manual de procedimientos-org
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Ana cristina Gómez Hernández
Ariana Aguayo MoralesGA-301
MANUAL ORGANIZACIÓN-PROCEDIMIENTOS“LA BODEGA DEL CHEF”
INDICE
Introducción
Antecedentes históricos
Objetivos del manual.
Organigrama – directorio.
Descripción de los puestos
Identificación del puesto
Objetivo del puesto
Relaciones laborales
Programas de distribución del manual
Ámbito del desarrollo del manual
Descripción del procedimiento en forma de redacción
Diagrama de flujo
Tabla de actividades c/evaluación
Sueldo
Roles de contingencia
INTRODUCCION.
Este manual de procedimientos explica la manera de cómo elaborar los trabajos
de la empresa, EL BODEGÓN DEL CHEF, nuestra empresa vende productos de
materias primas principalmente para repostería, ya que nuestra empresa cuenta
con desechables y algunos productos más para fiestas.
Con ayuda de este manual de procedimientos, pretende que los empleados de
esta empresa, entienda de manera clara como elaborar sus determinadas
actividades dependiendo de sus funciones que tengas, dentro de la empresa y
explica de la manera clara y concisa sus actividades, procedimientos,
responsabilidades, y las maneras de cómo serán evaluados cada uno de
empleados que laboran en la empresa.
El bodegón del chef cuenta con una antigüedad de 5 años, ya que cuando empezó
solo contaba con los propietarios que son 2 chefs y mientras fue progresando la
empresa se fue haciendo poco a poco más grande y así fue surgiendo la
necesidad de adquirir más productos nuevos, un local más grande para darse a
conocer a más personas. Gracias a los clientes que tenemos la empresa está
funcionando, ya que se tuvo la necesidad de contratar a 4 empleados para ofrecer
una mejor atención a nuestros clientes ya que se cuenta con un 2 vendedores y un
almacenista.
ANTECEDENTES HISTORICOS
Nuestra empresa fue fundada en el año 2009, debido a la necesidad de
emprender un negocio y así poder formar un patrimonio familiar; se pensó iniciar
una pequeña tienda de materias primas puesto que los dueños seriamos dos
chefs pasteleros los mismos que estaríamos a cargo del local, y pensando en la
necesidad de todas aquellas personas que se dedican a la elaboración de
pasteles y repostería buscando precios accesibles y de primera calidad para la
elaboración de sus productos.
Nuestro primer y antiguo local se encontraba situado en Av. Américas Esq. Con
revolución en un pequeño local el cual rentábamos, decidimos que llevara por
nombre LA BODEGA DEL CHEF, en el cual contábamos apenas con una cantidad
mínima de cada producto que más pudiese ser esencial para la apertura de
nuestro negocio.
Debido a la excelente respuesta de nuestros clientes, ahora después de 5 años,
hemos cumplido una meta y nos mudamos a un local más grande en el cual
podemos cubrir con los pedidos y compras de nuestros clientes contamos con un
almacén que tiene una capacidad de almacenaje mucho mayor un área de ventas
más cómoda para nuestros clientes, este se ubica en el centro de la ciudad.
OBJETIVOS DEL MANUAL.
Los principales objetivos de este manual es para una mejor comprensión de las cantidades que tienen que cumplir los empleados de la empresa puesto que ellos son los que realizaran las actividades en la empresa, también se pretende explicar las formas en las que serán evaluados cada uno de los empleados.
Lo que la empresa pretende es seguir en constante avance en la preferencia de todos nuestros clientes y así mismo conseguir los primeros lugares en ventas de la ciudad, abrir otras sucursales para extendernos y ampliar nuestra gama de productos y así mismo obtener más ganancias para la empresa.
ORGANIGRAMA
ALMACENISTAMiguel Rodríguez Ferrat
[email protected] Ext.23
DUEÑOAlicia Vázquez Melchor
[email protected] Ext. 20
VENDEDOR altair mendoza figueroa
8427225 Ext. 21
VENDEDORGeorgina Avilés chimal
[email protected] Ext. 22
DESCRIPCION DE PUESTOS
Vendedor-cajero: su principal función dentro de la empresa será la atención directa al cliente en cuanto a ventas, proporcionar información del producto como precio características, en conjunto con el almacenista llevaran a cabo la recepción de mercancías, se encarga de la cobranza en efectivo que realizan en piso los clientes y al final del día realizar el arqueo de caja.
Almacenista: será el encargado del acomodo y mantener limpia y en orden su área de trabajo; así como la recepción del producto que sea comprado acomodo y clasificación de la misma, en conjunto con el vendedor llevaran a cabo la recepción de mercancías.
IDENTIFICACION DEL PUESTO
PROVEEDOR LLEGAA CON LA MERCACIA
EL ALMACENISTA recibe y firma el
pedido
VENDEDOR Y ALMACENISTA REVISAN LA MERCANCIA.F1
F2 LIMPIEZA DEL LOCAL
VENDEDOR
Limpiara su areaALMACENISTAlimpiara su area
Supervicion de stock
F3ALMACENISTA
(tarjetas de almacen)
F4
Sin previo aviso, mediante
observación.
EL DUEÑO
Supervisara todas las
areas
SUPERVICION Y CONTROL DE
CADA PÚESTO
OBJETIVO DE PUESTO
Cajero- vendedor
Tiene que ser de 18 a 30 años con buena presentación, amable con los clientes y
siempre tratarlos con amabilidad y tratar que todos los clientes se vayan
satisfechos con su trato, debe contar con preparatoria terminada. En este puesto
se requieren ambos sexos, ya que en la tienda se requiere de bajar productos
que están pesados o altos, y por esta razón se requiere de un hombre. Y la mujer
se requiere porque es más curiosa para el acomodo y tendrá más ideas para los
productos que sean frágiles y los que no requieren de tanto cuidado, un ejemplo
serán las latas. También aparte de que están encargados de los acomodos están
a cargo de atender a los clientes y cobrar, y darles los productos que no
encuentran en la empresa y aclarar las dudas que tengan los clientes de algunos
productos.
Almacenista:
Tiene que ser hombre con edad de 20 a 30 años y que este apto para descargar
algunos productos pesados y mujeres no son aptas para este puesto y es
necesario que tenga como mínimo la preparatoria terminada ya que el tendrá que
llevar un control de la mercancía que entra y sale en la empresa. El almacenista
existe para que descargue y clasifique la mercancía que llegue así como también
para que realice los pedidos de la empresa.
DISTRIBUCION DEL MANUAL.
Línea de comunicación formal:
Se les dará a los trabajadores nuestro manual, y firmaran donde se comprometen a regresarlo en el estado que le fue entregado.
Firmará un documento donde estipule que recibió dicho manual. El dueño dará una capacitación con diapositivas con duración de 1 dia. Firmará un documento donde se compromete a tomar dicha capacitación Firmará otro documento donde avale y acepte haber tomado dicha
capacitación con diapositivas. Posteriormente se le aplicara un examen práctico donde podremos evaluar
la calidad, rapidez, eficacia, tiempo y forma en como desempeña la actividad que le será asignada.
Línea de comunicación informal:
Dar una breve explicación de cómo realizara sus actividades. Una entrevista diagnostica de conocimientos. Observar por un día completo como otra persona realiza la actividad.
Los programas de capacitación nos benefician en:
Tener un personal capacitado y consiente y seguro de las actividades que está realizando.
Ser una empresa rentable. La relación entre empleados y dueños se fortalece. La empresa será una fuente de empleo rentable para quien sea apto para el
puesto.
AMBITO DEL DESARROLLO DEL MANUAL.
La forma, material y contenido de cada manual es diferente debido a que las
actividades de cada empleado son diferentes este debe ser diseñado de acuerdo
a las necesidades de cada uno.
Manual para vendedor: el manual para este personal será de la proporción de una
hoja tamaño carta el empastado será térmico, aunque su trabajo no requiere de
mucho esfuerzo o que este en contacto con algún material que lo pueda ensuciar
el escrito, diagramas etc, se plasmaran en un acetato tamaño carta, el empastado
de este será azul puesto que es el color que en nuestra empresa representa al
vendedor los bordes de este serán redondeados para evitar que se dañen
fácilmente o que por que los extremos sean puntiagudos pudiese causar alguna
laceración a la hora de leer o consultarlo.
La información y contenido se explicaran muy claramente, dependiendo que tipo
de información sea optamos por que esta sea de forma mixta que contenga
escrito, dibujos, diagramas o según sea el caso que se requiera, pues pensamos
que un manual con solo texto pudiese resultar aburrido y tedioso al lector.
Las letras y colores de los textos se ocupara colores llamativos ante la visibilidad
dibujos atractivos alusivos a la explicación diagramas ,organigramas cortos pero
bien explicados
Manual para el almacenista: para una mejor practicidad, y a diferencia del
vendedor, el almacenista pudiese tener más de actividades y en su mayoría
requieren de mayor esfuerzo; así que comodidad y ergonomía en este manual lo
único que cambiara a diferencia del anterior es el tamaño que será de la mitad de
un acetato tamaño carta, con las mismas características de las esquinas que el
anterior, el color del empastado para este será rojo, la forma en que se empleara
el contenido es el mismo que el del vendedor en las letras y colores de los textos
se ocupara colores llamativos ante la visibilidad dibujos atractivos alusivos a la
explicación diagramas ,organigramas cortos pero bien explicados.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO EN FORMA DE REDACCION
Vendedor:
Abrirá en conjunto con el dueño el local Recibirá el fondo de caja antes de que inicie sus ventas Venderá la mercancía que el cliente solicita proporcionándole información
acerca del precio, características y presentándole algún producto que pueda ser de su interés; así como también tomara los pedidos de los clientes.
Realizara el cobro en efectivo de las compras que el cliente realice. Pesara los productos que se venden a granel en cantidades que los clientes
piden frecuentemente. Pagará los pedidos que han surtido nuestros proveedores. Mantendrá limpia su área de trabajo durante el día, y al finalizar su jornada
antes de retirarse deberá dejar limpia su área. Al cabo de su jornada tiene que hacer y entregar el corte de caja al dueño,
asiéndole un recuento del efectivo que hay en caja y comprobando que coincida con las cantidades que el ticket de corte de caja señale firmado como responsable, si en su defecto faltase una cantidad superior a $50 el vendedor lo deberá que reponer.
En el corte de caja deberá clasificar el efectivo en monedas según su valor y los billetes de la misma forma.
Almacenista:
elaborará los pedidos de almacén, sobre mercancías faltantes que se hayan vendido.
Será quien reciba la mercancía, junto con el vendedor corroboraran que la mercancía haya llegado en buen estado completa y sea la correcta.
Llevará el registro de la mercancía que entra y sale mediante tarjetas de
almacén. El acomodo de la mercancía lo deberá de hacer de acuerdo a su
clasificación, respetando la capacidad máxima de cada estante o en lo que se encuentre acomodada nuestra mercancia.
Diariamente revisara los stocks de la empresa. Cada semana realizara pedido a nuestros proveedores, solo en caso que
algún producto este por terminarse o ya no haya lo ara antes de tiempo. Tendrá que mantener limpia y ordenada su área de trabajo, pues es una
actividad fundamental, con esto evitaremos que se propicie alguna plaga de
insectos o roedores que pudiesen dañar nuestra mercancía y causarnos una perdida.
Antes de retirarse de su jornada laboral tendrá que dejar limpia y en orden su área de trabajo.
DIAGRAMA DE FLUJO
TABLA DE ACTIVIDADES
Cajera- vendedor Actividad Manera de evaluar Atender a los clientes
con amabilidad y paciencia. Esto consta, de despachar a los clientes dándoles los productos que pidan y posteriormente llevarlos a la caja para cobrar los productos.
Están a cargo del acomodo de los productos del local, también de la limpieza de su área de trabajo.
Pagar los pedidos que lleguen a la tienda
Mantener en orden los recibos y notas que se paguen.
Hacer corte de caja diariamente.
Que tenga en folders las facturas y recibos
Se evaluara por medio de corte de caja diariamente, checando que lo que arrojan las ventas del día, y comprobando con las notas y facturas, los pedidos que hayan llegado a la empresa para comprobar los faltantes. Al cierre de caja el dinero siempre se deberá clasificar las monedas de 1 y dos pesos aparte y las monedas de 5 y 10 pesos, así como los billetes en una faja, También que estén en orden todos los productos clasificándolos por latas, frascos de vidrio y productos en agranel que se tienen que pasar.Que la empresa no tenga ninguna deuda con nuestros proveedores.Mantener en orden los recibos y notas que se paguen.Hacer corte de caja diariamente.
Almacenista Recibir la mercancía
Descargar la mercancía
Acomodo de la mercancía
Limpieza de su área de trabajo
Realización de pedidos de los productos.
Mantener siempre limpio su área de trabajo.
Supervisar que no falte ninguna mercancía cuando estén descargando y checar que no estén en mal estado
Supervisar que no se maltraten, las cajas de
mercancía de materiales perdederos como votes de
vidrio o latas, que de doblen, cuando las esté descargando.Supervisar que este siempre
en orden los productos clasificándolos por latas y por
botes de vidrio, y bolsasChecar que siempre este
limpia su área de trabajo, y
también los productos que estén en el almacén
Que no falte ninguno de los productos, ya que siempre deberá de tener un stock, y para esto deberá tener un
control de las mercancías que entran para que así, sea una manera más fácil de poderse dar cuanta cuales productos
son los que faltan. será su deber mantener limpia su área de trabajo así como
también los productos
SUELDOS
ROLES DE CONTINGENCIAS
VENDEDOR: lo suple EL DUEÑO solo en actividades administrativas de
cobranza, cuando llegue el momento de limpiar al finalizar el día esa actividad
será realizada por el otro vendedor o en su defecto el almacenista.
ALMACENISTA: lo suple el vendedor en cualquier actividad que este realiza.