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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ASOCIACIÓNCOLOMBIANA DE EDUCADORES - MODALIDAD DE PASANTIAS
GEAN CARLO SOLARTE MUÑOZ
COD 20101001035
UNIVERSITARIA DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACION DEPORTIVA
BOGOTÁ, D.C.
2017
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ASOCIACIÓNCOLOMBIANA DE EDUCADORES - MODALIDAD DE PASANTIAS
GEAN CARLO SOLARTE MUÑOZ
COD 20101001035
Proyecto de grado presentado como requisito para la obtención del títuloAdministrador Deportivo
JHON EDISSON ALVARADO TORRES
Director Interno
YURY ALEJANDRA ZORA
Director Externa
UNIVERSITARIA DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACION DEPORTIVA
BOGOTÁ, D.C.
2017
NOTA DE ACEPTACION
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-----------------------------------------------------
Jhon Edisson Alvarado Torres
Director interno
Yury Alejandra Zora
Directora externa
-----------------------------------------------------
Firma jurado
-----------------------------------------------------
Firma jurado
2
AGRADECIMIENTOS
Pienso exaltar aquellas personas que estuvieron en este tramo del camino muy
presentes, mis amigos de curso, las personas que hacen parte del plantel administrativo
de la facultad del proyecto curricular de administración deportiva, a todos los docentes
que implantaron como semilla cada uno de sus conocimientos, particularmente aquellos
que dejaron en mí una concepción complementaria al deber ser de la vida. A Dios por
brindarme voluntad, paciencia, fortaleza constancia y deseos de hacer parte del buen
cambio social.
3
INDICE
INTRODUCCIÓN 6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 7
FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA 8
JUSTIFICACIÓN 9
OBJETIVO GENERAL 10
objetivos específicos: 10
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS 11
META EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PASANTIA 11
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 12
MARCO REFERENCIAL 13
MARCO HISTORICO 14
MARCO CONCEPTUAL 15
Asociación Empresarial: 15
Eficacia: 15
Eficiencia: 15
Flujograma: 15
Gastos: 15
Gastos Operacionales: 15
Impuesto: 16
Ingresos: 16
Ingresos Operacionales: 16
Ingresos no Operacionales: 16
Pasivo: 16
Patrimonio: 16
Presupuesto: 16
Procedimientos: 17
Activo: 17
Activos Corrientes: 17
4
Activos Fijos: 17
Entidades Sin Ánimo De Lucro: 18
MARCO TEORICO 18
misión: 19
visión 20
servicios 20
GEOREFERENCIA DE ASCOLDE 21
ORGANIGRAMA DE ASCOLDE 22
MATRIZ DOFA: 23
Debilidades: 23
Oportunidades: 23
Fortalezas: 23
Amenazas: 23
DOFA DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES 24
debilidades: 24
oportunidades: 24
fortalezas: 24
amenazas: 24
DOFA ÁREA CONTABLE 25
DIAGNOSTICO DEL ÁREA CONTABLEDE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
“ASCOLDE” 26
procedimiento contable 26
procedimiento cuentas por cobrar 26
procedimiento cuentas por pagar 27
procedimiento reembolso de caja menor 27
procedimiento conciliación de bancos 28
procedimiento liquidación de impuestos 28
procedimiento nomina 29
procedimiento cierre contable 29
ELEMENTOS GENERALES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 30
procedimientos contables a trabajar 31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Error! Bookmark not defined.2
RECOMENDACIONES 68
CONCLUSIONES 69
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y WEBGRAFIA 70
32 32 32
6
INTRODUCCIÓN
Este documento nace sobre la consigna de la importancia de los instrumentos
administrativos como metodologías en el quehacer diario.
Bajo el Método de observación directa, podremos identificar en principio Los problemas
efectivos de adecuación a las labores concatenadas que constituyen la manera de
efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación en una sucesión
cronológica y secuencial.
“los manuales de procedimientos son datos metódicas de las acciones y las operaciones
que se deben seguir para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además,
con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las
actividades anteriormente programadas en un orden y tiempo definido.”
Si bien es importante localizar efectos negativos o poco prácticos dentro de una
organización, lo es aún más tener sólidas bases que nos permitan tomar las medidas
más lógicas y eficaces hacia el fortalecimiento de dicha problemática.
Plantearemos como problemática la inexistencia del manual de procedimientos en el
área contable de la asociación colombiana de educadores, desglosando con base a este
objetivo su posible solución, y llevando a cabo el manejo propicio de la información de
dicha organización y metódicamente guiado al deber ser de un manual de procedimientos.
Hay que tener en cuenta que es realmente necesario y fundamental en el manejo de la
información, dar seguimiento, evaluar, actualizar y mantener siempre activo los manuales
de procedimientos en una organización. Verificar su eficiencia, la adaptabilidad del
personal a dicho documento, la interacción entre las áreas y si esta permite una adecuada
coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.
Teniendo claro lo anteriormente mencionado, podemos darnos una idea clara respecto a
lo que podremos encontrar en el documento seguidamente presentado.
7
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el tiempo de labor de la ONG No ha existido un control de las actividades que se
realizan dentro de su función (brindar capacitación y conocimientos a las personas, que no
poseen los recursos económicos, para así brindarles herramientas que les permitan
tener oportunidades de participar activamente en la sociedad). Así mismo, el personal
que allí labora no tiene el pleno conocimiento de las tareas a realizar, por ello, hay
duplicidad de sus funciones sin la adecuada comunicación entre los distintos programas,
ya que en su gran mayoría son complementarios.
Debido a su crecimiento, mayor aporte a sus recursos, he incremento de usuarios que
acogen sus programas. Su responsabilidad social va en aumento y el margen de error en
sus actividades debe mostrar una tendencia a disminuir.
Al no poseer un sistema de control interno, la Asociación Colombiana de Educadores,
plantea como debilidad, la inexistencia de los manuales de procedimientos tanto para la
fundación como para sus dependencias, en este caso el enfoque va dirigido a el área
contable, que es el área a la cual la ONG quiere implementar como proyecto piloto el
manual para sus procesos como método efectivo en el manejo de la información y toma
de decisiones.
8
FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA
¿Cuáles son los procedimientos necesarios para que el área contable de la Asociación
Colombiana de Educadores obtenga una información efectiva para la toma de sus
decisiones contables?
9
JUSTIFICACIÓN
En la actualidad son muchas las pequeñas empresas que no creen necesario la
implementación de un manual de procedimientos, ya sea porque no son lo
suficientemente grandes o cuenten con una estructura compleja como para requerir de
uno. Pero, sin lugar a dudas, es imperativo diseñarlo e implementarlo, puesto que este
manual contendrá documentos que darán indicaciones claras de cómo realizar una
actividad para lograr un objetivo establecido.
El presente proyecto, permitirá identificar las consecuencias que genera el no tener un
manual de procedimientos a la Asociación Colombiana de Educadores en el área
contable puesto que permitirá identificar las consecuencias que genera el no tenerlo, ya
que el ente económico en mención no cuenta con uno en el cual apoyarse para la
ejecución de sus procesos en el área de contabilidad.
Para realizar la supervisión y evaluación de los procedimientos es necesario tener el
conocimientos de las funciones de cada uno de los empleados, hasta donde llegan las
responsabilidades de su cargo y contar con una serie de formatos que serán el primer
paso del control, dichos formatos contaran con la información necesaria para cada uno
de los trámites que sean solicitados al departamento contable.
10
OBJETIVO GENERAL
Crear para la asociación colombiana de educadores un manual de procesos para el área
contable, qué permita el manejo adecuado de la información dentro del área en cuestión.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. realizar para la asociación colombiana de educadores, un diagnostico que nos permita
conocer su estado actual: oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, guiadas al
área de interés.
2. recopilar, analizar y verificar los datos de la organización pertinentes al proceso, para
percibir su adecuación al diseño del manual de procesos contables.
3. evaluar, revisar y concluir las actividades realizadas en la creación del manual de
procedimientos.
4. establecer las recomendaciones para el manejo solido del manual de procedimientos,
de esta forma se convertirá en una herramienta útil en la organización.
11
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS
La pasantía, además de funciones múltiples asignadas por el director externo, consta en
la colaboración para la elaboración de un manual de procesos en el área contable, que
permita el desarrollo y crecimiento de la organización en dicha área; Paso a paso las
funciones a cumplir son:
1. Control de documentos y registros (archivo)
2. Servicio al cliente final
3. Call center
4. apoyo en la creación del documento (manual de procesos).
META EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PASANTIA
Apoyar la elaboración del manual de procesos del área contable de la ONG-ASCOLDE,
sin dejar atrás el apoyo la de funciones administrativas con el fin de poner en práctica
elementos característicos de la administración deportiva que durante el proceso de
formación, desarrollaron habilidades y competencias que hacen a un estudiante del
mencionado proyecto curricular, apto para desenvolverse en las labores requeridas por
una organización dedicada a la educación.
12
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Por medio del cronograma de actividades se da cumplimiento total al trabajo pactado,
dando cumplimiento a las horas requeridas en la modalidad de grado denominada como
pasantías; indicando así los pasos y las fechas al cumplimiento del mismo.
FECHA ACTIVIDAD A REALIZAR
27 de junio Comienzo de actividades (pasantías)
4 de julio Búsqueda y síntesis de normatividad que rige a las entidades
sin ánimo de lucro
10 de julio Búsqueda de antecedentes de la Asociación Colombiana de
Educadores (Misión, visión)
17 de Julio Margo legal de la Asociación Colombiana de Educadores
25 de Julio Definición de los problemas que busca resolver el proyecto
1 de agosto Realización de matriz DOFA
3 de agosto Realizar un diagnóstico del manejo contable
14 de agosto Conocimiento del software contable y el plan de cuentas
utilizado por la Asociación Colombiana de Educadores
18 de agosto Colaboración en la Elaboración manual de procedimientos y
respectivos Flujograma
04 de septiembre Recomendaciones y conclusiones del proyecto
08 de septiembre Finalización de actividades (pasantías)
Tabla 1: Cronograma de Actividades
13
MARCO REFERENCIAL
La Asociación Colombiana de Educadores es una entidad que en sus inicios se enfocó en
la Primera Infancia. Surge por iniciativa de un equipo de 5 docentes y profesionales de
diferentes áreas del conocimiento que ven en el año 2007, la posibilidad de contribuir a
mejorar la calidad académica en la educación en Colombia, para ello decide diseñar e
implementar un proyecto orientado a la formación de actualización de los docentes de
primera infancia inicialmente.
El proyecto es aceptado ampliamente por la comunidad educativa con lo cual para el año
2008 se abre la oferta de seminarios y talleres en temas específicos de primera infancia,
según las necesidades manifiestas de los docentes.
Para el año 2009 se da apertura de lo servicio de asesoría psicológica y asesoría jurídica
para los docentes y su grupo familiar, además se genera la figura de afiliado con lo cual
se permite la participación de los profesionales de la educación en alguna decisiones de
la Asociación especialmente en área formativas.
Para el año 2010 y atendiendo a la solicitud de los usuarios de muchos usuarios, se
decide ampliar el objeto social de la institución cambiando el nombre de Asociación
Colombiana De Educadores Para La Primera Infancia por el de Asociación Colombiana
De Educadores generando mayor apertura de participación a docentes de diferentes
áreas del conocimiento y otros profesionales dedicados a la labor docente.
Para el año 2011 se amplía la oferta educativa mediante la programación de diplomados
en temas educativos, tales como Docencia universitaria, Gerencia Educativa, Problemas
de Aprendizaje, Procesos de Lectura y Escritura, Neuro-desarrollo y Aprendizaje entre
otros.
Para el año 2012 se inician diferentes convenios con instituciones de educación superior
entre los cuales se destacan la Universidad de San Buenaventura, Fundación
Universitaria del Área Andina y la Universidad Pedagógica Nacional.
14
Para el año 2014 se inician conversaciones con instituciones universitarias del exterior
con el propósito de ampliar la oferta educativa generando programas de posgrado que
tengan la posibilidad de ser convalidados en Colombia, es así, como a principios de 2015
se firma el convenio marco de cooperación interinstitucional entre la Asociación
Colombiana de Educadores (ASCOLDE) y Universidad Metropolitana de Ciencia y
Tecnología (UMECIT) de Panamá, convenio que tiene vigencia a partir del 1 de Julio de
2015.
El rápido crecimiento que ha tenido de la Asociación Colombiana de Educadores desde
su fundación hasta la fecha se debe principalmente al trabajo decidido de un equipo de
profesionales comprometidos que visto en este proyecto la posibilidad de generar un
aporte notable para mejorar la calidad educativa en el país.
MARCO HISTORICO
Las primeras Asociaciones y Fundaciones en Centroamérica surgieron como una
necesidad de descentralizaciones estatales y además impulsadas por un sentimiento de
caridad a favor de los sectores más desposeídos de la sociedad. Las iglesias misioneras
y los grupos cristianos laicos fueron los que más impulsaron su desarrollo. En esa misma
época surgieron otras asociaciones integradas por grupos de voluntarios que organizaron
actividades de beneficencia en forma parcial. Dichas organizaciones actuaban en
desacuerdo con una perspectiva puramente de asistencia, carente de una visión de
desarrollo a corto plazo. Su trabajo se limitaba a la recolecta de fondos y donaciones de
recursos para la comunidades más pobres o para las instituciones públicas o privadas
que se encargaban de atender las necesidades inmediatas de los ancianos,
minusválidos, enfermos y niños huérfanos (Gonzalez, s.f.).
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MARCO CONCEPTUAL
A continuación se definen algunos conceptos que están directamente relacionados con
la presente investigación, a partir del marco teórico:
Asociación Empresarial: “Es una organización sin ánimo de lucro que reúne a las principales empresas de un
sector determinado con el objetivo de abordar conjuntamente aquellos aspectos que
ayuden a la industria y todos los asociados a progresar” (Gonzalez, s.f.)
Eficacia: “Lo principal consiste en definir un objetivo previamente. La eficacia se basa en lo que se
llama “operacionalización”: todo aquello que es tangible y que nos sirve para cumplir el
objetivo que se ha planificado. Estrategias de marketing, planeamiento, establecimiento
de métricas, estadísticas…pero sobre todo, buenas ideas, creatividad e innovación” (Albert,
1992)
Eficiencia: “Consiste en utilizar los recursos adecuadamente, lo que implica que sepamos de
antemano cuáles son nuestros costos, con el fin de no derrochar, pero tampoco
ahorrarlos si son necesarios. Recordemos que los recursos no son sólo materiales, sino
que también pueden ser intelectuales, es decir, “humanos”. Elegir un staff adecuado,
capacitado, o personas que agreguen valor a lo que hacemos, es un forma de ayudar a
nuestro negocio a que se acerque lo más posible a los parámetros más deseables”(Albert,
1992).
Flujograma: “El Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos”
Gastos: “Se denomina gasto a la partida contable (de dinero) que cierta y directamente disminuye
el beneficio, o en su defecto, aumenta la perdida de los bolsillos, en el caso que esa
partida de dinero haya salido de la cuenta personal de un individuo o bien de una empresa
o compañía” (Bolaño A. & Álvarez Niño, 1991).
Gastos Operacionales: Los gastos de operación son las erogaciones que sostiene la organización implantada
en la empresa y que permite llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias.
16
Se consideran gastos de operación los de venta, los de administración y los financieros, ya
que sin ellos no sería posible alcanzar los propósitos de la empresa.(www.gerencie.com,
2015)
Impuesto: Los impuestos son el dinero que una persona, una familia o una empresa deben pagar al
Estado para contribuir con sus ingresos. Esta es la forma más importante por medio de la
cual el Estado obtiene recursos para llevar a cabo sus actividades y funciones
(administración, inversión social, en infraestructura, en seguridad nacional, en prestación
de servicios, etc.) (http://www.banrepcultural.org/, 2015).
Ingresos: Un ingreso es una recuperación voluntaria y deseada de activo, es decir, un incremento
de los recursos económicos. Se derivan de las transacciones realizadas por la empresa
con el mundo exterior que dan lugar a alteraciones positivas en el patrimonio neto de la
misma (Díaz, 2006).
Ingresos Operacionales: Los ingresos operacionales son aquellos ingresos producto de la actividad económica
principal de la empresa. Por lo general, toda empresa está dedicada a uno o más
actividades económicas principales, y los ingresos originados en estas actividades son
considerados ingresos operacionales (www.consumer.es, 2015)
Ingresos no Operacionales: “Son aquellos ingresos diferentes a los obtenidos por el desarrollo de la actividad principal
de la empresa, ingresos que por lo general son ocasionales o que son accesorios a la
actividad principal”(www.definicionabc.com, 2015).
Pasivo: Están conformadas por las obligaciones o deudas que la empresa o negocio tienen
contraídas con otras personas y que por lo tanto habrá que cancelar. Ejemplo: cuentas
por pagar, documentos por pagar, obligaciones bancarias, hipotecas por pagar, etc. (Díaz,
2006).
Patrimonio: Representa el capital líquido o neto que tiene el negocio; en otras palabras podemos decir
que es la diferencia que resulta al restar los pasivos de los activos: esta expresión es lo
que se denomina ecuación fundamental de la contabilidad: activo – pasivo: patrimonio
(Díaz, 2006).
Presupuesto: “Un presupuesto es un resumen sistemático elaborado en períodos regulares de las
previsiones, en principio obligatorios, de todos los gastos proyectados y de las
estimaciones de los ingresos previstos para cubrir dichos gastos. Un presupuesto se basa
17
en la idea de equilibrio entre gastos e ingresos. Lo natural debe de ser la igualdad, el
equilibrio, no sólo en el cálculo o en las probabilidades, sino en los resultados efectivos.
Cuando esto sucede, se dice que el presupuesto está nivelado; cuando exceden los
ingresos a los gastos, que hay superávit (excedente o remanente), y cuando por el
contrario, superan los gastos a los ingresos hay déficit. Como el presupuesto es
básicamente un acto de previsión, este debe ser reflejo de la actuación conjunta de todos
los servicios de la empresa: compras, fabricación, ventas, finanzas, etc., tendiente a
alcanzar los objetivos empresariales. El presupuesto adopta una forma determinada, es
decir, un lenguaje contable, subdividiendo las operaciones de recursos y gastos de
acuerdo con determinados puntos de vista racionales” (www.gerencie.com, 2015).
Procedimientos: Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para
desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el
mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia (www.monografias.com, 2015).
Activo: “Los activos representan el dinero en efectivo y todos los bienes de propiedad del negocio
o empresa, que se puedan apreciar en dinero. Ejemplos; efectivo, mercancías, vehículos,
muebles, edificios, terrenos, maquinarias, cuentas por cobrar, etc.”(Bolaño A. & Álvarez
Niño, 1991)
Activos Corrientes: “Son bienes o derechos de la propiedad de la empresa que ya son efectivo o se
convertirán en efectivo al corto plazo, se considera normalmente, como corto plazo el
periodo de un año”(Bolaño A. & Álvarez Niño, 1991).
Activos Fijos: “En términos generales, el activo fijo es aquel activo que no está destinado para ser
comercializado, sino para ser utilizado, para explotado por la empresa. Los activos físicos
o tangibles de la empresa se suelen clasificar en activos fijos y movibles. Los activos
movibles son aquellos que están destinados para venderse, los activos fijos no. Un bien
que la empresa ha construido o adquirido con el objetivo de conservarlo para utilizarlo,
explotarlo, para ponerlo al servicio de la empresa, se considera fijo. Por lo general, el
activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los
automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.”(www.definicionabc.com, 2015)
18
Entidades Sin Ánimo De Lucro: “Las entidades sin ánimo de lucro - ESAL – son personas jurídicas, capaces de ejercer
derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con
sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos, las cuales nacen por
voluntad de sus asociados o por la libertad de disposición de los bienes de los
particulares, para la realización de fines altruistas, gremiales o de beneficio
comunitario” (http://www.alcaldiabogota.gov.co/, 2017)
MARCO TEORICO
Debido a la globalización, los procesos y métodos organizacionales se encuentra en un
constante cambio ante el surgimiento de las necesidades de información y manejo de la
misma por y para los diferentes usuarios que se interrelación en el ambiente empresarial.
También la competitividad juega un papel muy importante en la economía mundial, ya que
esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema armónico que contribuya al
crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para
satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza.
Las compañías comenzaron a encontrar en la información organizada y metódica, una
herramienta fundamental que les permitiría tomar decisiones con menor índice de
incertidumbre y más certeras a su enfoque, por ese motivo se han incrementado los
usuarios interesados en la información del ente económico, pues anteriormente solo era el
propietario quien conocía esta información. Hoy en día surgen múltiples usuarios tales
como el Estado, inversionistas, clientes, entidades de control, colaboradores y público en
general.
La Asociación Colombiana de Educadores bajo su consigna de ONG nunca ha tenido un
manual de procedimientos para ninguna de las áreas que la conforman, por lo general
las entidades sin ánimo de lucro son carentes de tener guía alguno independiente del
área que lo conforme puesto que no ven la necesidad de realizarlo. ¿Ha que se debe
esto? ¿Y por qué ahora si surge la necesidad? “En estos últimos años hemos sido testigos
de un dramático incremento en importancia, número y diversidad de las organizaciones
no-gubernamentales (las ONG). El impacto político actual de las ONG y sus iniciativas
vanguardistas, que estaban exclusivamente bajo el dominio de los gobiernos y las
corporaciones benéficas, así como su servicio humanitario ha llegado ahora a ser de vital
importancia por su contribución en beneficio del bienestar integral de individuos y
sociedades de todas partes del mundo.”
Este poderoso llamado “tercer sector,” existe entre el ámbito del gobierno y el sector
empresarial, las ONG poseer una notable capacidad a la hora de orientar sobre
cuestiones relacionadas con los servicios y el aporte del individuo como ser productivo
en la sociedad. Sus frecuentes compromisos y fuerte motivación han generado que se
19
constituya de forma sólida. Sin embargo, del mismo modo en que fue creciendo en
importancia, así también tiene que ir en aumentando su responsabilidad y control. “Las
ONG deben tener un sistema de gobierno adecuado”. Tienen que ser cuidadosas en
todo lo que se refiera al dinero público y convenios, actuando con una gran seriedad, que
genere confianza sin cabidas a suposiciones en el manejo de los recursos. Resumiendo,
las ONG tienen la responsabilidad de invertirse ellas mismas en pro del bienestar de
otros y hacerlo de acuerdo al más elevado código de conducta ética, es por esto que cabe
dentro de la idea de las funciones transparentes la creación e implementación de
manuales que procedan al manejo adecuado y metódico de la información para evitar
fugas de los datos.
Los manuales de procedimientos se definen como planes a futuro que buscan establecer
un método para realizar actividades al punto de llegar a concebirse como algo habitual.
Son verdaderas guías para el accionar no tanto de pensamientos si no que detallan la
forma en la que ciertas actividades deben llevarse a cabo.
En acorde y cumplimiento de la misión y visión de la ONG conocida como ASCOLDE
(asociación colombiana de educadores), es propicio contar con elementos que faciliten
las labores cotidianas, disminuyendo fallas en los procesos y generando control asertivo
en vista a la prevención y no corrección de las posibles fallas en los resultados finales. A
esto, es presentado como proyecto piloto la implementación de un manual para los
procedimientos en el área contable de la ONG-ASCOLDE con un seguimiento y estudio a
un periodo de tiempo aún no determinado, y que de su posible éxito se extenderá como
proyecto a la totalidad de la organización.
MISIÓN:
La Asociación Colombiana de Educadores ASCOLDE, es una entidad sin ánimo de lucro,
de carácter privado, de beneficio social y comunitario que tiene como objeto social el
desarrollo personal y profesional de todos sus afiliados y de la comunidad en general,
mediante su participación en los diferentes contextos sociales y culturales, el acceso a
servicios y beneficios ofrecidos por la asociación y la canalización de sus esfuerzos y
recursos con el propósito de mejorar su calidad de vida, generando nuevas
oportunidades de crecimiento en todos los ámbitos.
20
VISIÓN
Para el año 2017 la Asociación Colombiana de Educadores ASCOLDE, será una
institución plenamente reconocida a nivel nacional por la calidad de servicios prestados a
sus afiliados y los aportes para el mejoramiento en la calidad educativa, además el
compromiso con la sociedad y la búsqueda y desarrollo constante de nuevos modelos
pedagógicos que permitan mantener un alto nivel educativo y preparar al niño para
asumir los retos que se le presenten en su desarrollo.
SERVICIOS
• Seminarios.
• Cursos.
• Talleres.
• Escuelas de Padres.
• Validación de Bachillerato (Gratuita)
• Asesoría en Tareas.
• Diplomados.
• Bolsa de Empleo.
• Convenios Universitarios (Programas de pregrado – posgrado).
• Asesoría Psicológica (Gratuita afiliados)
• Asesoría Legal. (Gratuita afiliados)
• Seguro de accidentes (Gratuita afiliados)
• Seguro exequias (Gratuita afiliados)
Estos servicios son ofrecidos para los afiliados y en algunos casos aplica para su grupo
familiar, en especial los convenios universitarios ya que se dan descuentos especiales.
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GEOREFERENCIA DE ASCOLDE
Ilustración 1: Georeferencia de Ascolde
Fuente:https://www.google.it/maps/place/asociaci%C3%B3n+colombiana+de+educadores/@4.6239188,-
74.075774,17z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x8e3f9981c912901d:0x1a52abbf36f7ac7e
22
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23
MATRIZ DOFA:
Un análisis DOFA es una evaluación muy sencilla de hacer, ya que es una evaluación
subjetiva de datos, que se ponen ordenada y lógicamente y que ayuda a comprender los
problemas, presentar soluciones, discutirlas y finalmente tomar decisiones respecto del
futuro de la compañía. Tiene la ventaja, que hace que quienes la elaboren, piensen
proactivamente en lugar de actuar de forma reactiva.
Debilidades: “Son las falencias de recursos financieros u organizacionales que ponen a las empresas
por debajo de la competencia.”
Oportunidades: “Como se dijo anteriormente, tienen que ver con el entorno, así que un buen análisis de
las oportunidades puede incluir: Una necesidad insatisfecha del mercado, la llegada de
nuevas tecnologías o la remoción de barreras de comercio internacional.”
Fortalezas: Son los recursos y las capacidades de una empresa que pueden emplearse para
desarrollar una ventaja competitiva. Algunas fortalezas pueden ser: tener patentes de los
productos, una marca fuerte, buena reputación entre los clientes, excelentes canales de
distribución, total acceso a los recursos naturales, etc.
Amenazas: Son cambios en el mercado que pueden afectar el desempeño del negocio, por ejemplo
cambios en los gustos de los consumidores que los hagan alejarse de los productos de la
compañía, el surgimiento de productos sustitutos, nuevas regulaciones o la aparición de
barreras comerciales.
24
DOFA DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
DEBILIDADES:
❖ Los cargos no están claramente definidos
❖ Falta de un manual de procedimientos
❖ Publicidad limitada
❖ Falta de capacitación de personal
❖ Infraestructura
OPORTUNIDADES:
❖ Bajos costos en relación al mercado
❖ Personal docente altamente calificado
❖ Calidad en el servicio
❖ Convenios universitarios fomentando nuevos servicios
FORTALEZAS:
❖ Conocimiento de los servicios
❖ Buenas relaciones con los convenios interinstitucionales
❖ El voz a voz en los clientes
❖ Buen ambiente de trabajo
AMENAZAS:
❖ Competencia por parte de otras entidades sin ánimo de lucro
❖ Que los seminarios y diplomados no sean tan llamativos para el mercado
25
DOFA ÁREA CONTABLE
Fortalezas Del Área Contable Debilidades Del Área Contable
1. Respaldo de Contador Público y
auxiliar contable.
2. New Pyme, el software utilizado
por la empresa.
3. Los impuestos e informes se
presentan de forma oportuna a los
entes de control y vigilancia de
entidades sin ánimo de lucro.
4. Estabilidad laboral en la empresa.
5. La información contable se toma
como herramienta para la toma de
decisiones.
1. El cierre contable no se hace en las fechas
oportunas, lo cual ocasiona una falta de información
a la dirección general, respecto al comportamiento
económico y financiero de la Asociación para una
efectiva toma de decisiones.
2. La inexistencia de más cargos para el apoyo en los
procesos de la auxiliar contable, dígase cartera,
tesorería.
3. Inexistencia de un manual de procedimientos en el
área contable.
4. Carencia de auditoria de documentos.
5. Falta de capacitación en el decreto 1314 de 2009,
respecto a normas internacionales de información
financiera al personal del área contable.
6. No hay suficiente rotación en cartera.
Oportunidades Del Área Contable
1. Mejoramiento continúo en cada
uno de los procedimientos.
2. Al momento de efectuar la
selección de personal, buscar
a personas que tengan el perfil
adecuado para el cargo.
3. Aumento de los recursos
económicos para el
fortalecimiento del área
Amenazas del área Contable
Tabla 2: DOFA Área Contable
1. Incumplimiento a organismos gubernamentales
2. Sanciones por parte de los entes vigías y
controladores de entidades sin ánimo de lucro.
3. Perdida de información
4. Se vean implicados en actos de corrupción,
debido a malos manejos financieros.
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DIAGNOSTICO DEL ÁREA CONTABLEDE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA
DE EDUCADORES “ASCOLDE”
Actualmente en la Asociación Colombiana de Educadores, no existe un manual de
procedimientos, es por esta razón que es necesario realizar una propuesta la cual sea
acorde las necesidades de la empresa.
Se pretende mejorar aspectos como:
❖ La comunicación y coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
❖ Los empleados asuman responsabilidades de sus acciones y decisiones.
❖ Generar información oportuna, confiable y eficaz para la presentación de informes
financieros y tributarios, para la toma de decisiones.
El área contable está conformada por 2 personas, el contador y la auxiliar contable,
teniendo en cuenta el poco personal existente y al no tener unas funciones claras, la
información no es oportuna, ya que existen retrasos en la información por parte de las
otras áreas lo cual dará como resultado frecuentes equivocaciones.
Además existen cargos que realizan labores de diferentes áreas, generando recarga
laboral, ya que no existen los cargos de jefe de cartera, tesorería y jefe de recurso
humano, lo que desencadena una serie de inconvenientes en la información como
documentos descuadrados, retraso en los cierres, datos incompletos, para la elaboración
de los estados financieros y presentación de impuestos.
PROCEDIMIENTO CONTABLE
La Asociación Colombiana de Educadores maneja los siguientes procedimientos,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, reembolso de caja menor, conciliación de bancos,
liquidación de impuestos bimensuales y anuales, procedimiento de nómina y
finalizando la preparación de los estados financieros.
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR
Incluye las funciones que se necesitan para la recepción del dinero de los clientes. Las
cuentas que se usan para este son: ingresos, cuentas por cobrar.
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Las funciones son: Otorgamiento de beca educativa, financiación del servicio que vaya a
tomar, en el caso de los diplomados se difiere el valor inicial menos la beca educativa y el
saldo es diferido máximo en 3 cuotas.
Documentos Utilizados
❖ Recibo de Caja
❖ Factura de venta
❖ Cuentas por cobrar
❖ Comprobante de ingreso
Reporte Generado:
❖ Cartera
PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR
Son todas las erogaciones de dinero que tiene la asociación, para poner en marcha sus
actividades, en este procedimiento se encuentran diversas cuentas para el ingreso de la
información tales como: proveedores, activos fijos y gastos.
Documentos Utilizados
❖ Facturas proveedor
❖ Cuentas de Cobro
❖ Comprobante de egreso
Reporte Generado:
❖ Cuentas por pagar
PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA MENOR
Con el propósito de atender los gastos de menor cuantía, la Asociación designa un fondo
de $200.000 para la caja menor. En este procedimiento se manejan las cuentas de caja
general, caja menor y gastos.
28
Documentos Utilizados
❖ Formato reembolso caja menor
❖ Soportes caja menor (recibos, facturas, cuentas de cobro)
Reporte Generado:
❖ Reembolso caja menor
PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DE BANCOS
La Asociación tiene una cuenta corriente en el Banco Caja Social, este procedimiento le
permite a la empresa el poder conciliar los movimientos que se vayan presentando mes a
mes. Las cuentas que se usan son; bancos, gastos financieros e IVA.
Documentos Utilizados
❖ Extractos bancarios
❖ Notas bancarias
❖ Consignaciones
❖ Comprobantes de egreso
Reporte Generado:
Saldos en cuenta
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS
La Asociación Colombiana de Educadores debe cumplir con sus obligaciones tributarias,
ya sea con la presentación y/o pago
Bimensuales: Rete Ica
Anuales: Declaración de renta, Industria y Comercio
Documentos Utilizados
❖ Formularios de impuestos, físicos y virtuales
❖ RUT
❖ Balance de comprobación
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PROCEDIMIENTO NOMINA
Este procedimiento abarca lo relacionado con el personal de la empresa. Para ello se
realiza la nómina, provisiones, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y
liquidaciones.
La cuenta usada para el registro de estas operaciones es gasto de operaciones.
Documentos Utilizados:
❖ Planilla de nómina
❖ Aportes seguridad Social virtual
Reporte Generado:
❖ Obligaciones laborales
PROCEDIMIENTO CIERRE CONTABLE
Para hacer el cierre contable de la asociación se procede a realizar los ajustes contables,
verificación de saldos en cuentas, para obtener la utilidad a reinvertir.
Documentos Utilizados:
❖ Balance de comprobación
❖ Soportes contables
30
ELEMENTOS GENERALES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Son documentos en los que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en
una empresa para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro
quién es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la empresa, se
articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas. Ayuda a que siempre se realicen las
tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, pues
de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la
empresa y no sabe n cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se
les encomienda una nueva responsabilidad.
1. “Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento,
como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir,
así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al
mismo.”
2. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento
que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción de tareas pero
que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual desde el principio
debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.
3. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance
de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué personas y/o
departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de
cada acción a realizarse.
4. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que
participarán en las actividades a describir, habrá entonces que describir las
actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es,
describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada
tarea y acción.
5. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las
acciones a través de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados,
31
etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder completar
un formato, enviar un correo electrónico,
6. elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan
llevado a cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos
documentos que se utilizarán.
7. “Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo,
que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a
lo largo del procedimiento que se describe” (Santano, 2015)
PROCEDIMIENTOS CONTABLES A TRABAJAR
Los procedimientos con mayor relevancia en el área contable de la Asociación
Colombiana de Educadores son:
❖ Procedimiento de Cuentas por Pagar
❖ Procedimientos de Cuentas por Cobrar
❖ Procedimiento de Reembolso de Caja Menor
❖ Procedimiento de Conciliación de Bancos
❖ Procedimiento de Nómina
❖ Procedimientos de Cierre Contable Estados Financieros
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
“ASCOLDE”
N.I.T. 900.404.240- 0
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
“ASCOLDE”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
Procedimiento de Cuentas por Cobrar
Procedimientos de Cuentas por Pagar
Procedimientos de Reembolso de Caja Menor
Procedimiento para Conciliación Bancos
Procedimiento Liquidación de Impuestos
Procedimiento Nómina
Procedimiento Cierre Contable Estados Financieros
NOMBRE DE DOCUMENTO
TIPO DE DOCUMENTO
OBJETIVOS:
El objetivo de este manual es llevar los procesos más relevantes de la empresa en el área
contable con el fin de obtener una información más eficaz y eficiente, para la toma de
decisiones.
ALCANCE:
Estos procedimientos aplican al personal de la Asociación Colombiana de Educadores del
área contable.
DEFINICIONES:
PROCEDIMIENTOS CONTABLES:
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de
cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de
decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y
decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un
mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente
adquiridos en el desempeño del cargo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean
estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante
hechos de la misma naturaleza [ CITATION mon15 \l 9226 ].
DOCUMENTOS CONTABLES: son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad
y los que en algún momento afectan dicha contabilidad entre ellos tenemos:
Factura de Venta Recibos de Caja General Recibos de Caja Menor Notas Débito Notas Crédito Consignaciones Letras De Cambio Pagares Tarjeta de Kardex Cheque Nomina [ CITATION www15 \l 9226 ]
BASES LEGALES:
- Estatuto tributario.
- Plan Único de Cuentas (Decreto 2650 de 1993).
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OBJETIVO
Llevar un control efectivo de los pagos realizados por los clientes y/o afiliados, para
minimizar incrementos en cartera a largo plazo.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable
DOCUMENTOS RELACIONADOS
RECIBOS DE CAJA:
El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivanasí: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad [ CITATION www151 \l 9226 ].
CUENTA DE COBRO:
El pagaré es otro de tipo de título valor que se encuentra consagrado a partir del artículo 709 del código de comercio, en el cual existe una persona denominada otorgante, que es
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PROCEDIMIENTOS CUENTAS POR COBRAR
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alguien que promete pagar una suma de determinada de dinero a otra persona denominadabeneficiario o portador [ CITATION www152 \l 9226 ] .
PROCEDIMIENTO:
La Asociación Colombiana de Educadores, es una entidad sin ánimo de lucro la cual no realiza
actividades que requieran resolución de facturación, su CIIU es el 9194 en el registro único
tributario (RUT) en el cual especifica su actividad económica.
Los ingresos obtenidos por la asociación son generados del material educativo el cual tiene un
valor de $500.000 de los cuales se entregan textos y memorias del diplomado y/o seminario.
Cuando el usuario se inscribe la asociación le entrega todo el material educativo en
contraprestación, más un auxilio educativo del 50%, el usuario debe firmar un pagaré en blanco el
cual contiene la siguiente información:
- Encabezado
- Compromiso
- Condiciones
- Versión del pagaré
- Fecha
- Nombres del deudor solidario
- Número de documento
- Lugar de expedición
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- Dirección
- Barrio
- Teléfono
- Huella del deudor
- Firma deudor solidario
- Nombres del deudor solidario
- Número de documento
- Lugar de expedición
- Dirección
- Barrio
- Teléfono
- Huella del codeudor
Carta de instrucciones pagaré en blanco, este documento debe ir obligatoriamente
anexado al pagaré con la siguiente información:
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- Deben estar incluidos las instrucciones del pagaré para que el usuario sepa como es el
funcionamiento del pagaré.
- Firma del deudor principal.
- Número de documento
- Firma deudor
Para asegurar que este documento sea válido, la auxiliar contable deberá hacer firmar tanto el
pagaré como la cartea de instrucciones al usuario, para asegurar que los textos entregados sean
cancelados.
Cuando un usuario hace abonos en la sede para cancelar los valores establecidos, la auxiliar
contable le entrega un recibo de caja, y esta a su vez realiza la consignación a la cuenta de la
Asociación.
El usuario también tiene la opción de consignar en el banco caja social cuenta corriente No.
211002763760, y llevar la fotocopia del soporte a la auxiliar contable y ella a su vez le entrega un
recibo de caja.
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PROCEDIMIENTO DE RECAUDO
RESPONSABLE ACTIVIDAD
1- Inscripción del usuario
2- Diligenciar formato de afiliación
3- Diligencia formato de inscripción
ASISTENTE DE DIRECCIÓN
4- Entrega de pagaré
5- Entrega carta instrucciones pagaré
6- Entrega de Material Educativo
AUXILIAR CONTABLE
6- Va Generando los abonos de acuerdo a su
capacidad de pago, para devolución de pagaré. USUARIO
POLÍTICAS PARA DEVOLUCIÓN DE DINERO
En el caso de que un usuario desee no tomar el servicio ofrecido por la Asociación, la
auxiliar contable solicita al contador público la autorización para efectuarlo, y explica el
porqué de la solicitud de la devolución, ya dado este paso la política de devolución es del
70% del monto ya que hay unos costes del banco aplica a la Asociación, y esto teniendo en
cuenta de que no se haya entregado el material educativo.
AUTORIZA: Contador
DESCUENTOS
En el caso de los diplomados, cuando una institución educativa envía a su personal se
aplica un descuento de acuerdo al número de participantes o al diplomado a ofertar, este
valor lo tiene establecido la Dirección Administrativa y Financiera de la Asociación.
AUTORIZA: Dirección Administrativa y Financiera
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En caso tal de que el usuario no cancelesu obligación se procederá a llevar loscobros mediante acción legal
ASESOR JURÍDICO
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR PÚBLICO
DIRECTO ACADÉMICO
JUNTA DIRECTIVA
ASISTENTE DEDIRECCIÓN
Una vez realizados los pagos por elusuario en la modalidad del pagaré, seentregara un paz y salvo y se anulará ladeuda
La asignación de grupo se realiza segúnla demanda que tengan los seminariosy/o diplomados
Se dan opciones para cancelar elmaterial educativo, uno es que se puedacancelar de contado. O la segunda esque firme un pagaré, el cual esdebidamente elaborado por el asesorjurídico de la Asociación. El cual lepermita al usuario cancelar suobligación de acuerdo a su capacidadde pago
Este auxilio educativo es autorizadodesde la junta directiva de laAsociación
Se hace la publicidad correspondientepara la oferta de servicios impartidospor la asociación, según las necesidadque se vean por la mayor parte de losafiliados, este proceso se hace pormedio de redes sociales, y teléfono.
OBJETIVO
Registrar las erogaciones de la empresa, para el desarrollo de su objeto social, teniendo
en cuenta los principios contables.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable y Contador
TERMINOS RELACIONADOS:
FACTURA:
Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien oservicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos [ CITATION www153 \l 9226 ].
PROVEEDOR:
“Es cualquier persona, física o jurídica, que suministra a la empresa bienes o servicios directamente
relacionados con su actividad normal. Por ejemplo: materias primas, materias auxiliares,
combustibles, suministros, etc.” [CITATION www154 \l 9226 ].
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PROCEDIMIENTOS CUENTAS POR PAGAR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
ACREEDOR:
“Es cualquier persona, física o jurídica, a la que la empresa adeuda dinero, sea por la adquisición
de un bien o por la prestación de un servicio” [ CITATION Ado15 \l 9226 ].
CUENTA DE COBRO:
El pagaré es otro de tipo de título valor que se encuentra consagrado a partir del artículo 709 del código de comercio, en el cual existe una persona denominada otorgante, que es alguien quepromete pagar una suma de determinada de dinero a otra persona denominada beneficiario oportador [ CITATION www155 \l 9226 ].
CONDICIONES:
1- La auxiliar contable tiene como establecido para entrega de cierre de mes, los primeros 5
días de cada mes.
2- No se aceptan remisiones, talonarios.
3- En caso de ser una persona de régimen simplificado, se debe elaborar cuenta de cobro
adjuntando el RUT.
4- Todo tercero nuevo, debe adjuntar RUT
5- Las facturas deben de contener los siguientes requisitos:
- Denominarse expresamente “Factura de Venta”
- Identificación del vendedor o del que presta el servicio
- NIT
- Numeración consecutiva
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
- Fecha de expedición
- Descripción de artículos o servicios
- Valor total de la operación
- Identificación del impresor
- NIT del impresor
- Retenciones dependiendo del contribuyente que sea nuestro proveedor o acreedor.
CONCEPTO ACTIVIDAD RESPONSABLE
ARRIENDO
1- El arrendador hace
llegar la cuenta de
cobro la auxiliar
contable, esta a su
vez la revisa.
2- Pasa el reporte al
contador para la
autorización del
comprobante de
egreso
Auxiliar Contable yContador Público
GASTOS FIJOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
HONORARIOS
1- Agregar terceros en caso de ser nuevo.
2- Los conferencistas, deben entregar a la auxiliar contable los siguientes documentos:
- RUT- Pago de seguridad Social
y ARL
3- Ya recepcionados los documentos debe proceder a revisar que estén con las características que establela normatividad, y revisar la actividad económica decada docente.
4- Hacer cotejo con las horaslaboradas en el mes.
5- Deben pasar por revisión del contador público para su visto bueno.
6- Causación de honorarios7- Hacer el rete Ica por
honorarios, el cual es del 9.66 x mil..
8- Elaboración de comprobante de egreso
9- Elaborar la cuenta de cobro con el formato establecido por la asociación para legalización de gastos
Auxiliar ContableContador Público
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
1- Las facturas, deben
tener los requisitos
que la acrediten
como tal.
2- Revisar el concepto y
cotejar con la
mercancía y/o
servicio adquirido.
3- Se elabora relación
de pagos anexando
soportes
COMPRAS Y
SUMINISTROS
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR PÚBLICO
FACTURAS
COMPRA DE ACTIVOSFIJOS
Se debe tener la
cotización y/o orden de
compra, firmada y
autorizada por la
Dirección Administrativa
y Financiera. Después de
verificados estos
documentos, se procede a
realizar la respectiva
causación ya pagado el
valor, se realiza el
comprobante de egreso.
Auxiliar ContableContador Público
Dirección Administrativa yFinanciera
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
4- Se envía relación de
pagos a Contaduría.
5- Se aprueba el pago por
parte del contador
6- Se causa el gasto en el
software contable
7- Se elabora
comprobante de egreso
8- Se realiza pago
FACTURAS
.
Auxiliar ContableContador Público
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
Auxiliar Contable
Contador Público
Al finalizar el mes la auxiliar
contable debe recopilar las
facturas, cuentas de cobro y
demás soportes para realizar la
revisión necesaria y que cada
documento cumpla con los
requisitos.
Después de realizada la revisión
la auxiliar contable debe entrega
un relación al Contador Público
con la finalidad de solicitar
autorización de contabilización y
Cuando el Contador da el vistobueno de la relación se procede arealizar la causación de losgastos en el software contableNew Pyme, y se elaboracomprobante de egreso y serealiza el pago a los respectivosproveedores y acreedores.
Auxiliar Contable
Contador Público
Auxiliar Contable
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
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OBJETIVO
Llevar de manera ordenada y cronológica las erogaciones de menor cuantía en la empresa, para una
adecuada y eficaz administración de los recursos económicos de la Asociación Colombiana de
Educadores.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable y Contador
TERMINOS RELACIONADOS:
REEMBOLSO DE CAJA MENOR:
Se reconoce como reembolso a la operación económica mediante la cual una persona o entidad recibede vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes materiales que había entregado como pago de un servicioo producto. El reembolso suele darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales o de lamala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han podido ser asegurados de lamanera en que el comprador lo buscaba [ CITATION Def15 \l 9226 ].
PROCEDIMIENTOS REEMBOLSO DE CAJA MENOR
CAJA MENOR:
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y seasigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puedeentorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de unfondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagosmenores, que no sean representativos, se manejan por este fondo [ CITATION Ang15 \l 9226 ].
GASTOS:
“El gasto, en cambio, es el conjunto de erogaciones destinadas a la distribución o venta del producto, y a la
administración”[ CITATION Ger15 \l 9226 ].
CONDICIONES:
1- La caja menor está compuesta por un valor de $200.000, donde se cancelan todos los gastos
inferiores a $20.000.
2- El responsable de la caja menor no podrá utilizar más del 70% de la caja, ya que en ese
momento debe proceder a realizar el reembolso.
3- Al cierre del periodo se debe legalizar todos los gastos que se tengan a la fecha y solicitar el
reembolso del dinero que se haya utilizado.
4- La persona encargada debe realizar el arqueo diario del dinero, para evitar descuadres y fugas
de información.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
ACTIVIDADES RESPONSABLE1- AUTORIZACIÓN REEMBOLSO:
Se debe solicitar el fondo de caja menor a la
Dirección Administrativa y Financiera.
2- AUTORIZACIÓN DE GASTOS
Los gastos los autoriza el Director
Administrativo y financiero
3- SOPORTES CONTABLES:
Todos los gastos deben ser soportados con
facturas, cuentas de cobro anexando RUT,
siendo este el caso del régimen simplificado.
4- FORMATO REEMBOLSO CAJA
MENOR:
Este formato debe ser diligenciado,
verificado y autorizado por la dirección
administrativa y Financiera.
5- DESEMBOLSO DEL DINERO:
Se procede al desembolso del valor total del
reembolso a través de un comprobante de
egreso firmado por el contador
Dirección Administrativa y Financiera
Auxiliar Contable y Dirección
Administrativa y financiera
Contador
Auxiliar Contable y Dirección
Administrativa y financiera
Auxiliar Contable
Dirección Administrativa y Financiera
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Auxiliar contable
Dirección Administrativay Financiera
Contador Público
Cuando se haganefectivos los reembolsosen su totalidad, seproceden a guardar enarchivo, físico y digital
Los gastos están autorizadosúnica y exclusivamente desdela Dirección Administrativa yFinanciera
Una vez aprobado elreembolso de caja, y sehagan los gastos pertinentes,se debe dejar mínimo un30% del valor del reembolsopara realizar el arqueo conel fin de que se haga larecolección de soportes conel formato establecido por laAsociación
Auxiliar contable
Se solicita el reembolso a laDirección Administrativa yfinanciera
Se solicita el reembolso a laDirección Administrativa yfinanciera.
Auxiliar contable
Auxiliar contable
Dirección Administrativa
y Financiera
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PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACIÓN DE BANCOS
OBJETIVO
Tener el control de los dineros que ingresan o salen de la cuenta bancaria de la Asociación.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable y Contador
TERMINOS RELACIONADOS:
CONSIGNACIONES:
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lodiligencien al consignar. El original que en el banco, y una copia con el sello del cajero recibido o eltimbre de la máquina registradora, sirven de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de bancos locales y otropara consignar remesas o cheques de otras plazas [ CITATION Uni15 \l 9226 ].
NOTA DEBITO:
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado odebitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en lafacturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento delsaldo de una cuenta [ CITATION ger15 \l 9226 ].
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
NOTA CRÉDITO:
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar laacreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajaso disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en lafacturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta[ CITATION ger15 \l9226 ].
GASTOS BANCARIOS:
Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas
las operaciones realizadas durante el período mensual.
La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del
extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros
como en el extracto[ CITATION Con15 \l 9226 ].
CONDICIONES:
1- No deben existir partidas conciliatorias con una antigüedad mayor a (1) meses.
2- Todo debito debe estar efectuado por el banco
3- Todas las consignaciones deben ser confirmadas según la cuenta de la asociación y
descargadas a la cuenta del respectivo cliente.
4- Los retiros deben estar debidamente autorizados, y especificar el uso que se le dé a los
recursos, soportada con un comprobante de egreso, donde la contrapartida sea la cuenta
afectada.
5- Los cheques se deben hacer por el valor mínimo de $600.000, y deben ser cheques al día.
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
1- Se debe hacer una relación de los pagos
que se hayan efectuado en la cuenta de la
asociación en el banco Caja Social para
cotejar con el extracto los valores que
realmente deben aparecer, desde el
programa New Pyme.
ACTIVIDAD RESPONSABLE
2- Los primeros 5 días de cada mes el gerente
general que a su vez es el representante legal,
debe solicitar los extractos bancarios del mes
inmediatamente del año anterior ya que no se
maneja un portal bancario.
3- Hacer relación de los dos documentos,
revisando cheques y sus comportamientos.
4- Contabilizar los gastos financieros, intereses,
IVA, gravámenes financieros.
GERENTE GENERAL
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR
ACTIVIDAD RESPONSABLE
5- Ya contabilizadas las notas y los gastos
bancarios, se realiza Una última verificación.
6- Se firma el conciliado.
7- Se archiva
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
Hacer relación de
los documentos
para cotejar los
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR PÚBLICO
Se archiva el documento
Verificar que la conciliación se
ha efectuado de una manera
pertinente y solicitar la
respectiva firma.
Solicitar extractos bancarios del
banco caja social, para hacer
relación de los documentos y
verificar los saldo que debe
presentar.
Se debe generar un reporte de
ingresos del software New
Pyme.
AUXILIAR CONTABLE
GERENTE GENERAL
AUXILIAR CONTABLE
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
OBJETIVO
Elaborar nómina de los funcionarios y lo que conlleva, descuentos de nómina, parafiscales y pago
de planilla.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable y Contador
TERMINOS RELACIONADOS:
SALARIO:
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma
o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del
trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio,
porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art. 127 C.S.T).
PROCEDIMIENTO PARA NOMINA
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE EDUCADORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
SEGURIDAD SOCIAL:
La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que
disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento
progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la
cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad
económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la
integración de la comunidad Ley 100 de 1993.
CESANTIAS:
Las cesantías son una prestación social que contempla la legislación laboral colombiana que busca
proteger de alguna forma al trabajador que queda “cesante”, es decir, aquel trabajador que queda
desempleado o que simplemente se le termina el contrato de trabajo, lo cual no siempre implica que
quede desempleado, pero la ley así lo ha supuesto.
INTERES DE CESANTIAS:
Los intereses se deben pagar a más tardar al 31 de enero, y se pagan directamente al empleado, esto
es, que a diferencia de las cesantías que se deben consignar en un fondo, en el caso de los intereses
sobre cesantías se deben pagar al empleado.
PARAFISCALES:
Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante Contrato de
trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes
parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de
Compensación Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
VACACIONES:
En Colombia, las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año
de trabajo. En el caso de algunos trabajadores de la salud, las vacaciones son de 15 días por cada seis
meses de trabajo, pero esta es la excepción de la regla general de los 15 días por año trabajado.
CONDICIONES:
1- La nómina debe ser cancelada los primeros 5 días de cada mes.
2- Los horarios del personal con establecidos para un total de 48 horas, por ende no se cancelan
horas extras.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1- Verificación de empleados
2- Establecer un formato de entrada y salida de
empleados para registrar los horarios
laborados.
3- Verificación de días laborados
4- Elaboración de nómina en formato de Excel,
teniendo en cuenta los valores que se deben
descontar, seguridad social y pensión 4%,
compensación 4%, y préstamos y/o
embargos.
5- Se debe realizar provisión de cesantías,
intereses de las cesantías, prima y
vacaciones.
6- Se debe contabilizar los parafiscales, Sena
2%, ICBF 3% y caja de compensación 4%.
7- Se debe importar el formato en Excel al
programa New Pyme para realizar la
contabilización.
8- Se procede hacer pago en la plataforma de
MIPLANILLA.COM
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR PÚBLICO
ASISTENTE DE DIRECCIÓN
TALENTO HUMANO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
1- Se diligenciaformato de llegadade empleados paracotejar las horaslaboradas.
2- Se hace verificaciónde empleados.
3- Se establecen losdías laborados y losempleados activos
4- Se procede aelaborar la planillade nómina en Excel.
5- Se hacen losdescuentos porconceptos de saludy pensión.
6- Calcular el valor delos parafiscales.
7- Realizar laprovisión de lascesantías e interesesde las cesantías.
8- Se importa lanómina de Excel alprograma NEWPYME.
9- Se solicitaautorización pararealizar el pago pormedio decomprobante deegreso.
10- Se cancela y archiva
TALENTO HUMANO
TALENTO HUMANO
AUXILIARCONTABLE
AUXILIARCONTABLE
AUXILIARCONTABLE
CONTALDORPÚBLICO
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
OBJETIVO
Elaborar nómina de los funcionarios y lo que conlleva, descuentos de nómina, parafiscales y pago
de planilla.
CAMPO DE ACCIÓN
Departamento de contabilidad
RESPONSABLE:
Auxiliar Contable y Contador
TERMINOS RELACIONADOS:
ESTADOS FINANCIEROS:
Son los documentos de mayor importancia que recopilan información sobre la salud económica de la
empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de la misma.
Se incluyen dentro de los estados financieros: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y
ganancias, el estado de flujos de efectivo o la memoria [ CITATION www155 \l 9226 ].
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
BALANCE GENERAL: Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de
lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su
negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en
el momento o en un futuro próximo[ CITATION Ger15 \l 9226 ]
ESTADO DE RESULTADOS:
Un estado de resultado de pasos múltiples obtiene su nombre de una serie de pasos
cuyos costos y gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los
bienes vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad
bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un subtotal
llamado “utilidad operacional” (o utilidad de operaciones). Como paso final, se considera el
gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales” para llegar a
la utilidad neta[ CITATION Ger15 \l 9226 ].
CONDICIONES:
1- Los estados financieros deben ser elaborados mínimo cada 6 meses.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
CONTADOR PÚBLICO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Analizar los comprobantes de contabilidad, se
analizan las cuentas, verificando que todos los
comprobantes se encuentren cuadrados, y
revisando la naturaleza y esencia de las
operaciones.
1- Análisis de balance de comprobación:
Se genera el listado de balance de comprobación
y debe verificarse los saldos existentes.
2- Corrección de Balance de
Comprobación
El contador debe hacer un informe donde se
encontraran las recomendaciones y
sugerencias.
3- Elaboración De Estados Financieros
Ya efectuadas las correcciones se procede a
realizar los estados financieros en Excel, para
ser presentados ante le el representante legal
para ser firmados por parte del contado y
represente legal.
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AUXILIARCONTABLE
CONTADORPÚBLICO
CONTADORPÚBLICO
CONTADORPÚBLICO
CONTADORPÚBLICO
CONTADORPÚBLICO
CONTADORPÚBLICO
1- Se solicita al programa
New Pyme el informe de
balance general y estados
de resultados.
2- Se verifican los saldos
que estén descuadrados
3- Se hacen los respectivos
ajustes
4- Se procede a realizar los
ajustes
5- Se elabora balance de
comprobación
6- Se aplican las
correcciones
7- Se preparan los estados
financieros
8- Elaboración de estados
financieros en Excel
9- Impresión y firma de
estados de resultados
10- Archivo para
presentación de informes
a los entes
correspondientes.
ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
RECOMENDACIONES
Revisar la estructura de la empresa, en los aspectos de misión, visión. Puesto queesta desactualizada.
Contratar más personal, puesto que la mayor parte de las funciones se le asignana una sola persona para evitar ilícitos, sería importante contar con personas quemanejen cartera, tesorería, cuentas por pagar.
Aprobar y entregar el manual de procedimientos presente, para que otras áreasde la empresa lo puedan implementar.
Se recomienda actualizar el software, ya que se debe hacer la convergencia aNormas Internacionales de Información Financiera.
Hacer el uso de un portal bancario, ya que se puede tener mayor control de lasoperaciones financieras de la empresa.
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CONCLUSIONES
1) Al realizar un diagnóstico en el área contable, se pudo determinar varias fallas,las cuales había generado inconformidad por parte de la auxiliar contable consobrecarga del trabajo al no tener clara las responsabilidades y un apoyoconfiable a su quehacer.
2) La inclusión de un manual de procedimientos para el área contable de laAsociación Colombiana de Educadores permitirá cumplir con los objetivosestablecidos , ya que con esto se disminuirá el margen de error, evitando asísobrecarga de trabajo para la auxiliar contable con más apoyo del Contador y laDirección Administrativa Financiera.
3) Implementando este manual, se tendrá mayor control sobre las operaciones yregistros contables, con el propósito de tener información veraz y oportuna para latoma de decisiones.
4) Este manual responde a las necesidades de la empresa, por lograr sus objetivosen una medida de tiempo más eficiente pero no significando así, que se haga deuna manera incorrecta, puesto que se establecieron los puntos más relevantes,en los cuales se determina a través de un diagrama de flujo los procedimientos.
5) Se elaboró un manual de funciones para el Contador Público y la Auxiliar contable,para dar claridad a sus funciones y horarios de trabajo.
6) Los beneficios que tendrá la Asociación Colombiana de Educadores con lainclusión de este manual de procedimientos y el manual de funciones, serán degran ayuda y una oportunidad de mejorar cada día su labor puesto que aseguralas operaciones, el manejo de la información evitando fugaz, la calidad de susprocedimientos, haciendo que haya sinergia y sentido de pertenencia de losfuncionarios en la compañía
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