MANUAL DE PROCESOS

MANUAL DE PROCESOSManualUn manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.

ProcesoEs la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin de procesos.MANUALES DE PROCESOS

El manual de procesos y procedimientos es ms importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilacin de procesos, sino tambin incluye una serie de estamentos, polticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Cuando No Aplicamos ManualesPara hablar de manera concreta, podramos decir que en una empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarn seguramente uno o varios sntomas mencionados aqu como los ms comunes:

a. Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y delimitacin clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscar el mximo de provecho con el mnimo esfuerzo (simulacin de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le echar la culpa al vecino.

b. No habr normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sancin por retrasos, el holgazn seguramente alegar falta de reglas, y dir que el no saba.

c. No hay un control eficaz de las actividades: El manual permite controlar de manera gil todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al mximo e proceso de bsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo sale mal seguramente deber optarse por cambiar todo el proceso.

d. No hay un procedimiento establecido: Podramos referirnos a la administracin cientfica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de produccin y aplicar la administracin cientfica, se puede obtener el mximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarn demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los ms efectivos).

CARACTERISTICAS DEL MANUALEstos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lgico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodologa conocida que permita flexibilidad para su modificacin y/o actualizacin mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las polticas que emita la organizacin.

Los manuales procesos deben contar una metodologa para su fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualizacin se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del cambio, versin, el funcionario que lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la organizacin deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusin. Los manuales deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se evale su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organizacinAPLICACIN DE LOS MANUALESLa existencia del manual de procesos en la configuracin de la organizacin permite facilitar la adaptacin de cada factor de la empresa (tanto de planeacin como de gestin) a los intereses primarios de la organizacin. Identificamos las siguientes funciones bsicas del manual de procesos:

El establecimiento de objetivosLa definicin de polticas, guas, procedimientos y normas.La evaluacin del sistema de organizacin.Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.La aplicacin de un sistema de mritos y sanciones para la administracin de personal.

La generacin de recomendaciones.La creacin de sistemas de informacin eficaces.El establecimiento de procedimientos y normas.La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.La elaboracin de sistemas de normas y trmites de los procedimientos.

IMPORTANTE!!Si deseas abrir sucursales, crear franquicias de tu negocio, o implementar un sistema de calidad, tu primer paso ser tener tu manual de procesos. Recuerda que tu negocio debe funcionar como mquina, a la cual le pones sus insumos correspondientes y te genera siempre los resultados esperados.

Manual de Procesos y la calidadToda organizacin que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de sus servicios requiere de identificar, mejorar y documentar sus procesos y procedimientos.

Es preciso registrar, analizar y simplificar las actividades, generando acciones que favorezcan las prcticas que lleven a la eficiencia y eficacia, eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales y conduzcan a sostener una cultura de calidady servicio al cliente.

Las ventajas que se obtienen al crear tu manual de procesos son entre otras:

Uniformar y controlar el cumplimiento de las prcticas de trabajo.Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.Auxiliar en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Ayudar a la coordinacin de actividades y a evitar duplicidades.Apoyar el anlisis y revisin de los procesos del sistema y emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.Construir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos y mtodos.Facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia.

En un manual de procesos se describen los elementos de todo proceso: objetivo, alcance, diagrama de flujo, actividades, responsables, documentos, proveedores, entradas, salidas, clientes, normas de operacin e indicadores; as como la definicin de los trminos usados en esta empresa y la bitcora de registro de cambios. Para que este Manual sea til deber de actualizarse por lo menos cada ao, o cuando se establezcan mejoras en los procesos.MANUAL PROCESOSCONTENIDO0. INTRODUCCION1. GENERALIDADES 1.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA1.2. MISION1.3. VISION1.4. PRINCIPIOS Y VALORES1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL1.6. OBJETIVO DEL MANUAL

1.7. JUSTIFICACION MANUAL1.8. METODOLOGIA2. MARCO DE REFERENCIA2.1. MARCO LEGAL Y NORMATIVO2.2. MARCO CONCEPTUAL3. MAPA PROCESOS4. SIMBOLOGIA 5. IDENTIFICACION Y CARACTERIZACION PROCESOS

5.1. PROCESOS ESTRATEGICOS O GERENCIALES5.2. PROCESOS MISIONALES5.3. PROCESOS DE APOYO6. ANEXOS

NOMBRE MANUALPAGINAS 1 DE 20CODIGOLOGO/IMAGENIDENTIFICACION CONTENIDOBVERSION 0.1FECHA