manual de project[1]

7/28/2019 Manual de Project[1]

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Leccin 1 Introduccin a Microsoft Project

Leccin

2

El entorno de trabajo

Leccin

3

Mens de Project

Leccin

4

Barras de herramientas

Leccin

5

Gua de proyectos y panel de tareas

Leccin

6

Vistas en Project

Leccin

7

Reportes en Project

Leccin

8

Crear un proyecto utilizando plantillas

Leccin

9

Creacin de un proyecto nuevo

Leccin

10

Propiedades del proyecto

Leccin

11

Creando las tareas del proyecto

Leccin

12

Establecer duraciones de las tareas

Leccin

13

Establecermomento clave

Leccin

14

Tareas repetitivas

Leccin

15

Establecerdependencias

Leccin

16

Agregarsubtareas

Leccin

17

Comentarios de tarea

Leccin

18

La ruta crtica.

Leccin

19

Fechas lmite.

Leccin

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Diagrama de Gantt.

Leccin

21

Calendario del proyecto


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Leccin

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Recursos

Leccin

23

Recursos (Continuacin)

Leccin

24

Asignacin de un recurso a una tarea

Leccin

25

Asignacin de varios recursos a una tarea.

Leccin

26

Redistribuirrecursos

Leccin

27

Eliminar y modificarasignaciones de recursos.

Leccin

28

Cantidades de trabajo por recurso y tarea.

Leccin

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Costos de recursos

Leccin

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Agregar costo asociado a una tarea

Leccin

31

Imprimirel proyecto

Leccin

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Seguimiento de un proyecto

Leccin

33

Lnea de base

Leccin34

Agregar el progreso del proyecto

Leccin

35

Agregar el porcentaje de progreso a una tarea

Leccin

36

Agregar duraciones para una tarea

Leccin

37

Agregar el trabajo real y restante.

Leccin

38

Exportar Proyecto a Excel

Leccin39

Informe del proyecto

Leccin

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Reorganizando trabajo incompleto

Las diferentes versiones deProject


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Project Standard 2003,esta orientado a trabajar en un entornomonousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicarinformacin de los proyectos.

Project Professional 2003,es una versin que posee todas lascaractersticas de la versin estndar y adems puede ser utilizado con ProjectServer provee ms funcionalidad de planeacin y comunicacin.

Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permitecolaboracin, reportes de

Project Web Access,esta orientado a trabajar desde internet explorer.

Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access formanla solucin de Microsoft para la Administracin de proyectos empresariales conocidapor sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management.

Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando click en elmen Inicio de Windows, luego click en Programas, posicionamos el cursor enMicrosoft Office y finalmente click en Microsoft Project. La seleccin se vera de lasiguiente manera:

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama deGantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga click en el boton cerrar de

la ventana de ayuda , la ventana de Project se vera as:


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La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior queconsta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y unasecundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de formaindependiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo,cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columnacorresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. Lainterseccin de una fila con una columna se reconoce como Campo.


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El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La posicin dela barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finalizaesa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareasse suceden o se superponen.

La barra de herramientas, las opciones del men, las vistas de Project y la gua deproyectos las estudiaremos a continuacin.

Los mens en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:

Cuando damos click en alguna opcin del men, se ve una pequea seleccin decomandos que podemos realizar que son los ms usados, adems al final se encuentranunas flechas hacia abajo que ver todas las opciones del men:


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La descripcin de cada men se muestra en el siguiente cuadro:

MEN DESCRIPCIN

Archivo

Abre y cierra

archivos nuevos oexistentes;Guarda e imprimearchivos; ajustalas propiedadesde la pgina y laspropiedades delos documentos;tambin puedeenviar archivospor correo

electrnico.Adems puedebuscar archivosde acuerdo adiferentesopciones

EdicinPuede Cortar,Copiar y Pegar


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texto u objetos.Manipula datoscon los comandosRellenar y Borrar;relaciona datos

con Vincular yDividir tareas; ylocalizainformacin conBuscar,Reemplazar e Ir a.

Ver

Seleccionadiversos tipos devista para el reade trabajo.Accede aformatos dereportes estndar.Se puede elegirque barras deherramientasqueremosseleccionar. Seencuentra elcomando deZoom paradisminuir o

aumentar eltamao de laventana, ypodemos insertarEncabezado y Piede Pgina.

Insertar

Inserta nuevastareas, otroproyecto, Tareasrepetitivas, o

Inserta columnasen el rea detareas. Insertatambin Dibujos,tablas de Excel,documentos deWord y Vinculoshacia sitios Web.


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Formato

Ajusta la Estilodel texto, Estilode barras.Muestra la EscalaTemporal,

podemos cambiarel tipo deCuadrcula deldiagrama.Podemosmodificar elformato delDibujo.

Herramientas

Verifica laOrtografa, opermite OpcionesdeAutocorreccin.Crea Vnculosentre proyectos,Importa tareeasde Outlook.Tambin puedecambiar elcalendariolaboral. Sepueden Asignar,

Compartir yRedistribuirrecursos.Podemos darSeguimiento a lastareas o proyectosque estamosrealizando. GrabaMacros.Personaliza elrea de trabajo

con Opciones yPersonalizar.

ProyectosMuestra lastareas, proyectos


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o notas, y utilizacomandos paraOrdenar, Filtrar yAgrupar la tareaspara ver detalles

especficos.Tambin se puedecontrolar laInformacin delos proyectos.

Colaborar

Publicainformacin haciaProject Server,solicita oactualiza elprogreso de lainformacin delproyecto.Podemos accesaral Centro deProyectos o alCentro deRecursos. Analizay Modifica unportafolio. Sepueden ver losRiesgos,Problemas oDocumentosdentro del ProjectServer.

Las opciones de Ventana y Ayuda contiene comandos para manejar las ventanas dela pantalla y para acceder a la Ayuda de Windows

La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentesopciones de Microsoft Project, de una manera ms accesible. Por defecto se muestran laBarra de Formato y la Barra Estndar.


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La Barra de FormatoEsta barra permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas deMicrosoft Project.

Botn DescripcinAnula la sangra aplicada a una tareapara situarla en un nivel superior delesquema

Aplica una sangra a una tarea para

situarla en un nivel inferior delesquema

Muestra las subtareas de la tarearesumen seleccionada

Oculta las subtareas de la tarearesumen seleccionada

Muestra todas las subtareas o por nivel.

Determina el tipo y tamao de lafuente.

Pone en negrita, cursiva o subrayado eltexto seleccionado.

Determina si el texto est alineado a laizquierda, al centro o a la derecha,respectivamente.

Aplica el filtro especificado por elusuario

Activa o desactiva el autofiltro

Activa el asistente de Diagramas deGantt

La Barra Estndar


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La barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes talescomo crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botn Nombre

Abre un archivo nuevo deProject

Abre un archivo existente

Guarda un archivo

Busca un archivo

Imprime un archivoseleccionado

Muestra la vista preliminar dela impresin.

Corrige la ortografa

Cortar, copiar o pegar un textoseleccionado en elportapapeles.

Copiar formato

Deshacer la ltima accin.

Insertar un hipervnculo

Vincula o Desvincula tareas.

Divide el tiempo de una tareaen dos segmentos

Muestra el cuadro de dilogoInformacin de la Tarea

Muestra la ficha Notas delcuadro de dilogo Informacinde la Tarea

Abre el cuadro de dilogoAsignar Recursos

Publica la informacin delproyecto, con Project Server

Agrupa las tareas segndiversos criterios


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Aleja o acerca la vista

Muestra la tarea seleccionada

Copia una imagen hacia el

proyecto

Muestra la ayuda de Office

Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles,haga click en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barraque desea ver, o click en Personalizar

GUIA DE PROYECTOSLa Gua de Proyectos es un asistente de los pasos ms importantes a seguir al momentode crear un proyecto o tarea. Las opciones son las mostradas a continuacin:


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La primera opcin es utilizada para definir una fecha de comienzo de la tarea, y nos da aelegir si vamos a utilizar la colaboracin de Project Server (vease Leccin 1). Luegopodemos definir los perodos laborales, con das feriados y horas laborales.

Se tiene la opcin de crear tareas para cada proyecto, organizarlas y programarlas.Adems podemos crear vnculos entre las tareas dependientes, y establecer fecha lmitepara cumplirlas. Si hace falta alguna informacin que no aparezca en la Tabla de Tareas,utilizamos la opcin "Agregar columnas de informacin personalizada".

Las tres ltimas opciones se deben utilizar con la colaboracin de Project Server, esto lo

decidimos en la primera opcin "Definir el proyecto".

PANEL DE TAREAS


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El Panel de Tareas es similar a la gua de proyectos, nos proporciona ayuda para lacreacin de Tareas, definicin de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y lapreparacin de Informes.

El men Tareas tiene muchas de las opciones de la Gua de Proyectos, el men se

presenta as:

En el men Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar elproyecto, las opciones son las siguientes:

Con la opcin Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o proyectos yverificar el progreso de cada proyecto.


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La opcin Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de nuestroproyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos del proyecto.Tambin podemos cambiar el aspecto de el diagrama de Gantt o de la vista del informe.

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas. Aparece a lolargo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los mediosadecuados para cambiar de vista con slo hacer click en los iconos que aparecen en ella.Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga click en Msvistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogoMs vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga click en

Barra de vistas en el men Ver.

VISTAS DESCRIPCIN


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Calendario mensual que muestra las tareas y susduraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar lastareas programadas en una semana o en un intervalo desemanas concretos.

Lista de tareas e informacin relacionada y un diagramaque muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo.

Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red,que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea yajusta la programacin en formato de diagrama de flujo.

Lista de tareas e informacin relacionada y un diagramaque muestra las barras de Gantt de lnea de base y deprogramacin de cada tarea.

Lista de tareas que muestra los recursos asignadosagrupados bajo cada tarea. Asigna tareas especficas y paradefinir el perfil del trabajo.

Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajode los recursos. Muestra informacin sobre un solo recursoo sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Lista de recursos e informacin relacionada. Introduce ymodifica informacin acerca del recurso en un formatosimilar al de una hoja de clculo.

Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o lainformacin del trabajo de cada recurso a travs deltiempo. Utilice esta vista para mostrar informacin acercadel costo y de la asignacin de trabajo de cada recurso ypara definir el perfil de las asignaciones.

Vista Calendario


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Vista Diagrama de Gantt

Vista Uso de tareas

Vista Grfico de Recursos


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Vista Hoja de Recursos

Todos los informes en Project tienen caractersticas en comn. Usted puede imprimir uninforme o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que estndisponibles:

1. En el men Ver (Barra de men) elija Informes. Aparecer una ventana como lasiguiente:

2. Eliga la categora que prefiera dando click sobre ella.3. De un click en Selecccionar. Luego se muestran los informes disponibles en lacategora elegida.

4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALESAl seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:


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1. Resumen del proyecto: Esta opcin muestra informacin muy importante acerca denuestro proyecto. Este informe presenta la informacin resumida sobre fechas, duracin,costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel ms alto de nuestroproyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cadatarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas crticas: Esta opcin presenta un informe de las tareas crticas del proyecto,aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duracinprogramada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y

los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran informacin acerca de cada hito del proyecto. Si seleccion que lastareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Informacin de tareas, estasaparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duracinplaneada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Das laborales: Esta opcin crea el informe basado en la informacin del calendariodel proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horaslaborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepcin queusted haya definido.

ACTIVIDADES ACTUALESAl usar la opcin Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo altiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describena continuacin:


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Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignacionesde recursos en el proyecto. Al dar click a Asignaciones aparece el siguiente cuadro dedialogo:

1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales estnasignados, las cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final ycualquier nota de los recursos.

2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista losrecursos y las tareas a los cuales estn asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajodiario que esta programado para cada recurso. se puede usar el botn Modificar paracambiar la escala de tiempo del reporte. Tambin podemos cambiar el formato de fecha.

3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas queestn asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe est listo para ser impreso,Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sidoasignados. Se selecciona un recurso, y despus click en OK. La lista de tareas pendientesmuestra el ID de la tarea, la duracin, la fecha inicial y final, predecesores y una lista detodos los recursos que son asignados a cada tarea.

4. Recursos sobreasignados: Muestra los recursos sobreasignados, las tareas a las quehan sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se puedenobservar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fechainicial y final.

CARGA DE TRABAJO


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Puede utilizar esta categora para producir informes del uso de tareas y recursos ennuestro proyecto. Las opciones de esta categora son:

1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea.Tambin muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementossemanales.

2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca ms en losrecursos que en las tareas.

PERSONALIZADOSProject contiene informes personalizados. Adems de imprimirlos su pueden personalizarlas categorias antes vistas. Al dar click en esta opcin aparece el siguiente cuadro:

Con esta opcin podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario ygeneral.


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1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuacin, este informe muestra el ID de latarea, el nombre, duracin, fecha inicial y final planificada, predecesores y nombre de losrecursos. Posee tres caractersticas: Definicin, Detalles y Ordenar.


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3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y seleccionar eltipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el siguiente:

4. General: Es un reporte tabular que muestra la informacin de las tareas y recursos enfilas, y el incremento del tiempo en columnas.


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3. En el cuadro Guardar como tipo, haga click en Plantilla.

5. Haga click en Guardar.

En esta leccin aprenderemos a crear un proyecto nuevo con Project, para lo que resta delcurso nos basaremos en el siguiente caso.

Supongamos que una empresa nos contrata para disear e implementar un SitioWeb para una tienda que quiere mostrar su catalogo de velas en Internet, esimportante mencionar que este es solo un ejemplo realizado con finespedaggicos para ilustrar el uso de la herramienta Project.

Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes pasos.

1. Click en el botn de Nuevo(Ctrl + U) , si somos un poquito observadores noshemos fijado que el Panel de tareas del Menu Inicio, es reemplazado por el panel detareas.

2. Empezaremos con la primera opcin Definir el proyecto. Lo primero es establecer la

fecha de inicio del proyecto , luego seleccionamos el vinculoGuardar e ir al paso 2.


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El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opcin es utilizada si nosotrosqueremos que nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo cual esnecesario utilizar y configurar Project Server y Project Web Server, para nuestro curso nolos utilizaremos, por lo que seleccionaremos la opcin de NO y luego el vinculo Guardare ir al paso 3 y posteriormente Guardar.

3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables generales delproyecto esta opcin nos permite especificar el horario de trabajo, por defecto la plantillaestndar viene configurada de la siguiente manera.

Existen tres tipos de plantillas: Estndar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a 6:00pm,24horas, Turno de la noche de:11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00 am todas sepueden personalizar para acoplarlas a nuestro horario de trabajo, para ello seleccionamosel vinculo Guardar e ir al paso 2.

Ahora se selecccionan lo das de trabajo del proyecto.

Si no queremos usar las horas que presenta la plantilla a agregar las nuestras, elegimos laopcin "Deseo ajustar las horas laborables mostradas para uno o varios das " y sedesplegarn los controles para establecer los turnos para cada uno de los das.

Este botn es til si todos los das mantienen el mismo horario,porque evita introducir el horario para cada da, luego seleccionamos el vinculo Guardare ir al paso 3.


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El siguiente paso es Establecer los das festivos y das libres seleccionamos la opcin:Cambiar calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.

En el podemos seleccionar 1 o varios das que consideremos que el horario de trabajocambia para esa fecha especifica, y posteriormente click en una de las 3 opciones de laizquierda,

1. Predeterminado: a la seleccin de fechas le coloca elperodo que establecimos anteriormente.

2. Perodo no laborable: a los das seleccionados losconvierte no laborales, por ejemplo podramos seleccionar 24 y 25 deDiciembre.

3. Perodo laborable no Predet: establece unhorario para los das seleccionados de acuerdo a lo que llenemos en loscampos Desde: y Hasta:

Una vez establecidos los das festivos, vacaciones, asuetos, etc solo queda dar click enAceptar y seleccionamos el vinculo Guardar e ir al paso 4.

En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que seanlos ms cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el vinculoGuardar e ir al paso 5.,

En el paso 5, Se utiliza si queremos definir ms calendarios para el mismo proyecto, porejemplo si no todos los empleados trabajan a la misma hora se puede crear y asignar aotro calendario, como ya aprendimos a establecer el calendario asumimos que todostenemos el mismo horario, ahora seleccionamos el vinculo Guardar y finalizar.


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Es posible que ya hemos visto esta ventana anteriormente en otras aplicaciones deMicrosoft Office, sin embargo posee caractersticas de Project, a continuacindescribiremos de manera general las opciones.

1. General: Aparecen las opciones referentes al archivo, como Tipo, Tamao,

Ubicacin, Nombre, Fechas y Atributos.2. Resumen:Como podemos ver en la imagen mostrada, se puede escribir lainformacin de Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organizacin, Comentariosentre otros.

3. Estadisticas: Muestra estadsticas como Nmero de Revisiones, Guardado Por,Tiempo de Edicin. etc.

4. Contenido: Muestra a grosso modo informacin como fechas de inicio y fin,duracione, costos, % completado.

5. Personalizar: Se pueden introducir propiedades de archivo personalizadas.

Estableciendo Informacin del Proyecto:

Seleccionamos en el menu Proyecto >Informacin de Proyecto... y nos Despliega lasiguiente ventana.

Fecha de Comienzo: En esta fecha comenzaran todas las tareas del proyecto por

defecto, a menos que se establezcan dependencias o se cambien la fecha. Fecha de Fin: Es la fecha limite donde el proyecto debe terminar.

Programar a partir de: Con esta opcin es posible programar el proyecto desdela fecha de inicio hacia delante o desde la fecha de fin hacia atrs.

Fecha Actual: Por defecto es la fecha de la computadora, se puede cambiarseleccionando otra en el calendario.


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proyecto. Aunque puede cambiarse en la columna Comienzo. Continue as ingresando elnombre de todas las tareas. Al final quedaran as:

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representauna cantidad de trabajo. Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Despusse realiza una estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea y se introduce comouna duracin. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajoque ha de realizarse en la tarea.

No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft

Project calcula las fechas de comienzo y fin basndose en la relacin existente entre lastareas.

Despus de haber nombrado las tareas, Microsoft Project introduce una duracinestimada de un da para la tarea, seguida de un signo de interrogacin. Para colocar lafecha se siguen los siguientes pasos:


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1. En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo que llevar cada tarea en meses,semanas, das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Puede utilizar lasabreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para das, h para horas y mpara minutos.

2. Presione la tecla ENTER.


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Como ya mencionamos antes, un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza

para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacinde una fase principal. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, MicrosoftProject mostrar el smbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da.

Un hito es una tarea sin duracin que se utiliza para identificar sucesos significativos enla programacin, como la finalizacin de una fase importante. Una fase es un grupo detareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.

En nuestro ejemplo las tareas hitos sern: Reunin y Presentacin de propuesta,Presentacin de Prototipo, Presentacin del Sistema al Cliente, Revisin y Validacin delCliente, Revisin Final del Cliente y Puesta en Marcha. Para crearlas haremos lo

siguiente:

1. Damos click en la opcin Crear lista de tareas, de la Guia de proyectos. Al finalaparece la casilla de verificacin 'Establecer la tarea seleccionada como hito'.Seleccionamos la tarea que son eventos principales, y marcamos la casilla. El diagramase vera as:


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Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que ennuestro ejemplo quisiramos repetir la tarea Determinar la informacin. Los pasos pararepetirla son:

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca

la tarea repetitiva.

2. En el men Insertar, haga click en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una realizacin de la tarea. En Patrn derepeticin, haga click en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente,especifique la frecuencia de la tarea.

6. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, acontinuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.

7. Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de latarea.

8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarearepetitiva.

9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente cuando seinserta una tarea.


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Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar estatarea', haga click en el calendario que desee utilizar.Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizar la fecha decomienzo del proyecto.Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos das no laborables, Microsoft Project lepregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales das.

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo serelacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Project determina automticamentelas fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de lasdependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareasvinculadas se reprograman automticamente. Puede definir programaciones de tareas

utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y divisin de tareas cuandose interrumpe temporalmente el trabajo.

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber excepcionesen todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entres y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa dependencia. Las dependenciasentre tareas definen la naturaleza de la relacin entre las dos tareas vinculadas. Las tareas


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se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existencuatro tipos de dependencias entre tareas:

1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalicela tarea A.

2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta quecomience la tarea A.3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la

tarea A.4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience

la tarea A.

La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la quedepende la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las dependencias son:1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.

2. Haga click en Vincular tareas . De forma predeterminada, Microsoft Project creaun vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vnculo entre tareas, hagadoble click en la lnea de vnculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama deGantt.

Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que se muestran en la figura acontinuacin:


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Si desea desvincular tareas, seleccinelas en el campo Nombre de tarea y haga click enDesvincular tareas . Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos conotras tareas o de las delimitaciones.

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Puedeaplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general,creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; lastareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen sonsubtareas. Las fechasde comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas decomienzo y fin de su primera y ltima subtarea. De forma predeterminada, las tareas deresumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas.


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En Microsoft Project, las subtareas se sitan bajo las tareas de resumen mediante laaplicacin de sangras. Microsoft Project determina automticamente la informacin de latarea de resumen utilizando la informacin de las subtareas.

Para crear subtareas realizamos lo siguiente:

1. Para el ejemplo crearemos las tareas resumen Anlisis, Ingeniera e Implementacin.Elegimos la opcin 'Organizar tareas en fases' de la Gua de proyectos.

2. Sombreamos las tareas que sern subtareas de la tarea resumen Anlisis.

3. Damos click en Aplicar sangra

4. Repetimos para Ingeniera e Implementacin.

5. Damos click en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.


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Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opcin de agregar notas a cadatarea. Cuando se aade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte

impreso. Para agregar una nota realizamos lo siguiente:

1. Damos doble click sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aprece el cuadrode dialogo de Informacin de tarea.2. Damos click en la opcin Notas.


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3. Escriba la nota que desea en el rea de escritura. Puede utilizar las herramientas que seencuentran arriba para mejorar el formato de la nota.

4. De click en Aceptar.

Las tareas con notas se veran en la Tabla de tareas de la siguiente manera:

Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opcin de agregar notas a cadatarea. Cuando se aade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el reporte

impreso. Para agregar una nota realizamos lo siguiente:

1. Damos doble click sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aprece el cuadrode dialogo de Informacin de tarea.2. Damos click en la opcin Notas.


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3. Escriba la nota que desea en el rea de escritura. Puede utilizar las herramientas que seencuentran arriba para mejorar el formato de la nota.

4. De click en Aceptar.

Las tareas con notas se veran en la Tabla de tareas de la siguiente manera:

En esta leccin aprenderemos sobre la ruta crtica la cual consiste en grupo de tareas o unincluso una sola que deben completarse para que un proyecto finalice a tiempo.

Las tareas criticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de proyecto, sinembargo existen proyectos donde es comn que las tareas tengan un margen de demora yse pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto.

En Project una tarea se considera crtica cuando cumple una de las condicionessiguientes:


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Una tarea deja de ser crtica cuando est marcada como completada, ya que entonces noafecta otras tareas o la fecha de fin del proyecto. Como hemos podido notar no hemosintroducido esas tareas como criticas en el proyecto, sino que Project automticamenteactualiza la informacin de las tareas criticas, pero normalmente no vemos los avancesporque ocupamos la vista de Gantt normal

En Project podemos programa fechas lmites de una tarea especfica. La programacin sesigue actualizando la sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestraun indicador si una tarea finaliza despus de su fecha lmite.

La definicin de una fecha lmite no afecta a la programacin de las tareas. Es solamenteuna forma de que Project le informe de que una tarea finalizar despus de su fechalmite. As tendr la posibilidad de ajustar la programacin para cumplir dicha fecha.

Para crear fechas lmites siga los siguientes pasos:1. En el campo Nombre de tarea, haga doble click en la tarea para la que desee estableceruna fecha lmite para que aparezca el cuadro de dialogo de Informacin de la tarea.2. Seleccione la ficha Avanzado.

3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitacin

4. Escriba o seleccione la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite


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5. Haga click en Aceptar.

Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha lmite a Puesta en marcha. Enel Diagrama de Gantt se vera de esta manera:

El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su objetivo es elde mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciacin y terminacin para lasdiferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en trminos de la

unidad ms adecuada al proyecto a ejecutar: hora, da, semana, mes, etc. Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea se

representa por una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a la duracin enla escala de tiempo (eje horizontal)

Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.


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Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las siguientes.

Forma: Indica la forma de la barra actual. Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra. Color: Indica el color de la barra. Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.

Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto aparezca encualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro de la barra

Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra las tareasdel proyecto, para acceder a ella se debe ir al Menu Ver > Calendario, lo cual mostrarlas tareas que estn definidas.


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Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos.

1. Ir al Menu Archivo >Imprimir2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones

o Completa: Imprime todos el calendario del proyecto.

o Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechasespecfico.

3. Vista Previa, esta opcin no es requerida pero es muy til para ver como saldr laimpresin y evitar gastos innecesarios.

4. Dar click en el botn Aceptar.


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En esta leccin aprenderemos algunas de las opciones bsicas de Project para trabajar conlos recursos.

Los recursos en un proyectos se refieren a personas, material y equipo necesario paracompletar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con

Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede puede un recursotrabajar en una tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere acuanto dinero se necesita para pagar esos recursos.

Project maneja dos tipos de recursos.

Trabajo:Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los cuales no se

consumen durante el transcurso de sta; para nuestro ejemplo del Sitio Web,utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanners, camaras digitales,entre otros.

Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son los

consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales comoimpresiones y papelera.

Ingresar Recursos de Trabajo.

1. En la Gua de Proyectos, click Recursos2. Click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto

3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automticamente por una cuadricula

llamada Hoja de Recursos. Click en Especificar recursos de forma manual.


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4. Click en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a introducirlos recursos que necesitamos.

5. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo, por lo

que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.6. Agregar la Capacidad Mxima, si seleccionamos 100 % significa que la capacidad

y el tiempo de ese recurso van a estar disponibles por completo para trabajar enlas tareas que se le asigne, para nuestro Sitio Web, Jos Luis Garca es elprogramador asignado solo para este proyecto, por ende su capacidad Maximaser de 100%.

En esta leccin aprenderemos, otro de los tipos de recursos los materiales yposteriormente aprenderemos a ajustar el horario de trabajo de un recurso.

Recursos Materiales

En la mayora de proyectos se utilizan recursos materiales en la construccin por ejemplose utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una caractersticafundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo de el Sitio Webutilizaremos CDs puesto que es un recurso consumible que se usar para copiarinformaciny entregar avances al cliente.


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Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipoTrabajo.Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.

1. Click en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y digitamos elrecurso.

2. Click en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones comoaparece en la imagen de abajo.3. Seleccionamos Material.4. Adems podemos agregar una etiqueta del material con solo dar click en la celda

siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena practica para indentificar losrecursos.

Estableciendo el horario de trabajo.

Aunque en la leccin 9 ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a menudosucede que algun empleado no puede seguir ese horario por circunstancias diversas comopor ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc. debido a esto es necesario establecerel horario de trabajo para ese recurso. Para lo cual seguiremos los siguientes paso.

1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos establecerel horario de trabajo.

2. En el Menu de Herramientas, seleccionamos la opcin Cambiar calendario laboral


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Las opciones son las mismas que aprendimos en la leccin 9, por loque cualquier duda click en link para referirse a esta, solo hay que

tener en cuenta que no es posible establecer horarios de trabajo para recursos de tipomaterial.

En esta leccin veremos como asignar recursos como personas, equipos y materiales a lastareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del trabajo de los recursos enlas tareas.

Para asignar un recurso a una tarea existen varioss caminos uno es desde la gua deproyectos, haciendo click en recursos, click en asignar personas y equipamiento a tareas,despus en la derecha seleccionamos el vinculo Asignar recursos....

Otro camino es seleccionar desde la vista deGantt la tarea y en el Menu Herramientas laopcin Asignar Recursos.

Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...

1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro casoseleccionamos aRicardo Antonio Fernndezpara la tareaEntrevistas con

usuarios.2. Click en el botn Asignar3. Click en el botn Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea asignada.
http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-9.htmhttp://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-9.htmhttp://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-9.htm


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En la gua de proyectos se puede ver la informacin que Project ha calculado para laduracin y el trabajo. Adems calcula la fecha de finalizacin de la tarea. Todo estodepende de el horario de el recurso y de la capacidad asignada cuando lo definimos.

En las lecciones siguientes ampliaremos un poco ms la Asignacin de Recursos.

En esta leccin veremos como asignar varios recursos una tarea del proyecto y lavariacin que tiene

Para esta parte nos basaremos en el ejemplo de la leccin anterior, supongamos que latarea de entrevistas se requiere realizar en menos tiempo y adems se requiere que segrabe la entrevista en cd, para lo cual se asignar un recurso de trabajo y un recurso

material.

Actualmente solo Ricardo Antonio Fernndez estaba asignado a esa tarea, la cual tieneuna duracin de 20 horas, comienza el da Miercoles 01 de Noviembre de 2006 y finalizael viernes 03 de Noviembre de 2006, tal y como se muestra en el caso siguiente.

Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos,

1. Seleccionar en la vista deGantt la tareaEntrevista con usuarios.2. En el Menu Herramientas la opcin Asignar Recursos


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3. Se seleccionan los recursos que se desea asignar

4. Click en el botn Asignar5. Click en el botn Cerrar.

Ahora en el vista de Gantt podemos ver como Project actualiz los cambios de losrecursos en la vista.

Analizemos los cambios, la duracin pasa de 20h a 10 horas, esto se debe a que se asigno

otro recurso Jos Luis Garca el cual posee el mismo horario y se le ha asignado unacapacidad de trabajar 100% al igual que Ricardo Antonio Fernndez y adems, por lo querealizan el trabajo en la mitad del tiempo; los CDs no afectan porque es recurso material.

En la gua de proyectos se puede ver la informacin que Project ha calculado.


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5. En la parte de resolver sobreasignaciones, se especifica como se va comportar Projectcon las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del proyecto.

6. Click en el botn Redistribuir ahora, es recomendable sacar una copia de seguridad denuestro antes de realizar este paso.

En esta leccin aprenderemos a eliminar y a modificar las asignaciones de recursos a lastareas.

Eliminar un recurso asignado.

1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.2. Click en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.3. En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.

4. Click en el botn Quitar, con esto le quita el cheque al recurso.5. Click en el botn Cerrar .

Modificar un recurso asignado

En ocaciones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas.

1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.2. Click en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos, lacual muestra.

3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos click enreemplazar, para nuestro ejemplo hemos agregado otro recurso Marta LorenaDaz quien reemplaz a Jos Luis Garca.


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4. Ahora es necesario seleccionar el que curso en la ventana Reemplazar recurso.5. Click en el botn Aceptar6. Click en el botn Cerrar

Note que el botn Reemplazar solo aparece activo cuando se selecciona unrecurso.

En esta leccin veremos como se puede obtener una visin ms clara de los recursos

asignados.

1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.2. Click en el Men Herramientas y seleccionamos la opcin Asignar Recursos.3. En la ventana de Asignar Recursos click en el botn Grfico.


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Lo cual despliega la siguiente ventana la cual posee las siguientes opciones.

Seleccionar un grfico.Disponibiliada Restante, Trabajo y Trabajo de Asignacin

Acercar y alejar el grfico.

Ayuda

Cerrar

El grfico anterior se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver ladisponibilidad del recurso, el rea comprendida entre las barras representa el tiempodisponible de el recurso, este grfico es bastante utilizado puesto que permite ver si unrecurso esta sobrecargado de trabajo o por el contrario posee tiempo libre y puede serreasignado a otra tarea.

En el grfico siguiente es Trabajo, en l se muestra el trabajo asignado a un recurso.Como hemos utilizado el mismo recurso y la misma tarea para ambos grfico, elresultado de este grfico es el complemento del grfico de disponibilidad restante quevimos anteriormente.


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Ahora vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras loscostos de recursos son el pago a los empleados, el clculo de horas extras, el costo poruso de algn material en el proyecto como una maquina etc.

1. Click en el Men Ver2. Click en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta.3. Nuevamente click en el Men Ver4. Click en Tabla y seleccionamos la opcin Entrada5. Vamos a seleccionar el usuario Marta Lorena Daz, si este usuario ya ha sido

eliminado o modificado en ejercicios anteriores, lo creamos y lo asignamos a latarea Determinar de Requisistos Tcnicos, tal como se muestra en el grficosiguiente.

6. En los campos Tasa estndar y Tasa horas extra, introducimos 10$ y 20$respectivamente lo que significa que Marta Lorena Daz gana 10$ por hora y $20

por hora extra trabajada.

7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir ms de una tasa para cadarecurso, es en la informacin del recurso, para acceder solo es necesario dar dobleclick en el recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos, hasta


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este punto veremos una ventana similar al siguiente grfico.

En ficha A aparecen los valores acabamos de ingresar, en las columnas Tasa estndar yTasa de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos escribir para cadacolumna un valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa previa en el campo fecha

efectiva se selecciona la fecha cuando este cambio de tasas ser aplicado.

Project permite establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas ( A B C D E ) paracada recurso para tareas diferentes


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Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por lo queel costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los costos fijos, enesta leccin aprenderemos a configurar los costos fijos de una tarea, son ejemplos decostos fijos, los viticos de los empleados, el alquiler de una maquinara, un impuesto ocargo etc.

En nuestro proyecto del Sitio Web, asignaremos un costo fijo a la tarea capacitacin deusuarios porque ser necesario alquilar equipo y un local para llevar a cabo lacapacitacin a los usuarios. Pasos para asignar costos fijos a una tarea.

1. En la vista de Gantt2. Click en Men Ver3. Click en la opcin Tabla: Entrada y seleccionamos Costo.4. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura

siguiente, sino lo vemos as, es necesario expandir la barra hasta ver lasopciones que necesitamos

5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter 6. Seleccionar la opcin elmtodo en la columna de acumulacin de costos fijos.


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Mtodos de acumulacin.

Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el proyecto

cuando la tarea empiece Fin: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta en el proyecto cuando se

termine de tarea realizar. Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomar en cuenta

proporcionalmente al avance de la tarea

En esta leccin aprenderemos a imprimir nuestro proyecto, lo cual es bastante comn, tily por suerte fcil, puesto que la mayora estamos familiarizados a imprimir algn otro

tipo de archivo de Office como documentos, hojas de clculo etc. Por eso mencionaremoslas opciones de impresin nuevas que son propias de Project.

La impresin depende de la vista que queramos imprimir puesto que si estamos en lavista calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a imprimir la vistade Gantt por ser de las ms utilizadas.

1. Seleccionar la vista que deseamos en nuestro caso la Vista de Gantt2. Click en Men Archivo3. Click en la opcin Configurar Pgina.4. Si notamos el grfico siguiente en el titulo de la ventana nos indica la vista a

imprimir.


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Opciones.

Pgina: Se establecen las opciones de la orientacin de la pgina, la escala de lapgina y el tamao de papel.

Mrgenes: Se establecen las opciones para configurar los mrgenes superior einferior, izquierdo y derecho.

Encabezado y Pie de Pgina: Se establecen las opciones de alineacin izquierda,central y derecho, nmeros de pgina, fechas y horas y otros campos.

Leyenda: Se establecen las opciones para escribir una leyenda en las pginas

Vista: Se establecen las opciones para imprimir las columnas y las pginas enblanco. permite tambien ajustar la escala temporal.

5. Seleccionamos Aceptar, para guardar los cambios.6. Click en Men Archivo7. Click en la opcin Imprimir y aparecer el siguiente cuadro.

8. En la opcin Escala Temporal, si seleccionamos la opcin Fechas, podemosespecificar el intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervaloes la duracin del proyecto.

9. La opcin Vista Previa permite ver tal y como saldr impreso el proyecto, tal ycomo vimos en la Leccin 21.

10. Finalmente Click en el botn Aceptar.


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Nota: No es necesario configurar la pagina para imprimir (pasos del 1 al 5) pero esimportante conocer las opciones por que no siempre los valores por defecto se aplican anuestras necesidades.

Hasta este punto del curso hemos aprendido a planear un proyecto con tareas, recursos y

costos con Project , sin embargo eso solo es una parte, puesto que falta el seguimiento,este es sumamente importante ya que nos permite hacer una comparacin del progresoplaneado con respecto al progreso real o con el progreso que podra suceder, ampliandoel panorama de las personas encargadas del proyecto ya que permite controlar si lastareas se realizan en base a lo planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lorecursos estan saturados de trabajo o por el contrario estn desperdiciando tiempo y laadministracin de costos a medida avanza el proyecto entre otros.

Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project

Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas

y datos de costos y recursos. Progreso programado: se basa en informacin reciente de un proyecto, como

fechas, duraciones y costos de las tareas. Progreso real: Consiste en la informacin que ha ocurrido realmente.

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rpidamentecomo va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relacin con la lnea deltiempo


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En esta leccin vamos a ver una actividad muy importante del seguimiento la cual es lalnea de base, est actividad se basa en tomar el estado inicial o base del proyecto, comosi tomaramos una fotografa de los valores importantes como fechas iniciales, finales, loscostos, recursos, las asignacin de las tareas, entre otros, con el objetivo de tener unpunto de comparacin para efectuar el seguimiento; por lo cual es recomendable que se

guarde una lnea de base cuando se ha terminado la planeacin del proyecto y todava nose ha empezado a introducir el progreso de las tareas.

1. Click en el Men Herramientas2. Click en Seguimiento y seleccionamos la Guardar lnea de base.

3. Click en Guardar lnea de base. la lnea de base que se va a guardar. Project

permite guardar hasta 11 lneas de base diferentes.4. Click en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones el

proyecto completo.5. Click en Aceptar.

Project permite adems guardar una lnea de base para algunas tareas especficas para esosolo es necesario seleccionar la opcin Tareas seleccionadas en lugar de ProyectoCompleto. En la leccin 39 Informe del proyecto utilizaremos la linea de base queacabamos de guardar


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En el grfico siguiene se muestra el progreso de las tareas seleccionadas, es importanterecalcar que el progreso de la tarea "Determinar Atributos" no est completado puesto sufecha de finalizacin es el Mircoles 08 y nosotros actualizamos el progreso hasta elMartes 07.

Ahora aprenderemos otra de las actividades que hace a Project importante y diferente con

respecto a otras herramientas y es el agregar el porcentaje de progreso a una tarea, esteleccin es escencial para el seguimiento de un proyecto, por suerte es muy fcil llevar laacabo.

Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea,

1. Click en el Men Ver, haga click en Ms vistas.2. Seleccionar la opcin Ms vistas.3. Click en Hoja de tareas.4. Click en el Men Ver, en Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento nuestra

pantalla deber ser similiar a la siguiente.

5. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje paracompletado desde 0% para nada completado hasta 100% que significa que la tareaest completada; para nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios semuestran en el grfico siguiente.


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6. Project actualiza los campos Comienzo Real, %completado, Duracin Real yDuracin Restante en base a los siguiente criterios.

Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo fechareal

Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de tareacompletada %completado: es el valor que nosotros introducimos Duracin Real: es el calculo del % introducido con respecto al valor de la

duracin programada. Duracin Restante: es la diferencia entre la Duracin programada y la Duracin

Real.

Otra forma

1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo "Diseo

Arquitectonico"2. Click en el men Herramientas,3. Seleccionar Seguimiento click en la opcin Actualizar tareas

4. Nos aparece la siguiente ventana.

5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje 100%, ennuestra hoja de tareas deber ser similiar a la siguiente imagen.


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6. Los criterios para calcular los dems campos son los que vimos anteriormente.

El lector puede agregar el % completado a otras tareas del proyecto para practicar loaprendido, en la siguiente leccin aprenderemos como agregar el progreso de una tareapor medio de las duraciones y como Project recalcula los dems valores

En esta leccin continuaremos con el seguimiento del proyecto y aprenderemos como sepuede agregar una duracin real a las tareas con Project.

1. Click en el Men Ver2. Seleccionar la opcin Ms vistas.3. Click en Hoja de tareas.

4. En el men Ver, seale Tabla seleccionamos la opcin Seguimiento.5. Agregaremos a la tarea 'Importar catalogo de artculos' 15 hrs en el campo

Duracin real y Project recalcular los valores % completado, comienzo real, finreal y duracin restante; como se puede ver en la figura de abajo.


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Project utiliza las siguientes formulas

% Completado: Duracin real / Duracin Duracin restante: Duracin - Duracin real.

Si la Duracin real que introducimos es mayor (como en nuestro ejemplo queintroducimos 25 hrs y las programadas eran 20 hrs) que la Duracin programada, Projectactualiza a 100% el porcentaje completado

En esta leccin aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se basa enconocer la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y del trabajo restanteal proyecto este se basa en conocer si una tarea va a requerir ms o menos del calculadopor Project.

Actualizar el trabajo real

1. Click en el men Ver,2. Seleccionar la opcin Ms vistas,3. Click en Hoja de tareas y Aplicar.

4. En el men Ver, seale Tabla seleccionamos la opcin Trabajo y veremos loscampos de la siguiente figura

Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Programacin" la cual estasignada a un recurso y posee los siguientes valores.


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5. Agregaremos a la tarea "Programacin" 40 hrs en el campo Real. lo cual har queProject recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.

Actualizar el trabajo restante

1. Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas2. Click en el men Ver,3. Click en Tabla y seleccionamos Trabajo.4. Seguiremos con la tarea "Programacin" y agregaremos 20 hrs en el campo

Restante, lo cual har que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo

completado.

Project utiliza las siguientes formulas

Porcentaje de trabajo completado: Trabajo real / Trabajo Trabajo restante: Trabajo - Trabajo real.

Si desea mostrar informacin de fase temporal en un grfico o diagrama de Excel, puedeexportarla utilizando el Asistente para anlisis de datos de escala temporal.

1. En el men Ver, haga click en Diagrama de Gantt.2. Si corresponde, seleccione las tareas que desee exportar.3. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga click en Anlisis.4. Click en Analizar datos de escala temporal en Excel.

5. Se despliega el Asistente, el primer paso es seleccionar los datos a exportar lasopciones son: Proyecto completo las tareas seleccionadas actualmente.


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6. Seleccionar los campos que se van a exportar a Excel.

7. Seleccionar el intervalo de fecha a exportar..


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8. Seleccionar Si para crear un grafico de los datos a Exportar

9. Finalmente el ltimo paso es Click en el Botn Exportar Datos.

En esta leccin aprenderemos dos cosas muy importantes una es comparar el proyectoactual despus del seguimiento y actualizaciones que hemos realizado con el planoriginal, el cual realizamos cuando creamos la lnea de base, y la otra es obtener uninforme del nuestro proyecto.

Hasta este punto es muy probable que el proyecto presentado en esta leccin difiera con

el que han realizado, lo cual no debe preocupar al lector, puesto que el objetivo del cursoes conocer y aprender a utilizar las herramientas de Project para la planeacin yseguimiento de proyectos.

Primero vamos Comparar el trabajo actual de las tareas con el plan original esto se puedehacer en cualquier momento del proyecto para saber como es comportamiento respecto alo planeado.

1. Click en el men Ver,2. Seleccionar la opcin Gantt de Seguimiento


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A continuacin se despliega la vista del Diagrama de Gantt a la cual ya estamosfamiliarizados, con la diferencia que aparece una barra gris en la grfica que significa laLinea de Base que nosotros hemos hecho previamente, recordemos que la linea de basefunciona como una fotografa del proyecto y sirve para comparar un punto inicial con elprogreso o avance del proyecto

Informe del proyecto


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1. Click en el men Ver, seleccionar Informes.2. En la ventana que se despliega vamos a hacer click en Generales y despus en el

botn Seleccionar

3. Ahora vamos a seleccionar el Informe "Resumen del Proyecto", si hacemos clicken el botn Modificar podemos cambiar formato al texto.

4. La siguiente pantalla es la vista previa del informe en la cual podemos cerrar o en

imprimir el informe, en el grfico anterior se muestra el Resumen del Proyecto.


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En esta leccin aprenderemos a como recalendarizar el trabajo, puesto que no es extraoque alguna tarea se retrase o se interrumpa, incluso el proyecto completo se puede verafectado.

Project tiene la capacidad de reprogramar el trabajo restante para que comienze despusuna nueva fecha.

1. Click en el Men Ver.2. Click en Diagrama de Gantt. La vista es similiar a la siguiente grfico

3. Click en el men Herramientas,4. Seleccionar Seguimiento click en la opcin Actualizar proyecto.

5. En la ventana Actualizar proyecto, seleccionamos la opcin "Reprogramar trabajo

restante para que empice despus de:"6. Seleccionamos la fecha Lun 27/11/06, con esto se recalendarizar el proyecto para

empezar en esa fecha.


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manual de project[1]

Documents