project manual cortapalos

5/14/2018 Project Manual Cortapalos - slidepdf.com

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Autor: Luis Pérez Zúñiga

Índice General

Trabajo de calendario.........................................................................................................2El cálculo de la duración de una tarea se realiza por la siguiente fórmula: ........................3Esquemas del proyecto (tareas de resumen) .....................................................................3Secuencia de tareas (vinculaciones) ..................................................................................4Usar Botón Vincular............................................................................................................4Usar Ratón en forma Grafica..............................................................................................4Ruta crítica .........................................................................................................................4Propiedades .......................................................................................................................4Hitos (Milestone).................................................................................................................4Creación hoja de recursos..................................................................................................4

Asignación de recursos ......................................................................................................5Holguras de las tareas........................................................................................................7Optimización de recursos...................................................................................................7Gráficos de recursos ..........................................................................................................9Exportación a Excel..........................................................................................................11

1.- Curva ocupacional Promedio...................................................................................112.- flujo de caja..............................................................................................................153.- Generar curva avance económico programado V/S Real........................................174.- curva de avance físico .............................................................................................20

Seguimiento Real .............................................................................................................20Universidad de Talca ....................................................................................................21

Autor: Luis Pérez ZúñigaIngeniero Mecánico




Trabajo de calendario

Lo primero que se debe hacer para programar un proyecto en Project es ajustar elcalendario a las condiciones reales del proyecto.

Para cambiar el calendario a las condiciones reales de proyecto, ir al menúHerramientas/Cambiar calendario laboral, como se muestra en la siguiente figura.

Seleccionar loa días laborables y en el lado derecho ingresar la jornada laboral como semuestra en la figura anterior, luego hacer clic en el botón “Opciones…” y cambiar lasopciones que se muestran en la siguiente figura.




El cálculo de la duración de una tarea se realiza porla siguiente fórmula:

D=Cubicación/ (Rendimiento x Nº Recursos)

Ejemplo:

Cubicación = 5000 KG de fierroRendimiento = 100 kg /H x dNº Recursos = 5 H

D=5000/(100*5)=10 DIAS

Esquemas del proyecto (tareas de resumen)




Se realiza seleccionando las tareas a dejar como subordinadas y se hace clic en el botón“Aplicar sangría”.

Secuencia de tareas (vinculaciones)Para vincular existen dos métodos mas usados, que son los siguientes:

Usar Botón Vincular

Seleccionar dos tareas y hacer clic en botón “vincular”, para seleccionar tareas noadyacentes, usar la tecla “control”.

Usar Ratón en forma Grafica

Ruta crítica

La ruta crítica en MS Project se visualiza aplicando el asistente para diagramas gantt,segur los pasos del asistente para aplicar lo requerido.

Propiedades

Se ve en el menú Archivo/ Propiedades y sirve para agregar las propiedades del archivoque sirven para la impresión posterior del archivo.

Hitos (Milestone)

Son tareas con tiempo “0” que sirven para medir lo siguiente:1. cambio de fase del proyecto

2. cambio de etapa del proyecto3. hitos contactuates de contrato4. cualquier punto importante del proyecto que se requiera

Creación hoja de recursos

Ir al menú Ver/ Hoja de recursos y crear la tabla de recursos con su nombre, tipo, tasaestándar, etc.




Asignación de recursos

Hay tres formas de asignar recursos que se describen a continuación:

1. usar cuadro “información de la tarea”: se usa haciendo doble clic en la tarea aasignar recursos, activar pestaña recursos y agregar los recursos que se requiereny las unidades de los recursos, como se muestra en la siguiente imagen.

2. Usar “división de pantalla”: ir al menú Ventana/ Dividir, seleccionar la tarea que serequiera asignar y en la división inferior agregar los recursos requeridos como semuestra en la siguiente figura:

Para agregar la columna unidades, el tipo de tarea puede ser cualquiera.Para agregar la columna trabajo el tipo de tarea debe ser “duración fija”.




3. Usar cuadro “Asignar Recursos”, Ir al botón “asignar recursos”, en este cuadroseleccionar el recurso e ingresar las unidades requeridas y presionar botónasignar. Para asignar recursos con este cuadro la tarea debe tener la condiciónpor el esfuerzo quitada. Y se usa como muestra la siguiente figura.




Holguras de las tareas

Holgura libre = demora permisible = HLHolgura total = margen de demora total =HT

HL <= HT

HL = HT = 0 ruta critica

Las holguras en datos se ven en la tabla “Programación”Para graficar las holguras totales en la malla gantt se debe aplicar el “asistente paradiagramas gantt” en forma personalizada.

Optimización de recursos

Ir a la hoja de recursos, insertar la columna “máximo” a la izquierda da la “capacidadmáxima” y copiar los datos de la columna máximo en la capacidad máxima.

Luego ir a los gráficos de recursos, dividir pantalla hacer clic en la parte inferior y luegohacer clic en “diagrama de gantt” en el vertical izquierdo, como muestra la siguientefigura:




Para optimizar la curva de ocupación de los recursos, en la parte inferior realizarsecuencia lógica de tareas usando las holguras de estas para desplazarlas hacia la

derecha, este desplazamiento se genera vinculando las tareas en esta división. Tal comomuestra la siguiente figura.




Gráficos de recursos

En Project existen los siguientes gráficos:

Nombre Project Nombre TécnicoUnidades de recursos asignadas Curva Ocupacional MáximaTrabajo Curva Ocupacional Promedio, Distribuida de TrabajoTrabajo Acumulado Curva “S” de TrabajoCosto Distribuida de Costos, Gráfico del Flujo de CajaCosto Acumulado Curva ”S” de Costos

Para cambiar de gráfico hacer clic con el botón derecho del Mouse encima del gráfico yseleccionar la opción que se requiera, como se muestra en la siguiente figura.




Los gráficos por defecto en Project están definidos por recursos individuales, paraformatear el gráfico para todos los recursos, hacer doble clic encima del gráfico yformatear la parte izquierda del cuadro de dialogo como muestra la siguiente figura.




Exportación a Excel

1.- Curva ocupacional Promedio

En la hoja de recursos filtrar los recursos tipo trabajo utilizando el botón “autofiltro”,seleccionarlos e ir al botón “analizar datos de escala temporal en Excel”

Al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Hacer clic en siguiente y seleccionar lo que se muestra en la siguiente figura




Hacer clic en siguiente: y seleccionar las unidades de tiempo, por lo general seselecciona “Semanas”.

Hacer clic en siguiente:




Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en el botón “Exportar datos” y envía los datos a Excel.

En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal” y calcular la línea de “ CurvaOcupacional” Como sigue:

Curva Ocupacional= Trabajo/(Disponibilidad de trabajo/Disponibilidad de unidades)




Posteriormente graficar esta línea con la línea de semanas




2.- flujo de caja

Hay dos formas para enviar el flujo de caja a Excel

Por tareas, hay que tener seleccionado el diagrama Gantt

Por recursos, hay que tener seleccionada la hoja de recursos

El ejemplo lo realizaremos por tareas.

En el cuadro siguiente se quita el campo por defecto y se agrega el campo “Costo”.Los demás cuadro siguen el mismo criterio que el punto 1.-

En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal”

En la figura siguiente se muestra el archivo exportado como lo envía el Project




Para eliminar las líneas en blanco de esta matriz, hacer clic en la celda “A2” e insertaruna celda, desplazando las celdas hacia abajo, al estar igualadas las líneas en blanco,seleccionar la columna “B” e ir al menú Datos/ Filtro/ Autofiltro, aparecerá una caídadebajo de la columna “B”, seleccionar las líneas Vacías y eliminarlas de la matriz.

A continuación se muestra el archivo ya terminado.




3.- Generar curva avance económico programado V/S RealSeleccionar la línea 2 desde semanas hasta el final, copiar e insertar una hoja nueva yhacer un pegado especial en la celda “A6”, seleccionando la opción Transponer.




Y después hacer lo mismo con la línea total de costo, hacer un pegado especial, valores,transponer.

Y generar la tabla que se muestra a continuación




Posteriormente generar el grafico de las columnas seleccionadas en le figura anterior.




4.- curva de avance físico

Para construir la curva de avance físico realizar los siguientes pasos:

1.- guardar archivo como “nombre proyecto + SEGUI PROG” (la idea es crear una copia

del archivo original. Y fijar las siguientes condicionesa.- el esquema del proyecto debe estar totalmente abiertob.- la tabla activa debe ser “Entrada”

2.- Ir al menú “Ver/ hoja de recursos”, borrar los recursos existentes y crear un recursotipo trabajo (ejemplo su nombre)

3.- devolver al diagrama Gantt, verificar que el tipo de tarea sea “Unidades fijas” y si no loes cambiar a este tipo de tarea, seleccionar la primera tarea, desplazar hacia la derechay en la ultima columna seleccionar el recurso creado anteriormente.

4.- aplicar el grupo “ Hitos” y rellenar este recurso en todas las tareas del proyecto ydespués aplicar el grupo “Sin Agrupar”.

5.- después ir al menú “Ver/ hoja de recursos”,, seleccionar este recurso y exportar eExcel el campo trabajo tal como se realiza en el punto 1.-

Seguimiento Real

Antes de comenzar a aplicar avance real hay que tener lo siguiente:

a.- guardada línea de base del proyecto

b.- si la linea esta guardada verificar su correcto guardado en las “estadisticas delproyecto” o en el “informe general de proyecto”.

1. Para realizar seguimiento real hay que tener aplicadas las siguientes condiciones:

• Activar gantt de seguimiento

• Dentro de la gantt de seguimiento activar tabla de seguimiento

• En el sistema Project activar barra de seguimiento

2. Para ingresar información real al proyecto hay que aplicar lo siguiente:

• Fijar fecha de estado (Menú Proyecto/ Información del proyecto cuadro “fecha deestado”).

• Aplicar filtro a la malla, para esto se aplica el filtro “Intervalo de fechas”.

• Ajustar las asignaciones de los recursos a lo real usado en terreno tanto de losrecursos M.O. y Materiales (si es que se requiere controlar esto).




• Ingresar información real tarea por tarea.

3. Ingreso de información real al archivo Project

3.1. Cuando la tarea “ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

• Comienzo real

• Fin real

3.2. Cuando la tarea “no ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

1.1.1. Comienzo real1.1.2. % Completado

Una vez terminado el ingreso de información real, hay que reprogramar el archivo usandoel comando “Herramientas/ seguimiento/ actualizar proyecto (usando la opción

“reprogramar trabajo restante para que empiece después de“ aquí aparecera uan fecha,debe ser la fecha de estado).

Luis Pérez Zúñiga

Ingeniero Mecánico Universidad de Talca

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