manual excel avanzado 2007

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Manual Excel

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  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

    Pg

    ina1

    Curso de Excel Avanzado

    Excel 2007 para el Trabajo

    Direccin de Vinculacin con Egresados

    Vicerrectora de Desarrollo Estudiantil Universidad de Talca

  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

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    Contenido

    Referencias Relativas y Absolutas ......................................................................................... 6

    Referencias en un Formula ..................................................................................................... 6

    Tipos de Referencia ................................................................................................................ 6

    Referencia Relativa................................................................................................................. 6

    Referencia Absoluta: .............................................................................................................. 7

    Referencia de Columna: ......................................................................................................... 9

    Referencia de Fila: ................................................................................................................ 10

    Ejercicio Referencias Relativas ............................................................................................ 11

    Nombres de Rango ............................................................................................................... 12

    Establecer Nombres de Rango.............................................................................................. 12

    Reglas de los nombres de rangos:......................................................................................... 12

    Definir Nombre de Rango 2003 ........................................................................................... 12

    Definir Nombre de Rango 2003 en el Cuadro de Nombres ................................................. 13

    Eliminar Nombre de Rango .................................................................................................. 13

    Definir Nombre de Rango 2007 ........................................................................................... 14

    Validacin de Datos.............................................................................................................. 15

    Ruta Validacin de Datos para versin 2003 ....................................................................... 15

    Ruta Validacin de Datos para versin 2007 ....................................................................... 15

    Pestaa Configuracin .......................................................................................................... 16

    rea Permitir ........................................................................................................................ 16

    Criterio de Validacin ........................................................................................................ 16 rea Datos ............................................................................................................................ 16 rea Mximo Mnimo ....................................................................................................... 17 Pestaa Mensaje de Entrada ................................................................................................. 17

    Mensaje Entrante ............................................................................................................... 17 Mensaje de Error .................................................................................................................. 18

    Mensaje de Error................................................................................................................ 18 Ejercicio de Validacin de Nmero entero........................................................................... 19 Funciones .............................................................................................................................. 20

    Funciones de Texto............................................................................................................... 20

    Funcin Concatenar .............................................................................................................. 20

    Funcin Encontrar ............................................................................................................... 20

    Funcin Izquierda ................................................................................................................ 21

    Funcin Derecha .................................................................................................................. 21

    Funcin Largo...................................................................................................................... 22

    Funcin Minusc .................................................................................................................... 22

    Funcin Mayusc .................................................................................................................. 23

    Funcin NomPropio ............................................................................................................ 23

    Funcin Extrae..................................................................................................................... 23

    Funcin Reemplazar ............................................................................................................ 24

    Funcin Hallar ..................................................................................................................... 24

  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

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    Funcin Sustituir.................................................................................................................. 25

    Funcin Espacios ................................................................................................................. 25

    Funciones de Fecha y Hora ................................................................................................. 26

    Funcin Fecha...................................................................................................................... 26

    Funcin Da .......................................................................................................................... 26

    Funcin Mes ......................................................................................................................... 26

    Funcin Ao ........................................................................................................................ 27

    Funcin Hora ....................................................................................................................... 27

    Funcin Ahora ...................................................................................................................... 27

    Funcin Hoy ........................................................................................................................ 27

    Funcin Diasem .................................................................................................................... 28

    Funcin SI() .......................................................................................................................... 28

    Funcin Y con SI() ............................................................................................................... 30

    Funcin O con SI() ............................................................................................................... 31

    Funcin BUSCARV(), BUSCARH(). ............................................................................... 32 ndice y Coincidir ................................................................................................................ 33 ESERROR() ........................................................................................................................ 33 Texto en columnas................................................................................................................ 34 Funcin Bdsuma ................................................................................................................... 37

    Funcin BdPromedio ............................................................................................................ 38

    Funcin BdContar................................................................................................................. 39

    Funcin BdMin ..................................................................................................................... 40

    Funcin BdMax .................................................................................................................... 41

    Ordenar Datos....................................................................................................................... 42

    Reglas para Ordenar Datos ................................................................................................... 42

    Obtener informacin sobre la ordenacin ............................................................................ 43

    Ordenar texto ........................................................................................................................ 43

    Ordenar nmeros .................................................................................................................. 44

    Ordenar fechas u horas ......................................................................................................... 44

    Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ............................................................ 45

    Ordenar por una lista personalizada ..................................................................................... 46

    Ordenar filas ......................................................................................................................... 47

    Ordenar por ms de una columna o fila................................................................................ 48

    Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems ................................... 49

    Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin ................................................ 49

    Ejemplos de Ordenar una Base de Datos.............................................................................. 50

    Ordenar por un Campo ......................................................................................................... 50

    Ordenar por ms de un campo .............................................................................................. 51

    Orden Personalizado............................................................................................................. 52

    Datos con Formato condicional ............................................................................................ 54

    Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas.................................................................. 55

    Con Operadores de comparacin.......................................................................................... 55

    Es mayor que Es menor que ......................................................................................... 55

  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

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    Entre.................................................................................................................................. 56 Es igual a .......................................................................................................................... 57 Texto que contiene............................................................................................................ 58 Una Fecha ......................................................................................................................... 59 Duplicar valores............................................................................................................... 61 Formato condicional Reglas superiores e inferiores............................................................. 62

    Formato Condicional Barras de Datos.................................................................................. 63

    Formato Condicional Escalas de color ................................................................................. 63

    Formato Condicional Conjunto de Iconos............................................................................ 64

    Formato condicional Administrar Reglas ............................................................................. 64

    Formato condicional con Formulas ...................................................................................... 65

    Formato condicional a toda una Fila .................................................................................... 66

    Autofiltros............................................................................................................................. 68

    Orden Ascendente................................................................................................................. 70

    Orden Descendente ............................................................................................................... 70

    Los Diez mejores .................................................................................................................. 70

    Modificacin de Color de Datos Filtrados ........................................................................... 72

    Opcin Personalizar.............................................................................................................. 73

    Ejercicios Filtrar una Base de Datos..................................................................................... 74

    Auto Filtro ............................................................................................................................ 74

    Auto Filtro Sencillo .............................................................................................................. 74

    Mostrar todos los registros ................................................................................................... 75

    Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico Y) ............................................................ 76

    Auto Filtro personalizado (con conectivo lgico O) ............................................................ 77

    Filtro Avanzado .................................................................................................................... 78

    Uso de Filtro Avanzado ........................................................................................................ 78

    Subtotalizar una Base de Datos ............................................................................................ 82

    Crear un subtotal automtico ................................................................................................ 82

    Eliminar un subtotal.............................................................................................................. 83

    Buscar Objetivo .................................................................................................................... 84

    Ruta para 2003...................................................................................................................... 84

    Ruta para 2007...................................................................................................................... 84

    Solver .................................................................................................................................... 86

    Ruta Solver 2003 .................................................................................................................. 86

    Ruta Solver 2007 .................................................................................................................. 87

    Auditoria de Frmulas .......................................................................................................... 93

    Mostrar Celdas Precedentes; Celdas Dependientes .............................................................. 93

    Quitar todas las flechas......................................................................................................... 95

    Imprimir una hoja de clculo mostrando las frmulas ......................................................... 95

    Datos con Formato condicional .......................................................................................... . . 96

    Formato Condicional Resaltar reglas de Celdas ................................................................ . . 97

    Con Operadores de comparacin........................................................................................ . . 97

    Es mayor que Es menor que ....................................................................................... . . 97

  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

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    Entre................................................................................................................................ 98 Es igual a ........................................................................................................................ 98 Texto que contiene.......................................................................................................... 99 Una Fecha ....................................................................................................................... 101 Duplicar valores............................................................................................................. 103 Formato condicional Reglas superiores e inferiores........................................................... 104

    Formato Condicional Barras de Datos................................................................................ 105

    Formato Condicional Escalas de color ............................................................................... 105

    Formato Condicional Conjunto de Iconos .......................................................................... 106

    Formato condicional Administrar Reglas ........................................................................... 106

    Formato condicional con Formulas .................................................................................... 107

    Formato condicional a toda una Fila .................................................................................. 108

    Asistente de Suma Condicional .......................................................................................... 109

    Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2003......................... 110 Cmo cargar el Asistente para suma condicional en versin 2007......................... 111 Tabla Dinmica................................................................................................................... 116 MS-QUERY ....................................................................................................................... 123

    Qu es Microsoft Query? .................................................................................................. 123

    Estructura de las Bases de Datos ........................................................................................ 123

    Dar nombre de Rango a las Bases de Datos Excel ............................................................. 123

    Entorno de Microsoft Query............................................................................................... 125

    Elegir Datos de Origen ....................................................................................................... 125

    Elegir origen de Datos ........................................................................................................ 125

    Escoger tablas y Columnas disponibles.............................................................................. 126

    Unir TABLAS. ................................................................................................................... 128

    Devolver Datos a Excel ...................................................................................................... 129

    Realizaremos el ejercicio con la opcin predeterminada Hoja de clculo existente. ......... 130

    Al hacer clic en Aceptarla informacin se depositara en la Hoja3 del Libro de Excel. ..... 130

    Modificar Consulta Query .................................................................................................. 131

    Hacer clic en Aceptar. ........................................................................................................ 131

    Ocultar y mostrar Criterios ................................................................................................. 132

    Macros.............................................................................................................................. 135

    Crear una macro...135 Ejecutar una Macro..136 Guardar un archivo con Macros...139 Ejercicios de Macros142

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    Referencias Relativas y Absolutas

    Referencias en un Formula

    Cuando en Excel se introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias formas de establecer

    dichas Referencias.

    Las Referencias reduce de forma considerable la necesidad de volver a escribir.

    Hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea ms fcil y ms intuitivo Cuando se utilizan frmulas que hacen

    referencia a una celda, planilla o libro.

    Son especialmente tiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las Referencias de celda se ajustan

    automticamente.

    Tipos de Referencia

    Realizaremos unos ejemplos con cada referencia:

    Referencia Relativa

    De forma predeterminada, las frmulas y clculos utilizan Referencias relativas.

    Una referencia relativa en una frmula se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la

    que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la

    frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.

    Ejercicio Referencia Relativa

    Son relativas a la direccin de la celda que escribimos en la frmula de modo que Cuando movemos o copiamos una

    frmula, las direcciones de las celdas que aparecen en la frmula cambiarn segn la direccin de la celda destino.

    En la frmula en esta hoja lo primero que aremos es crear una formula que nos permita obtener la bonificacin del 10%

    para cada empleado.

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    Genere la siguiente planilla en la Hoja2, en el Libro usado.

    1. Seleccione la celda D2 2. Digite la siguiente Formula =B2*A2 y luego presione ENTER, con esto tenemos la bonificacin del 10%. 3. Seleccione nuevamente la celda D2, seleccione el puntero de Autollenado y deslizar hasta la celda D6.

    3

    2

    1

    Referencia Absoluta:

    Una referencia de celda absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica.

    Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece sin cambio.

    Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.

    Como esta celda deseamos mantenerla fija colocamos el smbolo $ delante de la letra de la columna y delante del nmero

    de la fila. $B$6

    (Nota: un atajo DE TEALADO es situarse sobre la celda y presionar F4).

    Digite los siguientes datos en la Hoja3 y modifique el nombre por Referencia Absoluta.

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    En este ejercicio, necesitamos calcular el total de descuento, pero utilizamos solo una vez el 10% (0,1).

    1. Para calcular el total del descuento debe situarse en la celda A2. 2. Digitar el signo = 3. Hacer clic en la celda B2. 4. Luego presionar el operador de multiplicacin(*) 5. Hacer clic en la celda B6. 6. Presionar F4.

    7. Presione Enter 8. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A4.

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    Referencia de Columna:

    Es aquella que hace referencia absoluta a la columna y relativa a la Fila. Se distinguen porque solamente tienen un signo de

    pesos. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.

    En el ejemplo veremos que, se establece un incremento anual al sueldo pero dependiendo de un porcentaje de bono

    distinto, para cada uno de los trabajadores, para realizar el clculo automticamente debemos realizar el siguiente

    procedimiento:

    1. Inserte una Nueva Hoja 2. Modifique el nombre por Referencia de Columna 3. Digite los siguientes datos

    4. Debe situarse en la celda A2. 5. Digitar el signo = 6. Hacer clic en la celda B2. 7. Luego el operador de Suma(+) 8. Abrir parntesis ( 9. Hacer clic nuevamente en la celda B2. 10. Luego presionar el operador de multiplicacin(*) 11. Hacer clic en la celda B9. 12. Presionar F4 3 veces. 13. Cerrar parntesis. 14. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A4. 15. Hacer clic nuevamente en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda D2. 16. Hacer clic nuevamente en la celda D2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda D6.

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    0

    Referencia de Fila:

    Es aquella que la referencia absoluta a la fila y relativa a la columna. Se distinguen porque solamente tienen un signo de

    pesos. Por ejemplo, A$1 es una referencia absoluta a la fila y relativa a la columna.

    1. Inserte una Nueva Hoja

    2. Modifique el nombre por Referencia de Fila

    3. Digite los siguientes datos o copie y pegue los datos del ejercicio anterior y modifique la estructura de la planilla. Deber quedar de la siguiente forma.

    4. Debe situarse en la celda A2. 5. Digitar el signo = 6. Hacer clic en la celda B2. 7. Luego el operador de Suma(+) 8. Hacer clic en la celda A9. 9. Presionar F4 2 veces. 10. Cerrar parntesis. 11. Hacer clic en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda A6. 12. Hacer clic nuevamente en la celda A2, Seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse hasta la aeda D2.

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    Ejercicio Referencias Relativas

    Procedimiento.

    1. Abrir un nuevo archivo Excel Inicio Programas Microsoft Excel. 2. Guardar Archivo Men Archivo Guardar Como Asignar Nombre Referencias. 3. Modificar el nombre de la Hoja a Referencias Relativas 4. Digitar los siguientes datos en Hoja1 5. Hacer clic en celda D2 6. Digitar signo = 7. Hacer clic en la celda B2 8. Digitar signo * 9. Hacer clic en celda A2 10. Presionar Enter 11. Seleccionar celda D2 12. Hacer clic en la parte inferior derecha de la celda seleccionada, hasta que aparezca el puntero de Autollenado (Cruz negra) 13. Presionar el botn izquierdo del mouse sin soltar deslizar hasta la celda D4. 14. No Seleccionaremos la etiqueta del final del autollenado, ya que se realiza en forma automtica la Frmula requerida.

    Ejercicio Referencias Absolutas

    Procedimiento. 1. Hacer clic en Hoja2 2. Modificar el nombre de la Hoja a Referencias Absolutas 3. Digitar los siguientes datos en Hoja2 4. Hacer clic en celda A2 5. Digitar signo = 6. Hacer clic en la celda B2 7. Digitar signo * 8. Hacer clic en celda B2 9. Presionar Tecla F4 10. Presionar Enter 11. Seleccionar celda A2 12. Hacer clic en la parte inferior derecha de la celda seleccionada, hasta que aparezca el puntero de Autollenado (Cruz

    negra) 13. Presionar el botn izquierdo del mouse sin soltar deslizar hasta la celda D4. 14. No Seleccionaremos la etiqueta del final del autollenado, ya que se realiza en forma automtica la Frmula requerida.

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    Nombres de Rango Establecer Nombres de Rango

    A veces resulta que hay que utilizar repetidamente Bases de Datos tales como B2:B4 o B2:D3; A5:D6 en una hoja de

    clculo, o Seleccionar los mismos rangos una y otra vez.

    Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una seleccin. Estos nombres de

    celdas o de rangos se pueden utilizar en las formulas sin ningn problema.

    El uso de nombres en las hojas de clculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite rec ordar

    con mayor facilidad las Referencias a diferentes celdas.

    Reglas de los nombres de rangos:

    Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean ms cortos y entendibles ya que las frmulas

    estn limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones. Adems, estos

    nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de dilogo o en las propias celdas.

    La forma ms simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la opcin

    Definir Nombre de Rango 2003

    Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

    1. Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre.

    2. Elegir la opcin Definir del men Insertar/Nombre, con lo cual se abre un cuadro de dilogo como el de la muestra.

    3. Digitar el nombre que se desee en el cuadro Nombres en el libro:

    En el cuadro Se refiere a:, se pueden observar la referencias a las celdas

    seleccionadas previamente a la ejecucin de ste comando. Estas pueden

    ser modificadas, tecleando las nuevas referencias en dicho cuadro o

    seleccionndolas con el ratn (previo hacer clic en dicho cuadro).

    El botn ocultar cuadro localizado a la derecha de dicho cuadro, permite ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, de

    forma de poder sealar con mayor comodidad las celdas a tratar. Luego de sealar las celdas deseadas, hacer clic sobre el

    botn visualizar cuadro para volver a mostrar todo el cuadro de dilogo.

    4. Hacer clic en el botn Agregar para que se incorpore en la lista de nombres, posteriormente salir seleccionando el botn

    Aceptar.

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    3

    Definir Nombre de Rango 2003 en el Cuadro de Nombres

    Otra posibilidad, es seleccionar la celda o rango de celdas a las que se desea dar un

    nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La

    referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar la tecla

    , las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre ingresado.

    Si lo que se desea es cambiar un nombre existente, se debe proceder del siguiente

    modo:

    1. Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que se desee cambiar el nombre.

    2. Activar el cuadro de nombres en la barra de frmula.

    3. Cambiar el nombre y pulsar .

    Eliminar Nombre de Rango

    Para Eliminar un Nombre de Rango existente debe ir a

    Insertar Nombre Definir, luego

    Seleccionar el nombre en la lista del cuadro de dilogo que

    presenta la opcin y hacer clic en Eliminar

    Por ejemplo el siguiente caso puede ser resuelto de forma ms

    sencilla si utilizamos nombres de rangos en las frmulas, en lugar

    de las referencias de celdas correspondientes.

    La frmula utilizada para obtener los totales en dlares sera la

    siguiente:

    =E2/dolar, donde despus podra ser copiada sin tener que

    realizar ninguna modificacin, al resto de las celdas de dicha

    columna.

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    4

    Si en cualquier momento se pretende saber que celdas incluye

    un nombre de rango, alcanzar con seleccionar dicho nombre

    del cuadro referencias de la barra de frmulas,

    para que Excel muestre ese rango en el libro de trabajo.

    Definir Nombre de Rango 2007

    Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

    Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre.

    1. Elegir Ficha Frmulas Grupo Nombres Definidos Opcin Administrador de Nombres. 2. Aparecer una Ventana para Administrar Nombres.

    Hacer clic en Nuevo

    Nombre: Se debe digitar el nombre de la base

    mbito: Es el lugar donde se deposita el nombre de rango

    Comentario: Especificar si se requiere o no caractersticas de la

    base de datos

    Hace referencia: Rango de celdas que componen el rango.

    3. Al hacer clic en Aceptar, se mostrara el administrador de

    nombres y en su escritorio el nuevo nombre de rango

    asignado

    Eliminar Nombre de Rango : Se selecciona, luego hacer clic en

    Eliminar

    Editar Nombre de Rango : Se utiliza para modificar el nombre

    de rango.

    Filtro : Se utiliza para buscar nombres de

    rangos dentro del libro o la Hoja.

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    5

    Validacin de Datos

    Esta operacin permite limitar el tipo de datos autorizados en las celdas definiendo los criterios de validacin.

    La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la

    organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

    Ruta Validacin de Datos para versin 2003

    Para validar una celda o Rango de celdas, la ruta es:

    Ruta Validacin de Datos para versin 2007

    Ir a ficha Datos Grupo Herramientas de Datos Validacin de datos.

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    6

    Criterio de Validacin

    Permitir Cualquier Valor Permite cualquier valor

    Nmero entero Puede validar solo nmeros

    mayores o iguales a 1

    Decimal Puede validar solo nmeros

    menores a 1

    Lista Permite validar rangos con listas

    de criterios para seleccin

    Fecha Permite Validar Fechas

    Hora Permite Validar Horas

    Longitud de Texto Permite Validar longitudes de texto

    es decir ms de 20 caracteres

    menos de 15 caracteres

    Personalizada Se puede realizar una frmula,

    para validar la celda o rango de

    celdas

    Se observara una ventana con 3 pestaas las cuales se deben configurar de la siguiente forma:

    Pestaa Configuracin rea Permitir

    Son los datos permitidos, dependiendo de la opcin seleccionada.

    rea Datos

    Para validar Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, se pueden establecer,

    operadores de comparacin para establecer lmites.

  • VICERRECTORIA DE DESARROLLO ESTUDIANTIL DIRECCION DE VINCULACION CON EGRESADOS

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    7

    rea Mximo Mnimo

    Para establecer lmites, Numricos, Decimales, Fecha, Hora, longitud de Texto, correspondiente a los

    operadores de comparacin establecidos.

    Pestaa Mensaje de Entrada

    Permite que el usuario al hacer clic en la celda pueda observar por medio de un mensaje los criterios de

    validacin.

    Mensaje Entrante

    Mostrar mensaje al seleccionar la celda

    Si est habilitado se mostrara el mensaje al hacer

    clic en la celda

    Ttulo: Agregar un ttulo referente a la validacin

    Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la

    estructura de la validacin y as permite al usuario

    identificar la validacin.

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    8

    Mensaje de Error

    Si los usuarios digitan valores fuera de los establecidos dentro de los criterios de validacin, se puede

    establecer mensajes de error, definidos de la siguiente forma:

    Icono Tipo Se usa para

    Lmite Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Es el mas utilizado

    Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los

    usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para

    editarla o en Cancelar para quitarla.

    Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les

    impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando

    aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en

    Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.

    Mensaje de Error

    Mostrar mensaje de error si se introduce datos no

    vlidos.

    Si est habilitado se mostrara este mensaje de

    alerta si el usuario introduce datos no validos.

    Estilos: Lmite-Advertencia-Informacin

    Mensaje de Entrada: Mensaje que permite identificar la

    estructura de la validacin y as permite al usuario

    identificar la validacin.

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    9

    Ejercicio de Validacin de Nmero entero.

    Validar el rango de celdas A6:A12, de tal forma que los usuarios solo ingresen edades entre 21 y 68 aos.

    Procedimiento

    1. Seleccionar Rango de celdas

    2. Dependiendo de la versin 2003-2007 de Excel seguir la

    ruta.

    3. Realizar el procedimiento que se muestran el las

    imgenes a continuacin.

    Configuracin Mensaje de Entrada Mensaje de Error

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    ina2

    0

    Funciones

    Funciones de Texto Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.

    Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar

    texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones

    utilizaremos las dos opciones.

    Funcin Concatenar

    Une diferentes elementos de texto en uno slo.

    Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "".

    Esta funcin puede tener como mximo 30 argumentos.

    Estructura: CONCATENAR (Texto1;Texto2;...)

    Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodrguez" y necesitamos que en la celda A3 aparezca

    el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin: =CONCATENAR(A1;" ";A2)

    Observa que el segundo argumento es " " de esta forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un

    espacio.

    Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando & de la siguiente forma:

    =A1&" "&A2

    Funcin

    Resultado

    Funcin Encontrar

    Nos devuelve la posicin en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto.

    Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Nmero de posicin inicial)

    El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerar la primera posicin como nmero 1.

    Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: ExcelIntermedio si deseamos saber en qu posicin se encuentra la x

    deberemos escribir en la celda A2 la funcin =ENCONTRAR("x";A1) nos devolver un 2 como resultado ya que la primera

    letra la considera como si estuviera en la primera posicin.

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    1

    Funcin

    Resultado

    Funcin Izquierda

    Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.

    Estructura: IZQUIERDA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)

    Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Excel Intermedio ", y necesitamos que en la celda A3 aparezca solo Excel

    debemos realizar la siguiente funcin: =IZQUIERDA(A1;5)

    Funcin

    Resultado

    Funcin Derecha

    Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha de la cadena de texto.

    Estructura: DERECHA(Texto; Nmero de caracteres a extraer)

    Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la funcin =DERECHA(A1;5),

    obtendremos como resultado "Excel".

    Funcin

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    2

    Resultado

    Funcin Largo

    Nos retornar la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.

    Estructura: LARGO(Texto)

    Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman este texto

    debers introducir en otra celda la funcin =LARGO(A1). Como resultado nos devolver un 15.

    Funcin

    Resultado

    Funcin Minusc

    Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas. Si se utiliza una celda en la que

    contiene texto esta no se transforma toda en minsculas, si no que... en la celda donde pongamos la funcin obtendremos

    una copia de la primera celda pero toda en minsculas.

    Estructura: MINUSC(Texto)

    Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin =MINUSC(A1) en la celda A2 el

    resultado que obtenemos sera: "funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1

    como en la A2, ya que la A2 es una funcin que depender siempre del contenido que hay en la A1.

    Funcin

    Resultado

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    3

    Funcin Mayusc

    Con esta funcin obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minsculas.

    Estructura: MAYUSC(Texto)

    Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la funcin = MAYUSC (A1) en la celda A2

    el resultado que obtenemos sera: "FUNCIONES DE EXCEL".

    Funcin

    Resultado

    Funcin NomPropio

    Con esta funcin obtendremos un texto en el que aparecer en maysculas la primera letra de cada palabra que forma

    parte del texto.

    Estructura: NOMPROPIO(Texto)

    Ejemplo: Si escribimos la funcin =NOMPROPIO(A1) en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "funciones de excel"

    obtendremos como resultado "Funciones De Excel".

    Funcin

    Resultado

    Funcin Extrae

    Nos devuelve una cantidad de caracteres especficos a partir de una posicin inicial de una cadena de texto.

    Estructura: EXTRAE(Texto; Posicin inicial; Nmero de caracteres a extraer)

    Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de"

    deberamos escribir la funcin =EXTRAE(A1;11;2)

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    4

    Funcin

    Resultado

    Funcin Reemplazar

    Con esta funcin conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posicin y cuantos caracteres deseas

    reemplazar y el texto que deseas poner.

    Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posicin inicial a partir de donde deseamos recortar; Nmero de caracteres a

    quitar; Nuevo texto a insertar)

    Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la funcin: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro

    de") esta funcin nos devolver el texto: Funciones dentro de Excel. La funcin lo que realiza es eliminar del texto que hay

    en la celda A1 desde la posicin 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de".

    Funcin

    Resultado

    Funcin Hallar

    Nos indica la posicin que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.

    Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial) Los dos primeros

    argumentos son obligatorios, en cambio la posicin inicial no ya que si no la ponemos empezar a contar desde el nmero

    1.

    Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si desesemos conocer qu posicin ocupa dentro de este

    texto la letra "d" deberamos escribir en la celda A2 la siguiente funcin =HALLAR("de";A1), la funcin nos devolvera el

    resultado 11.

    Funcin

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    5

    Resultado

    Funcin Sustituir

    Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.

    Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo texto)

    Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que en la celda A2 aparezca "Funciones en

    Excel" deberemos escribir en la celda A2 la siguiente funcin: =SUSTITUIR(A1;"de";"en")

    Funcin

    Resultado

    Funcin Espacios

    Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de separacin de palabras.

    Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)

    Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel", observa que entre de y Excel hemos dejado

    muchos espacios en blanco. Si quisiramos corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda A2

    tendramos que poner la funcin =ESPACIOS(A1) de tal forma que el resultado final ser: "Funciones de Excel". Observa

    que los espacios entre palabras se mantienen.

    Funcin

    Resultado

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    6

    Funciones de Fecha y Hora

    Con estas funciones podremos trabajar con la fecha y la hora obteniendo parte de esta informacin y trabajando con ella de

    forma muy concreta.

    Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que podemos utilizar la combinacin de teclas :

    Ctrl + ; Si quieres que aparezca la Fecha

    Ctrl + : ... Si quieres que aparezca la Hora

    Funcin Fecha

    Nos convierte tres nmeros en formato de DD/MM/AAAA

    Estructura: FECHA(Ao; Mes; Da). Hay que tener en cuenta que si introducimos un valor que no es correcto lo convierte a

    uno que si lo es. As por ejemplo si introducimos como mes el valor 13, en el momento de aceptar la funcin nos aparecer

    un 1.

    Ejemplo: Si en la celda A1 introducimos la funcin: =FECHA(2004;4;25) aparecer como resultado: 25/04/2004.

    Funcin Resultado

    Funcin Da

    Nos devuelve el da de una fecha

    Estructura: DIA(Fecha)

    Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar la

    combinacin de teclas Ctrl + ; para que el nmero del da de esta fecha aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin:

    =DIA(A1)

    Funcin Resultado

    Funcin Mes Nos devuelve el da de una fecha

    Estructura: MES(Fecha)

    Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el nmero del mes de esta fecha aparezca

    en la celda A2 debers escribir la funcin: =MES(A1)

    Funcin Resultado

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    7

    Funcin Ao Nos devuelve el ao de una fecha

    Estructura: AO(Fecha)

    Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el ao de esta fecha aparezca en la celda

    A2 debers escribir la funcin: =AO(A1)

    Funcin Resultado

    Funcin Hora

    Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos

    Estructura: HORA(Hora completa)

    Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente debers utilizar la

    combinacin de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 debers escribir la funcin: =HORA(A1)

    Funcin Resultado

    Funcin Ahora

    Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma celda. Cambiando el

    formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra segn nos interese.

    Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta funcin no existe ningn tipo de argumento.

    Ejemplo: En la celda A1 introduce la funcin =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecer la fecha y la hora del

    sistema.

    Funcin Resultado

    Funcin Hoy

    Esta funcin nos devuelve la fecha actual del sistema.

    Estructura: HOY() esta funcin tampoco tiene ningn tipo de argumento.

    Ejemplo: escribe la funcin =HOY() en la celda A1 y despus de pulsar Intro te aparecer la fecha del sistema.

    Funcin Resultado

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    8

    Funcin ( 1er

    Argumento ; 2 er

    Argumento ; 3 er

    Argumento )

    Sintaxis SI ( Prueba_Lgica ; Valor_si_verdadero ; Valor_si_falso )

    Ejemplo SI ( D2>=2500000 ; D2 * 5% ; D2 * 7% )

    Funcin Diasem

    Nos devuelve un nmero del 1 al 7 que indica la posicin del da de la semana.

    Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si se desea que el

    primer da de la semana sea domingo, un 2 si el primer da de la semana sea lunes,

    Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la funcin =DIASEM(A1;2) aparecer

    como resultado un 4. Si escribiramos la funcin =DIASEM(A1;1) aparecera un 5.

    Funcin Resultado

    Funcin SI()

    Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

    Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

    Sintaxis

    Prueba_lgica :Es un razonamiento lgico hacia una celda que es evaluada con un operador de comparacin u otro.

    Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica

    es VERDADERO.

    Valor_si_falso : Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.

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    9

    Si la puntuacin es La Funcin devuelve

    Mayor que 89 A

    De 80 a 89 B

    De 70 a 79 A

    De 60 a 69 D

    Menor que 60 F

    Ejemplo 1

    Es ms sencillo comprender el ejemplo si se desarrolla en una hoja de clculo en blanco.

    Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

    1. Genere la Siguiente Planilla.

    Frmula Resultado en B2 Descripcin (Resultado)

    =SI(A2=100;A2 +1500; A2 + 5000) Si el nmero anterior es 100, se suma a la celda A2 1500 de lo contrario Se suma a celda A2 5000

    Ejemplo 2

    Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo

    en blanco.

    1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. 2. Genere la Siguiente Planilla.

    Frmula Resultado en A2 Descripcin (Resultado)

    =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Presupuesto excedido)

    =SI(A3>B3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Aceptar)

    Ejemplo 3

    Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco.

    1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. 2. Genere la Siguiente Planilla.

    Frmula Descripcin (resultado)

    =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"A";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F)

    =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"A";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al segundo resultado

    (A)

    =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"A";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (A)

    Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.

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    0

    Funcin Y con SI()

    Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y slo

    se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. Se

    pueden anidar 30 anidacines

    Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con Y

    Ejercicio

    En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las reas:

    Si los alumnos son del rea Contabilidad y realizaron Excel Bsico deben realizar Curso Excel Intermedio de lo contrario

    realizaran Excel avanzado. Es decir deben cumplir amabas condiciones para que la prueba de lgica se cumpla.

    Realizaremos la siguiente base de datos.

    Debemos situarnos en la celda D2 para realizar Funcin Si()

    Prueba_lgica Y(B2=Contabilidad;C2=Excel Bsico)

    Valor_si_verdadero Excel Intermedio

    Valor_si_falso Excel Avanzado

    Hacer clic en Aceptar.

    El resultado de nuestra funcin ser la siguiente

    Los que cumplen cada funcin asumen el resultado del Valor_si_ Verdadero o Valor_si_Falso.

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    1

    Prueba_lgica O(B2=A;C2=Ayudante)

    Valor_si_verdadero Curso Nivel Bsico

    Valor_si_falso Curso Nivel Intermedio

    Funcin O con SI()

    Esta funcin suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI(). Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y slo

    se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas. Se

    pueden anidar 30 anidacines

    Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la funcin Si() anidada con O

    Ejercicio

    En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitacin segn las reas:

    Si los alumnos son Plataforma A o Categora deben realizar Curso Nivel Excel Bsico de lo contrario realizaran Excel

    Intermedio. Es decir deben cumplir una de las dos condiciones para que la prueba de lgica se cumpla.

    Realizaremos la siguiente base de datos.

    Debemos situarnos en la celda D2 para realizar Funcin Si()

    Hacer clic en Aceptar.

    El resultado de nuestra funcin ser la siguiente

    Los que cumplen cada funcin asumen el resultado del Valor_si_ Verdadero o Valor_si_Falso.

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    2

    Funcin BUSCARV(), BUSCARH().

    BUSCARV, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo dato

    requerido.

    Cuando los encabezados de columna estn orientados a las columnas, se utiliza BuscarV

    BUSCARH, Funcin que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un ndice o clave devolviendo dato

    requerido.

    Cuando los encabezados de columna estn orientados a las Filas, se utiliza BuscarH

    En Excel se requiere mayormente la utilizacin de BuscarV

    Sintaxis

    Funcin ( 1

    er Argumento ; 2

    er Argumento ; 3

    er Argumento ; 4

    er

    Argumento

    )

    Sintaxis BuscarV ( valor_buscado ; matriz_buscar_en ; indicador_columnas ; ordenado )

    Ejemplo BuscarV ( B18 ; B3:F11 ; 2 ; 0 )

    Argumento Definicin

    Valor_buscado: Valor que se va a Buscar en la primera columna de la ,puede ser un valoro una referencia

    (ndice o clave).

    Matriz_buscar_en: Base de Datos

    Indicador_columnas: Nmero de Columna de la Base de Datos en la cual debe devolverse el valor coincidente.

    Ordenado: 0 = Valor Exacto

    1 = Rango de Datos

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    3

    ndice y Coincidir

    Puede utilizar juntas las funciones INDICE Y COICIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o

    BUSCARV.

    =INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas)

    La frmula siguiente busca la edad de Mara en la hoja de clculo de ejemplo:

    =INDICE(A2:C5;COINCIDIR(E2;A2:A5;0);3)

    La frmula utiliza el valor "Mara" de la celda E2 y busca "Mara" en la columna A. Despus hace coincidir el valor de la

    misma fila de la columna C. Como "Mara" est en la fila 4, la frmula devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).

    Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("Mara"), esta frmula devolver #N/D.

    ESERROR()

    Nos devolver Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso que no lo sea.

    Estructura: ESERROR(Celda)

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    4

    Texto en columnas

    Corresponde a la separacin de datos que se encuentran en una sola celda y se requiere separar.

    El rango de celdas A2:A23, contiene en cada celda el

    nombre y apellido de vendedores, se necesita separar el

    nombre en una celda y el apellido en otras celdas

    independientes.

    Para realizar este procedimiento debemos:

    1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener cualquier nmero de filas, pero no ms de una columna de ancho.

    2. En la cinta de opciones ir a Datos Grupo Herramientas de Datos Opcin Texto en

    Columnas.

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    5

    3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar cmo desea dividir el texto en columnas.

    4. En el primer paso, el texto es delimitado, quiere decir que posee un separador.

    5. Hacer clic en siguiente.

    6. En Sector separadores hacer clic en Espacio, ya que es el separador entre el nombre y apellido., notara que en la vista previa se dividen en columnas.

    7. Hacer clic en siguiente. 8. En el sector Destino, debe hacer clic en una celda continua a la de los datos

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    6

    9. Hacer clic en Finalizar

    10. Aparecer un Mensaje, Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?

    Debe hacer clic en Aceptar, para que los datos se separen en las columnas correspondientes. El resultado es el siguiente.

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    7

    A B 1 Regin Ao apertura

    2 Santiago 1998

    Funcin Bdsuma

    La funcin BdSuma se utiliza para sumar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra columna.

    Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos lt imos deben estar en la misma fila y en columnas

    diferente (esto equivale a un y lgico).

    Criterio 1 Criterio 2

    Ao apertura Producto

    1999 Crdito Automotriz

    Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en

    diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).

    Ejemplo:

    Tenemos la Base de datos Clientes

    Criterio 1

    Ao apertura

    1999

    2000

    Cliente Ao

    apertura

    Mes apertura Monto

    (en miles)

    Producto

    Regin

    Arturo Mateluna G. 1999 Dic 2.733 Cuenta Corriente Santiago

    Arturo Muoz 2000 Nov 658 Crdito de Consumo Valparaso

    Christian Falcn 1998 Feb 8.076 Crdito Automotriz Santiago

    Diana Walbaum M. 1998 Ago 4.873 Cuenta Corriente Santiago

    Diana Witt 2001 Dic 7.047 Crdito de Consumo Santiago

    Desarrollo de ejercicio

    1.- Sumar los productos de Santiago del ao 1998.

    a) En otras celdas generar los criterios,

    b) Dar nombre de rango a la base de datos, se

    llamar Clientes. c) Llamar a la funcin BdSuma que aparece en la categora de base de datos.

    d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

    e) Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes. f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica el nombre de la columna entre comillas Monto (en

    miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea sumar 4 g) Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango

    (A1:B2). h) Hacer clic en Aceptar

    Resultado: $ 12.949

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    8

    A B 1 Regin Ao apertura

    2 Santiago 1998

    Funcin BdPromedio

    La funcin BdPromedio se utiliza para promediar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se encuentra en otra

    columna.

    Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas

    diferente (esto equivale a un y lgico).

    Criterio 1 Criterio 2

    Ao apertura Producto

    1999 Crdito Automotriz

    Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en

    diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).

    Ejemplo:

    Tenemos la Base de datos Clientes

    Criterio 1

    Ao apertura

    1999

    2000

    Cliente

    Ao apertura

    Mes apertura Monto

    (en miles)

    Producto

    Regin

    Arturo Mateluna G. 1999 Dic 2.733 Cuenta Corriente Santiago

    Arturo Muoz 2000 Nov 658 Crdito de Consumo Valparaso

    Christian Falcn 1998 Feb 8.076 Crdito Automotriz Santiago

    Diana Walbaum M. 1998 Ago 4.873 Cuenta Corriente Santiago

    Diana Witt 2001 Dic 7.047 Crdito de Consumo Santiago

    Desarrollo de ejercicio

    1.- Promedio de los productos de Santiago del ao 1998.

    a) En otras celdas generar los criterios.

    b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes2. c) Llamar a la funcin BdPromedio que aparece en la categora de Base de Datos.

    d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

    e) Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes2. f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica con el nombre de la columna entre comillas Monto (en miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea promediar 4. g) Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango (A1:B2). h) Hacer clic en Aceptar

    Resultado: $ 6.474

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    9

    A 1 Ao apertura

    2 1998

    Funcin BdContar

    La funcin BdContar se utiliza para contar ciertas celdas que cumplen con el criterio que se enc uentra en otra columna.

    Cuando necesiten que la funcin cumpla varios criterios a la vez, estos ltimos deben estar en la misma fila y en columnas

    diferente (esto equivale a un y lgico).

    Criterio 1 Criterio 2

    Ao apertura Producto

    1999 Crdito Automotriz

    Cuando necesiten que la funcin cumpla uno de varios criterios a la vez estos ltimos deben estar en

    diferentes filas y en la misma columna (esto equivale a un o lgico).

    Ejemplo :

    Tenemos la Base de datos Clientes

    Criterio 1

    Ao apertura

    1999

    2000

    Cliente

    Ao apertura

    Mes apertura Monto

    (en miles)

    Producto Regin

    Arturo Mateluna G. 1999 Dic 2.733 Cuenta Corriente Santiago

    Arturo Muoz 1998 Nov 658 Crdito de Consumo Valparaso

    Christian Falcn 1998 Feb 8.076 Crdito Automotriz Santiago

    Diana Walbaum M. 1998 Ago 4.873 Cuenta Corriente Santiago

    Diana Witt 2001 Dic 7.047 Crdito de Consumo Santiago

    Desarrollo de ejercicio

    1.- Contar los productos con ao de apertura 1998

    a) En otras celdas generar los criterios, b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes3. c) Llamar a la funcin BdContar que aparece en la categora de Base de Datos.

    d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

    e) Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes3.

    f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se

    especifica con el nombre de la columna entre comillas Ao apertura o en su lugar el nmero de la columna que desea Contar, en este caso 2.

    g) Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango (A1:A2).

    h) Hacer clic en Aceptar

    Resultado: 3

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    0

    A

    1 Monto (en miles)

    2

    Funcin BdMin

    La funcin BdMin se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mnimo que se encuentra en otra columna.

    Ejemplo:

    Tenemos la Base de datos Clientes

    Cliente

    Ao apertura

    Mes apertura Monto

    (en miles)

    Producto Regin

    Arturo Mateluna G. 1999 Dic 2.733 Cuenta Corriente Santiago

    Arturo Muoz 1998 Nov 658 Crdito de Consumo Valparaso

    Christian Falcn 1998 Feb 8.076 Crdito Automotriz Santiago

    Diana Walbaum M. 1998 Ago 4.873 Cuenta Corriente Santiago

    Diana Witt 2001 Dic 7.047 Crdito de Consumo Santiago

    Desarrollo de ejercicio

    1.- Buscar el producto monto en miles de pesos mnimo

    a) En otras celdas generar los criterios.

    En este caso el criterio debe quedar vaco

    b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Clientes4. c) Llamar a la funcin BdMin que aparece en la categora de base de datos. d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

    e) Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes4. f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica con el nombre de la columna entre comillas Monto (en

    miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea Contar, en este caso 4. g) Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango

    (A1:A2). h) Hacer clic en Aceptar

    Resultado: 658

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    1

    en es5

    A 1 Monto (en miles)

    2

    Funcin BdMax La funcin BdMax se utiliza para encontrar la celda que cumplen con el criterio mximo que se encuentra en otra columna.

    Ejemplo:

    Tenemos la Base de datos Clientes

    Cliente

    Ao apertura

    Mes apertura Monto

    (en miles)

    Producto Regin

    Arturo Mateluna G. 1999 Dic 2.733 Cuenta Corriente Santiago

    Arturo Muoz 1998 Nov 658 Crdito de Consumo Valparaso

    Christian Falcn 1998 Feb 8.076 Crdito Automotriz Santiago

    Diana Walbaum M. 1998 Ago 4.873 Cuenta Corriente Santiago

    Diana Witt 2001 Dic 7.047 Crdito de Consumo Santiago

    Desarrollo de ejercicio

    1.- Buscar el producto monto en miles de pesos mnimo

    a) En otras celdas generar los criterios.

    En este caso debe quedar vaco

    b) Dar nombre de rango a la base de datos, se llamar Cli t . c) Llamar a la funcin BdMax que aparece en la categora de base de datos. d) Aparecer una ventana, con 3 argumentos.

    e) Frente al argumento Base_de_datos, introduzca el nombre de la base, en el ejemplo se llama Clientes5. f) Frente al argumento Nombre_de_campo, se especifica con el nombre de la columna entre comillas Monto (en

    miles) o en su lugar el nmero de la columna que desea Contar, en este caso 4. g) Frente al argumento Criterio, seleccione el rango de celdas. En nuestro caso debe seleccionar el rango

    (A1:A2). h) Hacer clic en Aceptar

    Resultado: $ 8.076

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    Ordenar Datos Cuando ingresamos datos dentro de una planilla de Excel, generalmente es en forma desordenada. Ordenar nos permite

    observar los datos y su informacin y utilizarlos eficazmente. Si sus filas contienen una frmula, debe ser extra cuidadoso

    cuando construya la frmula. Asegrese que despus de Ordenar, la frmula todava funcionar. Mover las celdas por los

    alrededores puede destruir algunas frmulas.

    Reglas para Ordenar Datos

    1. Para mejor resultado deben contener encabezado de columna, de no ser as, existe una forma en Ordenar para realizar este procedimiento.

    2. Seleccionar el encabezado de columna a Ordenar, de no ser as seleccionar toda la Base de Datos.

    Realizaremos un ejercicio con la siguiente Base de Datos

    CODIGO NOMBRE CLIENTE TIPO CATALITICO MARCA_VEHICULO

    1 JORGE CARDENAS AUTO SI CHEVROLET

    2 JUAN CENTENO AUTO NO FORD

    3 TERESA RAMIREZ CAMIONETA NO NISSAN

    4 IRMA GONZALEZ CAMIONETA SI NISSAN

    5 ROSA SOTO CAMIONETA NO MAZDA

    6 PEDRO VARAS AUTO SI LADA

    7 CARLOS FIGUEROA CAMIONETA NO FORD

    8 CECILIA TORRES AUTO SI CHEVROLET

    9 RICARDO INOSTROZA CAMIONETA NO NISSAN

    10 EDITH NUEZ AUTO SI FORD

    11 RODRIGO CARDENAS AUTO NO MAZDA

    12 JOSE ULLOA CAMIONETA SI CHEVROLET

    13 CARMEN BRITO AUTO SI LADA

    14 JORGE FIGEROA AUTO NO FORD

    15 ILIA BENITES AUTO SI NISSAN

    16 OSCAR RIOS CAMIONETA SI CHEVROLET

    17 SERGIO RIVERA AUTO NO MAZDA

    18 JAIME DUARTE AUTO SI LADA

    19 BERTA JOFRE CAMIONETA NO MAZDA

    20 FERNARDO CACERES CAMIONETA NO MAZDA

    21 GUSTAVO NEIRA AUTO SI NISSAN

    22 CARLOS TORRES CAMIONETA NO MAZDA

    23 JUAN SIERRA AUTO SI NISSAN

    24 MARCOS SANGUEZA AUTO SI LADA

    25 VIVIANA GONZALEZ CAMIONETA SI NISSAN

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    Obtener informacin sobre la ordenacin

    Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms antiguos) en una o varias columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es posible ordenar por filas.

    Los criterios de ordenacin se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenacin para poder volver a aplicar peridicamente una ordenacin al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

    Ordenar texto

    1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de

    que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

    3. Siga uno de los procedimientos siguientes: oPara ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. oPara ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

    4. Tambin puede ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas. Cmo ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas

    1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin. 2. En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic en Opciones. 3. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, seleccione Distinguir

    maysculas de minsculas. 4. Haga clic dos veces en Aceptar.

    Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que

    desea ordenar contiene nmeros almacenados como nmeros y nmeros almacenados como texto, ser necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados como nmeros se ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic en Texto.

    Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

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    Ordenar nmeros

    1. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

    o Para ordenar de nmeros ms bajos a nmeros ms altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.

    o Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

    Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como texto.

    Ordenar fechas u horas

    1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la

    celda activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

    2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.

    3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,

    siga uno de los procedimientos siguientes:

    o Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes.

    o Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

    Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora est almacenada como texto.

    Nota Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea, convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.

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    Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

    Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por estos colores. Adems, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

    1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda

    activa est en una columna de tabla. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a

    continuacin, en Personalizar ordenacin.

    Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

    3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar. 4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos

    siguientes: o Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda. o Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente. o Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

    5. En Criterio de ordenacin, haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin,

    dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

    6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenacin de columnas y A la izquierda para una ordenacin de filas.

    o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenacin de columnas y A la derecha para una ordenacin de filas.

    Nota No hay ningn color de celda, color de fuente ni criterio de ordenacin de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin de ordenacin.

    7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea

    ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco.

    Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma seleccin en Ordenar.

    Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenacin.

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    Ordenar por una lista personalizada

    Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de das de la semana y de meses del ao, y puede adems crear sus propias listas.

    1. Tambin puede crear una lista personalizada. Cmo crear una lista personalizada

    1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden

    que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

    A

    1 Mximo

    2 Medio

    3 Mnimo

    2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionara las celdas A1:A3.

    3. Haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel,

    en la categora Populares y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

    4. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuacin, en Aceptar dos veces.

    Notas

    o Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero, fecha

    u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono).

    o La longitud mxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carcter puede no empezar por un nmero.

    2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla.

    3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.

    Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

    4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que

    desea ordenar mediante una lista personalizada. 5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada. 6. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el

    ejemplo anterior, hara clic en Alto, Medio, Bajo. 7. Haga clic en Aceptar.

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    Ordenar filas 1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est

    en una columna de tabla.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.

    Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

    3. Haga clic en Opciones.

    4. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, en Orientacin, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuacin, en Aceptar.

    5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

    6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Por valor

    1. En Ordenar segn, seleccione Valores.

    2. En Criterio de ordenacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

    Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

    Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

    Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms recientes o De ms recientes a ms antiguos.

    Por color de celda, color de fuente o icono de celda

    3. En Ordenar segn, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

    4. Haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

    5. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

    Nota Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas.

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    Ordenar por ms de una columna o fila

    Puede ordenar por ms de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar despus otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, despus, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabtico dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un mximo de 64 columnas. Nota Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

    1. Seleccione un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.

    Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

    3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea

    ordenar. 4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos

    siguientes: o Para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccione Valores. o Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de

    celda. 5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos

    siguientes: o Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. o Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. o Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms recientes o

    De ms recientes a ms antiguos. o Para ordenar segn una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

    6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco.

    7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic en Copiar nivel.

    8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic en Eliminar nivel. Nota Debe conservar al menos una entrada en la lista.

    9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuacin, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.

    Las entradas ms altas de la lista se ordenan antes que las ms bajas.

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    Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems

    Advertencia Tenga cuidado cuando utilice esta caracterstica. Ordenar por una columna en un

    rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.

    Nota El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

    1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas. 2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin,

    haga clic en uno de los comandos de ordenacin que haya disponibles. 4. Aparecer el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar. 5. Seleccione Continuar con la seleccin actual. 6. Haga clic en Ordenar. 7. Seleccione las dems opciones de ordenacin que desea en el cuadro de dilogo Ordenar

    y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

    Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .

    Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin

    Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:

    Comprobar si los valores que devuelve una frmula han cambiado Si los datos que ha ordenado contienen una o ms frmulas, los valores devueltos de dichas frmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de clculo. En este caso, asegrese de que vue