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MANUAL INTEGRAL DE SERVICIOS INTEGRADOS PARA JOVENES SI JOVEN

Bogotá D.C. Julio de 2017

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MANUAL INTEGRADO SI JOVEN

Código: M – AP – 01

Versión 01

Proceso asociado: Gestión de Asuntos Políticos

TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción ------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. Objetivo ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

3. Objetivos específicos ------------------------------------------------------------------------------- 3

4. Alcance ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4

5. Términos y definiciones ---------------------------------------------------------------------------- 4

6. Marco legal y Misional ------------------------------------------------------------------------------ 5

6.1 Marco legal --------------------------------------------------------------------------------------- 5

6.2 Marco Misional y Antecedentes: Sí Joven ---------------------------------------------- 5

7. Administración de la estrategia Sí Joven -------------------------------------------------------- 7

7.1 Criterios de publicación de la oferta ------------------------------------------------------- 7

7.2 Roles de la administración ----------------------------------------------------------------- 10

7.3 Pasos para publicar una oferta en el Sí Joven --------------------------------------- 12

6. Historias de usabilidad Sí Joven según el perfil --------------------------------------------- 12

8. Política de Seguridad Sí Joven ------------------------------------------------------------------ 25

8.1 Administración interna: para el coordinador de la estrategia. -------------------- 26

8.2 Veracidad de la información -------------------------------------------------------------- 28

8.3 Política de privacidad y tratamientos de datos personales ------------------------ 29

9. Requisitos técnicos --------------------------------------------------------------------------------- 29

10. Documentos Asociados -------------------------------------------------------------------------- 29

11. Responsable del Documento ------------------------------------------------------------------- 29

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Versión 01


1. Introducción Colombia tiene alrededor de 12.699.365 jóvenes entre 14 y 28 años, consolidándose como uno de los países de la región donde se registra un peso significativo de la población joven sobre la población total. Según el informe en Gasto Público Social en Adolescencia y Juventud (GPSAJ), Colombia tan sólo invierte el 2,68% del PIB en el 26,68% de su población, es decir en los jóvenes. De este valor, el GPSAJ en Colombia se concentra principalmente en educación y salud. En otros temas relevantes para el desarrollo integral es muy baja la inversión. Sin contemplar los rubros de educación y salud, el gasto no alcanza el 0.1% del PIB. 1 A pesar de esta inversión, los jóvenes en Colombia presentan múltiples barreras para la garantía de sus derechos y para el acceso a oportunidades que les facilite su desarrollo integral. Una de estas barreras que impide o dificulta su inserción socioeconómica es el acceso a información pertinente y de calidad. Para tratar de subsanar esta barrera la Dirección del Sistema Nacional de Juventud “Colombia Joven” en el marco de la Ley 1622 de 2013, el CONPES 173 de 2014 y la Ley 1780 de 2016, desarrolla, gestiona y lidera la Estrategia Sí Joven, la cual busca integrar y difundir la oferta institucional para la población joven en un sólo lugar, democratizando así su acceso y permitiendo que los jóvenes se beneficien de la información que el Estado ofrece de manera gratuita para ellos.

2. Objetivo Establecer los lineamientos que regulan el procedimiento de la estrategia Sí Joven compuesta por una plataforma web y un aplicativo móvil.

3. Objetivos específicos

Presentar la estrategia Sí Joven a los funcionarios que coordinan y operan la estrategia

Sistematizar y documentar la estrategia Sí Joven para garantizar la adecuada implementación, continuidad y mejora de la misma en el tiempo

1 Resumen GPSAJ elaborado por Colombia Joven. El GPSAJ es la sumatoria del gasto específico (gastos que beneficia específicamente a los y las adolescentes y jóvenes), gasto ampliado (gastos que benefician a la juventud como parte de un segmento más amplio de población), gasto indirecto (gastos que benefician a esta población a través de su familia o núcleo familiar más cercano) y gasto en bienes públicos (gastos que benefician a los y las jóvenes a través de bienes y servicios no individualizables que están dirigidos a toda la población)

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Establecer los lineamientos, procedimientos, actividades de la estrategia para su adecuado funcionamiento

Determinar los roles de los actores que intervienen en toda la cadena de la estrategia (Directivos, funcionarios, contratistas y/o terceros).

4. Alcance Este manual es aplicable a los funcionarios públicos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE responsables de garantizar que la información esté actualizada, sistematizada, ordenada para la continuidad del funcionamiento del Sitio de Servicios Integrados para Jóvenes Sí JOVEN y al responsable de coordinar la estrategia Sí JOVEN quien debe garantizar el adecuado funcionamiento de la estrategia.

5. Términos y definiciones Aplicativo web: cualquier plataforma web o aplicación web que es accedida por un computador Aplicación móvil: aplicación accedida por un dispositivo móvil Estrategia Sí Joven: está compuesta por la administración de la página web y la aplicación móvil. Oportunidad: es la posibilidad de conectar al joven usuario con información de calidad sobre ofertas institucionales que conforme a sus intereses, perfil, necesidad, le favorezca de manera directa y oportuna Oferta: Información que una entidad ofrece al joven sobre becas, pasantías, convocatorias, premios, eventos, invitaciones entre otros. Web Master Interno: área responsable del mantenimiento o programación del Sí Joven al interior de Presidencia. En este caso reside en el área de Tecnología y Sistemas de Información del DAPRE. Web master externo: área responsable del mantenimiento o programación del Sí Joven al exterior de Presidencia.

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Desarrollador web: programador especializado quien desarrolla, actualiza y mantiene el sistema operativo del Sí Joven. Código fuente: es el lenguaje de programación que debe crear el desarrollador para crear el programa.

6. Marco legal y Misional

6.1 Marco legal

El Sitio de Servicios Integrados para Jóvenes Sí Joven es la estrategia del Gobierno Nacional liderada por la Dirección del Sistema Nacional de Juventud “Colombia Joven” para la integración de la oferta institucional que conecta en un sólo lugar a los jóvenes con las oportunidades y servicios institucionales gratuitos que el Estado ofrece a los adolescentes y jóvenes entre 14 y 28 años. Esta estrategia permite que los jóvenes encuentren servicios, recursos y beneficios ofrecidos por las entidades gubernamentales, el sector privado, la cooperación internacional y ONG según sus intereses de búsqueda. Así mismo les permite a los usuarios intercambiar opiniones sobre la oferta, calificarla y guardarla en su historial. El Sí Joven surge producto de una necesidad amparada en la Ley 1622 de 2013 en la medida de promoción No. 31 del artículo 8 del Estatuto de Ciudadanía Juvenil y el Art. 17. Así mismo, la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014, Art. 1”.

6.2 Marco Misional y Antecedentes: Sí Joven

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En virtud de sus competencias legales y reglamentarias, el entonces Programa Presidencial para el Sistema Nacional de Juventud “Colombia Joven” formula la estrategia del Sitio de Servicios Integrados para Jóvenes Sí Joven con el propósito de publicar oportunidades, trámites y servicios institucionales que el Estado ofrece a los adolescentes y jóvenes entre 14 y 28 años, con el fin de que éstos tengan acceso a diferentes temas de interés, a través de un sitio único ubicado inicialmente dentro del Portal del Estado Colombiano, cuyo dirección era: http://gobiernoenlinea.gov.co/web/guest/inicio-joven El Sí Joven contaba con una sección informativa, un espacio que presentaba a los jóvenes enlaces a sitios públicos o privados que pudieran ser de su interés, y que atendieran en algún grado las dudas o necesidades de los jóvenes. Luego de la expedición de la Ley 1622 de 2013, se establece que “el portal de juventud del país estará a cargo de la entidad rectora del sistema nacional de

http://gobiernoenlinea.gov.co/web/guest/inicio-joven

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juventudes con información de todos los sectores y enlaces a cada una de las instituciones del Estado. El portal incluirá información de oferta y demanda de servicios para garantía de los derechos expresados en esta ley con la posibilidad para los procesos y prácticas organizativas de las y los jóvenes de incluir información propia para consulta pública. Todas las organizaciones sociales e instituciones públicas de carácter municipal, departamental y nacional, que desarrollen programas y proyectos con jóvenes, deberán registrar información actualizada en el portal sobre oferta y demanda, líneas de trabajo e indicadores de implementación de políticas, para garantizar la participación y el control social de los jóvenes”. Para el 2015, Colombia Joven en el marco de la Primera Feria Especializada en Juventud Xpo Jóvenes, invirtió en su fortalecimiento. Replanteó el enfoque del Si Joven y dejó de ser una “base de datos en línea” con información en el portal del Estado Colombiano a cargo de la Dirección de Gobierno en Línea de Min Tic, para convertirse en una estrategia que cuenta con un portal de Juventud www.colombiajoven.gov.co/sijoven acompañado de una aplicación móvil App, que de manera interactiva conecta a los jóvenes con sus oportunidades. Por lo anterior, es fundamental la optimización o mejora de los canales digitales por medio del desarrollo de nuevas herramientas en el sistema, para obtener información de análisis y la mejora continua de las oportunidades publicadas. Para el usuario final, permitirá enriquecer su experiencia en el portal, facilitado la búsqueda de oportunidades según sus intereses, ubicación y perfil. Es de resaltar que el desarrollo técnico cuenta con el asesoramiento y validación del Área de Tecnologías y Sistemas de Información del DAPRE y una firma externa.

7. Administración de la estrategia Sí Joven

7.1 Criterios de publicación de la oferta

¿Qué es una oportunidad para el Sí Joven?

La Real Academia de la Lengua Española define una oportunidad como el “momento o circunstancia oportunos o convenientes para algo”. Para el Sí Joven, la oportunidad, es la posibilidad de conectar al joven usuario con información de calidad sobre ofertas institucionales que conforme a sus intereses, perfil, necesidad, le permitan encontrar en un momento o circunstancia determinada una oferta que le sea de utilidad de manera directa y oportuna.

http://www.colombiajoven.gov.co/sijoven

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Así pues, las oportunidades se dan en el momento en el que el joven usuario encuentra una oferta valiosa para él. Por tal razón, el equipo Sí Joven debe propender por:

- Buscar ofertas reales, seguras, de fácil acceso y gratuitas que les permitan a

los jóvenes usuarios encontrar oportunidades reales.

- Publicar la mayoría de ofertas posibles para ampliar la probabilidad que los

jóvenes encuentren su oportunidad.

- Visibilizar ofertas diferentes, de carácter incluyente y proveniente de todo el

territorio nacional, que les permita a jóvenes en el país y con intereses diversos

encontrar su oportunidad.

¿Cuáles son los criterios de una oportunidad Sí Joven?

Las ofertas que se publiquen en el Sí Joven deben cumplir con los siguientes criterios de oferta Sí joven: Gratuita: se busca lograr un acceso en igualdad de condiciones a los jóvenes de todo el país, por lo cual el beneficio debe ser real y de costo cero.2 De esta manera es importante analizar lo siguiente:

a) Qué entidad hace la oferta, si tiene o no un interés comercial. Si por un lado, es

una organización social la que oferta alguna oportunidad, indagar en qué

consiste el beneficio y si hay un costo asociado a la oferta. Si por otro lado, es

una organización de carácter privado con interés comercial indagar por la

trasparencia de los beneficios. Pedir los términos y condiciones de la oferta y

consultar por los costos adicionales.

b) Qué tipo de oferta es. Por ningún motivo, se podrán subir a la plataforma

ofertas de viajes, becas, intercambios que estén relacionadas con una empresa

privada que no esté registrada en Cámara de Comercio y que no resuelva todas

las dudas por escrito que pueda tener el funcionario a cargo de cargar la oferta .

2 Nota: No obstante, existen ofertas que pueden tener un beneficio real pero no ser gratuitas. Un ejemplo de ello es una beca en una universidad para una maestría fuera del país que no incluye los costos del tiquete aéreo ni el 10% de la matrícula. Aun así, es una buena oferta que puede publicarse, haciendo explícitos los costos en los cuales deberá incurrir el usuario.

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Confiable: las ofertas deben provenir de una fuente segura, es decir de instituciones

públicas y del Gobierno Nacional; de entidades privadas con razón social y NIT,

organizaciones sociales con Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro y verificación

de la información vía telefónica y en su página web. Adicionalmente, las ofertas que de

alguna entidad se vaya a publicar deben tener link a la oportunidad en su página web,

en la cual el usuario pueda ampliar la información que la plataforma ofrece.

Estratégica: Información valiosa, que en el contexto es oportuna y de interés para las y los jóvenes. Oportuna: Las ofertas para ser visibilizadas deben ser publicadas en un tiempo pertinente respecto de su vencimiento, es decir no menor a una semana de caducar. Incluyente: Tener en cuenta el universo juvenil, su diversidad y sus condiciones sociales, económicas y culturales. Darle prioridad a ofertas para jóvenes estrato 0, 1, 2, 3 en lo rural y lo urbano. ¿Qué tipos de oportunidades Sí Joven pueden ser publicadas?

Existen ofertas de diferente tipo así:

- Becas: por lo general están relacionadas con un apoyo o ayuda para cursar

estudios

- Pasantías: es la práctica profesional para un estudiante

- Curso: espacio en un periodo de tiempo determinado, por lo general corto para

aprender alguna actividad o adquirir un conocimiento

- Convocatoria: anuncio en el cual se convoca a participar de una actividad,

concursos entre otros

- Intercambio: modalidad de estudio en la cual estudiantes colombianos pueden

ser recibidos por otras instituciones fuera del país

- Foro: encuentros de discusión temáticos

- Premio: reconocimiento por ganar un concurso o actividad

- Voluntariado: Trabajo voluntario para el apoyo de una causa social o

ambiental, entre otras

- Taller: curso breve donde se enseña una actividad o se adquiere un

conocimiento

- Competencia: donde se pone a prueba los conocimientos o capacidades de

varias personas / organizaciones

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- Conferencia: espacio de debate y discusión sobre un asunto en específico

- Evento Cultural: actividad lúdico, recreativa con componente cultural

- Evento Académico: actividad con contenido académico

- Evento deportivo: actividad lúdico, recreativa con componente deportivo

- Trámite: pasos necesarios y de rutina

- Empleo: vacantes laborales

- Información institucional estratégica/ contenidos de interés cortos:

información que el usuario debe conocer o puede ser estratégica para la toma

de decisiones.

7.2 Roles de la administración

Los roles que se describen a continuación son de los funcionarios que al interior de Colombia Joven y del DAPRE tiene la responsabilidad de garantizar el adecuado funcionamiento del Sí Joven:

- Coordinador/ administrador de la estrategia Sí Joven: es el rol principal dentro de la estrategia y se encarga de formular la estrategia, planear su implementación y organizar y distribuir las actividades principales con el equipo para garantizar el cumplimiento de los objetivos.

- Tiene que relacionarse directamente con el área de Tecnologías y Sistemas de la información del DAPRE para la articulación técnica del desarrollo de nuevas funcionalidades, mantenimiento de las actuales y contingencias relacionadas con el funcionamiento de la misma.

- Es responsable por el análisis de la información que arroja la plataforma y construir el informe periódico a las entidades y a los aliados del Sí Joven.

- Por último, cumple el rol de administrador encargado de modificar los parámetros maestros entre los cuales está la administración de usuarios, sectores, tipos de oportunidad. Este rol sólo lo tiene una persona.

- Gestores de oferta Sí Joven: son funcionarios de Colombia Joven que tienen como responsabilidad identificar ofertas y publicarlas en portal Sí Joven.

- Apoyo de comunicación: es un funcionario de Colombia Joven que ayuda al posicionamiento de la estrategia por los diferentes canales virtuales de

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comunicación, apoya a la difusión de oportunidades específicas y al diseño de piezas de comunicación.

- Aprobador: son funcionarios que tienen la responsabilidad puntual de revisar y verificar la información de la oferta publicada por los gestores de oferta o por aliados inscritos en el Sí joven. Es decir aceptan o rechazan la oferta pendiente por aprobación. También son responsables de registrar información de entidades aliadas y mantener la información de los aliados actualizada en el sistema.

- Aliado Sí Joven/ oferente: puede ser una entidad de carácter pública o privada, una ONG, una agencia de cooperación internacional, embajada o fundación con el interés de divulgar ofertas que cumplen los criterios de publicación en el portal Sí joven. Es un usuario especial que pueden publicar oferta de manera directa pasando por el filtro de Colombia Joven.

- Soporte técnico: este equipo se compone de dos áreas que trabajan conjuntamente. Por un lado se encuentran los funcionarios designados del área de Tecnología y Sistemas de Información del DAPRE y por otro lado, el equipo de la firma externa, quienes son los desarrolladores de la plataforma y conocen el código fuente. Estos últimos son los únicos autorizados para modificar este código bajo la autorización del coordinador de la estrategia y los supervisores del contrato.

- Usuario sin privilegios: un usuario joven registrado que puede ver las publicaciones, comentar, calificar y guardar sus publicaciones favoritas

Iconos de la plataforma que distingue el tipo de rol:

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7.3 Pasos para publicar una oferta en el Sí Joven

1. Tener la información completa de la oferta a publicar.

2. Revisar que la oferta cumpla con los criterios de publicación.

3. Ingresar a www.colombiajoven.gov.co/sijoven con su usuario y clave.

4. En la pestaña “Publicar”, escribir la información requerida en el formulario de

la oportunidad. Verifique y marque “publicar”.

5. Espere que el aprobador valide la información y apruebe su solicitud de

publicación.

6. Una vez aprobada, la oferta estará activa y publicada en el Sí Joven.

6. Historias de usabilidad Sí Joven según el perfil Historias de usuario Las historias de usuario tienen como objetivo informar al funcionario de Colombia Joven del proceso que debe cumplir cada rol de usuario (jóvenes que visiten la

http://www.colombiajoven.gov.co/sijoven

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plataforma). De esta manera, el funcionario responsable puede dar respuesta o solución en caso que se requiera. Encontrará una descripción de lo que puede hacer el rol de usuario, un proceso de prueba y verificación de ese rol (no en todos los roles es necesario este paso) y el comportamiento esperado que hace referencia a lo que el rol puede o no acceder. Historia No. 1: Usuario no registrado.

HISTORIA DE USUARIO NO REGISTRADO

Descripción: Esta funcionalidad permite que usuarios no registrados puedan ingresar a la página web y acceda a las siguientes opciones:

Inicio de sesión

Búsqueda simple

Búsqueda avanzada

Consultar las categorías de las oportunidades

Enlace a Google Play y App Store

Consulta de oportunidades vigentes que se muestran de forma aleatoria

Comportamiento Esperado/obtenido El usuario ingresa a la aplicación y puede acceder a cualquiera de las opciones descritas en el menú

o Encabezado superior con enlace a la página de Colombia Joven: Al hacer click sobre este, debe direccionar a la página web de Colombia Joven.

o Inicio de sesión: desplegará un modal con los campos

Este usuario al no estar registrado no podrá acceder a un perfil propio en el cual pueda guardar sus oportunidades favoritas, hacer comentarios sobre la oportunidad y calificar las oportunidades.

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Historia No. 2: Inicio de Sesión y registro

HISTORIA DE USUARIO: Ciudadano

Descripción: Esta funcionalidad permite al usuario registrarse bien sea directamente en Sí Joven o mediante su cuenta de Facebook. Una vez el usuario esté registrado, podrá ingresar a su cuenta mediante su cuenta de Facebook o diligenciando correo electrónico y contraseña

Prueba o verificación:

Registro:

• Ingresar a la aplicación

• Tap sobre “Iniciar sesión”

• Clic/Tap sobre “Ingresar con Facebook” o Clic/Tap en

“Regístrate en Sí Joven”

• Diligenciar los campos

• Clic/Tap sobre el botón “Registrase”

• Inicio de sesión:

• Diligenciar los campos de Correo

electrónico y contraseña

• Clic/Tap sobre el botón “Iniciar sesión”

• Clic/Tap sobre el botón “Inicia sesión con Facebook”

Comportamiento Esperado/obtenido El usuario podrá registrase en la plataforma e iniciar sesión. Con la sesión iniciada el usuario podrá acceder a los botones “Cambiar contraseña” “Mis favoritos” y “Cerrar sesión” Podrá calificar la oferta y realizar comentarios y añadir ofertas como favoritas.

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Formulario de registro

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Historia No. 3: Búsqueda simple

HISTORIA DE USUARIO No registrado, registrado sin permisos, administrador, oferente, aprobador, analista, administrador

Descripción:

La búsqueda simple de oportunidades la pueden realizar personas no registradas, personas registradas sin permisos de administrador, el administrador, perfiles de oferentes, de aprobador y analista. Esta búsqueda de oportunidades se realiza escribiendo una palabra clave en el cajón de búsqueda simple:


Introducir una palabra clave en el cajón de búsqueda

Hacer Clic/tap/enter, la palpara se transformará en una etiqueta

Al momento eliminar la etiqueta haciendo clic/tap sobre la “x”, borrará el criterio filtrado.

Comportamiento Esperado/obtenido Al ingresar la palabra clave, ésta se transformará en una etiqueta y el usuario podrá ver las oportunidades que contengan dicha palabra clave. Si no existe un criterio que coincida con la búsqueda aparece el mensaje “No hay Oportunidades publicadas que coincidan con tu búsqueda”

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Historia No. 4: Búsqueda avanzada

HISTORIA DE USUARIO: No registrado, registrado sin permisos, oferente, aprobador, analista,

Descripción:

La búsqueda avanzada de oportunidades la pueden realizar personas no registradas, personas registradas sin permisos de administrador, el administrador, perfiles de oferentes, de aprobador y analista. Esta búsqueda de oportunidades se realiza seleccionando búsqueda de oportunidades con opciones avanzadas (País, Departamento, Municipio, tipo de oportunidad) en el cajón de búsqueda avanzada:


Ingresar a la aplicación

Hacer Clic/Tap sobre ícono que representa la búsqueda Avanzada

Seleccionar los criterios de búsqueda. (país, departamento, municipio, tipo de oportunidad)

Hacer Clic/Tap sobre el botón “Hecho”

Comportamiento Esperado/obtenido La aplicación desplegará las oportunidades que coincidan con los criterios de búsqueda seleccionados. Si no existe un criterio que coincida con la búsqueda aparece el mensaje “No hay Oportunidades publicadas que coincidan con tu búsqueda” Al momento de eliminar la etiqueta “búsqueda avanzada” que se despliega, se mostrarán todas las oportunidades de nuevo de forma aleatoria.

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Historia No. 5 Publicar oportunidad

HISTORIA DE USUARIO: Oferente

Descripción: Será el funcionario responsable del rol gestor Sí Joven quien apoyara y guiará al oferente para que publique una oportunidad. Esta funcionalidad permitirá al oferente diligenciar el formulario de publicación de oportunidades directamente en la aplicación. La solicitud pasará por un flujo de aprobación por parte de Colombia Joven para ser publicada, el perfil encargado de hacerlo es el funcionario que esté habilitado como aprobador. Al momento de ser aprobada o rechazada la oferta, llegará un correo al oferente informando el estado de la solicitud al oferente y los comentarios pertinentes.

Prueba o verificación: o Ingresar a la aplicación o Iniciar sesión o Ir a la pestaña “Publicar” o Diligenciar los datos la oportunidad a publicar o Si la entidad no ha sido creada previamente, en el

botón “Agregar Nueva Entidad” se desplegará un modal para el registro de la entidad. Hacer clic en “Crear Entidad”

o Habiendo diligenciado todos los datos, hacer clic en el botón “Enviar”

Comportamiento Esperado/obtenido

Mensaje desplegado por el aplicativo informando que la solicitud ha sido enviada.

Correo Electrónico informando estado de la solicitud de publicación (Aprobada o Rechazada).

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Historia No. 6: Compartir en redes sociales

HISTORIA DE USUARIO: Registrado sin permisos, oferente, aprobador, analista, administrador

Descripción: Para los funcionarios que hacen el apoyo de comunicación, deben garantizar que se motive la herramienta de compartir en redes sociales para ampliar la difusión de la estrategia. De esta manera el usuario podrá al iniciar la aplicación, compartir un mensaje invitando a otros usuarios a descargar la aplicación SÍ JOVEN. El Usuario podrá compartir contenido también a través de Facebook, correo electrónico y otras opciones o mecanismos que brinda la plataforma Android. En esta característica el usuario deberá seleccionar en que aplicación desea compartir.


Ejecutar la aplicación

Hacer Clic/Tap sobre el botón “Facebook” • Se abrirá una ventana donde se mostrará el contenido a

compartir.

Hacer Clic/Tap sobre el botón “Compartir”

Se mostrarán diferentes aplicaciones a través de las cuales podrá compartir contenido. En caso de correo electrónico se desplegará un modal para agregar el nombre de la persona y su correo electrónico.

Comportamiento Esperado/obtenido El usuario podrá compartir oportunidades a través de correo electrónico y redes sociales.

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Historia No. 7: Categorías

HISTORIA DE USUARIO: No registrado, registrado sin permisos, oferente, aprobador, analista, administrador

Descripción: Todos los usuario podrán filtrar las oportunidades en las distintas categorías que contempla la plataforma


Ingresar a la aplicación,

Hacer Clic/Tap sobre el botón “categorías” o Se desplegarán las 18 categorías que contempla la

plataforma

Hacer Clic/Tap sobre la categoría deseada o Filtrará todas las oportunidades bajo esa categoría en

particular

Hacer Clic/Tap sobre el botón “x” desplegará todas las categorías para una nueva selección de éstas.

Comportamiento Esperado/obtenido Se desplegarán las oportunidades para la categoría seleccionada. En caso de no existir oportunidades en dicha categoría aparecerá un mensaje informando: “No hay Oportunidades publicadas que coincidan con tu búsqueda”

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Historia No. 8: Oportunidades

HISTORIA DE USUARIO: No registrado, registrado sin permisos, oferente, aprobador, analista, administrador

Descripción: El usuario podrá consultar las oportunidades vigentes de acuerdo a las búsquedas y categorías que seleccionó. En caso de no haber realizado ningún filtro, aparecerán todas las ofertas vigentes en la plataforma

Cómo Probar:


Hacer Clic/Tap sobre la imagen de la oportunidad deseada. o Se ingresará al detalle de la oportunidad escogida o Se visualiza el detalle de la información (vigencia, requisitos,

entidad oferente, país, departamento, municipio, contacto, ofertas relacionadas y un link que direcciona al sitio web de la oportunidad

o Podrá descargar la oportunidad en un archivo PDF.

Comportamiento Esperado/obtenido El usuario podrá ver toda la información relacionada con la oportunidad seleccionada, así como también las oportunidades relacionas con dicha oferta. Luego de actualizar la página, las oportunidades se muestran de forma aleatoria y en un orden diferente a la anterior paginación

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Historia No. 9 Calificar y comentar

HISTORIA DE USUARIO: Registrado sin permisos, oferente, aprobador, analista, administrador

Descripción: El usuario podrá calificar y comentar las oportunidades publicadas, sólo lo podrán hacer usuarios registrados en la plataforma. Los funcionarios responsables de apoyo de comunicación y administrador son quienes regulan los comentarios conforme a la política de seguridad mencionada en el siguiente numeral.



Iniciar sesión

Hacer Clic/Tap sobre la imagen de la oportunidad deseada.

Se ingresará al detalle de la oportunidad escogida con la información específica de cada oferta.

Seleccionar el número de estrellas que considere pertinentes

Escribir comentario

Clic/Tap sobre el botón “Comentar”

Comportamiento Esperado/obtenido De inmediato el usuario podrá ver la calificación otorgada y los comentarios que realizó en cada oportunidad donde participó. Cuando algún comentario suyo haya sido respondido, el usuario recibirá un correo notificándolo.

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Historia No. 10: Aprobación de oportunidades

HISTORIA DE USUARIO: Aprobador

Descripción: El funcionario responsable al interior de Colombia Joven es el aprobador, quien realizará la aprobación o rechazo de solicitudes de publicación enviadas por Oferentes, también podrá realizar edición sobre oportunidades ya publicadas.



Iniciar sesión

En la pestaña “Aprobaciones” se muestran todas las ofertas disponibles para aprobación

Clic en el detalle de la oportunidad

Aprobar o rechazar, diligenciar comentarios

¡Hecho!

Comportamiento Esperado/obtenido Las ofertas que han sido aprobadas, se publicaran en la plataforma. En caso de ser rechazada la oportunidad, pasará a hacer parte de ese estado y la oferta no podrá ser editada. Se enviará un correo al oferente con el estado de la solicitud

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Historia No. 11: Análisis de datos

HISTORIA DE USUARIO: Analista/ coordinador

Descripción: El funcionario con el perfil de analista y/o coordinador tendrá acceso a consultar, descargar y analizar los datos que arroja la plataforma sobre visitas, oportunidades más visitadas, comentarios, oportunidades mejor calificadas, entre otros.



Iniciar sesión

En la pestaña “Análisis de Data” se despliegan todas las opciones disponibles para la realización de reportes

Seleccionar el tipo de reporte y los criterios de análisis

Hacer Clic en “Ver Reporte”

Comportamiento Esperado/obtenido Se evidencian las consultas realizadas según el criterio y los filtros aplicados

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Historia no. 12: Administración

HISTORIA DE USUARIO: Administrador/ coordinador

Descripción: El funcionario de Colombia Joven encargado de la administración y/o coordinación de la estrategia, podrá realizar la administración de usuarios, sectores y tipos de oportunidad



Iniciar sesión

En la pestaña “Administración” se muestran todas las opciones disponibles para administración

Seleccionar opción de administración (Usuarios, sectores, tipos de oportunidad)

Realizar los cambios pertinentes

Confirmar acción

Comportamiento Esperado/obtenido El usuario administrador es considerado como un “súper usuario” quien además de realizar los cambios anteriormente descritos, puede publicar y aprobar ofertas, así como también acceder al análisis de datos del aplicativo

8. Política de Seguridad Sí Joven En este capítulo se evidencian el contenido general de los protocolos necesarios para administrar de forma segura y pertinente la plataforma Sí joven desde los diferentes niveles requeridos en el proceso sí joven. Por un lado, se exponen los procesos de seguridad que los funcionarios deberán considerar en cuanto al uso y administración del software y su adecuado desarrollo. Por otro lado, se deberán tener en cuenta los protocolos adecuados para el manejo

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seguro de la información a publicar. Por último, se integra el componente jurídico para el adecuado uso de los datos y la política de privacidad requerida.

8.1 Administración interna: para el coordinador de la estrategia.

El proceso de administración interna del software comprende 2 etapas a saber: una etapa inicial de formulación y contratación de la mejora o desarrollo de nuevos módulos a la plataforma y una segunda etapa de seguimiento a la implementación de la contratación. Así como dar respuesta a las contingencias durante la operación como escenarios de hackeo y de manejo de comentarios. Para la etapa de modificaciones del software, es importante validar las modificaciones al código fuente con el CSIRT (Computer Security Incident Response Team, Equipo de Respuesta ante Incidencias de Seguridad) en Casa Militar quienes revisan y validan si cumple o no los requisitos de seguridad solicitados por la entidad.

En la etapa de planeación, el Sí Joven al ser una plataforma digital, requiere de constante actualización. En el marco de la planeación anual de la Dirección, se hace necesario contemplar en el plan anual de la entidad, el presupuesto un rubro destinado a la mejora de los módulos existentes y el desarrollo de nuevos módulos que se requieran. De lo contrario, cuando un aplicativo web o una aplicación móvil no se actualiza constantemente o mínimo anualmente, se convierte en una aplicación zombie, lo que dificulta que los usuarios se la descarguen, a no ser que la busquen específicamente en la App store o en la tienda de Android. Este presupuesto debe ir soportado en una planeación previa de acuerdo a las necesidades de actualización de la plataforma, ya sea para mejorar la usabilidad para el usuario final o para la administración de la misma o, para la creación de nuevos módulos que ofrezcan servicios adicionales que potencien el acceso a las oportunidades para jóvenes. Cual fuere el caso, esta propuesta solicitada por la coordinación del proyecto al interior de Colombia Joven al desarrollador externo, debe ser presentada al área de Tecnología y Sistemas de Información del DAPRE – ATSI para su valoración y visto bueno, quien a su vez lo valida con el CSIRT de Casa Militar. Dicho protocolo es fundamental para dar inicio al proceso de actualización y mejora anual que la plataforma requiere. Contingencias en la operación Para la segunda etapa de ajustes y modificaciones al software y contingencias durante la operación se tienen contempladas dos posibles escenarios que pueden

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vulnerar la seguridad o generar alteraciones en la gestión de la plataforma. El primero de ellos es un riesgo de hackeo y el segundo es en cuanto al manejo de los comentarios que los usuarios hacen en la plataforma. ¿Qué hacer en caso de hackeo a la plataforma Sí Joven? En caso de que Colombia Joven detecte un riesgo de ataque informático, deberá avisar inmediatamente al CSIRT de Casa Militar y a ATSI del DAPRE, quienes a su vez activaran los protocolos de atención a este tipo de riesgos. Es vital que el web master de sistemas esté alerta y tenga acceso directo al back up de la plataforma, así como una actualización constante de ese respaldo. Una vez solucionado el hackeo, el web master deberá informar a Colombia Joven para normalizar la operación. Administración de comentarios: En cuanto a administración de los comentarios que los usuarios registrados en la plataforma realicen en las ventanas de las oportunidades, se deben gestionar por parte del coordinador general de la plataforma desde Colombia Joven. El principio básico de esta función es permitir y fomentar que los usuarios comenten de manera libre, respetuosa y espontanea las oportunidades. No obstante, es fundamental hacer un seguimiento diario a los comentarios y su contenido. De esta manera los comentarios se clasifican en:

1. Comentarios relacionados con la oportunidad (pueden ser preguntas)

2. Comentarios positivos relacionados con la oportunidad

3. Comentarios negativos respetuosos relacionados con la oportunidad

4. Comentarios irrespetuosos que por su lenguaje o contenido agreden o incitan a

la violencia en la plataforma

5. Comentarios no relacionados con la oportunidad

Para los tres primeros comentarios, la administración debe contemplar la espontaneidad y libertad que tienen los usuarios de publicar sus opiniones y/o preguntas. Así mismo, el community responsable de dar respuesta tiene libertad de moderar los comentarios de manera ágil y respetuosa. En cuanto a los comentarios irrespetuosos, se evaluará por parte del coordinador de la estrategia Sí Joven si debe ser o no suprimido el comentario de la plataforma. Por otro lado, conforme a la Ley 1755 de 2015 - "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", los comentarios no relacionados con la oportunidad que se hagan por parte de usuarios de la plataforma en los

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recuadros destinados para ello, deberán tratarse como una petición formal, la cual requiere respuesta por parte de la entidad en los términos que la ley establece. En el marco de esta Ley el artículo 15 parágrafo 1 menciona “En caso de que la petición sea enviada a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos, esta tendrá como datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos.” Y el parágrafo 2°. “Ninguna autoridad podrá negarse a la recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.”

8.2 Veracidad de la información

Uno de los riesgos de seguridad para los usuarios se establece en la claridad y veracidad de la información. Por lo anterior, es fundamental establecer un proceso idóneo que integre los actores que intervienen y los momentos para activar los protocolos necesarios que garanticen la seguridad de la información a la que accede el usuario. Credenciales de acceso para la administración de la plataforma Una de los requisitos del ATSI del DAPRE para cumplir los protocolos de seguridad se establece desde el momento de la administración y operación de la plataforma. Es decir, los perfiles que administran y operan el Sí joven deben estar obligatoriamente armonizados con el directorio activo de la entidad. Así se garantiza que sólo funcionarios de Presidencia de la República puedan desde sus cuentas oficiales operar la plataforma. Así ninguna persona externa a la Presidencia de la República tendrá acceso a esta función. Este requerimiento lo deberá implementar el desarrollador, no obstante, el área de Tecnología y Sistema de Información del Dapre es la encargada de verificar su correcto funcionamiento junto con CSIRT. Cargue de oportunidades Las oportunidades que no cumplan los requisitos de publicación, y que la entidad que la oferte no haya aportado previamente toda la información y resuelto las dudas del aprobador, se pondrá en conocimiento al Centro Cibernético Policial indicando nombre del aliado/oferente, datos de contacto y tipo de oferta para la verificación de la información y seguimiento al caso. Escribir a [email protected]

mailto:[email protected]

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8.3 Política de privacidad y tratamientos de datos personales

Para garantizar la seguridad jurídica de la entidad y de los usuarios se deben tener en cuenta los manuales y políticas que contempla el DAPRE para el tratamiento de datos personales:

1. Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en ella se regula el derecho fundamental de hábeas data y se señala la importancia en el tratamiento del mismo:

Obligaciones particulares a partir del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013

El Decreto tiene como objetivo facilitar la implementación y el cumplimiento de la ley 1581 reglamentando aspectos relacionados con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

2. Actualizar conforme a las disposiciones del DAPRE la política de privacidad y condiciones de uso.

9. Requisitos técnicos Toda mejora o actualización de la plataforma SI JOVEN, se debe realizar en

articulación con el área de Tecnología y Sistemas de Información del Dapre DAPRE desde el momento de la planeación de la mejora o actualización. Sistema operativo bajo el cual funciona, frecuencia de soporte, etc.

10. Documentos Asociados

Proceso Gestión de Asuntos Políticos C-AP-03

11. Responsable del Documento

Director del Sistema Nacional de Juventud “Colombia Joven”

manual integral de servicios integrados para jovenes si...

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