manual de inducciÓn empresas contratistas y …

of 13 Deloitte Certificadora Ltda. Certificación del Cumplimiento Laboral y Previsional

MANUAL DE INDUCCIÓN

EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS.

s


CONTENIDO 1. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN (Pág. 3-12)

1.1. PROPÓSITO (Pág. 3)

1.2. ALCANCE (Pág. 3)

1.3. PROCEDIMIENTO (Pág. 3-6)

1.3.1. ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DEL PERIODO (Pág. 3)

1.3.1.1. DOCUMENTACIÓN SOLICITADA (Pág. 3-4)

1.3.1.2. ARCHIVOS ANEXOS (Pág. 4)

1.3.2. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO LABORAL Y PREVISIONAL (Pág. 4-5)

1.3.3. RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN (Pág. 5)

1.3.4. PROCESO DE REVISIÓN (Pág. 5)

1.3.5. EMISIÓN CERTIFICADO (Pág. 5-6)

1.4. EXPLICATIVO DE ARCHIVOS COMPLEMENTARIOS. (Pág. 7 - 10)

1.4.1. ARCHIVO F-VER4 (Declaración Jurada) (Pág. 7)

1.4.2. ARCHIVO “DECLARACIÓN NÓMINA DEL PERSONAL VIGENTE (Pág. 8)

1.4.3. ARCHIVO “DECLARACIÓN DESVINCULACIONES DEL MES” (Pág. 9)

1.4.4. PARÁMETROS DE SISTEMA (Pág. 10)

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (Pág. 10)

2.1. DETALLE DE ACUERDOS (Pág. 10)

2.2. CRITERIOS DE REVISIÓN (Pág. 10-12)

3. CORREOS (Pág. 13)


1. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN

1.1 PROPÓSITO

El objetivo de la verificación apunta a certificar a las empresas contratistas y

subcontratistas, que cada una en forma independiente haya dado cumplimiento a las

obligaciones laborales y previsionales. La finalidad es acreditar que se estén enterando

correctamente los montos referentes a las obligaciones laborales y previsionales, y den

cumplimiento a las normas legales vigentes.

1.2 ALCANCE

Verificación del 100% de la documentación solicitada al contratista o subcontratista con

énfasis en 3 puntos fundamentales;

Pago de Remuneraciones

Pago de Cotizaciones Previsionales

Pago de Indemnizaciones Legales (Causal Invocada Artículo 161 del Código del

Trabajo)

1.3 PROCEDIMIENTO

1.3.1 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DEL PERIODO

Para materializar el inicio de la verificación, la empresa contratista y en su efecto la

empresa subcontratista (si tuviese) deberá proporcionar la siguiente documentación.

1.3.1.1 DOCUMENTACION SOLICITADA

i. Liquidaciones de Sueldos.

ii. Libro de remuneraciones del centro de costos impreso en hojas foliadas

por el SII. Formulario de timbraje que acredite el número de hojas

foliadas autorizadas ante el SII y/o documento del SII que informa los

folios autorizados.

iii. Acreditación del pago de las remuneraciones, mediante uno u otro

medio:

1. Liquidación firmada por el trabajador.

2. Office banking, u otro medio de pago respaldado.

3. Respecto al documento emitido por el Banco éste deberá constar con las

firmas de la respectiva institución.


iv. Planillas de Cotizaciones Previsionales (AFP’S, IPS (Ex INP), ISAPRES,

MUTUAL, CCAF, AFC).

v. Contratos del personal a certificar, anexos de contratos existentes con

las actualizaciones vigentes a la fecha de certificación por las altas del

personal. Como los anexos por traslado de faena.

vi. Contratos o convenios colectivos, o Manuales de beneficios en el caso de

existir.

vii. Reglamento Interno en caso de establecer beneficios especiales.

viii. Registro de asistencia cuando el trabajador presente menos de 30 días

remunerados.

ix. Licencias Médicas del período (en caso existir, el documento debe ser

incorporado en la sección justificativos en plataforma Check Laboral).

x. Finiquitos que dan término a la relación laboral por causal del Artículo

161, en relación a está causal se debe anexar; copia carta de aviso

certificada al trabajador en el caso de haber efectuado dicho aviso, carta

de aviso a la Inspección del Trabajo, comprobantes de vacaciones

proporcionales en el caso de haberlas hecho efectivas durante su

vigencia. Respecto de los trabajadores que gocen remuneración variable

o mixta, adjuntar las últimas 3 liquidaciones de sueldo.

xi. En el caso de finiquitos de cualquier otra causal de término a la relación

laboral, enviar los comprobantes que acrediten su desvinculación.

xii. Permisos con o sin goce de sueldo (permiso sindical, nacimiento hijo, en

caso de existir, el documento debe ser incorporado en la sección

justificativos en plataforma Check Laboral).

xiii. Otros certificados (Certificado de Pensión, etc.).

1.3.1.2 ARCHIVOS ANEXOS

xiv. Documento Formulario F-Ver4. Declaración Jurada Notarial Firmada por

representante legal de la empresa. El documento debe ser entregado en

original a Deloitte en la fecha que se comunique por nuestra parte, por el

momento sólo debe ser subido a la plataforma Check Laboral.

xv. Declaración Nómina del Personal Vigente

xvi. Declaración Desvinculaciones del mes

xvii. Archivo Parámetro Excel


1.3.2 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO LABORAL Y PREVISIONAL La Certificación Laboral, se efectuará mediante nuestros profesionales de oficina Deloitte

Santiago, ubicada en Avda. Rosario Norte 407, Las Condes, Fono: (56-2) 2729 8246

Fax: (56-2) 2374 9109.

Producto de la contingencia sanitaria nos encontramos sin atención presencial en

oficinas Deloitte Santiago.

1.3.3 RECEPCION DE LA DOCUMENTACION La recepción de la documentación se efectuará entre los días 01 y 20 de cada mes, el

calendario de entrega documental se encuentra disponible en la página principal de la

plataforma Check Laboral (las excepciones de la entrega documental pueden variar

producto de los días feriados).

Mecanismos de entrega de documentación:

La documentación deberá ser entregada (subida) a plataforma Check Laboral en formato

PDF, conforme lo instruido en Capacitación realizada.

1.3.4 PROCESO DE REVISIÓN

Una vez recepcionada la documentación en su totalidad, rige un plazo de verificación y

revisión de 7 días hábiles contados desde el momento en que es recepcionada la

documentación completa de acuerdo a los requerimientos establecidos en el punto

1.3.1.1. “Documentación solicitada”.

Deloitte Certificadora considerará razonable para efectos de cálculo, diferencias sobre

los 10 pesos chilenos, por lo que cualquier diferencia que superé dicho monto será

notificada al contratista o subcontratista.

1.3.5 EMISION CERTIFICADO

Una vez terminado el proceso de verificación del cumplimiento laboral y previsional, se

procederá a emitir un certificado con el estado del cumplimiento respecto de cada

trabajador analizado, este certificado deberá ser emitido en los plazos ya descrito. En el

certificado se detalla lo siguiente:


a) Individualización de los trabajadores en cumplimiento;

Se individualizarán a todos aquellos trabajadores de los cuales no hayan sido

detectadas observaciones durante el proceso de certificación, y cuyas obligaciones

laborales y previsionales se encuentren debida y correctamente enteradas y

pagadas en las instituciones previsionales correspondientes, estos serán informados

en el certificado bajo la glosa de “CUMPLE”.

b) Individualización de los trabajadores en incumplimiento;

Se individualizarán a todos aquellos trabajadores de los cuales hayan sido

detectadas observaciones durante el proceso de certificación y dichas observaciones

no hayan sido subsanadas por la empresa contratista y subcontratista en los plazos

establecidos por Deloitte Certificadora. Este incumplimiento registra aquellas

obligaciones laborales y previsionales que no se encuentran correctamente

enteradas y pagadas en las instituciones previsionales correspondientes, siendo

informados en el certificado bajo la glosa de “OBSERVADO”.

c) Detalle del personal Finiquitado por causal del Artículo 161 del Código del

Trabajo;

Se individualizarán aquellos trabajadores que hayan sido desvinculados durante el

periodo de verificación bajo la causal del Artículo 161 informando su estado de

“Cumple” u “Observado” dependiendo si los montos a indemnizar fueron

correctamente determinados. En el evento que se hayan determinado diferencias en

la indemnización se le solicitará a la empresa contratista y subcontratista que

regularice dichas sumas a través de un Anexo de Finiquito comunicando al

trabajador y a la Inspección del Trabajo que existen sumas a su disposición.

d) Detalle de la información de los trabajadores observados;

En el evento de informarse trabajadores en incumplimiento, Deloitte Certificadora

Ltda., realizará un detalle individualizado por trabajador en el cual se detalle el

concepto por el cual se está observando y los montos del incumplimiento.


EXPLICATIVO DE ARCHIVOS ANEXOS

1.3.6 ARCHIVO F-VER4 (Declaración Jurada)

Declaración Jurada Notarial, se entregará solo por una vez para respaldar que la

documentación que sirve de base del proceso de certificación mensual es real, fidedigna

y completa.


1.3.7 ARCHIVO “DECLARACIÓN NÓMINA DE PERSONAL VIGENTE”

Seguir indicaciones en color rojo para el llenado del formulario en la figura.

El archivo se envía en formato Excel, la empresa contratista debe enviarlo a Deloitte en

formato PDF, una vez completado con los datos.


1.3.8 ARCHIVO “DECLARACIÓN DESVINCULACIONES DEL MES”

Se deberá individualizar a los trabajadores desvinculados y establecer la causal de

terminación a la relación laboral; en caso de no existir desvinculados, el archivo debe

ser devuelto indicando sin movimiento, firmado y en formato PDF.


1.3.9 PARÁMETROS DE SISTEMA (Archivo Excel Mensual)

Se adjunta Archivo Parámetros en formato Excel, el cual debe ser completado en cada

columna conforme lo que indica el encabezado El archivo debe ser subido de manera

mensual a la plataforma Check Laboral.

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

2.1 DETALLE DE ACUERDOS

a) El Proceso Inicial de certificación en el cual cada contratista y subcontratista deberá

presentar la documentación, requerida para la certificación del cumplimiento laboral y

previsional con carácter mensual.

b) El contratista será responsable de informar a la Certificadora la existencia de

Subcontratos asociados a los Contratos Vigentes y Órdenes de Servicios existente

asociados a dicho Contrato. Respecto a este punto es importante aclarar que la

certificación del cumplimiento laboral y previsional del Contratista estará sujeto al

cumplimiento y certificación de sus Subcontratos y Órdenes de Servicios.

c) Los plazos de entrega serán entre los días 01 y 20 de cada mes.

d) Recepcionada la documentación completa y cumpliendo los requerimientos

solicitados, se procederá con la revisión y emisión de certificado.

2.2 CRITERIOS DE REVISIÓN

• Alcance Líquidos: Deben presentar la liquidación firmada u office banking

(transferencia bancaria).

• Situación Contractual. Deben acreditar todos los movimientos de personal, altas,

bajas (traslados y finiquitos) lo anterior es posible de acreditar mediante anexos de

traslado de faena, o finiquito debidamente ratificado.

• Toda alta de personal debe venir acreditada con el contrato de trabajo

correspondiente.


• Los días a remunerar inferiores a 30 días deben ser acreditados con el

correspondiente registro de asistencia a fin de verificar si los días menos de pago

corresponden a licencias u otra causal, en el caso de corresponder a contratación (no

es necesario el envío de registro de asistencia), se validará con el contrato de trabajo

la fecha de ingreso.

• El libro de remuneración debe venir impreso en hojas foliadas y acreditar el folio

correspondiente con el documento de timbraje del SII, documento que se presenta

por única vez al inicio de la certificación y con los cambios de folio.

• La cuadratura del personal, es fundamental y debe ser realizada considerando el

saldo inicial de trabajadores en el contrato, más menos la movilidad de personal, y

sobre este universo acreditar con la documentación laboral y previsional su situación

en el mes correspondiente.

Criterios de revisión para la generación de observaciones:

• LICENCIAS MEDICAS: Cuando el trabajador hace uso de licencia médica en o durante

el mes, el pago de los Seguro de Cesantía aporte empleador (2.4%) y Seguro de

Invalidez y Sobrevivencia (1.99%) se deben calcular sobre la base de la última

remuneración imponible efectuada para el Seguro, correspondiente al mes anterior a

aquél en que se haya iniciado la licencia médica o, en su defecto, la estipulada en el

respectivo contrato de trabajo. El pago de Cotización Obligatoria y Seguro de

Cesantía aporte trabajador (0.6%) se deben calcular sobre la remuneración imponible

devengada en el periodo respectivo. O en su defecto la empresa debe acreditar el

mecanismo para su pago en relación al personal con licencia médica.

• SIS: Cálculo sobre la base de los montos que deba pagar por concepto de

remuneraciones imponibles, con tope de UF 80,2.

• AFC: Cálculo sobre la base de los montos que deba pagar por concepto de

remuneraciones imponibles, con tope de UF 120,4

• REMUNERACIONES: Acreditación del pago de las remuneraciones debe ser mediante:

1) Liquidación de Sueldo firmada por el trabajador, y 2) con Office banking más


liquidación de sueldo (no firmada) u otro medio de pago respaldado, los que deberán

constar con las firmas de la respectiva institución.

• FINIQUITOS:

Finiquitos de distinta causal Artículo 161 Inciso primero: En el caso de que la

remuneración del trabajador se encuentre contenida en finiquito, éste debe

estar firmado por el trabajador o por el contrario presentar Office banking u

otro medio de pago respaldado. Igualmente, para efecto de acreditar la baja

del personal el finiquito debe estar firmado y ratificado ante Ministro de fe. En

el caso de no contar con finiquito ratificado se solicita enviar el proyecto

finiquito del ex-trabajador.

Finiquito causal Artículo 161 Inciso Primero: además de presentar finiquito

“ratificado” debe anexar: copia carta de aviso certificada al trabajador, carta de

aviso a la inspección del trabajo, comprobante de vacaciones proporcionales a

indemnizar, certificado de AFC en caso de realizar descuento en finiquito,

adjuntar comprobante de cualquier otro descuento que sea realizado en

finiquito. Lo anterior para realizar recalculo de pago de Indemnizaciones

Legales por Años de Servicio, Indemnización Aviso Previo y Feriado

Proporcional. En el caso que finiquito no se encuentre ratificado, enviar

proyecto finiquito, sin embargo, se procede a observar por no encontrarse

ratificado ante ministro de fe.


• CORREOS:

GERENTE CALIDAD : [email protected] GERENTE OPERATIVA : [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

manual de inducciÓn empresas contratistas y …

Documents