manual de procesos - mazatlán

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Relaciones Públicas

MANUAL DE PROCESOS

Dirección de Relaciones Públicas

MANUAL DE PROCESOS

H. Ayuntamiento de Mazatlán, Sinaloa

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INDICE

I. INTRODUCCIÓN

2

II. MARCO LEGAL

3

III. FILOSOFÍA

INSTITUCIONAL

4

IV. SIMBOLOGÍA

UTILIZADA

5

V. PROCEDIMIENTOS

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VI. MAPA DEL PROCESO

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VII. GLOSARIO

VIII. HOJA DE CAMBIO

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50

3


INTRODUCCIÓN

El propósito del presente Manual tiene como fin ser un Instrumento que ayude a guiar, orientar y enfocar todos los esfuerzos de los servidores públicos en el cumplimiento de las funciones alineadas a los objetivos específicos de su puesto de trabajo asignado y a los objetivos de la Dirección a la cual pertenecen, de la misma manera, esta creado para mejorar la comunicación y transmitir información, respecto a la organización, y funcionamiento de cada Dependencia o Institución del H. Ayuntamiento de Mazatlán. Es del interés de la presente Administración Pública, ser eficiente en el desempeño diario de cada Servidor Público que colabora en el Municipio, es por ello, que el Manual Organizacional de cada Dirección fue creado para:

Precisar las funciones encomendadas a la Dependencia para evitar duplicidad de funciones, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

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MARCO LEGAL

La Secretaria de Presidencia cuenta con un marco jurídico basado en: CONSTITUCIÓN

Constitución Política del Estado de Sinaloa.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

LEYES

Ley de Acceso a la información Pública del Estado de Sinaloa.

Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado

de Sinaloa

Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa.

Ley Federal de Trabajo.

REGLAMENTOS

Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Mazatlán.

Reglamento de Bando de Policía y Buen Gobierno del Estado de Sinaloa.

CÓDIGO

Código Civil del Estado de Sinaloa.

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FILOSOFIA INSTITUCIONAL

TODO SERVIDOR PÚBLICO, DEBERÁ OBSERVAR LOS SIGUIENTES VALORES:

Misión

Atender cálidamente tanto a la ciudadanía mazatleca, como a itinerantes y visitantes ofreciéndoles resultados y atención inmediata a través de acciones y obras que resuelvan sus necesidades reales.

Visión

Desarrollar una administración con mecanismos, operación y políticas que, con la cooperación y participación ciudadana, se traduzcan en impactos que permitan sentar las bases para un Mazatlán integrado y progresista.

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Simbología Utilizada en los Diagramas/Mapas de Proceso

Esta Simbología se Utilizó para detallar los Procesos de las Actividades y las Funciones

que Competen a Cada Uno de los Servidores Públicos, asignados a esta Dirección p9or

orden Jerárquico Iniciando por el Director de relaciones Públicas.

Símbolo de Inicio / Final. el símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema, por lo general, contiene la palabra “inicio” o, “final”

Símbolo de Acción o, Proceso. Un rectángulo solo puede representar un solo paso dentro de un proceso (“agregar dos tazas de harina”), o un subproceso completo (“hacer pan”) dentro de un proceso más grande.

Símbolo de Documentos impreso. Un documento o, informe impreso.

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(A) PROCEDIMIENTOS

Dependencia Dirección de relaciones publicas

Nombre del Proceso 1.- Asistir al Presidente Municipal en eventos institucionales, públicos y privados

Área/Departamento Dirección de relaciones publicas

Puesto Responsable Director de Relaciones Públicas

Direcciones, aéreas, Dependencias o, puestos de trabajo involucrados

Proveeduría Obras Públicas Servicios Públicos Junta Patriótica DIF IMDEM (Instituto

Municipal del Deporten Mazatlán)

Sistemas Utilizados Computadoras, e Internet

Documentos o formatos relacionados Agenda Privada y Pública del Presidente Municipal

Políticas Reglamentos de gobierno del H Ayuntamiento de Mazatlán

Reglamento interno del departamento de Relaciones Públicas

Producto final Recibir y guiar al Presidente de sus necesidades para darle la atención

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(B) Flujo/Mapa del proceso

Asistir al

presidente

municipal en

eventos

institucionales,

públicos y

privados

Checar la

agenda diaria

del Presidente

Municipal

Corroborar las

indicaciones por

parte de

secretaria del

Presidente sobre

la asistencia del

mismo

Tener contacto con

los organizadores

del evento para

corroborar si el

presidente va a tener

participación

Checar el lugar

destinado al

presidente y una

vez más confirmar

su participación

Recibir y guiar al

Presidente de sus

necesidades para

darle la atención

Final

Inicio

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Nombre del Proceso 2.- Establecer y mantener las líneas de comunicación abiertas con las instituciones y organismos sociales y empresariales







Documentos o formatos relacionados N/A



Producto final Recibir con atención personalizada a cada sector

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Inicio

Establecer y mantener las

líneas de comunicación

abiertas con las instituciones y organismos sociales y

empresariales

Atender a las

instituciones,

organismos y

empresarios

Estar al

pendiente de las

necesidades y

peticiones de

cada sector

Recibir con atención

personalizada a cada sector

Final

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Nombre del Proceso 3.- Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar eventos diversos donde haya presencia del alcalde tanto en agenda pública como en privada







Documentos o formatos relacionados Oficios, Agenda del Presidente Municipal



Producto final Coordinar con los diversos departamentos la logística del evento

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Planificar,

coordinar, ejecutar

y supervisar

eventos diversos

donde haya

presencia del

alcalde tanto en

agenda pública

como en privada

Coordinar con

los diversos

departamentos

la logística del

evento

INICIO

FIN

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Nombre del Proceso 4.- Informar al Presidente Municipal de los cumpleaños y aniversarios de funcionarios Federales, Estatales y municipales; así como de empresarios y organismos públicos y sociales




Empresarios Funcionarios Presidencia


Documentos o formatos relacionados Agenda del Presidente Municipal, Carta de cumpleaños



Producto final Se elabora la tarjeta de cumpleaños para darle la información en tiempo y forma al

Presidente Municipal

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Informar al

Presidente

Municipal de los

cumpleaños y

aniversarios de

funcionarios

Federales,

Estatales y

municipales; así

como de

empresarios y

organismos

públicos y

sociales

Verifica con su

auxiliar los

cumpleaños que

hay en el día

Se elabora la tarjeta

de cumpleaños para

darle la información

en tiempo y forma al


Final

Inicio

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Nombre del Proceso 5.-Construir, cuidar y mantener la imagen positiva del Presidente Municipal y Funcionarios ante la ciudadanía




Proveeduría Obras Públicas Servicios Públicos Junta Patriótica DIF IMDEM (Instituto Municipal

del Deporten Mazatlán)


Documentos o formatos relacionados Agenda del Presidente Municipal



Producto final Fomentar las buenas relaciones con todos los sectores

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Construir, cuidar y

mantener la imagen

positiva del


y Funcionarios ante la

ciudadanía

Brindar una

óptima

atención al

ciudadano en

si

Fomentar las buenas

relaciones con todos los

sectores

Final

Inicio

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Nombre del Proceso 6.-Recibir las visitas de cortesía que hacen al Presidente Municipal




Presidencia


Documentos o formatos relacionados Agenda del Presidente Municipal



Producto final Brindarle un obsequio por parte de la Presidencia Municipal

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Recibir las visitas

de cortesía que

hacen al

Presidente

Municipal

Trasladarlos a

la oficina de

presidencia

Ofrecerle agua o café

Final

Inicio

Proporcionarle la

atención que se

requiere requiera

Brindarle un

obsequio por parte

de la Presidencia

Municipal

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Nombre del Proceso 7.-Ser maestra de ceremonia







Documentos o formatos relacionados Oficios



Producto final Dar la 3ra. Llamada e iniciar el evento

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INICIO

Ser maestra de

ceremonia

Tener

conocimiento del

evento

Localizar a las

personas encargadas

del evento para

corroborar las

personas de mayor

relevancia para

mencionarlos durante

el evento

Realizar el programa

Hacer prueba de

sonido

FIN Dar la 3ra. Llamada e iniciar

el evento

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Nombre del Proceso 8.-Autorizar las requisiciones de compra de insumos y servicios para el área administrativa




Proveeduría Control Presupuestal Tesorería


Documentos o formatos relacionados Oficios, Requisiciones



Producto final Solicitar autorización a proveeduría

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INICIO

Autorizar las

requisiciones de

compra de

insumos y

servicios para el

área

administrativa

Notificar por escrito las

necesidades para algún

evento en cuestión donde

se necesite la renta o

compra de mobiliario

Solicitar

autorizació

n a

proveeduría

FIN

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Nombre del Proceso 9.-Validar los resultados de los inventarios de activos de Relaciones Públicas




Obras Públicas Servicios Públicos DIF IMDEM (Instituto Municipal



Documentos o formatos relacionados Oficios



Producto final Corroborar con un listado la existencia del material resguardado

24


INICI

O

Validar los

resultados de los

inventarios de

activos de


Visitar la bodega

donde se resguarda

el material

Corroborar con

un listado la

existencia del

material

resguardado

FIN

25



Nombre del Proceso 1.-Ejecución de las indicaciones de la directora así como la toma de decisiones en su ausencia


Puesto Responsable SUBDIRECTOR DE RELACIONES PÚBLICAS


N/A





Producto final Auxiliar de acuerdo a las órdenes indicadas

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INICIO

Auxiliar en la

logística y

coordinación de

eventos de los 3

niveles

Ejecución de las

indicaciones de

la directora así

como la toma de

decisiones en su

ausencia

Auxiliar de

acuerdo a

las órdenes

indicadas

FIN

27



Nombre del Proceso 2.-Contratación de servicios generales tales como hospedaje, renta de vehículos etc.


Puesto Responsable Subdirector de Relaciones Públicas


Presidencia Tesorería


Documentos o formatos relacionados Oficios,



Producto final Pedir información para contratar al de mejor presupuesto y calidad

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INICIO

Contratación de

servicios generales

tales como hospedaje,

renta de vehículos etc.

Tomar nota en junta

previa de lo solicitado

Pedir información

para contratar al de

mejor presupuesto

y calidad

FIN

29



Nombre del Proceso 3.-Encargado de manejar y elaborar los reconocimientos para invitados especiales




Tesorería Presidencia Secretaria de Presidencia





Producto final Mandarlos a hacer a una empresa

determinada

30


INICIO

Encargado de

manejar y elaborar

los

reconocimientos

para invitados

especiales

Acudir a una junta

previa donde se

dará a conocer

quienes recibirán

los reconocimientos

Mandarlos a hacer a

una empresa

determinada

FIN

31



Nombre del Proceso 4.-Elección de artículos decorativos para fechas especiales




Egresos Tesorería Presidencia Secretaria de Presidencia


Documentos o formatos relacionados Oficios, Facturas



Producto final Cotizar con las diferentes empresas de

acuerdo al diseño solicitado

32


INICI

O

Elección de artículos

decorativos para

fechas especiales

Cotizar con las

diferentes empresas

de acuerdo al diseño

solicitado

FIN

33



Nombre del Proceso 1.-Recepción de documentación interna y externa


Puesto Responsable SECRETARÍA ADMINISTRATIVA








Producto final Pasarlos al Director (a)

34


INICI

O

Recepción de

documentación

interna y externa

Recibir los

oficios

Leerlos

firmarlos y

sellarlos

Pasarlos al

Director (a)

FIN

35



Nombre del Proceso 2.-Tramitación de solicitudes de compras


Puesto Responsable Secretaría Administrativa


Proveeduría Tesorería Egresos


Documentos o formatos relacionados Oficios, Requisición



Producto final Se envía a Proveeduría

36


INICIO

Tramitación de

solicitudes de

compras

Recibir la cotización

de la compra

Se hace la requisición

correspondiente

Se envía a

Proveeduría

FIN

37



Nombre del Proceso 3.-Contestación de correspondencia










Producto final Enviarla y entregarla oportunamente a la dependencia correspondiente

38


INICIO

Contestación de

correspondencia

Enviarla y

entregarla

oportunamente a la

dependencia

correspondiente

Se realiza el oficio

correspondiente de

acuerdo a lo indicado

FIN

39



Nombre del Proceso 4.-Elaboración del programa operativo anual




Proveeduría Tesorería Presidencia Control Presupuestal





Producto final Enviarla y entregarla oportunamente a la dependencia correspondiente

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INICIO

Elaboración del

programa operativo

anual

Recopilar la

información necesaria

para plasmarla en el

programa con el visto

bueno del Director (a)

Hacer las

actualizacione

s necesarias

Enviarla y entregarla

oportunamente a la

dependencia

correspondiente

FIN

41



Nombre del Proceso 5.-Enlace de atención ciudadana y transparencia










Producto final Dar contestación y asistir a las reuniones

42


INICI

O

Enlace de atención

ciudadana y

transparencia

Estar al pendiente del

sistema para verificar si

existen boletas

Dar contestación, asistir

a las reuniones, dar

seguimiento, y/o

programar peticiones,

que se agenten para dar

solución a l problema

del ciudadano.

FIN

Verificar que Recibió la

atención, y se le

soluciono el problema al

ciudadano.

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Nombre del Proceso 6.-Realizar y elaborar el proceso de Entrega-Recepción (cambio de administración)




Órgano Interno de Control ASE


Documentos o formatos relacionados Oficios, formatos y actas



Producto final

Se manda a Órgano Interno de Control

44


INICIO

Realizar y elaborar el

proceso de Entrega-

Recepción (cambio de

administración)

Por medio de formatos se

entregara la información del

personal adscrito, y el

mobiliario de la dirección

Se manda a

Órgano

Interno de

Control

FIN

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Nombre del Proceso 7.-Gestionar el fondo revolvente (caja chica) para gastos menores emergentes de la dirección de relaciones públicas, y continuar con sus reposiciones previas comprobación con facturas




Proveeduría Egresos Tesorería


Documentos o formatos relacionados Oficios, Requisición, facturas



Producto final Se entrega a Egresos firmada y autorizada por el director(a)

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INICIO

Gestionar el fondo

revolvente (caja chica)

Recibir las facturas de

los gastos de la

Dirección autorizados y

firmados por el

director(a)

Pedir autorización a

control Presupuestal

Realizar una

requisición

FIN

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Nombre del Proceso 8.-Gestionar ante la tesorería recursos económicos para gastos en la organización de eventos donde tenga presencia el Presidente Municipal, así como también para eventos calendarizados autorizados por el alcalde.




Tesorería

Egresos

Control Presupuestal

Sistemas Utilizados Computadoras

Documentos o formatos relacionados Oficios, Autorización Presupuestal, Facturas



Producto final Posteriormente elaborar la comprobación de los gastos ante la Tesorería

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INICIO

Gestionar ante la

tesorería recursos

económicos para gastos

en la organización de

eventos donde tenga

presencia el Presidente

Municipal, así como

también para eventos

calendarizados

autorizados por el

alcalde.

Entregar a egresos

Elaborar un oficio firmado por el

director, autorizado por presidencia

firmado por tesorero y control

presupuestal

Elaborar una

autorización

presupuestal

Posteriormente

elaborar la

comprobación de los

gastos ante la

Tesorería

FIN

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GLOSARIO

MANUAL: Recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad. PROCESOS INETRNOS: Forma de razonamiento que consiste en establecer una ley o conclusión general a partir de la observación de hechos o casos particulares.

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