manual de procesos - corfinal
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Cooperativa de Ahorro y Crédito CORFINAL Ltda.
MANUAL DE PROCESOS 2021
Elaborado por:
P. Daniel Álvarez D.
ANTECEDENTES
Como parte de la administración de la Cooperativa de ahorro y crédito Corfinal y en Procura de mantener
el cumplimiento de los requerimientos legales se ha elaborado el presente manual de procesos que recoge
todos y cada uno de los procesos que actualmente se llevan a cabo dentro de la Cooperativa tanto de sus
procesos gobernantes así como de los operativos y de apoyo.
El presente manual ha sido elaborado con base en la normativa legal debido a los requerimientos
efectuados por los Organismos de Control y levantamiento directo mediante entrevistas personales a cada
uno de los funcionarios de la Cooperativa así como de los estatutos y manuales propios de la Cooperativa
y documentación técnica relacionada con el Sistema Financiero - Contable con el que actualmente cuenta
la Cooperativa.
Es así, que luego de varias revisiones con cada uno de los funcionarios y una revisión final con los
directivos de la Cooperativa queda vigente a partir de la presente fecha el presente Manual de Procesos
que regularán las actividades de cada una de las instancias de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Corfinal.
CAPTACIONES
Manual de Procesos
AHORROS CRÉDITO CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CUSTODIA
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
CORFINAL pertenece al sector financiero popular y solidario, enmarcándose en su accionar dentro del Sistema Financiero Ecuatoriano con fiel cumplimiento del ordenamiento legal y jurídico: Constitución de la República del Ecuador, Código Orgánico Monetario y Financiero, Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario (LOEPS), Reglamento General a la LOEPS, Resoluciones de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera (Resoluciones JPRMF), Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (Resoluciones SEPS), Estatutos, Normativa y Reglamentos internos.
Gerente: Ing. Leonardo Quiroga Muñoz Presidente: Econ. Luis Burgos Cabrera.
Necesita ayuda
Manual de Procesos
CRÉDITO CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CUSTODIA
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
APERTURADECUENTADEAHORROS
DEPÓSITODEAHORROS
RETIRODEAHORROS
APERTURACERTIFICADODEDEPÓSITOSAPLAZOFIJO
CANCELACIÓNNORMALDEDEPÓSITOSAPLAZOFIJO
PRECANCELACIÓNDEDEPÓSITOSAPLAZOFIJO
RETIROANTICIPADODEAHORROPROGRAMADO
Procesos relacionados con el crecimiento de fondos disponibles de
Corfinal de acuerdo al portafolio de servicios de
Ahorros y Captaciones que se encuentren en
vigencia
AHORROS CAPTACIONES
Registrar Socio
Inclusión en Rol Mensual a Ser
enviado al Departamento de
Recursos Humanos CFN
Autorizado por Nuevo Socio
Requisitos para apertura
de Cuenta
Potencial
cliente decide
apertura de
cuenta
SI
Emisión
Certificado de
Aportaciones
NO
Fin
Verificación Descuento
por Rol
Identificación de Potencial
Cliente
Ir a Detalle
del Proceso Cap
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DE
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S
Apertura de cuenta de ahorro.
Responsable: Oficial de Cuenta
• Se identifica al potencial cliente
• Se le informa al potencial cliente sobre los
requisitos para la apertura de la cuenta esto
se hace mediante un documento o un flyer
o la documentación que se encuentre
vigente a la fecha o se le remite a la página
web a la sección correspondiente
• El potencial cliente decide la apertura de la
cuenta
• Se hace el registro del Socio en el Sistema
Financiero - Contable
• Inclusión en el rol mensual a ser enviado al
departamento de recursos humanos de las
CFN autorizado por el nuevo Socio esto se
hace mediante un correo electrónico simple
• Se verifica el descuento que se haya
realizado por rol al nuevo Socio de los
valores correspondientes a la apertura de la
cuenta y primer depósito o depósito inicial
• Se hace la emisión de los certificados de
aportación es así como la cartola de la
cuenta de ahorros
• Fin del proceso
Volver a
flujograma
REQUISITOS PARA APERTURA DE CUENTA
• Solicitud de ingreso
• Autorización de debito de rol de pagos
• Registro de firmas autorizadas
• Descargar documentación de:
https://www.corfinal.com/index.php/solicitud-de-ingreso
Documento formato PDF:
https://www.corfinal.com/images/documentacion/SOLICITUD-INGRESO-2020.pdf
REQ
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NOTIFICACIÓN A RECURSOS HUMANOS CFN
NUEVO SOCIO
Nombre Completo Socio
Cédula de Ciudadanía
Autorización de Socio para que se hagan los descuentos por nómina de los
valores designados por socios para ahorros, planificados, acumulaciones,
décimos y pago de cuotas de créditos (si aplica)
NO
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CFN
NU
EVO
SO
CIO
Recepción Notificación
Electrónica Socio con
datos de Depósito o
Transferencia
Ingreso a CASH
MANAGEMENT de
cuenta bancaria
Depósito o
NO Transferencia
requiere
Licitud de
Fondos
SI
Información
actualizada
correo Socio
con datos de
Depósito o
Transferenci
a
Verificación Crédito de
Depósito o Transferencia
en movimientos de la
cuenta Corfinal
Envío a Socio de Formulario de
Origen, Licitud y Destino de
Fondos
Registro en Sistema
Financiero Contable
Crédito
NO bancario NO
depósito o
transferencia
Recepción Correo Socio con
Formulario de Origen, Licitud y
Destino de Fondos
“Licitud de Fondos” firmado
Notificación a Socio SI
Formulario
Licitud de NO
Fondos
Completo
Fin
SI
Prevención de
lavado de activos
Grabar información de
transacción en Sistema
Financiero Contable
Ir a Detalle
del Proceso
Cap
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Depósito de ahorro
Responsable: Oficial de Cuenta
Los depósitos de ahorros no se hacen como
usualmente estamos acostumbrados a ver
regularmente en otras instituciones del Sistema
Financiero sino que, al ser Corfinal una
Cooperativa cerrada el proceso de Depósito de
Ahorros se efectúa de la siguiente forma:
Notificación electrónica del Socio por
cualquier vía electrónica: whatsapp, SMS,
llamada, correo electrónico en la cual
indica a los funcionarios de la Cooperativa
que ha efectuado un depósito e indica el
destino que van a tener estos fondos.
Se ingresa al Cash Management de la
cuenta bancaria de Corfinal
Se verifica el crédito del depósito o
transferencia dentro de los movimientos
registrados en la cuenta de Corfinal
Se efectúa la prevención de lavado de
activos cuyo proceso se indica más
adelante en el segmento de Cumplimiento
Con la información actualizada del Socio
con los datos del depósito o la
transferencia se registra en el Sistema
Financiero - Contable
Se graba la información de la transacción
en el sistema
Se notifica el Socio del registro del
depósito
En el caso de que el depósito o
transferencia no hubiera sido acreditado se
espera un tiempo prudencial para volver a
hacer la revisión en el Cash management y
repetir el proceso
Se le notifica al Socio
Fin del proceso
Volver a
flujograma
NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE SOCIO DE DEPÓSITO O
TRANSFERENCIA
• Nombres y apellidos de socio
• Monto de depósito
• Fecha de depósito
• Scan o fotografía de depósito
• DETALLE DEL DESTINO DE LOS FONDOS (ahorros corrientes, ahorros
programados, cancelación de cuotas de crédito, fondos para apertura de DPF,
etc.)
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NSF
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Solicitud de Retiro de
Ahorros Socio
Ingreso a plataforma
bancaria
Emisión cheque
NO Solicitud
completa
SI
Solicitud de
Socio
Revisar Suficiencia
de fondos
Ingreso de
transferencia
en plataforma
bancaria
Revisión información
transferencia
NO
Información
transferencia
correcta
SI
NO
Suficiencia de fondos
SI
Registro
Transacción en
Sistema Contable
Financiero
Fin
Autorización
de
transferencia
Firma y autorización
Ir a Detalle
del Proceso
Notificación a Socio
Cap
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RET
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Prevención de
lavado de activos
Retiro de ahorro
Responsable: Oficial de Cuenta
Recepción de la solicitud del retiro de
ahorros del Socio en donde
necesariamente deberá estar incluido el
nombre del Socio el número de cédula
pasaporte o identificación el monto que se
va a retirar y el dato de la cuenta bancaria
a la que tiene que consignar la
transferencia de los fondos
Si la solicitud se encuentra completa se
procede a usar la información de solicitud
del Socio
Revisar la suficiencia de fondos en su
cuenta de ahorros
Si existieran los fondos correspondientes
se registra la transacción en el Sistema
Financiero - Contable financiero
correspondiente al retiro de los fondos
Se efectúa el proceso de prevención de
lavado de activos que se encuentra
consignado en el segmento de
cumplimiento en el presente manual
Entrega de los fondos del Socio conforme
lo hubiera solicitado es decir mediante
cheque o transferencia
Se notifica al Socio
Fin del proceso
Volver a
flujograma
SOLICITUD ELECTRÓNICA DE RETIRO DE AHORROS
• Nombres y apellidos de socio
• Monto de retiro
• Fecha de retiro
• Especificar forma de entrega de fondos retirados (transferencia o cheque)
• Datos bancarios de cuenta de destino para transferencia bancaria
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Registrar operación en
Sistema Financiero
Contable
Solicitud del Socio
Información sobre
DPF
Correo Socio
transferencia o
depósito bancario
Solicitud
actualizada
de Socio
Envío de Información
de condiciones DPF
a Socio
Solicitud del Socio
apertura de DPF
Revisar solicitud
Socio
Verificar crédito
bancario de
transferencia o
depósito
Crédito de
transferencia
o depósito
Transferir a Cuenta
de Ahorros Socio
Ingresar información de
operación en Sistema
Financiero Contable
2 copias originales
Certificado de
Depósitos a Plazo
Fijo
Información
completa
Verificar suficiencia
de fondos
Solicitud de
Socio
Forma de
Depósito
Débito directo
Depósito o
transferencia
NO Suficiencia
de fondos
Notificación a Socio
y envío de
Certificado digital Y
físico de Depósitos a
Plazo Fijo
Fin
Prevención de
Lavado de
activSoI s
Ir a Detalle
del Proceso
Autenticación
Gerencia y Socio
Cap
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Apertura de Certificados de Depósitos a Plazo
Responsable: Oficial de Cuenta
El Socio debe solicitar mediante un correo
electrónico mensaje de texto whatsapp o
cualquier otro medio digital información
sobre los depósitos a plazo fijo
Se hace el envío de la información de las
condiciones de Depósito a Plazo Fijo al
Socio esto incluye necesariamente un link
que deberá llevarle a la página web de
Corfinal en donde se encuentre la
información pertinente al producto que trata
este proceso
Se recibe la solicitud del Socio para la
apertura del Depósito a Plazo Fijo
Se revisa la solicitud del Socio y se verifica
que la información esté completa
Con la información de la solicitud del Socio
completa se verifica la forma en la que se
va hacer el depósito de los fondos que
puede ser mediante depósito o
transferencia o mediante débito directo de
la cuenta de ahorros de los fondos
corrientes que Socio disponga
Por débito directo se verifica la suficiencia
de fondos
En el caso de que fuera por depósito o
transferencia se verifica el depósito o
transferencia conforme al proceso
correspondiente señalado en el segmento
Contabilidad del presente manual
Se efectúa el proceso de prevención de
lavado de activos
Con la solicitud actualizada del Socio se
ingresa la información de la operación en el
Sistema Financiero - Contable
Se registra la operación en el SistemaFinanciero - Contable
Se emiten los documentos
correspondientes es decir dos copias
Originales del certificado de depósitos a
plazo fijo los cuales deberán ser firmados
por el gerente y el Socio
Se notifica al Socio y se envía el certificado
digital y físico
Fin del proceso Volver a
flujograma
SOLICITUD DE APERTURA DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO
• Nombres y apellidos de socio
• Monto de apertura de depósito a plazo fijo
• Especificación de condiciones de depósito a plazo fijo
• Plazo, beneficiario
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FIJ
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Verificación de
vencimiento de
Operación de Plazo
Fijo
Renovación
Decisión
de socio
Cancelación
Pago intereses
Notificación a socio
Respuesta socio
Cálculo y desglose de
valores
Apertura
depósitos a
plazo fijo
Revisión de gerencia y
contabilidad
Información de
operación
Elaboración de orden
de pago
Requerimiento de
documentación física
de información
Orden de pago
Ir a Detalle
del Proceso
Entrega de fondos
mediante cheque o
transferencia
Fin
Regularización de
documentación operación
Prevención de
lavado de activos
Contabilización de
cierre de operación
dpf
Cancelación normal de depósitos a plazo
Responsable: Oficial de Cuenta
Se verifica la fecha de vencimiento de la
operación de depósitos a plazo fijo
Se notifica al Socio preguntándole la decisión
que va a tomar con respecto a esta operación
La respuesta del Socio que puede ser que la
cancela en su totalidad o que quiere el pago
de los intereses o que quiere renovarlo en su
totalidad
Se efectúa el requerimiento de la
documentación física de información al
Custodio de la Cooperativa
De acuerdo a la decisión Del Socio se puede
renovar en su totalidad en cuyo caso se
procede a efectuar una apertura de depósitos
a plazo fijo cuyo proceso se encuentra
determinado en el segmento captaciones del
presente manual
En el caso de que fuera solamente el pago de
intereses se desglosan los valores y se realiza
el cálculo correspondiente a cada uno de los
componentes de la operación o si fuera la
cancelación completa y total de la operación
se efectúa la revisión de gerencia y
Contabilidad
Se elabora la orden de pago
Se efectúa la prevención de lavado de activos
cuyo proceso se encuentra determinado en la
sección cumplimiento del presente manual
Se procede a la entrega de fondos mediante
cheque o transferencia cuyo proceso está
determinado en el segmento Contabilidad del
presente manual
Se efectúa la contabilización del cierre de la
operación del Depósito a Plazo Fijo en el
Sistema Financiero - Contable financiero
Se regulariza la documentación de la
operación lo que significa que se entregan los
documentos correspondientes a cada una de
las partes. Es decir, el Socio entrega el
certificado de depósito mientras que la
Cooperativa entrega un certificado o un
documento que avale la terminación de la
operación
Fin del proceso
Volver a
flujograma
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN DE OPERACIÓN
• Tipo de operación
• Motivo de cancelación de operación
• Nombres completos socio
• Identificación de la operación
• Adjuntar reporte de vencimiento de operación o correo de precancelación del
socio
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SOLICITUD DE SOCIO
PRECANCELACIÓN DPF REVISIÓN DE
GERENCIA Y
CONTABILIDAD
VERIFICACIÓN DE
VENCIMIENTO DE
OPERACIÓN DE
PLAZO FIJO ELABORACIÓN DE
ORDEN DE PAGO
INFORMACIÓN
DE
OPERACIÓN ORDEN DE PAGO
Requerimiento de
documentación física
de información
ENTREGA DE
FONDOS
MEDIANTE
CHEQUE O
TRANSFERENCIA
Prevención de
lavado de activos
CÁLCULO DE
CASTIGO,
DESGLOSE DE
VALORES
NOTIFICACIÓN A
SOCIO
CONTABILIZACIÓN
REGULARIZACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
OPERACIÓN
FIN
Ir a Detalle
del Proceso
Cap
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Precancelación de Depósitos A Plazo Fijo
Responsable: Oficial de Cuenta
Para efectuar la pre cancelación de
depósitos a plazo fijo debe existir una
solicitud del Socio dirigida al Presidente del
Consejo de Administración justificando los
motivos de la cancelación del Depósito a
Plazo Fijo
Efectuar la verificación de vencimiento de
la operación a plazo fijo
Obtener la información de la operación
Se efectúa el requerimiento de
documentación física de información al
Custodio de la Cooperativa para obtener la
documentación original
Se efectúa el cálculo del castigo
correspondiente y se hace el desglose de
los valores hacer cancelados al Socio
Se efectúa la revisión por parte de gerencia
y Contabilidad
Se elabora la orden de pago
Efectuar el proceso de prevención de
lavado de activos que se encuentra
determinado en el segmento cumplimiento
del presente manual de procesos
Se procede a la entrega de fondos
mediante el cheque o transferencia
conforme reza en el segmento Contabilidad
del presente manual
Se procede a notificar al Socio
Se efectúa el registro en el Sistema
Financiero - Contable financiero
Se efectúa la regularización de
documentación de la operación esto es la
entrega del certificado por parte del Socio a
la Cooperativa y la entrega por parte de la
Cooperativa de los documentos que avalen
la terminación de la operación de depósito
a plazo fijo
Fin del proceso
Volver a
flujograma
SOLICITUD DE PRECANCELACIÓN DEPÓSITOS A PLAZO FIJO
• Nombres y apellidos de socio
• Solicitud dirigida al presidente del consejo de administración justificando los
motivos de la cancelación
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Solicitud de Socio
Retiro Anticipado
Ahorros Programados
NO
Solicitud
completa
Solicitud de
Socio
Revisar Suficiencia
de fondos
Consejo de
Administración
aprobación
Entrega de
Fondos mediante
cheque o
transferencia
Prevención de
lavado de activos
Autorización
Consejo de
Administración
Notificación a Socio
Fin
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Ir a Detalle
del Proceso
Retiro Anticipado de Ahorros Programados
Responsable: Oficial de Cuenta
Para efectuar el retiro anticipado de
ahorros programados el Socio debe enviar
una solicitud de retiro anticipado de
ahorros programados dirigida al Presidente
del Consejo de Administración justificando
los motivos de la cancelación del depósito
programado así como la aceptación de la
pérdida de tasa preferencial y la forma de
entrega de los fondos que se encuentren
disponibles hasta la fecha de la solicitud
Una vez que la solicitud está completa con
la información de la solicitud del Socio Se
revisa si existe la suficiencia de los fondos
Se envía al Consejo de Administración
para la aprobación
Si el Consejo de Administración autorizará
el retiro del ahorro programado
Se efectúa el proceso de prevención de
lavado de activos que se encuentra en el
segmento cumplimiento del presente
manual
Se procede a la entrega de los fondos
mediante el cheque o transferencia cuyo
proceso se encuentra determinado en el
segmento Contabilidad del presente
manual
Se notifican Socio
Fin del proceso
Volver a
flujograma
SOLICITUD DE RETIRO ANTICIPADO
DE AHORROS PROGRAMADOS
• Nombres y apellidos de socio
• Especificación de producto de ahorro adquirido por el socio que se desea dar
por cancelado
• Solicitud dirigida al Presidente Del Consejo De Administración justificando los
motivos de la cancelación del depósito programado, así como la aceptación de
la pérdida de tasa preferencial y la forma de entrega de los fondos que se
encuentren disponibles hasta la fecha
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Manual de Procesos
AHORROS CAPTACIONES
CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CUSTODIA
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
COLOCACIÓNDECRÉDITO
COBRANZADECRÉDITOMEDIANTEROLC.F.N.
COBRANZADECRÉDITOMEDIANTEGESTIÓNDIARIA
TRASLADODECASOSDECOBRANZAADEPARTAMENTOLEGAL
GESTIÓNEXTRAJUDICIALDECASOSDECOBRANZA
PRECANCELACIÓNDECRÉDITO
Procesos relacionados con la colocación de fondos de Corfinal
en operaciones de crédito de acuerdo al portafolio de servicios
que se encuentren disponibles a
la fecha, así como los relacionados con la Recuperación
o Cobranza
CRÉDITO
Entrega de
Fondos
mediante
cheque o transferencia
Solicitud del Socio
Información sobre
Productos Crediticios
Análisis de
Crédito
Entrega de
Información de
Productos Crediticios
Envío de documentación a
cada miembro del Comité de
Crédito
Revisión de conformidad de
documentación
Registrar operación
en Sistema
Financiero Contable
Evaluación
capacidad de
endeudamiento,
historial crediticio y
simulación de crédito
NO Información
completa
SI
Solicitud de
Socio
Comité de
Crédito aprueba
Crédito
Ingresar información
de operación en
Sistema Financiero
Contable
• Solicitud de Crédito
• Pagaré
• Tabla de Amortización
• Contrato
• Seguro de desgravamen
• Desembolso de Fondos
Elaboración de Actas
Comité de Crédito y
firmas de miembros
Envío de
documentación física
y electrónica a socio,
archivo y custodia
Registrar Firma de
Documentos
Socio y garante
Notificación a Socio
Revisión de conformidaRdecdheazado
documentación
Operación de
Crédito
aprobada
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Prevención de
lavado de activos
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Colocación de Crédito
Responsable: Oficial de Crédito
Solicitud del Socio de información sobre
productos crediticios esta información puede
ser entregada personalmente vía electrónica o
se puede referir al Socio a visitar la página
web de la Cooperativa en la sección
correspondiente a los productos que
estuvieran vigentes a la fecha de la operación
o de la solicitud del Socio
Con la información completa de la solicitud del
Socio se procede a la revisión de conformidad
de la documentación entregada por el Socio
Se efectúa el análisis de crédito
Se envía la documentación a cada miembro
del Comité de Crédito par aprobación
Con la aprobación del Comité de Crédito se
ingresa la información de la operación en el
Sistema Financiero - Contable
Se obtienen los siguientes documentos:
Solicitud de Crédito, Pagaré, Tabla de
Amortización, Contrato, Seguro de
Desgravamen Y el Desembolso de Fondos
Se efectúan las actas del comité de crédito
Se procede a la firma de los miembros
Se realiza la revisión de conformidad de la
documentación
Se envía la documentación física y electrónica
al Socio así como a archivo y custodia dentro
de la Cooperativa
Se registra la firma de documentos del Socio y
el garante
Con la información del crédito aprobado se
registra en el Sistema Financiero - Contable
Se efectúa el proceso de prevención de
lavado de activos que se encuentra
consignado en el segmento cumplimiento del
presente manual
Se procede a la entrega de fondos mediante
cheque o transferencia cuyo proceso se
encuentra detallado en el segmento
Contabilidad del presente manual
Se notifica al Socio
Fin del proceso Volver a
flujograma
CORREO SOLICITUD DEL SOCIO INFORMACIÓN SOBRE PRODUCTOS
CREDITICIOS
• Nombre del socio
• Número de cédula
• Producto crediticio
• Monto solicitado
• Plazo solicitado
• Especificación de método de amortización (alemán / francés)
• Cuenta de destino de los fondos (socio / tercero)
• Forma de recepción de fondos (transferencia / cheque)
• Cédula de cónyuge
• Cedula de garante y cónyuge (si aplica)
• Planilla de servicios
• Tres últimos roles de pago
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FORMULARIOS DE GESTIÓN DE CRÉDITO
Descargar documentación y simulador en:
https://www.corfinal.com/index.php/productos-y-servicios
Descarga directa de formulario:
https://www.corfinal.com/documentos/Formulario-Credito-Corfinal2017.xlsx
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Débito directo de fondos
transferidos de CFN
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CFN
Verrifiación de
depósito o
transferencia
Priorización de
fondos corrientes
disponibles para
cobertura de
obligaciones
Cobertura de
obligaciones con NO
fondos
corrientes
disponibles
SI
Notificación a para cobertura
total o parcial de
obligaciones mediante
depósito o transferencia a
Corfinal
Cobertura de
obligaciones NO
por depósito o
transferencia
Socio dispone NO
fondos no corrientes
para cobertura de
obligaciones
SI
Notificación a Socio y
sugerencia de uso de otros
fondos planificados para
cobertura de crédito
Autorización NO
uso de fondos
no corrientes
SI
Débito directo de fondos
SI no corrientes
Actualización de
información
SI crédito
Fin
NO
Elaboración de Rol
Mensual para Pagaduría
CFN
Envío de Rol Mensual de
Novedades a CFN
20 de cada mes
Recepción de Rol
Procesado por CFN fin de
cada mes
Verrifiación de
depósito o
transferencia
CFN
Comparación de Rol
Enviado vs Rol Recibido
Novedad
entre
enviado y recibido Ir a Detalle
del Proceso
Cobranza de Crédito mediante Rol CFN
Responsable: Oficial de Crédito
Elaboración del rol mensual para pagaduría de CFN
Envío de rol mensual de Novedades hasta el 20 de
cada mes
Recepción del rol procesado por CFN. Al fin de cada
mes
Comparación de rol enviado versus del rol recibido
Verificación de depósito o transferencia de las FN
mediante el proceso que se encuentra consignado
en el segmento Contabilidad del presente manual
Si existieran novedades del Socio entre el enviado y
el recibido
Se procede a priorizar los fondos corrientes
disponibles para la cobertura de las obligaciones del
Socio
Sí con los fondos disponibles del Socio se logra
cubrir las obligaciones se procede a la actualización
de la información del crédito
En caso de que los fondos disponibles del Socio no
fueran suficientes para cubrir las obligaciones del
Socio con la Cooperativa se notifica el Socio para la
cobertura total o parcial de las obligaciones
mediante depósito o transferencia
Se verifica el depósito o transferencia mediante el
proceso que se encuentra consignado en el
segmento Contabilidad del presente manual
Se verifica si es que existe la cobertura de las
obligaciones del Socio mediante depósito o
transferencia
Si existiera la cobertura total se actualiza la
información del crédito
Si el Socio dispone de fondos no corrientes para la
cobertura de obligaciones es decir si tiene ahorros
programados o algún otro producto de ahorro
programado se le notifica al Socio y se le sugiere el
uso de estos fondos para la cobertura de los
créditos o las obligaciones que mantuviera con
Corfinal
Si el Socio autoriza el uso de los fondos no
corrientes se efectúa el débito directo de los fondos
no corrientes y se actualiza la información del
crédito
En el caso de que una vez efectuada la verificación
individual de depósito o transferencia efectuada por
CFN. En base al rol enviado mensualmente no
hubiera novedades se efectúa el débito directo de
los fondos transferidos de cfn y se actualiza la
información de crédito en el Sistema Financiero -
Contable
Fin del proceso Volver a
flujograma
Cré
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DE
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DIA
RIA
Reporte Diario de
Socios en Mora
Comunicación telefónica /
sms / correo electrónico a
Socio en mora
Registrar en bitácora
Excel la novedad
obtenida de cada
cliente
Verificar cumplimiento de
novedad de cliente en
mora
Reporte Diario de Gestión
de recuperación a Gerencia
(Bitácora)
Revisión de Gestión
Chequeo de Madurez
de Cartera
Socio cumple NO
con gestión
SI
NO Caso mayor a
90 días a ser judicializado
SI
Traslado de casos a
departamento Legal
Fin
Registrar en
Sistema Contable
Financiero
Verificación de
depósito o transferencia
Ir a Detalle
del Proceso
Información a
Buró de Crédito
Cobranza de Crédito mediante Gestión Diaria
Responsable: Oficial de Crédito
Se obtiene el reporte de Diario De Socios en
Mora
Se efectúa la comunicación telefónica o por
mensaje escrito o por correo electrónico o por
whatsapp informándole al Socio en Mora los
detalles de las obligaciones pendientes que
mantiene con la Cooperativa
Se registra en la bitácora de Excel las
novedades obtenidas de cada cliente
Se verifica el cumplimiento de los
ofrecimientos o de las novedades del cliente
que se encuentra en Mora
Si es que el Socio ha cumplido
Se procede a verificar el depósito o
transferencia mediante el proceso que se
encuentra establecido en la sección
Contabilidad del presente manual
Se registra en el Sistema Financiero -
Contable Financiero
Se incluye la novedad en el reporte diario de
gestión de recuperación que se entrega
gerencia conocido como la bitácora de
cobranza
Se revisa la gestión y se chequea la madurez
de la cartera
En el caso de que sea mayor a 90 días se
procede el traslado de casos al departamento
legal que se encuentra detallado en el
segmento crédito del presente manual
Fin del proceso
Volver a
flujograma
Reporte de Cartera
Madura Elaboración de
reporte para
Departamento Legal
Análisis caso por
caso de operaciones
de crédito maduras Reporte de Cartera a ser
gestionada por
Departamento Legal
Cumple
condiciones
judicialización
NO
IEntrega a
Departamento Legal
SI
Determinación de
casos a ser
judicializados Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cré
dit
o. T
RA
SLA
DO
DE
CA
SOS
DE
CO
BR
AN
ZA
A D
EPA
RTA
MEN
TO L
EGA
L
Volver a
flujograma
Traslado de casos de cobranza al Departamento Legal
Responsable: Oficial de Crédito
Con el reporte de cartera madura se efectúa el análisis
caso por caso de las operaciones de crédito maduras
Se verifica si cumple con las condiciones de
judicialización
En el caso de que sea positivo se determinan los casos
a ser judicializados
Se elabora un reporte para el departamento legal
Se obtiene el reporte de cartera a ser gestionada por el
Departamento legal
Se entrega al abogado
Fin del Proceso
REPORTE DE CARTERA A SER GESTIONADA
POR EL DEPARTAMENTO LEGAL
Información a ser incluida
• Nombre del Socio
• Producto Crediticio
•
•
•
Monto
Plazo
Intereses
• Días vencidos (mora)
• Monto a recuperar
• Gestión diaria 1. resultado
• Gestión 2: resultado
• Gestión diaria 3: resultado
• Información de contacto de socio
REP
OR
TE D
E C
AR
TER
A A
SER
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TIO
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P
OR
EL
DEP
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OB
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D
EPA
RTA
MEN
TO L
EGA
L
Reporte de Cartera
Madura
Verrifiación de
depósito o
transferencia
Notificación a Socio de
estado prejudicial del
caso de cobranza
NO Socio
Cancela
Entrega de
Documentación de
Operación
Gestión Judicial de caso
de Recuperación de
Cartera
Informe periódico de
Gestión Judicial de
Recuperación de
Cartera
Análisis de Gestión
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
SI
Volver a
flujograma
Gestión extrajudicial de cobranza departamento legal
Responsable: Oficial de Crédito
Con el reporte de cartera madura se procede a notificar
al Socio del Estado pre judicial del caso de cobranza y
se solicita la cancelación
Si el Socio Cancela se procede a la verificación del
depósito o transferencia mediante el proceso que se
encuentra detallado en la sección Contabilidad del
presente manual
Se procede al análisis de gestión
En caso de que el Socio no cancele la obligación
Se solicita la entrega de documentación de la operación
que se encuentra consignado en un proceso dentro del
segmento cumplimiento en el presente manual
Se efectúan las gestiones necesarias para la
recuperación judicial de la cartera
Se emite un informe periódico de gestión judicial de
recuperación Qué es analizado junto con gerencia
Fin del proceso
Ir a Detalle
del Proceso
Solicitud de saldo socio
Notificación a socio
Verificación de
información de
operación crediticia
Información de
operación
Calculo de valores
Documentación de crédito
Entrega de
documentación de operación
Registro de
cancelación en
sistema financiero
contable
Verificación de
depósito o transferencia
Elaboración de
liquidación de operación
crediticia
Cancelación de
operación de crédito
Notificación a socio
Contabilización
Regularización de
documentación operación
Fin
Cré
dit
o. P
REC
AN
CEL
AC
IÓN
CR
ÉDIT
O
Precancelación de Crédito
Responsable: Oficial de Crédito
El Socio que desea precancelar su crédito debe enviar una solicitud de
saldo al funcionario de crédito
Se verifica la información de la operación crediticia
Con la información de la operación se procede al cálculo de valores
Se elabora la liquidación de operación crediticia
Se notifica Socio con los detalles de la operación para hacer
precancelada
Se verifica el depósito o transferencia mediante el proceso que se
encuentra establecido en la sección Contabilidad del presente manual
Registro de la cancelación en el Sistema Financiero - Contable
Solicitar la entrega de la documentación de la operación que se
encuentra detallada en un proceso consignado en la sección
cumplimiento del presente manual
Con la documentación del crédito original se procede a la cancelación
de la operación de crédito
Se notifica al Socio
Se contabiliza
Se regulariza la documentación de la operación
Fin del proceso
Volver a
flujograma
Manual de Procesos
AHORROS CAPTACIONES
CUMPLIMIENTO CUSTODIA
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
COMPRASYPAGOAPROVEEDORES
VERIFICACIÓNDEDEPÓSITOS
ENTREGADEFONDOSMEDIANTETRANSFERENCIA
ENTREGADEFONDOSMEDIANTECHEQUE
CONCILIACIÓNBANCARIA
REPOSICIÓNDEFONDODECAJACHICA
ARQUEODECAJACHICA
CIERREDEEJERCICIO
Procesosrelacionadosconla contabilizaciónde lasoperacionesasí comolosprincipalesrelacionadosa la obtencióndeconfiabilidad de la
informaciónfinanciera y la determinacióncuantificada de los
resultadosde lasoperaciones económicasde Corfinal
CONTABILIDAD CRÉDITO
Revisión de Ejecución
Presupuestaria
Compra se
encuentra
dentro del
Presupuesto
Factura
cumple con
la normativa
legal vigente
Compra
supera el
monto
autorizado
para
Gerencia
Autorización de pago
Autorizacion de
Consejo de
Adminsitración
Ingreso a Sistema
Contable Financiero
Autorización de Compra
Revisión de Factura de
Proveedor Cálculo de
Retenciones y valor
neto a cancelar
Entrega de
Fondos mediante
transferencia
Notificación de pago a
Proveedor
Egreso
Transferencia
Retenciones
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Co
nta
bili
dad
. Co
mp
ras
y p
ago
a p
rove
edo
res
Compras y Pago a Proveedores
Responsable: Contador
Se efectúa la revisión de la ejecución
presupuestaria
Si la compra se encuentra dentro del
presupuesto se procede a verificar si la
compra supera el monto autorizado para
gerencia
En caso de que el monto superara se requiere
la autorización del consejo de administración
En el caso de que esté dentro del rango
autorizado para el uso de gerencia se procede
a autorizar la compra
Se efectúa la revisión de la factura del
proveedor en forma y fondo
Si la factura cumple con la normativa legal vigente
Efectuar la autorización de pago
Se ingresa al Sistema Financiero - Contable se
efectúa por parte del sistema un cálculo de
retenciones y valor neto a cancelar el cual
debe ser revisado
Se entrega los fondos mediante cheque o
transferencia cuyo proceso se encuentra
consignado en la sección contabilidad del
presente manual
Se notifica del pago al proveedor
Se elabora la documentación correspondiente
egreso, la transferencia y las retenciones
Fin del proceso
Volver a
flujograma
Recepción Correo Socio
con datos de Depósito o
Transferencia
Envío a Socio de
Formulario de Origen,
Licitud y Destino de
Fondos
Revisión de Cash
Management de Cuenta
Bancaria de Corfinal
Ingreso a plataforma
bancaria
Verificación Crédito de
Depósito o Transferencia
en movimientos de la
cuenta Corfinal
Formulario de Origen,
Licitud y Destino de
Fondos firmado
Registro en Sistema
Financiero Contable
Crédito
NO bancario
depósito o
transferencia
SI
Depósito o
Transferencia NO
requiere
Licitud de
Fondos
SI
Formulario
Licitud de NO
Fondos
Completo
SI
Información
actualizada
correo Socio
Acreditación de Fondos en
Cuenta de Socio
Grabar Información en
Sistema Financiero
Contable
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Co
nta
bili
dad
. VER
IFIC
AC
IÓN
DE
DEP
ÓSI
TOS
Volver a
flujograma
Verificación de depósitos
Responsable: Contador
La verificación de depósitos es uno de los procesos más importantes y
recurrentes dentro de la operación de la Cooperativa, por lo cual requiere
especial atención en su ejecución
Se recibe el correo o cualquier otra notificación electrónica del Socio
con los datos del depósito o transferencia
Se ingresa a la plataforma bancaria o cash management de la
cuenta de Corfinal
Se efectúa la verificación del crédito del depósito o transferencia en
los movimientos de la cuenta
Si se encuentra acreditado el valor del depósito
Se efectúa el proceso de prevención de lavado de activos que se
encuentra consignado en la sección de Cumplimiento del presente
manual
Con la información actualizada se procede al registro en el Sistema
Financiero - Contable
Se acreditan los fondos en la cuenta del Socio
Se graba la información en el Sistema Financiero - Contable
Fin del proceso
Co
nta
bili
dad
. EN
TREG
A D
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MED
IAN
TE T
RA
NSF
EREN
CIA
Información
de operación
a realizar
Ingreso a plataforma
bancaria
Aprobación de
transferencia a cuenta de
Socio
Débito de fondos de
Cuenta de Socio
Ingreso de información de
transferencia de cuenta
de Corfinal a cuenta
designada por socio
Grabar información de
transacción en
Sistema Financiero
Contable
Operación
aprobada
Revisión de información
de transferencia Notificación a Socio
Información NO
transferencia
bancaria
correcta
Registro en Sistema
Financiero Contable
Fin
SI
Ir a Detalle
del Proceso
Volver a
flujograma
Entrega de fondos mediante transferencia
Responsable: Contador
Con la información de la operación que se va a realizar sea está un retiro
sea está una cancelación de depósitos o cualquiera que implique
desembolsos de dinero se ingresa a la plataforma bancaria
Se ingresa la información de la transferencia desde la cuenta de Corfinal
a la cuenta designada por el Socio para la entrega de fondos
Con la información de la transferencia bancaria correcta se procede a la
aprobación de la transferencia a la cuenta del Socio
Con la información de la operación aprobada se procede al registro en el
Sistema Financiero - Contable
Se debita los fondos de la cuenta del Socio
Se graba la información de la transacción en el Sistema Financiero -
Contable
Se notifica al Socio
Fin del proceso
Ir a Detalle
del Proceso
Información
de operación
a realizar
Operación
aprobada
Grabar información de
transacción en
Sistema Financiero
Contable
Revisión de información
de cheque
Notificación a Socio
Registro en Sistema
Financiero Contable
Información
transacción y NO
cheque
correcta
Entrega cheque a
Socio
SI
Débito de Fondos de
Cuenta de Socio
Emisión cheque Fin
Co
nta
bili
dad
. EN
TREG
A D
E FO
ND
OS
MED
IAN
TE C
HEQ
UE
Volver a
flujograma
Entrega de fondos mediante cheque
Responsable: Contador
Con la información de la operación a realizar se revisa la información
del cheque
Con la información del cheque correcta se procede a la emisión del
cheque
Con la operación aprobada se registra en el Sistema Financiero -
Contable
Se efectúa el débito de los fondos de la cuenta de Socio
Se graba la información de la transacción en el Sistema Financiero -
Contable
Se notifica al Socio mediante un correo electrónico o cualquier otro
tipo de notificación electrónica
Se entrega el cheque al Socio
Fin del proceso
Recepción de Estado de
Cuenta bancario Auxiliar Contable de la
Cuenta Bancaria de
Corfinal
Verificación de registro de
todas las operaciones en
el Sistema Financiero
Contable
Cotejamiento de Valores
entre Estado de Cuenta
Bancario y Estado de
cuenta emitido por el
Sistema
Registro de Gastos
bancarios y tasas e
impuestos detallados en
el estado de cuenta
bancario
Valores
Coinciden
entre
Bancario vs
contable
NO
SI
Proceso de Auxiliar
contable de la Cuenta
Bancaria Corfinal Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Co
nta
bili
dad
. CO
NC
ILIA
CIÓ
N B
AN
CA
RIA
Volver a
flujograma
Conciliación bancaria
Responsable: Contador
Se recibe el estado de cuenta bancario
Se registran en todas las operaciones en el Sistema Financiero -
Contable
Se registran todos los gastos bancarios, tasas e impuestos detallados
en el estado de cuenta bancario
Se procesa el auxiliar contable de la cuenta bancaria de Corfinal
Con el auxiliar contable impreso se cotejan los valores entre el estado
de cuenta bancario y el estado de cuenta emitido por el sistema
Si los valores coinciden entre el bancario y el contable se finaliza el
proceso
Caso contrario se efectúa nuevamente el cotejamiento hasta verificar
que no existan diferencias
Fin del proceso
Correo a Gerencia
Solicitando Autorización
para reposición de fondo
de Caja Chica
Reporte de Caja Chica
Revisión de Reporte de
caja Chica
Gerencia autoriza
Entrega de Fondos
Mediante Cheque
Contabilización de
Costos- Gastos en
Sistema Financiero
Contable
Efectivización de Cheque
Entrega de fondos a
Custodio de Fondo de
Caja Chica
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Co
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bili
dad
. REP
OSI
CIÓ
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E FO
ND
O D
E C
AJA
CH
ICA
Volver a
flujograma
Reposición del fondo de Caja Chica
Responsable: Contador
• Correo a gerencia solicitando la autorización para la reposición del fondo
de Caja Chica
• Adjuntar el reporte de Caja Chica
• Revisión del reporte de Caja Chica
• Gerencia autoriza
• Contabilización de Los costos y gastos en el Sistema Financiero -
Contable
• Entrega fondos mediante cheque de acuerdo al proceso establecido en
el segmento Contabilidad del presente manual
• Se efectiviza el cheque
• Se entrega los fondos al Custodio del fondo de Caja Chica
• Fin del proceso
REPORTE DE CAJA CHICA
Información a incluir
•
•
•
•
Nombre del custodio
Fecha de elaboración
Detalle de desembolsos
Comprobantes de compra
• Fecha de reposición
• Suma de desembolsos
• Saldo
• Firma de responsabilidad
• Firma de autorización
• Firma de aprobación
REP
OR
TE D
E C
AJA
CH
ICA
Orden de Gerencia para
ejecución de arqueo Comparar entre el saldo
verificado y el saldo por
contabilidad.
Pedir presencia de custodio
de fondo y delegado de
Control
Desglosar los
comprobantes de pago,
fecha, concepto,
autorización y valor.
ordenarlos por fecha Acta de Arqueo
Realizar la suma del total de
efectivo y de los
comprobantes de compra Fin
Elaborar Acta de Arqueo
Clasificar el dinero en
monedas, billetes y cheques
Establecer diferencias en
más o en menos
Ir a Detalle
del Proceso
Co
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dad
. AR
QU
EO D
E C
AJA
CH
ICA
Arqueo de Caja Chica
Responsable: Contador
Se efectúa mediante una orden de gerencia
Se solicita la presencia del Custodio del fondo
y un delgado de control interno de la
Cooperativa
Se clasifica el dinero en monedas billetes y
cheques
Se desglosan los comprobantes de pago se
ordenan por fecha
Se confirman las autorizaciones y los valores
Se realiza la suma total del efectivo y de los
comprobantes de compra
Comparación entre el saldo verificado y el
saldo por Contabilidad
Se establecen las diferencias en más o en
menos
Se elabora el acta de arqueo que contiene:
i. Nombre del Custodio
ii. Fecha de elaboración
iii. Hora de inicio
iv. Hora de finalización
v. Detalle de los desembolsos
vi. Detalle de los comprobantes de compra
vii. Fecha de reposición
viii. Suma de desembolsos
ix. Saldo
x. Firma de responsabilidad
xi. Firma de autorización
xii. Firma de aprobación
xiii. Nombre del auditor o de la persona que realiza
el arqueo
xiv. Nombre del delegado de Contabilidad
xv. Detalle de las novedades
Fin del proceso
Volver a
flujograma
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA Información a incluir
• Nombre del custodio
• Fecha de elaboración
• Hora inicio, hora fin
• Detalle de desembolsos
• Comprobantes de compra
• Fecha de reposición
• Suma de desembolsos
• Saldo
•
•
•
Firma de responsabilidad
Firma de autorización
Firma de aprobación
• Nombre del Auditor • Nombre del delegado de Contabilidad
• Detalle de novedades
AC
TA D
E A
RQ
UEO
DE
CA
JA C
HIC
A
Conciliar Bancos
Remayorizar Cuentas
Contables en Sistema
Financiero Contable
Revisión / Actualización
de normativa legal vigente
respecto al manejo
contable de Corfinal
Calcular y registrar
Depreciaciones
Calcular y registrar
Amortizaciones
Cierre en Sistema
Financiero Contable
Pocesar Mayorización de
Cuentas en Sistema
Financiero Contable
Revisar, reclasificar y
registrar provisiones de
cuentas de Contingente
Estados Financieros
Calcular y Registrar
Provisiones, Reservas y
otras de acuerdo a
normativa legal.
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Co
nta
bili
dad
. CIE
RR
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E EJ
ERC
ICIO
Volver a
flujograma
Cierre del ejercicio
Responsable: Contador
Efectuar la revisión y actualización de la normativa legal
vigente respecto al manejo contable de la Cooperativa
Se procesa la mayorizacion de cuentas en el Sistema
Financiero - Contable
Se efectúa la conciliación de bancos
Se calculan y se registran las depreciaciones
Se calculan y se registran las amortizaciones
Se revisan, se reclasifican y se registran las provisiones
de cuentas de contingente
Se calculan y registran provisiones reservas y otras de
acuerdo a la normativa legal
Se remayoriza las cuentas contables en el Sistema
Financiero - Contable de la Cooperativa
Se efectúa el cierre en el Sistema Financiero - Contable
de acuerdo al procedimiento establecido en el manual
del mismo
Procesar y obtener los estados financieros
Fin del proceso
CRÉDITO
Manual de Procesos
AHORROS CONTABILIDAD
CAPTACIONES
CUSTODIA
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
PREVENCIÓNDELAVADODEACTIVOS
REGISTRODECLIENTES
REPORTESSEPS
Procesos relacionados con las funciones que
debe desarrollar el Oficial de Cumplimiento en estricto apego a la
normativa legal vigente
CUMPLIMIENTO
Revisión de monto de
operación
Revisión en organismos
de control
Operación supera
el monto legal
establecido para
Licitud de Fondos
Fotocopiado de
originales y archivo de
copias de respaldo
Formulario de Origen y
Destino Lícito de Fondos|
Formulario
cumple con
requisitos legales
e información
completa
Formulario
correctamente
llenado, revisado y
sumillado por Oficial
de Cumplimiento
Información de
formulario Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cu
mp
limie
nto
. PR
EVEN
CIÓ
N D
E LA
VA
DO
DE
AC
TIV
OS
Volver a
flujograma
Prevención de Lavado de Activos
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Revisión de monto de operación
Si la operación supera el monto legal establecido para
registrar origen y uso de fondos se solicita al Socio que
llene y firme el formulario de origen y destino de fondos.
Se revisa y confirma que el formulario se encuentre
correctamente llenado y firmado
Con la información del formulario se revisa en las listas
de los Organismos de Control
Se fotocopia los documentos originales y se archivan
copias de respaldo
El formulario correctamente llenado, revisado y
sumillado por el Oficial de Cumplimiento se adjunta a la
demás información de la operación
Fin del proceso
Revisión de
documentación de
solicitud de ingreso
Cumple con NO
requisitos
SI
Formulario Conozca
a su Cliente
Registro en sistema
informático
Información
Cliente
Documentos de
cuenta y aportes
Revisión en
plataformas digitales
antecedentes y listas
de control
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cu
mp
limie
nto
. REG
ISTR
O D
E C
LIEN
TES
Volver a
flujograma
Registro de Clientes
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Se efectúa la revisión de la documentación de Solicitud
de Ingreso
Se completa el formulario Conozca a su Cliente
Con la información completa del Socio se efectúa al
revisión en plataformas digitales de los Organismos de
Control en busca de novedades con respecto al Socio
que pudieran impedir su inclusión dentro de los Socios
de la Cooperativa
Si el postulante cumple con los requisitos vigentes
solicitados por Corfinal se procede a realizar el Registro
en el Sistema Financiero Contable
Se emiten el Certificado de Aportaciones y la Cartola de
la Cuenta de Ahorros del Socio
Fin del proceso
Revisión Normativa legal
vigente
Normativa
legal
Carga de Información
digital
Comprobante de
cumplimiento
Archivo Electrónico
de reportes a ser
enviados a SEPS
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Preparación de
reportes en Sistema
Financiero Contable
Ingreso a plataformas
de Organismos de
Control
Cu
mp
limie
nto
. REP
OR
TES
SEP
S
Volver a
flujograma
Reportes SEPS
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Revisión de normativa legal vigente respecto a los
Reportes e Informes a ser entregados periódicamente a
las SEPS
Con la información de la normativa legal, se preparan
los reportes correspondientes en el Sistema Financiero
– Contable
Se efectúa el archivo electrónico de los reportes a ser
enviados a las SEPS
Se ingresa a la plataforma de la SEPS
Se carga la información digital en la plataforma SEPS
SE imprime el Comprobante de Cumplimiento, cuyo
digital se deberá almacenar y el físico se archiva para
futuras referencias y control
Fin del proceso
CRÉDITO
Manual de Procesos
AHORROS
CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CAPTACIONES
GERENCIAY GOBIERNO
CORPORATIVO
RECEPCIÓNYARCHIVODEDOCUMENTACIÓN
RESPALDOINFORMÁTICODEINFORMACIÓNDIGITAL
ENTREGADEDOCUMENTACIÓNDEOPERACIÓN
DIGITALIZACIÓNDEDOCUMENTOS
Procesosrelacionadosconel
almacenamientode información, custodia de documentosde Corfinal , tantoenfísicocomoen digital, de acuerdoa las normativasy a políticas propiasde la Cooperativa
CUSTODIA
Documentos
operación Elaborar file de
operación con
documentación
completa
Bitácora de
documentación
Revisión de
Documentación File con
documentación
completa
Archivo físico de
acuerdo a política
Documentación NO cumple con
requisitos
específicos de
operación
SI
Digitalización de
documentación
Notificación a
superior de
cumplimiento de
respaldo
Información de
operación
Elaboración de ficha
de documentación
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cu
sto
dia
. REC
EPC
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O D
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OC
UM
ENTA
CIÓ
N
Recepción y Archivo de Documentación
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Se reciben los documentos de la operación
Se revisa la documentación de la documentación de la operación en
forma y fondo
Si la documentación cumple con los requisitos específicos de la
operación, con la información de la operación y los documentos se
elabora el file de la operación con la documentación completa
El file completo de la operación se digitaliza conforme al proceso de
Digitalización de Documentos en la sección Custodia del presente
Manual
Se elabora la ficha de la documentación
Se registra la información de la ficha en la bitácora de documentación
que deberá contener:
i. Tipo de operación )Corporativa o de Socios
ii. Fecha de operación
iii. Vencimiento de operación
iv. Listado de documentación incluida
Se procede al archivo físico de la documentación de acuerdo a la política
establecida por la Cooperativa que esté vigente a la fecha
Se notifica al responsable del proceso que origina la operación sobre el
cumplimiento del presente proceso
Fin del proceso Volver a
flujograma
BITÁCORA DE DOCUMENTACIÓN
Información a ser incluida
• Tipo de operación:
a)
b)
•
Corporativa (Inversiones)
De socios (crédito, DPF)
Fecha de operación
• Vencimiento de operación
• Documentación incluida
BIT
ÁC
OR
A D
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OC
UM
ENTA
CIÓ
N
Ingreso a plataformas de
trabajo
Almacenamiento de respaldos
de acuerdo a política y recursos
autorizados
Ficha de respaldo Archivo físico de
respaldos
Información de
respaldo
Notificación a
superior de
cumplimiento de
respaldo
Generación de
respaldos mediante
software
especializado
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cu
sto
dia
. RES
PA
LDO
INFO
RM
ÁTI
CO
DE
INFO
RM
AC
IÓN
DIG
ITA
L
Respaldo Informático de Información Digital
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Se ingresa a la plataforma informática de trabajo que se desee
respaldar
Se elabora la Ficha de Respaldo que contiene:
i. Área operativa de la cual se efectúa el respaldo
ii. Fecha y hora
iii. Módulos, carpetas o categorías a ser respaldadas
iv. Listado detallado de archivos: nombre, extensión, fecha de
creación, fecha de modificación, tamaño
v. Formato en el que se efectúa el respaldo
vi. Medio en el que se efectúa el respaldo físico
vii. Ubicación física del respaldo informático
Con la información de Respaldo se procede a generar los
respaldos mediante software especializado, que puede ser parte
integral de la plataforma de trabajo o el gestor de compresión que
hubiera sido determinado por los directivos para efectos de
respaldo
Se almacenan los respaldos informáticos de acuerdo a política y
recursos autorizados para el efecto
Se archiva los respaldos físicos de acuerdo a política
Se notifica a gerencia el cumplimiento de las actividades detalladas
en el presente proceso
Fin del proceso Volver a
flujograma
FICHA DE RESPALDO INFORMÁTICO
Información a ser incluida
• Área operativa de la cual se efectúa elrespaldo
• Fecha y hora
• Módulos, carpetas o categorías a ser respaldadas
• Listado detallado de archivos: nombre, extensión, fecha de creación, fecha de
modificación, tamaño
• Formato en el que se efectúa el respaldo
• Medio en el que se efectúa el respaldo físico
• Ubicación física del respaldo informático
FIC
HA
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RES
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LDO
INFO
RM
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N
FÍSI
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DE
OP
ERA
CIÓ
N
Análisis de vencimiento o
precancelación de operación
de captación o crédito
Revisión de
documentación de
operación
Solicitud de
documentación de
operación
Fotocopiado de
originales y archivo de
copias de respaldo
Información de
operación
Entrega de file de
documentación
original de operación
a solicitante
Recuperación de
documentación de
operación de archivo Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Volver a
flujograma
Entrega de Documentación Física de Operación
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Análisis de vencimiento o precancelación de operación
de captación o crédito
Recepción de solicitud escrita del responsable del
proceso generador de la operación indicando los
detalles de la operación y las razones que motivan la
petición de entrega de la Documentación
Con la información de la operación requerida, se
recupera la documentación del archivo físico
Se revisa en fondo y forma la documentación
Se efectúa el fotocopiado de los documentos originales,
cuyas copias deberán ser archivadas
Se entrega el file de documentación con los originales
al responsable del proceso que generó la solicitud de
entrega de documentación
Fin del proceso
Revisión de documentación
de operaciones Corfinal
Almacenamiento de respaldos de
acuerdo a política y recursos
autorizados
Bitácora de
Documentos
Archivo físico de
respaldos
Información de
operación
Notificación a
superior de
cumplimiento de
respaldo
Escaneo de
documentos
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Cu
sto
dia
. DIG
ITA
LIZA
CIÓ
N D
E D
OC
UM
ENTO
S
Volver a
flujograma
Digitalización de Documentos
Responsable: Oficial de Cumplimiento
Revisión de forma y fondo de la documentación de
operaciones
Llenado de bitácora de documentos con la información
de la operación
Escaneo de documentos y etiquetado de acuerdo a
política establecida
Efectuar el almacenamiento de los respaldos digitales
de acuerdo a política y recursos establecidos para el
efecto
Efectuar el almacenamiento físico de los respaldos
digitales
Notificar a gerencia del cumplimiento de las actividades
relacionadas con este proceso
Fin de proceso
BITÁCORA DE DOCUMENTACIÓN
Información a ser incluida
• Tipo de operación:
a)
b)
•
Corporativa (Inversiones)
De socios (crédito, DPF)
Fecha de operación
• Vencimiento de operación
• Documentación incluida
BIT
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Manual de Procesos
AHORROS CAPTACIONES
CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CUSTODIA
ELABORACIÓNDEPOLÍTICAS, REGLAMENTOSYPROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓNDEPLANOPERATIVOANUAL
ELABORACIÓNDEPRESUPUESTOANUAL
APROBACIÓNDEINICIATIVASYGESTIONESINTERNAS
GERENCIA Y GOBIERNO
CORPORATIVO CRÉDITO
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Existen
actividades
repetitivas que no
han sido
normadas
Formulación de políticas,
reglamentos y procedimientos
operativos
Política, reglamento y
procedimiento
propuesto
Acta de
Conocimiento /
Aprobación
Documento aprobado
Presentación a
conocimiento de
Consejo de
Administración
Socialización e
implementación
Consejo de
Administración
debe aprobar legal
o estatutariamente
Seguimiento
Existen
cambios o
nuevos
procesos
Aprobación de
Asamblea
General
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Revisión de Formularios de
área
Levantamiento de información
Reunión periódica con líder
de área
Volver a
flujograma
Elaboración de Políticas, Reglamentos y Procedimientos
Responsable: Gerencia
Mantener reuniones periódicas con líderes de área
Determinar si existen actividades que se hayan vuelto repetitivas
y que no hayan sido normadas y regulares
Efectuar el levantamiento de la información correspondiente a las
actividades que se van a normar
Revisión de formularios existentes en el área de trabajo
Si existen cambios se formulan las Políticas, Reglamentos y
Procedimientos operativos modificados o inéditos
Se plasma la nueva normativa en un documento impreso y digital
Presentación a conocimiento del Consejo de Administración
Si el Consejo de Administración debe aprobar estatutariamente
se elabora el Acta de Conocimiento o Aprobación adjuntando una
copia certificada del documento aprobado
Se efectúa la socialización e implementación de los nuevos
procedimientos
Se efectúa el seguimiento periódico de la normativa aplicada
Fin del proceso
Reunión anual con líder de
área
Existen
observaciones o
cambios
Acta de aprobación
Documento aprobado
Existen nuevas
iniciativas
Elaboración de Plan
Operativo Anual
Socialización e
implementación
Levantamiento de información
de planificación de área Plan
Operativo
anual
Consolidación de información
Presentación a Consejo
de Administración
Seguimiento
Socialización de Plan con
jefes de Área Consejo de
Administración
aprueba
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
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Elaboración de Plan Operativo Anual
Responsable: Gerencia
Mantener reuniones periódicas anuales con líderes de
área
Determinar si existen nuevas iniciativas en cada área
Efectuar el levantamiento de la información
correspondiente a las actividades planificadas para el
periodo venidero
Revisión y consolidación de información
Socialización de Plan con Jefes de Área
Receptar las observaciones que surgieran e incluirlas si
corresponden
Elaboración de Plan Operativo Anual definitivo
Presentar el Plan Operativo Anual en documento digital
e impreso al Consejo de Administración
Si el Consejo de Administración debe aprobar
estatutariamente se elabora el Acta de Conocimiento o
Aprobación adjuntando una copia certificada del
documento aprobado
Se efectúa la socialización e implementación
Se efectúa el seguimiento periódico
Fin del proceso Volver a
flujograma
Reunión Anual con Contador
– Jefe financiero
Elaboración de Presupuesto
Operativo Anual
Acta de aprobación
Documento aprobado
Presupuesto
Operativo Anual
Socialización e
implementación
Obtención de Necesidades
planificadas de cada área
Presentación a Consejo
de Administración
Seguimiento
Consejo de
Administración
aprueba
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Revisión de Ejecución
presupuestaria
Consolidación de Información
Revisión de Resultados
Financieros Proyectados
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An
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Volver a
flujograma
Elaboración de Presupuesto Anual
Responsable: Gerencia
Mantener reunión anual con Contador
Revisar la ejecución presupuestaria del presupuesto
vigente a fin de determinar los sobrantes o excedentes
que pudieran producirse en cada una de las partidas.
Revisión de los Resultados Financieros proyectados
Levantamiento de las necesidades financieras
planificadas de cada área
Consolidación de la Información
Elaboración de Presupuesto Operativo Anual definitivo
Presentar el Presupuesto Operativo Anual en
documento digital e impreso al Consejo de
Administración
Si el Consejo de Administración debe aprobar
estatutariamente se elabora el Acta de Conocimiento o
Aprobación adjuntando una copia certificada del
documento aprobado
Se efectúa la socialización e implementación
Se efectúa el seguimiento periódico
Fin del proceso
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Recepción, análisis y revisión de
Propuestas relacionadas con la operación
de la Cooperativa de acuerdo a normativa
legal vigente
Elaboración de documento
correspondiente
Acta de aprobación
Documento aprobado
Documento que
incluye
observaciones y
novedades
Informe a Gerencia para
socialización e
implementación
Recepción de observaciones
y novedades
Atención a Votación
Seguimiento
Consejo de
Administración
aprueba
Fin
Ir a Detalle
del Proceso
Inclusión de novedades y
observaciones
Reunión de Miembros de
Consejo
Verificación de Normativa
Legal General Vigente
Volver a
flujograma
Aprobación de Propuestas y Gestiones Internas
Responsable: Gerencia y Consejo de Administración
Recepción, análisis y revisión de propuestas relacionadas con la operación de la
Cooperativa de acuerdo a normativa legal vigente. Se pueden tramitar iniciativas
particulares de cada área de la Cooperativa en cuanto a proyectos de mejoramiento
de las herramientas, procedimientos, avances tecnológicos y otros que pudieran
surgir de acuerdo a las necesidades institucionales
Se verifica la normativa legal vigente que rige a la Cooperativa
Efectuar la reunión de miembros del Consejo de Administración para avocar
conocimiento de la propuesta y receptar las observaciones y novedades que
pudieran surgir por parte de los Consejeros, discutir esas novedades, debatirlas si
fuera necesario.
Incluir las las observaciones que surgieran si corresponde
Elaboración de Documento correspondiente a la propuesta y las observaciones
Presentar el documento correspondiente y atender a la votación requerida para su
aprobación o archivo por parte del Consejo de Administración
Si el Consejo de Administración debe aprobar estatutariamente se elabora el Acta de
Conocimiento o Aprobación adjuntando una copia certificada del documento
aprobado
Se efectúa la socialización e implementación
Se efectúa el seguimiento periódico
Fin del proceso
DOCUMENTO
FÍSICO O
ELECTRÓNICO
DATOS
OBTENIDOS
DOCUMENTACIÓN
MÚTIPLE (varias copias o
diferentes formularios)
DECISIÓN O
CUMPLIMIENTO
DE CONDICIÓN
PROCESO
INFORMÁTICO
ACTIVIDAD O
PROCESO
PROCESO
PREFEDEFINIDO
Durantelaconsultadel presente documento, el usuariopodrá ubicar íconosgráficosquepermitirán realizarunanavegaciónmásfácil e intuitiva.
Presionar esteíconole llevará ala página principal del presentedocumento
Presionar esteíconole llevará unnivel arriba, ala lámina dela cual partió
Presionar esteíconolellevará alalámina decategoría del procesoqueestéconsultando
Presionar esteíconoletraerá a esta lámina deayuda. Cualquier consulta a esta lámina lellevará deregresoa Inicio
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El usuario deberá tomar en cuenta que cuando se desliza el puntero del mouse sobre los textosde losmenúsde la página principal, las de categoría de procesososobrelosgráficosque incluyen procesos predefinidos o documentos, si el puntero se transformaenselección implicará que existe una lámina o información adicional para explicarodetallar
Si el gráficoesde color amarillo, le llevará formato o descripción de documento, si escolor plomo, le llevará al flujograma de un procesopredefinido
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GOBERNANTESYESTRATÉGICOS
APERTURADECUENTADEAHORROS DEPÓSITODEAHORROS RETIRODEAHORROS APERTURACERTIFICADODE DEPÓSITOSAPLAZOFIJO
Mapa de Procesos
GERENCIA GOBIERNOCORPORATIVO
CONTABILIDAD CUMPLIMIENTO CUSTODIA
HABILITANTESYAPOYO
PRECANCELACIÓNDECRÉDITO TRASLADODECASOSDECOBRANZA ADEPARTAMENTOLEGAL
COBRANZADECRÉDITOMEDIANTE ROLC.F.N.
GESTIÓNEXTRAJUDICIALDE CASOSDECOBRANZA
COBRANZADECRÉDITOMEDIANTE GESTIÓNDIARIA
COLOCACIÓNDECRÉDITO
RETIROANTICIPADODEAHORRO
PROGRAMADO
PRECANCELACIÓNDEDEPÓSITOSA
PLAZOFIJO CANCELACIÓNNORMALDE
DEPÓSITOSAPLAZOFIJO
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El presente Manual de Procesos, fue analizado, revisado, conocido y aprobado por el Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “CORFINAL”, en la sesión ordinaria del 20 de Febrero de 2021, según Acta No. 30. Econ. Luis Burgos Cabrera Abg. Bertha Cabezas PRESIDENTE SECRETARIA