUÁL es la mejor manera de llevar lainformación al público, la radio, latelevisión, el correo u otro medio?

¿QUÉ clase de imagen se deseaproyectar?

¿CUÁNDO es la fecha límite?

¿CUÁNTO costará?

¿POR QUÉ es la mejor estrategia parael público?

Ejemplos de estrategias

La consideración de los siguientespuntos servirá para identificar formas

de atraer a los promotores de lasbibliotecas:

PublicidadSi los fondos monetarios lo permiten,se debe hacer lo que hacen lospublicistas comerciales: comprar elespacio o tiempo en la prensa local,en la mayoría de los periódicos, de laradio y de las estaciones de televisiónse ofrecen descuentos. Así mismo alestablecer comunicación con elpúblico, la publicidad pagada permitecontrolar el la posición y el tiempo delmensaje. Los amigos de lasbibliotecas, de negocios o de otraorganización, podrían estar dispuestosa pagar los gastos.

Comité de RedacciónTener una reunión con el Comité deRedacción del periódico local con finesde recaudación de fondos, el Comitégeneralmente redacta la páginaeditorial, se sugiere preparar unapresentación de quince minutos.

Conferencias de prensa/reunionescon los mediosSe recomienda tener una conferenciade prensa con todos los medios:radio, televisión, periódicos; sólo silas noticias son de gran magnitud yurgencia, aunque es raramente elcaso, las excepciones pueden ser elcierre inmediato e inesperado de unabiblioteca o un cambio político; paratal efecto crear un folleto y estarpreparado a responder las preguntas,incluyendo las que menos desearíacontestar.

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¿Cuál es su meta?

¿Cuáles son sus objetivos?

¿Cuál es su mensaje principal? (10–15 palabras)

¿Quién es el público?

¿Por qué es importante esto para ellos?

1.

2.

3.

¿Qué es lo que quiere que su público . . . ?

1. piense?

2. sienta?

3. haga?

Tres puntos importantes:

1.

2.

3.

Ejemplos/casos/hechos que ayuden a su idea principal

1.

2.

3.

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Registro del Mensaje–Hoja deTrabajo

Boletín informativoEnviar un boletín informativo a loseditores con las nuevas publicacioneso acontecimientos de la comunidad,que considere ¿qué?, ¿cuándo?,¿dónde?, ¿por qué? y ¿cómo?; conla información más crítica en elprimer párrafo y los hechos de menorimportancia al final, puede sersimplemente un resumen, debeincluir además la información decontacto.

Cartas al editorÉstas son un foro para que los lectoresexpresen sus puntos de vista yopiniones en estas columnas; al enviarla carta, incluya un título propuesto,pero no se sorprenda si el periódicocambia el título original o elcontenido.

Asociación y coaliciónSi incluye a otras organizaciones conlas mismas preocupaciones que usted,le ayudará a publicar sus ideas y éstaes la forma más efectiva de comunicarsu mensaje. El crear coaliciones degrupos con la misma meta, aumentarásu credibilidad e influencia con loslegisladores.

PublicacionesYa que existe gran competencia conotros tipos de comunicación, esimportante que su comunicaciónescrita sea interesante y atractiva, esuna buena idea incluir gráficas. Lamayoría de las bibliotecas tienepublicaciones, tal como su informeanual y boletines para el personal y elpúblico, asegúrese de incluir folletos o

cualquier tipo de información en susestrategias de comunicación.

Servicios de anuncios públicos (oservicio de anuncios gratuitos)La mayoría de las estaciones de radioy televisión tienen calendarios de lacomunidad y anuncios de servicios alpúblico que pueden ser gratuitos,estos mensajes deben de enfocarsehacia eventos o noticias de interéspara la comunidad, dichos anunciosgeneralmente son de 30 segundos omenos de 75 palabras y benefician ala biblioteca ya que los mensajesllegan a miles de personas.

Los programas de radio ytelevisiónLos productores de programas detelevisión frecuentemente estánbuscando participantes para susprogramas, envíe una carta acerca de sutema, su relevancia para el público y losrequisitos para que éste puedaparticipar, cerciórese que se entiendabien para se preparen y comuniquen susideas y no tengan dificultad al contestarpreguntas.

DiscursosMuchos grupos buscan a personaspara que den un discurso de temasque se relacionan con suscomunidades, invite a miembros de lacomunidad escolar y local paraparticipar en estos discursos. Lamayoría de las bibliotecas tienen listasde organizaciones, simplemente envíeuna carta o llame por teléfono agrupos que usted cree que esténinteresados en participar.

Eventos especiales o promocionesAtraen a grupos que usualmente nousan la biblioteca y a legisladores.Estos eventos se pueden llevar a cabodurante la Semana Nacional de lasBibliotecas, el Día de la Libertad deInformación o cualquier otro díaespecial en su país.

La red/InternetLos medios electrónicos ofrecennuevas oportunidades para llevar acabo el mensaje de la biblioteca,verifique que la página de la Internetde su biblioteca tenga una secciónpara los promotores de bibliotecas coninformación de importancia. Prepareuna lista electrónica para aquellos quedeseen recibir noticias sobre labiblioteca.

Evaluación de la campañade promoción

Pueden utilizarse varios métodos, unaforma es crear una evaluación paramiembros de la comunidad.

Si su meta era que se aprobara unaley, y realizó una buena campaña,agradezca a todas las personas que leayudaron a lograr su propósito. Si sucampaña no tuvo éxito, analice elproceso nuevamente. Le facilitarácontestar las siguientes preguntas:¿qué elementos faltaron? ¿no pudomovilizar a grupos específicos (clave),y ¿por qué? La promoción es unproceso continuo y las respuestas aestas preguntas pueden marcar unadiferencia en los esfuerzos futuros depromoción.

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Para que una campaña de promociónfuncione, debe contar con un expertoque esté bien informado y sepa cómoabogar por las bibliotecas. Estapersona puede cambiar dependiendodel público.

Cada biblioteca debe tener reglasque definan quién habla por ella ycuándo, el principal portavozgeneralmente es el presidente o eldirector; los jefes de losdepartamentos como el infantil o elde servicios públicos, se podríanasignar como portavoz en su campode especialización. Los bibliotecariosy otro personal de la biblioteca songeneralmente los más eficaces alhablar, todos los promotores sonportavoces, ya que ellos hablan convecinos, estudiantes, catedráticos ogrupos religiosos.

Cuente historias acerca dela biblioteca

Algunas estadísticas cuidadosamenteescogidas pueden ser impresionantes,pero los casos hacen el mensaje másreal, los más eficaces no son sobre loque hace la biblioteca, sino los de lagente que las usa y los beneficios quehan recibido; los del inventor querealizó su investigación en labiblioteca de la universidad; del niñode la escuela que habla con uncientífico en el Polo Norte y los de laabuela que ve a su nueva nieta porprimera vez en la Internet de subiblioteca.

Cada promotor tiene su propia historiasobre cómo la biblioteca ha cambiadosus vidas, comparta estos casos conjefes de gobierno, en entrevistas conla prensa, presidentes deuniversidades, directores y líderes, lashistorias pueden también ser unamanera de abrir o concluir undiscurso.

Sugerencias

● Hágalo simple, breve y personal.

● Tenga un principio y un fin.

● Tenga un buen mensaje.

● No use nombres verdaderos amenos que le hayan dado permisode hacerlo.

● Hable con éxito. Hacer un discursofrente a un grupo de personas esuna de las formas más eficaces delograr que otros compartan susideas, los portavoces saben elmensaje de la biblioteca y lopueden hacer saber de una maneraque todos entiendan el mensaje.

● Personalice sus comentarios.Busque información sobre supúblico ¿quién asistirá?, ¿cuántaspersonas?, ¿qué edades tienen?, supreparación educativa, ingresos,algún interés especial opreocupación por las bibliotecas.

● Esté preparado para contestarposibles preguntas, especialmentelas que usted no quisiera contestar.

● Siga una regla importante, diga asu público de qué va a hablar y enla conclusión vuelva a reafirmar loque se les dijo.

● Practique un estilo de conversaciónque le permita ver al público lamayor parte del tiempo, serecomienda escribir las notas conletra grande.

● Tenga un mensaje claro. Mencionetres puntos importantes, expliqueporqué su mensaje es importantepara ellos y diga exactamente loque usted quiere que ellos hagan.

● Cuente casos, los propias y los deotros, lea una carta en donde alguien

le agradece a la biblioteca o cuentesu “caso de una biblioteca.”

● Use la tecnología visual cuandosea apropiado, las caricaturas, losrecortes de periódicos y gráficas lepueden ayudar a contar su historia;practique el uso de videocaseteraso presentaciones en Power Point(Microsoft) antes de supresentación, llegue temprano paraverificar que el equipo técnicofuncione.

● Haga sus comentarios cortos, nomás de 20 minutos del tiempo parapreguntas.

● Agradezca a su público por supaciencia y tiempo.

Lista para el portavozCómo preparar la presentación_ Analizaré a mi público y prepararé

mi discurso._ Planificaré mi introducción y

conclusión._ Prepararé un resumen con puntos

importantes, casos y ejemplos._ Planificaré un folleto y usaré

tecnología visual.

Cómo relajarse_ Escribiré mi discurso._ Practicaré mi discurso._ Me visualizaré dando una

presentación con éxito._ Llegaré temprano al lugar donde

haré la presentación para probar elequipo técnico.

_ Respiraré profundamente antes dehacer mi presentación.

_ Anticiparé preguntas y prepararérespuestas.

Durante la presentación_ Estaré consciente de lo que digo y

de cómo se escucha._ Hablaré en voz alta y claramente._ No hablaré rápido._ Hablaré—no leeré.

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Exprese sus ideas

_ Repetiré las preguntas paraaclaraciones y contestaré al público.

Vestimenta_ Vestiré con un traje para causar

una grata impresión.

Qué ponerse_ Traje con corbata_ Traje con cuellos para las mujeres_ Medias (mujeres)

_ Colores como azul, rosa, rojo y vino

Qué no ponerse_ Algo muy moderno_ Colores que son muy oscuros o

muy claros_ Joyería que hace mucho ruido_ Un estilo de peinado que lo tiene

que estar quitando de su cara_ Ropa sin mangas o blusas muy

escotadas

Recuerde _ Ver directamente a los ojos_ Sonreír

Sepa cuándo terminar_ Practique su discurso_ No hable más del tiempo indicado_ Su meta es que su público quiera

escuchar más y no menos

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Es importante que cada bibliotecatenga sus propias reglas para respondera la prensa. Debe haber una personaespecífica para hablar que represente ala biblioteca, debe estar preparada paracontestar preguntas difíciles. Si ustedestá siendo entrevistado, recuerde queusted es el especialista.

Consejos a seguir cuando tenga quehablar con la prensa:

● Sea claro en su mensaje principal

● Sepa quien es su público

● Esté preparado a contestarpreguntas difíciles

● Escriba sus ideas en tarjetas

● Hable claramente y trate decontestar en menos de 25 palabras

● No tenga miedo a decir “no sé”,nunca dé información equivocada,es mejor que diga “no sé larepuesta, pero con gustoinvestigaré el asunto.”

● Practique, practique

● No tenga olvidos

Cómo permanecer encontrol

La mejor manera de cerciorarse quesu mensaje sea escuchado es estar encontrol. Su meta es repetir su mensajepor lo menos tres veces para que supúblico lo entienda y lo recuerde.

Las siguientes técnicas sonparticularmente útiles para los mediosde comunicación. También pueden serutilizadas con eficacia con reporterosde periódicos y en entrevistas depreguntas y respuestas. La mejormanera de sentirse en control espracticar estas técnicas siempre quesea posible.

Consejos● Haga preguntas antes de contestar

● Tome tiempo para prepararse

● Nunca conteste una pregunta queno entienda

● Piense antes de contestar

● Tenga cuidado con preguntascapciosas

● Nunca repita algo negativo.Mantenga sus respuestas positivas.

● Evite respuestas de una solapalabra como “si” o “no.”

● Recuerde su objetivo

Cómo contestar preguntasdifíciles

Su trabajo es contestar preguntasaudiencia desea que sean contestadas.Esas preguntas pueden a veces serdifícil de contestar. Las técnicasmencionadas en la sección de “Cómopermanecer en control” son útilespara una entrevista.

Consejos● Anticipe preguntas

● Escuche

● No repita palabras negativas. Tratede usar palabras positivas

● Sus respuestas deben ser breves

● Hable con la verdad

Cómo afrontar malasnoticias

Las malas noticias, aunque no seanagradables, crean oportunidades paracomunicar un mensaje positivo.Mientras que es importantemovilizarse rápidamente, tenga

cuidado de no reaccionar de modoexagerado. Por otra parte, usted debeestar preparado con un comentario ymateriales por si es contactado por laprensa.

Todas las técnicas básicas decomunicación y defensa son críticas alocuparse de una crisis. Esto incluye:

● Hablar con una voz

● Haber escogido un representantede la biblioteca para hacer lasentrevistas

● Proporcionar materiales aabogados, personal de la bibliotecay defensores de la biblioteca

● Desarrolle puntos importantes

● Anticipe preguntas difíciles

● Implementar estrategias decomunicación

● Identifique a líderes que leayudarán a comunicarse

Consejos● Concentrarse en la solución y no en

el problema.

● Prepare materiales lo más prontoposible.

● Prepare un documento de unapágina que incluya su mensajeprincipal y conteste las preguntasmás difíciles.

● No critique o insulte a susoponentes. No esté a la defensiva.Concéntrese en su mensaje.

Medios de la difusión

Para tener éxito en entrevistas deradio o televisión, los promotores debibliotecas deben de entender lasnecesidades de cada medio de prensa.Para entrevistas de radio, cualidad de

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Trato con la prensa

voz y expresión son críticas. Use suvoz para proyectar entusiasmo, unasonrisa. Trate de imaginarse al públicoy hábleles directamente.

Los telespectadores tienen altasexpectativas de cómo se deben de verlas personas en televisión. Unaapariencia y presentación nítida leayudarán a darle más credibilidad. El

subir las cejas le da la apariencia deser honesto y accesible. Evite cruzarsus brazos y piernas. Ponga sus manossobre sus piernas, las palmas de lamano hacia arriba para mejormovimiento.

Su vestuario. Evite ponerse coloresfuertes (negro, blanco, o rojo fuerte).El color azul oscuro, vino, y morado se

ve mejor en las mujeres y gris o cafépara los hombres. Trajes de vestir sonpreferidos por hombres y mujeres.También evitar ponerse corbatas,blusas o faldas con muchos dibujos.

Asegurarse de ver directamente a lapersona que lo entrevista y no a lacámara, al menos que la entrevista seapor satélite.

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Ya sea por teléfono, correo electrónicoo correo postal, la comunicación es laclave de una reunión con oficialespúblicos, el primer paso es tener unareunión en lo personal para invitar alos legisladores a formar parte de loseventos de su biblioteca.

Envíe cartas o correos electrónicos paraavisarles de las noticias de su biblioteca.Envíeles una copia de su boletín denoticias o materiales de comunicación.Incluya su tarjeta de negocios con ladirección de la biblioteca al igual que sunúmero de teléfono.

Conozca a su legislador

Entre más sepa sobre su legislador uoficial del gobierno, lo más eficaz será

para comunicar la meta de su bibliotecay asegurarse que tenga éxito.

Algunos legisladores son másimportantes que otros ya quecontrolan más votos, son miembrosde comités importantes o son líderesdel gobierno. Al decidir a quélegisladores contactar, pregúntese quétanto poder tiene esa persona.

Se debe de contactar a loslegisladores que tienen puestos encomités más importantes. Comitésque más seguido afectan a lasbibliotecas:

_ Formas y Procedimiento_ Apropiaciones_ Educación

_ Asuntos Urbanos_ Judicial_ Comercio

Cambiar el mensaje

Para tener éxito, su mensaje debedemostrar cómo una ley puedebeneficiar o perjudicar a losconstituyentes. Sea claro sobre lo quequiere.

Esté preparado a dar un resumen deun minuto o menos sobre las metas desu biblioteca. El tiempo esextremadamente importante para losoficiales públicos por tantos asuntosque tienen que atender. No espere queesta junta dure más de 30 minutos;muchas veces hasta menos.

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Trato con los legisladores

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Conozca a su legislador–hoja de trabajo

Nombre del legislador

Distrito

Partido Político

Filosofía política (liberal, conservador, moderada)

Día que fue elegido

Partidarios importantes

Áreas de preocupación

Su posición sobre las bibliotecas

Conexiones bibliotecarias (amigos, familia, defensores)

Puestos políticos que haya tenido: (en comités o membresías)

¿Quién deberá de llevar el mensaje y cómo?

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El tema

El mensaje es: (25 palabras o menos)

Tres puntos clave:

1.

2.

3.

Es importante para nuestros electores porque:

Necesitamos que usted:

Adapte el mensaje–hoja de trabajo

Existen varias para dirigirse con loslegisladores, entre otras:

Visitas personales

Visitas personales, es esencialestablecer una relación con losoficiales del electorado. Haga una citacon su legislador, para informarle quées lo que pasa con su biblioteca.Siempre confirme la cita.

Llamadas telefónicas

Después de establecer una relaciónpersonal, las llamadas telefónicas sonmás fáciles y apropiadas, serecomienda estar en contactocontinuo. Así mismo, hablar o visitaral legislador una vez al año paramantenerlo (a) informado (a) de loque sucede en la biblioteca durante elaño.

Cartas

Son importantes en cuanto a lacomunicación con los legisladores,cuando son leídas muchas vecesreciben respuesta, éstas representanvotos. Las cartas pueden ser formaleso informarles, escritas a mano o amáquina, deben de ser escritas porusted explicando las razones.

Correo electrónico, fax,telegramas

Estas opciones pueden servirle,particularmente cuando no haytiempo. El correo electrónico no seatan popular con algunos de loslegisladores, la mejor opción esllamarles por teléfono.

Recomendaciones paraescribir cartas

Los legisladores quieren escuchar laopinión de los electores. Una cartabien escrita, les indica que usted está

interesado y les proporcionainformación importante.

● Diríjase correctamente cuandoenvíe una carta, consulte losejemplos.

● Explique el porqué manda esacarta y porqué creé que todas lasbibliotecas son esenciales paranuestra democracia.

● Sea específico dé ejemplos, si lafalta de dinero hizo que algunosestudiantes se graduaran sinobtener la educación necesaria,comuníqueselo.

● Enfóquese en la gente quedepende de las bibliotecas, incluyahistorias de la vida diaria y déejemplos de cómo las bibliotecascambian vidas.

● Sea breve, una carta de una páginaes más probable que sea leída.

● Asegúrese de incluir su nombre,dirección y teléfono en la carta, nosolamente en el sobre, si ésta sesepara del sobre, el legislador no vaa poder contestarle.

Formas de dirigirse

Mande cartas directamente a loslegisladores de su país, estos sonalgunos ejemplos:

El Presidente de los Estados UnidosThe White HouseWashington, DC 20500E-mail: president@whitehouse.gov

El Vicepresidente de los EstadosUnidosOficina EjecutivaWashington, DC 20500E-mail:vice.president@whitehouse.gov

Senadores:El Honorable__________________

United States SenateWashington, DC 20510

Representantes:El Honorable___________________United States House ofRepresentativesWashington, DC 20515

¿Cuándo es oportunohablar?

Como todas las cosas, el tiempoperfecto puede marcar la diferencia.Para ser eficaz, usted debe defamiliarizarse con el procesolegislativo, el cual puede tomartiempo.

Horario legislativoDe seis a ocho meses antes de iniciarla sesión (dependiendo de sugobierno):_ Tenga una reunión con su

legislador_ Adquiera información local_ Capacite a los promotores de las

bibliotecas_ Invite a posibles promotores_ Identifique a colaboradores

Cuando los legisladores estén ensesión_ Visite las oficinas legislativas

cuando necesite informar a sulegislador de algo que ocurre.

_ Dé seguimiento a la legislación debibliotecas y mantenga a suspromotores informados.

_ Entérese cuándo se reúnen loscomités y mande cartas a laprensa

Durante la sesión de gobierno _ Indique sus preferencias y

preocupaciones sobre la legislaciónen cuestión.

_ Al terminar la sesión: ayude arecaudar dinero, invite a loslegisladores a visitar su biblioteca yagradézcales su ayuda

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Formas de comunicación

Cada uno de nosotros tieneoportunidades para hablar sobre lasbibliotecas. Promoverlas asegura queexista acceso libre y gratuito a lainformación en el presente y para lasgeneraciones futuras.

● Contactaré a mi bibliotecario, meinformaré de las necesidades de labiblioteca y de cómo puedoayudarla.

● Me mantendré informado sobre lasdecisiones que afectan a lasbibliotecas, el acceso público a lainformación y me inscribiré en el boletín de noticias de ALAWON.

● Trataré de hablar sobre lasbibliotecas, intercambiaré ideascon vecinos, amigos y colegas.

● Asistiré a reuniones locales y de lasescuelas, reclutaré a otros para queexpresen su apoyo.

● Escribiré cartas a editores deperiódicos para apoyar a lasbibliotecas.

● Llamaré, escribiré y mandarécorreos electrónicos para expresarmis preocupaciones.

● Asistiré a los días legislativos enWashington D.C.

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Lista para los promotores debibliotecas

Disponible en laAsociación de Bibliotecasde los Estados Unidos(ALA)EventosEl Día Nacional Legislativo de lasBibliotecasLos promotores y amigos de lasbibliotecas a través del país, se reúnencada primavera en Capitol Hill enWashington, D.C. Para mayorinformación, favor de contactar a laoficina de la ALA en Washington.

En la InternetALA Legislative Action CenterEsta página de la Internet brindainformación más reciente de temassobre las bibliotecas e informaciónpara contactar a los miembros delcongreso estadounidense.www.ala.org/washoff/.

Foro de discusión sobre la promociónde las bibliotecasSi tiene alguna pregunta, comentarioo casos que quisiera compartir conotros bibliotecarios, lo puede hacerpor medio del foro de discusiónLibrary Advocacy Now, parasuscribirse envíe un mensajeelectrónico a listproc@ala.org. En elmensaje escriba “subscribe aladnow”su nombre y apellido.

Washington News Line (ALAWON)Este boletín de noticias de la ALA enWashington, ofrece datos actualizadossobre la legislación federalestadounidense y políticas relacionadascon las bibliotecas y temas deinformación Para subscribirse, mandeun mensaje electrónico: “suscribeALA-wo” seguido de su nombre y apellidoa listproc@ala.org.

Materiales promocionalesCarteles, separadores de libros,prendedores y otros materiales quesirven para promover a las bibliotecasy la alfabetización pueden ser

adquiridos por medio del catálogo dela ALA Graphics o por la Internetvisitando www.ala.org.

PublicacionesLLaass bbiibblliiootteeccaass yy ppaaqquueetteess ddiiddááccttiiccoossssoobbrree llaa IInntteerrnneettConsejos y guías sobre cómodesarrollar y comunicar las reglas ypolíticas de la Internet. Para obtenermás información contacte la Oficinade Información Pública de la ALA,disponible en www.ala.org.

AA LLiibbrraarryy AAddvvooccaattee’’ss GGuuiiddee ttooBBuuiillddiinngg IInnffoorrmmaattiioonn LLiitteerraatteeCCoommmmuunniittiieess,, ((GGuuííaa ppaarraa llaaPPrroommoocciióónn ddee llaa BBiibblliiootteeccaa eenn llaaFFoorrmmaacciióónn ddee CCoommuunniiddaaddeessCCoommppeetteenntteess eenn eell MMaanneejjoo ddee llaaIInnffoorrmmaacciióónn)),, ALA Library AdvocacyNow! Action Pack 2001. ¡Promociónde la biblioteca ahora! Paquete deAcción 2001. Ideas y estrategias,mensajes y muestras de materiales depublicidad para abogar sobre laimportancia de la instrucción de lainformación y el rol crucial que jueganlas bibliotecas y los bibliotecarios.Copia de la impresión, $10. ¡Gratiscuando se distribuye en los Programasde Capacitación de Promoción de laBiblioteca, Ahora!. Disponible en ladirección web de ALA www.ala.org/pio/advocacy/.

IInnffoorrmmaacciióónn iimmppoorrttaannttee ssoobbrree llaassbbiibblliiootteeccaass eessttaaddoouunniiddeennsseessJuegos de tarjetas con informaciónespecífica para distribuir entre losfideicomisiarios, Grupos de Amigos ypromotores, para citarla cuando seanecesaria. Para recibir una copiagratis, favor de llamar a la Oficina deInformación Pública de ALA.

CapacitaciónEntrenamiento en “¡La promoción delas bibliotecas ahora!”Existen talleres disponibles en gruposestatales, locales y regionales a un costobajo (costo de viaje). Los temasincluyen consejos y técnicas para crear

una red de promotores de bibliotecas,cómo ser representante eficaz de lasbibliotecas, cómo comunicarse con loslegisladores y la prensa. Estos programasse pueden adaptar para concentrarsesolamente en información sobre laalfabetización. Para obtener mayorinformación, favor de contactar la Oficinade Información Pública de la ALA.

VideoLLaass bbiibblliiootteeccaass eessttaaddoouunniiddeennsseessccaammbbiiaann vviiddaass//AAmmeerriiccaa’’ss LLiibbrraarriieessCChhaannggee LLiivveessProyecte este video a los gruposescolares y de la comunidad, contieneuna discusión sobre el importantepapel que juegan las bibliotecas. (18min.) Para ordenar, llame a la oficinade: ALA Graphics, 1+770-280-4185;ala-orders@pbd.com. #5291–0100,$49.00 dólares norteamericanos, másenvío.

Números importantesALA Public Information Office50 E. Huron St.Chicago, IL 60611Tel: 1+312-280-5041/5044Fax: 1+312-944-8520E-mail: pio@ala.orgwww.ala.org/pio

ALA Washington Office1301 Pennsylvania Ave., NW Suite 403Washington, D.C. 20004Tel: 1+202-628-8410Fax: 1+202-628-8419E-mail: alawash@alawash.orgwww.ala.org/washoff/

Association for Librarian Trustees andAdvocates/American LibraryAssociation50 E. Huron St.Chicago, IL 60611Tel: 1+312-280-2160Fax: 1+312-280-3257E-mail: alta@ala.orgwww.ala.org/alta/

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Recursos e información para promover a las bibliotecas

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Notas

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Este manual para los promotores debibliotecas ha sido posible por la colaboraciónde las siguientes empresas:

3M Library SystemsAdobe Systems IncorporatedAstran, Inc.Baker & TaylorBarnes & Noble.comBound to Stay Bound BooksBrodart CompanyChelsea House PublishersCybraryN™ SoftwareDemco, Inc.Dun & BradstreetDynixEBSCO Information ServicesElsevierGaleGIS Information SystemsH.W. Wilson CompanyHighsmit, Inc.The Home DepotHP Library Technology AccessIngram Library Services, Inc.JanWay Company USA, Inc.LexisNexisThe Library CorporationLord & TaylorMarshall CavendishMorningstar Foods, Inc.OCLC Online Computer Library CenterR.R. BowkerScholastic Inc.Severn House Publishers, Ltd.SIRS Publishing, Inc.Sirsi CorporationStandard & Poor’sSwets BlackwellVerizon CommunicationsWells Fargo Home Mortgage, Inc.World Book, Inc.

American Library AssociationPublic Information Office50 E. Huron St.Chicago, IL 60611Teléfono: 1+312-280-5041/44Fax: 1+312-944-8520E-mail: pio@ala.orgwww.ala.org/pio