PROCEDIMIENTOS

CONTABLES Y

FLUJOGRAMAS

MODULO II

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DEFINICIÓN

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Sucesión cronológica y secuencial de operaciones

interrelacionadas, asociadas con la contabilidad

Compilación organizada en forma lógica y

ordenada de todos los procedimientos que

realiza la organización.

CONTENIDO DEL MANUAL

Portada de identificación Índice del manual Introducción Base Legal Objetivos del Manual Procedimientos -Portada de identificación -Índice -Objetivo del procedimiento -Políticas y/o normas de operación -Descripción narrativa del procedimiento -Diagrama de flujo del procedimiento -Formularios y/o reportes -Información general

Glosario de Términos Índice temático

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Investigación Documental

Técnicas de recopilación de información

Observación

Encuesta

Búsqueda de información para definir la mejor

manera de hacer las cosas

Cómo escribir procedimientos

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PUESTO O ÁREA ACTIV. DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

D

HORAS HOMBRE OBSERVACIONES

N°

DE LA ACTIVIDAD

ACUMULADAS

T O T A L

Simbología Operación

Revisión

Transporte

Demora

Archivo

DIAGRAMA DE PUNTOS

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- Describir en orden cronológico

2.- Indicar la unidad encargada de la ejecución.

3.- Enumerar las actividades

4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS

Responsable Operación (Tarea)

1.

2.

3.

4.

5.

1.1.-

2.1.-

2.2.-

2.3.-

3.1.- 3.2.-

4.1.- 4.2.-

4.3.-

4.4.-

4.5.-

4.6.-

4.7.-

4.8.-

5.1.-

5.2.-

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Responsable Operación (Tarea)

1.Auxiliar de Contabilidad 1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco.

1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1.3.- Compara ambos saldos. 1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito.

1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco.

1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos. 1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos.

1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE-CON)

1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa.

1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso.

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad

1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor.

1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.

1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.

1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta.

1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.-

1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2.1.- Recibe “conciliación bancaria”

2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos.

2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no coinciden, regresa a 1.4.-. 2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador.

3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria”

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Representación que expresa gráficamente las distintas operaciones

que componen un procedimiento, indicando su secuencia.

DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SIMBOLOGÍA

Determinación de signos y/o gráficos

a los que se les confiere un Significado preciso.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo.

Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos.

Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.

Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo

Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo.

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA SECUENCIAL

HORIZONTAL

No separa cada una de las personas y/o

departamentos que realizan las tareas

VERTICAL

SI

NO

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL

INICIO

¿Son iguales?

CONCILIACIÓN

Auxiliar Cont. busca saldo

según mayor

Busca saldo según estado

de cuenta

COMPARA AMBOS SALDOS

Determina existencia

depósitos en tránsito

Determina existencia

cheques en tránsito

1

Determina existencia

errores del banco

Sigue método saldos

correctos

Suma al saldo del mayor

notas crédito

Determina existencia notas de

débito

Determina existencia notas de crédito

Determina existencia errores de la empresa

Determina existencia cheques devueltos

Inicia elaboración

Pre- conciliación

Bancaria

2

Resta al saldo del mayor

notas débito

Resta al saldo del mayor

ch/devueltos

Suma ó resta al saldo del mayor

errores de la empresa

Determina saldo correcto

del libro mayor

Suma al Edo. de cta. los

depósitos en tránsito

3

Resta al Edo. de cta. los cheques en

tránsito

Suma ó resta al saldo Edo. de

Cta. los errores del banco

Determina saldo correcto

del Edo. de Cuenta

COMPARA AMBOS

SALDOS CORRECTOS

SI

NO

ELABORA Conciliación

Bancaria

ENVÍA AL

CONTADOR

Conciliación Bancaria

¿Cálculos coinciden?

Revisa la determinación

de saldos correctos

SI

NO Devuelve a Auxiliar

Contable

FIRMA Conciliación

Bancaria

REGRESA AL AUXILIAR CONTABLE

Conciliación Bancaria

6

CONTADOR RECIBE

Conciliación Bancaria

1 3 2 6

Conciliación Bancaria

AUXILIAR CONTABLE

RECIBE

Conciliación Bancaria

REALIZA ASIENTO DE

AJUSTE EN LIBRO

FIN

4

4

5

5

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

INICIO

Auxiliar administrativo solicita listas de asistencia

Determina N° días descanso

o feriados trabajados por cada empleado

¿Cálculos coinciden?

SI

NO

RECIBE

Listas de Asistencia

EVALUA

Listas de Asistencia

Determina N° días ordinarios a cancelar por

trabajador

Determina N° horas extras

a cancelar por trabajador

Determina tipo de horas

extras a Cancelar por

trabajador

1

1

Verifica la asignación

mensual base por trabajador

Determina según políticas otros beneficios

a pagar por trabajador

Calcula salario diario por trabajador

Calcula monto a pagar a cada

trabajador por días

ordinarios

Calcula salario por hora de

cada trabajador

2

2

Calcula monto a pagar a cada

trabajador por horas

extras

Calcula monto a pagar a cada

trabajador por feriados trabajados

Suma conceptos de

carácter salarial por trabajador

Calcula retenciones

obligatorias y contractuales

Llena con los datos

calculados

Nómina del período

Suma salarios a otros

beneficios por pagar

3

3 Envía al

administrador

Listas de Asistencia

Nómina del período

Administrador recibe

Listas de Asistencia

Nómina del período

Verifica los cálculos

Firma como autorización para el pago

Nómina del período

A

4

4

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

A Devuelve al

auxiliar administrativo

Auxiliar administrativo

Elabora

Listas de Asistencia

Nómina del período

Resumen de nómina

Envía al Administrador

Resumen de nómina

Listados de asistencia

Prepara para cada

trabajador

Copia de recibo

1 n

Recibo de

Pago original

1 n

1

1 Administrador

recibe

Resumen de nómina

Elabora

Solicitud de transferencia

de fondos

Envía al banco

Solicitud de transferencia

de fondos

Devuelve al auxiliar

administrativo

Solicitud de transferencia

de fondos

Resumen de nómina

Auxiliar administrativo

pide firma a cada trabajador

Copia de recibo

1 n

Recibo de

Pago original

1

n

2

2 Entrega a

cada trabajador

Recibo de

Pago original

1 n

Resumen de nómina

Solicitud de transferencia

de fondos

Anexa a “nómina del

período”

Copia de recibo

1 n

Envía al Auxiliar

Contable

1 n

Nómina del período

Auxiliar contable verifica cálculos

3

3

Realiza asiento de

pago de nómina

Nómina del período FIN

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA COLUMNAR

Asigna una columna a cada Unidad / Responsable que

participa en el desarrollo del procedimiento.

PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR

CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA

INICIO

FIN

CUENTA EL EFECTIVO

Solicitud Reposición

ORDEN DE

PAGO

1

CONFIRMA SALDO

MINIMO

ELABORA

FIRMA Solicitud

Reposición

ENVIA Solicitud

Reposición

1

RECIBE Solicitud

Reposición

EXAMINA DATOS COMPROBANTES

CONFIRMA SUMA COMPROBANTES

¿COINCIDE SUMA? ENVÍA

SI

Solicitud Reposición

2

NO

DEVUELVE

Solicitud Reposición

3

3

2

RECIBE Solicitud

Reposición

INSPECCIONA Solicitud

Reposición

DETERMINA CUENTAS

EMITE ORDEN DE

PAGO

ENVIA ORDEN DE

PAGO

4

4

RECIBE ORDEN DE

PAGO

DETERMINA CTA BANCARIA

AUTORIZA EMISIÓN

FIRMA ORDEN DE

PAGO

ENVIA ORDEN DE

PAGO

5

5

RECIBE ORDEN DE

PAGO

ELABORA CHEQUE

SOLICITA FIRMA

ENTREGA CHEQUE

ORDEN DE PAGO

6

6

RECIBE CHEQUE

ORDEN DE PAGO

FIRMA COMO ACUSE RECIBO

ORDEN DE PAGO

ENVIA FIRMADA

ORDEN DE PAGO

7

7

RECIBE FIRMADA

ORDEN DE PAGO

REGISTRA REPOSICIÓN

ENVIA

ORDEN DE PAGO

8

8

RECIBE ORDEN DE

PAGO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA ANALÍTICO

Posee una de éstas

alternativas

COLUMNA ADICIONAL

PARA COMENTARIOS

LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA

ANSI - - - - - - - -

Nota Aclaratoria: Se adiciona a una

operación o actividad para dar una

explicación de ella.

PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO

AUX. CONTABLE CONTADOR

INICIO

Verifica existencia y propiedad del

activo

SI

¿Cálculos y datos

coinciden?

FIN

Revisa fecha adquisición del activo

Busca vida

útil y valor residual

OBSERVACIONES

(a)

a) Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa.

Sigue el método de línea Recta

(b)

c) Emplea la siguiente fórmula:

Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL

VIDA ÚTIL

El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil.

b) Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil.

Calcula

cuota de depreciación

(c)

Determina el Período del gasto

a registrar

(d)

d) d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió.

d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual.

Calcula depreciación del

período

(e) e) Multiplica cuota de depreciación

por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida.

Informa cálculos Al Contador

1

1

Verifica datos y cálculos

Registra asiento

en libro diario

NO Notifica al auxiliar

contable

2

2