REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

MATERIA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES I

SEGUNDO INFORME

Realizado por:

Rosa González C.I: 22.362.980

Iliana Bueno C.I:14.902.722

INDICE

1. Introducción

2. Contenido:

2.1 Análisis de los sistemas

2.2 Función de los procedimientos contables

2.3 Procedimientos contables y principios de contabilidad

3. Reflexiones Finales

4. Bibliografía

 

INTRODUCCION

El siguiente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer una breve reflexión acerca del análisis de los sistemas, los procedimientos contables, sus funciones y principios, a través de conceptos básicos que más adelante podremos observar, para así darnos a conocer con mayor amplitud de que trata la materia, conociendo los significados que hay dentro de ella y así más adelante desenvolvernos con mayor naturalidad ante la materia.

Contenido:

2.1 Análisis de los sistemas

Objetivos del análisis de los sistemas.

El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos.

* Asegurar la integridad de los datos..

* Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

* Presentar la información financiera en forma confiable.

* Garantiza la oportunidad en la presentación de la información.

Estos objetivos tiene como finalidad establecer, efectuar decifrar y presentar las herramientas para las tomas de decisiones de una organización.

Elementos:

En la teoría general de sistemas existen 4 elementos que componen un sistema.El primero es la entrada: son aquellos elementos como la energía, la materia prima que necesita un sistema para su funcionamiento y mantenimiento para poder  cumplir con su objetivo final.  Un sistema puede tener más de una entrada, por ejemplo el cuerpo humano  necesita aire y alimento para poder vivir, una planta necesita sol, agua, para pode realizar la fotosíntesis.El segundo es el proceso de conversión: Es la transformación de una entrada en una salida, es necesario resaltar que dentro de un proceso de conversión, pueden existir varios sistemas, es decir, subsistemas que son procesos complementarios que ayudan al proceso de conversión y al sistema a su objetivo final. Por ejemplo, el cuerpo humano es un sistema general, tiene varios subsistemas como: el sistema digestivo, el sistema circulatorio, el sistema respiratorio, que ayudan al cuerpo humano a mantenerseEl tercero es la salida: Es el resultado del proceso que realiza el sistema, esta salida puede ser positiva o negativa para el entorno, positiva en el sentido que son necesarios para un medio y no afecta al entorno en general como el aire que producen las plantas, y negativos que son nocivos para el entorno como los residuos químicos que producen muchas empresas que contaminan el medio ambiente, el balance entre lo positivo y lo negativo hace que sea viable un sistema, siempre y cuando lo negativo sea legalizado o aprobado por la sociedad.

El cuarto es la retroalimentación: se produce cuando las salidas del sistema vuelven a ingresar al sistema como recursos o información, esta información también puede venir del entorno que rodea la salida

Aspecto que influyen en los sistemas y la contabilidad:

* Servicios externos de contabilidad.

*Problemas con el software contable.

* Personal no capacitado.

*Ausencia de normas y procedimientos establecidos.

Estos aspecto tiene como finalidad de procesar la información contable de tercera persona, mientras que los problemas con el software se debe a una inadecuada evaluación inicial de los programas que se compra o se desarrollan para la empresa ,las causa de personal no capacitado puede presentarse por dos razones.

1. Evaluación inadecuada al momento del ingreso.

2. Deficiencia en la capacitación del personal.

Así mismo las normas son pautas especificas que emite la gerencia para el buen funcionamientos de las operaciones realizadas.

2.2 Función de los procedimientos contables

Los procedimientos contables. Son todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la profesión contable. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones.* Consistencia en la actuación ante situaciones similares.* Reglamentación de la actuación de los empleados.* Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.

Procedimientos contables y NO contables

La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos de dos grandes grupos:

Procedimientos contables: Son procesos instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Ejemplo

* Recepción de inventarios.

* Ventas de productos.

* Fabricación de productos.

* Destrucción de inventarios.

Procedimientos NO contables: Son aquellas que no afectan las cifras de los estados financieros. Ejemplos.

* Procedimiento para cambiar datos de un cuentacorrientista.

* Procedimientos para contratación de empleados.

* Procedimientos para cambios de horario laborable.

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipos gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:

* Memorándums.

* Instructivos.

* Circulares.

* Manuales.

* Narrativo.

Como graficar los procedimientos.

A nivel de los procedimientos en el área contable, la técnicas de mayor uso en las empresas es el representarlos a través de flujogramas, que es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma grafica. Podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas.

* Secuenciales.

* Columnares.

* Analístico.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso

En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.

Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.

Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.

Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.

Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.

Flujograma secuenciales: Se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha .

Flujograma Columnares: Son los más utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento.

Flujograma Analísticos: Se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan

a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.

b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.

d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.

e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).

f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.

g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.

h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.

i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.

Según Chiavenato, Idalberto 1.993: El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una

operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.  

La flecha o pequeño circulo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.

El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma. 

La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso. 

El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).

2.3 Procedimientos contables y principios de contabilidad

Objetivos y clasificación de los principios contables:

Objetivos de las Normas:Las Normas de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de los estados financieros que pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean éstos internos o externos a una entidad económica.  Los objetivos básicos de las Normas contables son:- Uniformar los criterios contables.-  Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas.- Orientar a los usuarios de los estados financieros.-  Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de Normas de contabilidad.

Clasificación de las Normas Contables:Una clasificación aplicable a los estados financieros se muestra a continuación:

Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente.  Este principio del costo histórico, es uno de los más importantes y trascendentales para el registro de las operaciones y transacciones que afectan a  la Empresa.

Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una entidad que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus operaciones por un período razonable de tiempo.

Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.

Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto importante en los estados financieros.  No hay un parámetro que establezca

a partir de que monto o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso, se debe recurrir a juicio lógico y razonado.

Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.

Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca  o se estime cuando se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

Estos son sólo algunos fundamentos y normas de contabilidad clasificados como básicos y que toda unidad económica debe cumplir con el objetivo de presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo establecido por las normas de la profesión contable.

Hipótesis contable:Como usted sabe, una hipótesis es una suposición. Se parte de una cosa, sea posible o imposible para llegar a una consecuencia. Los principios de contabilidad parten de dos (02) hipótesis fundamentales:

a) Hipótesis del negocio en marcha b) Hipótesis de la estabilidad de la moneda

Hipótesis en marcha:La hipótesis del negocio en marcha para los efectos de contabilidad supone que una empresa establecida continuará sus operaciones en forma indefinida. Es decir, durante un número de períodos indeterminados.La hipótesis del negocio en marcha se centra más en la capacidad de producción de ingresos de la empresa que en el valor de sus activos. Es decir, el Balance General, sin dejar de ser importante, pasa a ser secundario. La capacidad para producir ganancias normales es más importante para la valuación de la empresa. Esta hipótesis apoya el Principio de la Contabilidad de mostrar el valor de los activos a costos históricos.

Hipótesis de la estabilidad de la moneda:

Para los efectos de la contabilidad, la hipótesis de la estabilidad de la moneda supone que el valor adquisitivo de una moneda se mantendrá constante o como máximo, las variaciones serán tan insignificantes que deberán ser ignoradas. Por otra parte también supone que el objetivo de la contabilidad no es registrar el valor sino el dinero invertido y el dinero recibido.

Esta hipótesis, básica para el Principio de Contabilidad en la valuación de los activos al costo –valores históricos-, puede ser mantenida actualmente por casi todos los países privilegiados del norte, pero no siempre fue así.

Leyes sobre Niff pymes y Niff:

NIIF para pymes:

Las NIIF para las PYMES es una norma autónoma de 230 páginas, diseñadas para satisfacer las necesidades y capacidades de las pequeñas y medianas empresas (PYME), que se estima representan más del 95 por ciento de todas las empresas de todo el mundo.

Las NIIF para las PYMES establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y otros sucesos y condiciones que son importantes en los estados financieros con propósito de información general. También pueden establecer estos requerimientos para transacciones, sucesos y condiciones que surgen principalmente en sectores industriales específicos. Las NIIF se basan en un Marco Conceptual, el cual se refiere a los conceptos presentados dentro de los estados financieros con propósito de información general. Para las Pymes es de gran importancia conocer sobre la aplicabilidad de las NIIF.

En comparación con las NIIF completas (y muchos PCGA nacionales), las NIIF para las PYME son menos complejas en una serie de formas para tratar ciertos eventos y transacciones en los Estados Financieros.

NIIF: Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son las normas contables emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés) con el propósito de uniformizar la aplicación de normas contables en el mundo, de manera que sean globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad. Las NIIF permiten que la información de los estados financieros sea comparable y transparente, lo que ayuda a los inversores

y participantes de los mercados de capitales de todo el mundo a tomar sus decisiones.

Relación entre principios y procedimientos contables:Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo debe tratarse el registro de las operaciones y el análisis y presentación de la información en los estados financieros.  De esta forma existirán ciertos y determinados registros contables que diferencien los tratamientos entre dos tipos de negocio. 

Manual de contabilidad: Dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia, ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad.  Específicamente los manuales aplicables en el área contable son:     

-          De política contable-          Del código contable o de cuentas contables-          De normas y procedimientos contables

Manual de políticas contables: Un manual de políticas contables detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables.  Las políticas deben estar siempre de acuerdo con las normas de contabilidad  y ello debe ser declarado en los manuales.

Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas.  En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones:

-          Políticas generales de contabilidad-          Políticas específicas de contabilidad

Las políticas generales de contabilidad son declaraciones que enuncian la aceptación de las Normas de Contabilidad.

-          Entidad-          Realización-          Período contable-          Costo histórico-          Negocio en marcha-          Unidad económica

-          Revelación suficiente-          Importancia relativa.

Las políticas específicas de contabilidad se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros.  Las políticas específicas pueden ser enunciadas con base en el orden de presentación de las partidas en los estados financieros. 

Estados financieros básicos:

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en sus actividades a lo largo del período

La utilidad de la información contable

La información presentada en los estados financieros interesa a:

La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes.

Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones.

El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado.

Los estados financieros básicos son:

Balance general

Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera (origen y aplicación de

fondos) Estado de flujos de efectivo

Reflexión final: En la medida que las empresas crecen, están van estableciendo normas y pautas acerca de como se debe de llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados; no rutinarias, rutinarias. Una empresa establece procedimientos a seguir , para regular la actuaciones de todos los empleados ,los procedimientos contables son todos aquellos , secuencias de pasos e instructivos que se estandarizan por varias razones : consistencia en la actuaciones similares , reglamentación de las actuaciones de los empleados , seguridad de la eficiencia de los procesos.. Cada una de las técnicas de documentación poseen sus ventajas y desventajas, por lo que ellos deberá ser tomado en cuenta al tomar una decisión respecto a cual usar.

BIBLIOGRAFÍA

http://prcticascontables.blogspot.com/2012/03/procedimientos-contables-y-principios.html

 http://www.monografias.com/trabajos70/principios-contabilidad-aceptados-venezuela/principios-contabilidad-aceptados-venezuela2.shtml#ixzz3dhgmFf1z

http://www.nicniif.org/home/acerca-de-niif-para-pymes/acerca-de-las-niif-para-pymes.html

http://gestion.pe/tendencias/normas-internacionales-informacion-financiera-niff-2080149

http://www.gestiopolis.com/estados-financieros-basicos/

http://www.ecured.cu/index.php/Proceso_contable

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml#di#ixzz3eJLVtRyn