manual gestion de calidad

COMUNIDAD FRANCISCANA PROVINCIA DE LA SANTA FE

COLEGIO FRANCISCANO DE FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ

MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD

Código MGC-01

Página 1 de 19

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

NORMA ISO 9001:2000

Responsable Versión del Documento Fecha de Vigenci a: Representante de la

Dirección. 02 Mayo de 2008

Control de cambios en el documento

Causa del cambio Cambio realizado

Sugerencia de auditoria de certificación Reestructuración de matriz interacción de procesos y organigrama.

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Representante de la Dirección

Comité de calidad

Rector




Código MGC-01

Página 2 de 19

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4

2. BREVE RESEÑA HISTORICA ....................................................................................... 4

3. ALCANCE DEL SGC: .................................................................................................... 5

3.1 EXCLUSIONES PERMISIBLES: .................................................................................. 5

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD .................................................................... 5

4.1 REQUISITOS GENERALES: ....................................................................................... 5

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN: .................................................................. 6

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................... 7

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ................................................................................. 11

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS .................................................................................... 11

6.2 RECURSOS HUMANOS ........................................................................................... 11

6.3 INFRAESTRUCTURA ................................................................................................ 12

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO ......................................................................................... 13

7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ..................................................... 13

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO ....................................... 14

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ................................................... 15

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE...................................... 15

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO ............. 15

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO ........................................................................................ 16

7.4 COMPRAS ................................................................................................................. 16

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................................................... 16

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ..................... 16

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................ 16

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ..................................................................... 16

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE ................................................................................... 17

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO ...................................................................... 17

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN .................... 17

8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA ............................................................................ 17




Código MGC-01

Página 3 de 19

8.1 GENERALIDADES .................................................................................................... 17

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN .................................................................................... 18

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE .............................................................................. 18

8.2.2 AUDITORIA INTERNA ............................................................................................ 18

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS .............................................. 18

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO ....................................................... 18

8.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME .......................................................... 18

8.4 ANÁLISIS DE DATOS ............................................................................................... 19

8.5 MEJORA .................................................................................................................... 19

8.5.1 MEJORA CONTINUA ............................................................................................. 19

8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA .......................................................................................... 19

8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA .......................................................................................... 19

9. ANEXOS ...................................................................................................................... 19




Código MGC-01

Página 4 de 19

1. INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión de Calidad diseñado e implementado por el COLEGIO FRANCISCANO DE FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ; esta documentado en el Manual de Gestión de Calidad con el objetivo de dar cumplimiento a los requisitos de los beneficiarios, a los requisitos legales y a otras partes interesadas; así mismo se da cumplimento a los requisitos de la norma ISO 9001 Versión 2000 en su numeral 4.2.2. Este manual contiene entre otros aspectos el alcance del sistema de gestión de la calidad; Las exclusiones permisibles, referencia de los procedimientos documentados en el sistema y una descripción de la interacción entre los procesos.

El Manual de Gestión de Calidad representa la estructura general del sistema de gestión de la Institución y es el documento maestro utilizado como guía en la aplicación e implementación de los diversos requisitos solicitados por la norma ISO 9001 VERSION 2000.

El COLEGIO pretende a través de la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad, generar en sus empleados la cultura del control y un enfoque de procesos integrados, orientado a la satisfacción de nuestros beneficiarios.

2. BREVE RESEÑA HISTORICA

El colegio de FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ es una obra educativa, regentada por la comunidad religiosa franciscana, al servicio de la ciudad de Santiago de Cali. Esta magna obra es encomendada al Reverendo padre Fray Alfonso de la Concepción Peña, en el año 1943. Inició sus labores en el centro de la ciudad y proclamó su primera promoción el 22 de julio de 1956.

Su nombre lo lleva en honor a FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ, insigne miembro de la fraternidad del convento de San Joaquín en Cali, quién perteneció a un grupo de próceres religiosos de la independencia en el Valle del Cauca.

En el año 1966, el colegio construye su nueva sede en una propiedad horizontal llamada las Canchas, en el kilómetro 4, vía Puerto Tejada, en donde actualmente tiene su sede.

A partir del año 2000 se implementa la modalidad mixta, permitiendo la integración de géneros (femenino y masculino), Para que conjuntamente se reconozcan y se apoyen el niño y el joven en su proceso de formación. El Modelo Pedagógico propuesto, por el colegio FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ, busca la formación integral, como el camino que trazado desde los fundamentos teóricos del Pensamiento Franciscano y del enfoque y postulados de la Escuela activa, el constructivismo y la formación para la investigación, le dará la oportunidad a los estudiantes desarrollar todo su potencial cognitivo, a través de la conformación de una comunidad del conocimiento, donde prima la Autoactividad potenciando los procesos del pensamiento, el planteamiento de hipótesis, la definición de problemas, el descubrimiento




Código MGC-01

Página 5 de 19

de la verdad desde la verificación y comprobación desde lo que era inicialmente una teoría.

El conjunto de estos hechos, que concomitantemente van unidos a cambios en las tendencias educativas nacionales e internacionales y en los enfoques referidos a la formación de nuestros educando-se, se constituyen en los antecedentes que han servido de base para la conformación de una Institución de Educación Formal dedicada en su totalidad a ser formadora de hombres y mujeres integrales. En 63 años de trabajo formativo el COLEGIO FRAYDAMIAN GONZALEZ pasa por diferentes momentos, en los que juega un papel muy significativo las circunstancias sociales, económicas y políticas de la nación colombiana y en relación con el desarrollo de las tendencias educativas nacionales e internacionales que se dan en el país, de cara a la transformación de la educación colombiana, en el ámbito de la educación, cabe mencionar fenómenos que inciden en la estructuración de una institución, preocupada por los asuntos pedagógicos, metodológicos y su relación con la formación para la investigación, entendida como la formación de sujetos con capacidad crítica frente a si mismos, frente a los demás y frente a su contexto.

3. ALCANCE DEl SGC: El alcance del Sistema de Gestión de Calidad del COLEGIO aplica desde el diseño, y prestación del servicio educativo en los niveles de Preescolar, básica y media académica.

3.1 EXCLUSIONES PERMISIBLES:

Se ha excluido el numeral 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición.

Por no considerarse necesario en el proceso formativo de los estudiantes, dado que se utilizan como medios demostrativos en las asignaturas de química, física y biología.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos generales:

Procesos:

Para mayor claridad se incluye el mapa de procesos comprendidos en el sistema de gestión. Ver el anexo 1: Mapa de Procesos.

La secuencia e interrelación de los procesos está documentada en el Anexo 2: Matriz de caracterización de procesos y sus interrelaciones.




Código MGC-01

Página 6 de 19

En la caracterización de los procesos se establece: entradas (recursos, información), salidas (resultados y/o productos), clientes y proveedores del proceso, registros y mecanismos de control e indicadores de seguimiento y medición.

4.2 Requisitos de la documentación:

Para cumplir con los requisitos de control de la documentación y de registros, se ha documentado y aplicado los siguientes procesos y procedimientos:

Proceso Gestión de Dirección: Contiene los siguient es procedimientos

Direccionamiento Estratégico.

Revisión por la Dirección.

Comunicación Organizacional.

Elaboración de Documentos:

Control de Documentos:

Control de Registros

Control del Servicio no Conforme:

Acciones Preventivas y Correctivas:

Auditorias Internas:

Proceso Gestión de Formación: Contiene los siguient es procedimientos

Admisiones y Matriculas .

Diseño Curricular

Planeación y Prestación del Servicio

Acompañamiento

Proceso Gestión de Humana: Contiene los siguientes procedimientos

Formación y desarrollo de Competencias Laborales

Selección, vinculación e inducción de personal

Proceso Gestión de Administrativa y Financiera: Con tiene los siguientes procedimientos

Presupuesto :

Compras :

Contratación de Servicios.




Código MGC-01

Página 7 de 19

Facturación, Recaudo y Cartera.

Mantenimiento

Salud ocupacional

Además se han elaborado los siguientes manuales y documentos:

Manual de Gestión de Calidad: En el cual se determina el Alcance del SGC y se da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2000 Manual de Descripción de cargos: En este manual se determina el perfil de cada cargo que conforma la estructura organizacional de la Institución y se detallan las responsabilidades y autoridades de cada funcionario, lo que facilita y guía su accionar. Proyecto Educativo Institucional: En este documento se especifican los principios y fines de la Institución, la estrategia Pedagógica y los recursos necesarios. Manual de Convivencia: Cumple la función de servir de guía, correctivo y estímulo para la dinámica del hecho educativo y obtener así el logro de los objetivos propuestos en el Colegio FRANCISCANO DE FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ. Proyecto Educativo Franciscano: en este documento se presenta la propuesta formativa desde el horizonte franciscano asumiendo el reto de definir los lineamientos de vida en sociedad mediante la discusión y la búsqueda de acuerdos con los asuntos de interés común, de tal forma que se garantice el respeto y la dignidad, que tengan como fundamento el Humanismo Franciscano, que parte de una cosmovisión previa, donde interesan sobre todo las relaciones interpersonales y las relaciones con todos sus focos referenciales. En este sentido, la educación tiene en cuenta la realidad socio-cultural, antropológica y política de la comunidad local, regional, nacional e internacional, para que se mejore su calidad, su cobertura y su eficiencia sin detrimento de los científico. Reglamento interno de trabajo y reglamento de higiene y seguridad Industrial en este documento se especifica los parámetros para establecer contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario. Y el reglamento de higiene y seguridad industrial, donde se especifica el compromiso de la empresa en cumplir con los requisitos legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Compromiso de la Dirección:

La Rectoría evidencia su compromiso con la implementación del SGC y la mejora del mismo, mediante:




Código MGC-01

Página 8 de 19

• El establecimiento de mecanismos de comunicación que permiten conocer el nivel

de satisfacción de nuestros beneficiarios.

• Se evidencia además el compromiso con el Enfoque al cliente: (7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el cliente y 8.2.1 Satisfacción del Cliente ) desarrollado por la Rectoría.

Los requisitos especificados por el cliente, se formalizan mediante el “contrato de Matricula” el cual esta incluido en el Procedimiento de admisiónes y matricula . Para garantizar el Direccionamiento Estratégico de la Institución se ha establecido, documentado y comunicado como grandes estrategias corporativas la Misión, la Visión, la Política, los Valores Institucionales y los objetivos de Calidad:

MISIÓN: En fraternidad, a ejemplo de San Francisco de Asís, se formarán hombres y mujeres integrales con capacidad de ver, interpretar y valorar la vida; constructores de una sociedad más justa y humana a través de la evangelización; cristalizando los valores que parten del interior de la persona haciéndola humilde, sencilla, alegre y creativa.

VISIÓN: Desde los fundamentos católicos-franciscanos, buscar que al año 2.015 el Colegio debe tener la capacidad de formar un ser humano constructor de PAZ Y BIEN, fraterno, humilde, sencillo, servicial, alegre, orante, creativo, comprometido con la transformación de la sociedad; abierto a los nuevos retos científicos y tecnológicos que plantea la humanidad.




Código MGC-01

Página 9 de 19

VALORES INSTITUCIONALES: � Paz y el Bien: que la Comunidad Educativa se convierta en un instrumento real de paz

hacia los demás.

� Humildad: donde la Comunidad Educativa interiorice que los bienes materiales son

medios que estarán al servicio del hombre.

� Minoridad: para que la Comunidad Educativa descubra el servicio como un valor

franciscano y cristiano.

� Fraternidad: que la Comunidad Educativa descubra en el otro un hermano.

� Alegría: de modo que la Comunidad Educativa viva el encuentro con el Dios, el hombre

y el mundo, como un don maravilloso.

� Conciencia Ecológica: que la comunidad Educativa reconozca que la naturaleza fue

puesta por Dios como un medio finito para subsistir.

� El respeto por la diferencia: en donde la Comunidad Educativa entienda que no se debe

buscar ser comprendido sino comprender.

� La Sencillez: para que la Comunidad Educativa descubra que las cosas grandes que

recibe están generalmente en las pequeñas.

� La honestidad: en donde la Comunidad Educativa identifique la armonía del pensar y el

actuar con el ejemplo de Francisco de Asís.

� La creatividad: en donde la Comunidad Educativa genere ambientes propicios para la exploración y las posibilidades de imaginar, de crear y de encontrar formas diferentes para apropiarse del saber.

POLÍTICA DE CALIDAD : El colegio Franciscano de FRAY DAMIÁN GONZÁLEZ, se compromete a educar integralmente; en valores franciscanos, en formación para la investigación, y en cumplir con las políticas educativas para mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad. Buscando el desarrollo de competencias de todo el personal que trabaja en la institución, en un ambiente de trabajo armonioso.




Código MGC-01

Página 10 de 19

5.1 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Los perfiles de los cargos, las responsabilidades y autoridades de las personas relacionadas con el sistema de gestión de calidad han sido definidas y documentadas en el Manual de descripción de cargos.

Se ha definido una estructura organizacional formal donde se establecen los cargos que conforman la estructura organizacional. Ver Anexo 3: Organigrama

Representante de la Dirección

El Representante de la Dirección es el director académico, nombrad por el Rector y con las siguientes responsabilidades y autoridades: • Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos del sistema de

gestión de calidad. • Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de

cualquier necesidad de mejora. • Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Formar integralmente a los estudiantes desde los valores cristianos franciscanos, que estimulen su desarrollo psicoafectivo para una mejor convivencia y relación interpersonal e intrafamiliar.

2. Satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios, buscando su

permanencia y continuidad.

3. Garantizar la permanencia y sostenibilidad del colegio a mediano y largo plazo

4. Fortalecer las competencias del personal para un optimo desempeño laboral.

5. Propiciar un optimo clima laboral, que incremente el nivel de calidad de la

comunidad educativa.

6. Proveer oportunamente los recursos financieros y físicos necesarios para apoyar la ejecución delos procesos.




Código MGC-01

Página 11 de 19

todos los niveles de la Institución.

6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos

La Institución provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño eficaz de los procesos.

Se realiza un presupuesto anual donde se estiman los ingresos y gastos de operación necesarios para garantizar la calidad del servicio. La metodología para la elaboración del presupuesto esta contenida en el Procedimiento de Presupuesto .

Se proveen los productos y servicios necesarios para una operación eficaz siguiendo las disposiciones establecidas en el Procedimiento de Compras , y el Procedimiento de Contratación de Servicios.

Para garantizar un adecuado control de recaudos se ha documentado el Procedimiento de facturación, recaudo y cartera.

6.2 Recursos Humanos Se mantiene el personal suficiente para realizar en forma oportuna y adecuada las labores de mantenimiento, operación, control del sistema y atención al cliente. Se proveen los recursos necesarios para el plan de Formación. Se realiza un adecuado proceso de selección, contratación e inducción del personal, que le permite a la Institución disponer de un recurso humano competente que preste un servicio con los niveles de calidad exigidos por los clientes, para lo cual se ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Selección, vinculación e inducción de personal. Para garantizar el desarrollo del personal basado en competencias, se ha definido, documentado e implementado el Procedimiento de Formación y Desarrollo de Competencias Laborales. el cual establece el método para la estructuración de las competencias laborales de cada uno de los cargos que conforman la Institución y permite desarrollar en las personas las habilidades que faciliten el desempeño de su labor, el cual pretende:

• Determinar las competencias básicas por cargo en términos de: Educación, Formación (conocimientos específicos), Experiencia y Habilidades.

• Valorar las competencias y conocer el estado actual de desarrollo de cada persona.




Código MGC-01

Página 12 de 19

• Estructurar el plan de formación anual de la Institución para llevar a la persona al

nivel de desarrollo requerido para el cargo.

• Evaluar el desempeño laboral (Habilidades: Aptitudes intelectuales, cualidades personales y Gestión Administrativa (efectividad laboral)), mediante la evaluación del desempeño, la cual permite conocer el estado actual de desarrollo de cada persona y la medición del impacto de la formación en su desempeño laboral.

Se da especial cumplimiento a las obligaciones laborales legales de la Institución, así como el pago de la asignación salarial de los empleados. En procura de un adecuado ambiente laboral (bienestar físico, mental y social de los empleados), se cuenta con un sistema de administración de riesgos profesionales mediante una ARP, que asesora y orienta la gestión hacia la prevención y eliminación de riesgos que incidan en la seguridad de la personas, en la infraestructura, equipos y condiciones de trabajo. . Para lo cual se ha documentado el Procedimiento de salud ocupacional .

6.3 Infraestructura Se ha definido la infraestructura necesaria (instalaciones físicas, muebles, enseres, equipos de computo, impresión, duplicación, comunicación) para garantizar la prestación del servicio educativo y lograr la satisfacción de las necesidades de nuestra Comunidad educativa.

La Institución provee los medios y condiciones adecuadas para el desempeño eficaz de los procesos:

• Equipos de protección personal para cargos que revisten riesgos ocupacionales, coordinados y controlados por los integrantes del Comité de COPASO.

• Normas de seguridad industrial y salud ocupacional para preservar la salud del empleado.

• Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones físicas, muebles, enseres, equipos de computo y de comunicación

• El mantenimiento preventivo es una de las prioridades del servicio y se realiza de

acuerdo con el plan de mantenimiento para equipos e instalaciones de la Institución y se realiza seguimiento a su ejecución, de acuerdo con lo establecido y documentado en el Procedimiento de Mantenimiento.




Código MGC-01

Página 13 de 19

6.4 Ambiente de trabajo

Se realiza una encuesta de Clima Organizacional anual. Para prevenir y/o fortalecer las condiciones que afecten el normal desarrollo laboral de cada empleado.

La administración de la Institución es consciente de que sus empleados son su mayor activo. Buscando un adecuado ambiente de trabajo donde se han definido y comunicado las responsabilidades y autoridades a cada miembro de la Institución. Los objetivos y metas de cada proceso se han definido para propiciar una evaluación pertinente. Los equipos de seguridad y protección, al igual que la dotación son entregados periódicamente a los empleados.

Cumplir puntualmente con las obligaciones contractuales pactadas con sus trabajadores y garantizar el pago de la nómina y la seguridad social en forma oportuna.

Garantizar una adecuada salud ocupacional y seguridad industrial del personal, controlando los índices de accidentalidad por medio de acciones preventivas de formación y de control de los incidentes y accidentes de trabajo y suministrando la dotación requerida y adecuada para garantizar la comodidad y seguridad de su personal; se mantiene una estricta política de salud ocupacional y seguridad industrial, de acuerdo con la legislación vigente. Se documentó el Procedimiento de Salud Ocupacional.

7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO




Código MGC-01

Página 14 de 19




Código MGC-01

Página 15 de 19

7.1 Planificación de la realización del producto

La Institución planifica y realiza la prestación del servicio educativo de forma controlada, para lo cual se ha estructurado el Proceso de Gestión de Formación y se ha responsabilizado al equipo de gestión de formación conformado por: el rector, el Director Académico y seis Coordinadores Integrales en los niveles Preescolar, básica y media académica.

Se ha definido, documentado e implementado los procedimientos que contienen los requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo, estos son:

• Procedimiento de admisiones y matriculas

• Procedimiento de diseño curricular.

• Procedimiento de Planeación y prestación del servicio .

• Procedimiento de Acompañamiento

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos del cliente

Mediante la firma del contrato de matricula, la Institución le garantiza a las familias y a las estudiantes la prestación del Servicio Educativo, ajustado a los lineamientos del MEN, igualmente se detallan los derechos y deberes de la Institución, Padres y Madres de familia o Acudientes y estudiantes.

El contrato reposa en la Secretaría General del Colegio, en la carpeta de la estudiante. Una vez culmine el año escolar, se entrega al padre de familia ( si está a paz y salvo).

Igualmente se especifica la propuesta de Educación Integral y el perfil del estudiante que el Colegio quiere formar.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con e l servicio

Los procesos de Dirección y de Gestión de Formación, son los responsables de revisar los requisitos iniciales relacionados con el servicio educativo.

Al finalizar el año escolar se realiza la evaluación Institucional para detectar el nivel de satisfacción de los Beneficiarios.

Además, para cumplir con los requisitos de los clientes y de la planificación y realización del servicio educativo, la Institución cuenta con los procesos de apoyo, los cuales son vitales para la administración y control de los recursos.




Código MGC-01

Página 16 de 19

7.3 Diseño y Desarrollo La institución diseña los contenidos curriculares por grado, generando un plan de estudios que permite ser revisado, verificado y validado anualmente; dependiendo de los resultados se retroalimenta el proceso y si es necesario, se establece un nuevo plan de estudios como respuesta a las oportunidades de mejora identificadas y que son aprobadas por la autoridad competente. Para cumplir con este requisito se ha definido, documentado y aplicado el Procedimiento de Diseño curricular.

7.4 COMPRAS Las disposiciones se encuentran establecidas en el Procedimiento de compras y Contratación de Servicios

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la producción y prestación del ser vicio

Para garantizar la prestación del servicio se ha definido, documentado e implementado los procedimientos que contienen los requisitos especificados por los clientes y por la normatividad del sector educativo, estos son:

• Procedimiento de Planeación y prestación del servicio . • Procedimiento de acompañamiento

La Institución regula en su Manual de Convivencia la normalización de las actividades escolares, con el fin de favorecer el desarrollo integral de los estudiantes y facilitar una sana convivencia. Este Manual es entregado a cada uno de los estudiantes y docentes.

7.5.2 Validación de los procesos de prestación del servicio

El colegio realiza un completo esquema de medición y control de los objetivos de calidad y a la vez valida la prestación del servicio mediante la garantía de que todo el personal es competente.

Adicionalmente se hace una completa validación de las diversas etapas del diseño curricular.

7.5.3 Identificación y Trazabilidad

Cada estudiante es identificado con su nombre completo y un código que le permite hacer su seguimiento y trazabilidad a lo largo de su vida académica dentro de la Institución.




Código MGC-01

Página 17 de 19

La Secretaría Académica es la responsable de preservar los registros académicos de cada estudiante y por grado.

Acciones de seguridad para preservar la confiabilidad de los registros académicos: • Claves de acceso • Control de usuarios

7.5.4 Propiedad del cliente

Se considera propiedad del cliente los siguientes registros de los estudiantes y/o beneficiarios:

• Los registros académicos del proceso formativo, los cuales son protegidos y preservados en forma adecuada.

• La carpeta del estudiante ( procedimiento de Admisiones y Matrículas y de Acompañamiento Estudiantil)

7.5.5 Preservación del producto

Las Coordinaciones Integrales, por medio del proceso de formación son responsables de establecer y velar por que se apliquen de forma adecuada los requisitos establecidos por la ley dentro del servicio de educación en la Institución.

La Secretaria Académica es la responsable de proteger la información referente al desarrollo académico de cada estudiante.

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y me dición

No aplica para el Colegio. Por no considerarse necesario en el proceso formativo del estudiante, dado que se utilizan como medios demostrativos en las asignaturas de química, física y biología.

8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestión establecidos en cada procedimiento. Ver Anexo 4: Cuadro de indicadores por objetivo.

El análisis de los datos se realiza en la reunión del Comité de Calidad, en la cual se analizan los resultados de desempeño de los procesos y se toman las acciones de




Código MGC-01

Página 18 de 19

solución (si se requieren), que buscan la mejora continua y el desempeño efectivo del Sistema de Gestión de Calidad.

En las revisiones por la Dirección, se realiza el análisis de desempeño del SGC, se analizan los indicadores de gestión por proceso y si es necesario se redefinen nuevas metas.

8.2 Seguimiento y medición

El seguimiento y medición al desempeño de los procesos y a los objetivos de calidad se realiza periódicamente. Ver Anexo 4: Cuadro de indicadores por objetivo.

8.2.1 Satisfacción del cliente

La Institución realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del beneficiario, mediante:

• Una evaluación Institucional anual, del nivel de satisfacción de nuestros clientes.

• Se realiza una encuesta de satisfacción a los padres de familia

• La evaluación del servicio por parte de los estudiantes

• El análisis y respuesta a las quejas y reclamos de las partes interesadas.

8.2.2 Auditoria Interna

Se ha documentado e implementado el Procedimiento de auditorias internas, el cual tiene como objetivo establecer las pautas necesarias para programar, planear y ejecutar las auditorias internas de calidad, para la selección y evaluación de los auditores internos, para determinar el alcance, el objetivo y los criterios de las auditorias.

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

El seguimiento y medición al desempeño de los procesos y a los objetivos de calidad se realiza periódicamente. Ver Anexo 4: Cuadro de indicadores por objetivo.

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio

El seguimiento y medición al desempeño de los procesos y a los objetivos de calidad se realiza periódicamente.

8.3 Control de producto no conforme

Se ha documentado e implementado el Procedimiento de Control de Servicio no conforme, el cual permite establecer el método para identificar y controlar el servicio no conforme detectado en el Proceso de Formación, con el fin de cumplir con los estándares




Código MGC-01

Página 19 de 19

de calidad del servicio educativo.

8.4 Análisis de datos

El Comité de calidad realiza periódicamente análisis de datos al desempeño de los procesos mediante el seguimiento a los indicadores y en la revisión por la Dirección se revisan las metas y los niveles permisibles de los indicadores.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicadas, el control a los objetivos de calidad, los resultados de las auditorias internas, al desempeño a los procesos, acciones correctivas y preventivas y los resultados de la revisión por la Rectoría.

8.5.2 Acción correctiva Este procedimiento tiene por objeto identificar e implementar las acciones correctivas necesarias para eliminar los problemas que afectan la calidad y el servicio. Documentado en el Procedimiento de acciones correctivas. Se aplica el análisis de causas y se determinan las acciones correctivas, relacionadas con:

• Quejas y / o reclamos • Desempeño de los procesos • Auditorias internas

8.5.3 Acción preventiva Este procedimiento tiene por objeto describir la metodología a seguir para la aplicación de acciones preventivas con el fin de eliminar las causas de las posibles no conformidades y evitar que estas se presenten. Documentado en el Procedimiento de acciones preventivas.

9. ANEXOS • Anexo 1: Mapa de Procesos • Anexo 2: Matriz de caracterización de procesos y sus interrelaciones • Anexo 3: Organigrama • Anexo 4: Cuadro de indicadores por objetivo

manual gestion de calidad

Documents