Curso de Excel Avanzado 2007

Celda activa

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar).

Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor

del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha. 

2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple

flecha.  

3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina

..

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

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Desplazar celdas o rangos (mover)

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:

1. Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango. 

2. Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva posición.

Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia.

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Copiar celdas o rangos

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contiguas), los métodos a seguir son:

I. Copiar a una posición:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.2. Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma

apariencia de cuádruple flecha.3. Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva posición.4. Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un signo +

en pequeño indicando que no se trata de mover sino de copiar), soltar el botón del ratón en la celda de destino deseada. En ese momento queda realizada la copia.

II. Copiar a lo largo de una fila o columna:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha

de la celda), toma apariencia de cruz negra.3. Picar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en

dirección de una fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la última celda en la que se quiera realizar la copia.

Con esta operación conseguiremos que el contenido de la celda que copiados aparezca en todas las celdas en las que he extendido la selección de la fila o columna elegida.

III. Copiar a otras hojas:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.

2. Seleccionar la opción Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.

4. Seleccionar la opción Pegar , que aparece dentro del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuación.

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Pegar celdas o rangos

Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las siguientes:

1. Pegar utilizando el portapapeles:

Excel nos permite, utilizado la herramienta del Portapapeles, pegar no sólo lo último que hemos copiado sino lo que anteriormente habíamos copiado.

Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción de Copiar de la ficha de Inicio, o con el botón derecho del ratón acceder al menú contextual y seleccionar la opción copiar.

Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como máximo de 24 elementos, pulsaremos sobre el iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde allí podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el triángulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.

2. Pegado especial:

El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial podemos actuar de dos maneras diferentes.

A. Mediante el menú contextual.

Después de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botón con un triángulo, haciendo clic sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial.

B. Mediante la opción Pegar de la cinta de opciones.

Excel permite realizar un pegado especial más completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio

.

Para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio seleccionamos la opción Pegar, pinchando sobre el triángulo que aparece bajo esta opción desplegaremos un panel con todas las posibilidades de pegado.

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones más interesantes que podemos encontrar dentro de este cuadro de diálogo son:

Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la

barra de fórmulas. Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. Formatos: Pega solamente el formato de la celda. Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda. Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas

copiadas. Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas

excepto los bordes. Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas. Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y

todos los formatos de número de las celdas seleccionadas. Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos

los formatos de número.

Copiar, pegar y mover celdas

Este panel de pegado especial también nos permite definir diferentes operaciones realizar con los datos que se están copiando sobre los datos que residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado.

La operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir. Veamos como funciona:

Otra posibilidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa.

A veces no tenemos ciertos valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia los valores pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarán también en el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.

En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo:

Ofimática

Gráficos con Excel 2007Por club docente, en 11 de Marzo de 2008

En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguién o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento.A pesar de que existen algunas herramientas especializadas, hemos llegado a la conclusión que Excel es lo más recomendable.Con la nueva versión Excel 2007, hemos escuchado diversos comentarios acerca de su complejidad. Sin embargo, como veremos en este artículo, los mismos no son tan difíciles de manejar.

Un grafico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos.

En muchas ocasiones resulta muy útil que la información contenida en un libro de Excel se visualice gráficamente.

Excel posee una herramienta que permite la construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la información

En general la representación grafica de los datos hace que estos se vean mas interesantes atractivos y fáciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el mas adecuado para cada situación.

El proceso a seguir para la definición e inserción de un grafico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Gráfico.

Proceso de creación de un gráfico.

Los pasos para crear un grafico son los siguientes:

1. Seleccionamos los datos que queremos graficar

2. Seleccionamos la opción Insertar

3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones

4. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero nosotros siempre utilizamos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Recomendamos tener seleccionados los datos que queremos graficar antes de crear el gráfico. De lo contrario el gráfico se mostrará en blanco y tendremos que ingresar las series de datos a posteriori.

Como podemos ver existen muchos tipos de gráficos para utilizar. Nosotros podemos seleccionar el que mas se adecue a nuestras necesidades. Para quienes trabajaron con otras versiones del programa encontraran mejoras a la hora de crear un nuevo gráfico. Una de ellas nuestro entender es la posibilidad de ver mas claramente todos los tipos de gráficos con los que cuenta el programa logrando de esta forma elegir mas claramente el que deseamos para trabajar.

Tipos de gráficos

Vamos a describir alguno de l los tipos de gráficos con los que cuenta el programa y de que forma representan los datos de nuestras planillas de cálculo.

Para nosotros los más importantes y más utilizados son:

Los gráficos circulares

Los gráficos circulares permiten representar una serie de datos de acuerdo al porcentaje que cada uno de ellos representa sobre la suma de todos los valores de la serie.

En la imagen anterior se presentan arriba cada uno de los valores y abajo la representación circular de cada uno de esos valores. Nosotros usamos este tipo de grafico cuando queremos expresar gráficamente la diferencia en porcentaje de un grupo de datos en relación al total.

Gráficos bidimensionales

Los gráficos bidimensionales permiten representar las series de datos en dos dimensiones o sea los valores se representan alineados en dos ejes perpendiculares: el eje horizontal X abscisas) y el eje vertical Y (ordenadas).

Hay res tipos principales de gráficos bidimensionales: columnas, xy, y líneas. Salvo en caso de los gráficos xy, las series de valores numéricos se representan en el eje vertical y las categorías se alinean a lo largo del eje horizontal.

Gráficos de columnas

En la siguiente imagen mostramos un ejemplo de un gráfico bidimensional, en este caso de columnas.

Los datos representados en el gráfico corresponden a los datos de la tabla que también se muestra en la misma imagen.

En el eje x se representan los meses y en el eje y las ventanas.

En el ejemplo en un eje tenemos las ventas y en el otro eje los meses.

Gráficos xy

Los gráficos XY permiten por ejemplo visualizar la variación de un dato con el transcurso del tiempo tal como muestra la siguiente imagen en la cual se muestra la evolución de la población mundial desde los años 1800 al 2025.

Un gráfico XY dispersión tiene dos ejes de valores y los datos pueden mostrarse en rangos desiguales o grupos es muy usado para datos científicos en sus planillas de calculo.

Gráficos de líneas

A diferencia del anterior estos gráficos no consideran como valores los datos del eje x sino como rótulos por eso si tomamos como ejemplo la evolución de población mundial vemos que la curva del grafico varía.

Vemos otro ejemplo de graficó de líneas:

En el siguiente grafico de líneas se muestran las ventanas de un producto determinado en distintas regiones de un país.

Gráficos tridimensionales

Los gráficos tridimensionales permiten representar datos en tres dimensiones o sea valores que se representan alineados en tres ejes: el eje horizontal X (abscisas), el eje vertical Z (ordenadas), y el eje Y (series). El siguiente ejemplo muestra la comparación de los datos de ventas para tres regiones (Sur, Este y Oeste) en los cuatro trimestres del año.

Un grafico está compuesto de varios objetos: área de trazado, Área de gráfico, leyenda, títulos, series, rótulos de datos, etc.

La gran mayoría de estos objetos los podemos personalizarlos

Una vez que tengamos el grafico en la hoja, si lo seleccionamos vemos como aparecen distintas opciones sobre la cinta de opciones desde las cuales podemos trabajar.

Básicamente se organizan en tres categorías.

Diseño – Presentación – Formato. Desde estas opciones podremos personalizarlo agregándole información modificándole el diseño cambiándole la forma de presentación y muchas cosas más.Esta nueva versión de Excel agrega muchas herramientas nuevas para mejorar los gráficos creados.Existen muchos tipos de gráficos, por eso en nuestra opinión Excel 2007 nos permite resolver todos los problemas que se nos planten a la hora de crear un gráfico brindándonos una gran variedad de opciones para poder armar y modificarlos a nuestros gusto.

Particularmente esta nueva versión de Excel nos ayuda aun más, claro que para aquellas personas que están acostumbradas a versiones anteriores del programa les va a resultar extraño y van a tener algunas dificultades a la hora de encontrar las herramientas debido a que muchas de las ventanas y menues están ubicados de otra forma y en otra disposición en esta nueva versión del programa.