manual de project

Manual del Usuario

Manual de MS-Project, creado por Humberto Alexis Quiroz

Serie, Manuales 2

Esta guía fue elaborada por el Especialista en Desarrollo Comunitario, Humberto Alexis Quiroz, como una contribución técnica para profesionales interesados en el tema, en su condición de Instructor para el curso de MS-Project, como herramienta auxiliar en la gestión de proyectos.

Derechos reservados, se prohíbe la reproducción total

o parcial de este material, sin autorización de su

propietario, la cual deberá ser expresada por escrito.

Noviembre del 2002.


Serie, Manuales 3

Índice

Titulo Página

1. Introducción 4

2. Conceptos básicos 5

3. El triangulo del proyecto en Project 6

4. Cómo programa Project 6

5. La pantalla de Project 8

6. Creando un plan de proyecto 9

6.1. Introducir una lista de tareas 10

6.2. Programar tareas 11

6.3. Asignar recursos 13

6.4. Introducir costos 16

6.5. Ver la programación 17

6.6. Ajustar la programación 19

6.7. Guardar el plan 23

7. Hacer seguimientos y administrar 25

7.1. Hacer un seguimiento de la programación 25

7.2. Hacer un seguimiento del trabajo 29

7.3. Hacer un seguimiento de los costos 30

7.4. Imprimiendo el proyecto 32


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Introducción Este manual, está elaborado de acuerdo a los criterios de la empresa que desarrollo el software MS-Project, haciéndose referencia a los diversos conceptos que se manejan en el mismo, pudiendo de alguna manera diferir de los que el participante al curso, pueda o haya conocido en el medio de nuestro País, acerca de éstos.

Se espera que está guía le proporcione al lector una base sobre la cual pueda hacer consultas básicas sobre el funcionamiento del programa, pero no pretende ser el curso en si mismo, el cual tiene un nivel intermedio.

Para lograr el cometido citado, se inicia por unas definiciones básicas, pasando luego a dar una explicación sobre la ventana principal de Project.

Se continua haciendo una explicación acerca de cómo se definen las actividades del proyecto, sus recursos, cómo se enlazan y finalmente cómo se da un seguimiento a los mismos.

Al final se hace referencia a una de las formas conocidas por el autor de este texto, acerca de como se puede imprimir el proyecto, o presentar parte del mismo.


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Conceptos Básicos

Proyecto: Secuencia de tareas o actividades que nos ayudan a cumplir un fin o propósito final;

Tarea de resumen: Es aquella tarea que aglutina una serie de subtareas, y que en muchas ocasiones hace las veces de objetivo o resultado dentro del esquema del proyecto;

Tarea: Son las diferentes actividades en las cuales está dividido el objetivo, las metas o los resultados del proyecto;

Dependencia: Es la relación entre una tarea y otra, por ejemplo, puede existir dependencia entre la tarea uno que es construir paredes y la tarea siete que es repellar las mimas; Denominándose en Project, predecesora a la tarea que está antes de la que actualmente se ejecuta y que tiene definida la relación de dependencia;

Vistas: Son las ventanas principales de Project, por ejemplo la vista Diagrama de Gantt;

Tablas: Es el nombre que reciben las diferentes subventanas en las cuales se dividen las vistas de Project; Por ejemplo, dos muy comunes son la tabla entrada y la tabla costo;

Hito: Para Project, significa una tarea que marca un evento significativo en el proyecto, por ejemplo, se puede marcar un hito al termino de cinco días de construcción y definir, “Se tiene un avance del 35% en la construcción de los cimientos;

Ruta critica: Es la marca que hace Project, sobre la o las tareas que marcan el final del proyecto y que deben realizarse en el tiempo y espacio programado para no tener desfases en el proyecto;

Línea de base: Es la comparación gráfica que realiza Project, referente a las barras de gantt, mostrando de ésta forma, lo planificado versus lo ejecutado realmente.


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El triangulo del proyecto en Project

Para este software, el poder administrar eficientemente un proyecto, requiere de tres elementos esenciales:

• Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

• Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

• Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Cómo programa Microsoft Project ¿Cómo programa Microsoft Project el comienzo y el fin de una tarea? Tiene en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

• Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

• Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

• Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.


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Por ejemplo:

• Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).

• El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).

• El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

• La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.


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La pantalla de MS-Project

Menú principal Menú herramientas

Barra de vistas

Barras de desplazamiento

Ventana principal en las diferentes vistas, este

ejemplo es del diagrama de Gantt


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Crear un plan de proyecto

Cuando haya definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, puede comenzar a crear el plan.

Primero especifique y organice la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, agregue al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Después asigne estos recursos a las tareas. Con esta información, Microsoft Project crea una programación. Puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.

Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información general del proyecto.

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. Aunque programe inicialmente partiendo de la fecha de fin del proyecto, una vez que comienza el trabajo en el proyecto, es mejor programar a partir de la fecha de comienzo.

1 Haga clic en el botón Nuevo, en la barra de herramientas

2 En el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto y después haga clic en Aceptar.

3 Haga clic en el botón Guardar, en la barra de herramientas.

4 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.


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Sugerencia Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el menú Proyecto.

Introducir una lista de tareas

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso. Generalmente, la longitud de las tareas debe ser de uno o dos días.

Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Después realice una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea e introdúzcala como duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.

Nota No especifique fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas, información que especificará en la lección siguiente.

1 En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuación, presione la tecla TAB.

Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un signo de interrogación.

3 En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Puede utilizar las abreviaturas siguientes:

meses = me

semanas = s


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días = d

horas = h

minutos = m

Nota Para mostrar una duración estimada, escriba un signo de interrogación después de la duración.

4 Presione la tecla ENTRAR.

Crear un hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos

significativos en la programación, como puede ser la finalización de una fase

principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project

mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese

día.

1 En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee

convertir en un hito y escriba 0d.

2 Presione la tecla ENTRAR.

Programar tareas Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.


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Establecer relaciones entre tareas

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione las tareas relacionadas, vincúlelas y, a continuación, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.


2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas para vincularlas en el orden que desee.

Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee vincular.

Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic ordenadamente en las tareas que desee vincular.

3 Haga clic en Vincular tareas.

4 Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en la línea de tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.

55 En el cuadro Tipo, seleccione el vínculo entre tareas que desee y después haga clic en Aceptar.

Nota: Para desvincular tareas, seleccione éstas en el campo Nombre de tarea y después haga clic en Desvincular tareas


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Asignar recursos

Debe asignar recursos a las tareas cuando desee:

• Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados a tareas o controlar los materiales utilizados.

• Disponer de más flexibilidad en la programación de tareas.

• Controlar los recursos con sobre asignación o infra asignación de trabajo.

• Llevar un control de los costos de los recursos.

Si no especifica información acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la programación utilizando sólo la duración de las tareas y las dependencias entre éstas.

Crear una lista de recursos Puede utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una lista de las personas, equipamiento y recursos materiales que componen el equipo y realizar las tareas del proyecto. La lista de recursos constará de recursos de trabajo o recursos materiales. Los recursos de trabajo son personas o equipamiento; los recursos materiales son materiales o suministros consumibles, como hormigón, madera o clavos.

1 En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3 En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4 Para designar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5 En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso:

� Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), especifique el tipo de recurso Trabajo.

� Para un recurso material (que se consume durante el proyecto) especifique el tipo de recurso Material.

6 Para cada recurso de trabajo (personas o equipamiento), escriba el número de unidades de recurso disponibles del mismo en el campo Capacidad máxima, en forma de porcentaje. Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado.


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7 Para cada recurso material (suministros que se consumen durante el proyecto), en el campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida del recurso material, por ejemplo, tonelada.

Notas:

• Los grupos de recursos pueden utilizarse para ordenar, filtrar o agrupar tareas por recursos pertenecientes a un grupo determinado. Puede utilizar grupos para indicar el departamento al que pertenece un recurso humano o para especificar códigos de contabilidad con fines de facturación.

• No se pueden asignar grupos de recursos a tareas. Si desea especificar recursos consolidados, como "Carpinteros", "Editores" o "Ingenieros", escriba éstos como nombre del recurso y después asigne el nombre del recurso consolidado a las tareas.

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación. Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.

Asimismo, puede asignar más de un recurso a una tarea y especificar si un recurso trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial en una tarea. Si el trabajo asignado a un recurso sobrepasa la asignación de tiempo completo diario que se indica en su calendario laboral, Microsoft Project mostrará en rojo el nombre del recurso sobre asignado en las vistas de recursos.

Para asignar los recursos a las tareas, en el diagrama de Gantt, realice la siguiente rutina.


2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee asignar un recurso y, a continuación, haga clic en el icono Asignar recursos.

3 En el campo Nombre, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea.


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4 Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100 en la columna Unidades para representar el porcentaje de tiempo que el recurso debe trabajar en la tarea.

� Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los nombres de los recursos.

� Para asignar más de un recurso del mismo tipo (por ejemplo dos carpinteros), escriba o seleccione un porcentaje mayor de 100 en la columna Unidades. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en la columna Nombre.

5 Haga clic en Asignar.

Una marca de verificación que aparece a la izquierda de la columna Nombre indica que el recurso está asignado a la tarea seleccionada.

6 Haga clic en Cerrar.

Sugerencia:

Puede reemplazar un recurso por otro. Seleccione la tarea que desee reemplazar. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar.


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Introducir costos

Microsoft Project permite asignar tasas a los recursos materiales y humanos para poder administrar los costos del proyecto con precisión. Puede asignar tasas estándar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos.

1 En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3 En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nuevo.

4 En el campo Tipo, haga clic en Trabajo si el recurso es un trabajador o equipamiento, o en Material si se trata de material o suministros (como cemento).

5 Para un recurso de trabajo, en los campos Tasa estándar, Tasa horas extra o Costo/Uso, escriba las tasas del recurso.

Para un recurso material, en el campo Etiqueta de material, escriba una unidad de medida para el recurso material (como tonelada) y en los campos Tasa estándar o Costo/Uso, escriba una tasa.

6 Presione ENTRAR.

Sugerencia Puede establecer las tasas estándar y de horas extra predeterminadas para los recursos que especifique. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha General. En los cuadros Tasa estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las tasas nuevas. Si desea definir esta configuración como valor predeterminado para futuros proyectos, haga clic en Predeterminar.

Nota: Si la tasa para un recurso va a cambiar a lo largo del proyecto, si se va a pagar al recurso con tasas diferentes para asignaciones diferentes o si se trabaja con calidades de material diferentes, haga clic en Hoja de recursos en el menú Ver. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y haga clic en Información del recurso. A continuación, especifique la información en la ficha Costos.


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Establecer costos fijos de tareas

Cuando conozca un costo exacto asociado a una tarea, como los costos de equipamiento, puede especificar un costo fijo.


2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

3 En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.

4 Presione ENTRAR.

Sugerencia: En la tabla Costo también puede cambiar cuándo se debe acumular el costo fijo seleccionando un método de acumulación en el campo Acumulación de costos fijos.

Ver la programación

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos. ¿Cumplirá la fecha límite? Si la respuesta es negativa, examine las tareas que conducen a hitos y compruebe si están programadas correctamente.

Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crítica. Después compruebe los detalles. Muestre las tareas y los recursos en vistas que pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades.

Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt.


2 En el menú Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y en Aceptar.


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Sugerencias

• Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayor o menor,

haga clic en Acercar o Alejar

• Si tiene que desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha esquematizado las tareas jerárquicamente, puede ver sólo las tareas de resumen de nivel superior. Haga clic en el título del campo de identificación (la celda situada en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y elija Ocultar subtareas.

• Para ver tareas a un nivel de esquema específico, haga clic en el título

de la columna de identificación (el campo situado en el extremo superior

izquierdo del Diagrama de Gantt).

Haga clic en Mostrar y elija el nivel de

esquema que desee.


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Ajustar la programación

La dependencia de tareas describe cómo se relaciona una tarea con el comienzo o el fin de otra. Microsoft Project dispone de cuatro dependencias entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación: fin a comienzo (la de uso más generalizado), comienzo a comienzo, comienzo a fin y fin a fin. Si utiliza de manera eficaz estas dependencias, podrá modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto.

Microsoft Project asigna una dependencia de fin a comienzo cuando se vinculan tareas. Si otra relación estructura mejor las tareas, cambie el tipo de dependencia. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vínculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, utilice un vínculo de fin a fin.


2 Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee revisar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en el vínculo entre tareas y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer doble clic de nuevo en dicho vínculo.

3 En el cuadro Tipo, compruebe la dependencia de la tarea.

4 Para modificar la dependencia, en el cuadro Tipo, haga clic en el vínculo entre tareas que desee utilizar.

Sugerencias

• Si tiene tareas que pueden realizarse al mismo tiempo, puede reducir la ruta crítica cambiando la dependencia entre tareas. Por ejemplo, si dos tareas pueden comenzar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas por una dependencia de comienzo a comienzo. Si dos tareas deben finalizar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas convirtiéndola en una relación de fin a fin.

• Puede agregar períodos de adelanto o posposición a las tareas para superponer sus fechas de comienzo o fin, o para retrasar una tarea predecesora. Para agregar rápidamente un período de posposición o de adelanto a una tarea sucesora, haga doble clic en la línea de vínculo del Diagrama de Gantt y después


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escriba el período que desee en el cuadro Posposición del cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Escriba el adelanto en forma de número negativo (por ejemplo, –2d para indicar dos días de adelanto) o en forma de porcentaje. Escriba la posposición con un número positivo o con un porcentaje.

Superponer tareas

Si tiene tareas que pueden comenzar antes de lo previsto en la programación, puede superponer (agregar tiempo de adelanto) para obtener un modelo más exacto de la forma en que realizará el trabajo.

Por ejemplo, si los electricistas pueden comenzar a cablear las tomas de corriente antes de terminar las paredes, puede aprovechar el tiempo de forma más eficaz empezando la tarea "Cablear tomas de corriente" una vez terminado el enfoscado de la mitad de las paredes. Para ello, se configura un tiempo de adelanto entre la terminación de "Enfoscado de paredes" y la de "Cableado de tomas de corriente". En Microsoft Project, se escribe el tiempo de adelanto como un número negativo o como un porcentaje negativo, como –50 o –30%.

1 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Información de la tarea.

2 Haga clic en la ficha Predecesoras.

3 En el campo Pos, escriba el tiempo de adelanto que desee, como un número o un porcentaje negativo.

Sugerencias

• Puede agregar rápidamente un período de tiempo de adelanto a una tarea sucesora haciendo doble clic en el vínculo del diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente en el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

• También puede retrasar tareas agregando un tiempo de posposición. Por ejemplo, si necesita un retraso de 2 días entre la terminación de una tarea y el comienzo de otra, haga doble clic en la línea de vínculo del diagrama de Gantt y, a continuación, escriba 2d en el campo Posposición del cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

Comprobar y ajustar delimitaciones en tareas Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más precisa asociando tareas a fechas específicas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea no debe comenzar antes de una fecha determinada o no debe finalizar más tarde de una fecha determinada. Puede cambiar la delimitación de una tarea, desde la predeterminada Lo antes posible a cualquiera de las otras siete delimitaciones posibles, o restablecer la opción predeterminada con el fin de reflejar mejor cuándo se realizará la tarea.


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2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Más tablas.

3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitación y, a continuación, en Aplicar.

Puede que sea necesario arrastrar la barra de división a la derecha para ver los campos Tipo de delimitación y Fecha de delimitación.

La tabla Fechas de delimitación muestra el nombre de la tarea, la duración, el tipo de delimitación para todas las delimitaciones y la fecha de delimitación, según proceda.

Si el campo que desea ver no está visible, presione la tecla TAB para desplazarse al mismo.

4 En cada tarea cuya delimitación no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitación es realmente necesaria.

5 Modificar una delimitación si es necesario.

� Para cambiar un tipo de delimitación, en el campo Tipo de delimitación, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en la delimitación adecuada.

� Para cambiar una fecha de delimitación, escriba o seleccione la fecha en el campo Fecha de delimitación.

Notas

• Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación No comenzar antes del (NCAD), en función de la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación del tipo No finalizar antes del (NFAD).

• Si está realizando la programación del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una fecha de comienzo para una tarea o arrastre una barra de Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecerá una delimitación No comenzar después del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación No finalizar después del (NFDD).

Reducir la duración de las tareas agregando más recursos Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project vuelve a calcular su duración cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro recurso a una tarea condicionada por el esfuerzo de cuatro días de duración que


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tiene asignado un recurso, la tarea se reducirá a dos días. Si tiene más flexibilidad con las asignaciones de recursos que con las fechas límite de programación, agregar recursos puede ser una forma eficaz de reducir la programación.


2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desee asignar más recursos y, a continuación, haga clic en Asignar recursos.

3 En el campo Nombre, haga clic en el recurso que desee asignar a la tarea.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre.

4 Haga clic en Asignar.

Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso está asignado a la tarea seleccionada.

Nota Si agregar recursos no afecta a la duración de la tarea, asegúrese de que las opciones de programación están definidas como programación condicionada por el esfuerzo. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado. Asegúrese de que la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo está activada y de que el tipo de tareas es Unidades fijas o Trabajo fijo.

Sugerencias

• Si no sabe qué recursos están disponibles para hacerse cargo de más trabajo, puede ver las asignaciones de recursos actuales haciendo clic en Uso de recursos en el menú Ver.

• Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un valor inferior a 100 en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar más de una unidad del mismo recurso (por ejemplo, dos carpinteros), escriba un porcentaje superior a 100 en el campo Unidades.

• Para asignar varios recursos diferentes, mantenga presionada la tecla CTRL si selecciona recursos no adyacentes o mantenga presionada la tecla MAYÚS si selecciona recursos adyacentes.

Dividir una tarea en segmentos La división de tareas puede ayudar a ajustar la programación. Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude más adelante en la programación.


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La división de tareas resulta útil cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. La división de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva programada para que se repita a intervalos regulares, como puede ser una reunión de personal.


2 Haga clic en Dividir tarea.

3 Mueva el puntero sobre la barra de tareas que va a dividir y, a continuación, haga clic en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la división.

Nota: El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Más botones y, a continuación, haga clic en Dividir tarea.

Sugerencias

• Puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrándola hacia la derecha.

• Puede eliminar la división arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en contacto con la otra parte.

Guardar el plan Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede guardar una instantánea del plan original denominada línea de base.

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.

Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla con la línea de base.

Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la


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cantidad de trabajo que han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.

1 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2 Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base existente.

3 Haga clic en Aceptar.

Sugerencia Para crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y especifique la información de las tasas o los costos fijos y, a continuación, guarde una línea de base. La información de costos del plan previsto puede servir como un presupuesto. Esta información no se puede guardar en un plan provisional.

Nota Si cuando se guarda el archivo por primera vez todavía no ha especificado toda la información básica del proyecto, puede guardarlo sin una línea de base.

Guardar un plan provisional Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.

1 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2 Haga clic en Guardar plan provisional.

3 En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.

4 En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique un nuevo nombre.

5 Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.


Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla.

Hacer seguimientos y administrar Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y


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cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación.

Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar soluciones.

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto.

Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación original para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una línea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviación respecto al plan. Por ejemplo, si la fecha de comienzo de "Inventario de materiales" se desplaza dos días y presenta un porcentaje de realización del 55%, la barra roja programada se extiende dos días más allá de la barra inferior de la línea de base.


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1 En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

2 Para ver los campos de variación, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Variación.

3 Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variación.

4 En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.

5 Actualizar el progreso de las tareas en el proyecto.

� Si la tarea ha comenzado según lo previsto, haga clic en la tarea y, a continuación, en Actualizar según programación.

� Si la tarea no se está realizando según lo previsto, en las lecciones siguientes aprenderá la forma de especificar las fechas reales de comienzo y fin, la duración real de la tarea y actualizar el progreso de una tarea como un porcentaje.

Nota: Para que aparezca la información de variación es necesario haber guardado una línea de base.

Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programación. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por el usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto.


2 En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento si no está seleccionado.

3 En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar.

Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la


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última tarea que vaya a actualizar.

4 Haga clic en Actualizar tareas.

5 Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin.

Si escribe una fecha de fin, asegúrese de que la tarea está completada al 100%; Microsoft Project asumirá que la fecha es correcta y reprogramará las tareas, según proceda.


Nota: Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha programada de la tarea cambia. Sin embargo, las fechas previstas no se ven afectadas.

Escribir la duración real de una tarea Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento especificando la duración durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea.

Cuando se especifica la duración real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de conclusión de la tarea y la duración de lo que resta de tarea en la programación.


2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee especificar la duración real.

3 En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.

4 En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.


Sugerencia : Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante.

Nota Si introduce una duración real mayor o igual que la duración programada, la tarea se convierte en 100% completada, y la duración programada iguala entonces a la duración real.


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Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introducción del porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado. Para las tareas relativamente cortas, quizás no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas largas, la información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento del progreso con respecto al plan previsto.


2 En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizar el grado de progreso.

3 Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha General.

4 En el cuadro Porcentaje completado, escriba un número entero comprendido entre 0 y 100.


Notas

• Microsoft Project calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basándose en el progreso de sus subtareas. También puede especificar manualmente el porcentaje completado de la tarea de resumen y Microsoft Project lo utilizará para calcular el porcentaje completado de sus subtareas.

• De forma predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de conclusión de la tarea mediante una línea delgada y negra, horizontal, justo en medio de cada barra de Gantt en el diagrama de Gantt.

• Cuando se marca una tarea como completada al 100%, Microsoft Project muestra una marca de verificación en el campo Indicadores.

Sugerencia: Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Seguimiento para actualizar el progreso de una tarea y realizar otras funciones de seguimiento. Para ver la barra de herramientas Seguimiento, señale Barras de herramientas en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Seguimiento.

Hacer un seguimiento del trabajo Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en todo el proyecto. Después, podrá comparar la cantidad real de trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta comparación puede ayudarle a controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos futuros.


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Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos.

Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft Project calcula automáticamente el trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado.

1 En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Real.

3 En el campo Real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Sugerencia Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignación.

Actualizar el trabajo real de un recurso por período de tiempo Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir información para un día particular (u otro período de tiempo) de la programación.

1 En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3 En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

4 En el campo Trab. real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.


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Hacer un seguimiento de los costos

Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del proyecto o aprender a determinar el costo de un recurso particular en un día concreto. O bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dónde deben realizarse cambios para finalizar a tiempo el proyecto ajustándose al presupuesto, así como a planear presupuestos para futuros proyectos.

Escribir manualmente los costos reales de tareas Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, en función del método de acumulación de la tarea y de las tasas de los recursos. Pero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo real de una tarea, puede escribir los costos manualmente.

Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualización automática de costos reales y, a continuación, escribir su propio costo real para una asignación una vez que el trabajo restante sea cero.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo.

2 Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales.


4 En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

5 En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Seguimiento.

6 Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real.

7 En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignación cuyos costos esté actualizando.

Sugerencias

• Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la tarea o para que se prorratee en la duración de la tarea. Haga clic en Diagrama de Gantt en el menú Ver. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en


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Costo. En el campo Acumulación de costos fijos, escriba o seleccione el método de acumulación que desee.

• Además de una tasa estándar, en ocasiones los costos de asignación incluyen una cantidad fija que se carga para un recurso cada vez que el recurso se asigna a una tarea, como gastos de equipamiento, de instalación, de entrega o de alquiler. Puede especificar este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el menú Ver y, a continuación, escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por uso desee modificar.

Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente desee ver las tareas que presentan un costo mayor que el presupuestado. Si crea un presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede detectar con antelación desfases en los costos y ajustar la programación o el presupuesto según proceda.

Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso y el costo total del proyecto. Estos costos se consideran costos programados o estimados y reflejan la cifra de costos más reciente a medida que el proyecto progresa.


2 En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos Costo total y Costo previsto.

3 Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto.

Para conocer la variación del costo, consulte el valor del campo Variación.

Sugerencias

• Para ver la información del costo total, costo previsto y variación para el proyecto completo, puede mostrar la tarea de resumen de proyecto. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista. Bajo Opciones de esquema (para el proyecto actual), active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionados con esa tarea. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Arrastre la barra de división hacia la derecha y compare los valores de los campos Costo total, Costo previsto, Real y Restante para los recursos asignados a esa tarea.


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Imprimiendo el proyecto

Una vez que ha introducido la información básica acerca del proyecto, tal vez desee imprimirla y revisar el plan.

Con el fin de facilitar la identificación del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de página y números de página. Si desea revisar áreas específicas del plan, puede cambiar a otra vista, personalizarla para que muestre únicamente la información que necesita e imprimirla.

Agregar títulos, números de página u otro tipo de información del proyecto Puede agregar información del proyecto al encabezado, al pie de página o a la leyenda de una vista. La información del proyecto puede ser datos introducidos por el usuario (como el nombre de la organización o el nombre del administrador) o datos proporcionados por Microsoft Project (como el número de página o la fecha de fin del proyecto). Puede elegir la información del proyecto que más impacto aporte a la vista impresa.

1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.

2 Haga clic en la ficha Encabezado, Pie de página o Leyenda.

3 Haga clic en Izquierda, Centro o Derecha.

4 En el cuadro de texto, sitúe el punto de inserción donde desee agregar la información del proyecto.

5 En los cuadros General y Campos del proyecto, haga clic en cada tipo de información que desee y después en Agregar.

6 Microsoft Project utilizará la información que ha escrito en los cuadros de diálogo Información del proyecto y Propiedades para rellenar cada tipo de información.

Nota: Para aplicar formato a información del proyecto, debe seleccionar el símbolo "y comercial" (&) que le precede o seleccionar toda la línea y después hacer clic en Formato de la fuente del texto. Seleccione la fuente, el estilo de fuente y el color que desee, active la casilla de verificación Subrayado si lo desea y después haga clic en Aceptar.

Obtener una vista previa de la programación Antes de imprimir una vista, a veces es útil comprobar cómo se va a ver la información en la copia impresa. Puede ajustar la orientación y el tamaño de la página, modificar los encabezados, pies de página y leyendas y establecer las opciones de impresión.


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• Para ver el aspecto que tendrá una vista del proyecto cuando se imprima, haga clic en Vista previa

Imprimir la vista que aparece en pantalla

Lo más frecuente, es que una vista impresa incluya solamente la información que se muestra en pantalla cuando se utiliza el comando Imprimir. Cuando desee imprimir exactamente lo que se ve en pantalla, lo más indicado es imprimir una vista. Puede imprimir vistas de hojas, vistas de gráficos y la mayoría de las vistas de diagrama, es decir, cualquier vista excepto las de formulario y la vista Diagrama de relaciones.

• Para imprimir una vista utilizando la configuración predeterminada, haga clic

en Imprimir .

Sugerencias

• Para cambiar opciones, por ejemplo, notas de impresión o un número específico de columnas, haga clic en Configurar página en el menú Archivo, elija la ficha Vista y después seleccione las opciones que desee.

• Si muestra la vista previa de una vista y decide cambiar el aspecto de sus páginas, haga clic en Configurar página en la ventana Vista preliminar y realice los cambios que desee. Para volver a la ventana Vista preliminar, haga clic en Vista previa en el cuadro de diálogo Configurar página.

Nota: Para cambiar la configuración de impresión predeterminada, haga clic en Imprimir en el menú Archivo y luego especifique la impresora y sus propiedades, el intervalo de impresión, el número de copias y el intervalo de fecha. Para ver inmediatamente el resultado de los cambios, haga clic en Vista previa en el cuadro de diálogo Imprimir.

Imprimir un informe estándar Un informe es un conjunto predefinido de información detallada acerca de una parte específica del plan. Microsoft Project proporciona más de 20 informes predefinidos; por ejemplo, el informe Tareas y recursos humanos incluye automáticamente todas las asignaciones de tareas de los recursos, así como el trabajo, el retraso y las fechas de comienzo y fin de cada una de las asignaciones.

1 En el menú Ver, haga clic en Informes.

2 Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.

3 Haga clic en el informe específico que desee imprimir y después en


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Seleccionar.

4 Haga clic en Imprimir.

Sugerencias

• Puede cambiar el aspecto de las páginas del informe y ver los resultados antes de imprimir. Haga clic en Configurar página en la ventana Vista preliminar, realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Vista previa para volver a la ventana Vista preliminar. Puede pasar de la vista Vista preliminar a la de Configurar página tantas veces como sea necesario antes de imprimir un informe.

• Puede imprimir cualquier informe utilizando la Vista preliminar. En el menú Ver, haga clic en Informes, haga clic en Personalizados y, a continuación, haga clic en Seleccionar. En la lista Informes, haga clic en el informe que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir. Si es necesario, realice cambios en las opciones de impresión y haga clic en Aceptar.

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