macdesa manual org func

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE MACDESA

Manual de Organizacin y Funciones de Minera Aurfera Cuatro de Enero S.A. - MACDESA

SUB PROYECTO

SERVICIO DE CAPACITACION PARA LOS MINEROS ARTESANALES DE MACDESA


INGENIEROS CONSULTORES MINEROS

CALLE GADDI 152 OF. 202 SAN BORJA - LIMA

TELEFONO: 2264583

Email: [email protected]

Lima, Diciembre de 2005


CAPITULO I: INTRODUCCIN

1. Polticas de Organizacin

2. Criterios de Administracin

3. Objetivos del M.O.F

4. Alcance del M.O.F

5. Base Legal Organizacin y presentacin de M.O.F

6. Actualizacin y modificacin del M.O.F

CAPITULO II:DESCRIPCIN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE MACDESA

1. Funciones Generales de MACDESA

2. Organigrama estructural

3. Descripcin del organigrama

4. Codificacin del Organigrama

CAPITULO III:ALTA DIRECCIN1. Junta de Accionistas2. Comit Electoral 3. Comisin de Fiscalizacin y Control InternoCAPITULO IV:ORGANO DE ADMINISTRACIN1. DIRECTORIO

2. ASESORIA

3. AUDITORIA INTERNA

CAPITULO V:ORGANO EJECUTIVO1. GERENCIA GENERAL

2. GERENCIA DE OPERACIONES 3. GERENCIA ADMINISTRATIVA

4. Departamento de Servicios Administrativos y personal

5. Departamento de Contabilidad

CAPITULO I

INTRODUCCIN

1. POLTICAS SOBRE ORGANIZACIN

2. CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

4. ALCANCE DEL MANUAL

5. BASE LEGAL

6. ORGANIZACIN Y PRESENTACIN DEL MANUAL

7. ACTUALIZACION Y MODIFICACIN DEL MANUAL

INTRODUCCIN

El manual de Organizacin y Funciones de MACDESA, es el documento normativo bsico, que expresa en detalle su estructura orgnica y describe la organizacin, as como las interrelaciones del Directorio y Gerencia General con los rganos de la lnea de asesora y apoyo; identifica los grados de autoridad y de la responsabilidad de los encargados de la Direccin de cada uno de los Departamentos de MACDESA.

Los Jefes de los Departamentos u oficinas son los encargados de divulgar el contenido de este Manual de Organizacin y Funciones al personal bajo su supervisin, estableciendo asimismo un canal permanente de comunicacin con l propsito de que cada persona que ocupe un cargo de mando, tenga pleno conocimiento de las funciones que cumple de lo que ello significa en la obtencin de los objetivos y metas de MACDESA. En este sentido, se ha previsto que cada Departamento y Oficina cuente con un ejemplar completo de este documento.Es necesario mencionar que algunas funciones de departamentos y reas que actualmente no estn instaladas las estamos considerando en el presente manual de funciones con miras a que en el futuro se puedan implementar y consolidar para la mejor marcha de la Empresa.

1.- POLTICAS SOBRE ORGANIZACINLas polticas de organizacin son las orientaciones o guas generales expresadas por escrito y debidamente aprobadas por el Directorio con el objetivo de establecer y normar adecuadamente la Estructura Orgnica, de tal forma que cada nivel las implemente y adecue de acuerdo a las necesidades y al crecimiento de las operaciones que realice MACDESA.

Principales polticas de organizacin que se han considerado en el elaboracin del presente Manual.

a) Planeamiento y Actualizacin de la Organizacin

La estructura orgnica de MACDESA debe responder a los objetivos y metas previstos en los correspondientes planes de desarrollo institucional, de tal forma que la organizacin permita su cumplimiento mediante el uso racional de los recursos: Financieros, Materiales y Humanos.

La Empresa se reestructurar cada vez que sea necesario, buscando el equilibrio, estabilidad y asignacin de funciones en los distintos niveles.

b) Evaluacin de la Organizacin

La estructura orgnica y funciones en general sern evaluadas por la Gerencia con el fin de propender a una constante optimizacin de la funcionalidad de la Empresa.

c) Modificacin de la Estructura Orgnica

Los cambios que se produzcan en la Estructura Orgnica por efecto de la creacin, modificacin o supresin de unidades orgnicas, sern objeto de estudios previos de tal forma que responda a los propsitos siguientes:

Efectiva necesidad.

Nmero adecuado de personal por supervisar.

Asignacin previa de funciones especficas.

Opinin tcnica de la Gerencia.

d) Asignacin de Funciones

Las funciones del personal debern fijarse con anterioridad a la seleccin y designacin de la persona que ocupar un cargo, precisando los requisitos, calificacin y condiciones y condiciones que deber reunir con el objeto de asegurar idoneidad con respeto a la funcin que cumplir y se evitar la contratacin de personal que no se adecu a los requerimientos del puesto.

e) Lmite en el tramo de Control

El mbito de supervisin de cada Jefe de Departamento o Directivo debe ser establecido en forma individual, de acuerdo con la responsabilidad de la funcin y con la amplitud de la actividad que desarrolla. La coordinacin, el control y la obtencin de adecuadas relaciones humanas dependen del grado de implementacin de esta poltica.

f) Delegacin de Autoridad

La delegacin de autoridad deber darse en el grado necesario que permita a cada trabajador cumplir con las funciones asignadas y asumir la responsabilidad como la obligacin de responder por lo que hizo o dej de hacer.

g) Autorizacin y Poderes

Las autorizaciones que se otorguen, as como la concesin de los poderes especiales, se realizarn d acuerdo con la naturaleza de la funcin que cumpla cada cargo en la estructura orgnica de MACDESA.

h) Lneas de Autoridad y ResponsabilidadEn la estructura orgnica diseada se ha dado especial atencin a la delegacin de autoridad y responsabilidad en los distintos niveles jerrquicos establecidos de tal forma que en una unidad orgnica, los subordinados reciban rdenes y respondan ante un solo jefe.

Para tal efecto se define con claridad las funciones tcnicas y administrativas de todos los jefes y Directivos que tienen personal a su cargo, precisando el Departamento u Oficina de la cual son directamente responsables.

i) Lneas de Comunicacin y CoordinacinLos canales de informacin y coordinacin previstos en la estructura orgnica, constituyen la base de una efectiva administracin de los recursos de la Empresa. La informacin que se necesita para tomar decisiones debe fluir con la rapidez y oportunidad que cada caso requiere a travs de la coordinacin que permita a los distintos niveles jerrquicos una comunicacin estrecha y directa, sin que ellos signifique la quiebra de la lnea de autoridad formalmente establecida.

j) Separacin de Funciones

En la estructura orgnica se ha previsto la separacin de las funciones incompatibles como una medida sana de control interno. Esta separacin se utiliza con el objeto de que ningn cargo o unidad administrativa maneje, supervise o controle todas las fases de las transacciones u operaciones de un ciclo, eliminndose al mximo la posibilidad de cometer errores o irregularidades que alteren el curso normal de las responsabilidades.

k) Tramo de Control

En el diseo de la estructura orgnica se ha tomado en cuenta los niveles de supervisin y lmite de control de acuerdo al nmero de subordinados que cada cargo est en capacidad de manejar con efectividad y eficiencia.

2.- CRITERIOS ADMINISTRATIVOS UTILIZADOS

La estructura orgnica diseada, recoge los requisitos bsicos de un efectivo sistema de control interno destinado a promover la eficiencia de las operaciones. En su diseo, se han utilizado los criterios que se describe a continuacin:

A) Efectividad y Eficiencia

La efectividad se re refiere al logro de los objetivos, metas y cumplimiento de los planes de la empresa. La eficiencia se relaciona con la uso de los recursos.

Tanto la efectividad como la eficiencia, estn relacionadas con la organizacin por cuanto el objetivo es que la estructura orgnica permita atender a los Socios, Clientes, Proveedores, Terceros, en cantidad y calidad adecuadas, previendo el incremento eventual de sus operaciones y su desarrollo institucional.

b) Volumen Actual de Operaciones

Se ha considerado que la organizacin permita soportar el crecimiento de la Produccin sin descuidar la Productividad.

c) Estimular la participacin del personalEl personal participar a travs del Jefe inmediato o Directivo responsable de una oficina, en los asuntos y procedimientos de su trabajo, con el fin de incrementar la eficiencia y lograr la identificacin con los objetivos que realiza su rea de trabajo en particular y la Empresa en general.

d) Evaluacin del PersonalSe efectuar peridicamente la evaluacin de personal considerando los factores de habilidad capacidad y responsabilidad. La Evaluacin lo realizar el Jefe inmediato superior o Directivo de acuerdo con las normas y procedimientos que se establezcan. Los resultados de la evaluacin, servirn a efecto de capacitacin y establecimiento de lneas de carrera.

e) Reemplazo de Personal

El personal de Funcionarios de la Empresa: Jefes, Asesores, Gerente sern reemplazados por otros funcionarios que sean designados oportunamente en caso de ausencia, por enfermedad, vacaciones, licencias o por ausencia prolongada.

f) Rotacin de Personal

El personal responsable de la administracin y manejo de recursos financieros y materiales, debern rotar peridicamente como una medida sana de control interno. En los casos de personal especializado se deber buscar la rotacin temporal mediante el uso de vacaciones.

g) Niveles JerrquicosSe ha establecido los niveles jerrquicos siguientes:

Alta Direccin, Concejo Directivo, Gerencia, Departamentos u Oficinas , Secciones.

3.- OBJETIVOS DEL MANUAL

Los objetivos a lograrse a travs del presente Manual de Organizacin y Funciones son los siguientes:

Establece los grados de delegacin de autoridad.

Fijar la responsabilidad de los diferentes niveles jerrquicos de la Empresa.

Facilitar la coordinacin y la comunicacin de todos los niveles jerrquicos eliminado la duplicidad de esfuerzos, confusin e incertidumbre en el manejo de las actividades de cada nivel.

Establecer las bases de un slido y efectivo sistema de control interno.

Servir como medio de adiestramiento y orientacin permanente al personal propiciando una efectiva supervisin.

4.- ALCANCE DEL MANUALEste Manual de Organizacin y Funciones describe la organizacin de MACDESA as como las funciones y responsabilidades de los niveles jerrquicos siguientes:

Alta Direccin

rgano de Administracin

rgano Ejecutivo

5.- BASE LEGALLa organizacin y el funcionamiento de la Empresa se basa principalmente en los dispositivos legales siguientes:

Cdigo Civil, Decreto Legislativo N 295, del 25, 12, 84

Ley General de Sociedades, Ley N 26887, del 05.l2.97

Estatuto de MACDESA, inscrito en los Registros Pblicos Partida electrnica N 12001597 RUC 20498680144 Estatutos de la Empresa MACDESA

6.- ORGANIZACIN Y PRESENTACIN DEL MANUAL

El presente Manual de Organizacin y funciones se ha estructurado por captulos con la finalidad de presentar un documento objetivo que permita una mejor comprensin de la descripcin de su estructura orgnica, as como de las funciones de los distintos niveles jerrquicos.

Se desarrollar los captulos siguientes:

Captulo I Introduccin

Captulo II Descripcin General de la Estructura Orgnica

Captulo III Alta Direccin

Captulo IV Directorio

Captulo V Gerencia

Los captulos que describen los distintos niveles jerrquicos de la Empresa contienen los siguientes aspectos bsicos.

Funciones Generales de la unidad orgnica (Departamento u Oficina y Secciones o Unidades) como un todo antes de la descripcin detallada de los distintos cargos con que cuenta.

Organigrama Estructural que presenta la organizacin de cada departamento u Oficina.

Funciones Especficas de cada cargo con mando agrupadas en funciones tcnicas y Administrativas. Las funciones tcnicas describen los aspectos especializados del Departamento u Oficina relacionados con el planeamiento, organizacin, direccin y control que permitir alcanzar un desarrollo gradual del rea de trabajo. Las funciones administrativas describen las actividades principales que corresponden al cargo de acuerdo con los niveles jerrquicos establecidos y el grado de delegacin de autoridad, el cual es importante para ampliar el mbito de influencia para el logro de las metas y objetivos de MACDESA.7.- ACTUALIZACION Y MODIFICACIN DEL MANUAL

La revisin y / o modificacin del Manual debe canalizarse a travs de la Gerencia General. Los cambios y modificaciones que en el futuro se introduzcan a la estructura orgnica es responsabilidad de todo el personal de funcionarios (Jefes, Asesores)y Directivos de la Empresa y slo con su activa participacin ser posible mantener actualizada la organizacin de la misma por efecto de los cambios que se produzcan en su entorno.

CAPITULO II

DESCRIPCIN GENERAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

1. FUNCIONES GENERALES DE MACDESA

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

3. DESCRIPCIN DEL ORGANIGRAMA

4. CODIFICACIN DEL ORGANIGRAMA

CAPITULO II

DESCRIPCIN GENERAL DE ESTRUCTURA ORGANICA

1.- FUNCIONES GENERALES DE MACDESA .-

De acuerdo con su Estatuto corresponde a la Empresa desarrollar las siguientes funciones generales.

a) .Dedicarse al cateo la prospeccin, exploracin, explotacin, desarrollo beneficio, labor general, transporte minero y comercializacin de minerales y sus respectivas sustancias, ya sean en los yacimientos ubicados en sus concesiones mineras y/o en otros yacimientos mineros que obtengan mediante nuevas concesiones mineras y/o contratos mineros o acuerdos

b) .Presentacin de servicios generales y especiales.

c) .Compra y ventas de bienes muebles e inmuebles.

d) .Compra y venta de ropa, alimentos en general, artculos para el hogar, artefactos electrnicos y elctricos, tiles escolares, tiles y mueble de oficinas.

e) Dedicarse a la artesana de oro y plata, etc. Y produccin de artculos de joyera as como a la compra y venta de los mismos.

f) Exportacin e Importacin de bienes, servicios, maquinarias, motores vehculos, computadoras, etc.

g) Procesamiento y comercializacin de piedras ornamentales.

h) La forestacin, reforestacin, arborizacin y otras actividades que tiendan a mejorar el medio ambiente.

i) La adquisicin de productos qumicos para la obtencin y procesamiento del mineral aurfero (confeccin de joyas).

2.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL(Ver Organigrama)

Organigrama Estructural de la Empresa Minera MACDESA

3.- DESCRIPCIN DEL ORGANIGRAMAEl organigrama representa la estructura orgnica de la MACDESA, en la cual se presentan las siguientes unidades orgnicas:

ALTA DIRECCIN JUNTA DE ACCIONISTAS Junta de Accionistas - Comit de Fiscalizacin y Control InternoORGANO DE ADMINISTRACIN - DIRECTORIO

Directorio

- Oficina de Auditoria Interna

ORGANO EJECUTIVO - GERENCIAS

- Gerente de Operacines- Gerente Administrativo

DESCRIPCIN DE LAS UNIDADES ORGANICAS

1. JUNTA DE ACCIONISTAS - Es la autoridad suprema de MACDESA. Sus acuerdos obligan a los dems rganos de la MACDESA y a todos los asociados presentes y ausentes siempre que se hubieren adoptado conforme al Estatuto, reglamentos y disposiciones legales vigentes.

OFICINA DE COORDINACIN E INFORMACIN

Es la unidad de apoyo encargado de mantener una comunicacin permanente con los Delegados para el cumplimiento de sus funciones.

COMIT DE FISCALIZACION Y CONTROL INTERNOEs el rgano responsable de la fiscalizacin de las operaciones de la Empresa. As como de la integridad de sus bienes que constituyen su patrimonio y acta conforme al Estatuto y reglamentos internos. Este comit responde ante la Junta DE Accionistas de sus Actos.2. DIRECTORIOEs el rgano responsable de la marcha administrativa de la Empresa y ejerce su representacin institucional y legal mediante las atribuciones que le confiere la Ley y el Estatuto.

Depende del Directorio las siguientes unidades orgnicas:

Oficina de Auditoria Interna

Gerencia

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Es la unidad de apoyo dependiente del Directorio encargado de efectuar las acciones de control de las operaciones realizadas por la Empresa.

3. GERENCIA GERENTE GENERAL

Es la unidad orgnica responsable de ejercer la representacin administrativa de la Empresa y desarrollar las actividades relacionadas con la planeacin, organizacin, direccin y control de salud y seguridad que brinda la Empresa, de acuerdo con las atribuciones conferidas por el Estatuto y aquellas especiales que le conceda el Directorio mediante el poder.Depende de la Gerencia las unidades siguientes:

- Gerencia Operativa

- Gerencia Administrativa

CAPITULO III

ALTA DIRECCIN

1. JUNTA DE ACCIONISTAS

2. COMIT DE FISCALIZACION Y CONTROL INTERNOJUNTA DE ACCIONISTAS FUNCIONES GENERALES

La Juntan de Accionistas es la autoridad suprema de MACDESA. Sus acuerdos obligan a los dems rganos de MACDESA y a los socios presentes y ausentes siempre que se hubieren adoptado conforme al Estatuto, Reglamento y Dispositivos legales vigentes.

Las Junta General de Socios sern convocadas y presididas por el Presidente del DirectorioSus principales funciones son los siguientes:

a) Aprobar e interpretar su propio Reglamento.

b) Tomar conocimiento de la Memoria Anual de Directorio y de Auditoria, en la fecha establecida.

c) Aprobar en ltima instancia los Estados Financieros de la Empresa, la gestin administrativa del Consejo Directiva.

d) Aprobar en ltima instancia las modificaciones al estatuto de MACDESA.

e) Aprobar la disolucin de la Empresa y nombrar la Comisin liquidadora que asumir esta responsabilidad, de acuerdo al qurum mnimo establecido.

f) Resolver en ltima instancia las aplicaciones de las sanciones impuestas por la Gerencia.

g) Resolver los asuntos que no sean competencia de otros rganos y que sean sometidas a su consideracin de acuerdo a procedimientos internos.

JUNTA DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO

FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES TCNICAS

DIRECTORIO

FUNCIONES GENERALES

El Directorio es el rgano representante de MACDESA y es responsable de la marcha administrativa de acuerdo con lo estipulado en la Ley en el Estatuto y en sus Reglamentos Internos.

Sus principales funciones son:

a) Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, las resoluciones de la Junta de Accionistas, los Reglamentos Internos y sus propios acuerdos.

b) Nombrar, supervisar y remover al Gerente, a los ejecutivos y a los trabajadores.

c) Aprobar modificar e interpretar los Reglamentos internos, excepto los que sean de competencia de la Junta de Accionistas.

d) Presentar y sustentar ante la Junta de Accionistas, los estados financieros y ante el Plan de Desarrollo Anual y sus Presupuestos.

e) Aceptar la dimisin de sus miembros.

f) Aprobar el ingreso, renuncia y exclusin de los socios.

g) Apoyar las medidas necesarias y convenientes que la Gerencia proponga para la ptima realizacin de los fines de la empresa.

h) Adquirir enajenar y/o gravar los bienes y derechos de la Empresa, de acuerdo a las Resoluciones de Junta General de Socios.

i) Fijar, a propuesta del Gerente, los lmites mximos de los gastos para remuneraciones fijas y eventuales.

j) Aprobar en primera instancia, la Memoria y Estados Financieros al 31 de diciembre de cada ao.

k) Denunciar ante la Junta de Accionistas los casos de negligencia o de exceso de funciones en que incurrieran los dems rganos de MACDESA.

l) Designar las comisiones que estime conveniente.

m) Determinar a propuesta del Gerente, los Bancos y/o instituciones Financieras con las cuales de MACDESA realizar sus operaciones.

n) Poner en conocimiento de la Comisin de Fiscalizacin y control interno, dentro del trmino de la distancia, los acuerdos de cada sesin.

o) Delegar determinadas atribuciones al Gerente u otro ejecutivo mediante poder expreso.

p) Delegar al Gerente, mediante poder, la representacin legal de MACDESA en los casos que as lo requiera la marcha empresarial.

q) Poner a disposicin de los socios, mediante los jefes de grupos, el Plan de Desarrollo Anual y sus Presupuestos correspondientes, as como la Memoria, Estados Financieros y la informacin supletoria, por lo menos con OCHO(08) das de anticipacin a la fecha de convocatoria y Juntas

TITULO: PRESIDENTE DEL DIRECTORIO.

RGANO: DIRECTIVO.

APROBADO POR: EL DIRECTORIO Y REPRESENTANTES DE LA JUNTA GENERAL.

1.- RESPONDE: Junta General.

2.- EJERCE AUDITORIDAD Y SUPERVISA A:

- Personal a su cargo

Oficina de auditoria interna

Gerencia

3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

:

Vicepresidente del Directorio

4.- OBJETIVO DEL CARGO

:

Dirigir las actividades de la empresa en concordancia con los objetivos, polticas, planes y presupuestos aprobados, controlando que los recursos de la misma sean utilizados de una manera racional, con un criterio de eficiencia, que redunde en una mayor productividad y procure bienestar para los asociados.

5.- FUNCIONES TCNICAS

:

5.1Ejercer la representacin legal de la empresa.

5.2Convocar y presidir las sesiones de Directorio.

5.3suscribir con el secretario la correspondencia oficial y los actos jurdicos en los que intervenga la empresa como parte.

5.4Dirimir los empates en las votaciones de las sesiones de las asambleas generales y del directorio.

5.5visar los balances mensuales y otros estados financieros y disponer su publicacin.

5.6supervisar el cumplimiento de los planes y programas.

5.7firmar todo documento que implique obligaciones de pago y contrato, conjuntamente con el Gerente.

5.8remitir a la comisin de fiscalizacin copia de los acuerdos del directorio.

5.9formular con el gerente el plan de desarrollo anual y los presupuestos correspondientes en base a los objetivos y polticas aprobados por el directorios.

5.10evaluar y proponer al directorio la aprobacin de los estados financieros de la gestin realizada, en primera instancia.

5.11redactar la memoria anual y presentarla a la Junta de Accionistas5.12dirigir y controlar el desarrollo de las actividades de la empresa que conlleven al logro de los objetivos establecidos, polticas, planes y presupuesto aprobado y disponer las medidas correctivas que sean necesarias.

5.13Disponer la realizacin de auditorias al trmino del ejercicio y exmenes especiales de la gestin cuando lo considere pertinente.

5.14proponer al directorio el nombramiento del gerente, ejecutivos y trabajadores, as como su cese de acuerdo a la ley

5.15informar al directorio sobre el ingreso, renuncia o exclusin de los socios para su aprobacin.

5.16efectuar las dems funciones que le encomiende el Presidente del directorio.

TITULO: VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO. RGANO DIRECTIVO

APROBADO POR: EL DIRECTORIO

1.- RESPONDE ANTE

:

Presidente del Directorio2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A

:

Personal a su cargo


:

Apoyar en la ejecucin de las actividades institucionales conducentes al logro de los objetivos, polticas, planes y presupuestos aprobados y asumir la presidencia del Comit especializado y otras funciones que le encomiende el Directorio.


:

4.1asistir a las sesiones del directorio y actuar como vicepresidente.

4.2firmar el libro de actas por la asistencia a las sesiones.

4.3reemplazar al presidente del directorio, interinamente, con todas las facultades, deberes y funciones de ste en los casos de licencia y/o ausencia autorizada por el directorio.

4.5coordinar con los dirigentes estamentos la presentacin de los informes de gestin realizada en el ejercicio terminado y preparar la memoria anual.

4.6supervisar el normal funcionamiento de MACDESA.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

FUNCIONES GENERALES

La oficina de Auditoria Interna es la unidad de apoyo encargada de efectuar las acciones de control sobre la gestin institucional de acuerdo a un plan de trabajo debidamente aprobado por el Directorio.

Las principales funciones son las siguientes:

a) Formular los objetivos, polticas, planes y metas referidos a las acciones de control de la gestin EMPRESARIAL, en coordinacin con el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General para su aprobacin.

b) Elaborar el presupuesto de la oficina a su cargo en concordancia con las polticas establecidas por el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto y alcanzarlo a sta para su consolidacin.

c) Ejecutar la implementacin de los objetivos, polticas, planes, metas y presupuestos aprobados para la oficina y evaluar peridicamente su cumplimiento de acuerdo a lo aprobado, informando a la Gerencia General y al Presidente del Directorio.

d) Ejecutar las medidas correctivas cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

e) Efectuar las acciones de control que permitan verificar la custodia y exactitud de los fondos, a conformidad de los registros contables y al razonabilidad de la informacin financiera.

f) Efectuar exmenes especiales que permitan conocer la calidad de la gestin administrativas y rendimiento de los recursos y proponiendo las medidas correctivas ms adecuadas.

g) Controlar el grado de avance del presupuesto anual de MACDESA informando sobre los excesos producidos.

h) Asesorar a la Comisin de Fiscalizacin y control interno en los asuntos de su competencia, as como a la Gerencia General y al Concejo Directivo cuando lo soliciten.

i) Informar permanentemente a la Presidencia del Directorio sobre los asuntos tcnicos y administrativos de la oficina.

1.- RESPONDE ANTE:

Presidente del Directorio

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA:

Auditor que se designe.

3.- OBJETIVO DEL CARGO:

Efectuar las acciones de control de la gestin empresarial mediante procedimientos de auditoria que permitan verificar la razonabilidad de las operaciones contables y administrativas, identificando las desviaciones y emitiendo las recomendaciones del caso.

4.- FUNCIONES TCNICAS:

4.1Formular los objetivos, polticas, planes y metas relacionados con las acciones de control interno de la gestin as como de los procedimientos administrativos, en coordinacin con el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General para su consolidacin y aprobacin por los niveles correspondientes.

4.2Elaborar el presupuesto de la oficina a su cargo en concordancia con las polticas establecidas por el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto y alcanzarlo a sta para su consolidacin.

4.3Dirigir y controlar la implementacin de los objetivos, polticas, planes, metas y presupuestos aprobados para la oficina a su cargo, as como las disposiciones dadas por el Concejo Directivo.

4.4Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con las acciones de control interno se efecten de acuerdo con los planes previstos, presupuestos aprobados informando sobre su cumplimiento al Presidente del Directorio.

4.5Ejecutar las medidas correctivas necesarias cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

4.6Efectuar arqueos de caja inopinados a la caja general de MACDESA.

4.7Revisar los registros contables, conciliaciones, estado de movimientos de fondos y otros, para verificar la existencia de los fondos de la Empresa.

4.8Emitir opinin sobre la razonabilidad de la informacin contable y financiera presentada por el Departamento de contabilidad, informando al Presidente del Directorio.

4.9Realizar exmenes especiales de comprobacin de las normas legales, objetivos, polticas, planes y presupuestos aprobados.

4.10Evaluar el rendimiento de los recursos financieros que se realiza la empresa

4.11Evaluar, trimestralmente, la ejecucin del presupuesto del ejercicio informando sobre el grado de cumplimiento, la aplicacin de los recursos, al Presidente del Directorio.

4.12Asesorar a la Comisin de Fiscalizacin y control interno en los aspectos contables, financieros y administrativos para el cumplimiento de su labor de fiscalizacin.

4.13Absolver las consultas que les formulen los rganos pertinentes, sobre los aspectos legales, contables y administrativos de las operaciones que realiza la Empresa.

4.14Determinar la razonabilidad de los principios y prcticas contables aplicados en el registro de las operaciones y la preparacin de las Estados Financieros de la Empresa.

4.15Evaluar las normas de control interno, Reglamentos y disposiciones dadas y recomendar las medidas correctivas para mejorar la eficiencia y efectividad de las operaciones.

4.16Supervisar los procesos de toma de inventarios de los bienes muebles, equipos y otros pertenecientes a la Empresa, ubicados en sus diferentes reas.

4.17Evaluar la legalidad de los contratos de trabajo, arrendamientos y convenios de terceros, suscritos, recomendando las medidas correctivas necesarias

CAPITULO V

ORGANO EJECUTIVO

GERENCIA GENERAL

GERENCIA OPERATIVA

ORGANO EJECUTIVO

GERENCIA GENERALProfesional con amplia experiencia en manejo de Empresas Mineras y/o Accionista capacitado y con experiencia.JEFE SUPERIOR:Presidente del Directorio

SUPERVISA A

:- Gerente de Operaciones

- Gerente de Administracin

rea de Seguridad y Medio Ambiente

rea de Vigilancia y Proteccin Interna

FUNCIONES:

1. Responsable directo del manejo de la Empresa Minera

2. Coordinacin directa con el Gerente de Operaciones y Gerente Administrativo

3. Responsable del rea de Seguridad y Medio Ambiente

4. Responsable del rea de Vigilancia y Proteccin Interna

5. Delega funciones y responsabilidades a los Gerentes de Operaciones y Administracin.

6. Asistencia permanente a las reuniones de Directorio con su equipo de trabajo (Gerente Operaciones, Gerente de Administracin)

7. Otras funciones encargadas por el Directorio de la Empresa.

PARTE OPERATIVA

GERENTE DE OPERACIONES

Ingeniero de Minas, especialista en minado y diseo de operaciones.

Jefe mximo despus de la Gerente General

JEFE SUPERIOR:Gerente General

SUPERVISA A

:- Jefe de Geologa y Topografa

- Jefe de Mina

- Jefe de Planta

FUNCIONES:

1. Planeamiento de Minado (Proyecciones y avances)

2. Produccin por reas

3. Suministros

4. Organizacin funcional por reas (Redistribucin de Guardias)

5. Recepcin de informes de los Jefes de reas. Del Jefe de Geologa, del Jefe de Minas y del Jefe de Planta.

6. Emite y reporta informes a la Gerencia General.

7. Otras labores encargadas por el Gerente General.

JEFE DE GEOLOGA Y TOPOGRAFA

Ingeniero Gelogo, con amplia experiencia en yacimientos aurferos en minera subterrnea

JEFE SUPERIOR:Gerente de Operaciones

SUPERVISA A:- Ingeniero asistente de geologa

Topgrafos y otros

FUNCIONES:

1. Levantamiento de planos

2. Cubicar Reservas

3. Levantamiento topogrfico de labores Mineros por da.

4. Supervisa labores Mineras (Estructuras Geolgicas)

5. Coordinacin permanente con el Ingeniero de Minas

6. Otras labores encargadas por la Gerencia de operaciones.

7. Emite y reporta informes a la Gerencia de Operaciones.

JEFE DE MINAS

Ingeniero de Minas, con amplia experiencia en yacimientos aurferos en minera subterrnea


SUPERVISA A

:Jefes de guardia (03)

FUNCIONES

:

1. Responsable de la Produccin de las reas en la Mina

2. Deber cumplir con todas los mandatos de los manuales de seguridad Minera

3. Esta obligado a cumplir con todas reglas de seguridad dispuestas y esta comprometido a desarrollar la actividad minera preservando el medio ambiente en todos sus aspectos.

4. Directo responsable del cumplimiento de los objetivos y programas se explotacin encomendados por el gerente de operaciones.

5. Supervisara en forma diaria las labores de explotacin y desarrollo.

6. Responsable directo de coordinar en cada turno con los jefes de guardia

7. Coordinacin permanente con el Ingeniero Jefe de Geologa, sobre los avances

8. Emite y reporta informes a la Gerencia de Operaciones

9. Otras labores encargadas por la Gerencia de Operaciones.JEFE DE PLANTA

Ingeniero de Metalurgista, con amplia experiencia en metalurgia del oro


SUPERVISA A

:- Jefes de guardia (02)

- Jefe de Laboratorio

FUNCIONES

:

1. Responsable directo de la produccin de planta

2. Emite el reporte diario de leyes de produccin de mineral

3. Coordinacin permanente con el jefe de guardia y laboratorio.

4. Coordina con jefe de mina

5. Otras tareas encargadas por el jefe de operaciones.

TITULO: AUXILIAR DE GERENCIA

OFICINA: GERENCIA GENERAL

APROBADO POR: EL DIRECTORIO

1.- RESPONDE ANTE:

Gerente General.

2.- CARGO QUE LO REEMPLAZA:

Auxiliar que se designe


Recibir la correspondencia dirigida a la Empresa y distribucin a las oficinas, as mismo, recibir y despachar la documentacin y encomiendas dirigidos a las instituciones y filiales.


4.1 Recepcionar los documentos dirigidos a la oficina la correspondencia recibida.

4.2 Presentar al Jefe de la Oficina la correspondencia recibida.

4.3 Preparar el pedido de tiles de escritorio para la oficina y presentarlo al Almacn, debidamente autorizado por su Jefe inmediato superior.

4.4 Llevar el control del inventario de mueles y equipos a su cargo.

4.5 Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de los equipos e instalaciones de la oficina cuando observe algn deterioro o desperfecto.

4.6 Velar por la seguridad de los documentos, archivos e informacin de carcter reservado e observe informar cuando observe algn faltante.

4.7 Recepcionar la correspondencia hasta que se remita a las oficinas usuarias con el cargo de entrega.

4.8 Clasificar y registrar la correspondencia recibida y distribuirlas a las oficinas destinatarias.

4.9 Custodiar la correspondencia hasta que se remita a las oficinas usuarias con el cargo de entrega.

4.10 Recibir la correspondencia dirigida a instituciones y Filiales y coordinar con el Dpto. de Administracin su despacho oportuno.

4.11 Atender al pblico en las consultas que le formulen sobre el trmite documentario.

4.12 Efectuar las dems funciones tcnicas que se le encomiende.

OFICINA DE ASESORIA LEGAL

FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES TCNICAS Y ADMINISTRATIVAS

OFICINA DE ASESORIA LEGAL

FUNCIONES GENERALES

La Oficina de Asesora Legal es la unidad de asesora dependiente de la Gerencia General, responsable de conducir los procesos judiciales que forme parte la Empresa interpretar y emitir opinin sobre dispositivos legales y normas, y brindar servicio de asesora y consultora legal a la Empresa.Sus principales funciones son:

a) Formular los objetivos, polticas, planes y metas referidos a las actividades relacionadas con la oficina, en coordinacin con el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto y presentarlo a la Gerencia General para su aprobacin.

b) Elaborar el presupuesto de la oficina en concordancia con los objetivos y polticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto para su consolidacin.

c) Dirigir y controlar la implementacin de los objetivos polticas, planes, metas y presupuesto aprobados para la oficina, as como las directivas formuladas por el Concejo Directivo y la Gerencia General.

d) Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con la Oficina se efecte de acuerdo con el Plan de Desarrollo, as como con los objetivos, polticas, metas y presupuesto establecidos, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General.

e) Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su aplicacin cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

f) Brindar asesoramiento legal a la Gerencia General y Directorio en el tratamiento de los asuntos contenciosos que afecten los intereses de la Empresa.

g) Interpretar las normas legales y emitir opinin legal sobre los asuntos internos que afecten la imagen y la gestin institucional.

h) Patrocinar a la Empresa en las denuncias, demandas y juicios presentados por terceros.

i) Representar a la Empresa en las audiencias y juicios en la que corresponda litigar.

j) Proponer y ejecutar las transacciones extrajudiciales de los juicios en curso, de acuerdo a las disposiciones del Directorio.

k) Participaren en las Juntas y emitir opinin legal sobre los asuntos tratados, cuando lo soliciten los asociados y delegados.

1.-RESPONDE ANTE

Gerencia General

2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A :

Personal a su cargo


Persona que se designe.


Brindar asesora legal, a los socios, Concejo Directivo y Gerencia General, y representar a la Empresa en las audiencias de los juicios vigentes.


5.1Formular los objetivos, polticas planes y metas a las actividades relacionados con su rea funcional, en coordinacin con el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto.

5.2Presentar a la Gerencia General los objetivos, polticas, planes y metas elaborados para su aprobacin.

5.3Elaborar el presupuesto de la Oficina a su cargo de acuerdo con los objetivos y polticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto para su consolidacin.

5.4Dirigir y controlar la implementacin de los objetivos, polticas, planes, metas y presupuestos aprobados para la oficina a su cargo, as como las directivas dispuestas por el Directorio y la Gerencia General.

5.5Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con su rea funcional se efecten de acuerdo con el Plan de Desarrollo y los objetivos, polticas, metas y presupuesto establecido, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General.

5.6Disponer las medidas correctivas necesarias cuando observe desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

5.7Atender las consultas legales que formule el Directorio y la Gerencia General recomendando las acciones ms convenientes para la Empresa.

5.8Asesorar al Directorio sobre el curso de los procesos judiciales, recomendando alternativas viables y convenientes para su pronta culminacin.

5.9Tomar conocimiento de las notificaciones de los juzgados sobre nuevas denuncias y procesos judiciales en curso y ejecutar las acciones inmediatas que corresponda.

5.10Elaborar los informes requeridos por los juzgados en los juicios seguidos contra la Empresa, en coordinacin con el Gerente General.

5.11Representar a la Empresa en las audiencias y juicios seguidos contra la Empresa y fundamentar la posicin que conlleve a obtener una sentencia favorable.

5.12Proponer las transacciones extrajudiciales cuando observe en el litigante contrario la voluntad de transar y ejecutar las acciones autorizadas.

5.13Solicitar el pago de las costas judiciales, transacciones, indemnizaciones y / o adelantos correspondientes a los juicios en curso, de acuerdo a las sentencias consentidas dispuestas por los juzgados.

5.14Mantener un registro actualizado de los juicios en curso con mencin de la situacin en que se encuentra, informando a la Gerencia General sobre el avance de los mismos.

5.15Velar por la seguridad de los expedientes judiciales y de la documentacin sustentatora a cargo de la Oficina.

5.l6Emitir opinin legal sobre la aplicacin de normas legales y sobre los asuntos internos que ponga a su consideracin la Gerencia General y / o el Directorio, recomendando las acciones a tomar.

5.17Interpretar las normas legales de reciente vigencia e informar a la Gerencia General sobre las implicancias en la gestin institucional.

5.18Redactar cartas notariales a los asociados y terceros sobre los asuntos relacionados con la gestin institucional, dispuestos por el Presidente del Directorio y / o Gerencia General.

5.19Participar en las asambleas como invitado y emitir opinin legal sobre los asuntos que le soliciten los asociados y delegados asistentes.

5.20Elaborar los convenios de terceros y contratos de arrendamiento solicitados por el Presidente del Directorio.

5.21Participar en la apertura de cartas declaratorias de beneficiarios de los asociados fallecidos y dar f de los herederos que recibirn los auxilios que brinda la Empresa.

5.22Informar permanentemente a la Gerencia General sobre los aspectos tcnicos y administrativos de la oficina a su cargo.

efectuar las dems funciones tcnicas que le asigne el Gerente General y coordinar con l los asuntos que sobrepasen el lmite de su autoridad.

6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

6.1Programar y realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo, promoviendo la eficiencia y el mximo rendimiento de los recursos humanos asignados.

6.2Supervisar que el personal a su cargo cumpla con sus funciones, procedimientos, polticas y normas establecidas.

6.3Actuar como miembro en los comits que se forme en la Empresa, cuando se le designe.

6.4Evaluar al personal a su cargo, proponiendo las contrataciones, promociones, cambios o despidos del personal.

6.5Proponer cursos o programas de capacitacin para el personal de la oficina a su cargo, orientados a su perfeccionamiento tcnico, de acuerdo al presupuesto aprobado.

6.6Proponer los cambios en la estructura orgnica, normas procedimientos, formularios y descripcin de puestos de la oficina a su cargo, coordinando con la Gerencia General.

6.7Visar los comprobantes u rdenes de pago de los asuntos directamente relacionados con su rea funcional.

6.8Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo.

6.9Visar el trabajo de horas extras y / o trabajos extraordinarios del personal de la oficina a su cargo.

6.10Aprobar el rol de vocaciones anuales, as como las modificaciones necesarias del personal de la oficina a su cargo.

6.11Aprobar y controlar los pedidos de mobiliario, equipos de oficina y tiles de escritorio que requiera el personal de la oficina a su cargo.

6.12Reemplazar al funcionario que designe la Gerencia General o el Directorio.

6.13Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, de acuerdo a las facultades conferidas por la Gerencia General, el Directorio y / o dispositivos legales.

6.1 Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne el Gerente General y coordinar con l los asuntos que sobre pasen el lmite de su autoridad.

ASISTENTE DEL AREA DE ASESORIA LEGAL

1.- RESPONDE ANTE:

Jefe Oficina de Asesora Legal.


Secretario que se designe.


Brindar apoyo secretarial y realizar las actividades relacionados con la gestin legal.


4.1Recepcionar los documentos incluyendo notificaciones judiciales, dirigidos a la oficina e inscribirlo en el registro correlativo de acuerdo a su clasificacin.

4.2Presentar a su Jefe inmediato superior la correspondencia recibida y coordinar con el la atencin de la misma.

4.3Tomar dictado y tipear las cartas, oficios, mencionados de la oficina y distribuirlos a quien corresponda en la oportunidad requerida.

4.4Mantener debidamente actualizado el archivo de la documentacin emitida y recibida, expedientes y convenios de la oficina.

4.5Atender las llamadas telefnicas que realicen a la oficina sobre los procesos judiciales.

4.6Atender a los asociados y familiares cuando requieran los servicios de asesora legal.

4.8Preparar el pedido de tiles de escritorio para la oficina y presentarlo al almacn, debidamente autorizado por su Jefe inmediato superior.

4.9Aperturar los expedientes de los juicios vigentes, as como de los convenios de terceros y otros asuntos de suma importancia para la oficina.

4.10Llevar el control del inventario de muebles y equipos asignados a la oficina, as como de los expedientes falsos, debidamente foliados.

4.11Solicitar el mantenimiento y / o reparacin de los equipos e instalaciones de la oficina cuando observe algn deterioro o desperfecto por la seguridad de los documentos, archivos e informacin de carcter reservado e informar cuando observe algn faltante.

4.12Controlar el cierre de la llave de agua, el apagado de la energa elctrica y equipos electrnicos, y verificar la seguridad de la oficina antes de retirarse.

4.13Pagar en el Palacio de Justicia los derechos judiciales relacionados con los juicios en curso.

4.14Efectuar los depsitos de consignaciones judiciales dispuestas por los Juzgados en el Banco de la Nacin.

4.15Emitir los convenios de terceros, y contratos y obtener las firmas autorizadas.

4.13 Gestionar ante la Notara Pblica designada la remisin de cartas notariales a sus destinatarios, as como la legalizacin de copias.

4.14 Solicitar a los Registros Pblicos la expedicin de copias literales, vigencia de mandatos y otros documentos necesarios para la gestin legal.

4.15 Mantener actualizado el archivo de normas legales publicadas en el Diario El Peruano.

4.16 Integrar las comisiones de trabajo que le designe.

4.17 Efectuar las dems funciones tcnicas que se le recomiende.

4.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SEGN EL ORGANIGRAMA (ver organigrama general)

FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES TCNICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

FUNCIONES GENERALES

El Departamento de Servicios Administrativos es la unidad de lnea dependiendo de la Gerencia General, encargado de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la conduccin de personal, el abastecimiento de bienes y servicios, la seguridad interna y externa de la sede central, el mantenimiento y limpieza de la sede central, el servicio de hospedaje y el alquiler de oficinas.

Sus principales funciones son:

a) Formular los objetivos, polticas, planes y metas referidos a las actividades relacionadas con presentarlo a la Gerencia General para su aprobacin.

b) Elaborar el presupuesto del Departamento a su cargo en concordancia con los objetivos y polticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto para su consolidacin.

c) Dirigir y controlar la implementacin de los objetivos, polticas, planes metas y presupuesto aprobados para el Departamento, as como las directivas formuladas por el Directorio y la Gerencia General.

d) Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con su rea funcional se efecten de acuerdo con el Plan de Desarrollo, as como con los objetivos, polticas, metas y presupuesto establecidos, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia.

e) Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su aplicacin, cuando se observen desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

f) Ejecutar las acciones pertinentes para la seleccin, contratacin y desarrollo del personal de la Empresa.

g) Efectuar las adquisiciones de bienes y/o servicios y su almacenamiento cumpliendo lo sealado en el Programa de Abastecimiento y de acuerdo con las normas, procedimientos y dispositivos legales vigentes.

h) Realizar las acciones necesarias para lograr y mantener un adecuado nivel de relaciones laborales en la Empresa, de acuerdo a la poltica aprobado, mediante un afectivo canal de comunicacin, actividades recreativas y de bienestar familiar.

i) Desarrollar programas de capacitacin para el personal de la Empresa.

j) Supervisar el normal funcionamiento del sistema de seguridad y vigilancia de la sede principal.

k) Supervisar el mantenimiento de los inmuebles, equipos e instalaciones de la Empresa del acuerdo al Programa establecido, as como de la limpieza permanece de sus instalaciones.

l) Controlar el servicio de hospedaje as como el alquiler de las oficinas disponibles.

m) Asesorar permanentemente a la Gerencia General en los asuntos tcnicos de su rea funcional facilitndole la informacin necesaria para la toma de decisiones.

n) Informar permanentemente a la Gerencia General sobre los asuntos tcnicos administrativos de su Departamento.

4.1.- RESPONDE ANTE:

Gerencia General

4.2.- EJERCE AUTORIDAD Y SUPERVISA A

Personal a su cargo

Archivo General

Seccin Seguridad

Seccin Mantenimiento y Limpieza

4.3.- CARGO QUE LO REEMPLAZA

Funcionario que se designe.

4.4.- OBJETIVO DEL CARGO:

Administrar los recursos humanos de la Empresa as como los recursos materiales y su almacenamiento y servicios relacionados con la seguridad, mantenimiento y limpieza, procurando que estos desarrollen con eficiencia y eficacia hacia el cumplimiento de los objetivos, polticas, planes y presupuestos establecidos.


5.1Formular los objetivos, polticas, planes y metas referidos a las actividades relacionadas con su rea funcional, en coordinacin con el Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto.

5.2Presentar a la Gerencia General los objetivos, polticas, planes y metas elaboradas para su aprobacin.

5.3Elaborar el presupuesto del Departamento a su cargo con los objetivos y polticas financieras y presentarlo al Departamento de Finanzas, Planificacin y Presupuesto para su consolidacin.

5.4Dirigir el controlar la implementacin de los objetivos, polticas, planes, metas y presupuestos aprobados para el Departamento as como las directivas dispuestas por el Directorio y la Gerencia General.

5.5Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con su rea funcional se efecten de establecidos, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General.

5.6Disponer las medidas correctivas necesarias cuando observe desviaciones y / o incumplimiento de lo planificado.

5.7Llevar a cabo el proceso de reclutamiento, contratacin y desarrollo de personal de acuerdo a los procedimientos, polticas, normas legales vigentes y disposiciones dadas por la Gerencia General.

5.8Supervisar el control de asistencia del personal as como la elaboracin de la planilla de remuneraciones y el pago de la misma en la oportunidad requerida por los dispositivos legales.

5.9Proponer y revisar permanentemente la categorizacin de los puestos de la Empresa y la estructura de remuneraciones de acuerdo con las polticas establecidas.

5.10Elaborar y actualizar el cuadro de asignacin de personal de las oficinas y reas funcionales, informando a la Gerencia General.

5.11Conducir y controlar el proceso de evaluacin de personal, en la oportunidad establecida de acuerdo a los procedimientos y recomendar las medidas pertinentes para optimizar la productividad de los recursos humanos.

5.12Elaborar las liquidaciones del personal que cesa en sus labores en la Empresa.

5.13Realizar las acciones necesarias para lograr y mantener un adecuado nivel de relaciones laborales con el personal de la empresa, de acuerdo a la poltica aprobada.

5.14Evaluar y atender los adelantos de sueldos y prstamos que solicite el personal de acuerdo a su disponibilidad de pago, manteniendo el control de los descuentos en su cuenta corriente.

5.15Solicitar la contratacin y / o renovacin de las plizas de seguro para proteger los inmuebles, bienes, equipos y otros dispuestos por los dispositivos legales vigentes.

5.16Elaborar y proponer el Plan Anual de Recreacin que considere las actividades sociales, culturales, deportivas y de recreacin dirigidas al personal y sus familiares directas.

5.l7Organizar las actividades programadas en el Plan Anual de Recreacin as como los actos oficiales de la Empresa, y designar las comisiones de apoyo integrados por el personal.

5.18Revisar y actualizar el Reglamento Interno de trabajo y controlar su cabal cumplimiento en la Empresa.

5.19Gestionar ante Essalud los recuperos de las prestaciones de salud.

5.20Elaborar y ejecutar el programa de vacaciones tiles para los hijos del personal de la Empresa y controlar su desarrollo.

5.21Elaborar el Plan Anual de Capacitacin orientado al perfeccionamiento tcnico del personal y ejecutarlo de acuerdo al presupuesto aprobado, a las polticas y normas establecidas.

5.22Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones valorizado en base a las necesidades de bienes y servicios de las oficinas y supervisar que se efecten las adquisiciones de acuerdo a lo programado y a las normas, procedimientos y dispositivos legales vigentes.

5.23Supervisar el correcto funcionamiento de la Seccin Almacn y el cumplimiento de las normas y procedimientos, para el control de los bienes internados.

5.24Supervisar el cumplimiento del Programa de Seguridad y Vigilancia de la sede principal.

6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

6.1Programar y realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo, promoviendo la eficiencia y el mximo rendimiento de los recursos humanos asignados.

6.2Supervisar que el personal a su cargo cumpla con sus funciones, procedimientos, polticas y normas establecidas.

6.3Actuar como miembro en las comisiones o comits que se forme en la Empresa, cuando se le designe.

6.4Evaluar al personal a su cargo, proponiendo a la Gerencia General las contrataciones, promociones, cambios o despidos del personal

6.5Proponer a la Gerencia General cursos o programas de capacitacin para el personal del Departamento a su cargo, orientados a su perfeccionamiento tcnico, de acuerdo al presupuesto aprobado.

6.6Proponer a la Gerencia General los cambios en la estructura orgnica, normas procedimientos, formularios y descripcin de puestos del Departamento a su cargo.

6.7Visar los comprobantes u rdenes de pago de los asuntos directamente relacionados con su rea funcional.

6.8Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo.

6.9Visar el trabajo de horas extras y / o trabajos extraordinarios del personal del Departamento a su cargo.

6.10Aprobar el rol de vacaciones anuales, as como las modificaciones necesarias del personal del Departamento a su cargo.

6.11Aprobar y controlar los pedidos de mobiliario, equipos de oficina y tiles de escritorio que requiera el personal del Departamento a su cargo.

6.12Reemplazar al funcionario que designe la Gerencia General o el Concejo Directorio.

6.13Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, de acuerdo a las facultades conferidas por la Gerencia General, Concejo Directorio y / o dispositivos legales.

6.14 Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne la Gerencia General y coordinar con l los asuntos que sobrepasen el lmite de su autoridad.

SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1.- RESPONDE ANTE:

Jefe Departamento de Servicios Administrativos


Secretaria que se designe.


Brindar apoyo secretarial y ejecutar las actividades relacionados con el servicio de hospedaje alquiler de oficinas y otros que le asigne.


4.1Recepcionar los documentos dirigidos a la oficina e inscribirlo en el registro correlativo de acuerdo a su clasificacin.

4.2Presentar a su Jefe inmediato superior la correspondencia recibida y coordinar con l la atencin de la misma.

4.3Tomar dictado y tipear las cartas, oficios, memorandos de la oficina y distribuirlos a quin corresponda en la oportunidad requerida.

4.4Mantener debidamente actualizado el archivo de la documentacin emitida y recibida de la oficina, file de inquilinos y otros documentos a su cargo.

4.5Atender las llamadas telefnicas que realicen los socios y proveedores sobre asuntos de la oficina.

4.6Atender a los socios y Delegados en los servicios de hospedaje, alquileres y otros que se brinda, as como en los asuntos de la oficina.

4.7Mantener el orden en la oficina y controlar la limpieza diaria de los ambientes.

4.8Preparar el pedido de tiles de escritorio para la oficina y presentarlo al almacn, debidamente autorizado por su jefe inmediato superior.

4.9Aperturar los legajos para el personal que labora en la Empresa as como para los asuntos de suma importancia que se ventilen en la oficina.

4.10Llevar el control del inventario de muebles y equipos asignados a la oficina.

4.11Solicitar el mantenimiento y / o reparacin de los equipos e instalaciones de la oficina cuando observe algn deterioro y desperfecto.

4.12Velar por la seguridad de los documentos, archivos e informacin de carcter reservado a su cargo e informar a su Jefe inmediato superior cuando observe algn faltante.

4.13Controlar el cierre de la llave de agua, el apagado de la energa elctrica y equipos electrnicos, y verificar la seguridad de la oficina antes de retirarse.

4.14Preparar y pagar los aportes de la AFP, CTS y servicios pblicos en el plazo establecido ante las entidades que corresponda.

4.15Emitir el comprobante de pago para la cobranza del servicio de hospedaje, alquiler de oficinas y auditorio, concesiones de descuentos, sea el crdito o al contado.4.16Verificar mensualmente el cumplimiento en el pago de la merced conductiva del inquilino, arbitrios municipales, servicios de agua, luz, telfono e informar cuando ocurra retrasos.

4.17Llevar en forma actualizada el control de cuenta corriente de inquilinos, registro de venta y del hospedaje.

4.18Apoyar en las labores de organizacin de charlas de capacitacin actos oficiales y aquellos autorizados por la Gerencia General y / o Presidencia del Concejo Directorio e integrar las comisiones que se le asigne.

4.19Hacer de conocimiento de los funcionarios y trabajadores las comunicaciones dispuestos por la Gerencia General o Presidencia del Directorio.

4.20Llevar el control del consumo de energa elctrica, agua y telfono que ocasionan las diferentes oficinas de la sede principal.4.21 Disponer la ejecucin de gestiones ante las entidades pblicas y privadas y remitir la correspondencia que las oficinas encarguen para diferentes destinatarios.4.22 Presentar las facturas y recibos para el descuento de terceros a los inquilinos de la Empresa, al Departamento de Finanzas Planificacin y Presupuestos, as como los descuentos por sobre de pago a los socios

por servicios de hospedaje.4.23 Preparar y entregar a auditoria interna y auditoria externa la informacin que autorice la Gerencia General, en el plazo requerido.4.24 Emitir los vales de adelantos de sueldos o de movilidad cuando lo solicite el personal o Delegados respectivamente.4.25 Efectuar las dems funciones tcnicas que le encomiende su Jefe inmediato superior.

DPTO / OFICINA

APROBADO POR

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

RESPONDE ANTE

El Jefe Departamento de Servicios Administrativos


Persona que se designe


Ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la gestin de personal, del abastecimiento de bienes y servicios y otros que se le asigne.


4.1 Redactar y tipear los memorandos, cartas e informes relacionados con las funciones a su cargo y distribuirlos a quien corresponda en la oportunidad requerida.

4.2 Controlar diariamente la asistencia del personal rentado y de apoyo e informar sobre las ausencias y la razn de las mismas.

4.3 Elaborar los contratos de trabajo y de locacin de servicios as como las ampliaciones que corresponde, de aquellos trabajadores autorizados por la Gerencia General, e inscribirlo ante el Ministerio de Trabajo los contratos respectivos.

4.4 Verificar el vencimiento de los contratos del personal que labora en la Empresa y preparar el informe correspondiente con 3 semanas de anticipacin.

4.5 Elaborar, quincenalmente, la planilla de remuneraciones del personal rentado, as como las planillas de los Directivos de los diversos estamentos y de los Delegados y hacer los seguimientos para la autorizacin y pago de las mismas.

4.6 Mantener debidamente actualizado y ordenado los legajos del personal que labora en la Empresa, tomando en cuenta las recomendaciones de los auditores.

4.7 Emitir las liquidaciones de CTS del personal rentado con contrato a Plazo Fijo e Indeterminado en los meses que corresponda y cuando termine el vnculo laboral, de acuerdo a los clculos ejecutados.

4.8 Realizar gestiones ante las AFP, ESSALUD y otras Instituciones sobre asuntos relacionados con el personal.

4.9 Remitir los formatos de evaluacin del personal a los Jefes de Oficina, Dpto. y Directivos con personal a cargo y coordinar la culminacin de la evaluacin del personal en periodos semestrales, y en el perodo de prueba en caso de nuevo personal.

4.10 Hacer de conocimiento del personal rentado y apoyo las comunicaciones y/o directivas dispuestas por la Gerencia General y/o Directorio.

4.11 Llevar en forma actualizada el control de cuenta corriente del personal e informar de sus saldos deudores cuando solicite adelantos de sueldos, prstamos o se produzca su cese.

4.12 Solicitar y recepcionar los recibos de honorarios profesionales del personal de apoyo y preparar la planilla quincenal correspondiente.

4.13 Elaborar el rol de vacaciones del personal rentado de acuerdo a lo informado y coordinar su ejecucin oportuna.

4.14 Atender las llamadas telefnicas que realicen los proveedores.

4.15 Recepcionar los requerimientos de compra que formulen las oficinas y obtener la autorizacin correspondiente de la Gerencia General y/o Presidencia del Directorio.

4.16 Solicitar las cotizaciones a los proveedores registrados y preparar el cuadro de la buena pertinente, elevndolo a la Gerencia General para su evaluacin y adjudicacin de la buena pro.

4.17 Emitir las rdenes de comprar a los proveedores por las adquisiciones aprobados por la Gerencia general y la Presidencia del Directorio y entregarlos oportunamente, coordinando su atencin oportuna.

4.18 Elaborar y mantener actualizado el Registro de Proveedores identificando sus datos bsicos y los artculos que suministra.

4.19 Controlar que los artculos comprados ingresen al almacn y que este emita la Nota de Ingreso correspondiente con la conformidad del caso.

4.20 Efectuar las adquisiciones directas de bienes por montos de menor cuanta de acuerdo a lo establecido.

4.21 Informar al Dpto. de contabilidad sobre las adquisiciones de bienes muebles efectuados, sealando los datos necesarios para su registro y codificacin correspondiente para su activacin.

4.22 Apoyar en las labores de organizacin de los eventos y actos oficiales de la Empresa e integrar las comisiones que se le designe.

4.23 Efectuar las dems funciones tcnicas que le encomiende su Jefe Inmediato superior.

3 JEFES DE GUARDIA

MANTENIMIENTO

JEFE DE MINA

PLANTA

MINA

GEOLOGA

ALMACEN

CAJA

JEFE DE PERSONAL

CONTABILIDAD

LOGISTICA

GERENTE OPERACIONES

S.S.M.A.

GERENTE ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL

VIGILANCIA Y PROTECCIN INTERNA

AUDITORIA Y ASESORIA LEGAL

DIRECTORIO

JUNTA DE ACCIONISTAS

Ingenieros Consultores Mineros [email protected]

macdesa manual org func

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