manual de procesos

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Manual de Procesos

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UNIVERSIDAD METROPOLITANA

INTRODUCCIÓN

Con la finalidad de apoyar el crecimiento de la Universidad Metropolitana, el Departamento de Desarrollo Institucional pone a disposición el presente manual de procesos y funciones, mismo que tiene el objetivo de permitir a todo el recurso humano conocer las diferentes actividades existentes para garantizar un servicio de excelencia y calidad en todo requerimiento.

Su desarrollo, se basa en la generación de valor agregado en cada una de las actividades existentes, mismas que están formuladas para superar las expectativas de servicio tanto de estudiantes, personal administrativo y docentes.

Su utilización permitirá mantener ciclos de tiempo idóneos para brindar información, servicio y agilidad en todos las necesidades generadas permitiendo de esta manera garantizar cumplimiento de todos los aspectos legales y administrativos que garanticen a la Universidad Metropolitana alcanzar un posicionamiento de liderazgo dentro de las instituciones de educación superior del Ecuador y el Mundo.

Para su funcionalidad, se han utilizado diversas técnicas administrativas que permitan dar a conocer las responsabilidades, funciones y controles a todo el personal a cargo del desarrollo y desenvolvimiento de los diferentes procesos necesarios para alcanzar el concepto de calidad desarrollado.

Seguros de contribuir al desarrollo de la Universidad Metropolitana mediante el conocimiento de nuestra institución, queda a disposición el presente trabajo.

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ÍNDICE

Visión: 7Misión: 8Organigrama 9Categorización 12 Rectorado 13 Cancilleria 13 Dirección general 13 Directores 14 Subdirectores 14 Contador 14 Asistentes 14Funciones 15 Rectorado 16 Cancillería 17 Procurador 20 Dirección financiera 20 Dirección general 21 Directores 22 Dirección marketing 24 Contabilidad 24 Voz del estudiante 24 Data center 25 Coordinación general 27 Finanzas 28 Desarrollo institucional 30Flujogramas 32 Cadena de valor 34 Administrativos 35 Mantenimiento de equipos 35 Mantenimiento preventivo 35 Mantenimiento correctivo 36 Custodio equipos tecnológicos 37 Movimiento de equipos tecnológicos 38 Procesos y control 39 Levantamiento y análisis de procesos 39 Entrenamiento interno programa 5 estrellas 40

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Bienestar institucional 41 Permisos personal administrativo 41 Contratación de personal 42 Registro de entrada / salida de personal 43 Movimiento de bienes muebles 44 Financiero 45 Cobro solicitudes 45 Rol de pagos 46 Pago a docentes por servicios profesionales 47 Pago a proveedores 48 Adquisición abastecimiento 49 Calificación a proveedores 49 Compra de insumos 50 Abastecimiento de materiales y suministros 52 Mercadeo 53 Visitas a colegios 53 Encuesta a estudiantes 54 Emisión de publicidad 55 Académicos 56 Matriculación alumnos nuevos 56 Información 56 Facturación 57 Matrícula 58 Información académica a estudiantes 59 Emisión de certificados 60 Certificados homologación - convalidación - equiparación 60 Certificado IECE 61 Certificado asistencia 62 Certificado aptitud de tesis 63 Certificado de ciclos cursados 64 Certificado créditos aprobados 65 Servicios 66 Seguimiento de solicitudes 66 Matriculación alumnos existentes 67 Certificado de matrícula 68 Certificado juzgado segundo de lo civil 69 Homologación 70 Convalidación 71

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Equiparación 72 Ingreso de notas 73 Ingreso de notas 74 Ajustar y corregir notas 76 Aprobación de tema y plan de tesis 78 Autorización y empastado de tesis 80 Defensa de tesis e incorporación 82 Coordinación e incorporación de grados 84 Registro de títulos de tercer nivel 86 Refrendación y legalización de titulos de pregrado 88 Reconocimiento de titulos del extranjero 90 Orientación y acompañamiento estudiantil 92 Planificación 93 Planificación académica 93

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VISIÓN:

La Universidad Metropolitana será líder de la Universidad Ecuatoriana. En cada una sus sedes inculcan principios y valores, busca la excelencia académica e imparte a sus estudiantes, una formación crítica y ética para afianzar la conciencia de sus responsabilidades sociales y cívicas.

Comprometida incondicionalmente para diagnosticar, evaluar, interpretar y transformar la realidad educativa, social, cultural, política y económica del país.

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MISIÓN:

Dirigir su funcionamiento a la formación del talento humano, el desarrollo de la investigación científica, tecnológica, y la proyección social de su labor.

Contribuir con la afirmación de los ideales de nacionalidad, justicia social, democracia, paz, defensa, de los derechos humanos y la protección ambiental.

Proyectarse como una comunidad del saber, comprometida con la búsqueda de la verdad, la promoción de los valores y derechos fundamentales, que sustenten un espíritu y un carácter multicultural en su comunidad.

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ORGANIGRAMA

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CATEGORIZACIÓN

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CATEGORIZACIÓN

DETALLE FUNCIONAL CATEGORIZACIÓN

RECTORADOAA - 1

CANCILLERÍAA – 1 CANCILLERA - 2 VICECANCILLER

DIRECCIÓN GENERALA – 3 DIRECTOR GENERAL

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DIRECTORES (B1)ACADÉMICO

• Director académico• Director de derecho• Director de comunicación social• Director de gestión empresarial• Director de hotelería y turismo• Director de diseño grafico• Director de sistemas de información• Director de agronegocios

ADMINISTRATIVO

• Director de marketing• Director financiero• Director de desarrollo institucional• Director de administración y servicios

SUBDIRECTORES (B2)ACADÉMICO

• Subdirector de diseño gráfico• Subdirector de sistemas de información

ADMINISTRATIVO

• Subdirector de recursos humanos

CONTADOR (B3)

• Contador

ASISTENTES• C – 1 asistente administrativo• C – 2 asistente administrativo

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FUNCIONES

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RECTORADOCARGO: RECTORNIVEL AA - 1:

RESPONSABILIDAD

a) Presidir Consejos.- Convocar y presidir el Honorable Consejo Universitario Superior y el Consejo Consultivo, dirimir con su voto los empates que se produjeren en las votaciones de éstos órganos colegiados e intervenir orientando los debates, sugiriendo propuestas y recomendaciones.

b) *Cumplir con el ordenamiento jurídico.- Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, el presente Estatuto, el Reglamento General, los reglamentos internos de la Institución, las resoluciones y decisiones del Honorable Consejo Universitario Superior.

c) *Contrataciones.- Suscribir convenios a nombre de la Universidad y autorizar la contratación y firmar los contratos con los docentes en calidad de Representante Legal de la Universidad.

d) Delegar.- Delegar a su representante ante organismos o eventos en los que la Universidad Metropolitana tenga participación con carácter permanente o transitorio.

e) *Convocar a referéndum.- Convocar a referéndum para consultar asuntos trascendentales de la Universidad Metropolitana.

f) *Expedir y refrendar títulos.- Expedir y refrendar los títulos universitarios de pregrado y postgrado conjuntamente con el Secretario General - Procurador, la Autoridad Académica local y el Decano respectivo, de acuerdo con la Ley de Educación Superior, sus reglamentos, el presente Estatuto y su Reglamento General.

g) Coordinación general.- Presidir la coordinación general entre el domicilio principal y las sedes.

h) Presidir actos solemnes.- Presidir los actos solemnes de la Universidad Metropolitana.

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i) Comunicaciones oficiales.- Dirigir las comunicaciones oficiales de la Universidad Metropolitana ante los distintos entes públicos y privados.

j) Solicitar creación de Vicerrectorados.- Solicitar al Consejo Universitario Superior la creación de vicerrectorados para consolidar la gestión institucional, las funciones y atribuciones de los mismos se determinarán en el Reglamento General.

k) *Expulsión de estudiantes.- Ejercer la facultad excepcional de expulsión de estudiantes que atenten contra la integridad de los miembros de la comunidad universitaria, sus bienes o que con sus acciones u omisiones dentro o fuera de los predios universitarios afecten el prestigio y buen nombre de la universidad, siempre enmarcándose en el proceso establecido en el Capítulo 3 del Título VI, que trata sobre el Régimen Disciplinario.

l) Otros deberes y atribuciones.- Las demás que señale la Ley de Educación Superior, este estatuto y los reglamentos pertinentes.

CANCILLERÍACARGO: CANCILLERNIVEL A1:

CARGO: VICECANCILLERNIVEL A2

RESPONSABILIDAD

1. Dirigir la Universidad (sede), desarrollando políticas administrativas, económicas y financieras para el cumplimiento de sus objetivos y el buen gobierno de la Sede.

2. Convocar y presidir el Directorio de Sede

3. Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de la República del Ecuador, la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, el presente Estatuto, su Reglamento General y los reglamentos internos de la institución, así como las disposiciones del CONESUP.

4. Integrar el Consejo Universitario Superior, el Consejo Consultivo, el Directorio de Sede y las comisiones permanentes, ocasionales y especiales.

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5. Proponer al Directorio de Sede, la designación de dignidades: Vicecanciller de Sede, Directores de Áreas Académicas o Decanos, Secretario y más autoridades de la Sede, posesionarlos en sus cargos, aceptar sus excusas o renuncias y declarar caducados sus nombramientos o vacantes sus cargos de acuerdo con la ley.

6. Contratar y nombrar bajo responsabilidad administrativa y económica de la Sede al personal académico, al personal docente, al personal administrativo y de servicios; posesionarlos en sus cargos, aceptar sus excusas o renuncias y declarar caducados sus nombramientos o vacantes sus cargos de acuerdo con la Ley, el Estatuto y el Reglamento General.

7. Formular el presupuesto anual de la Sede.

8. Conocer, evaluar y aprobar los informes de las actividades presentadas por las autoridades académicas, administrativas y financieras de la Sede.

9. Gestionar y preservar los recursos y bienes de la Sede.

10. Proponer del Directorio de Sede la conformación de las comisiones permanentes, ocasionales o especiales que sean necesarias, presidiendo y coordinando sus labores por sí o por delegación.

11. Sancionar las faltas o infracciones cometidas por las autoridades bajo su competencia.

12. Conceder licencia a las autoridades bajo su competencia, personal docente, administrativo y de trabajadores.

13. Resolver la creación, restructuración y supresión temporal o definitiva de las unidades administrativas, financieras, técnicas y de apoyo de la Sede.

14. Suscribir contratos y convenios de cooperación y de intercambio académico y cultural, con organismos nacionales o extranjeros, bajo la responsabilidad académica, administrativa y financiera de Sede, conjuntamente con la coordinación general entre las sedes en el campo académico.

15. Disponer la fiscalización y autoría de los bienes y fondos de las dependencias de la Sede.

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16. Posesionar en sus funciones a los delegados de los docentes, estudiantes y trabajadores ante el Directorio de Sede.

17. Presidir ceremonias y actos oficiales de la Sede y designar delegados oficiales a organismos o eventos en los que la Sede tenga participación con carácter permanente o transitorio.

18. Vigilar la actividad académica y administrativa de la Sede y establecer anualmente los costos de matrículas y aranceles universitarios.

19. Formular los planes programas y estrategias de gestión de acuerdo con las orientaciones y políticas fijas por el presente Estatuto, el Reglamento General y el Directorio de Sede.

20. Convocar a referéndum para consultar asuntos trascendentes de la Sede de acuerdo a lo que establezca el Reglamento General.

21. Refrendar los títulos universitarios de pregrado y postgrado, conjuntamente con el Rector, el Secretario Procurador y el respectivo Decano.

22. Someter a aprobación del Directorio de Sede la creación, integración, reorganización y supresión temporal o definitiva de programas académicos de pregrado y postgrado, unidades académicas y centros académicos de la Sede.

23. Informar anualmente o cuando sea requerido a la sociedad y a la comunidad universitaria acerca del desempeño de su cargo y de la marcha de Sede, respecto a la situación académica, administrativa y financiera.

24. Tramitar los programas de pregrado en las modalidades presencial, semipresencial, a distancia o virtual y los programas de postgrado de la Sede, para su aprobación por el Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP).

25. Autorizar gastos y suscribir contratos respaldados por el presupuesto y patrimonio de la Sede de acuerdo a lo que establezca el Reglamento General y reglamentos internos de la institución.

26. Imponer las preseas y distinciones a profesores y estudiantes que se hayan destacado en el ámbito académico, cultural, deportivo de la Sede.

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27. Proponer al Directorio de Sede la nómina de los Directores de Área Académica o Decanos, Docentes, Estudiantes y Trabajadores designados como representantes de la Sede ante el Consejo Universitario Superior.

28. Enviar la información académica, administrativa y financiera al Presidente del Consejo Consultivo por iniciativa propia o a petición del Rector o cualquiera de los Cancilleres.

29. Separar al docente de la sede, que hubiere incurrido en cualquiera de las fallas establecidas en el presente Estatuto, en el Reglamento General, reglamentos internos de la institución o en la Ley de Educación Superior y sus reglamentos, siempre que se haya levantado expediente administrativo que garantice su derecho a la defensa.

PROCURADORSECRETARIO PROCURADOR

RESPONSABILIDAD

1. Asistir y asesorar a los órganos de gobierno y autoridades de la Universidad en los asuntos judiciales y extrajudiciales que requieran su pronunciamiento, representación, patrocinio y en general los que señale el presente Estatuto, el Reglamento General y los reglamentos internos de la institución.

2. Apoyar a la gestión del Consejo Universitario Superior y del Presidente del Consejo Consultivo.

3. Dar fe pública de los actos de la Universidad, a través de la certificación, legalización, y archivo de los títulos que expide la institución.

DIRECCIÓN FINANCIERACARGO: DIRECTOR FINANCIERO

RESPONSABILIDAD

1. Control Ejecución de Presupuesto

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2. Control Inversiones Generales3. Control Cumplimiento de Obligaciones Tributarias4. Control Ingresos y Egresos Generales5. Ejecución y control de políticas referente a pago de proveedores

DIRECCIÓN GENERALCARGO: DIRECTOR GENERALNIVEL: A-3

RESPONSABILIDAD

ÁREA: ADMINISTRATIVA

1. Control del Tiempo de Ciclo Procesos Estudiantes.• Planificación de Materias- Tiempo Planificación- Ingreso a Sistema EMATSYS• Matriculación • Ingreso de Notas• Convalidaciones- Homologaciones-Equiparaciones• Digitalización –Técnica de Archivo• Tiempo de Atención Solicitudes• Control de Satisfacción Alumnos (Eworkflow)

2. Control Mejoramiento Continuo• Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke• Desarrollo de Programas de Mejoramiento Continuó

3. Control Cumplimiento Mercadeo• Metas de Crecimiento por Ciclo• Análisis de Eficiencia de Estrategias• Análisis de Posicionamiento de Imagen• Control Seguimiento Potencial• Seguimiento Estándares de Mercadeo y Competencia

4. Control de Proyectos Tecnológicos• Planificación Administración de Redes y Servicios• Planificación Mantenimiento Preventivo Correctivo

5. Control de Talento Humano (Desempeño de Recursos)6. Desarrollo de Indicadores de Gestión (Medir – Analizar) MA7. Control Proceso de Capacitación Infraestructura Interna de Aprendizaje

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8. Control de Proceso de Adquisición General9. Controlar proyectos de Desarrollo entre la Universidad Metropolitana y la Fundación 10. Control de Difusión de Programas Realizados

ÁREA: ACADÉMICA

1. Desarrollo y Control de Proyectos en base a la Integración de Facultades2. Desarrollo y Control de Incubadoras de Empresas3. Desarrollo y Control de Proyectos por Facultad4. Control de Ciclo de Tiempo

• Presentación de planificación• Entrega de Notas

5. Desarrollo y Control de Proyectos de Formación Complementaria6. Control de Proyectos de Investigación y Desarrollo

• Desarrollo de Foros y Eventos• Publicaciones de Conocimiento

7. Análisis Estadístico de Estándares de Docentes en Base a Cumplimiento de Metas.8. Control de Proyectos de Vinculación Externa

DIRECTORES CARGO: DIRECTOR ACADÉMICONIVEL B1

RESPONSABILIDAD

• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias y las emitidas por las autoridades.

• Fijar los objetivos académicos, formativos y sociales, y las políticas de docencia, investigación y extensión.

• Proponer reformas de reglamentos académicos.• Planificar y Coordinar la aplicación correcta de los planes de estudio de las diferentes

modalidades. • Actualizar Planes y Programas Académicos en coordinación con los decanos y

Directores de Escuela• Orientar y realizar investigación académicas de nuevas especialidades. • Coordinar acciones para la formulación, implementación, cumplimiento, evaluación y

actualización de planes y programas de estudio.

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• Proponer las políticas de desarrollo académico en base del estudio ocupacional de las necesidades de desarrollo del país.

• Vigilar el estricto cumplimiento del proceso de Homologación, Convalidación, validación y ubicación de niveles de estudios y demás procedimientos de admisión a la Metropolitana.

• Fijar los procedimientos de la planificación educativa para el inicio de cada semestre y ciclo.

• Orientación en la elaboración de calendarios de actividades académicas.• Presidir las reuniones de orden Académico.• Dictar clases en el área de su especialización.• Diseñar y Desarrollar sistema de planeación que permita prever, orientar, ordenar y

distribuir las actividades, • Organizar, dirigir y ejecutar las actividades de planeación académica.• Coordinar el desarrollo del Plan Estratégico de la Metropolitana, tomando en cuenta los

planes nacionales y sectoriales del desarrollo, las políticas emitidas por la los organismos de control.

• Coordinar, con las Direcciones de las Facultades, la instrumentación de los planes de desarrollo.

• Diseñar planes, programas y mallas curriculares en las diferentes modalidades y especialidades.

• Diseñar formularios para el control y evaluación académicas• Tramitar documentación académica.• Revisión y análisis de materiales didácticos.

CARGO: DIRECTOR DE ESCUELA

NIVEL B1CARGO: SUBDIRECTOR DE ESCUELANIVEL B2

RESPONSABILIDAD

1. Asistir a solicitudes recibidas2. Realizar equiparaciones, convalidaciones, homologaciones3. Autorizar a los estudiantes en cuanto a número de materias a tomar en el ciclo4. Planificar materias5. Contratar a docentes

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DIRECCIÓN MARKETINGCARGO: DIRECTORNIVEL: B1

RESPONSABILIDAD

1. Coordinar eventos y ferias2. Coordinar investigación de mercados3. Coordinar y planificar visitas a colegios4. Coordinar manejo de publicidad y promoción5. Desarrollo de producto

CONTABILIDAD CARGO: CONTADORNIVEL B3

RESPONSABILIDAD

1. Definir cuentas contables: Activos – Pasivos – Patrimonio – Gastos2. Desarrollo de libros diarios3. Mayorización4. Generación de balances: Comprobación – General – Pérdidas y Ganancias5. Cumplimiento pago de impuestos.

VOZ DEL ESTUDIANTENIVEL C1: ASISTENTE ADMINISTRATIVOPROCESO: ASESORÍA E INFORMACIÓN AL ESTUDIANTE

RESPONSABILIDAD

1. Receptar solicitudes para Directores administrativas y académicas en el sistema EWORKFLOW.

2. Controlar y realizar seguimiento a cada solicitud ingresada3. Realizar ampliación de información en el caso de solicitudes que así lo ameriten

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4. Brindar información al estudiante solicitante referente a la respuesta obtenida del responsable de la solicitud

5. Brindar información al estudiante referente: • Reporte de notas• Reporte de convalidaciones, equiparaciones, homologaciones

6. Brindar información referente:• Inicio y término de ciclo• Valores y costos

7. Brindar información de materias matriculadas en cada ciclo

PROCESO: MATRICULACIÓN

RESPONSABILIDAD

1. Informar al estudiante acerca de las materias del ciclo a abrirse (horario, hora, materia, docente, requisitos)

2. Matricular a cada estudiante en las materias seleccionadas conforme a malla académica3. Realizar cambios de materias seleccionadas autorizadas por cada Director de escuela

PROCESO: CAPTACIÓN DE ALUMNOS

RESPONSABILIDAD

1. Generación de banco de datos de alumnos potenciales 2. Coordinación y realización de charlas informativas a alumnos potenciales3. Solicitud al estudiante de cierre positivo de los documentos requeridos para apertura

de files4. Ingreso de datos al sistema de ingreso de alumnos EMATSYS

DATA CENTER CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVONIVEL C1:CONTROL Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABILIDAD

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1. Control y verificación por muestreo de ingreso de notas2. Controlar veracidad de información3. Controlar files de estudiantes: codificación y archivo 4. Control y verificación de digitalización de documentos5. Verificación de archivos de graduados generados para el CONESUP6. Reportar labores del área

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

NIVEL C1:ADMINISTRATIVO

RESPONSABILIDAD

1. Asistencia en atención de solicitudes 2. Verificación y control de la información académica existente con respaldo digital

(sistema) y físico (documentación)3. Verificar el cumplimiento legal y administrativo en le proceso académico4. Apoyo y soporte en la digitalización de documentos5. Controlar la existencia física de documentación requerida en cada file6. Manejo de archivo


NIVEL C1:TITULACIÓN - REFRENDACIÓN

RESPONSABILIDAD

1. Verificación de carpeta de estudiantes para declaración de egresamiento2. Elaborar listado de alumnos a graduarse para el CONESUP3. Preparar documentos para Defensa de Tesis4. Elaborar notificación al docente que participará como parte del Tribunal de Grado5. Emisión de sustentos al CONESUP sobre información de graduados6. Instalar y cerrar los Tribunales de Grado7. Elaborar y refrendar actas de grado8. Elaborar listado de alumnos graduados y enviar a la imprenta para la elaboración de

los títulos

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9. Elaborar informe para Presidente de la Función Rectoral de los alumnos que van a recibir el título

10. Elaborar listado de los alumnos que recibirán los títulos para las autoridades que van a firmar los mismos

11. Sellamiento y refrendación de títulos12. Entregar y receptar togas y birretes en la ceremonia de graduación13. Preparar informe para registro de títulos de tercer nivel y enviar al CONESUP14. Preparar informe para reconocimiento de títulos del extranjero y enviar al CONESUP


NIVEL C2:PROCESO: ASISTENCIA A C1

RESPONSABILIDAD

1. Control y codificación files de estudiantes2. Control y depuración de registros (notas, convalidaciones, homologaciones,

equiparaciones)3. Digitalizar documentos y manejar archivo físico4. Asistencia general a C1

COORDINACIÓN GENERALCARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVONIVEL C1:ASISTENCIA A DIRECTORES Y DOCENTES

RESPONSABILIDAD

1. Soporte en respuesta de solicitudes recibidas por cada escuela2. Ingresar al sistema: Convalidaciones, Homologaciones, Equiparaciones conforme

solicitud de Director de Escuela3. Comunicar a Docentes información general4. Entregar listas de asistencia y notas a Docentes5. Informar fechas de entrega de notas y procesos académicos6. Emitir reportes de notas de docentes y recepción de facturas por servicios

profesionales

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7. Emitir reporte de facturas recibidas de docentes y entrega al departamento financiero8. Receptar tesis de grado (borrador)9. Notificar a docente que hará de tutor para calificación de tesis de grado10. Coordinar Desarrollo de grados


NIVEL C1:ASISTENCIA A CANCILLERÍA

RESPONSABILIDAD

1. Asistencia a Rectorado y Cancillería2. Coordinar el protocolo de eventos3. Coordinar manejo de agenda ejecutiva áreas responsables4. Control de oficios recibidos y enviados


NIVEL C2:ASISTENCIA

RESPONSABILIDAD

1. Adquisición y distribución de materiales y suministros de oficina2. Información a Docentes

FINANZASCARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO NIVEL C1:ASISTENCIA CONTABLE

RESPONSABILIDAD

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1. Receptar facturas de proveedores y Docentes2. Revisar cuadre caja del día anterior y elaborar reporte3. Ingresar información al sistema TRIPLE A (asientos)4. Realizar cartas de transferencia para pagos5. Realizar reporte de cuentas por cobrar y cuentas por pagar y enviar por e mail a

Directora Financiera6. Cargar pagos a BIZBANK7. Realizar retenciones en la fuente8. Elaborar cheques9. Elaborar reporte del I E S S10. Preparar documentos del SRI11. Elaborar certificados financieros12. Elaborar de rol de pagos13. Aprobar solicitudes de renovación de becas14. Elaborar de Décimos15. Elaborar cierre de mes para contadores16. Supervisar depósitos de caja Coruña y Centro Norte17. Confirmar pasajes aéreos para personal de la universidad 18. Supervisar base de alumnos matriculados19. Manejo de archivo


NIVEL C1:ASISTENCIA CONTABLE (CENTRO NORTE)

RESPONSABILIDAD

1. Facturar2. Venta de solicitudes3. Revisar cuentas del Banco Bolivariano y Produbanco4. Ingresar al SAT alumnos5. Receptar facturas de proveedores y Docentes6. Elaborar retenciones en la fuente7. Cuadrar caja8. Realizar pagos por transferencia9. Elaboración de pagos10. Realizar reporte de caja chica

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11. Elaborar rol de pagos12. Elaborar cierre de mes13. Realizar reporte de venta de hojas universitarias14. Manejo de archivo


NIVEL C2:ASISTENCIA (CAJA)

RESPONSABILIDAD

1. Facturar2. Facturar y actualizar datos de Institutos con convenios Red Metropolitana3. Venta de solicitudes4. Cuadrar caja5. Pago a proveedores6. Realizar reporte de venta de hojas universitarias7. Entrega de retención en la fuente8. Archivo

DESARROLLO INSTITUCIONALCARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVONIVEL C1:LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

RESPONSABILIDAD

1. Planificar, coordinar, organizar el levantamiento de los procesos2. Diagramar procesos levantados3. Realizar manuales de procesos4. Controlar el cumplimiento de los procesos5. Asistir en proyectos y convenios establecidos6. Asistir en proyectos de investigación y desarrollo7. Desarrollar ámbitos de control mediante indicadores de gestión8. Dar soporte a la Dirección General

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NIVEL C1:ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS

RESPONSABILIDAD

1. Desarrollo de software2. Encargado de política de seguridad de base de datos3. Instalar software y control de uso de usuarios4. Controlar cumplimiento de programa de mantenimiento de preventivo y correctivo de

equipos5. Elaboración de activos tecnológicos6. Controlar asistencia a usuarios7. Control de administración de redes y servicios8. Administración de hosting, front end – back end


NIVEL C2:ASISTENCIA

RESPONSABILIDAD

1. Atender a estudiantes en laboratorios2. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo según planificación3. Realizar mantenimiento de redes

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FLUJOGRAMAS

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CO1 ADMINISTRATIVOSTECNOLÓGICOMANTENIMIENTO DE EQUIPOSCO1111 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

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CO1112 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

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CO112 CUSTODIO EQUIPOS TECNOLÓGICOS

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CO113 MOVIMIENTO DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS

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PROCESOS Y CONTROLCO121 LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE PROCESOS

40

CO122 ENTRENAMIENTO INTERNO PROGRAMA CINCO ESTRELLAS

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BIENESTAR INSTITUCIONALCO131 PERMISOS PERSONAL ADMINISTRATIVO

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CO132 CONTRATACIÓN DE PERSONAL

43

CO133 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA DE PERSONALADMINISTRATIVO

44

CO134 MOVIMIENTO DE BIENES MUEBLES

45

FINANCIEROCO141 COBRO SOLICITUDES

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CO142 ROL DE PAGOS

47

CO143 PAGO A DOCENTES POR SERVICIOS PROFESIONALES

48

CO144 PAGO A PROVEEDORES

49

ADQUISICIÓN ABASTECIMIENTOCO151 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

50

CO

152

CO

MPR

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SUM

OS

52

CO153 ABASTECIMIENTO DE MATERIALES Y SUMINISTROS

53

MERCADEOCO161 VISITAS A COLEGIOS

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CO162 ENCUESTA A ESTUDIANTES

55

CO163 EMISIÓN DE PUBLICIDAD

56

CO2 ACADÉMICOSCO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (A) INFORMACIÓNCO2111 INFORMACIÓN

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CO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (B) FACTURACIÓNCO2112 FACTURACIÓN

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CO211 MATRICULACIÓN ALUMNOS NUEVOS (C) MATRÍCULACO2113 MATRÍCULA

59

CO212 INFORMACIÓN ACADÉMICA A ESTUDIANTES

60

CO213 EMISIÓN DE CERTIFICADOSCO2131 CERTIFICADO HOMOLOGACIÓN - CONVALIDACIÓN –EQUIPARACIÓN

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CO2132 CERTIFICADO I E C E

62

CO2133 CERTIFICADO ASISTENCIA

63

CO2134 CERTIFICADO APTITUD DE TESIS

64

CO2135 CERTIFICADO DE CICLOS CURSADOS

65

CO2136 CERTIFICADO CRÉDITOS APROBADOS

66

CO222 SERVICIOSCO221 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES

67

CO222 MATRICULACIÓN ALUMNOS EXISTENTES

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CO2137 CERTIFICADO DE MATRÍCULA

69

CO2138 CERTIFICADO JUZGADO SEGUNDO DE LO CIVIL

70

CO223 HOMOLOGACIÓN

71

CO224 CONVALIDACIÓN

72

CO225 EQUIPARACIÓN

73

CO226 INGRESO DE NOTAS (A)

74

CO

226

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92

CO2215 ORIENTACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO ESTUDIANTIL

93

CO23 PLANIFICACIÓN CO231 PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

manual de procesos

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