cartilla elementos y procedimientos básicos contables para corprosocial
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ELEMENTOS Y
PROCEDIMIENTOS
BÁSICOS CONTABLES
PARA CORPROSOCIAL.
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Elaborado por:
Diana Constanza Benjumea Buriticá
Anyi Marcela Londoño Bedoya
Gabriel Jaime Gómez Conde
Edwin Alexander García Serna
Asesora de práctica:
Alba Lucía Gómez Ramírez
Facultad de Contaduría Pública y
Negocios Internacionales.
Fundación Universitaria Luís Amigo
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CONTENIDO
Pág.
1. ELEMENTOS CONCEPTUALES PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
5 INFORMACIÓN CONTABLE
2. CICLO CONTABLE
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3. PAPELES DE TRABAJO O SOPORTES
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CONTABLES
4. CUENTAS DE COSTOS
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4
1.ELEMENTOS CONCEPTUALES PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN CONTABLE
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1. ELEMENTOS CONCEPTUALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE
En la actualidad resulta prácticamente impensable llevar adelante cualquier actividad empresarial sin la ayuda directa o indirecta de un computador. Contar con información precisa en el momento oportuno, tiene un valor significativo para la empresa. A continuación se enuncian una serie de elementos y conceptos a tener en cuenta tanto para el manejo de la información como para la implementación de un sistema de información ya sea a través del computador o en forma manual.
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¿QUE ES UN SISTEMA?
Se puede definir como un conjunto de funciones, componentes o elementos que interactúan entre sí, interrelacionados que forman un todo. En otras palabras, es aquel que obtiene, procesa, almacena y distribuye la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Todo sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas.
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Se puede definir como un conjunto de funciones, componentes o elementos que interactúan entre sí, interrelacionados que forman un todo. En otras palabras, es aquel que obtiene, procesa, almacena y distribuye la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.
Todo sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Y PARA QUE LE SIRVE A UNA ORGANIZACIÓN?
Funciones:
•Proporcionar la información (datos) necesaria para la organización o empresa.•Automatizar los procesos operativos. •Apoyar la toma de decisiones de quienes desempeñan las funciones y los procesos de negocios dentro de las empresas, de acuerdo con su estrategia.
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Es un conjunto de datos económicos, sociales y ambientales que representan una serie de transacciones comerciales, empleando las técnicas y procedimientos aptos para el registro de la contabilidad, con el fin de almacenar la información relativa a la empresa y sus actividades, que después de su procesamiento se traducen en informes, libros y estados financieros.
¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE?
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RECUERDA:
El sistema de información contable y por ende el departamento de contabilidad son los encargados de centralizar la información dependiendo de la forma como esté organizada: centros de costos; departamentos de cartera, almacenes, impuestos. Además debe facilitar la revisión y la validación para que los auditores o revisores fiscales verifiquen la existencia de los derechos y bienes, controlen los bienes e informen a la gerencia sobre el estado o marcha del negocio.
¿CUALES SON LOS FINES QUE DEBE SATISFACER UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE?
Suministrar información económica, financiera y social útil para la toma de decisiones.Determinar los resultados de la gestión administrativa y de las actividades económicas desarrolladas por la organización.Proporcionar información de los movimientos, transacciones y acciones realizadas por el ente en una fecha determinada. Servir de base estadística para el análisis económico y financiero comparativo con respecto a otros periodos y a otras organizaciones.
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Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y es un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.
Esto no es verdad, la contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados.
Además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar a los usuarios externos e internos, todo bajo el control y supervisión del contador.
¿CUAL ES EL PAPEL QUE DESEMPEÑA LA CUAL ES EL PAPEL QUE DESEMPEÑA LA CONTABILIDAD DENTRO DE LAS CONTABILIDAD DENTRO DE LAS
ORGANIZACIONES?ORGANIZACIONES?
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FUNDAMENTOS DEL SISTEMA CONTABLEFUNDAMENTOS DEL SISTEMA CONTABLE
¿SABES QUE ES UNA CUENTA?
Es un concepto contable que posibilita o tiene la capacidad de dar y recibir, por consiguiente acumula en forma ordenada las operaciones relacionadas con transacciones.
Estas presentan los movimientos y los saldos en fechas determinadas conocidos como débitos y créditos.
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¿POR QUÉ ESTA COMPUESTO EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS Y QUE ELEMENTOS CONTIENE?
Un paquete contable es un software o programa de
computador encargado de registrar, almacenar y procesar en orden cronológico las transacciones contables que realiza cualquier empresa, que ha de ser usado por las personas encargadas del manejo de la contabilidad y su supervisión, con la finalidad de obtener información en tiempo real que exprese la situación económica de la empresa
Está compuesto por un catálogo de cuentas. Contiene la descripción y la dinámica de las mismas; las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. Este plan unifica todos los conceptos, facilitando el análisis y la evaluación de la información de todos los sectores económicos.
¿QUÉ ES UN PAQUETE CONTABLE ?
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¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE UN PAQUETE CONTABLE?
1. Se presume que la empresa previamente determinó la necesidad de registrar sus operaciones a través de éste.
2. La información generada por la organización requiere de la sistematización, automatización y procesamiento de la misma debido a la complejidad de las tareas o el alto volumen de transacciones
POR LO TANTO
Se cuenta con el personal capacitado para el manejo de la contabilidad dentro de la organización.
Se poseen los recursos físicos y tecnológicos para la instalación, manejo y mantenimiento de la aplicación.
El programa de contabilidad satisface las necesidades de información al interior de la organización y por ende para los usuarios externos.
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¿QUE CARACTERÍSTICAS DEBE TENER UN BUEN SOFTWARE DE CONTABILIDAD?
Fácilmente adaptable a las necesidades de información de la empresa.
Debe trabajar en línea con otras estaciones de trabajo (multiusuario) o trabajar de manera local (monousuario).
Alertas de seguridad contra virus y auditar a los usuarios de la aplicación.
Contar con el respaldo de la casa de software en cuanto al servicio, mantenimiento y solución de inconvenientes.
Acceso a la documentación para el manejo de la aplicación, es decir tener guías y manuales del usuario, al igual que capacitación y actualizaciones para la aplicación.
Posibilitar la consulta y modificación de meses anteriores.
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¿SABIAS QUE ES UN DEMO?
Es un tipo de licencia de software en la que se tienen funciones restringidas del software o se puede apreciar el funcionamiento de las diferentes actividades y procesos que este realiza. Por lo general no tiene fecha de expiración. Cuando se habla de un demo significa tener versión de demostración que permite al usuario la prueba de un programa.
¿CUAL ES LA COMPAÑÍA QUE DISEÑÓ EL DEMO
OBSEQUIADO A CORPROSOCIAL?
La compañía que facilita el demo se llama P & A Soluciones Integradas S.A. Esta empresa es una sociedad antioqueña, dedicada principalmente al desarrollo de software, tanto comercial como a la medida, con más de diez años de experiencia, habiendo participado en el desarrollo de múltiples proyectos en diferentes áreas de interés, dentro de los cuales se destacan los realizados para empresas tales como: el grupo SURAMERICANA, CONINSA-RAMÓN H., el MUNICIPIO DE MEDELLÍN, DISTRIHOGAR, COSMOVISIÓN, MARLLANTAS entre otros.
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¿QUE QUIERE DECIR SAG-XP?
Significa sistema administrativo y gerencial, siendo el nombre dado al paquete de contabilidad diseñado por la empresa P&A Soluciones Integradas.
¿Cuales son las principales funciones que realiza?
Registro ordenado de cada una de las operaciones de la compañía.
Almacenamiento y control de las bases de datos para terceros, clientes, empleados y proveedores. Información en tiempo real.
Opciones para recalcular y reconstruir la contabilidad de documentos mal imputados o mal registrados.
Procesos automáticos de depreciación y ajustes por inflación.
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SI SE ME PRESENTA ALGUNA INQUIETUD EN CUANTO AL MANEJO DEL PROGRAMA ¿QUE DEBO HACER?
• Lo primero que debo hacer es consultar el manual del usuario, su icono de acceso se encuentra en el menú principal del programa.
• Al no solucionar mi inquietud, la consulto con mi superior a cargo.
• Si persiste la duda inmediatamente me comunico con la línea de atención al cliente de P &A Soluciones Integradas para recibir soporte.
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ELEMENTOS RELATIVOS A LA CONTABILIDAD DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
¿SABES CUÁL ES EL MANEJO QUE DEBE DARSE A LA INFORMACIÓN CONTABLE PARA REGISTRAR LOS
HECHOS ECONÓMICOS?
Los hechos económicos deben estar apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
Este debe incluir la totalidad de las cuentas de nivel y auxiliares en uso; con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.
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¿CÓMO Y CUANDO DEBEN REGISTRARSE LOS ASIENTOS CONTABLES GENERADOS POR CUALQUIER ORGANIZACIÓN?
Las operaciones deben registrarse cronológicamente, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.
Esto quiere decir, que las operaciones se registran en el mismo día en que ocurra la transacción en los respectivos libros de contabilidad de acuerdo a las normas.
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2.CICLO
CONTABLE
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Es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen de cifras significativas que, expresadas básicamente en términos monetarios, muestra el estado de las operaciones y transacciones realizadas por la empresa.
Proceso de información acumulativo de la empresa
FUNCIONES
Emitir
RecolectarInterpretar
Hacer seguimiento
2. CICLO CONTABLE
¿QUÉ ES CONTABILIDAD?
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PROPIETARIOS – ACCIONISTAS - SOCIOS
BANCOSCOMUNIDAD
PROVEEDORESCLIENTES
GOBIERNOORGANISMOS
INSTITUCIONES
DIRECCIÓN – GERENCIAADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTOS O ÁREAS DE LA EMPRESA - EMPLEADOS
NIVEL INTERNO
NIVEL EXTERNO
INFORMACIÓN CONTABLE
¿QUIÉNES SON LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE?
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1. Realización de un hecho económico.
2. Un hecho económico genera la elaboración de un soporte en orden consecutivo y cronológico .
3. A partir del soporte se elabora un comprobante de pago o de ingreso .
4. La información del comprobante se registra en un orden cronológico.
5. Se analizan las transacciones y se establecen periódicamente los resúmenes de las operaciones por cada cuenta.
6. Se resume la información en los estados financieros.
¿QUÉ ES UN PROCESO CONTABLE Y DE QUÉ SE
COMPONE?
Es la identificación, clasificación, registro e información de hechos económicos, tales como compra de mercancías, pago de nómina, venta de servicios a crédito realizados por la empresa .
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¿CUÁLES SON LOS PRINCIPIOS QUE RIGEN EL MANEJO DE LA CONTABILIDAD?
¿QUÉ ES LA DOBLE IMPUTACIÓN?
1. El principio de doble imputación
2. El principio de causación
Cada transacción de la empresa afectapor lo menos dos cuentas
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Ingresos operacionales
Préstamo recibido
- Aumentan los ingresos operacionales
- Aumenta la caja
- Disminuye la caja
- Aumentan los gastos
- Aumenta el inventario de mercancía
- Disminuye la caja o aumentan las cuentas por pagar (Proveedores)
- Aumenta la caja
- Aumenta las cuentas por pagar
- Disminuye caja
- Disminuyen las cuentas por pagar
¿CÓMO SE AFECTAN LAS CUENTASCON LA DOBLE IMPUTACIÓN?
Compra
Gasto
Abono a deuda
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La caja se disminuye en $15.000
Los gastos generales de administración aumentan en $15.000
Salen $15.000 de la caja para compra
de papelería
Se vende mercancía por $50.000; el cliente paga $25.000 en efectivo y
queda debiendo el saldo
Las ventas aumentan en $50.000
La caja aumenta en $25.000
Las cuentas por cobrar aumentan en $25.000
Ejemplo: Doble imputación
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CUÁNDO UNA EMPRESA HABLA DE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN
¿A QUE SE REFIERE?
La compra de un computador se causa el día en que se recibe el equipo, porque ese día la empresa adquiere la obligación de pagarlo.
El arriendo de un local se causa el día en que se debe pagar, aunque el pago se haga después.
Los trabajos encargados se registran como venta el día en que se entrega al cliente, porque ese día adquiere el derecho a cobrarlos, así no los cancelen todavía.
Los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen, es decir cuando se genere el derecho de cobrar o la obligación de pagar, y no solamente cuando sea recibido, pagado en efectivo o su equivalente.
Ejemplo: Causación
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¿QUÉ ES LA ECUACIÓN CONTABLE?
Es un equilibrio permanente entre los recursos y las fuentes de financiación las cuales pueden ser los dueños de la empresa, utilidades obtenidas, proveedores, bancos. etc . Se puede expresar de la siguiente manera:
ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO
ACT IVOS
Caja $550.000Cuentas por cobrar $260.000Terreno $300.000Equipo de Oficina $200.000
TOTAL ACTIVOS $1.310.000
PAS IVO
PATR IMON IO
Obligaciones financieras $500.000Cuentas por pagar $100.000Costos y gastos por pagar $ 13.000
TOTAL PASIVO $613.000
Aportes Sociales $400.000Utilidad del ejercicio $297.000
TOTAL PATRIMONIO $697.000
$1.310.000 = $613.000 + $697.000$1.310.000 = $1.310.000
¿Qué representa la cuenta del ACTIVO?
El conjunto de bienes, derechos y valores que la
empresa tiene en su poder al servicio de la actividad.
¿Qué representa la cuenta del PASIVOS?
El conjunto de deudas y obligaciones que la empresa tiene con los
proveedores, empleados, bancos, etc.
¿Qué representa la cuenta del PATRIMONIO?.
Los aportes llevados por los dueños a un fondo común para desarrollar una
actividad comercial y obtener beneficios los cuales se acumulan durante la vida
del negocio.
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¿CUÁL ES LA RELACIÓN ENTRE LAS TRANSACCIONES ECONÓMICAS Y LA ECUACIÓN CONTABLE?
Aumento en activo y disminución en activo
Ejemplo: la empresa compra un vehículo de contado
Aumento en activo y aumento en pasivo
Ejemplo: la empresa compramaquinaria a crédito
Aumento en activo y aumento en patrimonio
Ejemplo: ingresa un nuevosocio a la empresa, quien
aporta efectivo
Disminución en activo y disminución en pasivo
Ejemplo: Cancelación de un préstamo bancario
Disminución en activo y disminución en patrimonioEjemplo: retiro de un socio
con pago en efectivo
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¿CUÁLES SON LOS LIBROS ESENCIALES DE CONTABILIDAD?
El caja diario Mayor y Balance Inventario y Balance Socios Actas
¿QUÉ ES EL LIBRO DIARIO?
Es un libro al que se trasladan los datos de los comprobantes de diario. Para anotarlos, se destina a cada cuenta una pareja de columnas las cuales reciben el nombre de debe y haber al terminar de trasladar el total de estos movimiento se debe verificar que la suma de todas las columnas de debe sea igual a todas las columnas del haber.
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¿CÓMO SE UTILIZA EL LIBRO DIARIO?
En dicho libro se registran en orden cronológico, los comprobantes contables que generan la realización de un hecho económico.El formato puede ser el siguiente:
Diario General Página No. ___
Fecha Descripción Débito Crédito
Se anota el año, mes y día en que se realizó la transacción.
Se registra el nombre de la cuenta que esta siendo afectada, debitada o acreditada según el caso.
Se anota el número del código de cada cuentade acuerdo con lo estipulado en el plan de cuentas.
Valor de la transferencia realizada.
Valor de la transferencia realizada. Es la contrapartida de la cuenta debitada.
Códigocontable
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Ejemplo: Registro de transaccionesen el libro diario
Transacción 1: noviembre 1/06 la empresa recibe $400.000 en efectivo como aportede capital de sus socios.
Transacción 2: noviembre 5/06 la empresa compra un terreno en efectivo por $300.000
Transacción 3: noviembre 10/06 la empresa obtuvo un préstamo de $500.000 del banco.
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 01/06 Caja Aportes Sociales
400.000400.000
11053105
Descripción
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 05/06 Terreno Caja
300.000
300.00015041105
Descripción
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 10/06 Caja Obligaciones Financieras Bancos Nacionales
500.000500.000
11052105
Descripción
En la contabilidad
siempre debeexistir
igualdadentre el valor
débito y el valor
crédito para cada
transacción.
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Transacción 4: noviembre 20/06 la empresa adquiere muebles y enseres por $200.000. Pagando en efectivo la mitad y el resto en 30 días.
Transacción 5: noviembre 22/06 la empresa vendió a crédito servicios a sus clientes por valor de $260.000
Transacción 6: noviembre 28/06 la empresa vendió de contado servicios a un cliente por $130.000
Transacción 7: noviembre 30/06 la empresa registró los siguientes gastos nómina $80.000 y servicios públicos $13.000. La nómina se pagó de contado y los servicios se acumularon para el mes siguiente.
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 20/06Equipo de oficina Caja Cuentas por pagar
200.000100.000100.000
152411052305
Descripción
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 22/06 Clientes Ingresos Operacionales
260.000260.000
13054155
Descripción
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 28/06 Caja Ingresos operacionales
130.000
130.000
11054155
Descripción
Fecha Código Débito Crédito
Nov. 30/06 Gasto de personalGasto servicios públicos Caja Costos y gastos por pagar
80.00013.000
80.00013.000
Descripción5105513511052335
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¿QUÉ ES EL LIBRO MAYOR O
CUENTA T ?
Es un documento o informe que recopila o acumula las diferentes transacciones registradas en el libro diario, de manera que permita presentar saldos de cuentas (caja, bancos, proveedores, etc.) y saber cuánto se tiene en un momento determinado.
Nombre de la cuenta
Débito Crédito
Se anota el nombre de la cuenta utilizada en el registro de la transacción. Ejemplo: Caja, capital social.
xxxxxxxx
Se anota el valor débito que figura en el diario.(aumenta si es cuenta del activo o disminuye si es cuenta del pasivo o patrimonio)
¿Cómo se hace el traslado del libro diario al mayor?Una vez registradas las transacciones en el diario, éstas deben transferirse
a las respectivas cuentas del libro mayor.
Se anota el valor crédito que figura en el diario.(aumenta si es cuenta del pasivo o patrimonio o disminuye si es cuenta del activo.
Se suma el valor de los débitos y luego el valor de los créditos. En seguida se hace una diferencia entre los dos lados para obtener el saldo.
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Ejemplo: Registrar en una cuenta T cada una de las transacciones del libro diario.
Transacción 1: Caja Aportes Sociales (1) 400.000 400.000 (1)
Transacción 2:Caja
(1) 400.000 300.000 (2)
Terrenos
(2) 300.000
Transacción 3:
Caja
(1) 400.000 300.000 (2)(3) 500.000
Obligaciones Financieras- Bancos Nacionales
500.000 (3)
Transacción 4:
Equipo de oficina
(4) 200.000
Cuentas por pagar
100.000 (4)
Cada uno de los números
( ) que tienen los valores
representan el orden de lastransacciones.
Caja
(1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4)
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Transacción 5:Clientes
Ingresos Operacionales
(5) 260.000 260.000 (5)
Transacción 6:Caja
(1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4)(6) 130.000
Ingresos Operacionales
260.000 (5)130.000 (6)
Transacción 7: Gasto de personal
Sueldos
(7) 80.000
Caja
(6) 130.000
(1) 400.000 300.000 (2)
80.000 (7)(3) 500.000 100.000 (4)
Gastos OperacionalesServicios
Costos y gastospor pagar
(7) 13.00013.000 (7)
Recordemos que cada uno
de los números ( ) que tienen
los valores representan el orden de lastransacciones.
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¿CÓMO SE CALCULAN LOS SALDOS DE LAS CUENTAS?
Caja
(1) 400.000 300.000 (2) (3) 500.000 100.000 (4)
550.000
(6) 130.000 80.000 (7)
1.030.000 480.000
Terrenos
(2) 300.000
Aportes Sociales400.000 (1)
300.000 400.000
Cuentas por pagar
100.000 (4)
Equipo de oficina
(4) 200.000
100.000
200.000
Obligaciones Financieras- Bancos
Nacionales
500.000 (3)
500.000
Clientes
(5) 260.000
Gastos de personal - sueldos
(7) 80.000
260.000
80.000
Costos y gastos por pagar
13.000 (7)
13.000
Gastos operacionales -
servicios
(7) 13.000
13.000
Ingresos Operacionales
260.000 (5)130.000 (6)
390.000
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Luego de obtener los saldos se procede a elaborar el balance de prueba, el cual consiste en comparar los saldos de las cuentas que quedaron con valor en el débito y los saldos de las cuentas que quedaron con valor crédito a una fecha determinada, con el fin de verificar una igualdad en los totales.
¿QUÉ SIGUE DESPUÉS?
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CORPROSOCIALBalance de prueba al 30 de noviembre de 2006
NOMBRE DE LA CUENTA DÉBITO CRÉDITOCaja $ 550.000Clientes 260.000Terrenos 300.000Equipo de oficina 200.000Gastos Operacionales – sueldos 80.000Gastos Operacionales – Servicios 13.000Cuentas por pagar $ 100.000Obligaciones financieras 500.000 Costos y gastos por pagar 13.000Aportes Sociales 400.000Ingresos Operacionales 390.000
TOTALES $ 1.403.000 $ 1.403.000
Se pone el nombre de la empresa.y la fecha del mes al que corresponde.
Se anotan en la columna izquierda los saldos débito.
Se anotan en la columnaderecha los saldos crédito.
Se suman las columnas y el total débito debe ser igual al total crédito.
Los títulos de las cuentasse presentan en una lista.Primero las cuentas de saldodébito (generalmente las cuentas de activos y gastos) y luego las que están en saldo crédito (generalmente cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos).
Cuando en un balance de prueba, el total de débitos no es igual al total de créditos, el error pudo haberse presentado al registrar las transacciones en el diario, o una cuenta que es de naturaleza crédito se registra en el débito o viceversa, error al pasar los saldos a las cuentas T, al relacionar las cuentas en el balance de prueba o no se registro un saldo o puede estar sobrando otro.
Ejemplo: Balance de prueba
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¿QUÉ ES LA DEPRECIACIÓN?
Es el gasto correspondiente al valor que van perdiendo las propiedades, planta y equipo como consecuencia del deterioro que sufren por el uso o la obsolescencia por avances tecnológicos.
¿CÓMO SE CALCULA LA DEPRECIACIÓN
POR EL MÉTODO DE LÍNEA RECTA?
Se tiene en cuenta el valor de compra del activo y se divide por el número de años (depreciación anual) o por el número de meses (depreciación mensual) de vida útil que tiene cada uno, el registro se hace mensualmente o proporcional por fracción de tiempo. Nota 1: Se utiliza este método para efectos de una mayor compresión, además por ser el más utilizado. Nota 2: Se entiende por vida útil el lapso de tiempo durante el cual se espera que la propiedad, la planta y el equipo contribuyan a la generación de ingresos.
¿CUÁLES SON LOS MÉTODOS DE
DEPRECIACIÓN?
Método de línea recta. Métodos de depreciación acelerada: - Método de la suma de los dígitos de los años. - Método de reducción de saldos. Método de unidades de producción u horas de trabajo.
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¿EN QUE MOMENTOSE CALCULA LA DEPRECIACIÓN? Al final de cada mes y durante cada uno de los
meses de vida del activo.
Los registros de las depreciaciones se deben llevar en el libro diario, libro mayor (cuenta T) y balance de prueba.
¿CUÁL ES LA VIDA ÚTILDE LOS BIENES QUE
SE DEPRECIAN? Generalmente la tabla está clasificada así:Vehículos y computadores: 5 años ó 60 meses Muebles y enseres: 10 años ó 120 meses Máquinas y equipos: 10 años ó 120 meses Casas y edificios (sin tener en cuenta el valor del terreno): 20 años ó 240 meses
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Ejemplo: Depreciación de un bien adquirido por la empresa. La empresa adquirió el 15 de noviembre de
2006 un camión por valor de $20.000.000, pagando de contado.
1. El cálculo de la depreciación anual del activo, se obtiene con la siguiente división:
Depreciación anual: $20.000.000 / 5 años = $4.000.000/año
2. La depreciación se debe presentar mensualmente, pero en el mes de noviembre el uso del activo solo fue de 16 días. El valor se obtiene de la siguiente manera:
Depreciación mensual: $20.000.000 / 60 meses = $333.334 mensualDepreciación de 16 días: $333.334 / 30 días = $11.111 /día x 16 días = $177.7763. Se hace el registro en el libro diario.
Para el mes de noviembre, se presenta así:
FECHA DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO
Noviembre 30/2006
Gastos operacionales - Depreciaciones Depreciación acumulada
177.776
177.776
Para el mes de diciembre y los meses siguientes, se presenta así:
FECHA DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO
Diciembre 31/2006
Gastos operacionales - Depreciaciones Depreciación acumulada
333.334
333.334
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Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos económicos realizados por la empresa a lo largo de un periodo contable, al finalizar éste se inicia el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros.
Son las cuentas que se usan para registrar las transacciones que tienen que ver con el desarrollo del objeto social, (por ejemplo: venta de zapatos, de artesanías, venta de chorizos, etc.) cuya finalidad es determinar una utilidad o pérdida en un periodo determinado, generalmente de 1 año.
¿QUÉ ES UN PERIODO CONTABLE?
Tiempo en el cual la empresa calcula sus ingresos, determina los costos y gastos incurridos y presenta su situación económica.Generalmente es de 1 año que va del 01 de enero al 31 de diciembre.
¿QUÉ SON LAS CUENTASDE RESULTADO?
¿QUÉ ES UN CIERRE CONTABLE?
Al finalizar el periodo contable, con el propósito de medir razonablemente los resultados operacionales de la empresa y conocer su situación financiera, se procede con el cierre de cuentas.
Los asientos de cierre tienen como principal finalidad determinar en libros la utilidad o pérdida del ejercicio.
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¿CÓMO SE HACE EL CIERRE DE LAS CUENTAS DE RESULTADO?
Con el propósito de determinar la utilidad o pérdida de la empresa, todas las cuentas temporales deben cerrarse o su saldo debe quedar en cero.
1. Se abre una cuenta llamada Ganancias y pérdidas.2. Las cuentas de resultado con saldo débito, como los
gastos, se acreditan por el mismo valor y la cuenta de Ganancias y pérdidas se debita por el mismo valor.
3. Las cuentas de resultado con saldo crédito, como los ingresos, se debitan por el mismo valor y la cuenta de Ganancias y pérdidas se acredita por el mismo valor.
4. Luego de hacer todos los cierres, la cuenta de Ganancias y pérdidas se salda. Si el resultado mayor es débito entonces los gastos fueron mayores y la empresa obtuvo pérdidas, pero si el resultado es crédito los ingresos fueron mayores y la empresa obtuvo ganancias.
5. La cuenta de Ganancias y pérdidas es temporal, por lo tanto, también se cierra al finalizar el periodo contable.
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Tendiendo en cuenta las transacciones efectuadas por la empresa, se seleccionan las cuentas de resultado que se encuentran en el libro mayor, y se procede con su respectivo cierre y con la elaboración de sus asientos.
Gastos de personal - sueldos
(7) 80.000
80.000
Gastos operacionales -
servicios
(7) 13.000
13.000
Ingresos Operacionales
260.000 (5)130.000 (6)
390.000
Ganancias y pérdidas
A medida que se van cerrando las cuentas, se deben hacer los asientos en forma de libro diario
80.000
80.000 13.000
13.000
390.000
390.000
0
0
0
93.000 390.000
297.000297.000
0
Utilidad del ejercicio
297.000 Esto quiere decir que la empresa tuvo una utilidad de $297.000, es decir hubo más ingresos que gastos
46
Fecha Descripción Débito Crédito
Ganancias y pérdidas Gastos de personal - sueldos Ganancias y pérdidas Gastos operacionales Servicios
Ingresos operacionales Ganancias y pérdidas Ganancias y pérdidas Utilidad del ejercicio
Nov. 30/06 80.000
13.000
390.000
110.000
80.000
13.000
390.000
110.000
30/06
30/06
Para cerrar la cuenta de Ganancias y pérdidas se abre la cuenta utilidad del ejercicio, la cual es una cuenta del patrimonio.
1. Si la empresa obtuvo ganancias, la cuenta de ganancias y pérdidas se debita y la cuenta de utilidad del ejercicio se acredita.
2. Si la empresa obtuvo pérdidas, la cuenta de ganancias y pérdidas se acredita y la cuenta de utilidad del ejercicio se debita.
30/06
47
¿QUÉ SON LOS ESTADOSFINANCIEROS?
Son informes preparados periódicamente, los cuales tienen como objetivo suministrar información financiera a todos aquellos usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situación económica actual de la empresa.
¿QUÉ ES UN BALANCE GENERAL?
Para una mejor comprensión de la cartilla solo vamos a trabajar el balance general y el estado de resultado.
Es un informe en el cual se describe la situación financiera de la empresa en una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez por año, al cierre de cada periodo contable y está compuesto por el Activo, Pasivo y Patrimonio.
¿CUÁLES SON LOS ESTADOSFINANCIEROS BÁSICOS?
Balance General Estado de Resultados El Estado de Cambios en el Patrimonio El Estado de Cambios en la Situación Financiera El Estado de Flujos de Efectivo
¿CÓMO SE HACE EL BALANCE GENERAL?
1. Determino la fecha de corte (es decir el último día cuyos registros quedan incluidos en el balance).
2. Reúno toda la información que tengo como saldos en el libro mayor.
3. Registro la información en el formato previamente diseñado, de acuerdo con las necesidades de información de los usuarios.
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¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS
ACTIVOS?
ACTIVOS CORRIENTES
El dinero a la vista o los bienes que pueden convertirse en dinero en menos de un año. Dinero en caja Dinero en bancos Cuentas por cobrar o deudores Otras cuentas por cobrar recuperables en un año Inventarios Inversiones financieras recuperables en un año Entre otras
PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO
Los elementos que permanecen en la empresa por un tiempo indefinido porque son necesarios para su operación y no están para la venta. Terrenos Edificios Vehículos Máquinas y equipos Muebles y enseres
ACTIVOS NO CORRIENTES
El dinero a la vista o los bienes que pueden convertirse en dinero después de un año. Acciones en sociedades anónimas. Cuentas por cobrar con plazo mayor de 1 año Inversiones financieras recuperables en plazo mayor de un año. Valorizaciones Gastos pagados por anticipado
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¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS
PASIVOS?
PASIVOS A CORTO PLAZO (CORRIENTES)
Las deudas que la empresa debe cancelar o las obligaciones que debe cumplir en menos de un año. Sobregiros Deudas con bancos con plazo menor de un año Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Anticipos recibidos de los clientes Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar
PASIVOS A LARGO PLAZO (NO CORRIENTES)
Las deudas que la empresa debe cancelar y las obligaciones que debe cumplir en un plazo mayor de un año: Las deudas con bancos, corporaciones financieras o prestamistas con plazo mayor de un año. Otras deudas.
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EL CAPITAL
LAS UTILIDADES DELÚLTIMO PERIODO
El patrimonio tiene las siguientes cuentas principales:
Es la suma del dinero y del valor de los bienes con los cuales se fundó la empresa; o sea la parte del patrimonio que aportó el empresario. Generalmente se denomina: Capital Social
LAS UTILIDADESACUMULADAS
Son las utilidades obtenidas en periodos anteriores, las cualesse encuentran a disposición de los socios o dueños del negocio. Resultados de ejercicios anteriores
Son las utilidades del período actual cuya información contable queda registrada en el último Estado de Resultados. Resultados del ejercicio
LAS VALORIZACIONES
Son las ganancias causadas por el aumento del valor comercial de bienes como inversiones, propiedades, planta y equipo . Superávit por valorización
LAS RESERVAS
Son los valores que la empresa por disposición legal o por acuerdo de los socios retiene de las utilidades. Reservas Obligatorias Reservas estatutarias
51
CORPROSOCIALBalance General a 31 diciembre de 2006
ACTIVO PASIVOS Activo Corriente Pasivo Corriente Caja $ xxxx Obligaciones Financieras $xxx Bancos xxxx Proveedores xxx Cuentas por cobrar a clientes xxxx Obligaciones laborales xxx Inventarios xxxx Total pasivo corriente xxx Total activos corrientes xxxx Pasivo No corriente Activos No corrientes Obligaciones financieras $xxx Inversiones $ xxxx Proveedores xxx Cuentas por cobrar xxxx Total pasivo no corriente xxx TOTAL PASIVO XXX Propiedad, planta y equipo Terrenos $ xxxx PATRIMONIO Edificios xxxx Capital Social $xxx (Depreciación acumulada) xxxx Reservas Obligatorias xxx Equipo de oficina xxxx Utilidades acumuladas xxx (Depreciación acumulada) xxxx Utilidades del ejercicio xxx Total activos no corrientes xxxx TOTAL PATRIMONIO XXX TOTAL ACTIVO XXXX PASIVO + PATRIMONIO XXX
Nombre del estado financieroNombre de la empresa fecha de corteAl lado izquierdo van todas las cuentas del activo, se comienza con los activos corrientes los cuales se suman y se obtiene un total, luego los no corrientes junto con los activos fijos se suman y se genera otro valor total. Estos dos valores se suman y obtenemos el valor total del activo.La depreciación no se suma, se le resta al valor de la propiedad, planta y equipo.
Al lado derecho van todas las cuentas del pasivo, se comienza con los pasivos corrientes los cuales se suman y se obtiene un total, luego los no corrientes se suman y se genera otro valor total. Estos dos valores se suman y obtenemos el valor total del pasivo.
Al lado derecho seponen también todos los saldos de las cuentas que pertenecen al patrimonio.Se suman los valores y se obtiene el valor total del patrimonio.
SIEMPRE:TOTAL ACTIVO =
TOTAL PASIVO + TOTAL PATRIMONIO
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Ejemplo: Con los saldos que se tiene del libro mayor se construye El Balance General.
CORPROSOCIALBalance General a diciembre 31 de 2006
ACTIVO Activo Corriente Caja $550.000 Cuentas por cobrar a cliente $260.000
Total activo corriente $810.000
Propiedad, planta y equipo Terrenos $300.000 Equipo de oficina $200.000
Total activo no corriente $500.000
TOTAL ACTIVO $1.310.000
PASIVO Pasivo Corriente Obligaciones Financieras $500.000 Cuentas por pagar $100.000 Costos y gastos por pagar $ 13.000
Total pasivo corriente $613.000
PATRIMONIO Aportes Sociales $400.000 Utilidad del ejercicio $297.000 Total patrimonio $697.000
TOTAL PASIVO $613.000 + TOTAL PATRIMONIO $697.000= $1.310.000
53
¿QUÉ ES EL ESTADO DE RESULTADOS?
Es un informe que presenta los resultados de las operaciones de negocios realizadas durante un período, mostrando los ingresos generados por ventas y los costos y gastos en los que haya incurrido la empresa.
Muestra la rentabilidad de la empresa durante un período, es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa tuvo.
¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
DE RESULTADOS?
Ventas
(-) Costo de Venta
= Utilidad Bruta
(-) Gastos Operacionales
= Utilidad Operacional
(+) Ingresos No operacionales
(-) Gastos No operacionales
= Utilidad antes de Impuesto
(-) Impuesto de Renta
= Utilidad del ejercicio
Tener presente que el signo (-) ó (+), es para restar o sumar ese valor al resultado anterior.
54
¿EN QUÉ CONSISTE CADAUNA DE LAS CUENTAS
QUE COMPONEN ELESTADO DE RESULTADO?
Ventas: Son los ingresos generados en la venta de los productos y servicios ofrecidos por la empresa. Costo de Venta: Es el valor de adquisición o producción de los bienes y servicios vendidos por la empresa. Gastos Operacionales: Son los desembolsos que la empresa hace, originados en las actividades de administración, comercialización e investigación relacionadas con el objeto social del negocio. Ejemplo: Gastos de personal, gasto depreciaciones, gasto servicios públicos, etc. Ingresos no operacionales: Ingresos generados en actividades diferentes al objetivo propio de la empresa. Ejemplo: Utilidad en venta de activos de la empresa, rendimientos financieros. Gastos no operacionales: desembolsos realizados por la empresa que no se relacionan directamente con su objetivo. Ejemplo: Gastos intereses financieros. Impuesto de Renta: Todas las empresas deben pagarle al gobierno el impuesto de renta, el cual es un tributo que se genera por las utilidades obtenidas durante el periodo. Actualmente la tarifa es del 38.5%
55
Ejemplo: Tener en cuenta el siguiente ejercicio para construir un estado de resultado.
Ventas $390.000
(-) Costo de Venta $ 0
= Utilidad Bruta $390.000
(-) Gastos Operacionales $ 93.000
= Utilidad Operacional $297.000
(+) Ingresos No operacionales 0
(-) Gastos No operacionales $ 0
= Utilidad antes de Impuesto $297.000
(-) Impuesto de Renta $114.345
= Utilidad del ejercicio $182.655
56
3. PAPELES DE TRABAJO O SOPORTES
CONTABLES
57
3. PAPELES DE TRABAJO O SOPORTES CONTABLES
Son documentos que revelan el origen de las transacciones y sirven como medio de registro y verificación de la contabilidad.
Si los soportes son las pruebas de las transacciones realizadas por la empresa y no están, se entienden por no hechas contablemente, tributariamente y fiscalmente; trayendo como consecuencia el mayor pago de impuestos al no poder disminuir los gastos de las utilidades.
¿QUE SON PAPELES DE TRABAJO O SOPORTES CONTABLES?
¿QUÉ SUCEDE SI LA EMPRESA NO TIENE ESTOS SOPORTES?
58
Los soportes contables son elaborados tanto por personas internas como por personas externas a la empresa
¿CUALES SON LOS SOPORTES CONTABLES QUE DEBE MANEJAR UNA EMPRESA Y QUIENES SON
LOS ENCARGADOS DE ELABORARLOS?
SOPORTES INTERNOS
La empresa los elabora para el control de sus operaciones.
SOPORTES EXTERNOS
No los hace la empresa; los elaboran los terceros como son los bancos, los proveedores, los clientes.
Facturas de venta Recibos de caja Recibos de caja menor Comprobantes de egreso Notas débito y crédito Informe de entradas y
salidas del almacén Comprobante de libro
diario Pedidos Nómina
Consignaciones bancarias Facturas por compras Extractos bancarios
59
Es un documento que se utiliza cuando los clientes
solicitan la elaboración o despacho de una mercancía y
allí se describe la cantidad, la referencia, el color y
otros detalles. Con este también la empresa puede
revisar si hay existencia de los artículos pedidos;
para no facturar mercancía que no existe en el
inventario.
¿QUÉ ES UN PEDIDO?
Veamos un ejemplo: El 20 Junio de 2006; El Resplandor Ltda. le hace a Corprosocial solicitud de elaborar un pedido de zapatos para hombre. Que deberá ser enviado el día 25 Junio de 2006.
LOS SOPORTES INTERNOS
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
Cliente: Nit: 800.368.953-2 Fecha: 20 Junio 2006El Resplandor Ltda Direccion: Cra 25 Nº 12-365 Telefono: 5118832REFERENCIA DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
2356 Zapato para hombre (negro) 15 42.000 630.0002357 Zapato para hombre (cafe) 15 42.000 630.0002358 Zapato para hombre (negro) 20 42.000 840.000
VALOR: Dos millones cien mil pesos TOTAL 2.100.000
ELABORADA REVISADA
$
60
1. Expresamente la denominación de Factura de Venta. 2. Numeración consecutiva; es decir los números deben estar en orden.3. Razón social de la empresa e identificación (Nombre, dirección, nit,
tel, ciudad)4. Régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece (Régimen común,
simplificado o gran contribuyente)5. Resolución de autorización expedida por la DIAN (Permiso de la DIAN
para facturar) 6. El nombre y domicilio del comprador (Cliente)7. Descripción de las mercancías vendidas8. Precio unitario y total de la mercancía9. Discriminación del impuesto del IVA o impuestos a cargo10. Identificación y NIT del impresor (litografía) 11. Firma de quien la elabora.
¿QUÉ ES UNA FACTURA?
Es el documento por medio del cual se traslada la pertenencia de las mercancías y servicios de una persona o empresa a otra; este soporte debe contener:
61
Por ejemplo: Corprosocial registra venta de mercancías de contado, realizada el 25 Junio 2006 por valor de $2.100.000, 16% IVA; a la empresa El Resplandor Ltda.
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
Cliente: Nit: 800.368.953-2 Fecha: 25 Junio 2006El Resplandor Ltda Direccion: Cra 25 Nº 12-365 Telefono: 5118832REFERENCIA DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
2356 Zapato para hombre (negro) 15 42.000 630.0002357 Zapato para hombre (cafe) 15 42.000 630.0002358 Zapato para hombre (negro) 20 42.000 840.000
Valor en letras: Dos millones Forma de pago SUBTOTAL: $ 2.100.000cuatrocientos treinta y seis mil pesos mcte. Contado Crédito DESCUENTO: $La presente factura cambiaria de compraventa se asimila en todos sus efectos legales a una letra IVA: $de cambio según el Art 774 del Codigo de Comercio. La factura cambiaria de compra venta esta TOTAL: $exenta del impuesto de timbre cuando se cumplen los requisitos del Art 530 del estatuto tributario
RECIBI A SATISFACCIÓN Elaborado por:
FIRMA: Ana Baena Nit / Cc. 43,120,654 FIRMA Nit/ Cc. 43,227,747Impresores La Olimpia Nit 8005264456-2 Tel 5662211
Régimen Común
0336.000
2.436.000
62
¿QUE ES UN RECIBO DE CAJA?
Es el comprobante que se utiliza para registrar los dineros recibidos en la empresa y pueden ser en efectivo, cheques o consignaciones.
Veamos un ejemplo: Corprosocial expide un recibo por la venta hecha a El Resplandor Ltda. Según factura Nº 001 el 25 Junio 2006 por valor de $2.436.000 de los cuales recibe un cheque de $2.000.000 y el resto de
la compra en efectivo.
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
FECHA: 25 DE Junio DE 2006RECIBI DE: El Resplandor Ltda.LA SUMA DE: Dos millones cuatrocientos treinta y seis mil pesos.
POR CONCEPTO DE
Cancelación de la compra de 50 pares de zapatos para hombre según Factura Nº 001
VALOR TOTAL $ 2.436.000 ABONO RESTA: 0CHEQUE Nº 2357 BANCO: Bancolombia VALOR: $ 2.000.000EFECTIVO: Cuatrocientos treinta y seis mil pesos
Firma Autorizada
$
001
2.436.000
63
Es el soporte de los gastos que hace la empresa por cuantías mínimas, los cuales no justifican elaborar un cheque. Como por ejemplo pago de fotocopias, envíos de correo, compra de utensilios de aseo, transporte. Y con ello se demuestra que se utilizó dinero de la caja menor
.
¿SABES QUE ES UN RECIBO DE CAJA MENOR?
Veamos un ejemplo: Corprosocial paga fotocopias el 28 junio de 2006 por valor de $29.500 a Fotocopias Roble
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
FECHA: 28 DE Junio DE 2006PAGADO A: Fotocopias Roble
POR CONCEPTO DE
Cancelación de fotocopias documentos de la constitución de la Corporación
VALOR EN LETRAS: Veinte nueve mil quinientos pesos
RECIBIDO: ELABORADO: APROBADO:
001
$ 29.500
64
Este documento es el que respalda y justifica los pagos que realiza la empresa, y se les debe anexar los comprobantes de dicho pago como facturas originales, copias de contratos, cuentas de cobro y debe tener el sello de cancelado.
Es un titulo valor de una orden de pago, que da una persona o empresa llamada (girador) a un banco, de pagar una suma de dinero a una persona que es llamada (beneficiaria)
¿QUÉ ES UN COMPROBANTE DE EGRESO?
Por ejemplo: Corprosocial paga a Calzado Hector S.R el 23 Junio de 2006 la factura Nº 0232 de la compra de 100 pares de zapatos para hombre por valor de $4.060.000 con un cheque de Bancolombia Nº 54312
¿QUÉ ES UN CHEQUE?
65
La trama de seguridad es una parte del comprobante
donde muestra un duplicado del cheque que fue expedido al beneficiario; ello con el fin
de evitar fraudes o falsificaciones.
TRAMA DE SEGURIDAD PARA DUPLICAR EL CHEQUE
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
CÓDIGO VALOR23801110
CHEQUE Nº. 54312 EFECTIVO: 0
BANCO: BancolombiaELABORADO REVISADO APROBADO FIRMA DEL BENEFICIARIO
Hector Salazar Ramirez CC 71.567.981 Medellín
CONCEPTO
001
Cancelación a proveedores de factura Nº 0232 $ 4.060.000
FECHA : 23 Junio DE 2006 CIUDAD: Medellín
PÁGUESE A LA ORDEN DE: Calzado Hector S.R
LA SUMA DE: Cuatro millones sesenta mil pesos m/cte.
Cta. Cte. Nº 0712222-32
_____________________ FirmaCHEQUE Nº 54312
05
$ 4.060.000
FECHA : 23 Junio DE 2006 CIUDAD: Medellín
PÁGUESE A LA ORDEN DE: Calzado Hector S.R
LA SUMA DE: Cuatro millones sesenta mil pesos m/cte.
Cta. Cte. Nº 0712222-32
_____________________ FirmaCHEQUE Nº 54312
05
$ 4.060.000
66
Este documento se utiliza cuando es necesario registrar variaciones desfavorables para la empresa (mayor valor de los gastos); informa los abonos hechos en las cuentas por pagar de una devolución en ventas (clientes), empleados, errores en liquidaciones y otros‘Para quien lo elabora es un GASTO y para quien lo recibe un INGRESO’
¿QUÉ ES UNA NOTA CRÉDITO?
Veamos un ejemplo: Corprosocial recibe el 2 Agosto 2006 una devolución de 10 pares de zapatos; de la venta realizada el día 25 Junio según factura de venta Nº 001.
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
VALORDevolución de 10 pares de zapatos para hombre -según fact 001 420.000
Iva 16 % 67.200
VALOR:Cuatrocientos ochenta y siete mil docientos pesos. TOTAL 487.200
LE ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES ABONOS HECHOS A SU CUENTA:
POR CONCEPTO DE :
____________________________________________
SEÑORES: El Resplendor Ltda. FECHA: Julio 15 DE 2006NIT: 800.368.953-2
DIRECCION: Cra 25 Nº 12-365 TELEFONO: 5118832
ELABORADA REVISADAAPROBADO:
$
67
Es un documento que se utiliza cuando se registran variaciones favorables para la empresa en conceptos como devolución de mercancíasa proveedores, abono a préstamos bancarios, intereses de factura de clientes, entre otros
¿QUÉ ES UNA NOTA DÉBITO?
Por ejemplo:Corprosocial realiza una devolución de mercancíael 15 Julio 2006 de 10Pares de zapatos de la Compra realizada el día 23 Junio según factura de
Nº 0232
NIT: 900.089.995- 0
Cra 93 N° 78B – 17 Medellín (Colombia)
TEL: 421 99 85
VALORDevolución 10 pares de zapatos para hombre -según fact 0232 350.000
Iva 16 % 56.000
VALOR:Cuatrocientos seis mil pesos. TOTAL 406.000
LE ROGAMOS TOMAR NOTA DE LOS SIGUIENTES CARGOS HECHOS A SU CUENTA:
POR CONCEPTO DE :
____________________________________________
SEÑORES: Calzado Hector S.R FECHA: Junio 23 DE 2006NIT: 71.254.365-9
DIRECCION: Cr 94 Nº 79C 02 TELEFONO: 4219980
ELABORADA REVISADA
APROBADO:
$
68
Es un documento denominado también Kardex; el cual hace la empresa para tener un control en las entradas y salidas de la mercancía en los inventarios del almacén. En este documento se registran los productos con el valor del costo.
¿QUÉ ES UN INFORME DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
ALMACÉN ?
Veamos un ejemplo: Corprosocial el 23
Junio compra 100 pares de zapatos con un
costo unitario de $35.000 c/u y los registra
en su inventario, hace una venta de 50
pares de zapatos el 25 Junio a Resplandor
Ltda., devuelve 10 pares de zapatos de la
compra realizada el 23 Junio a Hector R.S y
el 2 de agosto le devuelven 10 pares de
zapatos de la venta realizada el 25 Junio.
.
69
Zapatos para hombre 0256 Promedio
FFEECCHHAA DDEETTAALLLLEE EENNTTRRAADDAASS SSAALLIIDDAASS SSAALLDDOO
CCAANNTT CCOOSSTTOO CCOOSSTTOO CCAANNTT CCOOSSTTOO CCOOSSTTOO CCAANNTT CCOOSSTTOO CCOOSSTTOO UUNNIITT TTOOTTAALL UUNNIITT TTOOTTAALL UUNNIITT TTOOTTAALL 2233//0066//0066 CCoommpprraa ddee zzaappaattooss ((hhoommbbrree)) 110000 3355..000000 33..550000..000000 110000 3355..000000 33..550000..000000 2255//0066//0066 VVeennttaa ddee zzaappaattooss ((hhoommbbrree)) 5500 3355..000000 11..775500..000000 5500 3355..000000 11..775500..000000 1155//0077//0066 DDeevvuueellvvee zzaappaattooss ((hhoommbbrree)) 1100 3355..000000 335500..000000 4400 3355..000000 11..440000..000000 22//0088//0066 NNooss ddeevvuueellvveenn zzaappaattooss hhoommbbrree 1100 3355..000000 335500..000000 5500 3355..000000 11..775500..000000
70
Es un formato que realiza la empresa para saber y registrar cuanto es el valor a pagar a sus empleados, las deducciones que les debe practicar y aportes que debe hacer la empresa por cada empleado que tenga. Normalmente es elaborada en forma quincenal y mensual.
¿QUÉ ES UNA PLANILLA DE NÓMINA?
APORTES DE LA EMPRESA
DEDUCCIONES DEL EMPLEADO
SUELDO DE LOS EMPLEADOS:
Salud 8%
Riesgos profesionales 0,527%
Fondo de pensión 11,625%
Aportes ICBF 3%
parafiscales SENA 2%
CAJA DE COMPENSACIÓN 4%
= TOTAL DE APORTES EMPRESADinero que esta obligada a entregar la empresa a estas
entidades para su desarrollo
+ Sueldo Básico
Aux de transporte
Horas Extras
= TOTAL DEVENGADO
- Deducciones
= NETO A PAGAR
Salud 4%
Pensión 3,875%
F.S.P 1% mas de 4 SMLV
RTE FTE Ver tabla de anexo 1
= TOTAL DEDUCIDO AL EMPLEADO
•F.S.P: El fondo de solidaridad pensional es una cuenta de la nación destinada a subsidiar las cotizaciones para pensiones de los grupos de población que por sus características sociales y condiciones económicas no tiene acceso a los sistemas de seguridad social y para la protección de personas indigentes.
•RTE FTE: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo a título de impuesto, bien sea, de renta y complementarios, de ventas o de timbre.
71
Veamos un ejemplo: Corprosocial paga la nómina del mes del Junio a las 2 empleadas que laboran en la empresa y hace los aportes correspondientes.
DATOS DEL EMPLEADO TOTAL
NOMBRE DEL EMPLEADO CEDULA DIAS LIQUIDADOS SUELDO BASICO AUX. DE TRANS.RECARGOS Y
HORAS EXTRASTOTAL
DEVENGADO SALUD PENSION F.S.P RTE FTETOTAL
DEDUCIDO NETO PAGADO
Luz Adriana Sanchez B 43.555.498 30 408.000 47.700 0 455.700 16.320 15.810 0 0 32.130 423.570Amparo Laverde M 43.002.974 30 500.000 47.700 0 547.700 20.000 19.375 0 0 39.375 508.325
NETO PAGADO 931.895 COMPROBANTES DE EGRESO Nº 002 - 003 cheques Nº 54313 Bancolombia54314 Bancolombia
OBSERVACIONESAPORTES DEL EMPLEADOR % VALOR ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:SALUD 8 72.640RIESGOS PROF 0.527 4.758FONDO DE PENS. 11,625 105.555ICBF 3 27.240SENA 2 18.160C. COMPENSACIÓN 4 36.320
264.673
DEDUCIDODEVENGADO
SUBTOTAL
72
Estos formatos son suministrados por las entidades bancarias y son utilizados cuando se quiere depositar dinero en efectivo o cheque en una cuenta bancaria.
LOS SOPORTES EXTERNOS
¿QUÉ ES UNA CONSIGNACIÓN?
Veamos un ejemplo: Corprosocial consigna el cheque Nº 2357 de Bancolombia de la venta realizada el 25 Junio 2006 en su cuenta Nº
1032854—78 Cta. Cte
NUMERO DE CUENTA
1 0 3 2 8 5 4 - 7 8 CONSIGNACIÓN . CTA AHORROS CTA. CTE
FECHA: DIA 26 MES 06 AÑO 06 CODIGO Nº CHEQUE VALOR
CIUDAD: Medellín 2357 2.000.000
NOMBRE DEL TITULAR: CorposocialEsta consignación sólo es validad con firma y sello del cajero
TOTAL VALOR CHEQUES 2.000.000Luz Ad r i a n a Sa n chez B TOTAL VALOR EFECTIVO 0 FIRMA DEL DEPOSITANTE TOTAL CONSIGNADO 2.000.000
05
Nº CHEQUESCONSIGNADOS
1
X
73
Este documento es expedido por las personas o empresas a las cuales se les compra la mercancía, la materia prima (los gastos que se hagan para el desarrollo social de la empresa). Es necesario que sean conservadas ya que con ellas se da testimonio de los gastos que ha realizado la empresa en un periodo y así sus valores pueden ser descontados de los ingresos.
¿CUÁL ES LA FACTURADE COMPRA?
Veamos un ejemplo: Corprosocial recibe la factura de la compra realizada el 23 Junio de 2006 a Calzado Hector S.R por la compra de 100 pares de zapatos
NIT: 71.254.365-9
Cra 94 Nº 79C 02
TEL: 421 99 80
Cliente: Nit: 900.089.995-0 Fecha: 23 Junio 2006Corproposocial Direccion: Cra 93 Nº 78B - 17 Telefono: 4219985REFERENCIA DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
2356 Zapato de hombre (negro) 40 35.000 1.400.0002357 Zapato de hombre (cafe) 25 35.000 875.0002357 Zapato de cordon (negro) 35 35.000 1.225.000
Valor en letras: Dos millones Forma de pago SUBTOTAL: $ 3.500.000cuatrocientos treinta y seis mil pesos mcte. Contado Credito DESCUENTO: $La presente factura cambiaria de compraventa se asimila en todos sus efectos legales a una letra IVA: $de cambio según el Art 774 del Codigo de Comercio. La factura cambiaria de compra venta esta TOTAL: $exenta del impuesto de timbre cuando se cumplen los requisitos del Art 530 del estatuto tributario
RECIBI A SATISFACCIÓN Elaborado por:
Hector Salazar Ramirez FIRMA: Nit / Cc. FIRMA CC 71.567.981 Medellín
Impresores El Mejor FGM Nit 71.644.556-2 Tel 2338811
Régimen Común
0560.000
4.060.000
74
ANEXO 1
Tabla de retención en la fuente para salariosaño gravable 2006 (Art. 1 de Decreto 4713 del 26/12/2005)
Intervalos de ingresos Porcentaje Valor
Tarifa del 0%
1 a 1.895.000 0,00% 0
Tarifa del 20%
1.895.001 a 1.945.000 0,26% 5.000
1.945.001 a 1.995.000 0,76% 15.000
1.995.001 a 2.045.000 1,24% 25.000
2.045.001 a 2.095.000 1,69% 35.000
2.095.001 a 2.145.000 2,12% 45.000
2.145.001 a 2.195.000 2,53% 55.000
2.195.001 a 2.245.000 2,93% 65.000
2.245.001 a 2.295.000 3,30% 75.000
2.295.001 a 2.345.000 3,66% 85.000
2.345.001 a 2.395.000 4,01% 95.000
2.395.001 a 2.445.000 4,34% 105.000
2.445.001 a 2.495.000 4,66% 115.000
2.495.001 a 2.545.000 4,96% 125.000
75
2.545.001 a 2.595.000 5,25% 135.000
2.595.001 a 2.645.000 5,53% 145.000
2.645.001 a 2.695.000 5,81% 155.000
2.695.001 a 2.745.000 6,07% 165.000
2.745.001 a 2.795.000 6,32% 175.000
2.795.001 a 2.845.000 6,56% 185.000
2.845.001 a 2.895.000 6,79% 195.000
2.895.001 a 2.945.000 7,02% 205.000
2.945.001 a 2.995.000 7,24% 215.000
2.995.001 a 3.010.000 7,38% 221.500
76
Tarifa del 29%
3.010.001 a 3.060.000 7,61% 230.925
3.060.001 a 3.110.000 7,96% 245.425
3.110.001 a 3.160.000 8,29% 259.925
3.160.001 a 3.210.000 8,62% 274.425
3.210.001 a 3.260.000 8,93% 288.925
3.260.001 a 3.310.000 9,24% 303.425
3.310.001 a 3.360.000 9,53% 317.925
3.360.001 a 3.410.000 9,82% 332.425
3.410.001 a 3.460.000 10,10% 346.925
3.460.001 a 3.510.000 10,37% 361.425
3.510.001 a 3.560.000 10,63% 375.925
3.560.001 a 3.610.000 10,89% 390.425
3.610.001 a 3.660.000 11,14% 404.925
3.660.001 a 3.710.000 11,38% 419.425
3.710.001 a 3.760.000 11,62% 433.925
3.760.001 a 3.810.000 11,85% 448.425
3.810.001 a 3.860.000 12,07% 462.925
3.860.001 a 3.910.000 12,29% 477.425
3.910.001 a 3.960.000 12,50% 491.925
3.960.001 a 4.010.000 12,71% 506.425
77
4.010.001 a 4.060.000 12,91% 520.925
4.060.001 a 4.110.000 13,11% 535.425
4.110.001 a 4.160.000 13,30% 549.925
4.160.001 a 4.210.000 13,49% 564.425
4.210.001 a 4.260.000 13,67% 578.925
4.260.001 a 4.310.000 13,85% 593.425
4.310.001 a 4.360.000 14,02% 607.925
4.360.001 a 4.410.000 14,19% 622.425
4.410.001 a 4.460.000 14,36% 636.925
4.460.001 a 4.510.000 14,52% 651.425
4.510.001 a 4.560.000 14,68% 665.925
4.560.001 a 4.610.000 14,84% 680.425
4.610.001 a 4.660.000 14,99% 694.925
4.660.001 a 4.710.000 15,14% 709.425
4.710.001 a 4.760.000 15,29% 723.925
4.760.001 a 4.810.000 15,43% 738.425
4.810.001 a 4.860.000 15,57% 752.925
4.860.001 a 4.910.000 15,71% 767.425
4.910.001 a 4.960.000 15,84% 781.925
4.960.001 a 5.010.000 15,98% 796.425
78
5.010.001 a 5.060.000 16,11% 810.925
5.060.001 a 5.110.000 16,23% 825.425
5.110.001 a 5.160.000 16,36% 839.925
5.160.001 a 5.210.000 16,48% 854.425
5.210.001 a 5.260.000 16,60% 868.925
5.260.001 a 5.310.000 16,72% 883.425
5.310.001 a 5.360.000 16,83% 897.925
5.360.001 a 5.410.000 16,94% 912.425
5.410.001 a 5.460.000 17,05% 926.925
5.460.001 a 5.510.000 17,16% 941.425
5.510.001 a 5.560.000 17,27% 955.925
5.560.001 a 5.610.000 17,38% 970.425
5.610.001 a 5.660.000 17,48% 984.925
5.660.001 a 5.710.000 17,58% 999.425
5.710.001 a 5.760.000 17,68% 1.013.925
5.760.001 a 5.810.000 17,78% 1.028.425
5.810.001 a 5.860.000 17,87% 1.042.925
5.860.001 a 5.910.000 17,97% 1.057.425
5.910.001 a 5.960.000 18,06% 1.071.925
5.960.001 a 6.010.000 18,15% 1.086.425
6.010.001 a 6.060.000 18,24% 1.100.925
6.060.001 a 6.110.000 18,33% 1.115.425
79
6.110.001 a 6.160.000 18,42% 1.129.925
6.160.001 a 6.210.000 18,50% 1.144.425
6.210.001 a 6.260.000 18,59% 1.158.925
6.260.001 a 6.310.000 18,67% 1.173.425
6.310.001 a 6.360.000 18,75% 1.187.925
6.360.001 a 6.410.000 18,83% 1.202.425
6.410.001 a 6.460.000 18,91% 1.216.925
6.460.001 a 6.510.000 18,99% 1.231.425
6.510.001 a 6.560.000 19,07% 1.245.925
6.560.001 a 6.610.000 19,14% 1.260.425
6.610.001 a 6.660.000 19,22% 1.274.925
6.660.001 a 6.710.000 19,29% 1.289.425
6.710.001 a 6.760.000 19,36% 1.303.925
6.760.001 a 6.810.000 19,43% 1.318.425
6.810.001 a 6.860.000 19,50% 1.332.925
6.860.001 a 6.910.000 19,57% 1.347.425
6.910.001 a 6.960.000 19,64% 1.361.925
6.960.001 a 7.010.000 19,71% 1.376.425
80
7.010.001 a 7.060.000 19,77% 1.390.925
7.060.001 a 7.110.000 19,84% 1.405.425
7.110.001 a 7.160.000 19,90% 1.419.925
7.160.001 a 7.210.000 19,96% 1.434.425
7.210.001 a 7.246.000 20,02% 1.446.895
Tarifa del 35%
7.246.001 a 7.296.000 20,11% 1.461.945
7.296.001 a 7.346.000 20,21% 1.479.445
7.346.001 a 7.396.000 20,31% 1.496.945
7.396.001 a 7.446.000 20,41% 1.514.445
7.446.001 a 7.496.000 20,51% 1.531.945
7.496.001 a 7.546.000 20,60% 1.549.445
7.546.001 a 7.596.000 20,70% 1.566.945
7.596.001 a 7.646.000 20,79% 1.584.445
7.646.001 a 7.696.000 20,88% 1.601.945
7.696.001 a 7.746.000 20,97% 1.619.445
81
7.746.001 a 7.796.000 21,06% 1.636.945
7.796.001 a 7.846.000 21,15% 1.654.445
7.846.001 a 7.896.000 21,24% 1.671.945
7.896.001 a 7.946.000 21,33% 1.689.445
7.946.001 a 7.996.000 21,41% 1.706.945
7.996.001 a 8.046.000 21,50% 1.724.445
8.046.001 a 8.096.000 21,58% 1.741.945
8.096.001 En adelante 1.741.945
más el 35% del exceso sobre $ 8.096.000
82
4. CUENTAS DE COSTOS
83
4. CUENTAS DE COSTOS
Son los desembolsos y deducciones causados por:
Producción
Prestación de servicios
Compra de mercancía
Fijación de precios a los productos.
La medición de las utilidades o pérdidas
Ampliación de planta de producciónEl cierre de una línea de producto
PARA QUE SIRVEN LOS COSTOS?
Para definir el costo de producir un bien o prestar un servicio y tomar decisiones
¿QUÉ SON LOS COSTOS?
84
¿QUE ELEMENTOS COMPONEN
LOS COSTOS?
MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA DIRECTA
COSTOS INDIRECTOS OGENERALES
85
Es toda la materia prima que se transforma en producto. Su cuantía es significativa. Es fácil su medición y valuación.
Es la nómina de todo el personal que interviene en la elaboración del producto. Son los salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales y todo lo devengado por los trabajadores que se encargan directamente de la transformación de materiales en producto terminado Ej: Operarios
Son los costos que no tienen relación directa con el producto o servicio. Son de difícil, identificación, medición o relación con un producto o departamento específicos. Ej: Material indirecto, Mano de obra indirecta, depreciaciones, servicios públicos, amortizaciones, arrendamiento, mantenimiento entre otros.
¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DEL COSTO?
¿QUÉ SON MATERIALESDIRECTOS?
¿QUÉ ES LA MANO DE
OBRA DIRECTA?
¿QUÉ SON LOS COSTOS INDIRECTOS?
Básicamente son tres: mano de obra directa, material directo y costos indirectosde fabricacion
86
Compra de materiales de consumo
DIF
ER
EN
CIA
MATERIALES QUE SE TRANSFORMAN EN
PRODUCTO TERMINADO Y HACEN PARTE DEL PRODUCTO MISMO
- Para el Pan: huevos, harina, levadura
Materia primadirecta
MATERIALES QUE SE GASTAN EN LA
FABRICACIÓN PERO NO HACEN PARTE DEL
PRODUCTO O AL HACER PARTE DEL PRODUCTO
ES DIFÍCIL SU MEDICIÓN E IDENTFICACIÓN
- Papelería de oficina
Costos indirectos o generales
MATERIALES
Compra de materias primas
87
OperariosSupervisoresContratistas
SecretariaAseador
MensajeroContador
DIF
ER
EN
CIA
PERSONAL QUE INTERVIENE EN EL
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DE
LA MATERIA PRIMA O LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
Mano de obra directa
PERSONAL QUE NO INTERVIENE
DIRECTAMENTE EN LA ELABORACIÓN DEL PRODUCTO O ESTA
VINCULADO A LA ADMINISTRACIÓN DEL
NEGOCIO
Mano de obra indirecta y gastos
salarios de administración
MANO DE OBRA
88
AlquilerEnergía
Mantenimiento y Depreciaciónde máquinas
TeléfonoPapelería
AseoDepreciación de
muebles de oficina
DIF
ER
EN
CIA
DESEMBOLSOS CAUSADOS POR EL PROCESO DE
FABRICACIÓN O PRESTACIÓN DEL SERVICIO QUE NO SE
IDENTIFICA EN EL PRODUCTO O ES DIFÍCL SU MEDICIÓN
Costos indirectos de fabricación
DESEMBOLSOS CAUSADOS EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL NEGOCIO
Gastos generales de administración
COSTOS GENERALES
89
EN UN EMPRESA DE SERVICIOS, debe mostrar con precisión cual es el costo de realizar cualquier actividad. El costo se calcula de acuerdo con el tiempo de dedicación del operario, la papelería, las depreciaciones de la propiedad planta y equipo para determinar el costo del servicio.
EN UNA EMPRESA COMERCIAL es factible determinar cual es el costo de la venta, integrado no solamente por el costo de adquisición, sino, por todos aquellos desembolsos adicionales necesarios para colocar la mercancía en manos del consumidor final.
¿QUE APLICACIÓN TIENEN
LOS COSTOS?
EN EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN, el costo se establece mediante la sumatoria de los tres elementos del costo: materias primas + trabajo + otros costos ( indirectos ).
EN EMPRESAS EXTRACTIVAS, el cálculo del agotamiento, (Disminución del recurso natural), que involucra todos lo desembolsos necesarios para la extracción,
90
¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA UN CICLO DE
CONTABILIZACIÓN DE COSTOS?
ALMACEN DE MERCANCIAS
MA
TER
IA P
RIM
A D
IREC
TA
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
COMPRA DE MATERIA PRIMA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
NÓMINA VINCULADA A LA PRODUCCIÓN
USO Y CONSUMO DE MATERIALES
MATERIA PRIMA Y NÓMINA NO IDENTIFICADA O DIFÍCIL DE ASOCIAR A LA PRODUCCIÓN
INVENTARIO DE PRODUCTO
EN PROCESO CONTRATISTAS VINCULADOS A LA
PRODUCCIÓN
MA
NO
DE O
BR
A D
IREC
TA
ESTADO DE COSTOS
ESTADO DE RESULTADOS
INVENTARIO DE PRODUCTO
TERMINADO
91
¿CÓMO SE PUEDEN CLASIFICAR LOS COSTOS?
SEGÚN SU IDENTIFICACIÓN:
DIRECTOS: Que se pueden identificar plenamente con el producto, proceso, departamento o servicio.
INDIRECTOS: Su monto total se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos. Es difícil asociarlos con un producto o servicio. Para su asignación se deben prorratear.
SEGÚN SU CONTROL:
CONTROLABLES Son aquellos que pueden ser intervenidos o afectados por las decisiones administrativas.
NO CONTROLABLES: Son aquellos que no pueden ser influenciados por la acción administrativa.
SEGÚN SU COMPORTAMIENTO FRENTE A LAS VARIACIONES EN EL VOLUMEN DE ACTIVIDAD:
COSTOS FIJOS: los costos que no cambian así cambie el volumen de actividad. Permanecen constantes durante el periodo Ejemplo: Arrendamiento. Amortizaciones y depreciaciones en línea recta, salarios. COSTOS VARIABLES: Los costos que cambian en proporción a las variaciones en el volumen de actividad. Ejemplo: consumo de materias primas, de mano de obra, entre otras. COSTOS SEMIVARIABLES: Aquellos costos que tienen una parte variable y una fija. Ejemplo: Servicios públicos.
92
¿CÓMO SE PUEDEN CLASIFICAR LOS SISTEMAS
DE COSTEO?
DE ACUERDO CON LAS CARACTERISTICAS DE LA PRODUCCIÓN EN:
Costos por ordenes de producción: De uso cuando la producción es de carácter discontinuo, lotificado, diversificado, que responda a ordenes específicas de los clientes.
Costos por procesos: De uso cuando la producción es continua o se elaboran grandes volúmenes de productos a través del proceso productivo.
DE ACUERDO CON LA BASE DE CÁLCULO DE LOS COSTOS:
Costos de base histórica: Tanto en costos por ordenes como por procesos los materiales directos y mano de obra directa se calculan sobre la base real, consumos y devengados, pero los costos indirectos se prorratean de acuerdo a bases predeterminadas.
Costos Estimados: Son costos estimados con base en la experiencia de la empresa en periodos anteriores.
Costos Estándares: Son costos más elaborados y con algún rigor científico. Informan lo que, según estudios en la empresa, debe costar un producto o la operación de un proceso.OTRAS CLASIFICACIONES:
Costeo basado en actividades (ABC): Método empírico del análisis económico que considera los recursos son consumidos por las actividades y éstas a su vez, por los productos o servicios objetos del costo
Costos sociales y ambientales: Esta constituido por los beneficios que la sociedad pierde por el hecho de que una actividad se lleve a cabo.
DE ACUERDO CON LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA:
Costeo total o absorbente: Considera que todos los costos indirectos, tanto fijos como variables, hacen parte del costo de producción, por lo tanto terminan haciendo parte del costo unitario del producto.
Costeo variable o directo: No tiene en cuenta los costos indirectos fijos, solo los variables, en la determinación del costo de producción, con lo cual surge el concepto de contribución marginal. Todos los conceptos de costos y gasto fijos se cargan como gastos del periodo.
93
¿CÚAL ES EL SISTEMA DE COSTOS MAS APROPIADO CUANDO LA PRODUCCIÓN
ES BAJO PEDIDO?
El sistema de costeo más apropiado en estas circunstancias es el denominado costeo por ordenes de producción ya que cumple con las siguientes características:
La producción es de carácter discontinuo, lotificado y diversificadoLa producción responde a ordenes específicas de los clientesLa unidad de costeo es cada lote Los productos son heterogéneosSe deben cumplir especificaciones del clienteLos costos son acumulados en cada orden de producciónLa producción es poco económicaLos costos unitarios son específicos para cada pedido
94
¿CÓMO ES EL SEGUIMIENTO A LOS
COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIÓN?
En una Hoja de Costos se hace el seguimiento a los tres elementosdel costo de producción, los
cuales al totalizarlos se dividenpor el número de unidades
producidas Obteniendo así el costo unitario.
95
¿CÓMO SE REGISTRAN LOS COSTOS DE LA PRODUCCIÓN DE
CADA UNA DE LAS ORDENES?
Se registran cada una de las órdenes, utilizando la denominada “Hoja de Costos” la cual atiende a las necesidades de cada empresa y mínimamente debe contener: Nombre de la empresa, número de la orden de producción, cliente, fecha de iniciación , fecha de terminación producto, cantidad, costos de materiales directos, costos de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación; cada uno con su respectiva fecha de aplicación, costo total y costo unitario
Se registran cada una de las órdenes, utilizando la denominada “Hoja de Costos” la cual atiende a las necesidades de cada empresa y mínimamente debe contener: Nombre de la empresa, número de la orden de producción, cliente, fecha de iniciación , fecha de terminación producto, cantidad, costos de materiales directos, costos de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación; cada uno con su respectiva fecha de aplicación, costo total y costo unitario
96
CORPROSOCIAL HOJA DE COSTOS Orden de Producción.
No. 03
Cliente: Tienda Don Chucho: Fecha de iniciación:01/12/2006
Producto: Billeteras Cantidad:20 Fecha de Terminación:03/12/2006
Costo Total: $247.500 Costo unitario: $12.375
¿CÓMO ES UNA HOJA DE COSTOS POR
ORDENES DE PRODUCCIÓN ?
A B C
A + B +C = DD / E = CU
E
FECHA DE APLICACIÓN
MATERIALES DIRECTOSMANO DE OBRA
DIRECTACOSTOS INDIRECTOS
CIF
VALOR CONCEPTO VALORCONCEPT
O VALOR CONCEPTO
01/01/2006
36.000 10 METROS DE CUERO
75.000 CORTE
9.500
TUBO DE HILO
02/12/2006
11.000 12 METROS
DE TELA
55.000 COSER 8.500 PEGANTE
03/12/2006 5.000 5 BROCHES
36.000 PULIDA
11.500
REPUESTO MÁQUINA
TOTAL
52.000
166.000
29.500