manual excel avanzado 2007 umayor

7/23/2019 Manual Excel Avanzado 2007 UMayor

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“CURSO EXCEL AVANZADO”

Abril 2010



UNIDAD MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel

Para ejecutar Microsoft Excel se pulsa el botón Inicio y luego la opción Programas /Microsoft Oce/ Microsoft Oce Excel o Inicio / Ejecutar/ y escribimos Excel

Excel tiene compatibili!a! con las !em"s aplicaciones !e Oce lo cual ser" !egran ayu!a saber pre#iamente una !e estas aplicaciones como $or!% Po&erPoint%etc'

(o!as estas aplicaciones comparten unas caracter)sticas *nicas' +os arc,i#os !eMicrosoft Excel se !e-nen como libros% !entro !e los cuales ,ay ,ojas !e c"lculo%estas ,ojas se componen !e cel!as'+as -las y columnas !e ca!a ,oja tienen una nomenclatura para .ue ca!a cel!ase pue!a i!enti-car con coor!ena!as% las -las se i!enti-can con n*meros !el 1

,asta la 1'0'3 y las columnas se i!enti-can con letras !es!e la A ,asta la456'

Entonces la i!enti-cación !e una cel!a ser)a 7columna% -la8% por ejemplo la cel!a9 correspon!e a la columna 9 y a la -la ' :a!a cel!a tiene sus propie!a!es% .uese pue!en cambiar in!i#i!ualmente !e acuer!o a nuestras necesi!a!es'

; Celdas: ; Copiar ua celda: es !uplicar su conteni!o y formato a otra cel!a% <aymuc,as formas para copiar una cel!a o #arias= se explicar" la forma m"s sencilla=



En la -c,a !e Inicio se ,ace clic en :opiar' >e !a clic en la cel!a !e !estino% es

!ecir a !on!e se #a a copiar el conteni!o' En la -c,a !e Inicio se ,ace clic enPegar'

! Mo"er ua o "arias celdas: es cortar su conteni!o y formato y colocarlo enotra7s8 cel!a7s8 respecti#amente' >e selecciona la7s8 cel!a7s8 .ue #amos amo#er' >eleccionamos cortar y apretamos enter'

! For#ato: El formato !e las cel!as es la con-guración .ue ?sta ten!r"% comotipo !e fuente% colores% bor!es% tipo !e !atos% etc' Para acce!er a este cua!ro !e5ormato !e :el!as ,acemos clic !erec,o en la7s8 cel!a7s8 .ue se .uiera cambiar

el formato y !espu?s en el men* .ue aparece se pulsa la opción 5ormato !e:el!as'



a$ N%#ero: Permite !arle una categor)a a la cel!a% seg*n el tipo !e !atos .ue#alla a contener la cel!a% se pue!e seleccionar un tipo !e con-guración a!ecua!o'Por ejemplo% si lo .ue se .uiere guar!ar es una fec,a% entonces se selecciona5ec,a en el cua!ro !e :ategor)a y !espu?s en el cua!ro (ipo se selecciona elformato .ue m"s con#enga'

&$ Alieaci': A.u) se pue!e manipular la posición !e los !atos en la cel!a' Estecua!ro se !i#i!e en tres @onas=

! Filas ( Colu#as= +as -las son a.uellos grupos !e cel!as ,ori@ontales .ueest"n i!enti-ca!as con un n*mero% y columnas son las .ue est"n #erticalmenteagrupa!as y se representan por me!io !e letras'



a$ Copiar: Primero se selecciona la -la o columna .ue se .uiere copiar' Paraseleccionar una -la se !ebe !e ,acer clic en la parte !on!e se muestra el n*mero!e !ic,a -la% si lo .ue se .uieres es copiar una columna% se ,ace clic en la parte!on!e se muestra la letra'

&$ Mo"er: Para mo#er se !ebe !e seleccionar las -las o columnas como seexplicó anteriormente en :opiar% luego ,acemos clic sosteni!o en el bor!e ymo#emos el cursor ,asta la -la o columna a !on!e se .uiere poner el conteni!o%si en !ic,a -la o columna ,ay otro conteni!o% aparecer" una #entanapreguntan!o .ue si .ueremos reempla@ar el conteni!o% ya .ue el Excel eliminato!o el conteni!o !e la -la o columna para poner el nue#o conteni!o'c$ Isertar: (ambi?n se pue!e insertar -las o columnas% .ue pue!en ser sinconteni!o o con conteni!o% para insertar una -la o columna con conteni!o%primero !ebemos copiar !ic,a -la o columna .ue contiene el conteni!o y luego

seleccionamos la -la o columna seg*n correspon!a y pulsamos botón !e !erec,oy elegimos insertar'

d$ Eli#iar: Para eliminar una -la o columna basta con seleccionarla y pulsarbotón !erec,o Eliminar' Pero ,ay .ue tener cui!a!o por.ue si lo *nico .ue se



.uiere eliminar es el conteni!o% no ,ace falta eliminar la -la o columna% solo seselecciona y se oprime la tecla >uprimir'

e$ Ocultar: A #eces es necesario no mostrar algunas -las o columnas ya seapor.ue ,ay !atos .ue no se !eben !e mo!i-car ni !e #er% pero .ue son utili@a!ospor formulas o simplemente no son *tiles en ese momento' Entonces po!emosocultarlas !e la siguiente manera= >e selecciona la7s8 -la7s8 o columna7s8 y luegosobre el "rea selecciona!a se pulsa el botón !erec,o !el ratón y seleccionamos laopción Ocultar'

f$ Mostrar: Por ejemplo si tenemos oculta la -la % !ebemos seleccionar las -las

B y % luego se pulsa el botón !erec,o !el ratón sobre el "rea selecciona!a y se,ace clic en Mostrar' +a -la !eber)a !e aparecer !e nue#o entre las -las B y '



! )o*as: +as ,ojas !e c"lculo !e Microsoft Excel son bastante gran!es% Por!efecto solo ,ay B ,ojas cuan!o se crea un libro% pero se pue!en insertar otrasnue#as% eliminar y cambiar el nombre !e !ic,as ,ojas' >e pue!e cambiar eln*mero !e ,ojas en los libros nue#o en= 9otón !e Oce Opciones !e Excel M"s frecuentes y luego se cambia el #alor .ue ,ay en CIncluir este numero !e,ojasD'

a$ Isertar: >i se necesitara una <oja !e c"lculo nue#a solo se tiene .ue ir aIcono Insertar <oja'

&$ Eli#iar: Para eliminar una <oja solo se tiene .ue ,acer clic !erec,o en elnombre !e !ic,a <oja y pulsar la opción Eliminar'c$ Ca#&iar o#&re: El nombre !e la <oja !e c"lculo se pue!e cambiar por unom"s signi-cati#o% sólo se !ebe !e ,acer !oble clic sobre el nombre y !e estamanera permitir" e!itarse% cuan!o se termine simplemente se pulsa la teclaEnter'

d$ Mo"er: Para mo#er una <oja% basta con ,acer un clic sosteni!o sobre elnombre !e la ,oja y !espla@arse ,asta el lugar !esea!o'

e$ +rote,er: >igni-ca .ue se pue!e blo.uear la <oja !e c"lculo para .ue no sepue!an ,acer cambios en las cel!as' Esta opción solo ten!r" efecto en las cel!as.ue est?n blo.uea!as% por !efecto to!as las cel!as !e la ,oja lo est"n' >i se!esea !esblo.uear alguna cel!a basta con ,acer clic !erec,o sobre ella% luego

seleccionar la opción 5ormato !e cel!as% abrir el aparta!o Proteger y !esacti#ar lacasilla con el nombre 9lo.uea!a'



6espu?s cuan!o ya se tenga las cel!as correctamente blo.uea!as% se pue!eproce!er a proteger la ,oja !e la siguiente forma= <acer clic en e#isar Proteger<oja% en la #entana .ue #emos a continuación !ebemos in!icar .ue se #a aproteger en la ,oja'



Contenido= Impi!e .ue se ,agan cambios en las cel!as !e la ,oja !e c"lculo y enlos elementos !e los gr"-cos'Objetos= Impi!en .ue otros usuario eliminen% mue#an% mo!i-.ue o cambien eltamaFo !e los objetos gr"-cos !e una ,oja !e c"lculo o !e un gr"-co'Escenario= Impi!e .ue se ,agan cambios en las !e-niciones !e los escenarios !euna ,oja !e c"lculo' Opcionalmente po!emos poner una contraseFa para .ue nosla pi!a en el momento .ue .ueramos !esproteger la ,oja !e c"lculo' 5inalmente

pulsamos la opción Aceptar';Li&ros: +os libros !e Microsoft Excel son los arc,i#os .ue se crean conextensión 'xls% as) como los arc,i#os !e $or! se les llama !ocumento o a los !ePo&erPoint se les llama Presentación% en Excel se llaman libros% los cuales secomponen !e #arias ,ojas !e c"lculo'a$ Crear: Para crea un nue#o libro se pulsa en 9otón !e Oce Gue#o' En la#entana .ue aparece se pue!e especi-car .ue tipo !e libro .ue se re.uiere' Paracrear un libro limpio% se !ebe seleccionar +ibro% pero tambi?n ,ay otros tipos !elibros pre!e-ni!os en el aparta!o >oluciones !e ,oja !e c"lculo'

&$ -uardar: Para guar!ar un libro solo !ebemos seleccionar 9otón !e Oce Huar!ar% en la #entana .ue nos aparece% !ebemos especi-car en .ue carpeta



.ueremos guar!arlo y a!em"s ponerle un nombre al libro% luego pulsar el botónHuar!ar'c$ A&rir: un libro ya existente es muy sencillo% solo !ebemos ,acer clic en 9otón

!e Oce !e la #entana !e Microsoft Excel y luego pulsar la opción Abrir% en la#entana .ue nos aparece ,ay .ue especi-car !on!e est" el libro y por *ltimopulsar sobre el botón Abrir'd$ +rote,er u li&ro: resulta muy *til cuan!o .ueremos asegurarnos .ue laestructura o la #entana en .ue se #e el libro no cambie% es !ecir .ue no sepue!an eliminar ,ojas u ocultar el libro' Para lograr esto solo !ebemos pulsare#isar Proteger libro% en la #entana .ue se #e a continuación seleccionamoslas opciones .ue m"s con#enga= Estructura= Protege la estructura !e un libro para.ue no se pue!a borrar% mo#er% ocultar% mostrar o cambiar el nombre !e las ,ojasni insertar ,ojas nue#as' entana= Protege las #entanas !e un libro para .ue no se

pue!as mo#er% cambiar !e tamaFo% ocultar% mostrar o cerrar' Por *ltimo po!emosponer una contraseFa para .ue nos la pi!a en el momento !e !esproteger el libroen un futuro% y pulsamos el botón Aceptar'

! Fucioes ./sicas= 6a!a la gran canti!a! !e funciones .ue tiene MicrosoftExcel% sólo se explicar"n las m"s b"sicas e imprescin!ibles'a8 Fuci' su#a: Esta es una !e las funciones m"s f"ciles !e usar e importantesa pesar !e su simplici!a!% la manera !e ,acer ?sta función se pue!e aplicar a laresta% multiplicación% !i#isión y muc,as otras m"s'Primero seleccionar la cel!a en la .ue .ueremos .ue se muestre el resulta!o%luego abrimos fórmulas ; 5unción' En el cua!ro !e :ategor)a seleccionamos

Matem"ticas y luego en el cua!ro !e la !erec,a buscamos la función >uma% ,ec,oesto nos aparecer" otra #entana pi!i?n!onos los !atos necesarios para completarla operación=



; Fuci' SI: Jsta es una función lógica% !e#uel#e un #alor !etermina!o si lacon!ición .ue se pone es #er!a!era o !e#uel#e otro #alor si la con!ición es falsa'+a estructura !e los par"metros es !iferente al !e la función >uma% para empe@arejecutemos fórmula ; Insertar 5unción% en el cua!ro !e :ategor)a seleccionamos+ógicas y en el cua!ro !e la !erec,a seleccionamos la función >I% aparecer" una'



En la primer cel!a se !ebe poner la con!ición .ue se .uiera% componi?n!ose !em)nimo !os #alores lo cuales se comparan me!iante signos !e igualación% mayor.ue% menor .ue% etc' Para empe@ar se ,ar" una con!ición !e solo !os #alores' +os#alores pue!en ser expl)citamente n*meros o texto% pero tambi?n pue!en ser

cel!as o el resulta!o !e otra función'

FUNCIÓN FUNCIÓN EN EXCEL

Mayúsculas = MAYUSC(texto)



Minúsculas = MINUSC(texto)Nombre Propio = NOMPOPIO(texto)!ar"o = !A#O(texto)

$spacios = $SPACIOS(texto)I%&uier'a = IUI$*A(texto+,num-caracteres.)*erec/a = *$$C0A(texto+,num-caracteres.)epetir = $P$1I(texto-núm-'e-2eces)C3'i"o = CO*I#O(texto)4ila = 4I!A(re5)4ilas = 4I!AS(matri%)Columna = CO!UMNA(re5)Columnas = CO!UMNAS(matri%)4ec/a = 0OY()4ec/a y 0ora = A0OA()0ora = 0OA(núm-'e-serie)Minuto = MINU1O(núm-'e-serie)Se"un'o = S$#UN*O(núm-'e-serie) A6o = A7O(núm-'e-serie)Mes = M$S(núm-'e-serie)*8a = *IA(núm-'e-serie)Número pi = PI()a8% = AI(número)Número Absoluto = A9S(número)Si"no = SI#NO(número)$ntero = $N1$O(número)Contar Números = CON1A(re5:+(re5;)+<<)

Contar 1exto = CON1AA(2alor:+(2alror;)<<)e'on'ear = $*ON*$A(número+núm-'ecimales)e'on'ear Par = $*ON*$APA(número)e'on'ear Impar = $*ON*$AIMPA(número)Sumar = SUMA(número+número;+<<)Prome'io = POM$*IO(número+número;+<<)Me'iana = M$*IANA(número+número;+<<)Mo'a = MO*A(número+número;+<<)*es2iaci3n$st>n'ar = *$S?$S1(número+número;+<<)?arian%a = ?A(número:+(número;)<<<)M>ximo = MA@(número+número;+<<)

M8nimo = MIN(número+número;+<<)?arian%a = ?A(número+número;+<<)Si = SI(prueba-l3"ica+(2alor-si-2er'a'ero+2alor-si-5also))SumarSi = SUMASI(ran"o+criterio+(ran"o-suma))ContarSi = CON1ASI(ran"o+criterio)

ORDENAR DATOS

Microsoft Excel tambi?n permite or!enar alfab?ticamente un conjunto !e !atosPara or!enar una columna basta con seleccionarla y pulsar en 6atos Or!enar' >i



este m?to!o se utili@a en la columna I6 !el cliente% por ejemplo% se estar"cometien!o un error por.ue solo se estar" or!enan!o !ic,a columna y los !atos!e las !em"s columnas no se or!enar"n con respecto al I6 !el cliente' Entoncespara or!enar to!a la lista !e forma correcta se !ebe seleccionar to!as las cel!asempe@an!o !es!e el I6 !el cliente para .ue la lista .ue!e or!ena!a con respectoa ?ste campo% es !ecir% ,acer clic sosteni!o en to!o el rango !e los !atos% para!espu?s pulsar en el men* 6atos Or!enar' >e #er" .ue el I6 !el cliente estar"or!ena!o y con los !atos .ue le correspon!en'

.USCAR 0 REEM+LA1AR

9uscar A #eces pue!e ser !e gran utili!a! buscar un !ato !e forma autom"tica

!ebi!o al gran tamaFo .ue pu!iesen tener las ,ojas !e c"lculo y a la grancanti!a! !e !atos .ue pue!e contener' Para buscar un !atos en la ,oja !e c"lculoprimero .ue to!o se !ebe abrir !ic,a ,oja y pulsar en Inicio 9uscar'



En la cel!a buscar se intro!uce la información .ue se !esea buscar' A.u) po!emosutili@ar como!ines% por ejemplo el signo !e interrogación 7K8 sir#e para reempla@arun car"cter y el 7L8 para reempla@ar una ca!ena !e caracteres' Por ejemplo% casa

encuentra DcasaD% DcajaD% etc' y Leste encuentra Dsu!esteD% noresteD'

REEM+LA1AR

>ir#e para reempla@ar la información% por ejemplo se pue!e ,acer .ue to!as lascel!as .ue tengan el n*mero se reemplacen por un 10' Esta operación essimilar a buscar% con la *nica !iferencia .ue ,ay .ue in!icar el nue#o #alor% solotenemos .ue presionar el botón eempla@ar !e la #entana 9uscar% y aparecer"

una #entana'



En la primer cel!a se intro!uce el #alor .ue se #a a reempla@ar y en la segun!acel!a el nue#o #alor' +uego se presiona el botón eempla@ar para reempla@ar elprimer #alor .ue coinci!a con la b*s.ue!a o eempla@ar to!as para reempla@arto!as las coinci!encias !e la ,oja'

-R2FICOS

En Excel% se pue!e crear gr"-cos a partir !e !atos pre#iamente selecciona!os enuna ,oja !e c"lculo' >e pue!e incrustar un gr"-co en una ,oja !e c"lculo% o crearel gr"-co en una ,oja especial para gr"-cos' En ca!a caso el gr"-co .ue!a#incula!o a los !atos a partir !e los .ue fue crea!o% por lo .ue si en alg*nmomento los !atos cambian% el gr"-co se actuali@ar" en forma autom"tica' +osgr"-cos !e Excel contienen muc,os objetos= ()tulo% eti.uetas en los ejes%

etc?tera .ue pue!en ser selecciona!os y mo!i-ca!os in!i#i!ualmente'

Hr"-co bi!imensional x;y Hr"-co en forma !e torta

En el ejemplo siguiente aparecen !atos !e precipitaciones y temperaturasmensuales' A los !atos .ue forman una serie !e !atos se les llama puntos !e!atos'

; -r/3co &/sico: :rear un gr"-co en Excel es un proce!imiento sencillo y r"pi!o'

En primer lugar se selecciona los !atos .ue se .uieren representar en el gr"-co yluego se pulsa la tecla 511'



(ras un instante% Excel te muestra una ,oja nue#a .ue contiene un gr"-co !ecolumnas% el cual representa los !atos .ue se ,an selecciona!o en la ,oja' A estegr"-co autom"tico .ue crea Excel con sólo pulsar una tecla se le !enominagr"-co b"sico'

; O&*etos de u ,r/3co: +os gr"-cos est"n compuestos !e !i#ersas partes% lascuales se pue!en mo!i-car a gusto a partir !el gr"-co b"sico .ue crea Excel' Portanto% para po!er manipular gr"-cos es imprescin!ible conocer cu"les son esaspartes' +as partes !e un gr"-co son=a8 El gr"-co en s) es la representación #isual !e los !atos !e la ,oja !e c"lculo'A!em"s% ,ay !istintos tipos !e gr"-cos'

b8 El t)tulo !el gr"-co es un texto .ue lo encabe@a'c8 Nna marca !e !atos es el objeto .ue se utili@a para representar los !atos' PorEjemplo% en un gr"-co !e columnas% las marcas !e !atos son las columnas es!ecir% ,ay una columna por ca!a n*mero representa!o'!8 +as l)neas !e !i#isión son unas l)neas ,ori@ontales y/o #erticales .ue aparecenal fon!o !el gr"-co y .ue sir#en para apreciar con m"s facili!a! los #alores .uealcan@an las marcas !e !atos'e8 El texto pue!e ser cual.uier palabra o frase .ue apare@ca en el gr"-co' El textoasigna!o est" uni!o a un objeto !el gr"-co% mientras .ue el texto no asigna!o eslibre'f8 +a leyen!a es un cua!ro en el .ue se i!enti-can las marcas !e !atos

7,abitualmente% me!iante colores8'g8 +os ejes son unas l)neas perpen!iculares .ue marcan la referencia para elgr"-co' Gormalmente ,ay !os ejes 7en los gr"-cos tri!imensionales ,ay tres8= eleje !e abscisas% eje x o eje !e categor)as% y el eje !e or!ena!as% eje y o eje !e#alores' En el eje !e abscisas se representan las !istintas categor)as !e los !atos'En el eje !e or!ena!as se representan los #alores !e los !atos',8 +as marcas !e gra!uación aparecen en los ejes y sir#en para !eterminar el#alor !el eje en ca!a punto !el mismo'i8 El "rea !e tra@a!o es la @ona !el gr"-co !on!e aparecen las marcas !e !atos ylos ejes'

j8 +as series !e !atos son los conjuntos !e !atos .ue se representan en ungr"-co'



; Selecci' de ra,o: El primer paso para crear un gr"-co consiste enseleccionar los !atos .ue se .uieren representar' A!em"s% no sólo ,ay .ueseleccionar !atos num?ricos sino tambi?n texto% ya .ue Excel sabe cómo ponerese texto en el gr"-co' Excel consi!era .ue !etermina!os !atos !el rango .ue seseleccione #an a representar !etermina!os rótulos en el gr"-co' 6e esto se pue!e!e!ucir .ue la forma resultante !el gr"-co !epen!er" muc,o !e cómo seseleccionen los !atos' Para .ue Excel muestre los !atos tal y como se !esee% se!ebe seleccionar el rango tenien!o en cuenta lo siguiente=+as cel!as !e la columna .ue est? a la [email protected]!a !e los !atos .ue selecciones!eber"n contener texto' Esas cel!as se con#ertir"n en los rótulos !el eje !ecategor)as'+as cel!as !e la -la superior !el rango .ue selecciones tambi?n !eber"n contenertexto' Esas cel!as se con#ertir"n en los rótulos !e las series !e !atos en la

leyen!a !el gr"-co'El resto !e la selección !eber"n ser los !atos num?ricos'

; Crear u se,udo ,r/3co: >e pue!en crear tantos gr"-cos cómo se !isponga%a partir !e una sola ,oja !e c"lculo' Para ello sólo se tienen .ue seleccionar losnue#os !atos 7o los mismos .ue antes8 .ue se .uieran representar y #ol#er apulsar 5 11' Excel colocar" ca!a gr"-co .ue se cree en una ,oja !e gr"-cosin!epen!iente' GO(A= E#i!entemente% si no acomo!a alg*n gr"-co se pue!eeliminar= selecciona la ,oja en la .ue est? 7,acien!o clic en su pestaFa8 y ejecutael coman!o E!ición% Eliminar ,oja en cuanto se con-rme el borra!o% Exceleliminar" la ,oja .ue contiene el gr"-co'

; Relaci' etre los datos ( el ,r/3co: :uan!o se crea un gr"-co% Excel#incula autom"ticamente los !atos !e la ,oja !e c"lculo y el gr"-co .ue se ,acrea!o' Esto signi-ca .ue si se cambian los !atos en la ,oja !e c"lculo 7ya sea#alores o rótulos8% esos cambios se reejar"n autom"ticamente en el gr"-co= estetambi?n cambiar"'

; Icrustar u ,r/3co: <asta a,ora se ,a trabaja!o con gr"-cos .ue aparec)anen ,ojas !e c"lculo in!epen!ientes' Pero pue!e ocurrir .ue en !etermina!asocasiones se re.uiera .ue el gr"-co apare@ca en la misma ,oja !e c"lculo en la

.ue est?n los !atos .ue lo originaron' Excel permite .ue los gr"-cos apare@can nosolo en las ,ojas !e gr"-cos% sino tambi?n en las ,ojas !e c"lculo% para lo cual esnecesario incrustarlos'Por tanto% Incrustar un gr"-co no es m"s .ue crear un gr"-co en la propia ,oja !ec"lculo% en lugar !e ,acerlo en una ,oja !e gr"-cos in!epen!iente' Para crear ungr"-co incrusta!o !ebes pasar a la ,oja !e c"lculo .ue contenga los !atos .ue se.uieren representar en el'



IM+RIMIR

En Excel +a impresión !e tablas y gr"-cos es una !e las posibili!a!es m"sinteresantes !e Excel' En este aparta!o se !ar"n las in!icaciones b"sicas sobre laimpresión !e ,oja !e c"lculo en general% sin consi!erar alg*n caso particularcomo la impresión !e sólo gr"-cos' Antes !e imprimir% ,a !e con-gurarse la ,ojapara su sali!a i!ónea' En 6iseFo !e p"gina% se obser#an las !iferentes opcionespara ello'



a$ M/r,ees de la p/,ia: In!epen!iente !e la orientación !e la p"gina% Excelpermite mo!i-car los m"rgenes .ue se !esean para la ,oja' >e aconseja unosm"rgenes m)nimos !e 0' cent)metros% ya .ue muc,as impresoras no soportancanti!a!es inferiores'

:omo norma general tanto el encabe@a!o como el pie !e p"gina% !eben serinferiores a los #alores !el margen superior e inferior respecti#amente% ya .ueestos *ltimos !elimitan el espacio !on!e insertar las cel!as con la información'+as posiciones !el encabe@a!o y el pie !e p"gina se re-eren a la !istancia !es!eel bor!e !e la p"gina% y no !es!e el margen correspon!iente' Otra forma m"sr"pi!a y f"cil !e in!icar los m"rgenes es a tra#?s !e la ista Preliminar% !on!e esposible mo!i-car estos #alores gr"-camente con el atón'



&$ Eca&e4ado ( pie de p/,ia: (anto el encabe@a!o como el pie !e p"gina seutili@an para incluir información .ue se !esea apare@ca en to!as las p"ginas% tales

como el n*mero !e p"gina% fec,a% nombre !el !ocumento% nombre !el autor% etc'Excel ofrece un conjunto !e opciones pre!e-ni!as tanto para el encabe@a!o comopara el pie !e p"gina% pero tambi?n permite personali@ar estos #alores'

Por !efecto suele estar selecciona!a la opción ninguno% Para mo!i-car alguno !elos #alores se selecciona uno !e los botones 7personali@ar encabe@a!o o

personali@ar pie !e p"gina8% aparecien!o una #entana% !on!e insertar !istintoscampos pre!e-ni!os o incluso teclear !irectamente el texto .ue se !esee'

FORMATO CONDICIONAL

+os formatos personali@a!os son !e !emasia!a utili!a! cuan!o manejamosalguna con!icion y arroje el resulta!o !e forma automatica' El formato con!icionalsir#e para .ue !epen!ien!o !el #alor !e la cel!a% Excel apli.ue un formato

especial o no sobre esa cel!a'



El formato con!icional suele utili@arse para resaltar errores% para #alores .uecumplan una !etermina!a con!ición% para resaltar las cel!as seg*n el #alorconteni!o en ella% etc'''

CREAR ES5UEMAS

Nn es.uema po!r)amos !e-nirlo como un resumen preciso .ue reeja losconceptos m"s importantes o !e mayor trascen!encia !el !ocumentoes.uemati@a!o' Nn es.uema pue!e ser perfectamente un )n!ice !e un libro%!on!e #emos to!os los puntos trata!os en el libro% tambi?n po!emos #er comoejemplo !e es.uema el )n!ice !e este curso% el cual contiene los puntos m"simportantes .ue se tratan en ?l y a!em"s est" estructura!o por ni#eles !eprofun!i@ación sobre un tema en concreto% #amos !esplegan!o el es.uema !e lospuntos conteni!os en el tema'

+a mejor opción para crear es.uemas es .ue lo ,aga Excel autom"ticamente%puesto .ue tar!a muc,omenos tiempo .ue ,aci?n!olo manualmente'



En este ejemplo po!emos ,acer un es.uema tanto !e -las como !e columnas%puesto .ue se ,aorgani@a!o los subtotales !e ca!a comuni!a! autónoma 7-las8 y se ,a calcula!olos subtotales !e ca!a trimestre 7columnas8'

FILTRO

5iltrar una lista no es ni m"s ni menos .ue !e to!os los registros almacena!os enla tabla% seleccionara.uellos .ue se correspon!an con alg*n criterio -ja!o por nosotros' Excel nosofrece !os formas !e -ltrar una lista'



; Ntili@an!o el 5iltro 7auto-ltro8'; Ntili@an!o -ltros a#an@a!os'

>i pulsamos% por ejemplo% sobre la ec,a !el campo e!a!% nos aparece un men*!esplegable como este% !on!e nos ofrece una serie !e opciones para reali@ar el-ltro' Por ejemplo% si marcamos 5iltro por e!a! y elegimos -ltros numero%po!emos #er en la base !e !ato mayores .ue% menores .ue% etc'

Utili4ar Filtros a"a4ados

>i .ueremos -ltrar los registros !e la lista por una con!ición m"s compleja%utili@aremos el cua!ro !e !i"logo 5iltro a#an@a!o' Pre#iamente !eberemos teneren la ,oja !e c"lculo% unas -las !on!e in!icaremos los criterios !el -ltra!o'

Para abrir el cua!ro !e !i"logo 5iltro a#an@a!o% pulsaremos en en la sección 6atosy -ltro a#an@a!o'



ango !e la lista= A.u) especi-camos los registros !e la lista a los .ue .ueremosaplicar el -ltro'

ango !e criterios= A.u) seleccionamos la -la !on!e se encuentran los criterios !e-ltra!o 7la @ona !e criterios8'

(ambi?n po!emos optar por guar!ar el resulta!o !el -ltra!o en otro lugar%seleccionan!o la opción :opiar a otro lugar% en este caso rellenaremos el campo

:opiar a= con el rango !e cel!as .ue recibir"nel resulta!o !el -ltra!o'

>i marcamos la casilla >ólo registros *nicos% las repeticiones !e registros 7-las conexactamente losmismos #alores8 !esaparecer"n'



Para #ol#er a #isuali@ar to!os los registros !e la lista% acce!er al men* 6atos ;

9orrar'

6ALIDACI7N DE DATOS

+a #ali!ación !e !atos tiene una función muy concreta y es #ali!ar el conteni!o!e una cel!a pu!ien!o incluso mostrar un mensaje !e error o a#iso si llegara elcaso'Para aplicar una #ali!ación a una cel!a ; >eleccionamos la cel!a .ue .ueremos#ali!ar'; Acce!emos a la pestaFa 6atos y pulsamos ali!ación !e !atos'



CONSOLIDACI7N

:uan!o ,ablamos !e consoli!ar ,ojas !e trabajo estamos entablan!o una relaciónentre #arias ,ojas !e trabajo% por tanto es muy posible .ue existan enlaces entreesas ,ojas !e trabajo' >i pulsamos sobre la pestaFa 6atos y pulsan!o el botón

:onsoli!ar''' nos aparece

TA.LAS DINAMICAS



Nna tabla !in"mica consiste en el resumen !e un conjunto !e !atos% aten!ien!o a#arios criterios !e agrupación% representa!o como una tabla !e !oble entra!a .ue

nos facilita la interpretación !e !ic,os !atos' Es !in"mica por.ue nos permite irobtenien!o !iferentes totales% -ltran!o !atos% cambian!o la presentación !e los!atos% #isuali@an!o o no los !atos origen% etc'''Para crear una tabla !in"mica% Excel nos proporciona las ta&las ( ,r/3cosdi/#icos'

amos a crear una tabla !in"mica a partir !e estos !atos para po!er examinarmejor las #entas !e ca!a art)culo en ca!a mes' Para ello #amos a la pestaFaIsertar y ,acemos clic en Ta&la di/#ica 7tambi?n po!emos !esplegar elmen* ,acien!o clic en la ec,a al pie !el botón para crear un gr"-co !in"mico8'



Aparece el cua!ro !e !i"logo !e creación !e tablas !in"micas' 6es!e a.u) po!remos in!icar el lugar !on!e se encuentran los !atos .ue .ueremos anali@ar yel lugar !on!e .ueremos ubicarla'

En nuestro caso in!icamos .ue #amos a seleccionar los !atos !e un rango !ecel!as y .ue .ueremos ubicarla en una ,oja !e c"lculo nue#a' Po!r)amos crearuna conexión con otra aplicación para obtener los !atos !es!e otra fuente!iferente a Excel'

En el caso !e seleccionar la opción Seleccioa ua ta&la o ra,o !ebemos

seleccionar to!as las cel!as .ue #ayan a participar% incluyen!o las cabeceras'Pulsamos Aceptar para seguir'

>e abrir" un nue#o panel en la !erec,a !e la pantalla=

6es!e este panel po!emos personali@ar la forma en .ue #an a #erse los !atos enla tabla !in"mica' CE#aluaremos las entas por #en!e!or mensual y por región%Para ello simplemente ten!remos .ue arrastrar los elementos .ue #emos lista!osa su lugar correspon!iente al pie !el panel'



Po!emos #er .ue la estructura es la .ue ,emos !e-ni!o anteriormente% en elcampo -la tenemos las referencias% en el campo columnas tenemos los meses yen el centro !e la tabla las sumas !e los importes' :on esta estructura es muc,o

m"s f"cil anali@ar los resulta!os'

Nna #e@ crea!a la tabla !in"mica nos aparece la pestaFa Opcioes=

El panel lateral seguir" pu!i?n!ose utili@ar% as) .ue en cual.uier momentopo!remos .uitar un campo !e un @ona arrastr"n!olo fuera' :on esto #emos .ueen un segun!o po!emos #ariar la estructura !e la tabla y obtener otros resulta!os

sin casi esfuer@os'

! Eli#iar ua ta&la di/#ica8

Para 9orrar una tabla !in"mica simplemente !ebemos seleccionar 9orrar enopciones



MACROS

:uan!o trabajamos con un libro personali@a!o% es !ecir% .ue nos ,emos !e-ni!ocon una serie !e caracter)sticas espec)-cas como pue!an ser el tipo !e letra% elcolor !e ciertas cel!as% los formatos !elos c"lculos y caracter)sticas similares% per!emos muc,o tiempo en formatearto!o el libro si !isponemos !e muc,as ,ojas' :on las macros lo .ue se preten!ees automati@ar #arias tareas y fusionarlas en una sola% aFa!ien!o por ejemplo unbotón en nuestro libro .ue al pulsar sobre ?l realice to!as esas tareas'

; Crear ua #acro auto#/tica#ete:+a forma m"s f"cil e intuiti#a !e crear macros es crearlas me!iante el graba!or !emacros !el .ue !ispone Excel' Este graba!or !e macros te permite grabar lasacciones !esea!as .ue posteriormente las tra!uce a instrucciones en 9A% lascuales po!emos mo!i-car posteriormente si tenemos conocimientos!eprogramación'

Para grabar una macro !ebemos acce!er a la pestaFa ista y !espliega elsubmen* Macros y !entro !e este submenu seleccionar la opción Hrabar macro'''

A!em"s !e esta opción en el men* po!emos encontrar las siguientes opciones=er Macros''' ; 6on!e acce!emos a un lista!o !e las macros crea!as en ese libro'Nsar referencias relati#as ; :on esta opción utili@aremos referencias relati#as para.ue las macros se graben con acciones relati#as a la cel!a inicial selecciona!a'

Al seleccionar la opción Hrabar macro'''% lo primero .ue #emos es el cua!ro !e!i"logo Hrabar macro!on!e po!emos !ar un nombre a la macro 7no est" permiti!o insertar espacios enblanco en el nombre !e la macro8'



Po!emos asignarle un M?to!o abre#ia!o= me!iante la combinación !e las tecla:(+ Q Duna tecla !eltecla!oD' El problema est" en encontrar una combinación .ue no utilice ya Excel'

En Huar!ar macro en= po!emos seleccionar guar!ar la macro en el libro acti#o% enel libro !e macrospersonal o en otro libro'

En 6escripción= po!emos !escribir cu"l es el cometi!o !e la macro o cual.uier

otro !ato .ue creamoscon#eniente'

Para comen@ar la grabación !e la macro pulsamos el botón Aceptar y acontinuación% si nos -jamos enla barra !e esta!o% encontraremos este botón en la barra !e esta!o !on!etenemos laopción !e !etener la grabación'A partir !e entonces !ebemos reali@ar las acciones .ue .ueramos grabar% escon#eniente no seleccionar ninguna cel!a a partir !e la grabación% ya .ue siseleccionamos alguna cel!a posteriormente% cuan!o ejecutemos la macro% la

selección nos pue!e ocasionar problemas !e cel!as fuera !e rango' Nna #e@conclui!as las acciones .ue .ueremos grabar% presionamos sobre el botón6etener !e la barra !e esta!o% o acce!ien!o al men* !e Macros y ,acien!o clic en'

; E*ecutar ua Macro:



Nna #e@ crea!a una macro% la po!remos ejecutar las #eces .ue .ueramos' Antes!e !ar la or!en !e ejecución !e la macro% !epen!ien!o !el tipo !e macro .ue sea%ser" necesario seleccionar o no las cel!as .ue .ueramos .ue!en afecta!as porlas acciones !e la macro'

Por ejemplo si ,emos crea!o una macro .ue autom"ticamente !a formato a lascel!as selecciona!as%ten!remos .ue seleccionar las cel!as pre#iamente antes !e ejecutar la macro'

; Crear ua Macro Maual#ete:Para crear una macro !e forma manual es necesario tener conocimientos !eprogramación engeneral y !e isual 9asic en particular% ya .ue es el lenguaje !eprogramación en el .ue se basa el 9A !e Excel' >i no tienes esta base pue!essaltarte este punto !el tema'Primero !ebemos abrir el e!itor isual 9asic

presionan!o la combinación !e teclas Alt Q 511'



Nna #e@ abierto el e!itor !e isual 9asic !ebemos insertar un mó!ulo !e trabajo.ue es !on!e sealmacena el có!igo !e las funciones o proce!imientos !e lasmacros' Para insertar un mó!uloacce!emos al men* Insertar R Mó!ulo'Acontinuación !ebemos plantearnos si lo .ue #amos a crear es una función 7en elcaso .ue !e#uel#aalg*n #alor8% o si por el contrario es un proce!imiento 7si no!e#uel#e ning*n #alor8'Nna #e@ concreta!o .ue es lo .ue #amos a crear%acce!emos al men* Insertar R Proce!imiento'''

; -uardar u arc9i"o co #acros::uan!o guar!amos un arc,i#o y .ueremos .ue las Macros .ue ,emos crea!o sealmacenen con elresto !e las ,ojas !e c"lculo !eberemos utili@ar un tipo !earc,i#o !iferente'Para ello !eberemos ir al 9otón Oce y seleccionar la opciónHuar!ar como'>e abrir" el cua!ro !e !i"logo Huar!ar como' En el !esplegableHuar!ar como tipo seleccionar +ibro!e Excel ,abilita!o para macros 7L'xlsm8'



Fucioes %tiles para auto#ati4ar tareas e Macros

:ó!igos t)picos para las macros se pue!en resumir en=

:ó!igo Acción

ange7DA1D8'>elect (rasla!arse auna :el!a

Acti#ecell'5ormula1:1SDMA:O>D Escribir en una:el!a

>election'5ont'9ol! S (rae+etra Gegrita o

Gegrilla

>election'5ont'Italic S (rae +etra :ursi#a

>election'5ont'Nn!erline S xlNn!erline>tyle>ingle +etra >ubraya!a$it, >election'5ont

'Game S DArialDEn! $it,

(ipo !e+etra75uente8

$it, >election'5ont'>i@e S 1

En! $it,

(amaFo !e+etra7(amaFo !e

5uente8

>election':opy :opiar

>election':ut :ortar

Acti#e>,eet'Paste Pegar

Msg9ox D:urso !e Excel A#an@a!oD >ale una#entana con un



mensaje enpantalla

$it, >election'<ori@ontalAlignment S xl:enterEn! $it,

:entrar (exto

$it, >election'<ori@ontalAlignment S xl+eft

En! $it,

Alinear a [email protected]!a

$it, >election'<ori@ontalAlignment S xlig,t

En! $it,

Alinear a la6erec,a

>election'Entireo&'Insert Insertar 5ila

>election'Entireo&'6elete Eliminar 5ila

>election'Entire:olumn'Insert Insertar :olumna

>election'Entire:olumn'6elete Eliminar:olumna

$orTbooTs'Open 5ilename=SD6=UExcel'xlsD Abrir un +ibro

Acti#e$orTbooT'>a#eAs 5ilename=SD6=UExcel'xlsD%5ile5ormat V =SxlGormal% Pass&or!=SDD%$riteesPass&or!=SDD% ea!Onlyecommen!e!=S

V5alse% :reate9acTup=S5alse

Hrabar un +ibro

9uscar

:ells'5in!7$,at=S(ext9ox1% After=SActi#e:ell%+ooTIn=Sxl5ormulas% +ooTAt V =SxlPart% >earc,Or!er=Sxl9yo&s%

>earc,6irection=SxlGext% Matc,:ase=S V 5alse8'Acti#ate

Acti#e:ell'OWset70% 18'>elect (ext9ox2 S Acti#e:ellActi#e:ell'OWset70% 18'>elect

(ext9oxB S Acti#e:ell Acti#e:ell'OWset70% 18'>elect

(ext9ox S Acti#e:ell

>,eets7DInsumosD8'>elect



• 6ista +re"ia: Acti#e$in!o&'>electe!>,eets'PrintPre#ie&

• I#pri#ir: Acti#e$in!o&'>electe!>,eets'PrintOut :opies=S1

• AutoFiltro: >election'Auto5ilter

• .orrar Coteido: >election':lear:ontents

• Mesa*e: Msg9ox D:urso !e Excel A#an@a!oD

• Ir a -r/3co= (,is$orTbooT':,arts7DHr"-co1D8'Acti#ate

• Ir a )o*a: (,is$orTbooT'$orTs,eets7D<oja1D8'>elect

• Salir de Aplicaci': Appication'Xuit

:ambiar a Min*sculas=

5or Eac, c In>election':ells

c'alue S +:aseY7c'alue8

:ambiar a May*sculas=

5or Eac, c In>election':ells

c'alue S N:aseY7c'alue8

Gext c

a#&iar f'r#ulas aalores

or Eac, c In

election':ells5ormulaS c'alue

manual excel avanzado 2007 umayor

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