manual de registro

MANUAL DE REGISTRO 04GEI9 01

Rev. 02

Fecha: 12/01/2004

Revisado. Miguel Angel Calvo Morales Aprobado. Miguel Moreno Verdugo Página 1 de 13


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INDICE

CONSIDERACIONES PREVIAS - PRESENTACIÓN...................................................................................3

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS Y COMUNICACIONES .......................................5

HORARIO DE FUNCIONAMIENTO .................................................................................................................6

MEDIOS DE PRESENTACIÓN ............................................................................................................................6

OPERACIONES DE REGISTRO..........................................................................................................................7

SELLOS OFICIALES ...............................................................................................................................................8

ASIENTOS....................................................................................................................................................................9

TIPOS DE COPIAS DE DOCUMENTOS........................................................................................................ 10

OPERACIONES DE COTEJO............................................................................................................................ 12

NORMATIVA APLICABLE................................................................................................................................ 12

NORMATIVA DE LA ADMINISTRACION GENERAL DEL ESTADO ............................................. 13


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CONSIDERACIONES PREVIAS - PRESENTACIÓN

El artículo 9 del Decreto 204/95, de 29 de Agosto, por el que se establecen

medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los

ciudadanos prevé que “Las Consejerías y Organismos Autónomos dispondrán, tanto

en los servicios centrales como en sus Delegaciones, Direcciones o Gerencias

Provinciales y aquellos grandes centros administrativos en que así se haya previsto un

Registro General de documentos …”

Por Resolución de 5 de Abril de 1994, de la Secretaría General para la

Administración Pública, por la que se hace pública la relación de las oficinas de

Registro General de Documentos de las Consejerías y Organismos Autónomos de la

Administración de la Junta de Andalucía (BOJA Nº 51, DE 16 DE ABRIL DE 1994), en

cumplimiento de lo establecido en el art. 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de

Régimen Público de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo

Común, y del artículo 11 del citado Decreto 204/95, se hace pública la relación de

Oficinas de Registros propias o concertadas, incluyéndose el Registro General del

Hospital del SAS de Málaga, entiéndase Hospital “Carlos Haya”.

Así, el Hospital Regional Universitario “Carlos Haya” de Málaga dispone de un

Registro General situado en la planta baja del Pabellón de Gobierno.

Por otra parte, el artículo 10 del Decreto 204/95 prevé que “los responsables de

los órganos administrativos que dispongan de un Registro General de Documentos

podrán establecer los Registros Auxiliares necesarios para facilitar la presentación de

escritos y comunicaciones, así como para racionalizar los procedimientos

administrativos.

Por Resolución de 17 de Septiembre de 2001 del Servicio Andaluz de Salud, se

crea el Registro Auxiliar nº 1 en el Hospital Regional de Málaga-Hospital Civil, y el

Registro Auxiliar nº 2 en el Hospital Regional de Málaga-Hospital Materno Infantil.


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En consonancia, el Complejo Hospitalario Carlos Haya cuenta con dos

Registros Auxiliares: El Nº 1 ubicado en el Pabellón C / Hospital Civil sito en Plaza del

Hospital Civil s/n, C.P. 29.009, de Málaga y el Nº 2 localizado en el Hospital

Materno Infantil, sito en C/ Arroyo de los Angeles, s/n, C.P. 29.011 de Málaga.

Como servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos, los

mencionados Registros admitirán y anotarán todo escrito o comunicación que sea

presentado o que se reciba destinado a cualquier órganos de las Administraciones

Públicas. (art. 9 del Decreto 204/95).

Los Registros Auxiliares comunicarán todos los asientos que efectúen al

Registro General de Documentos del cual dependan.

Cada Registro de Documentos tendrá dos secciones, una en la que se

asentarán los documentos o escritos recibidos (ENTRADAS), y otra en la que se

asentarán los documentos o escritos emitidos (SALIDAS), a otros órganos o

particulares.(Art. 13 Decreto 204/95)

De conformidad con el artículo 38,3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de

RJAP y PAC, los registros generales, así como todos los registros que las

Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones

de los particulares y de los órganos administrativos, deberán instalarse en soporte

informático.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un

número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de

presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede,

y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al

contenido del escrito o comunicación que se registra.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro

general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano

administrativo.


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En el mismo sentido, el artículo 12 del Decreto 204/95, establece que todos los

registros de documentos deberán estar instalados en soporte informático y éste

permita la integración de los asientos de unos Registros a otros. La aplicación

informática que lo soporte deberá estar autorizada por la Consejería de Gobernación.

PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS Y COMUNICACIONES

De conformidad con el art. 14 del Decreto 204/95, los escritos y

comunicaciones podrán presentarse en cualquier Registro del órgano al que se dirijan,

así como en los demás lugares previstos en el punto 4 del artículo 38 de la Ley

30/1992, de RJAP y del PAC y en el punto 2 del artículo 51 de la Ley 6/1983, de 21 de

Julio, del Gobierno y Administración de la Comunidad Autónoma y se considerarán

presentados en la fecha la que se entreguen.

Así, según el artículo 38 de la Ley 30/92, las solicitudes, escritos y

comunicaciones podrán presentarse:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

b) En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la

Administración General del Estado, a la del cualquier Administración de las

Comunidades Autónomas, o la de alguna de las entidades que integran la

Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno

convenio.

c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se

establezca.

d) En las representaciones diplomáticas y consulares de España en el

extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.


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Por otra parte, el artículo 21 de la Ley 6/1983, de 21 de julio, de Gobierno y

Administración de la Comunidad Autónoma de Andalucía establece que toda instancia

o escrito dirigido a cualquier órgano de la administración autonómica podrá

presentarse la Consejería de Presidencia. Asimismo, los Ayuntamientos actuarán

como centros de recepción de documentos dirigidos a la administración autonómica.

HORARIO DE FUNCIONAMIENTO

El horario de apertura será de 9 a 14 horas, de lunes a viernes.

MEDIOS DE PRESENTACIÓN

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones se podrá efectuar

por los siguientes medios

? En soporte de papel.

? Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos. (art. 45.2 de la Ley

30/1992, de 26 de noviembre, de RJAP Y PAC.)

El art. 17 del Decreto 204/95 establece que, a iniciativa del interesado y cuando

las normas reguladoras no exijan la presentación de documentos originales, copias

auténticas de documentos o la firma original en los mismos, y siempre que el Registro

de Documentos del órgano que haya de tramitarlo tenga previsto este sistema como

medio de comunicación y disponga de equipo autorizado, podrán utilizarse los telefax

para la remisión de escritos y comunicaciones sin necesidad de presentar

posteriormente los originales. Los envíos por este medio habrán de realizarse

directamente al Registro del órgano competente para tramitar dichos documentos.


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OPERACIONES DE REGISTRO

El art. 15 del Decreto 204/1995 establece: “El registro de las solicitudes, escritos o

comunicaciones, constará de las siguientes operaciones:

1.- Sobre el escrito recibido, o que se emite, se estampará el sello de registro

correspondiente, de recepción o salida, así como la fecha del día y el número de la

serie que le corresponda, existiendo una serie para los recibidos y otra para los

emitidos; la asignación del número será correlativa en su serie, respetando el orden de

presentación o emisión. La estampación se realizará en el espacio reservado para ello

o, en su defecto, en la primera hoja del escrito y en un lugar donde no dificulte la clara

visión de su contenido. Esta estampación podrá ser sustituida por una impresión

mecánica que comprenda al menos la misma información del sello.

Los controles que se establezcan para los movimientos internos de los escritos

que tengan entrada en un órgano no podrán producir nuevos estampillados de sellos o

impresión mecánica sobre los mismos.

2.- Cuando el escrito recibido o emitido se acompañe de una copia, sobre ésta se

estampará el correspondiente sello y la fecha de recepción o emisión y, en caso de ser

requerido para ello, también la hora. Dicha copia sellada será justificante suficiente de

la presentación. En caso de no acompañarse dicha copia y requerirse justificante de la

presentación, con posterioridad al asiento registral se emitirá certificación comprensiva

de que dicha presentación se ha efectuado.

3.- Se practicará el asiento registral correspondiente.

4.- Una vez realizados los asientos registrales, los escritos recibidos se remitirán

directamente y sin dilación a las unidades que tengan que tramitarlos; cuando dichas

unidades no se puedan identificar se remitirán al responsable del órgano o del Centro

Directivo o a quien éste designe.

5.- Cuando las solicitudes, escritos o comunicaciones estén dirigidos a otro órgano

ajeno al Registro, éstos se remitirán, dentro de las veinticuatro horas siguientes, a su

órgano de destino acompañados de la relación de los que se envían.


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6.- Los escritos emitidos, una vez practicados los asientos registrales correspondientes

a su salida, serán cursados sin dilación a sus destinatarios por el medio y

procedimiento que haya determinado el órgano emisor de entre los previstos para ello.

Por otra parte, y de conformidad con el art. 18.3 de la Constitución Española: “Se

garantiza el secreto de las comunicaciones y en especial, de las postales, telegráficas

y telefónicas, salvo resolución judicial”; por lo que todo escrito nominativo, sólo

puede ser atendido por el propio interesado, que lo podrá trasladar al Registro General

para su correspondiente anotación registral una vez lo haya examinado, y siempre y

cuando dicho interesado sea miembro del Centro Administrativo de que se trate y el

asunto pueda ser considerado “oficial”.

Por todo lo anterior, hemos de concluir que los Registros Generales de

Documentos, deberán abstenerse de recepcionar documentación que no se

considere oficial; siendo los órganos obligados a realizar la práctica de las

notificaciones los responsables de la entrega de toda documentación dirigida a

particulares, ya sean trabajadores o pacientes ingresados en los Centros Sanitarios

del Servicio Andaluz de Salud.

SELLOS OFICIALES

De conformidad con el artículo 7 de la Orden de 1 de Diciembre de 1995, por la

que se normalizan las características que han de reunir los sellos oficiales empleados

en actuación administrativa de la Junta de Andalucía, la custodia de cada sello, bien

de registro de documentos, bien de compulsa, corresponderá al titular del órgano que

lo tenga asignado para su utilización.

El mismo artículo establece que el control de los indicados sellos

corresponderá al órgano que tenga encomendada las funciones de administración

general, esto es, Dirección Económico-Administrativa o Subdirección Económico-

Administrativa, en su caso.


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Los órganos de control de lo sellos llevarán un inventario de los existentes con

mención del nombre y apellidos de los funcionarios encargados de su custodia.

En el caso de que, por razones administrativas, en una misma dependencia

tuviera que haber más de un sello del mismo tipo, se le asignará e inscribirá en la

parte imprimible un número distinto empezando por el 1 hasta el total de los que se

disponga de ese tipo.

ASIENTOS

1.- El asiento registral de los escritos recibidos por el Registro consistirá en la

anotación de los siguientes datos en la sección de recepción, de conformidad con el

art. 16 del Decreto 204/95:

- Fecha de presentación.

- Unidad de destino o, en su caso, órgano de destino.

- Epígrafe expresivo de la naturaleza del escrito.

- Interesado u órgano remitente, en su caso.

- Descripción sucinta del asunto.

- Órgano donde fue presentado.

- Hora de presentación.

- Forma de presentación.

- Número de registro de recepción.

- Fecha de entrada, en su caso.

Si los escritos recibidos son solicitudes de iniciación por parte de los particulares

deberán contener al menos los siguientes datos, de conformidad con el art. 70 de la

Ley 30/92:

- Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente,

así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos

de notificaciones.

- Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

- Lugar y fecha.

- Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por

cualquier medio.

- Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.


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2.- El asiento registral de los escritos emitidos por las distintas unidades que

conforman el órgano al cual está adscrito el Registro consistirá en la anotación de los

siguientes datos en la sección de salida:

- Fecha de salida.

- Interesado u órgano de destino.

- Epígrafe expresivo de la naturaleza del escrito.

- Descripción sucinta del asunto.

- Forma de Salida.

- Número de registro de salida.

Diariamente, se confeccionarán los listados impresos de la documentación

destinada a todas y cada una de las dependencias, en duplicado ejemplar, listados

que acompañarán a los documentos originales en el momento de su entrega,

debiendo devolver una copia firmada al Registro General, para su archivo.

TIPOS DE COPIAS DE DOCUMENTOS

El art. 21 del decreto 204/95 establece dos tipos de copias de documentos:

? Copias Auténticas: Son las que expiden el mismo órgano que emitió el

documento original.

? Copias Autenticadas (de documentos públicos o privados): Son aquellas

que, previo cotejo con el original, diligencian los órganos administrativos

(compulsas);

De conformidad con el art.22 del Decreto 204/95, establece que la competencia

para la expedición de copias corresponderá a los siguientes órganos:

1.- La expedición de copias auténticas de documentos administrativos de la Junta de

Andalucía corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el

original.


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2.- La expedición de copias autenticadas de documentos administrativos

corresponderá a las jefaturas de sección u órgano asimilado dependiente del órgano

que hubiera emitido el documentos original y que tuviesen encomendadas las

funciones de tramitación y custodia del expediente.

El artículo 23 del Decreto 204/95 indica que la competencia para la

autenticación de copias de documentos corresponderá a las jefaturas de sección u

órgano asimilado responsables de cada Registro General de Documentos, los cuales

realizarán el cotejo, autenticación de las copias, y devolución de los originales al

interesado, de aquellos documentos que se presenten para ser tramitados en el

órgano del cual dependa el Registro.

De no existir tales jefaturas de sección, la competencia corresponderá a la

jefatura del servicio o secretaria general bajo cuya responsabilidad se gestione la

función de Registro General de Documentos.

En supuestos especiales y para facilitar la presentación de documentos en

localidades distintas a las sedes de los órganos que tenga que tramitarlos y con el

objeto de salvar las dificultades que existan para autenticar las copias y recibirlas, los

órganos con competencias para la autenticación de documentos podrán delegarlas en

otros órganos o unidades, aún cuando no sean jerárquicamente dependientes, con

conocimiento del Órgano Superior del cual dependan, sin perjuicio, en su caso, de la

revocación de la delegación conferida.

Por todo ello, sólo podrán compulsarse aquellos documentos que vayan a

ser custodiados o tramitados por los Registros Generales, bien a otras

dependencias del mismo órgano administrativo o a otras dependencias de las

Administraciones Públicas, devolviendo los originales al interesado y evitando

la devolución de documentos compulsados a los ciudadanos.


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OPERACIONES DE COTEJO

De conformidad con el artículo 26 del Decreto 204/95 los órganos con

competencia para la expedición de copias autenticadas adoptarán las medidas

necesarias y se abstendrán de practicar la diligencia de compulsa cuando las copias

ofrezcan duda sobre su correspondencia con el original o cuando se dude de la

autenticidad de dichos originales.

NORMATIVA APLICABLE

- Constitución Española, art. 18.3

- Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones

Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

- Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, de Régimen

Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo

Común.

- Ley 6/1983, del Gobierno y la Administración de la Comunidad Autónoma.

- Decreto 262/1988, de 2 de agosto de 1988, por el que se establece el Libro de

Sugerencias y Reclamaciones, en relación con el funcionamiento de los Servicios

de la Junta de Andalucía.

- Orden de la Consejería de Gobernación de 2 de Mayo de 1989, sobre el Libro de

Sugerencias y Reclamaciones.

- Decreto 90/1993, de 13 de julio.

- Resolución de 5 de Abril de 1994, de la Secretaria General de la Administración

Pública, por la que se hace pública la relación de las Oficinas de Registro General

de Documentos de las Consejerías y Organismos Autónomos de la Administración

de la Junta de Andalucía.

- Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas

organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los

ciudadanos.

- Orden de 1 de diciembre de 1995, por la que se normalizan las características que

han de reunir los sellos oficiales empleados en la actuación administrativa de la

Junta de Andalucía.


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- Orden de 20 de Abril de 1998, por la que se modifica la de 1 de diciembre de 1995,

por la que se normalizan las características que han de reunir los sellos oficiales

empleados en la actuación administrativa.

- Decreto 245/1997, de 15 de octubre, por el que se aprueba el Manual de Diseño

Gráfico para su utilización por el Gobierno y Administración de la Junta de

Andalucía.

- Orden de 10 de noviembre de 1999, de la Consejería de Gobernación y Justicia,

determinando el horario de atención al público de los Registros Generales y las

jornadas y horarios del personal a ellos adscritos.

- Resolución de 17 de Septiembre de 2001 del Servicio Andaluz de Salud, por la

que se crea el Registro Auxiliar nº 1, en el Hospital Regional de Málaga-Hospital

Civil, y el Registro Auxiliar nº 2, en el Hospital Regional de Málaga-Hospital

Materno Infantil.

- Nota de 26/03/02 de la Subdirección de Ordenación y Organización del S.A.S.

NORMATIVA DE LA ADMINISTRACION GENERAL DEL ESTADO

- Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de

solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado,

la expedición de copias de documentos y devolución de los originales y el régimen

de las oficinas de registro.

- Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, de Servicios de Información

Administrativa y Atención al ciudadano.

- Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento

por el que se regula la prestación de los servicios postales.

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