manual de identidad visual corporativa[1]

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MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA (Cvc) CAPÍTULO 1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

CAPÍTULO 2. PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC CAPÍTULO 3. IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA CAPÍTULO 4. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CAPÍTULO 5. EDICIÓN DE DOCUMENTOS Y LIBROS

CAPÍTULO 6. REGISTRO LEGAL DE LOS DOCUMENTOS

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

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INTRODUCCIÓN. En un mundo inundado de imágenes y mensajes, el cuidado y buen uso de la imagen que nos identifica es factor fundamental para crear credibilidad, reputación y cercanía hacia nuestros públicos. La imagen contiene la manera como nos expresamos, pero aún más allá, como nos leen y perciben por afuera de la organización. El propósito de este manual, es brindarle a todos los servidores públicos de la CVC, una herramienta para la elaboración de documentos corporativos, que conserven la unidad visual que nos identifique ante la comunidad. Estos documentos deben garantizar una uniformidad que permita ser identificados como pertenecientes a la corporación, entre la maraña de documentos emitidos desde otras entidades. Ahora bien, además de los criterios de identidad visual definidos por la corporación, también interviene otro ingrediente como la norma técnica de gestión de la calidad, que contiene la definición de una identidad visual corporativa estandarizada para la entidad. La manera como nos comunicamos a través del lenguaje visual, es lo que genera la identidad de la corporación, por eso en este manual se ha tratado de abarcar las características para la elaboración de los informes y documentos corporativos, teniendo en cuenta las normas establecidas por el Icontec. Sin embargo, en el capítulo segundo se hace un especial énfasis en las pautas que se deben cumplir para la redacción de todos los documentos institucionales, con ciertas modificaciones en algunas normas del Icontec, ajustadas a la misión de la entidad y a dar ejemplo como autoridad ambiental, del manejo eficiente de los recursos papel, tinta, energía y tecnología, entre otros, que tiene origen en los recursos naturales. Lo que se busca con este manual, es salvaguardar la imagen de la CVC y de manera teórica y mediante ejemplos, indicar cuales son los puntos de referencia para ir fortaleciendo como nos perciben, así como instruir a los servidores públicos de la corporación en como se debe emplear la imagen de la institución en documentos, campañas, piezas de comunicación, libros, publicaciones, etc.


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1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

1.1 INFORMES ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS. El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; en algún caso, de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del autor, así como sus conclusiones y recomendaciones en torno al problema que lo motiva. Se podría decir también que es la descripción de un problema, o de ciertos hechos analizados de antemano, con miras a presentar soluciones u objetivos por alcanzar. Los informes tienen como propósito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia, de gran interés para la actividad de una institución. Pueden ser informes administrativos o técnicos. Al elaborar un informe, es necesario tener presentes las finalidades que cada uno de ellos involucra, entre las cuales se destacan las siguientes: k Es una muestra del trabajo realizado. k Da cuenta, en forma permanente, global y coherente, de una investigación o

estudio. k La forma y la claridad del informe son indicios de la calidad del trabajo

ejecutado. k El informe es parte esencial del trabajo. k Puede servir de base para tomar decisiones. k Puede ser leído por más personas, al mismo tiempo. k Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que encuentren en los

archivos. k Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia.

Toda organización que elabore informes debe establecer un conjunto de normas sobre su composición.


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Estas normas son necesarias para que todos los informes proyecten la misma “imagen de marca” (por ejemplo, la de buen hacer profesional o cualquiera que sea la apropiada para la organización) y para ayudar al autor, a la mecanógrafa o digitadora y al lector, ya que todos ellos podrán trabajar con más facilidad y eficiencia si se acostumbran a un estilo concreto. Es inevitable que las reglas sean, en cierta medida arbitrarias. Es decir, no siempre hay una razón irrefutable por la que debe seguirse una regla y no otra. Sin embargo, hay factores que deben tenerse en cuenta a la hora de tomar una decisión al respecto. Uno es la claridad: ¿facilitará la comprensión del lector? Otro es la presentación: ¿contribuirá a que el documento sea más agradable a la vista? Recuerde que un documento pulcro y ordenado tiene un efecto subliminar en el lector, que le predispone a pensar que la empresa que ha elaborado el informe es igualmente cuidadosa y ordenada, y, por lo tanto confiable.

1.1.1 Informes Administrativos. Los informes administrativos se clasifican en: general, de gestión, técnico y sus características son: k Describen un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles

soluciones k Casi siempre se dirige a un superior jerárquico k Pueden ser de diversos tamaños o contenido k Es de carácter interno k Pueden ir acompañados de anexos: cuadros, fotografías, dibujos, mapas,

planos, etc.

1.1.2 Informes Técnicos Estos documentos se pueden separar teniendo en cuenta su propósito y allí se dividen en no formales y formales, si se observa su contenido se pueden desagregar en informes de progreso, de labores, de prefactibilidad, de factibilidad, y funcionales, etc. 1.1.2.1 Informe no formal. Los informes no formales o informales

generalmente no llevan la autoridad oficial de la organización que los expide; son principalmente de la responsabilidad de cada autor individual. Deberán indicar hasta qué punto se puede utilizar su contenido como base para una acción. Por regla general la información que contienen es de carácter preliminar o incompleto. Sirven como un eficaz vehículo para transmitir información a los lectores tan rápidamente como se encuentre disponible.


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Presentan como inconveniente, el hecho de que se utilizan para distribuir alguna información antes de que ésta haya sido comprobada, lo que puede llevar a contradicciones y situaciones embarazosas, cuando con posterioridad los resultados finales sean diferentes a los presentados no formalmente. 1.1.2.2 Informe de progreso. Un informe de progreso es la historia de una

labor determinada en un período de tiempo determinado. Se escribe para un grupo de lectores específico; normalmente a petición de ellos. El tema cubierto es un informe de éstos, por lo general, ya ha sido acorda-do entre el autor y los lectores, así como el período que debería cubrir.

Tiene como propósito enterar a los lectores del avance hecho sobre un proyecto en el tiempo transcurrido entre el informe anterior y el subsecuente, hasta la fecha específica. Informe sobre los avances más recientes en un programa y hace posible una decisión inteligente de la misma, en relación a costos, recursos humanos, equipos y materiales. EJEMPLO: Proyecto del Alto Anchicayá

Informe de Progreso No. 65 Sep. 1974

1.1.2.3 Informes funcionales. Pueden ser de orden técnico o administrativo y

se elaboran para el funcionamiento interno de la organización, sea cual fuere el tamaño o formato.

Se clasifican en internos y externos. Los internos circulan verticalmente hacia arriba o hacia abajo, desde un empleado no ejecutivo hasta la alta gerencia, o de un ejecutivo a sus subalternos. Circulan también horizontalmente, de una dependencia a otra dentro de la empresa o entre empleados de la misma estructura empresarial. Ejemplo: los Memorandos. 1.1.2.4 Informe formal1. En toda organización pública o privada, el informe es un instrumento básico pues por razón de su contenido, derivado de la observación o de la investigación, es posible corregir errores, trazar planes, definir políticas, modificar directrices, tomar decisiones, etcétera. Los informes de carácter formal, sin importar su extensión generalmente tienen toda la autoridad de la organización que los expide. Se utilizan como medio de transmitir recomendaciones, opiniones y resultados oficiales y la información que contienen sirve como base para la acción de quienes la reciben.

1 SAAD, Antonio Miguel. Redacción (desde cuestiones gramaticales hasta el informe formal extenso). México: Editorial Ccontinenal. 1982.


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1.2 ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN INFORME La elaboración de los informes se realiza en cinco etapas así: 1. Preparación 2. Ordenación del material 3. Redacción, estilo del documento final 4. Ordenación del documento final 5. Revisión 1.2.1 Preparación. En la etapa de preparación determine el objetivo que busca. Trate de obtener instrucciones precisas y fórmese una idea perfectamente clara del tema y conozca el alcance y propósito del informe que va a preparar. Generalmente, el objetivo es una combinación de todos o algunos de los siguientes puntos: F Transmitir una información de manera general o detallada. F Presentar conclusiones. F Exponer ideas y/o F Recomendar una idea.

Sitúese dentro de las siguientes preguntas para la formación de notas, útiles en las etapas de recopilación y ordenación. F ¿A que tipo de lector se dirige? F ¿Qué es lo que el lector desea saber? F ¿Cómo puedo enriquecer o acrecentar sus conocimientos? F ¿Qué tipo de terminología debe emplear para ser más comprendido? F ¿Qué uso harán de mi informe? F Analice qué tipo de actitud adopta su lector: ejecutiva, administrativa,

técnica o práctica. 1.2.2 Ordenación del material. A continuación se dan sugerencias que permitirán una redacción concisa, lógica y ordenada del informe. k Escriba una frase breve y directa que exprese el propósito que se ha fijado. k Analice todos los hechos e ideas recogidas. k Analice detenidamente la subdivisión del material y modifíquela si fuere

necesario. k Decida el orden en que presentará los grupos de material.


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k Ordene el material integrante de cada sección o capítulo para que el lector pueda seguirlo fácilmente.

k Cerciórese de que las conclusiones y recomendaciones presentadas se ajusten a los hechos. k Analice rigurosamente el título del informe y el de cada uno de los capítulos. k Considere la posibilidad de utilizar ilustraciones para complementar o

reemplazar. k Considere si es conveniente poner notas de pie de página. k Examine si se pueden sacar algunos detalles concretos del cuerpo del

texto para ponerlos en apéndices.

1.2.3 Redacción, estilo del documento final. Cada tipo de informe tiene su lenguaje particular, pero sea cual fuere el tema que se vaya a exponer, debe tratarse de una forma precisa, directa, clara y equilibrada; es decir, quién redacta un informe, debe procurar un estilo agradable a los lectores y que sus oraciones tengan secuencia lógica, y que estén perfectamente ligadas unas con otras. La adaptación del mensaje a la capacidad del lector constituye un proceso fundamental para la preparación de buenos informes, ya sean técnicos o de negocios. Por lo tanto, la redacción del informe suele ser impersonal directa, y para que éste sea eficaz ha de exigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad y probidad profesional. k Sea sobrio. La sobriedad es un requisito tan importante en el informe. La

sobriedad que se recomienda no supone necesariamente sequedad o laconismo. k Evite las frases largas (de más de dos o tres líneas a máquina) y de

gramática complicada. k Sea objetivo. El informador debe ser fiel al "sentido de los hechos" por medio

de una documentación sólida, y no cambiarlos dándoles un matiz peyorativo o laudatorio según las circunstancias. k Destierre todo signo de parcialidad. Evite las imaginaciones desbordadas; el

sentimiento, la indignación, y lirismo entusiasta. k Cancele el servilismo. En ocasiones se le pide al informador —es sin duda

una práctica deshonesta— que en la preparación del informe beneficie unos determinados intereses o puntos de vista. El informador no puede prestarse a ello, y esto no excluye fidelidad a la empresa o agencia que le encomendó el trabajo. k Defínase, eliminando la pasividad, y tomando todas las precauciones

posibles para que su opinión esté fundamentada. Si no le fuera posible llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado no vacile en señalar esta laguna.


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k Mencione el mayor número posible de datos. Los números, términos, porcentajes o citas son factores de la máxima importancia. k Subdivida el informe si fuera muy extenso, en epígrafes. Con esto se logra

en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe mismo con sólo leer dichos epígrafes o centrando la atención en aquel que más inmediatamente interesa.

Se sugiere que se desarrolle una idea por párrafo y que escriba en tercera persona y con estilo impersonal para que la prueba de sus argumentos consista en los datos aportados y no en la opinión del redactor. Ponga atención en los tiempos verbales y use siempre el presente indicativo. Por la seriedad del informe evite las abreviaturas, las siglas y la contracción de palabras, así como desarrollar en forma incompleta algún punto y abusar de tecnicismos innecesarios Procure buscar sinónimos de las palabras que se estén repitiendo constantemente, o dé giros distintos a las oraciones para no caer en la monotonía y en la repetición pleonástica. 1.2.4 Ordenación del Documento Final. Para facilitar la tarea del lector, el redactor de un informe debe seleccionar un ordenamiento alfabético o numérico de los párrafos y subdivisiones. Adoptado un sistema deberá mantenerse en forma rigurosa y se tendrá la precaución de que en cada capítulo y en cada página se vean claramente las relaciones de dependencia. En relación con las ilustraciones para lograr una buena coordinación entre lo escrito y las figuras, hay que pensar en las ilustraciones al redactar el texto del informe. En el texto habrá que hacer referencia, por lo menos una vez, a la ilustración y ésta deberá ir acompañada de una leyenda explicativa. Si el texto contiene más de dos ilustraciones es aconsejable enumerarlas en forma consecutiva para facilitar su consulta. Las tablas y cuadros también deben numerarse. Las ilustraciones pueden tener como objeto: k Referirse de una manera general a una o más secciones del informe, en cuyo caso se les citará en distintas partes del texto; k Ilustrar un único punto, y en este caso se mencionará en la parte correspondiente del texto. Las ilustraciones pueden preceder a la referencia escrita, o estar lo más cerca posible del punto que se ilustra; es decir, colocarse inmediatamente a continuación de su respectiva referencia.


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1.2.5 Revisión. Se debe tener en cuenta que un trabajo minucioso, tanto por su investigación, recopilación, ordenamiento y su redacción, puede demeritarse por su mala mecanografía o impresión tipográfica. Si es necesario reponga la o las hojas que registren este tipo de errores. Se recomienda que la última revisión la haga una persona responsable, quizás especializada (corrector), distinto al redactor, pues éste, por lo general, lee de memoria y fija su atención en la idea, pero no en la grafía ni en la puntuación, donde más comúnmente se dan los errores ortográficos.

1.3 PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL El documento escrito debe tener una presentación nítida y ordenada, a máquina, en procesador de palabras o en imprenta. El texto debe estar exento de errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales, de redacción2 o de puntuación. Para resaltar puede hacerse uso de la negrilla y la bastardilla. Los términos que aparezcan en otro idioma dentro del texto se escriben en bastardilla o itálica. En el caso del papel su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión, la lectura y la micro-reproducción del documento, se recomienda el uso de papel bond base 28, por tener poca acidez y permite la conservación del mismo en el tiempo.

1.3.1 Numeración. Las páginas preliminares pueden numerarse. En caso de hacerlo, se utilizan números romanos escritos en minúsculas, centrados sobre los dos centímetros del margen inferior (a partir de la página dedicatoria); las anteriores (guarda, cubierta y portada) se cuentan pero no se numeran. La numeración del cuerpo o texto del trabajo y los complementarios deben hacerse después de la numeración romana, con números arábigos consecutivos, hasta la última página del documento, a 2 cm del borde superior derecho tanto horizontal como verticalmente o centrada sobre los 2 cm del margen inferior y separado del texto por dos renglones. No debe utilizarse numeración compuesta como 13A, 14B o 17 bis, entre otros, que indican superposición de texto en el documento.

2 PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC. …Véase el capítulo segundo del presente documento…


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1.3.2 Redacción. El trabajo se redacta de manera impersonal. Todos los párrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar sangría (exceptuando la cita directa extensa). El texto se escribe a una interlinea sencilla. Dentro de un texto, cuando se usan de manera aislada los números enteros desde cero hasta nueve se escriben con letras, por ejemplo, en cinco ocasiones, cuatro veces. Cuando hacen parte de un rango, categoría o serie cuando se presentan combinaciones con números. mayores de nueve, se escriben con número. EJEMPLO: de 7 a 12

niños de 8, 9 y 10 años. Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separado. EJEMPLO: 1 m, 19,1 cm. Unidad de medida Símbolo metro lineal m metro cuadrado m2 metro cúbico m3 kilogramo kg. kilómetro km. Hectómetro Hm Decámetro Dm decímetro dm centímetro cm milímetro mm tonelada t gramo g miligramo mg 1.3.3 Puntuación. El trabajo se escribe a una interlinea sencilla y después de punto aparte a dos interlíneas sencillas, cuando es punto seguido se deja un espacio. Los dos puntos (:) se escribe inmediatamente después de la palabra, seguidos de dos espacios.

1.3.4 Márgenes. Estos deben facilitar la encuadernación y la reproducción del documento. El texto se escribe con los siguientes márgenes:

Izquierdo 4 cm Superior 3 cm Derecho 2 cm Inferior 3 cm


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Título 4 cm Numeración de página a 2 cm y centrado

Cada capítulo comienza en una nueva hoja a 5 cm del borde superior. Igual tratamiento se le da a los preliminares, al cuerpo del trabajo y a los complementarios. Los títulos se separan de sus respectivos contenidos por cuatro renglones.

1.3.5 Numeración de Divisiones y Subdivisiones. Esta tiene por objeto establecer un sistema de numeración para las divisiones y subdivisiones en documentos escritos tales como: manuscritos, trabajos impresos, libros, artículos instrucciones y normas. Para la numeración se emplean números arábigos. La numeración de divisiones y subdivisiones en un documento escrito se aplica para: k Clarificar la secuencia, importancia o interrelación de las divisiones y

subdivisiones individuales. k Simplificar la búsqueda y localización de ciertos pasajes de un texto y hace

posible la cita de una parte determinada del texto. k Facilitar las referencias dentro de un trabajo escrito.

Las divisiones principales (primer nivel) de un documento escrito se enumeran en forma continua, empezando por 1 o puede asignársele el número cero (0) a la introducción, prólogo, prefacio o preámbulo Cada división principal, a su vez, puede subdividirse en cualquier número de niveles. Las subdivisiones también se numeran en forma continua. Este método de división y numeración puede continuarse hasta cualquier número de subdivisiones (tercero y más niveles). Sin embargo, es aconsejable limitar la cantidad de subdivisiones para que las numeraciones sean fáciles de identificar, leer y citar. Se coloca un punto entre los números que designan las subdivisiones de diferentes niveles. Después del número que designa el último nivel, el punto es opcional, pero su empleo u omisión debe generalizarse. EJEMPLO: Primer nivel Segundo nivel Tercer nivel

1 1.1 1.1.1 2 2.1 2.1.1 3 3.1 3.1.1 . . . . . .


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. . . 9 9.1 9.1.1 10 10.1 10.1.1 11 11.1 11.1.1

Los títulos del primer y segundo niveles no llevan punto final; del tercer nivel en adelante se coloca punto, seguido del texto correspondiente.

1.3.6 Cita de los Números de Divisiones y Subdivisiones en el Texto. Siempre que se cite un texto, un número de división o de subdivisión, se escribirán tres puntos suspensivos antes y tres después de la respectiva cita. EJEMPLO: ... en la sección 4 ...

... Véase el numeral 9.2 ...

... 3er. parágrafo en 1.1.22 ...

1.3.7 Forma Oral. Cuando el número de una división o subdivisión se nombra (oralmente), los puntos no se expresan. EJEMPLO: 2. "dos"

2.1.1 "dos uno uno" 2.11 "dos once" 2.27 "dos veintisiete"

1.3.8 Citas y Notas de Pie de Página y sus Requisitos Específicos. Estas tienen por objeto establecer las pautas necesarias para la presentación de citas y notas de pie de página. Las citas se clasifican en directa o textual (breve o extensa), indirecta y cita de cita. La cita directa o textual breve, de menos de cinco renglones, se inserta dentro del texto entre comillas, y el número correspondiente se coloca al final, después de las comillas y antes del signo de puntuación. EJEMPLO: Ander Egg nos presenta la siguiente definición: "Es un procedimiento reflexivo, sistemático, controlado y crítico que permite descubrir nuevos hechos o datos, relaciones o leyes en cualquier campo del conocimiento humano”1 ___________ 1 ANDER EGG, Ezequiel. Técnicas de investigación social. Buenos Aires: Humánitas, 1969. p.28.


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Cuando la cita ocupa más de cinco renglones (extensa) aparece como una inserción en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final. La cita se escribe a un renglón, sin comillas y se separa del texto por dos renglones. EJEMPLO: A propósito del análisis de riesgo, Royal P. Fisher dice: Un análisis de

riesgo o valoración de riesgo puede ser efectuado en cualquier momento. Sus objetivos son:

1. Ayudar en la identificación de exposiciones 2. Ayudar en la cuantificación de los valores de las exposiciones 3. Permitir un ranking de exposiciones por prioridades 4. Servir como base para el análisis del coste eficaz.2 ____________ 2 PISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de santos, 1988. p. 83 Nota. En las enumeraciones de una cita, cuando el texto de un numeral ocupe más de un renglón, todos terminan en punto. Cualquier modificación que el autor del trabajo realice en una de estas citas, aparece entre paréntesis rectangular [ ]. Cualquier omisión se indica con tres puntos suspensivos. La cita indirecta se escribe dentro del texto. No lleva comillas y el número correspondiente se coloca después del apellido del autor y antes de citar su idea. EJEMPLO: ... Como dice Mabbett1, el éxito de la producción de las frutas en Chile, está asociado a factores como el clima, la geografía y el talento técnico y empresarial.... ____________ 1 MABBET, Terry. Fruta chilena: un éxito fenomenal. En: Agricultura de las Américas. Nueva York. Vol. 4, No. 1 (ene. feb. 1994). p. 5. La cita de cita es directa (breve o extensa), su ubicación en el texto sigue los procedimientos señalados para la presentación de citas directas. EJEMPLO:

Aunque no estemos de acuerdo con escuelas sociológicas que plantean el evolucionismo social a partir de los conflictos, llama la atención la importancia que le dan a estas proyecciones automáticas, en la conformación de los


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grupos, entre otros Summer y Keller: "Creemos que los fenómenos sociales se deben a esfuerzos impersonales, que actúan automáticamente, que superan la capacidad de influencia y de control individuales que producen efectos que son solos propios de ellos" (1).

____________ (1) SUMMER, G. and KELLER, T. The Scienbfic of society, citado por KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986. p. 154. En la bibliografía se debe referenciar al autor que cita. Para este caso:

KLIEMT, Harmut. Las instituciones morales. Barcelona: Alfa, 1986, 325 p. Las citas se identifican en el texto con un número arábigo que puede ubicarse como superíndices, entre paréntesis o directo. El uso de una de las formas de identificación de las citas se debe conservar a través de todo el documento. La referencia bibliográfica correspondiente a la cita se separa del texto con una línea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta línea se traza desde el margen izquierdo después del último renglón del texto y separada de éste por dos renglones. El número que identifique cada cita cuando se elabore su correspondiente referencia bibliográfica, se coloca a un renglón de la línea horizontal continua, contra el margen izquierdo. El texto de la referencia bibliográfica comienza inmediatamente después del número. Cuando una referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician contra el margen izquierdo a un renglón. Entre una referencia y otra se dejan dos renglones. Si es libro o folleto, la referencia contiene en su orden: Autor. Título. Edición (diferente de la primera). Ciudad: Editorial, Fecha. Páginas utilizadas en el trabajo. EJEMPLO: BARABBA, Vincent P. y ZALTMAN Gerald. La voz del mercado: La ventaja competitiva a través del uso creativo de la información del mercado. Madrid: McGraw Hill, 1992. p. 190 - 230. Si es revista, la referencia contiene en su orden: Autor. Título del artículo. La palabra En: Título de la revista. Ciudad. Volumen (Vol.), número (no); (período y fecha); páginas consultadas.


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EJEMPLO: NIETO POTES, Mauricio. Apertura comercial y política tecnológica. En: Normas y Calidad. Bogotá. Vol. 7, No. 13 (ene. - jun. 1991); p.23. Si es periódico, la referencia contiene en su orden: Autor. Título del artículo. La palabra En: Título del periódico. Ciudad. (día, mes, año); páginas de la sección consultada, número de la columna precedido por la letra "c". EJEMPLO: ZAMBRANO D., Andrés. De las encuestas al computador. En: El Tiempo, Santafé de Bogotá. (21, febrero, 1995); p. 1B, c. 1 - 4. Si es suplemento de periódico, la referencia contiene en su orden: Autor. Título del artículo. La palabra En: título del suplemento o entrega especial, título del periódico. Ciudad. (día, mes, año); páginas consultadas. EJEMPLO: ARENAS, Luis Guillermo y VARGAS, Alvaro. El reto del mercadeo. En: Portafolio, El Tiempo. Santafé de Bogotá. (20, febrero, 1995); p. 42. En cada página aparece el mismo número de referencias a las indicadas en ella. véase ampliamente en referencias bibliográficas. Las citas se numeran consecutivamente a través de todo el texto. Las márgenes utilizadas en el documento se conservan.

1.3.9 Uso de Ibid y Op. Cit. Cuando una obra se cite más de una vez, no se repiten todos los elementos de la referencia bibliográfica y para indicar que se trata de la misma obra, se utilizan las siguientes abreviaturas latinas: 1.3.9.1 Ibid. Cuando una misma obra se cite dos o más veces

consecutivamente, es decir cuando no se intercale otra referencia diferente, se utiliza la abreviatura Ibid. Esta se escribe seguida de una coma y luego se agregan los números de las páginas correspondientes, precedidos de la letra p.

EJEMPLO: ____________ 1 FISHER, Royal P. Seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1988. p. 83.


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2 Ibid., p. 90. 1.3.9.2 Op. cit. Cuando sea necesario citar la obra de un autor, ya citado anteriormente en forma completa, pero no en la referencia inmediatamente anterior, se utiliza la abreviatura Op. cit. Esta se escribe a continuación del apellido del autor separada de éste por una coma y luego se agregan los números de las páginas correspondientes precedidos de la letra p, antecedidos por una coma. EJEMPLO: ____________ 1 MABBETT, Terry. Fruta chilena: un éxito fenomenal. En: Agricultura de las Américas. Nueva York. Vol. 4, no.1 (ene. - feb. 1994), p.5. 2 FISHER, Royal P. seguridad en los sistemas informáticos. Madrid: Díaz de Santos, 1988, p.83. 3 MABBETT, Op. cit., p. 6. Cuando el autor ya ha sido citado en otra página del mismo trabajo, se escribe el apellido del autor, la abreviatura Op cit., y el número de la página. Cuando sea necesario citar varias veces dos obras distintas de un mismo autor, al usar la abreviatura Op cit., se agrega el apellido del autor y el título de la obra a la cual se refiere la cita, separada de aquél por una coma. EJEMPLO: ____________ 1 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de la calidad total. Bogotá,: Tercer Mundo Editores, 1989. p.20.

2 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Planeación estratégica de la calidad total. Santafé de Bogotá: Tercer Mundo Editores, 1993. p.69. 3 MARINO NAVARRETE, Gerencia de la calidad total, Op. cit., p.35. 4 MARIÑO NAVARRETE, Planeación estratégica de la calidad total, Op. cit., p.21.

1.3.10 Presentación de las Notas de Pie de Página. Las notas de pie de página, se colocan separadas del texto por una línea horizontal continua de aproximadamente doce espacios. Esta línea se traza desde el margen izquierdo después del último renglón del texto y separada de éste por dos renglones.


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Las notas de pie de página se indican en el texto, con asterisco. En caso de presentarse más de una nota en la misma página, cada una se distingue con uno, dos o más asteriscos. Su señalización no es consecutiva a través del documento sino por página. Ejemplos dentro del texto: Costo promedio de suscripción*

Publicaciones seriadas** El asterisco que identifique cada nota de pie de página se coloca a un renglón debajo de la línea que divide el texto, contra el margen izquierdo. El texto de la nota de pie de página se comienza inmediatamente después del asterisco. Cuando la nota de pie de página ocupe dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se iniciarán contra el margen izquierdo a un renglón. Entre una nota y otra se dejan dos renglones. Cuando una misma aclaración o información requiera aplicarse simultáneamente a varios enunciados diferentes, se coloca un asterisco a cada término. EJEMPLO: En el texto: Montería*, Sincelejo*, Ríohacha*, Valledupar*. En la nota de pie de página: * ciudades con más de cien mil habitantes.

1.3.11 Notas de entrevistas y comunicaciones personales. Las referencias a entrevistas, opiniones verbales o correspondencia personal, se escriben como notas de pie de página cuando sean necesarias para complementar la información en el texto. En la nota de pie de página la referencia lleva los datos correspondientes a la forma, mediante la cual se obtuvo la información, el nombre de la persona que la suministró, su cargo u oficio, la ciudad y la fecha en que se obtuvo. EJEMPLO: * ENTREVISTA con María Emma Mejía, Ministra de Educación Nacional de Colombia. Santafé de Bogotá, 20 de febrero de 1996. ** CARTA de Fabio Tobón Londoño, Director Ejecutivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación (ICONTEC). Santafé de Bogotá, 4 de enero de 1995.


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Nota. En su aplicación, las consideraciones anteriores sobre formas de presentación de las referencias bibliográficas pueden quedar alteradas debido a las determinaciones técnicas de los ordenadores. Tales alteraciones se aceptan en tanto no modifiquen de manera sustancial la forma y el contenido de lo indicado en la presente norma.

1.4 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Estas tienen por objeto establecer la presentación uniforme de referencias bibliográficas para libros, folletos, informes y publicaciones periódicas con el fin de facilitar la identificación de los mismos o de una de sus partes. Se dan indicaciones especiales para la presentación de referencias bibliográficas de tesis, trabajos de grado, monografías, otros trabajos de investigación, memorias de congresos, conferencias, reuniones y publicaciones seriadas. Una referencia bibliográfica se puede presentar: k Como parte de una bibliografía. k En el encabezamiento de un resumen o de un análisis crítico. k Como cita de pie de página, al final del capítulo o texto. k Anexa a un texto: como cita de pie de página, al final del capítulo o del texto. k Incorporada de manera completa a un texto.

1.4.1 Presentación de una referencia bibliográfica. Las referencias bibliográficas están compuestas por elementos, algunos de ellos básicos, los cuales se aplican a cualquier referencia bibliográfica; los elementos no comunes son los que nos definen el tipo de información que se maneja. Los elementos básicos o comunes de las referencias bibliográficas se definirán una sola vez y se explicará como describirlo. Los elementos que son diferentes y que nos define el tipo de referencia bibliográfica específica, se definirán y explicarán cada uno en la sección correspondiente. Cualquier forma de presentación adoptada debe ser siempre constante. El segundo renglón de la referencia y los subsiguientes, se escriben sin dejar sangría, es decir, se comienza a escribir debajo de la primera letra del primer renglón. Entre renglón y renglón de la referencia se deja un renglón y entre referencia y referencia, dos renglones.


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Cuando haya dos o más referencias de un mismo autor, se ordenan alfabéticamente a partir de la letra inicial del título ( sin tener en cuenta el artículo inicial). El nombre del autor no se repite en las referencias que siguen a la primera y se sustituye por una línea de ocho rayas continuas (________), siempre que no sea la primera referencia de una página. EJEMPLO: CASAS LOZADA, Juan Gabriel. Adaptación del método de Ven Te Chow para calcular picos de escurrimiento en cuencas de drenaje pequeñas en el Valle del Cauca. Cali: CVC, 1970. 19p. ________ Análisis de beneficios económicos del Proyecto Obando-Cartago. Cali: CVC, 1971. 34p.; cuadros, mapas, esc. 1:50.000. En caso de que se repitan el autor y el título, éstos se sustituyen por dos líneas de ocho rayas continuas cada una (________ . _______), conservando la puntuación que separa autor y título. Las referencias se ordenan cronológicamente, colocando en primer lugar la más reciente. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: 1986. 30p. ________ . _______ Cali: CVC, 1985. 25p.

1.4.2 Referencias bibliográficas de libros, folletos e informes. La referencia bibliográfica consta, en su orden, de los siguientes elementos: 4 Autor

4 Título

4 Subtítulo

4 Número de la edición de la primera

4 Pie de imprenta: lugar de publicación, nombre del editor, año de publicación.

4 Paginación; número de los volúmenes y tomos

4 Descripción de material acompañante

4 Serie o colección


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4 ISBN (opcional) Las referencias bibliográficas deben conservar el siguiente esquema: Autor. Titulo: subtítulo. Edición. Ciudad: Editor, año de publicación. Paginación + material acompañante. Serie, número. ISBN (opcional) 1.4.2.1 Autor. Autor personal. El nombre del autor se escribe así: primero se colocan los apellidos, en letra mayúscula sostenida, separados por una coma del nombre escrito con mayúscula inicial y seguido de punto. EJEMPLO: CAMPO VELASCO, Oscar. DOMÍNGUEZ LÓPEZ, Alberto. Cuando haya dos autores se escriben los apellidos y sus nombres, unidos por la conjunción "y" o su equivalente en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. EJEMPLO CAMPO VELASCO, Oscar y DOMÍNGUEZ LÓPEZ, Alberto. Cuando haya tres autores, se escriben los apellidos y sus nombres separados, el primero y el segundo, por punto y coma y el segundo y el tercero por la conjunción "y" o su equivalente en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. EJEMPLO: CAMPO VELASCO, Oscar; DOMÍNGUEZ LÓPEZ, Alberto y VALENCIA GUTIÉRREZ, María. Cuando haya más de tres autores, se escriben, el apellido y el nombre del primero y en seguida la expresión latina abreviada et al. que corresponde a (y otros). EJEMPLO: VALENCIA GUTIÉRREZ, María y no VALENCIA GUTIÉRREZ, María arq. RAMÍREZ, Octavio. y no RAMÍREZ, Octavio S.J.


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En caso de que el nombre del autor no aparezca, debe hacerse la entrada de la referencia bajo el título, colocando las dos primeras palabras de éste en mayúscula sostenida. EJEMPLO: MANUAL PARA la elaboración y presentación de documentos. Autor corporativo. El nombre del autor corporativo se escribe en forma completa, con mayúscula sostenida, tal como aparece en el libro o folleto. EJEMPLO: CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA-CVC Cuando el autor corporativo sea una entidad gubernamental a través de la cual se ejerzan funciones legislativas, ejecutivas o judiciales, se cita primero el nombre del país, departamento, municipio o jurisdicción equivalente, seguido del nombre de la entidad. EJEMPLO COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL NARIÑO. ASAMBLEA DEPARTAMENTAL. OCAÑA. CONCEJO MUNICIPAL. Esta regla no se aplica cuando el nombre de la entidad incluye el nombre del país o jurisdicción. EJEMPLO: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Cuando el libro o folleto esté escrito en otro idioma, el nombre del país o jurisdicción se escribe en forma completa y en español. El de la entidad, en el idioma en que esté escrito el libro o folleto. EJEMPLO: ESTADOS UNIDOS. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE y no, UNITED STATES. AGRICULTURAL RESEARCH SERVICE Cuando se trate de publicaciones pertenecientes a entidades subordinadas a ministerios o secretarías ejecutivas o administrativas, se cita primero el nombre del


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país seguido del nombre de la entidad subordinada, sin necesidad de mencionar el ministerio, departamento o secretaría de la cual depende. EJEMPLO: COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO y no, COLOMBIA. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONÓMICO. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Las entidades gubernamentales o privadas de carácter autónomo se indican por su nombre. EJEMPLO: CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA UNIVERSIDAD DEL VALLE EMPRESA MUNICIPALES DE CALI. Cuando se trate de entidades con la misma denominación, se agrega el nombre del lugar respectivo, con mayúscula inicial, con el fin de hacer la distinción necesaria. Si la entidad fuera de carácter nacional, se agrega el nombre del país entre paréntesis EJEMPLO: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLÓGICAS (Chile) INSTITUTO DE INVESTIGACIONES TECNOLÓGICAS (Colombia) Si fuera de carácter local se agrega el nombre de la ciudad precedido de una coma. EJEMPLO: MUSEO DE ARTE MODERNO, Bogotá. MUSEO DE ARTE MODERNO, Caracas. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Cali. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Medellín. 1.4.2.2 Título. Se escribe tal como aparece en la portada del libro o folleto y se

coloca a continuación del nombre del autor, separado de éste por un punto y dos espacios.

EJEMPLO: ZULUAGA ARISTIZABAL, Judith. Manual de procesos técnicos.


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La primera letra del título se escribe con mayúscula , así como la de nombres propios de instituciones y en todos aquellos casos cuyo uso esté establecido por las reglas gramaticales del idioma en que se redacte la referencia. EJEMPLO: RIVERA, José Eustacio. La vorágine. CARRASQUILLA, Tomás. La Marquesa de Yolombó. 1.4.2.3 Subtítulo. Para efectos de la referencia, se coloca después del título,

separado de éste por un espacio, dos puntos, un espacio. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. 1.4.2.4 Número de la edición diferente de la primera. El número de la edición

se indica a continuación del título o del subtítulo, separado de cualquiera de estos elementos por un punto y dos espacios.

Se coloca en números arábigos, separado por un espacio de la abreviatura ed. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. 2 ed. 1.4.2.5 Pie de imprenta. Se indica a continuación de la edición, separado de

ésta por un punto y dos espacios. Los elementos del pie de imprenta se colocan en el siguiente orden: lugar de publicación, nombre del editor o de la imprenta (cuando no exista el del editor) y el año de publicación.

Lugar de publicación. Se anota el nombre geográfico de la ciudad en forma completa, tal como aparece en la portada. No se agregan denominaciones de tipo jurídico o político como: D.E., D.C., D.F., y otros. El nombre del país, departamento, estado o provincia se agrega cuando se trate de nombres geográficos homónimos o lugares poco conocidos.

EJEMPLO: Cartagena, Colombia. Cartagena, España. Ayapel, Cordoba Colombia.


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Si aparece más de un lugar de publicación, se anota sólo el primero. Cuando no aparece el lugar de publicación en ninguna parte del libro o folleto, se indica en la referencia con la abreviatura s.l. que corresponde a sine loco (sin lugar). EJEMPLO: s.l.: Andina Nombre del editor. Se escribe el nombre del editor como aparece en la portada o contraportada, eliminando las palabras compañía, editorial y las abreviaturas Inc., S.A. y sus equivalentes en otros idiomas EJEMPLO La Oveja Negra Suramericana CVC El nombre del editor se separa del lugar de publicación por espacio, dos puntos, espacio. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC. Las entidades corporativas nacionales e internacionales, cuando aparecen como editor, se mencionan en forma completa, excepto aquéllas que sean internacionalmente conocidas por sus siglas o acrónimos. EJEMPLO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar UNESCO FIFA CVC Cuando el autor sea al mismo tiempo el editor, su nombre completo no se repite en el pie de imprenta y se sustituye por su sigla, si la tiene, o por la sola alusión a su nombre. EJEMPLO INSTITUTO COLOMBIANO PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR. Estatutos Generales de las Universidades Públicas. Bogotá: ICFES


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CALDAZA BENZA, José. Métodos estadísticos para la investigación. Lima: El autor. COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA. Programas Agrícolas. Bogotá: El ministerio. Cuando haya más de un editor se anota sólo el primero. Si no aparece el nombre del editor en la portada o en la contraportada, pero sí la imprenta, se coloca éste último. Se conservan las palabras Taller, Imprenta. etc., a manera de aclaración. EJEMPLO: Bogotá: Imprenta Nacional Si en el libro no aparece el nombre del editor ni el de la imprenta, se indica con la abreviatura s.n. que corresponde a sine nomine (sin nombre). EJEMPLO: Medellín: s.n. Año de publicación. El año de publicación se escribe siempre en números arábigos, separado del nombre del editor por una coma. Se anotan los cuatro dígitos, sin punto. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986. Si no aparece el año de publicación en la portada, se coloca el del registro de la propiedad intelectual (Copyright). En caso contrario se anota s.f. que corresponde a sine facta (sin fecha). Si los datos de pie de imprenta no aparecen, se coloca la abreviatura s.p.i. que corresponde a sine pes emprenta (sin pie de imprenta). 1.4.2.6 Paginación. La paginación se indica en números arábigos y se separa

del año de publicación por un punto y dos espacios. Comprende el número total de páginas, el número total de volúmenes, o solamente las páginas o volúmenes consultados.

En las obras de un solo volumen se menciona el número total de páginas seguido de la letra p. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986. 30p.


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Cuando el libro tenga más de un volumen y se consulten todos, se indica el número de volúmenes, seguido de la letra v. EJEMPLO: LLANOS DONEYS, Emperatriz Eugenia. Procesos administrativos del CEID. Cali: CVC, 4v. Cuando el libro tenga más de un volumen y se consulte uno solo, se cita el número del volumen consultado, precedido de la letra v y las páginas correspondientes. EJEMPLO: LLANOS DONEYS, Emperatriz Eugenia. Procesos administrativos del CEID. Cali: CVC, v 2, p. 55-72. Las páginas consultadas de un libro se indican anteponiendo al número(s) de la(s) página(s) la letra p. EJEMPLO: ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986. p.15 ESCOBAR HOLGUIN, Rodrigo. El manejo de la expansión urbana en el valle geográfico del Alto Cauca: experiencias y Perspectivas. Cali: CVC, 1986.p. 1-10 Si se consultan una o varias páginas de un determinado volumen, debe señalarse primero el número del volumen y luego el de la(s) página(s). EJEMPLO: Cali: CVC, 1974. v. 3, p. 40-132. Cuando las páginas consultadas no sean consecutivas, se indica la interrupción mediante una coma. EJEMPLO: p. 25-62, 73 1.4.2.7 Descripción del material acompañante. Cuando el libro, folleto o

informe incluya material adicional, como diapositivas, mapas, hojas de respuesta, éste se menciona mediante una palabra o frase que indique la naturaleza del mismo. Tal descripción se separa del elemento anterior por medio de un espacio, signo de adición (+), un espacio.

EJEMPLO:


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ICFES. Aprender a investigar. Santafé de Bogotá: ICFES, 1994. 35 p. + videocasetes (VHS) o + casetes (son.) 1.4.2.8 Serie o colección. Cuando un libro, folleto o informe haga parte de una

serie o colección se coloca la mención de serie entre paréntesis, separada del elemento anterior por un punto y dos espacios.

La mención de serie incluye el título colectivo asignado por el editor. Para la numeración dentro de la serie se coloca el número del libro, folleto o informe dentro de la serie, en números arábigos, precedido de la abreviatura no., escrita con minúsculas y separada del titulo de la misma por un espacio, punto y coma (;), un espacio. EJEMPLO: GARCÍA MÁRQUEZ, Gabriel. Cien años de soledad. Bogotá: Oveja Negra, 1984. 347 p. (Biblioteca de Literatura Colombiana; no.1) 1.4.2.9 ISBN (opcional). Si el libro tuviera asignado el ISBN, éste se coloca

separado del elemento anterior por un punto y dos espacios. La sigla ISBN precede al número respectivo.

EJEMPLO: GARCÍA MÁRQUEZ, Gabriel. Cien años de soledad. Bogotá: Oveja Negra, 1984. 347 p. (Biblioteca de Literatura Colombiana; no.1). ISBN 84-8280-401-4.

1.4.3 Referencia bibliográfica para una parte de un libro o escrito de un autor en una obra colectiva.

1.4.3.1 Autor diferente del autor de la obra completa. Para citar un capitulo

o parte de una publicación, escrito por un autor diferente al autor que edita o compila, se utilizan los mismos elementos de la referencia bibliográfica, como se indica a continuación:

Autor del capítulo o parte. Título del capítulo o parte. En: Autor que compila. Título de la obra completa. Ciudad: editor, año de publicación. EJEMPLO:


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MORRISON, Elizabeth. La terapia familiar como prevención. En: LANCASTER, Jeanett. Enfermería comunitaria: modelos de prevención de la salud mental. México: Interamericana, 1983. p. 172-180. 1.4.3.2 Del mismo autor de la obra completa. Cuando se haga referencia a

un artículo, capítulo o parte - con título específico - escrito por el mismo autor de la obra completa, el nombre se sustituye por una línea de ocho rayas continuas, después de la preposición En. Luego se escriben los otros elementos de la referencia, separados de la línea por un punto y dos espacios.

EJEMPLO: HARSS, Luis. Mario Vargas Llosa o los vasos comunicantes. En: Los nuestros. Buenos Aires: Sudamérica, 1966. p. 420-462.

1.4.4 Referencia bibliográfica para tesis y otros trabajos de grado. La referencia bibliográfica de tesis y otros trabajos de grado consta, en su orden, de los siguientes elementos: Autor. Título: subtítulo. Ciudad, año de presentación, paginación o número de volúmenes. Designación de trabajo de grado (título académico). Institución. Facultad. Departamento o Área. EJEMPLO: RUANO PARDO, Roberto; LÓPEZ OSORIO, Alfonso. SIAB Sistema de información automatizado para una biblioteca, Análisis del sistema y diseño preliminar. Cali, 1987, 4 v. Tesis (Magister). Universidad del Valle. Magister en Ingeniería Industrial y de Sistemas. Designación de tesis u otro trabajo de grado. Se escribe la palabra tesis, trabajo de grado, o monografía con mayúscula inicial, separada del elemento anterior por un punto y dos espacios. Título académico. Se indica entre paréntesis y en forma completa a continuación de la mención a tesis o a otro trabajo de grado. Cada término se escribe con mayúscula inicial. Nombre de la institución. Se da el nombre completo de la institución ante la cual se presenta el trabajo, sin emplear abreviaturas y separado del título académico por un punto y un espacio.


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Nombre de la facultad y departamento. Se anotan en orden jerárquico, en forma completa y separados entre sí por un punto y dos espacios. EJEMPLO: CARDONA VILLADIEGO, Carlos José y RAMOS RUIZ, Efraín Andrés. Efecto de cuatro distancias de siembra sobre la morfología y los rendimientos en la habichuela (Viana sesquiDedalis L. Fruwh). Montería, 1985, 141 p. Trabajo de grado (Ingeniero Agrónomo). Universidad de Córdoba. Facultad de Ingeniería Agronómica.

1.4.5 Referencias bibliográficas para ponencias en congresos, conferencias o reuniones 1.4.5.1 Ponencia. Cuando se hace referencia a una ponencia, se alude al autor individual y se utilizan los siguientes elementos: Autor de la ponencia. Título de la ponencia. Preposición En: autor, que es el mismo seminario, congreso o conferencia. (Número de la conferencia: año de realización: ciudad donde se realiza). Título que generalmente se identifica con memorias o actas. Ciudad de publicación: Editor, año de publicación de las memorias. Páginas. EJEMPLO CHARUM, Alfonso. La educación como una de las bases para la sociedad informatizada del año 2000. En: CONGRESO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR. (6°: 1987: Bogotá). Ponencias del Vl Congreso del Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior. Bogotá: COLCIENCIAS, 1987. 302 p. ROMERO, Fernando. Sensación, pensamiento y método. En: SEMINARIO DE EDUCACIÓN Y SOCIEDAD. (2°: 1982: Bogotá). Ponencias y conclusiones del 11 Seminario de Educación Centro de Promoción Ecuménica y Social, 1982. 173 p. SIERRA BARRENECHE, Enrique. El control total de la calidad. En: SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE GESTIÓN DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD COMO ESTRATEGIA DE DESARROLLO (1°: 1990: Cartagena). Memorias del I Seminario Internacional sobre Gestión de Calidad y Productividad. Bogotá: DNP, 1990. p. 65-87. 1.4.5.2 Conferencias, congresos, seminarios o similares. Cuando se hace

referencia a conferencias, congresos, seminarios o similares, como un todo, éstos se entienden como autor corporativo y los elementos que la conforman son:


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Nombre de la conferencia, seminario o reunión similar, en mayúscula sostenida seguido de (Número arábigo correspondiente a la conferencia: año de realización: ciudad donde se realizó). Título que generalmente se identifica con memorias o actas, seguido de la contracción del, el número romano correspondiente y el nombre del seminario. A continuación, los demás elementos de la referencia. EJEMPLO: SEMINARIO DE PUBLICACIONES SERIADAS. (2°: 1983: Bogotá). Memorias del 11 Seminario de Publicaciones Seriadas. Bogotá: Icfes, 1983. 2 v.

1.4.6 Referencia bibliográfica para publicaciones periódicas (revistas, periódicos, anuarios, boletines) 1.4.6.1 Referencia bibliográfica de un artículo de una publicación seriada. La referencia bibliográfica de un artículo de una publicación seriada consta, en su orden, de los siguientes elementos: 4 Autor del artículo

4 Título del artículo

4 Subtítulo del artículo

4 Título de la publicación

4 Subtítulo de la publicación

4 Número del volumen

4 Número de la entrega

4 Fecha (mes y año)

4 Paginación

4 Resumen

4 Cita de cita Esquema de la referencia para un artículo de una publicación seriada. Se utilizan los siguientes elementos:

Autor del artículo. Título del artículo: subtítulo del artículo. En: Título de la publicación: subtítulo de la publicación. Número del volumen, número de la entrega (mes, año); paginación. ISSN


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Número del volumen. Se coloca el número del volumen o la indicación del año de existencia de la publicación, si no aparece aquél. Se transcribe en números arábigos aunque en la publicación aparezca en números romanos. Se coloca después del título de la publicación o del subtítulo, separado de cualquiera de estos elementos por un punto y dos espacios y precedido por la abreviatura Vol. escrita con mayúscula inicial. EJEMPLO: ZAMORA GARZÓN, Gabriel. La especialización tecnológica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educación Superior y Desarrollo: órgano de difusión ICFES. Vol. 3 Cuando se hace referencia a dos o más volúmenes, debe utilizarse una línea oblicua para separar los números extremos de los mismos. EJEMPLO: Vol. 2/5 Número de la entrega. Se coloca después de la indicación de volumen, separado de éste por una coma. Se indica en números arábigos precedido por la abreviatura no. EJEMPLO: ZAMORA GARZÓN, Gabriel. La especialización tecnológica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educación Superior y Desarrollo: órgano de difusión del ICFES. Vol. 3, No. 3 Cuando dos o más entregas estén reunidas en una, debe utilizarse una línea oblicua para separar los números extremos de las entregas. EJEMPLO: No. 11/15

7 Si no aparece la indicación de volumen, ni la del año de existencia de la publicación, se anota la del número de la entrega, precedida por la abreviatura no., separada del título o del subtítulo de la publicación, según el caso, por un punto y dos espacios. EJEMPLO: BRIEVA, Jorge A; HERNÁNDEZ, Camilo y LOZANO José A. Corrientes litorales en el sector de La Boquilla, Cartagena (Colombia). En: Geología Colombiana. No. 13


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Si no aparece la indicación de volumen, ni la de número de la entrega, se omiten estos elementos y se continúa la referencia, conservando el orden Indicado para los demás elementos que siguen al número de la entrega. Fecha de publicación. La fecha de publicación se anota, entre paréntesis, a continuación del número de la entrega o del número del volumen, según el caso, separada de cualquiera de estos elementos por un espacio. Comprende la denominación de la estación o del (de los) mes(es) que cubra la publicación y el año. El mes se anota en forma abreviada con las tres primeras letras escritas con minúsculas. A continuación se anota el año con los cuatro dígitos. Si la fecha corresponde a dos o más meses se utiliza un guión para separar el primero y el último mes. Si no aparece la denominación de la estación o del mes, se anota solamente el año. EJEMPLO: Con elementos completos. ZAMORA GARZÓN, Gabriel. La especialización tecnológica: consideraciones sobre su naturaleza y requerimientos. En: Educación Superior y Desarrollo: órgano de difusión del ICFES. Vol. 3, No. 3 (jul. - sep. 1984).

Con indicación de volumen solamente. PUGLIESE, Luca. Aspetti economici della viticoltura in Abruzzo. En: Annali della Facoltá di Agraria. Vol. 32 (1981-1982)

Sin indicación de volumen ni número de entrega. JIMÉNEZ M., Nora. Plaga de pastos. En: Notas y noticias entomológicas. (nov. dic. 1985) Resúmenes. Si no se consulta el original de un artículo o de una publicación sino un resumen en una fuente secundaria, este hecho se explica mediante una nota. A continuación se da la referencia completa de la fuente consultada precedida de la expresión Resumen en: separada de la nota por un punto y dos espacios. EJEMPLO: VELÁZQUEZ C., Fabio E. Selección social e ingreso a la universidad pública: Universidad del Valle. En: Revista Colombiana de Educación. No. 10 (1982); p. 76-103. Original no consultado. Resumen en: Resúmenes analíticos en educación. No. 1 (dic. 1983); p. 120-122 Cita de cita. Si no se hubiera consultado el original pero éste fuera citado por otro autor en una publicación, se hace la referencia completa del original y a continuación, en una nota se coloca la referencia de la fuente secundaria precedida por la frase "citado por". EJEMPLO:


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PFISTER, H. et. al. Partial characterization of a new type of bovine papiloma viruses. En: Virology. Vol. 96 (Jan. 1979); p. 1. Citado por: MOHANTY, Sashi B. y DUTTA, Sukanta K. Virología veterinaria. México: Interamericano, 1983. p. 106. ISBN 968-25- 0927-0 Artículos en varias entregas. Si el artículo comienza en una entrega y continúa en otra u otras, debe hacerse la indicación en orden cronológico. Las descripciones correspondientes a cada entrega se separan mediante punto y coma. EJEMPLO: MANZANO, Alejandro Hugo. Características de los suelos inundados. En: Arroz. Vol. 19, no. 199, (abr. 1970); p. 11-14; Vol., 19, no. 200 (may. 1970); p. 6-8; Vol. 19, no. 201 jun. 1970); p. 6-8 Artículos en suplementos. Cuando el suplemento sea parte de un volumen, la palabra Suplemento o su equivalente en el idioma de la publicación, se coloca después del número del volumen, separada de éste por una coma. Luego se anotan los demás elementos en el orden establecido. EJEMPLO: HALE, Emest and ALQUIMIST, J.O. Relation for sexual behavior to germ cell output in farrn animals. En: Joumal Dairy Science. Vol. 43, Suplemento (dec. 1960); p. 145 Cuando el suplemento tiene numeración propia, se indica a continuación de éste, separado por punto. EJEMPLO: ÁLVAREZ MESTRA, Ramón. Mecanismos de acción de los antibióticos y quimioterápicos. En: Tribuna Médica. Suplemento. Vol. 66, no. 5 (sep. 1982); p. 57-68 Artículos en publicaciones con secciones o series nuevas. El nombre de la sección o serie se coloca después del título de la publicación, separado de éste por punto. Luego se anotan los demás elementos en el orden establecido. EJEMPLO ROJAS LLORENTE, Alfonso. Dos países con una historia y un destino común. En Economía Colombiana. Cuarta Época. No. 136 (ene. - mar. 1982); p. 25-26


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KUCHENBUCH, Rold. Importancia de los procesos de intercambio de iones en el suela próximo a las raíces para la disponibilidad de potasio para las plantas. En: Revista de la Potasa. Sección 4, Ciencia del Suelo. No. 1 (ene. 1985); p. 1-12

1.4.6.2 Referencia bibliográfica de un número de una publicación seriada. La referencia bibliográfica consta, en su orden, de los siguientes elementos: 4 Título de la publicación

4 Subtítulo de la publicación

4 Editor responsable

4 Número del volumen

4 Número de la entrega

4 Fecha (mes y año) de la entrega

4 Pie de imprenta:

4 Lugar de publicación

4 Nombre de la editorial

4 Año de publicación

4 Paginación

4 Periodicidad

4 ISSN Esquema de la referencia bibliográfica de un número de una publicación seriada. Título de la publicación: subtítulo de la publicación / editor responsable. Número del volumen, número de la entrega (mes y año). Lugar de publicación: Editorial, año de publicación. Paginación. Periodicidad. ISSN Editor responsable. Se relaciona con la persona o entidad responsable de la publicación. El nombre del editor responsable se escribe tal como aparece en la publicación, separado del elemento anterior por espacio, una línea oblicua, espacio. EJEMPLO: Educación Superior y Desarrollo: Órgano de difusión del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior


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Periodicidad. La periodicidad se escribe después del número de páginas, separada de éste por un punto y dos espacios. EJEMPLO: Educación Superior y Desarrollo: Órgano de difusión del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior. Vol. 3, No. 3 (jul. - sep. 1984). Bogotá: ICFES, 1984. 118 p. Trimestral ISSN. Si la publicación tiene asignado el ISSN, éste se coloca separado del elemento anterior por un punto y dos espacios, precedido por la sigla ISSN. EJEMPLO: Educación Superior y Desarrollo: Órgano de difusión del ICFES / Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior. Vol. 3; No. 3 (jul. - sep. 1984). Bogotá: ICFES, 1984. 118 p. Trimestral. ISSN 01 20-3819

1.4.6.3 Referencia bibliográfica para un artículo de un periódico. La referencia bibliográfica para un artículo de un periódico, consta en su orden, de los siguientes elementos:

4 Autor del artículo, si aparece

4 Título del artículo

4 Subtítulo del artículo

4 Nombre del periódico

4 Lugar de publicación

4 Fecha de publicación (día, mes, año)

4 Paginación de la sección consultada y sección

4 Columna Esquema de la referencia bibliográfica para un articulo de un periódico

Autor del artículo. Título del artículo: subtítulo del artículo. En: nombre del periódico, lugar de publicación. (Día, mes, año); paginas de la sección consultada y sección, número de la columna precedida de la letra c.


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Nombre del periódico. Se escribe en forma completa, a continuación del título del artículo, precedido por la palabra En subrayada y separado de ésta por un espacio dos puntos un espacio. Suplementos de periódicos. Se citan colocando el título distintivo del suplemento o entrega especial, seguido del título del periódico y separado de éste por una coma. Si el suplemento no tiene un título distintivo, se coloca la palabra suplemento en el idioma del periódico, a continuación del nombre de éste, separado por un punto y dos espacios. EJEMPLO: GONZÁLEZ URIBE, Guillermo. Adelante, con altibajos. En: Magazín dominical, El Espectador, Bogotá: (15, Sep., 1985); p. 12-17

1.4.6.4 Referencia bibliográfica de separatas y reimpresos. Los reimpresos se citan en la misma forma que el trabajo original y las separatas como un libro o folleto. En ambos casos se indica en una nota la fuente donde fue originalmente publicado el trabajo. La nota se escribe a continuación de las páginas, separada de éstas por un punto y dos espacios. EJEMPLO BRAGADIN, E.A y DIAZ, H.B. El silaje de despunte y maloja de la caña de azúcar: su valor como forraje. San Miguel de Tucumán: Estación Experimental Agrícola, 1962. p. 31-36. Reimpreso de: Revista Industrial y Agrícola de Tucumán. Vol. 4, No. 3 (abr. 1967); p. 31 -36 CASSALET DÁVILA, Clímaco y HARPSTEAD, D. D. Valor nutritivo de los maíces colombianos con gene opaco. Bogotá : Instituto Colombiano Agropecuario, 1968. Separata de : Agricultura Tropical. Vol. 24, No. 2 (feb. 1969); p. 69-76

1.4.7 Referencia bibliográfica de materiales audiovisuales. Cuando se hace referencia de materiales audiovisuales (videograbaciones, audios (CD, cintas, casetes) y diapositivas o similares) se procede la siguiente manera: 1.4.7.1 Videograbaciones. La referencia de este material contiene en su

orden:

Título. Ciudad: editor o productor, año, número y designación general del material [especificación técnica] (duración): son., col. (o byn sepia), idioma. EJEMPLOS.


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ALMACENAMIENTO DE granos. Bogotá: Colciencias-lcfes, 1984. 1 videocasete {Beta} (15 min): son., col., español. ERUPCIÓN VOLCÁNICA. Bogotá: OPS-OMS, 1980. 1 videocasete [VHS] (15 min): son., byn, inglés. 1.4.7.2 Material sonoro. La referencia contiene en su orden:

Título. Ciudad: editor y productor, año. Número y designación general del material sonoro (duración): especificación técnica (monofásico, estereofónico y proceso dolby) EJEMPLO: NUEVA DIMENSIÓN. Bogotá: Universidad de la Salle, 1980. 1 casete son. (18 min): mono. 1.4.7.3 Diapositivas. La referencia contiene en su orden:

Título. Ciudad: editor o productor, año. Número y designación general del material: color o blanco y negro (byn). EJEMPLO: SEGURIDAD INDUSTRIAL. Bogotá: SENAFAD, 1975. 39 diapositivas: col. 1.4.8 Referencia bibliográfica para normas técnicas. Autor corporativo. Título: subtítulo. Ciudad: Editor, año de publicación. Paginación: il. ( año y número de la norma) EJEMPLO: INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Dibujo técnico: escalas. Bogotá: ICONTEC, 1999. 3h: il (NTC1580) 1.4.9 Esquema de referencia bibliográfica para fuentes electrónica (Internet)

1.4.9.1 Página web.


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Responsabilidad principal (autor). Título (de la información o del documento). Tipo de medio o soporte físico. Localización. Fecha de la cita. EJEMPLO: UNIVERSIDAD DEL VALLE. Marco doctrinal [en línea]. <http://www.univalle.edu.co/general/marco/index.htm> (citado en 4 de agosto de 2005) 1.4.9.2 CD-ROM o disquete. Autor. Título. Tipo de medio o soporte físico: requisitos del sistema. Ciudad: Editorial, año. ISBN EJEMPLO: UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO (Buenaventura, Colombia). Introducción a la historia de la arquitectura colombiana [CD-ROM]: Windows 95 o posterior. Buenaventura, Colombia: Universidad del Pacífico; Bogotá: Corporación archivos de arquitectura colombiana, 2002. ISSN 958-33-4237-8 1.4.9.3 Para citar un artículo de una publicación seriada electrónica (revistas, boletines, periódicos) Autor. Título: subtítulo. En: título de la publicación: subtítulo de la publicación. Tipo de medio o soporte físico. Número de volumen, número de entrega (mes, año). Localización. Fecha de cita. ISSN EJEMPLO: TOVAR, Camilo. Metabiblioteca: el sueño de lectores y bibliotecarios. En: El Tiempo [en línea]. (12 al 17 de agosto, 2005). Disponible en: <http://www.eltiempo.com/histórico/marco/2005-08-12/contenido.htm> (citado en 12 de noviembre de 2007) 1.4.9.4 Artículos en bases de datos. Autor principal. Título del artículo. En: título de la publicación original. Tipo de medio o soporte físico. Volumen, número (mes, año); paginas. Fecha de cita. Disponibilidad y acceso EJEMPLO:


http://www.univalle.edu.co/general/marco/index.htm

http://www.eltiempo.com/hist�rico/marco/2005-08-12/contenido.htm

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TORRES, Diego. La autopista de la información. En: El profesional de la información [base de datos en línea]. Vol 3, No 1/2 (ene-feb 2008); p. 3 [citado en 25 de octubre de 2008]. Disponible en EBSCO HOST 1.4.9.5 Para citar mensajes electrónicos. Responsabilidad principal del mensaje. Título (o tema del mensaje). Tipo de medio o soporte físico. Responsabilidad subordinada (receptor del mensaje). Fecha de envío del mensaje. Fecha de cita. Nota EJEMPLO: BERBARDI, Adriano. Concepto técnico licencia. [correo electrónico]. Mensaje enviado a: Andrés García. 20 de junio de 2009. [citado en 17 de enero de 2010]. Comunicación personal


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2. PAUTAS PARA LOS DOCUMENTOS DE LA CVC Si los mayores patrimonios que tiene la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca son su reputación como empresa generadora del desarrollo de la región, su valioso recurso humano y su prolífico conocimiento institucional, entonces estos pilares deben ser tratados con sumo cuidado para prolongar y conservar su valor y reconocimiento en el tiempo. Esto sólo puede ser posible aplicando ciertas pautas que contribuyan a consolidar su imagen y esta ardua tarea puede lograrse mediante la excelencia en las producciones editoriales que genere la entidad a través de su grupo humano. Los documentos emitidos por la corporación ya sean informes, formatos, textos de campañas, piezas de comunicación, libros, publicaciones, videos, etc, son parte fundamental de la identidad e imagen que proyecta, y deben reflejar la calidad y solidez de la entidad, su uniformidad visual y el rigor con que se procesa y se llega al conocimiento e información que produce. Por tal razón, adicionalmente a las recomendaciones para la realización de documentos corporativos que fueron esbozadas en el primer capítulo de este manual, a continuación presentamos las pautas que deben cumplir todos los documentos que sean emitidos por los miembros de la entidad a nombre de la CVC hacia sus públicos internos y externos. 2.1 REDACCIÓN Los trabajos de la CVC se escriben en la fuente o tipo de letra Arial y el tamaño de la fuente 12 el cual se aplicará al texto o cuerpo del trabajo, mientras que para los títulos el tamaño será de 14. La forma correcta de escribir el nombre completo de la organización y su sigla es Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca (Cvc). La sigla CVC se escribe en mayúscula únicamente cuando va sola. Ejemplo: …durante todo el año, la CVC mantiene el monitoreo sobre… De igual manera, la palabra corporación se escribe dentro de cualquier párrafo en minúscula y sólo en mayúscula cuando inicia la frase después de un punto seguido o un punto aparte.


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El correcto uso de estas palabras relacionadas con el quehacer de la corporación, para el manejo de correspondencia o textos en general, están determinadas por el correcto uso del castellano y de nuestra unidad de imagen corporativa: Cuando se escriba el nombre completo de la corporación y su respectivo acrónimo, este último debe ir entre paréntesis y en minúsculas, si está dentro del texto de un párrafo debe ser precedido por un signo de puntuación, usualmente por la coma (,) o un punto (.). Ejemplo: La Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca (Cvc), informa a los ciudadanos...

Ninguna sigla se escribe en plural, por lo tanto, no se escribe las CARS al referirse a las corporaciones autónomas regionales, la forma correcta sería: Las CAR. A diferencia de los acrónimos (Corponor, Corpoica, etc), las siglas, sí se escriben en mayúsculas. Los acrónimos llevan la primera letra en mayúscula, no así los plurales de éstos ni de las siglas. Ejemplo: para las Corporaciones y las ONGs., la forma correcta es: las Car, las oenegés u ONG, esta última en versalitas. 2.2 ECOEFICIENCIA La CVC, como máxima autoridad ambiental del departamento del Valle del Cauca, debe dar ejemplo de manejo eficiente de los recursos, principalmente de aquellos que requieren en su elaboración recursos naturales. Un ejemplo de ello es en el uso eficiente de papel, tinta, energía y tecnología en la producción e impresión de documentos. Es decisión de la Dirección General de la CVC, aplicar el programa de ecoeficiencia como un patrón permanente de desempeño, a través de acciones sencillas, que deben convertirse en costumbres y prácticas del quehacer diario. Reciclar significa reutilizar las cosas. Con una tonelada de papel reciclado se economizan 3.700 libras de madera y 24 galones de agua; si se recicla una tonelada de papel, se pueden salvar 17 árboles. Al optimizar el uso del papel, es menor el requerimiento de materia prima vegetal. Las normas Icontec para tesis y otros trabajos de grado aquí descritas definen entre otros el uso del papel por una sola cara y la escritura a doble espacio, son normas que demandan mayor consumo de papel.


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La corporación modifica con fines de la eficiencia ambiental, algunos puntos y a cambio adopta los siguientes: Usar las dos caras del papel. Para todo documento que se produzca (informes, cartas, memorandos, coinceptos) deben utilizarse las dos caras del papel. Usar menos papel representa además del cuidado de los recursos naturales, el ahorro de dinero y de gastos de eliminación de basura.

Escribir a espacio sencillo en el interlineado. Esto se aplica en documentos elaborados en procesador de texto (word). El trabajo se escribe a una interlinea sencilla y después de punto aparte a dos interlíneas sencillas, cuando es punto seguido se deja un espacio. Tamaño de la letra. Para los documentos elaborados en computador, la fuente o tipo de letra debe ser Arial y el tamaño de la fuente 12 el cual se aplicará al texto o cuerpo del trabajo; para los títulos el tamaño será de 14. Tamaños de fuente mayor a 12 y 14 no se aplicarán; sólo en casos específicos y con escasa ocurrencia se usará un tamaño mayor. Uso racional de la negrilla. Uso de la negrilla, para resaltar títulos o parte de la información contenida en el documento, se recomienda usarla lo menos posible, esto ahorra tinta de la impresora y reduce la contaminación. Recuerde que las alternativas de letra cursiva y reducir el tamaño de la fuente, también permite destacar. Uso racional del papel. Verificar y revisar bien los documentos antes de enviarlos a la impresora para evitar el desperdicio de tinta, energía, papel, así como la generación de más desperdicios. Tecnología. Usar en la impresora la función de borrador para los trabajos que se presentan para ser revisados y usar las impresoras láser, de chorro o burbuja cuando se esté seguro de que se va a imprimir el trabajo definitivo, así como el uso de equipos que consuman menos energía Reutilizar. Aprovechar las hojas de papel desperdiciadas para reutilizarlas en la impresión de borradores de documentos. 2.3 COMITÉ EDITORIAL DE LA CVC La CVC genera a través de sus diferentes áreas de conocimiento, un número importante de información que es publicada para uso de la comunidad regional, nacional e internacional.


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Como entidad pública, la CVC se rige por las pautas establecidas a través del Acuerdo 060 de 2001 por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para la administración de las comunicaciones oficiales. De allí la importancia que para la difusión y divulgación de este conocimiento institucional sea necesario que se haga un correcto uso del español en los niveles técnico, científico y literario, con un estilo unificado. Por esta razón, se debe tener en cuenta que todo libro o publicación que se emita bajo la sombrilla de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca debe contar con la revisión y visto bueno del comité editorial de la CVC, con el fin de conservar y salvaguardar el patrimonio bibliográfico de la entidad y su conocimiento institucional, así como garantizar que se cumpla con las pautas definidas en este manual y con los estándares de calidad de las producciones editoriales que históricamente ha generado la corporación. Dicha revisión es realizada por el coordinador del proceso de manejo de la documentación corporativa y debe llevar el visto bueno del coordinador del proceso comunicación corporativa, pertenecientes a la secretaría general. El comité editorial es el responsable de definir las políticas para la edición y publicación de documentos y el manejo de la imagen corporativa en las diferentes publicaciones que realice la corporación, por tal razón, es obligación de todas las dependencias de la CVC, presentar previamente al comité editorial, las propuestas del impreso que se vayan a realizar, con una justificación de la misma y la descripción de sus características. El comité velará por que se realicen los respectivos registros de los derechos de autor, el trámite del ISBN y verificar que se realicen los depósitos legales.3 El comité editorial de la CVC está conformado por el Secretario General o su delegado, el jefe o coordinador encargado del Grupo Administración de la Documentación Técnica, Archivo y Correspondencia, quien será el secretario del comité; un profesional de gestión documental, el coordinador del proceso comunicación corporativa o su delegado, el coordinador del Grupo de Educación Ambiental y Participación Ciudadana o su delegado, un representante de la Dirección de Gestión Ambiental, un representante de la Dirección Técnica Ambiental, un representante de la Dirección Administrativa, un representante de normas y procedimientos de la Dirección de Planeación y un representante de la Oficina Asesora Jurídica. 3 REGISTRO LEGAL DE DOCUMENTOS. …Véase capítulo quinto del presente documento…


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2.4 EDICIÓN DE DOCUMENTOS Y LIBROS La presentación de un informe es tan importante como su contenido. La primera impresión es la que cuenta y es la razón por la que un informe debe estar correctamente editado. La presentación del documento tiene efecto positivo o negativo en el lector, aun antes de ser leído. Además, ayuda a proyectar la “imagen” del autor y de la organización. En la edición de documentos corporativos se establecen normas específicas, con el fin de manejar uniformemente la imagen corporativa en el ámbito de las diferentes publicaciones. La coordinación de la edición de documentos corporativos estará a cargo de del Centro de Información y Documentación (Ceid). 2.4.1 Requisitos para le edición documentos de la CVC. La Ley 23 de 1982 sobre los derechos de autor y propiedad intelectual, redefine los derechos económicos y morales del autor; define al editor como tal, y establece la regulación del contrato de edición y la interacción autor-editor. En el vocabulario editorial, se ha llamado página legal4 a la ubicada después de la portada, donde se registran los datos que legalizan el documento. Al editar un documento, la ley establece en el Artículo 125, los requisitos que se deben incluir en el. Todo documento debe contener: - La tapa o carátula - La portada - La página legal o contraportada - Los preliminares - El cuerpo del documento y - Los anexos 2.4.1.1 Tapa, pasta o carátula. Es diseñada por el autor (es) o editor (es). 2.4.1.2 Portada. Consta de: * Título y subtítulo (si lo hay) de la obra 4 PÁGINA LEGAL…Véase el numeral 2.4.1.3…


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* Autor (es): personal, institucional * Casa editora (editorial, editores) * Lugar (ciudad) de la edición * Fecha de edición (año)

MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA DE LA CVC

COMPENDIO DE NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

FELIPE EUGENIO PAYÁN ÁLVARO JOSÉ BOTERO ROLDÁN

Compiladores

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARÍA GENERAL

CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN-CEID

Santiago de Cali, 2010


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2.4.1.3 Página legal o contraportada. Debe contener la siguiente información:

• Título del documento. Si consta de varios volúmenes, se debe anotar en cada uno de ellos el número correspondiente.

• En el volumen I relacionar todos los volúmenes (obra completa) • Nombre del ilustrador, tanto de la carátula como de las ilustraciones

internas del documento. • Nota de reproducción. • Copyright o reserva del derecho de autor. • Año de la primera publicación. • Nombre y dirección de editor • ISBN de la obra completa. • ISBN del volumen. • Tiraje (cantidad) “El tiraje fue de 3000 ejemplares” (este dato puede ir de

colofón). • Ficha catalográfica en la fuente. • Colofón (última página) datos del impresor. Fecha en que se terminó de imprimir el documento. Mes año, nombre del taller, dirección, teléfono (opcional) y ciudad. EJEMPLO: Esta obra se terminó de imprimir en marzo de 2010 en los talleres de la CVC. Carrera 56 # 11-56, teléfono 3181700, Cali.


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COMPENDIO DE NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS Publicación de la Secretaría General de la CVC Ilustrador carátula: Arquitecto Alvaro Calero D. Adaptación de ilustraciones interiores: Arquitecto Alvaro Calero D. Editor: Rodrigo Humberto Escobar Holguín

001.42 C822c CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL

VALLE DEL CAUCA (Cvc) Compendio de normas para la elaboración de

documentos corporativos / Judith Zuluaga de Calderón; Alvaro calero D [comp.]. Cali: CVC, 1999.

116 p.: il. 1. NORMAS TÉCNICAS 2. ELABORACIÓN DE

© Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca -1999 ISBN: 958-95375-9-6 Publicado por:

Carrera 56 # 11-36 Teléfono: 3181700 Fax: 3391750 Email: [email protected] A.A. 2366 Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia Preprensa e impresión: Cargraphics S.A.


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2.4.2 Créditos institucionales. Son los reconocimientos que se hacen a la institución, los cuales se dan de acuerdo con la jerarquía de la alta gerencia, así: 2.4.2.1 Nombre y cargo del Director General. Este dato debe ir escrito en una hoja independiente. El nombre se escribe con mayúsculas fijas y el cargo con mayúscula inicial. Se ubica en la cuarta parte inferior derecha. 2.4.2.2 Consejo Directivo. Los nombres de los miembros del Consejo Directivo se consignan en una hoja independiente. Se inicia con el título CONSEJO DIRECTIVO, en mayúscula fija, seguido del año. Los datos de los miembros del Consejo se registran en la misma forma en que se registraron los datos del Director General. El listado lo encabeza el Gobernador del Valle, se le da el reconocimiento como tal y el cargo que desempeña ante el Consejo. Se continúa con los representantes de: la Presidencia de la República, el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, los alcaldes, los gremios, las comunidades indígenas, las negritudes y las ONG. 2.4.2.3 Comité Asesor de la dirección. Aquí se registran tanto los nombres de los miembros de comité asesor de la dirección, como el cargo y la dependencia a que pertenece. 2.4.2.4 Área generadora del documento. Aquí se debe registrar todo el personal que trabaja en el área, sección o grupo generador de la publicación. Esto es independiente del registro del autor intelectual personal que aparece en la portada, junto con el autor institucional. Es conveniente que se registre la especialidad de cada uno y, de ser posible, sus cargos. 2.4.3 Misión y visión Corporativas. La misión corresponde a la razón de ser de la entidad. La visión, a donde quiere llegar. Es importante que en los documentos elaborados y editados por la CVC aparezcan siempre la misión y la visión corporativas. Esto permite que el lector relacione el contenido del documento con la corporación.


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3. IDENTIDAD E IMAGEN CORPORATIVA La identidad de la empresa exige una manifestación visual o física que la identifique. La identidad visual, junto con el accionar diario, son los que constituyen la personalidad reconocible de una empresa. Como toda organización de amplio y dinámico crecimiento, la CVC ha desarrollado un sistema de comunicación gráfica, simbolizando a través del color y de la imagen, el interés de la empresa por el medio ambiente. Es la proyección de una entidad moderna comprometida con su región y su ambiente. El logosímbolo está conformado por cuatro elementos básicos de diseño que son: El color azul que representa el agua y el cielo. El color verde que representa la naturaleza, la montaña y los bosques. El color blanco que representa lo social, lo económico y el río Cauca. Los colores anteriores encierran las letras que identifican a la empresa, diseñadas con una forma delgada e inclinada para representar no sólo la solidez técnica y económica de la institución, sino también su dinamismo. Se ha escogido una forma rectangular para representar el equilibrio que debe existir entre los diferentes componentes, con el fin de permitir el desarrollo humano sostenible. Tiene una connotación femenina.


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3.1 LA MARCA La marca es el medio esencial por el que la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se manifiesta visualmente, es señal de que están tratando con nosotros, con nuestro servicio. La conjugación de las letras CVC se emplea actualmente como abreviatura de Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca. Hemos aprendido a observar en esas tres letras la representación de un logotipo, que aunque podría significar cualquier otra cosa, es fácil identificar en el país a que se refiere con ellas. En junio del 2008, este logo fue objeto de un rediseño. Todo rediseño es respuesta a llamados del tiempo, es necesario encajar el término que guarda relación estrecha entre la marca precedente y la nueva marca. La nueva identidad puede reproducirse de manera análoga o digital desde proporciones de un centímetro y medio de ancho por uno de alto, gracias al pragmatismo de sus elementos es posible identificarla con claridad. Involucra es eslogan corporativo: comprometidos con la vida, como referente hacia la actividad práctica de la corporación. La economía en el color ha llevado a su uso a dos tintas especiales Pantone, que proporcionan independencia a la marca del empleo de este atributo. Cuando la marca pasa por un proceso de fotocopia o transmisión por fax retiene una claridad y reconocimiento aceptable. En la marca de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la forma y el contenido van de la mano se muestra un mensaje sin ambigüedad en correlación con la misión y la visión corporativa. Esta marca no es estática como la anterior, está en movimiento, se dirige hacia el futuro. Ha sido pensada para ser empleada en los nuevos medios de comunicación. Es una marca flexible con posibilidades amplias, comunica y expresa las preocupaciones recogidas en 55 años de historia a toda una nueva generación de vallecaucanos, citándolos al tiempo en un compromiso. 3.2 USO DEL COLOR El color es un componente primario del estilo de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la elección significa contención, sobriedad, fuerza y una aversión a todo tipo de frivolidad. El color es una ayuda destacada para el reconocimiento de nuestra marca, que después de todo es el objetivo de la nueva identidad corporativa. Se han usado


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colores puros para potencializar su atractivo. La especificación del color está dada en el código del sistema de tintas Pantone, que permite un manejo exacto y tiene la capacidad de ser traducido en calidades de pintura para botes de spray y brochas. El azul es un símbolo del cielo, el mar y el agua fresca y pura, a partir de ahí emana ideas de limpieza y pureza, haciendo que el azul sea un color apropiado para hablar de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc; la oscuridad en el tono elegido significan formalidad y seguridad. Se ha usado el Pantone 2768C, un pigmento azul con las siguientes equivalencias: R:18, G:22, B:77 y C:100, M:90, Y:13, K:61; a los modos de color para medios virtuales y análogos respectivamente. Como representación en el logotipo del cielo y además para enunciar el nombre de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, en este caso el azul se usa como sustituto del negro. El verde es el color natural de la frescura, muestra nuestra estrecha relación con la ecología y el medio ambiente. La elección hecha es un verde que contiene azul, lo que le da un contraste y versatilidad mayor y un aire deportivo y activo. Además la oscuridad añade carácter de la buena calidad que nos caracteriza. Se empleó el Pantone 356C, que corresponde a: R:0, G:115, B:54 y C:95, M:8, Y:93, K:27. Para indicar en el logotipo la montaña, con uso extendido del slogan corporativo, comprometidos con la vida. Además se usa color blanco para significar la franja río, entre el cielo y la montaña. De igual manera para la sigla institucional CVC. El papel sobre el que se imprime la marca de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, con estos colores refuerza en gran modo la identidad individual, el color realza la apariencia estética de la corporación. 3.3 TIPOGRAFÍA La tipografía en la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, es de comunicación visual y escrita, esto recoge desde la fuente empleada en la marca institucional, hasta el tratamiento del texto preciso para esta importante obra de consulta. La elección del tipo de letra y la manera en que se usa en el material impreso es un factor característico de la identidad corporativa visual. En la nueva identidad de la CVC, se han utilizado seis familias de tipos, con un amplio número de gradaciones que se emplean para dar al texto matices necesarios, traídos del sistema métrico occidental.


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En la comunicación visual que se estableció, el tipo desempeña dos funciones, llamar la atención, para esto ha de ser llamativo y atractivo, fuente Mighty Zeo, para la sigla institucional CVC. Y luego retener esa atención para lo cual se aplica una norma distinta con el fin de transmitir una información más extensa y detallada, fuente Gill Sans MT, con ella se escribe Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca. Para el slogan corporativo, Comprometidos con la calidad, se maneja fuente Azrael y Arial para textos informativos. También se uso en este manual corporativo Century Gothic para textos cortos y Century Schoolbook para los bloques de texto.

3.4 TIPO DE LETRA En la nueva identidad de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se han empleado seis tipografías distintas: Mighty Zeo, Gill Sans MT, Azrael, Arial, Century Gothic y Century Schoolbook. Mighty Zeo, tipo usado para la sigla institucional CVC, pertenece a la familia Script, una letra ligera, moderna, que atribuye al carácter de trabajo hecho a mano, lo que supone en ella la firma de la corporación. Debe ir en el logotipo en altas y este tipo cuenta con 12 gradaciones. Gill Sans MT, con ella se describe Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca. Es de la familia palo seco modificado, un tipo consistente, perdurable, que pone presente la seriedad. Se utiliza en estilo itálico, en tipo título con la primera


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letra de cada palabra en alta, a excepción de los artículos y las demás letras que van en bajas. Este posee siete gradaciones. Azrael, es el tipo manejado para el slogan corporativo, Comprometidos con la vida. De la familia palo seco modificado. En estilo itálico, provee la característica de naturalidad que hace analogía con la cercanía de la corporación con los vallecaucanos. Se usa a manera de oración con la c en alta y las demás letras en bajas. Este tipo cuenta con una sola posibilidad. Arial, es el cuarto tipo empleado como parte de la nueva identidad de la corporación para textos informativos en todo tipo de piezas por fuera de la marca. Es el indicado para apuntar toda la información de tipo documental, pertenece a la familia palo seco. Es un tipo mesurado, legible y de común relación con todo tipo de público. Posee 15 gradaciones que lo hacen expresivo. Los títulos en Arial deben ir al centro en la página y los bloques de texto justificados a ambos lados. Su uso se debe hacer desde un tamaño mínimo de 10 puntos con un interlineado que adicione dos puntos sucesivamente. Si se escribe con el mínimo puntaje el interlineado será 12. Los tópicos mínimo y máximo de las tipografías Mighty Zeo, Gill Sans MT y Azrael de la marca institucional son determinados en su conjunto, obedeciendo a los tamaños del logotipo, atendiendo al tiempo a su legibilidad, la disposición es explicada en el siguiente apartado la retícula básica. De manera adicional se uso en este manual corporativo el tipo Century Gothic de la familia palo seco modificado, con una gran legibilidad para los textos cortos y Century Schoolbook, una variación de esta primera ajustada ala familia dromana moderna para los bloques de texto; una tipografía con serif que hace más versátil la lectura en compilados de texto extensos; proyecta distinción y elegancia. Con cuatro gradaciones cada una. 3.5 LA RETÍCULA BÁSICA En la nueva identidad de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, la retícula básica es una ayuda para conseguir continuidad en la disposición de textos y figuras. Los elementos hasta ahora expuestos integran la unidad conocida como marca, en una familia.. A través de la retícula se puede dar control más exacto a estos elementos dentro del proceso y producción de cualquier tipo de pieza que incluya la nueva identidad. Mediante esta referencia, la intención es que cualquier persona que use la nueva identidad, funcionarios, diseñadores, impresores, comprueban si la letra y las


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figuras están dispuestas correctamente. Esto hace que no se ponga en peligro el aspecto estándar de la corporación. Se ha nombrado con letra X la unidad base de la retícula, para efectos prácticos, ésta puede sustituirse por cualquier cantidad, entendiendo las equivalencias entre los distintos elementos del logotipo y su disposición en el espacio. I 3.6 LOS TAMAÑOS Los tamaños estándar del papel de escribir son los de la serie A y B, siendo preferida la primera. La razón es porque el largo y ancho es tal, que cuando se dobla el papel por la mitad, la relación permanece exactamente igual. Esto tiene sus ventajas, por ejemplo, en las reducciones, mientras que los tamaños más usados son A4: ancho 210 mm X alto 297mm, A5: ancho 148mm X alto 210mm y A6: ancho 105mm X alto 148mm. Teniendo en cuenta los acuerdos internacionales respecto a la normalización se recomienda el uso de la serie A, al hacerlo nos adaptamos a las decisiones tomadas por la Organización Internacional para la Normalización (ISO) y el Instituto Holandés de Normalización (NNI), apoyándose en la recomendación ISO/R216-1961 y NEN 381-1962. En cuanto al tamaño mínimo del logotipo de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se consideran proporciones de ancho 15mm X alto 12mm sin el slogan corporativo. Ese tamaño se establece a partir de la importancia que tiene que el logotipo se reconozca como unidad desde su más mínima expresión. Con este se puede por ejemplo, poner la imagen corporativa en piezas de merchandising como lapiceros sin afectar esta regla. El tamaño máximo queda en libertad y depende de la pieza a que se aplique el logotipo, atendiendo siempre la mesura. 3.7 LA CORRESPONDENCIA Una carta es para la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, un mensaje, una afirmación tangible, una explicación o una pregunta. La hoja con los elementos de la identidad corporativa posee categoría. La correspondencia de la CVC tiene un membrete en la parte inferior de la hoja donde aparecen las direcciones y la información de la dirección general y cada una de las ocho regionales. Al tener material de escritura idéntico se expresa de forma convincente la interrelación entre las diversas divisiones. El juego de escritura de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca se compone de papel de escribir tamaño estándar A4: ancho 210 mm X alto 297mm,


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sobres de ancho 230mm X alto 110mm, tarjetas de presentación comercial de ancho 90mm X alto 55mm y formas administrativas de tamaño A4. Visualmente todos estos elementos tienen mucho que ver entre ellos ya que se emplean juntos, o bien, sustituyéndose entre si. Estas piezas de correspondencia encuentran dispuestos elementos comunes, una franja verde en el extremo superior que cruza el papel horizontalmente con un espesor de 4mm, la nueva marca corporativa y abajo el slogan corporativo y la línea de texto de información. La posición de la dirección y otros detalles como los espacios, están programados en el procesador de textos por computador, que también dicta la posición de las márgenes y similares. 3.7.1 El papel de escribir. El papel de escribir es una herramienta más que fundamental para la correspondencia, posee un carácter de independencia de la calidad o del contexto. Incluso cuando está en blanco dice algo sobre la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. En nuestra correspondencia es común la interrelación entre los distintos niveles de presentación y el papel de escribir como parte de un conjunto coherente. Como las fotocopias forman parte del grueso de la correspondencia hoy en día, en la inclusión de dos colores en la carta de la corporación, se tiene por ventaja distinguir inmediatamente los originales de las copias. En la hoja A4 aparece en la parte superior una franja verde de 4mm de espesor, segundo se halla el nuevo logotipo de la corporación en sus colores azul, verde y blanco. En orden, en la parte inferior se encuentra el slogan corporativo en el tipo Azrael en un puntaje de 17 y por último en una o dos líneas, los datos de la corporación o la regional en Arial, a 11 puntos y en estilo itálico. En el caso de la dirección general de la CVC, los datos son la dirección, el teléfono, el fax, la página web, la ciudad y el país. Para las ocho regionales el orden es el nombre, la dirección, la ciudad de ubicación, el teléfono y la página web de la corporación. Al empezar a digitar los textos se deben tener presente las márgenes: superior de 35mm, laterales de 30mm e inferior de 25mm. Por último es preciso saber que la presentación hecha del papel de escribir para este manual está a una escala del 67% sobre su tamaño real.


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3.7.2 La tarjeta de presentación comercial. La tarjeta de presentación comercial de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, está diseñada horizontalmente, con texto moderado y a un tamaño ancho 90mm X alto 55mm. La identidad es juzgada por la dirección de la empresa y precisamente a estos niveles el intercambio de tarjetas ha tomado un carácter casi ceremonial. La tarjeta comercial personifica a quien la tiene, su diseño y lo que se menciona en ella contribuyen al estatus de quien la porta. La tarjeta comercial se establece por su contenido como un compromiso entre la CVC y el individuo. Es una pieza que se caracteriza por tener menos textos y más estatus. Además del nombre del funcionario y su cargo en la corporación, se ha puesto el nuevo logotipo corporativo, en el extremo superior una franja verde de 4mm de espesor que cruza el papel horizontalmente y los datos significativos en dos o tres líneas en la parte inferior. La tarjeta está diseñada en sus dos caras, en la cara posterior se ha dispuesto en el centro del papel el slogan corporativo. El texto de la tarjeta se ha estandarizado en fuente Arial, en un puntaje de 8.5 para el nombre del funcionario en altas, debajo el cargo en bajas en tipo itálico. La información de los datos van en Arial 5.5, estilo itálico, tipo oración. De forma que las modificaciones y restricciones quedan registradas para el futuro. Esta tarjeta está adecuada a la dirección general y a cada una de las ocho direcciones ambientales regionales. Sólo resta elegir el papel de impresión. 3.7.3 Los sobres Para la correspondencia de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, se usan dos variedades de sobres cerrados, como transporte para las cartas y papeles. La variedad en los tamaños de los sobres se ha limitado a dos, el sobre más pequeño que se emplea en la corporación es de ancho 230mm X alto 110mm y tiene una ventana de ancho 230mm X 35mm de alto, arriba. Este tamaño sigue la norma NEN 1025 (1978) y la ISO 269 (1976), el sobre se identifica con el código EAS/BV. El sobre grande es el A4 sin doblar, manilla de la serie A con proporciones de ancho 220mm X alto 312mm.


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Se ha escogido en ambos casos un sobre sencillo que incluye impreso sobre el papel una franja verde en el extremo superior que cruza el papel horizontalmente, con un espesor de 4mm, la nueva marca corporativa y los datos del remitente. Los sobres están adecuados a la dirección general y a cada una de las ocho regionales. Es importante también señalar que la representación de ellos puesta en este manual está a una escala del 70% sobre los tamaños originales. 3.7.4 Formas administrativas. El memorando, oficio y la resolución. 3.8 LA PUBLICIDAD La comunicación visual de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc, cae dentro de dos categorías principales. La primera, el lado más o menos permanente comprendido en un núcleo fijo de material impreso de consumo, tratado hasta este punto por esta obra de consulta. El otro es la publicidad de naturaleza más variada y tiene relación con la promoción necesaria para atraer la atención sobre la labor de la corporación y los servicios que presta a los vallecaucanos. En tanto que la nueva identidad persigue en primera instancia la continuidad en el diseño de todos los elementos, se debe tener en cuanta su incorporación en la publicidad. En el proceso de implementación conviene acudir a elementos como el nuevo logotipo corporativo, el slogan, la mascota ilustrada, el color, las tipografías; para que los miembros de la corporación y el mercado la empiecen a relacionar con facilidad. CVC noticias es una importante pieza de la publicidad de la corporación, un mensaje fresco con características inequívocas de quien es su emisor. Se constituye como una continuidad visual, aun así evolucionada con el paso del tiempo; cada edición en esencia debe cubrir el salto entre ella misma y la precedente. CVC noticias sale dentro de una serie con características reconocibles para sus lectores, tanto en la forma, estilo editorial y manejo de los elementos de la nueva identidad de la corporación. En el diseño de folletos y catálogos existe restricción en cuanto al uso de los elementos de la nueva identidad de la corporación, que deben apegarse a las especificaciones consignadas en esta importante obra de consulta.


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La nueva identidad corporativa pasa a primer plano y corresponde a la dirección la tarea de dar directrices adicionales sobre como se debe respetar la identidad corporativa. 3.9 LOS ANUNCIOS Dentro de la referencia de la nueva identidad corporativa, la publicidad es una manifestación recurrente en la que el mensaje de la CVC alcanza más allá del simple contenido. Dentro del uso de la publicidad coherente que se practica, la corporación somete repetidamente y de forma voluntaria la nueva identidad a la atención de un amplio público. Elementos de la nueva identidad corporativa como el nombre comercial, el logotipo, el uso de la letra de la corporación, los colores, la mascota ilustrada; proporcionan a los anuncios un sello reconocible, ejerciendo un papel activo, posicionando y perpetuando la imagen de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. Los spot televisivos son usados por la corporación, vale de igual modo para este medio que la marca, el logotipo corporativo y las tipografías suministradas por la nueva identidad ayuden a reforzar el aspecto estándar. Mientras se haya en ejecución cualquier campaña, hay elementos que se añaden para reforzar la imagen de la corporación. Por tanto, la publicidad dentro del marco de la identidad corporativa significa a menudo cambiar elementos permanentes de la identidad con constituyentes cambiantes ligados a la campaña. 3.10 EL PARQUE AUTOMOTOR Los automóviles, los camiones, las camionetas, los camperos, las dos lanchas, las motos y el bus, se presentan por si mismos de forma ideal para la nueva identidad de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, Cvc. Los colores de la nueva identidad corporativa pueden ser impresos admirablemente con las especificaciones de tintas para impresión de la serie Pantone PMS, aceptado internacionalmente. La tinta de imprimir se aplica normalmente sobre el papel blanco y tiene una calidad transparente. El rótulo obtenido de esta manera se mantiene según la voluntad de hacer el mantenimiento de los materiales. El parque automotor de la corporación está día y noche a la vista del público, tiene por lo tanto, un papel fundamental en la comunicación de la corporación. Es importante que estas imágenes que se aplican con el fin de llamar la atención en el suelo o el agua en ejercicio de las funciones cotidianas, desarrolle interés por la nueva identidad corporativa de la CVC, hemos elegido una manera simple, calra y legible de hacerlo.


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En los vehículos de lujo se dispone de un adhesivo del nuevo logotipo corporativo con el slogan de proporciones de alto 230mm X ancho 215mm, en los vidrios anterior y posterior, justificado en el extremo superior izquierdo, para permitir la visibilidad. Los vehículos de uso ordinario tienen implementado un adhesivo del nuevo logotipo corporativo con el slogan ajustado al tamaño de la puerta delantera a cada lado. Al igual que un cobertor impreso para el vidrio. En las motocicletas se usa un adhesivo del nuevo logotipo corporativo a ambos lados del tanque de combustible en proporción de ancho 102mm X alto 80mm. La aplicación a las lanchas Corroncha, Colombianita, el Ferry y El Garzón, consta de adhesivos del logo corporativo a ambos lados de la popa. Al igual que manejo tipográfico para el anuncio: Patrulla fluvial río Cauca, el nombre de la embarcación y su respectiva matrícula. Al implementar la nueva identidad de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, en variedad de tamaños estandarizados se corre con ventajas prácticas en el uso de rótulos, auto-adhesivos y se puede cambiar rápidamente cualquier porción de la marca. 3.11 VARIOS Una amplia aplicación de la nueva identidad corporativa refuerza el carácter de la misma e impulsa conjuntamente de forma coherente todas sus variadas actividades. Aunque el ejercicio de las funciones, actividades y proyectos de la Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca lleva a un extenso paquete de material impreso, tiene que ser ordenado, diseñado y producido acorde con las directrices de la política de identidad visual corporativa. En este caso el material de identidad corporativa solo puede presentar una ayuda limitada, solo puede dar normas. Desde el aspecto abierto de la nueva identidad corporativa todas estas divergencias y aplicaciones pueden ser modificadas periódicamente para seguir las nuevas demandas y tendencias.


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3.12 POLITICAS DE ADMINISTRACION DE CONTENIDO PORTAL WEB DE LA CVC Y PORTAL DE EMPLEADOS (INTRANET) El portal de internet de la CVC, www.cvc.gov.co, es un sitio web cuyo objetivo es ofrecer a nuestros usuarios el acceso a información ambiental y de gestión institucional, así como a los servicios corporativos de una forma fácil e integrada. Debido a la interdisciplinariedad de los contenidos que incluye la página web de la CVC, es necesario conformar un grupo multidisciplinario integrado por un delegado de cada área misional corporativa- direcciones Técnica, de Gestión y de Planeación-, liderados por un representante de la Oficina de Tecnologías de Información y uno de la Secretaria General proceso de comunicaciones. Cada miembro deberá ser designado a través de memorando, dirigido al Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información. Sólo una persona de cada área, será la encargada de tener acceso a la red interna para actualizar los datos por parte de la dependencia correspondiente. El Jefe de Tecnologías de la Información, de la CVC proporcionará una clave de usuario y una contraseña, única e intransferible para cada asignado por parte de las áreas y capacitará a las personas encargadas, para que realicen la actualización permanente a través del Vianet Site Manager 8.0, aplicativo utilizado para el montaje del portal de la CVC.

Los encargados de hacer la actualización deben tener como principio que su trabajo debe ser confiable y de fácil acceso, por lo que es necesario contar con políticas para la actualización y publicación en los portales corporativos de empleados y página web. 3.12.1 Compromisos:

1. Ningún área de la corporación construirá sitios web aislados del corporativo. 2. Los designados para actualizar contenido se encargarán de mantener

actualizada la información publicada en el portal relacionada con el área a su cargo.

3. No se publicarán más de tres despliegues en los contenidos a publicar. Es decir máximo tres carpetas y cada una con sus archivos internos respectivos. Lo anterior con el objetivo de facilitar la navegación de nuestros visitantes.

4. Se utilizarán únicamente las plantillas dispuestas en la herramienta web, sin ninguna clase de modificación.

5. Los títulos se publicarán en mayúscula fija y en color verde oscuro. 6. Sólo se publicarán textos en letra arial 10.


http://es.wikipedia.org/wiki/Internet

http://www.cvc.gov.co/

http://es.wikipedia.org/wiki/Sitio_web

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7. No se publicarán documentos de más de 5 cuartillas. 8. Todo publicador tiene la obligación de releer, por lo menos una vez, las

informaciones que haya escrito. Es el autor quien debe descubrir incongruencias o datos errados que pudieron escaparse al momento de la redacción.

9. El publicador debe tener en cuenta siempre, que redacta para un público heterogéneo de mediana instrucción, así que:

- Todos los textos deben ser coherentes, claros, interesantes, precisos, fluidos y

sencillos. - Las palabras empleadas deben ser comunes, pero no vulgares (ejm: muerte en

lugar de deceso). - Las oraciones deben ser cortas pero no abreviadas. toda oración de más de 25

palabras dificulta la comprensión. - Los párrafos deben ser breves, máximo 50 – 60 palabras. - Nunca debe iniciar una frase con una cifra, a menos que esta sea de una sola

palabra, ejemplo dos, cien, mil, etc. - Evitar el juego de palabras que tiendan a confundir (ejemplo: disminuyó el

aumento de la gasolina). - Evitar los localismos, regionalismos y provincialismos, para no excluir ningún

sector de nuestros receptores. - Los adjetivos valorativos deben ser muy escasos, expresar cosas como: una

manifestación gigantesca, o expresiones así puede resultar falso para muchos lectores. Casi siempre hay datos concretos que pueden reemplazar los adjetivos valorativos, para que el lector saque sus conclusiones.

- Evitar vaguedades como varios, un grupo, algunos. Estas pueden ser sustituidas por datos concretos.

- En todos los casos que sea pertinente deben darse las cifras de los costos. - Es importante que toda información tenga relación directa con la actualidad. - No se deben dejar entre comillas palabras que no haya dicho nadie.

10. El publicador de área deberá recopilar y publicar la información de todas las áreas adscritas a la dependencia que representa como administrador de contenido temático.

3.12.2 Nombres, títulos y tratamientos: - Cuando se menciona por primera vez en la noticia una persona, debe

escribirse su nombre completo. En adelante se le mencionará por su primer apellido.

- No se le dará a nadie el tratamiento de señor, doctor, don ni doña. Doctor está limitado a los médicos.

- Los títulos de protocolo se emplearán sin adjetivaciones: Cardenal, Senador, Presidente. Prescindiendo de tratamientos como excelentísimo, eminentísimo.

- La primera vez que se nombra a una persona se debe mencionar el cargo que ocupa: Presidente de la República. Cuando no tiene cargo se debe mencionar


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la profesión: abogado, médico, arquitecto. En las menciones subsiguientes se utilizará el apellido, sin la repetición del título. O alternar apellido y cargo, pero no ambas cosas.

- Cuando en un boletín de la corporación se menciona el nombre de la entidad, no habrá que mencionar el nombre completo: Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca, se dirá sólo CVC, sin puntos entre las letras.

- Cuando se menciona por primera una sigla, se debe dar el significado completo, seguido de la sigla entre comas. De la segunda mención en adelante se utilizará sólo la sigla. Por ejemplo, cuando se escriba la sigla DAR, se deberá explicar Dirección Ambiental Regional, en la primera mención, de ahí en adelante en el mismo escrito solo se escribirá la abreviatura DAR.

3.12.3 Los números: 1. Se escriben con letras los números dígitos del cero al nueve y los que inician

una frase. 2. Se podrán utilizar las palabras miles, millones y billones, para reemplazar

ceros. (ejemplo: 237 millones). 3. Las fechas se escriben en el orden día, mes año. 4. Los años, se escriben sin punto de millar. (ejemplo: 2001) 5. Cuando se menciona porcentaje en un texto se debe escribir la expresión por

ciento. Cuando va en gráficos se utiliza el símbolo %. 6. Para enumerar algo se escogerán números o letras nunca combinados.

Ejemplo: 3 senadores, 45 concejales NO tres senadores y 45 concejales. 3.12.4 Mayúsculas y minúsculas. Se escribirá siempre con mayúscula la letra inicial de las siguientes palabras: - Nombres propios de personas. - Instituciones como Estado, República, Ejército, Fuerzas Armadas, Iglesia,

cuando son el sujeto de la oración. - Fiestas religiosas o nacionales: Navidad, Día de la Tierra. - Nombres de ciudades, regiones, veredas. - Nombres de iglesias, museos. - Épocas y acontecimientos históricos: Batalla de Boyacá. - Premios y Condecoraciones: Halcón de Oro. - Nombres de órdenes religiosas: Carmelitas. - Título del primer mandatario de un país: Presidente. - Titulo de un dignatario cuando se utiliza en vez del nombre propio: el Papa, el

Presidente. - Nombres de acontecimientos deportivos: IX Juegos Intercorporaciones. - Nombres científicos de especies, familias y plantas. - La sigla de la CVC siempre irá en mayúsculas cuando se emplee sola. Siempre irá en minúscula la letra inicial de:


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- Títulos y dignidades cuando vayan seguidos del nombre completo de la persona que los ostenta: el papa Juan Pablo Segundo.

- Nombres de los cargos personales genéricos como rector, gobernador, ministro. Ejemplo director general, María Jazmín Osorio

- Nombres de las estaciones del año, los meses, los días de la semana, las razas, las sectas, las notas musicales y los puntos cardinales.

- Los gentilicios. 3.12.5 Título: - Los títulos deben expresar concretamente los hechos. - No deben redactarse títulos genéricos. 3.12.6 La forma correcta de escribir: a) Se escribirá siempre con mayúscula la letra inicial de las siguientes palabras: - Direcciones de la CVC como Dirección Técnica Ambiental. - Grupos de la CVC como Grupo de Educación Ambiental y Participación

Ciudadana. b) Irá siempre en minúscula la letra inicial de la Dirección, Área o Grupo, cuando

vaya seguido del nombre de la persona que ostenta el cargo. - La secretaria general, Claudia Cardona Campo. - El coordinador del grupo de administración de los recursos naturales, Pepito

Pérez. c) Se escribirá siempre con mayúscula inicial el cargo de un funcionario cuando

se utiliza en vez del nombre propio. - El Director General anunció… - El Director de Planeación se reunió… d) Se escribirá con mayúscula inicial el nombre de la Corporación. - Corporación Autónoma Regional del Valle del Cauca. e) Se escribirá siempre en mayúscula sostenida y sin puntos, la abreviatura de la

Corporación. - CVC


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4. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La adopción de un sistema de gestión de calidad en la entidad, impone inmediatamente una serie de requisitos que deben ser implementados en conformidad con la norma técnica de calidad. Una de estos requisitos, es el de la estandarización de todos los documentos corporativos bajo la sombrilla de una identidad común para toda la organización. Esta entidad debe reflejarse en todos los documentos y formatos corporativos que maneje la entidad en su día a día. La norma técnica colombiana de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009, señala por ejemplo que las entidades deben identificar e implementar las disposiciones legales que sean aplicables sobre el control de documentos y registros, como por ejemplo la Ley 594 de 2000. La estructura documental del sistema de gestión de calidad está determinada por el instructivo norma fundamental y es allí donde se estandarizan todos los documentos que usa la corporación para su normal funcionamiento, desde las caracterizaciones de los procesos, los procedimientos y formatos que son de uso diario de los funcionarios, hasta los planes, guías e instructivos. Todos estos documentos deben conservar y respetar unos lineamientos de homogeneidad y fácil reconocimiento. Todo documento que se utilice en la corporación, debe estar avalado por el SGC para garantizar que el mismo sea diligenciado en cualquier dependencia de la CVC.


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4.1 INSTRUCTIVO NORMA FUNDAMENTAL. Define la estructura de presentación de los documentos soporte de los procesos de la corporación, con el fin de estandarizar su presentación. La norma fundamental también estandariza el uso del logotipo institucional, por tal razón con la adopción de una nueva imagen corporativa, se determina la utilización del nuevo logo en todos los documentos soporte de los procesos de la CVC. Este logotipo debe estar ubicado en la parte superior derecha de los documentos corporativos. 4.1.1 Definiciones y tipos de documentos del SGC • Caracterización de Procesos: Ficha que presenta las características

generales de un proceso, dentro de las cuales se incluyen: nombre del proceso, objetivo, alcance, requisitos, etapas, entre otros. Este documento sirve de guía para el control de la planificación del proceso y para el cumplimiento de requisitos.

• Cuadro de Autocontrol: Es un anexo que se incluye en los procedimientos y

que tiene como propósito asegurar el logro de los resultados esperados de los mismos, a través de la ejecución de controles a las actividades clave para ello.

• Documento Externo: Documento de origen externo necesario para la

ejecución de los procesos y especialmente para la toma de decisiones en los mismos. Ejemplo: documentos legales.

− NOTA: Los documentos externos traen una estructura de presentación

definida, por lo tanto este instructivo no es aplicable para ellos. • Documento Soporte de Procesos: Son los documentos que soportan la

definición, ejecución, seguimiento y control de los procesos de la Corporación. Cada vez que este procedimiento menciona un documento, se refiere a esta clasificación.

• Ficha Técnica o Especificación: Documento que presenta requisitos a

cumplir para una actividad determinada. Ejemplo: fichas técnicas de indicadores de gestión.

• Formato: Forma estandarizada para el registro de información.


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• Guía: Es un documento de apoyo para la ejecución de las actividades de un proceso.

• Instructivo: Documento que muestra de una forma más detallada que en el

procedimiento, la ejecución de una actividad. Generalmente un instructivo proviene de un procedimiento.

• Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales:

Documento que contiene la descripción de funciones por cada cargo adscrito a las dependencias de la Corporación. Incluye la descripción de estudios y experiencia.

• Mapa de Procesos: Esquema que presenta los procesos de la Corporación,

clasificados de la siguiente manera: − PROCESOS DE DIRECCIÓN, estratégicos o de dirección: Son los que se

realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa y darle un carácter único. Son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo.

− PROCESOS MISIONALES O DE VALOR AGREGADO: Son los que ejecuta la

organización para dar valor a lo que entrega a sus clientes, usuarios o la comunidad en general.

− PROCESOS DE APOYO: Son procesos que tienen que ver con la

infraestructura de la organización, desarrollo del capital humano con que cuenta, desarrollo tecnológico, adquisición, sistemas de comunicación e información, entre otros; que soportan la ejecución de las actividades de la entidad.

• Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo debe aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

• Procedimiento: Documento que muestra la forma especificada para llevar a

cabo un proceso o parte de él, mediante la secuencia lógica de actividades. • Proceso: Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que

transforman en productos o resultados con características definidas unos insumos o recursos variables, agregándoles valor con un sentido específico para un cliente

4.1.2 Estructura de los documentos del SGC


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A continuación se presenta una tabla que contiene los diferentes tipos de documentos soporte de los procesos y los elementos de la estructura de presentación de los mismos que para algunos son requeridos (es decir, deben ser incluidos), otros elementos son opcionales y otros no aplican: R: Requerido O: Opcional NA: No Aplica

Documentos soporte de los procesos

Elementos de la estructura de presentación de los documentos Encabezado Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo Anexos

Manual de Calidad R R R O R O

Mapa de procesos R NA NA NA R O

Caracterización de procesos R R R NA R O

Plan de Calidad R R R NA R O

Procedimiento R R R R R O

Instructivo R R NA O R O

Formato O NA NA NA R NA

Guía R R NA O R O

Los documentos soporte de los procesos tienen la siguiente estructura: - ENCABEZADO: INSTRUCTIVO: NORMA FUNDAMENTAL

FECHA DE APLICACIÓN:

2009/03/05

CÓDIGO: IN.02.01

VERSIÓN: 03

Página 69 de 81

ELABORADO POR: Grupo Gestión de

Calidad

REVISADO POR: Coordinador de Calidad

APROBADO POR: Director

Administrativo Tipo de documento y nombre: en tipo de documento ejemplo: Instructivo, procedimiento, plan de Calidad, entre otros. La estructura del encabezado cambia de un documento a otro, pero contiene los elementos descritos a continuación, que aplican según el documento. Fecha de aplicación: Es la fecha representada en año, mes y día, a partir de la cual tiene validez y aplicabilidad el contenido del documento presentado, es decir, después de haber sido aprobado.


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Código: Corresponde a la identificación alfa numérica del documento y se estructura de la siguiente forma: Las dos primeras letras hacen referencia al tipo de documento: MC: Manual de Calidad MP: Mapa de Procesos CP: Caracterización de Procesos PC: Plan de Calidad PT: Procedimiento IN: Instructivo FT: Formato Los dos números siguientes corresponden al consecutivo que se le ha asignado a los procesos en la Corporación: 01 Direccionamiento estratégico corporativo 02 Gestión de Calidad 03 Asesoría y verificación del sistema de control interno 04 Caracterización de recursos naturales y priorización de situaciones

ambientales 05 Identificación y formulación de propuestas de intervención 06 Administración de los recursos naturales y uso del territorio 07 Mejoramiento de la oferta ambiental 08 Fortalecimiento de la educación y cultura ambiental ciudadana 09 Gestión financiera 10 Gestión del talento humano 11 Gestión de recursos físicos 12 Gestión de tecnologías de información y telecomunicaciones 13 Manejo de la documentación corporativa 14 Asesoría y representación jurídica 15 Comunicación Corporativa 16 Medición y seguimiento de la satisfacción del usuario 17 Formulación de Instrumentos de Planificación Ambiental 18 Seguimiento y Evaluación de la Gestión Los dos dígitos finales corresponden al consecutivo de los documentos del proceso (No incluye formatos, pues estos están referenciados dentro de los procedimientos e instructivos). Ejemplo de código: PT.10.02: Es el procedimiento número 2 (Selección de Personal) que pertenece al proceso 10, Gestión del talento humano.


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Versión: Es el número de dos dígitos que muestra en consecutivo la identificación cada vez que se presenta una modificación o creación de un documento. Página: Muestra la paginación de cada una de las hojas del documento, con relación al número total de las mismas. Elaborado por, o Elaboró: Presenta el equipo de trabajo de la Dependencia responsable de la ejecución de la actividad que describe el documento. Revisado por, o Revisó: Coordinador del equipo de trabajo que elabora el documento antes de su emisión final. Aprobado por, o Aprobó: Corresponde al Comité de Calidad o directivos, de acuerdo con los niveles de aprobación definidos en el procedimiento de control de documentos. Cabe anotar que la persona que revisa y aprueba puede ser la misma, pero debe diferir de quién elabora el documento. Logo: Aparece el logo de la Corporación para identificar la pertenencia del documento a la misma. - OBJETIVO: Para las caracterizaciones de los procesos define el propósito del proceso, debe ser redactado empezando por un verbo, ser medible e incluir calificativos que permitan esta medición para el cumplimiento del resultado del mismo. Para los demás documentos describe el propósito para el cual fue escrito el documento en cuestión, es decir indica lo que se quiere estandarizar y mostrar en el documento. - ALCANCE: Muestra los límites del proceso o documento, es decir, donde inicia y termina el mismo, teniendo en cuenta el ciclo de mejoramiento continuo. Incluye también la aplicabilidad del contenido del proceso y nombra el área que tiene responsabilidad directa de su ejecución. - DEFINICIONES: Se incluyen para aclarar términos que son mencionados en el desarrollo del documento y son necesarios para facilitar el entendimiento al lector. - DESARROLLO:


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Corresponde al contenido de cada documento y posee los siguientes elementos: Mapa de procesos: Contiene los nombres de los procesos definidos para la organización clasificados como de Dirección, Misionales y de Apoyo, al igual que la principal entrada y salida del SGC. 4.1.2.1 Caracterización de procesos: • Requisitos: Son todas las disposiciones internas, externas y/o legales que

deben cumplirse durante la operación del proceso. Aquí pueden incluirse: requisitos de la norma NTCGP 1000.2004, legales, del cliente, de la Entidad y demás existentes

• Líder de Proceso: Nombre del cargo designado para velar por el cumplimiento de los resultados de un proceso. Es la persona con capacidad para llevar al equipo de proceso bajo su liderazgo a que logre las metas establecidas para el proceso, mediante la ejecución de planes de acción enfocados en el mejoramiento continuo. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. La gestión de procesos introduce la figura esencial de propietario o responsable del proceso. Este es una persona que participa en sus actividades y es la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel es asignado a un mando directivo.

• Entradas: Son las materias primas, los materiales, la información, los insumos,

entre otros, que se transforman o permiten la transformación durante el proceso. Generalmente son las salidas de otros procesos. Incluye las mínimas sin las cuales no podría iniciarse la ejecución del proceso

• Proveedores: Entidades o dependencias de la Corporación que suministran un

elemento de entrada del proceso. Dependiendo del proceso pueden haber internos o externos a la organización

• Etapas: Es la descripción secuencial de las etapas generales del proceso.

Cada una se describe iniciando con un verbo en infinitivo y se enmarcan en el ciclo PHVA.

“Planificar" es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.


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"Hacer" es implementar los procesos o lo planeado. "Verificar" es realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Es comparar lo planeado con lo ejecutado. "Actuar" es tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

• Resultados: Es lo que se genera después de la transformación de las

entradas del proceso. Puede ser tangible o intangible. Deben definirse claramente las características esperadas. Estas características están asociadas a los requisitos del cliente del proceso, a la actividad económica de la organización y a los requisitos del producto o servicio (incluye requisitos legales). Este ítem puede considerar la inclusión de resultados intermedios, es decir, aquellos que se generan previo al término completo del proceso (antes de completar el ciclo PHVA descrito anteriormente)

• Clientes: Entidades o dependencias de la Corporación que reciben un

producto o salida del proceso. Pueden ser internos o externos a la organización. Es necesario definir cuales son los requisitos del cliente del proceso con relación al resultado del mismo, es decir cómo espera este cliente el resultado del proceso

• Recursos: Incluye los recursos de todo tipo que son requeridos para la

ejecución del proceso. Contiene recursos técnicos, hardware, software, personal y define en esta ficha los más importantes para asegurar el logro del resultado del proceso

• Parámetros de control: Nombra los indicadores que permiten medir y

controlar la ejecución y el resultado del proceso. Principalmente se enfocan al cumplimiento del resultado del proceso

• Responsabilidad / Participantes: Menciona las Dependencias que tienen responsabilidad directa en el proceso y en Participantes se relacionan las dependencias que intervienen en el proceso. Cuando todas las dependencias de la entidad participan, se coloca “todas las dependencias de la Corporación”.

• Documentos soporte: Son los documentos que soportan la planeación,

ejecución y seguimiento al proceso e incluyen: procedimientos, instructivos, registros, guías, especificaciones, planes, documentos externos y demás definidos por la organización.


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• Interrelaciones: Identifica la manera como están relacionados los procesos

entre sí, las entradas y salidas de los mismos ayudan a encontrar esta relación. Generalmente una salida de un proceso es la entrada de otro, de modo que sí se logran resultados adecuados en cada proceso y existe comunicación efectiva entre uno y otro, el resultado hacia el cliente será el adecuado.

Aquí se nombran los procesos con los que tiene interrelación el que se está describiendo, con la misma denominación que se ha definido en el mapa de procesos.

Ejemplo: Formato de Caracterización de procesos: CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS FECHA DE APLICACIÓN:

CÓDIGO: VERSIÓN: Página __ de __

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

OBJETIVO: ALCANCE: REQUISITOS:

LÍDER DE PROCESO: DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN

ENTRADAS: PROVEEDORES:

Planear: Hacer: Verificar: Actuar:

RESULTADOS CLIENTES

RECURSOS PARÁMETROS DE CONTROL


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DOCUMENTOS SOPORTE

INTERRELACIONES

VERSION: 02 4.1.2.2 Plan de Calidad: • Proceso: Describe el nombre del proceso, debe corresponder al asignado en el

mapa de procesos. • Producto o servicio: Identifica el o los resultados del proceso que están

asociados que están incluidos en el plan de calidad. • Etapas claves del Proceso: Seleccionar de la caracterización del proceso las

etapas que deben ser monitoreadas con el fin de garantizar que se cumplan los requisitos establecidos para el proceso y/o el producto o servicio.

• Parámetros o variables a controlar: Aspecto que debe ser medido, controlado o

monitoreado de la etapa clave. • Especificación: Definir los atributos o características de calidad que debe

cumplir el parámetro o variable a controlar. • Requisitos del producto/servicio: Citar el requisito legal, normativo, del usuario /

cliente o un requisito propio de la organización que tiene relación con el parámetro o variable a controlar.

• Recursos: humanos, tecnológicos, infraestructura, económicos, logísticos que

se requieran para realizar el control. • Responsable: Cargo designado para implementar y monitorear el o los

controles asignados a cada etapa clave del proceso. • Frecuencia: Periodicidad con la que se debe realizar el control. • Registros: Documentos o información que evidencia la aplicación y monitoreo

de los controles requeridos en cada etapa clave, • Que hacer si no se cumple: Definir las acciones correctivas que deben

emprenderse en caso de incumplimiento de los requisitos establecidos para el producto o servicio.


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4.1.2.3 Procedimiento: Contiene los siguientes elementos: • Actividad: Incluye el listado secuencial de las actividades o tareas que

componen el procedimiento, enumerándolas una a una. Cada actividad inicia con un verbo en tercera persona.

En la descripción de las actividades se pueden hacer referencias, que consisten en citar los elementos documentales que deben consultarse como complemento para el entendimiento y la ejecución del procedimiento descrito. Se coloca, por ejemplo: “ver procedimiento XXX”, “continúa procedimiento XXXX” o “ver normatividad XXXX”.

• Responsable: Es el nombre del cargo responsable de ejecutar la actividad

descrita anteriormente. • Dependencia: Es el nombre del área a la cual pertenece el responsable de la

actividad descrita anteriormente. • Registro salida: Hace referencia al documento o producto que resulta de la

ejecución de la actividad, puede incluir características del mismo. 4.1.2.4 Instructivo: La descripción del instructivo incluye al inicio del desarrollo el cargo responsable y la dependencia o grupo al cual pertenece dicho cargo. Ejemplo: “La aplicación de este instructivo es responsabilidad del Profesional Especializado de la Dirección de Planeación”. No se define una forma estandarizada para redactar los instructivos, pues estos pueden contener planos, fotos, diagramas, entre otros. 4.1.2.5 Guía: No se define una forma estandarizada para la redacción de las guías, ya que son instrumentos de orientación para algún procedimiento o proceso. 4.1.2.6 Formato: No se define una forma estandarizada generalizada para todos los formatos de la entidad. Cada uno de ellos se estandariza de acuerdo con el contenido y aplicabilidad de una manera específica.

4.1.2.7 Formato Cuadro de Autocontrol: Es el primer anexo que se relaciona por cada procedimiento y contiene los siguientes campos: • No: Indica el número de la actividad del procedimiento al cual se le está

presentando un punto de autocontrol.


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• Actividad: Describe la actividad a la cual se le realiza el autocontrol. Se

describe de la misma manera como está en el procedimiento, sin mencionar referencias ni anexos.

Se escogen las actividades clave, es decir, las que afectan directamente los resultados del procedimiento.

• Control: Indica los aspectos que se deben verificar o controlar en la actividad

para garantizar que se cumple a cabalidad y que se alcanzarán los resultados del procedimiento para el cual se realiza esta actividad.

• Riesgo: Indica la acción que sucedería si se dejara de realizar el autocontrol descrito en el punto anterior.

Anexos: Proporciona datos adicionales o complementarios, que pueden ser de carácter normativo o informativo. Aplica para procedimientos e instructivos. Ejemplo: formatos a estandarizar relativos al procedimiento o instructivo, diagramas, listas de chequeo, entre otros. ANEXOS Anexo 1. Formato Mapa de Procesos. Anexo 2. Formato Caracterización de Procesos. Anexo 3. Formato Plan de Calidad. Anexo 4. Formato Procedimiento. Anexo 5. Formato Instructivo. Anexo 6. Formato Guía Anexo 7. Formato Cuadro de Autocontrol.


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5. REGISTRO LEGAL DE LOS DOCUMENTOS Las leyes 44 y 98 de 1993, dictan normas no sólo sobre el registro nacional de derechos de autor a través de la Dirección Nacional de Derechos de Autor para obtener el Copyright ©, sino también sobre el registro para obtener el número estándar de identificación internacional del libro (ISBN), a través de la Cámara Colombiana del Libro, con el fin de conservar el patrimonio bibliográfico y hemerográfico del país, y por ende de la corporación. 5.1 PATRIMONIO EL PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO Y HEMEROGRÁFICO COLOMBIANO El patrimonio bibliográfico y hemerográfico del país es el conjunto de obras científicas o culturales registradas en papel, tales como (manuscritos, libros, revistas, periódicos) o en otros soportes como (digital, discos, casetes, videos, software, mapas, etc), producidas, editadas e impresas en Colombia, por personas o entidades oficiales y privadas, nacionales o extranjeras; así como de aquellas obras importadas. También forman parte de nuestro patrimonio las obras producidas en el exterior, en cualquier idioma, por autores, ilustradores o traductores colombianos; también los aportes a revistas, periódicos y obras seriadas por parte de autores colombianos y en general, las obras editadas e impresas en cualquier país, que traten sobre Colombia. 5.2 REGISTRO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR Es un servicio que presta el Estado a través de la Unidad Administrativa Especial, Dirección Nacional de Derechos de Autor, para todo el territorio nacional. Tiene como finalidad brindar a los titulares del derecho de autor y derechos conexos, un medio de prueba y de publicidad de sus derechos, así como de los actos y contratos que transfieran o cambien ese dominio amparados por la ley. Igualmente ofrece garantía de autenticidad y seguridad de los mismos. Para tal fin se debe cumplir con ciertos requisitos: Diligenciar formularios entregados por ellos. Enviar los ejemplares para el depósito legal, con el fin de garantizar el patrimonio bibliográfico así:


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2 ejemplares del documento para la Biblioteca nacional de Colombia 3 ejemplares para la Biblioteca del Congreso 1 ejemplar para la Biblioteca de la Universidad nacional de Colombia-Bogotá 1 ejemplar para la Biblioteca Departamental del Valle 6 ejemplares para el CEID central de la CVC Nota pie de página 5.3 ¿QUÉ ES EL ISBN? El ISBN es la sigla en inglés (International Standart Book Number), que en español significa el Número Internacional Normalizado para Libros. Este es el sistema internacional de numeración que identifica cada título y la producción editorial de los diferentes países. El uso del ISBN facilita la identificación no sólo del título, sino de la edición, el editor y el país al que corresponde. Es una herramienta útil para el control de inventarios y para la organización de libros en unidades de información o bibliotecas. El ISBN en Colombia es administrado por la Cámara Colombiana del Libro. 5.3.1 Composición del ISBN. Está compuesto por diez dígitos, divididos en cuatro partes de longitud variable, separadas por un guión. - Identificación del grupo (país, región o área idiomática). - Identificador del editor. - Identificador del título. - Dígito de control (es el resultado de una operación elaborada sobre los otros nueve dígitos). 5.3.2 ¿Dónde debe ir impreso el ISBN? Debe imprimirse en la parte inferior izquierda del reverso de la portada o de la página legal y deberá estar precedido de las letras ISBN. 5.3.3 Requisitos para el ISBN. - Diligenciar la ficha del editor. - Diligenciar la ficha Catalográfica en original y copia. - Consignar $19.200 por cada título que requiera ISBN, a la fecha 2010. - Adicionalmente, consignar $3.500 para el porte de correo, a la fecha 2010. - Enviar los formularios y consignaciones a la Cámara Colombiana del Libro. Igualmente se realizarán los trámites con el Centro Nacional del ISSN, ICFES/SIDES, para la asignación del número internacional normalizado de publicaciones periódicas.


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5.4 PROCEDIMIENTO INTERNO PARA OBTENER EL ISBN. El CEID central será el encargado de tramitar los formularios respectivos según cada caso, así como de distribuir los ejemplares de depósito y aquellos que la corporación desee entregar a la comunidad en general. Las dependencias o funcionarios que estén interesados en registrar documentos, pueden hacerlo teniendo en cuenta los siguientes pasos: - Aprobación por el Director o subdirector - Disponibilidad presupuestada –I.P. y cargo contable - Verificación del manejo del logosímbolo de la CVC y la página legal - Tramitación de formularios por parte del CEID 5.5 BENEFICIOS DE OBTENER EL ISBN Y EL COPYRIGHT 5.5.1 En el ámbito institucional. - Brindar protección a la obra. - Ofrecer garantías de autenticidad y seguridad de la obra. - Aplicar los derechos patrimoniales que permiten la utilización de la obra con exclusividad, para recuperar la inversión hecha en la producción y publicación de la misma. - Aplicar los derechos morales que generan el reconocimiento sobre la creación de la obra, su integridad y su divulgación. - Identificar el título en cualquier idioma y en cualquier parte del mundo. - Identificar y registrar a la corporación, en nuestro caso, como Editor-Autor, en el ámbito internacional. 5.5.2 En el ámbito personal del funcionario - Los funcionarios públicos que sean autores de obras protegidas por el derecho de autor, podrán disponer contractualmente de ellas con cualquier entidad de derecho público. Art. 1, Ley 44/93. - Para realizar un magíster o ejercer la docencia en el ámbito universitario, sólo se reconoce la autoría personal o la coautoría de una obra, si ésta se encuentra debidamente registrada. - Al presentar una hoja de vida, sólo se reconocen como publicaciones aquellas que tengan sus respectivos registros.


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BIBLIOGRAFIA BERNAL, Eufrasio. Hacia la ecoeficiencia en la cuenca alta del río Bogotá. En: Carta Ambiental. Santafé de Bogotá: no. 3 (nov. 1997) p.4-5 CALERO DURÁN, Álvaro. ¿Qué es Ecoeficiencia? [documento gris]. Cali: s.n., 1998. p.v. 50 cosas que su empresa puede hacer para salvar la tierra. Buenos Aires : EMECÉ, 1995. 118p. CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. CAICEDO Germán; Carrillo, Gloria. Manual de identidad visual corporativa. Cali: CVC, 1997. s.p. CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. Manual para la elaboración y presentación de informes. Cali: CVC, 1990. 115p. CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL CAUCA-CVC. ZULUAGA, Judith; CALERO, Alvaro. Normas para la elaboración de documentos corporativos. Cali: CVC, 1999. 93 p. CUMBRE DE Río de Janeiro: Agenda 21. [tomado de INTERNET]. [s.l, s.n,], 1997. p.v. Capítulos 4 y 16. FERNÁNDEZ DE LA TORRIENTE, Gastón. Comunicación escrita: cómo escribir correctamente. Cali: NORMA, 1997. 157p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN-ICONTEC. Tesis y otros trabajos de grado: compendio. Santafé de Bogotá: ICONTEC: 1996. p.v. MASSANÉS, Ralf y MIRALLES, Jordi. Ecología de cada día. Barcelona: BLUME, 1995. 179p. SUSSAMS, John E. Cómo elaborar informes de trabajo. Barcelona: Ediciones Deusto, 1990. 133p.


manual de identidad visual corporativa[1]

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