manual de project (para imprimir)

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Cursos para Ingenieros Cursos para Ingenieros

MICROSOFT PROJECT 20071.

Microsoft Project 2007 es un programa desarrollado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes o cronogramas, asignación de recursos a tareas y realizar el seguimiento al progreso de un proyecto.

Cómo utilizar Project:a) Desplegamos el Botón INICIO.

b) Vamos hasta la opción PROGRAMAS.

c) Seleccionamos MICROSOFT PROJECT., y se abre la siguiente pantalla:

Pantalla inicial de Project 2007

Elaborado por: Ing. Dorimar Delpino E-mail: [email protected]

Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46

Escala Tempora

l

Barras deDesplazamien

to

Barra de

Vistas

Tabla de Entrada

Diagrama de Gantt

Barra deTareas

mailto:[email protected]

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Apertura de un Archivo de Proyecto.Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir

un archivo existente, tenemos que desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos.

En la ventana abrir, elegiremos dónde está el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y después seleccionaremos el archivo en cuestión y pulsaremos el botón Abrir.

Visualización del Proyecto en VistasCuando trabajamos en Project 2007, podemos elegir la forma en la que deseamos

ver e introducir información en nuestro proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de información y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una escala temporal.

Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a través del Menú Ver y elegir la opción Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a la izquierda de la ventana de aplicación de Project.

2. Planificación de un Proyecto NuevoComo ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de programar un

proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener muy claro cuáles son las tareas a realizar, el tiempo total del proyecto y de cada una de las tareas y los recursos con los que contamos.

3. 1. Elegir el modo de programación

Proyecto Información del Proyecto Programar a partir de:

4. 2. Configuración básica

Luego de actualizar la información del proyecto, el siguiente paso es la configuración del calendario básico inicial del proyecto utilizando el menú:

HERRAMIENTAS OPCIONES CALENDARIO

Ajustar la información correspondiente como la hora de entrada, hora e salida y la semana la semana comienza el lunes. El resto de la información se actualizará mas adelante.


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


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5. 3. Definición del proyecto y de los períodos laborales

En este paso debemos utilizar el menú del panel de tareas y lo aprenderemos realizando el siguiente ejemplo:

Definir el proyecto: Comienzo: 21-04-2011.

Definir períodos laborales

Definir días y horario de trabaja

Calendario laboral (días festivos)

Jornadas laborales

Definir un calendario adicional (medio tiempo)

6. 4. Escribir las siguientes tareas y sus duraciones:

Tras haber determinado cuál es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duración de las mismas.

Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración. Estas duraciones las podemos especificar en período laborable (limitado por las horas del día y el número de días en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye períodos laborables y no laborables basados en un día de 24 horas y en una semana de 7 días). Como duración predeterminada aparece 1 día, si queremos modificarla simplemente tenemos que


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


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Cursos para Ingenieros Cursos para Ingenieros introducir el número, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema:

m minutoh horad días semanams mes

Escribir las siguientes actividades y sus duraciones:

Nro. Nombre de la tarea Duración

1 Contactar al expositor 6 días

2 Seleccionar el día del seminario 1 día

3 Seleccionar y alquilar el local 2 sem

4 Hacer lista de invitados 5 días

5 Realizar la permisología 10 días

6 Encargar Invitaciones 2 días

7 Planificar la publicidad 6 días

8 Reunión con publicista 1 día

9 Planificar la decoración 1 sem

10 Encargar elementos de decoración 1 sem

11 Contratar pasapalos 3 días

12 Seminario 1 día

7. 5. Definir los Capítulos:

Para definir los capítulos del proyecto utilizamos el siguiente botón de la barra de

herramientas: . Para el ejercicio anterior, definir los capítulos como se muestra a continuación:


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


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Nro. Nombre de la tarea Duración

1 SEMINARIO DE PLANIFICACIÓN

2 Planificación de Seminario

3 Contactar al expositor 6 días

4 Seleccionar el día del seminario 1 día

5 Seleccionar y alquilar el local 2 sem

6 Hacer lista de invitados 5 días

7 Realizar la permisología 10 días

8 Compras

9 Encargar Invitaciones 2 días

10 Planificar la publicidad 1 sem

11 Reunión con publicista 1 día

12 Local

13 Planificar la decoración 1 sem

14 Encargar elementos de decoración 1 sem

15 Contratar pasapalos 3 días

16 Seminario 1 día

8. 6. Vincular las tareas

Establecer los vínculos o relaciones entre las tareas (BOTÓN VINCULAR)

9. 7. Ajustar la Escala Temporal

Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la duración de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


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10.8. Configurar el Encabezado y pie de página

Para completar el formato básico del proyecto debemos configurar el encabezado y pie de página:

Hacer la una vista preliminar

Botón CONFIGURAR PAGINA

Configurar el Encabezado

Configurar el pie de página

9. Formato de las barras de tareas:

Menú formato Estilos de Barra

Dependencia entre Tareas (Vinculaciones)

Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, éstas se disponen dé tal forma que pueden indicar el orden de sucesión de las mismas, pero en cuanto al momento de comenzar, todas están, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entre tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo tiempo o una comienza al finalizar otra. La tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea que depende de ésta se llama sucesora.

La dependencia de tareas reduce o alarga la duración de la planificación del proyecto, veamos en qué consisten los cuatro tipos de dependencias y cómo afectan a esa duración:

1. Dependencia Fin a comienzo: Es la más utilizada. El final de una tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto.


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AB


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Cursos para Ingenieros Cursos para Ingenieros 2. Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duración

ya que las tareas se solapan.

3. Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duración.

4. Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea marca el final de otra.

Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botón

Identificación del Camino Crítico

El camino crítico lo forman las tareas que determinan la duración total de un proyecto. Tareas críticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir ningún cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusión en la duración total del proyecto.

Ver mas vistas Gantt Detallado

11.

LOS RECURSOS DE UN PROYECTO.

Los Recursos son las personas, equipos y materiales que serán utilizados en un proyecto. Project concentra su atención en dos aspectos de los recursos: disponibilidad y costos.


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A

B

A

B

AB


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Cursos para Ingenieros Cursos para Ingenieros Personas (Recurso humano)

Trabajo

Tipos de Recursos Equipos

Materiales

Costo

CONFIGURAR LOS RECURSOS EN PROJECT

12.ETAPA #1 : Describir los Recursos.

Para describir los recursos debemos visualizar la vista “Hoja de Recursos” en la cual por cada recurso debemos describir las siguientes columnas:

1. Nombre del recurso: describe el nombre del recurso.

2. Tipo: en la versión de Project 2007 los recursos pueden ser de tipo trabajo, material o costo

3. Etiqueta de material: aquí debemos indicar en que unidades se mide dicho material, por ejemplo: el papel por resma, los cartuchos de tinta por unidad, los lápices por docena. Etc.

4. Iniciales: representan las siglas del recurso

Grupo: identifica a que grupo de trabajo pertenece: compras, planificación, administración, gerencia, etc.

Capacidad máxima: representa la cantidad de tiempo, en porcentaje que este recurso estará disponible para este proyecto.

Tasa estándar: se refiere a una cuota de pago por unidad de tiempo que se mantendrá a lo largo de la tarea a la cual fue asignado dicho recurso, por ejemplo: 5.000 Bs. /hora, 28.000 Bs. /semana o 20.000 Bs. /día y generalmente es aplicado a personas o alquiler de equipos. En el caso de materiales, representa el costo de este recurso por unidad de medida: 15.000 Bs. /resma, etc.

Tasa horas/extra: representa el costo del recurso por horas extra y solo se coloca en recursos de tipo trabajo: personas o equipos.

Costo/uso: es un costo único que se acredita a este recurso y se debe cancelar según se indique en la columna “acumular”.


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Cursos para Ingenieros Cursos para Ingenieros Acumular: Indica cómo se cancelará el costo/uso y puede ser: al comienzo, Al final o

por prorrateo

Calendario: Se debe indicar cuando el recurso tiene un horario laboral diferente al horario estándar.

Código: se utiliza si tenemos codificados los recursos.

ETAPA # 2 : Asignación de los Recursos a las tareas correspondientes.

Cuando asignamos un recurso a una tarea se crea una correspondencia entre el recurso y la tarea generando así los costos correspondientes. Existen varias formas de hacerlo:

1. Entrando en la información de la tarea (doble clic en la tarea)

2. Entrando en el formulario de tarea (menú Ventana-Dividir)

ETAPA #3: Optimizar los Recursos:

Organizar la asignación de los recursos de manera que no exista ningún recurso sobre-asignado ni sub-asignado.

SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO.

El seguimiento de un proyecto consiste en la actualización de los detalles del proyecto tales como, qué trabajo hizo alguien, cuándo se realizó el trabajo y cuál fue su costo, a esos detalles se les denomina “Valores Reales”.

1. Guardar la Línea Base: Para comenzar ha realizar el seguimiento debemos guardar el plan original del proyecto denominado “Línea Base”. Una línea base es como una foto fija del plan original y sirve como punto de referencia para examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente ejecutado.

2. Actualizar:

a. Porcentajes completados

b. Fechas y duraciones reales:

i. Fecha de comienzo real

ii. Fecha de final real

iii. Duración real


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


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A N E X O S .


Teléfonos: 0412-647.92.98, 0424-454.14.46


manual de project (para imprimir)

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