project manual cortapalos

Autor: Luis Pérez Zúñiga

Índice General Trabajo de calendario.........................................................................................................2 El cálculo de la duración de una tarea se realiza por la siguiente fórmula: ........................3 Esquemas del proyecto (tareas de resumen) .....................................................................3 Secuencia de tareas (vinculaciones) ..................................................................................4 Usar Botón Vincular............................................................................................................4 Usar Ratón en forma Grafica..............................................................................................4 Ruta crítica .........................................................................................................................4 Propiedades .......................................................................................................................4 Hitos (Milestone).................................................................................................................4 Creación hoja de recursos..................................................................................................4 Asignación de recursos ......................................................................................................5 Holguras de las tareas........................................................................................................7 Optimización de recursos ...................................................................................................7 Gráficos de recursos ..........................................................................................................9 Exportación a Excel..........................................................................................................11

1.- Curva ocupacional Promedio...................................................................................11 2.- flujo de caja..............................................................................................................15 3.- Generar curva avance económico programado V/S Real........................................17 4.- curva de avance físico .............................................................................................20

Seguimiento Real .............................................................................................................20 Universidad de Talca ....................................................................................................21

Autor: Luis Pérez Zúñiga Ingeniero Mecánico


Trabajo de calendario Lo primero que se debe hacer para programar un proyecto en Project es ajustar el calendario a las condiciones reales del proyecto. Para cambiar el calendario a las condiciones reales de proyecto, ir al menú Herramientas/Cambiar calendario laboral, como se muestra en la siguiente figura.

Seleccionar loa días laborables y en el lado derecho ingresar la jornada laboral como se muestra en la figura anterior, luego hacer clic en el botón “Opciones…” y cambiar las opciones que se muestran en la siguiente figura.


El cálculo de la duración de una tarea se realiza por la siguiente fórmula: D=Cubicación/ (Rendimiento x Nº Recursos) Ejemplo: Cubicación = 5000 KG de fierro Rendimiento = 100 kg /H x d Nº Recursos = 5 H D=5000/(100*5)=10 DIAS

Esquemas del proyecto (tareas de resumen)


Se realiza seleccionando las tareas a dejar como subordinadas y se hace clic en el botón “Aplicar sangría”.

Secuencia de tareas (vinculaciones) Para vincular existen dos métodos mas usados, que son los siguientes:

Usar Botón Vincular Seleccionar dos tareas y hacer clic en botón “vincular”, para seleccionar tareas no adyacentes, usar la tecla “control”.

Usar Ratón en forma Grafica

Ruta crítica La ruta crítica en MS Project se visualiza aplicando el asistente para diagramas gantt, segur los pasos del asistente para aplicar lo requerido.

Propiedades Se ve en el menú Archivo/ Propiedades y sirve para agregar las propiedades del archivo que sirven para la impresión posterior del archivo.

Hitos (Milestone) Son tareas con tiempo “0” que sirven para medir lo siguiente:

1. cambio de fase del proyecto 2. cambio de etapa del proyecto 3. hitos contactuates de contrato 4. cualquier punto importante del proyecto que se requiera

Creación hoja de recursos Ir al menú Ver/ Hoja de recursos y crear la tabla de recursos con su nombre, tipo, tasa estándar, etc.


Asignación de recursos Hay tres formas de asignar recursos que se describen a continuación:

1. usar cuadro “información de la tarea”: se usa haciendo doble clic en la tarea a asignar recursos, activar pestaña recursos y agregar los recursos que se requieren y las unidades de los recursos, como se muestra en la siguiente imagen.

2. Usar “división de pantalla”: ir al menú Ventana/ Dividir, seleccionar la tarea que se requiera asignar y en la división inferior agregar los recursos requeridos como se muestra en la siguiente figura: Para agregar la columna unidades, el tipo de tarea puede ser cualquiera. Para agregar la columna trabajo el tipo de tarea debe ser “duración fija”.


3. Usar cuadro “Asignar Recursos”, Ir al botón “asignar recursos”, en este cuadro seleccionar el recurso e ingresar las unidades requeridas y presionar botón asignar. Para asignar recursos con este cuadro la tarea debe tener la condición por el esfuerzo quitada. Y se usa como muestra la siguiente figura.


Holguras de las tareas Holgura libre = demora permisible = HL Holgura total = margen de demora total =HT HL <= HT HL = HT = 0 ruta critica Las holguras en datos se ven en la tabla “Programación” Para graficar las holguras totales en la malla gantt se debe aplicar el “asistente para diagramas gantt” en forma personalizada.

Optimización de recursos Ir a la hoja de recursos, insertar la columna “máximo” a la izquierda da la “capacidad máxima” y copiar los datos de la columna máximo en la capacidad máxima.

Luego ir a los gráficos de recursos, dividir pantalla hacer clic en la parte inferior y luego hacer clic en “diagrama de gantt” en el vertical izquierdo, como muestra la siguiente figura:


Para optimizar la curva de ocupación de los recursos, en la parte inferior realizar secuencia lógica de tareas usando las holguras de estas para desplazarlas hacia la derecha, este desplazamiento se genera vinculando las tareas en esta división. Tal como muestra la siguiente figura.


Gráficos de recursos En Project existen los siguientes gráficos: Nombre Project Nombre Técnico Unidades de recursos asignadas Curva Ocupacional Máxima Trabajo Curva Ocupacional Promedio, Distribuida de Trabajo Trabajo Acumulado Curva “S” de Trabajo Costo Distribuida de Costos, Gráfico del Flujo de Caja Costo Acumulado Curva ”S” de Costos Para cambiar de gráfico hacer clic con el botón derecho del Mouse encima del gráfico y seleccionar la opción que se requiera, como se muestra en la siguiente figura.


Los gráficos por defecto en Project están definidos por recursos individuales, para formatear el gráfico para todos los recursos, hacer doble clic encima del gráfico y formatear la parte izquierda del cuadro de dialogo como muestra la siguiente figura.


Exportación a Excel 1.- Curva ocupacional Promedio En la hoja de recursos filtrar los recursos tipo trabajo utilizando el botón “autofiltro”, seleccionarlos e ir al botón “analizar datos de escala temporal en Excel”

Al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Hacer clic en siguiente y seleccionar lo que se muestra en la siguiente figura


Hacer clic en siguiente: y seleccionar las unidades de tiempo, por lo general se selecciona “Semanas”.

Hacer clic en siguiente:


Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en el botón “Exportar datos” y envía los datos a Excel. En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal” y calcular la línea de “ Curva Ocupacional” Como sigue: Curva Ocupacional= Trabajo/(Disponibilidad de trabajo/Disponibilidad de unidades)


Posteriormente graficar esta línea con la línea de semanas


2.- flujo de caja Hay dos formas para enviar el flujo de caja a Excel Por tareas, hay que tener seleccionado el diagrama Gantt Por recursos, hay que tener seleccionada la hoja de recursos El ejemplo lo realizaremos por tareas. En el cuadro siguiente se quita el campo por defecto y se agrega el campo “Costo”. Los demás cuadro siguen el mismo criterio que el punto 1.-

En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal” En la figura siguiente se muestra el archivo exportado como lo envía el Project


Para eliminar las líneas en blanco de esta matriz, hacer clic en la celda “A2” e insertar una celda, desplazando las celdas hacia abajo, al estar igualadas las líneas en blanco, seleccionar la columna “B” e ir al menú Datos/ Filtro/ Autofiltro, aparecerá una caída debajo de la columna “B”, seleccionar las líneas Vacías y eliminarlas de la matriz. A continuación se muestra el archivo ya terminado.


3.- Generar curva avance económico programado V/S Real Seleccionar la línea 2 desde semanas hasta el final, copiar e insertar una hoja nueva y hacer un pegado especial en la celda “A6”, seleccionando la opción Transponer.


Y después hacer lo mismo con la línea total de costo, hacer un pegado especial, valores, transponer.

Y generar la tabla que se muestra a continuación


Posteriormente generar el grafico de las columnas seleccionadas en le figura anterior.


4.- curva de avance físico Para construir la curva de avance físico realizar los siguientes pasos: 1.- guardar archivo como “nombre proyecto + SEGUI PROG” (la idea es crear una copia del archivo original. Y fijar las siguientes condiciones a.- el esquema del proyecto debe estar totalmente abierto b.- la tabla activa debe ser “Entrada” 2.- Ir al menú “Ver/ hoja de recursos”, borrar los recursos existentes y crear un recurso tipo trabajo (ejemplo su nombre) 3.- devolver al diagrama Gantt, verificar que el tipo de tarea sea “Unidades fijas” y si no lo es cambiar a este tipo de tarea, seleccionar la primera tarea, desplazar hacia la derecha y en la ultima columna seleccionar el recurso creado anteriormente. 4.- aplicar el grupo “ Hitos” y rellenar este recurso en todas las tareas del proyecto y después aplicar el grupo “Sin Agrupar”. 5.- después ir al menú “Ver/ hoja de recursos”,, seleccionar este recurso y exportar e Excel el campo trabajo tal como se realiza en el punto 1.-

Seguimiento Real Antes de comenzar a aplicar avance real hay que tener lo siguiente: a.- guardada línea de base del proyecto b.- si la linea esta guardada verificar su correcto guardado en las “estadisticas del proyecto” o en el “informe general de proyecto”. 1. Para realizar seguimiento real hay que tener aplicadas las siguientes condiciones:

• Activar gantt de seguimiento • Dentro de la gantt de seguimiento activar tabla de seguimiento • En el sistema Project activar barra de seguimiento

2. Para ingresar información real al proyecto hay que aplicar lo siguiente:

• Fijar fecha de estado (Menú Proyecto/ Información del proyecto cuadro “fecha de estado”).

• Aplicar filtro a la malla, para esto se aplica el filtro “Intervalo de fechas”. • Ajustar las asignaciones de los recursos a lo real usado en terreno tanto de los

recursos M.O. y Materiales (si es que se requiere controlar esto).


• Ingresar información real tarea por tarea. 3. Ingreso de información real al archivo Project

3.1. Cuando la tarea “ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

• Comienzo real • Fin real

3.2. Cuando la tarea “no ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

1.1.1. Comienzo real 1.1.2. % Completado

Una vez terminado el ingreso de información real, hay que reprogramar el archivo usando el comando “Herramientas/ seguimiento/ actualizar proyecto (usando la opción “reprogramar trabajo restante para que empiece después de“ aquí aparecera uan fecha, debe ser la fecha de estado).

Luis Pérez Zúñiga Ingeniero Mecánico

Universidad de Talca

Luis Pérez Zúñiga

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