Elastix Smart Assistant Manual de usuario

Objetivo: Permitir al usuario la configuracin inicial de Smart Assistant en su

Smartphone.

Descripcin:

Smart Assistant es una aplicacin para Smartphone que permite realizar la asignacin

de llamadas de manera eficiente a un usuario sobre un servidor de comunicaciones

unificadas Elastix.

La aplicacin permite crear varios escenarios donde podemos decidir como re-

direccionar una llamada entrante. Smart Assistant determina de manera inteligente

donde estamos, a travs de la tecnologa wireless del telfono, y aplica una condicin

predeterminada con xito.

Instalacin

Para instalar la aplicacin desde un Smartphone Android, debemos ingresar a Google

Play.

Una vez ah buscamos la aplicacin elastix smart assistant

Fig. 1 Smart Assistant en el market place de google

Presionamos en Instalar e iniciar el proceso de instalacin.

Es importante mencionar que paralelamente, el administrador de nuestro servidor

Elastix, debe instalar el Addon Smart Assistant, desde el Market Place de Elastix. (Ver

manual de administrador)

Cuando estos dos pasos se hayan completado abrimos la aplicacin en el

Smartphone.

Fig. 2 Pantalla de inicio de la aplicacin

La aplicacin nos llevar directamente a la pantalla de configuracin

Fig. 3 Pantalla de Configuracin

En esta pantalla tenemos los siguientes datos:

Server Address: Direccin IP del Servidor Elastix

Port: Puerto de conexin (por defecto Smart Assistant se comunica por el puerto 8080,

pero esto puede ser modificado por el administrador del servidor Elastix).

Device ID: Identificativo del dispositivo.

Secret: Clave para la conexin hacia el servidor

Port Knocking: Smart Assistant soporta Port Knocking, y se puede activar para ser

usado con un servidor Elastix que lo soporte. Los puertos son configurables por el

administrador del servidor por puertos por defecto: 30000, 30500, 3100

El usuario debe proporcionar la informacin de Device ID, al administrador del

servidor Elastix, el cual la asociar con su extensin de usuario desde el men Smart

Assistant en el GUI de Elastix.

Fig. 4 Interfaz de administracin de Smart Assistant en Elastix

Una vez que el administrador realice esta configuracin, debe habilitar la opcin

Sgueme para la extensin y configurarla para establecer Smart Assistant como

destino seleccionado*. Con esto el usuario est listo para usar Smart Assistant.

*Nota: Ms sobre este configuracin en el manual de administrador.

El usuario puede enviar el Device ID fcilmente utilizando la opcin Share deviceID

to que aparece al presionar el botn de Men de Android.

Fig.5 Opcin para el envo del Device ID

Pantalla del Home

Fig. 6 Pantalla del Home

Targets (Destinos)

Smart Assistant tiene tres formas de creacin destinos o Targets:

Targets genricos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix y pueden ser seleccionados por todos los usuarios de la empresa que tengan Smart Assistant.

Targets especficos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix para que sean utilizados nicamente por usuarios especficos.

Target personalizados: Estos destinos son creados por el usuario desde la aplicacin.

Para ir a la configuracin de Targets en la aplicacin, presionamos Settings en la pantalla del Home.

Fig. 7 Pantalla de Settings

Barra de Estado

Barra Make a Call

Barra de Voicemail

Barra de Settings

Una vez ah, presionamos Targets y luego ADD.

Fig. 8 Pantalla Targets, Fig. 9 Creacin de un destino

Creamos el destino, colocamos una descripcin y presionamos Save.

Inmediatamente aparece la ventana de Targets, donde observaremos una lista de

todos los destinos creados.

Fig. 10 Pantalla Targets, con el destino Reception

Nota: El usuario puede crear todos los destinos que considere necesarios, sin embargo para que puedan

ser seleccionados en un estado debe tener una licencia Premium, y adems el Administrador del servidor

Elastix debe permitir la creacin de usuarios.

Para la creacin de Targets genricos y especficos, revisar el manual de

administrador.

Ingresando a Configuracin desde el Home Page

Una vez que nos encontramos en el Home Page, presionamos el botn men del

dispositivo y obtendremos las siguientes opciones.

Fig. 11 Men de configuracin

Answer Mode on/off: (Notificaciones) Cuando est activo, enva un aviso al celular por

medio de push cuando una ingresa una llamada en Elastix, a la extensin del usuario.

Smart Assistant permite al usuario realizar una accin, si en 10s no lo ha hecho se

dirigir la llamada de acuerdo al estado actual.

Change Incoming Call Sound: Activa sonido para notificaciones, se puede

seleccionar cualquier tipo archivo de audio almacenado en el telfono.

Configuration: Opciones de configuracin para conexin con el servidor Elastix.

Force synchronize: Forzar sincronizacin, recupera toda la informacin del servidor

para el dispositivo y enva la informacin del dispositivo al servidor para su validacin.

Quit: Opcin que permite salir de la aplicacin.

Help (?): Despliega la ayuda embebida en la aplicacin.

Seleccin de Modos de Estados

Existen 5 modos de estado predeterminados en Smart Assistant

Be Smart

Meeting

Out of Office

Office

Break

Cada modo de estado es configurable para establecer un direccionamiento

establecido.

En el caso de las opciones: meeting, Out of Office, Office, Break, se puede establecer

un solo destino, el cual permanecer como predeterminado. Esto quiere decir que el

usuario cada vez que quiera fijar un destino comn, puede seleccionarlo en cada uno

de estos estado y cambiar de modo solo presionndolos de manera sencilla.

En el caso de la opcin Be Smart, se puede establecer varios destinos que se

asignan de acuerdo los siguientes criterios:

Da

Hora

Red

Esto quiere decir que puedo crear diferentes estados para una misma red, que

cambien automticamente de acuerdo al da o la hora. Este es un caso comn de

horario fuera de oficina.

Otro ejemplo es el de establecer estados de acuerdo a la red, de tal manera que Smart

Assistant dirija las llamadas dependiendo de la red en que el usuario se encuentra.

Red de Oficina Extensin de escritorio

Red del mvil Celular (a travs de la PSTN)

Red de la casa Voicemail

Para ingresar a la pantalla de Switch Mode, o cambio de estado, es suficiente

presionar la Barra de Estado.

Fig. 12 Pantalla de Switch Mode

Smart Mode

El modo Be Smart, permite que se establezcan reglas de direccionamiento de

llamada de manera automtica.

Para configurar el modo Be Smart, ingresamos a la pantalla del Switch Mode

presionando la Barra de Estado. Luego mantenemos presionada la barra Be Smart,

hasta que aparezca la ventana de Smart Setting.

Fig. 13 Listado de reglas para Be Smart

Una vez ah podemos adicionar una regla presionando el botn ADD.

Fig. 14 Configuracin de reglas en Smart Settings

Luego podemos crear una regla en base al da, la hora, y la red. El campo Target

Action permite seleccionar el destino especfico para esta regla.

Date/Time: Permite seleccionar el da o los das y la hora en la cual trabajar la regla.

Network: Establece la red con la cual se activa la regla.

Target Action: Permite elegir el destino para la regla.

SAVE: Guarda la configuracin de la regla.

SAVE (En pantalla Smart Settings): Guarda de manera general las reglas para el

modo Be Smart.

Al completar la configuracin presionamos el botn SAVE. Luego observaremos el

listado de reglas en la pantalla Smart Setting. Si completamos las reglas volvemos a

presionar SAVE.

Una vez configurado, presionamos Be Smart, desde la pantalla de Switch Mode, y

Smart Assistant asignar las llamadas de manera automtica de acuerdo a las reglas

que fijamos.

Si tenemos varias reglas creadas, podemos dar prioridad a cualquiera colocndolas

primero sobre el resto de reglas. Esto se puede hacer haciendo un clic-largo en la

regla desde el borde izquierdo, hasta que le desplacemos al lugar requerido.

Configuraciones de acuerdo al Caller ID

Smart Assistant nos permite establecer reglas pre-determinadas, de acuerdo a la

persona que nos llame. Estas reglas, pueden obviar el modo de estado seleccionado y

ejecutar una accin previamente configurada.

Para ir a las configuraciones por Caller ID, presionamos la Barra Settings, luego

presionamos la barra Caller ID. Inmediatamente obtenemos el listado de las reglas

existentes.

Para adicionar una regla presionamos ADD.

Fig. 15 Pantalla de Caller ID Settings, Fig. 16 creacin de regla para un contacto especfico.

La aplicacin nos permite seleccionar el nmero que queremos agregar a la regla de

tres maneras, manualmente, por el historial de llamadas (presionando el cono de

reloj) o por los contactos de nuestro directorio en el Smartphone (presionando el cono

de agenda).

Una vez que hemos seleccionado el nmero en Source Number, colocamos una

descripcin, seleccionamos un destino y presionamos SAVE.

Para activar esta regla es necesario marcar el cuadro use CallerID settings que se

encuentra en la pantalla de Switch Mode.

Fig. 17 Habilitando la funcionalidad de CallerID

Make a Call

Esta opcin permite que la aplicacin ordene al servidor Elastix que realice una

llamada. Elastix llamar de manera inmediata al destino que se encuentra

seleccionado de acuerdo al modo de estado actual y marcar a un nmero que

hayamos ingresado, conectado ambas llamadas.

Para ingresar en Make a Call, presionamos la barra con el mismo nombre. Existen

tres maneras para seleccionar el nmero al que queremos llamar, colocando

manualmente el nmero en el cuadro de llamada, seleccionndolo de los contactos de

nuestro directorio en el Smartphone (presionando el cono de agenda), o

seleccionndolo desde el historial de llamada que se muestra.

Fig. 18 Pantalla de Caller ID Settings

Una vez que seleccionamos el nmero, presionamos CALL, y se iniciar el proceso

de llamada.

La opcin Transfer to extension que se muestra en la pantalla, direccionar la

llamada a la extensin del usuario, independientemente del modo de estado activo.

Voice Mail

Smart Assistant permite mostrar un listado de mensajes de voz que estn asociados a

nuestra extensin, para esto la aplicacin se sincroniza con el servidor Elastix y revisa

si la extensin asociada al usuario tiene mensajes de voz disponibles.

Esta opcin tiene dos modalidades:

Modo Escucha: Al presionar una vez el mensaje de voz se reproducir al instante

Modo Descarga: Al mantener presionado por dos segundos se descargar un archivo

de audio con el mensaje de voz. La ruta de descarga por defecto es Mis Archivos ->

Todos los archivos -> Download.

Fig. 19 Listado de Voicemails

My NFC

NFC es la tecnologa de transmisin de informacin por proximidad que ms se

desarrolla en el mundo. Smart Assistant incluye soporte para NFC, con el cual se

podra configurar un tag NFC para establecer un modo de estado.

Para ir a My NFC, presionamos la Barra Settings. Una vez ah presionamos My

NFC, y luego ADD para agregar una etiqueta.

Fig. 20 Pantalla Settings, Fig. 21 Adicin de etiqueta NFC

Una vez que observamos el cono NFC y la leyenda PLACE YOUR PHONE OVER THE NFC

TAG, colocamos el Smartphone sobre el Tag que queremos registrar.

Fig. 22 Un tag NFC tpico (tambin puede ser un sticker)

Inmediatamente obtendremos la pantalla de configuracin, donde aadimos una

descripcin para este tag y el destino al cual se debe dirigir las llamadas.

Fig. 23 Aadiendo un Tag

Un ejemplo de utilizacin de tags NFC para establecer un estado de presencia puede

ser el de tener tags en diferentes puntos de la empresa, en el vehculo o en nuestro

hogar, de tal manera que al ir a una sala de reunin, pase el Smartphone sobe el Tag

NFC y Smart Assistant inmediatamente establezca un modo de estado similar a

Meeting.

Otro ejemplo es el de subir a nuestro vehculo y pasar el Smartphone sobre un tag

NFC que tengamos en nuestro llavero y que haga que Smart Assistant establezca un

modo de estado similar a Out of Office.

Las posibilidades son infinitas.

Soporte / Consultas

Para soporte o consultas adicionales, puedes escribirnos a:

smartassistant@elastix.com