m2 fr17 guia didactica gc iso 9001 3
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POLITCNICO DE COLOMBIA
EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
GUA DIDCTICA CDIGO: M2-FR17 VERSIN: 1 Pgina 1 de 24
DIPLOMADO: GESTIN DE LA CALIDAD ISO 9001
MDULO DE FORMACIN: DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD
Calidad significa hacer lo correcto
Cuando nadie est mirando Ford
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DOCUMENTACIN
DEL SISTEMA DE
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DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
MDULO DE FORMACIN 3:
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:
Comprende conceptos bsicos sobre la documentacin requerida por el
sistema de gestin de calidad.
Comprende la estructura bsica de la documentacin
Conoce los requisitos generales de la documentacin.
Conoce los criterios para identificar necesidades de documentacin.
Identifica los pasos elaborar procedimientos e instructivos.
Conoce los requisitos para el control de documentos y para el control de
registros.
Interpreta y reconoce la estructura de un manual de calidad segn lo
establecido por la norma ISO 9001.
DESCRIPCIN DEL MATERIAL
Bienvenidos al Diplomado de Gestin de la Calidad - ISO 9001!
CONTENIDO
- Conceptos bsicos
- Estructura bsica de la documentacin
- Requisitos generales de la
documentacin
- Criterios para identificar necesidades de
la documentacin
- Elaboracin de procedimientos o
instructivos
- Requisitos para el control de documentos
y para el control de registros
- Manual de calidad
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INTRODUCCIN
La documentacin de un sistema de gestin de la calidad representa una fase de
mucho significado e importancia para la organizacin, debido a que muchos de los
problemas reales o potenciales se derivan de la calidad de la informacin.
Las razones por las cuales se considera pertinente y relevante la documentacin
del sistema de gestin de calidad son las siguientes:
Necesidad de evidenciar la planificacin del sistema de gestin de la calidad.
Complejidad de los procesos y actividades de la organizacin.
Necesidad de definir y comunicar las interacciones de los procesos.
Garantizar una adecuada comunicacin de las disposiciones del sistema de
gestin de calidad.
Cambios y rotacin del personal.
Se constituye en herramientas de entrenamiento.
Define claramente los criterios para la operacin de los procesos.
Apoya el cumplimiento y la evidencia de requisitos obligatorios.
Necesidad de definir los criterios de la auditoria.
Preservacin del saber y hacer de la organizacin.
Unificacin en el enfoque y la ejecucin de las actividades.
Constituye una herramienta para controlar los procesos.
Facilita la trazabilidad.
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I. CONCEPTOS BSICOS
Documento: informacin y su medio de soporte.
Informacin: datos que poseen significado.
Manual de calidad: documento que especifica el sistema de gestin de la calidad
de una organizacin. Sirve como carta general de presentacin del S.G.C.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas.
Procedimientos: documento que establece la secuencia de actividades de cmo
se realiza un proceso, incluye la caracterizacin que es el resumen del proceso.
Instructivos: documentos que ayudan a establecer la secuencia de los pasos de
un subproceso o actividad especfica.
Guas: Establecen especificaciones de cmo se realiza una tarea, su contenido se
presenta y vara segn las necesidades del documento.
Formatos: son otro tipo de documento que sirve de estructura para ordenar la
informacin de un registro.
Los documentos pueden ser generados y gestionados en formato fsico (impreso) o
digital (archivos en diferentes formatos como Word, Excel, pdf, entre otros), hoy en
da se recomienda el uso de documentos digitales para facilitar la bsqueda,
conservacin y actualizacin de una manera ms eficiente.
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Los documentos de un sistema de gestin de calidad pueden ser categorizados por
niveles segn su aplicacin y grado de importancia, como se observa en el siguiente
grfico:
NIVELES DE DOCUMENTACION:
Que
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Como
Manual de Calidad
Que
PROCESO
Como
Procedimiento (Caracterizacin)
Que
ACTIVIDAD
Como
Instructivo o Programa
Que
TAREA
Como
Guas y Formatos
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
MC
PR
IN PG
MF PY GU FR
1er NIVEL
2 NIVEL
3er NIVEL
4 NIVEL
5 NIVEL
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II. ESTRUCTURA BSICA DE LA DOCUMENTACIN
Para la documentacin de los sistemas de gestin de la calidad no se requiere de
una estructura especfica, sin embargo la documentacin se suele agrupar en varios
niveles, que puede incluir:
Nivel 1: El manual de calidad.
Un manual contiene tpicamente la poltica de calidad, y una breve descripcin del
sistema de calidad, indicando por lo menos lo que se est haciendo para cumplir los
requisitos de la norma y haciendo referencia a los procedimientos del sistema de
calidad. Debe incluir las exclusiones y la interrelacin de los procesos necesarios
para alcanzar la satisfaccin del cliente.
Nivel 2: Documentos necesarios para la eficaz operacin de los procesos, los
procedimientos documentados requeridos por la norma, que describen lo que se
est haciendo y por qu, por quin, dnde y cmo.
Nivel 3: Instrucciones de trabajo (instructivos), que dirigen al personal en cada
actividad y se desprenden de los procedimientos. Dichas instrucciones pueden ser
requeridas para tareas, procesos u operaciones especficas.
Nivel 4: Formatos y documentos de origen externo incorporados al sistema. Estos
pueden incluir formatos especficos necesarios para preparar adecuadamente los
registros, normas, cdigos, instrumentos reguladores y estatutarios requeridos.
Incluye tambin las guas.
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Para asegurar el control de los documentos es importante crear un listado maestro
de documentos, tanto internos como externos, que indique su revisin actual,
versin y fecha de edicin.
Ejemplo: Listado maestro de documentos internos:
Fecha de Publicacin:
DOCUMENTOS ORIGEN
VERSIN FECHA
IMPLEM. Cdigo Nombre I E
ESTR
AT
GIC
OS
E1-FR01 Mapa estratgico X 1
E1-FR02 Cuadro de Mando integrado X 1
E1-FR03 Planes Operativos X 1
E1-FR04 Informes de gestin X 1
E1-FR05 Informe de revisin por la direccin X 1
E1-PR01 Direcionamento estratgico X 1
E1-PY01 Plan estratgico X 1
E1-MC01 Manual de Calidad. X 1
E1-PL01 Plan estratgico (Misin, Visin, Organigrama, Mapa de procesos,
Poltica de Calidad, Objetivos Estratgico, Diagnostico)
X 1
La alta direccin de la organizacin decide quin ser autorizado para revisar y
aprobar cada nivel de los documentos del sistema de calidad y cualquier
modificacin a los mismos. No tiene que ser la misma funcin la que apruebe el
manual de calidad, los procedimientos corporativos, los procedimientos o las
instrucciones de trabajo, o cualquiera que sea la estructura de la documentacin del
sistema de calidad.
La organizacin debe decidir quin o quines sern los responsables de la
actualizacin y vigencia del listado maestro de documentos, con el fin de asegurar
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la disponibilidad de los documentos al momento de su uso y evitar que los
documentos obsoletos o desactualizados sean utilizados para la documentacin del
sistema de gestin de calidad.
A continuacin vemos un resumen de una estructura tpica de la documentacin de
un sistema de gestin de calidad:
III. REQUISITOS GENERALES DE LA DOCUMENTACIN
La norma ISO 9001 define en el numeral 4.2 los requisitos de la documentacin del
sistema de gestin de la calidad, este requisito se divide en cuatro componentes
que son: generalidades, manual de la calidad, control de los documentos y control
de los registros. Veamos:
4.2.1 Generalidades
La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:
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a. Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la
calidad.
b. Un manual de la calidad.
c. Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma
internacional, y
d. Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son
necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus
procesos.
NOTA 1: Cuando aparece el trmino procedimiento documentado dentro de esta
norma internacional, significa que el procedimiento sea establecido. Documentado,
implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno
o ms procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede
cubrirse con ms de un documento.
NOTA 2: La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad
puede diferir de una organizacin a otra debido a:
a. El tamao de la organizacin y el tipo de actividades
b. La complejidad de los procesos y sus interacciones, y
c. La competencia del personal
NOTA 3: La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.
4.2.2 Manual de la calidad
La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:
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a. El alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la
justificacin de cualquier exclusin.
b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la
calidad, o referencia a los mismos, y
c. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la
calidad.
4.2.3 Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben
controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse
de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin.
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de
los documentos.
d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
e. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente
identificables.
f. Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin
determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de
gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin, y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.
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4.2.4 Control de los registros
Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad
deben controlarse.
La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.
IV. CRITERIOS PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE LA
DOCUMENTACIN
Todos los requisitos de documentacin del sistema de gestin de calidad, giran en
torno a los procesos. En el desarrollo de un proceso interviene formacin,
tecnologa, infraestructura, personal y se controla mediante inspecciones visuales y
mediciones. Lo que se pretende es que si mejora cada uno de los procesos de forma
independiente ello implicar la mejora y optimizacin de todo el conjunto de la
organizacin y con ello mejorar el producto o servicio objeto final de la
organizacin.
Para lograr estos fines la organizacin debe disponer de recursos e informacin,
obtenidos por estudio, medicin, anlisis de los resultados de cada proceso y
comparacin con los objetivos.
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Todo el Sistema de Gestin de Calidad debe estar documentado, por lo que es
preciso la existencia de unos requisitos generales en torno a la documentacin.
La documentacin necesaria, independientemente del tipo de soporte que se
aplique, est definida por la norma ISO 9001 en la siguiente relacin, enumerada
con criterios mnimos:
Poltica de Calidad y objetivos de la calidad documentados (apartado 4.2.1.a)
Manual de Calidad (apartado 4.2.1 b)
Procedimientos documentados tanto exigidos por la norma como los que la
organizacin decida aplicar e incluir en el sistema de gestin. (apartado 4.2.1 c)
Cuantos documentos y registros se estimen necesarios para alcanzar la
planificacin, operacin y control eficaces de los procesos (apartado 4.2.1 d)
Instrucciones de trabajo que se consideren necesarias (7.5 c)
Planes de calidad, si se consideran necesarios (apartado 7.1 Nota 1)
Requisitos en cuanto a procedimientos:
Todo el sistema de gestin de calidad debe estar soportado por lo que se
denominan procedimientos documentados, unos obligatorios y otros que se
desarrollan o no a criterios de la organizacin.
Cuando la norma menciona "procedimiento documentado" se refiere a que el
procedimiento en cuestin tiene que superar cuatro fases, que sea:
Establecido,
Documentado,
Implementado
Mantenido.
Los requisitos en cuanto a procedimientos mnimos que la norma exige son:
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Procedimiento para el control de documentos (4,2,3)
Procedimiento para el control de los registros de calidad (4,2,4)
Procedimiento de planificacin y realizacin de auditoras (8,2,2)
Procedimiento de control de productos no conformes (8,3)
Procedimiento de acciones correctivas(8,5,2)
Procedimiento de acciones preventivas (8,5,3)
En lo referente a los requisitos generales sobre registros. La norma exige
igualmente una serie de registros mnimos.
Los registros de calidad, servirn para realizar los estudios pertinentes y establecer
bases de actuacin, principalmente la informacin histrica, para futuras mejoras.
Como mnimo la norma establece como obligatorios los siguientes requisitos:
Registros sobre la educacin, formacin, habilidades y experiencia del
personal (6.2.2)
Revisin del sistema por la direccin (5,6,1)
Evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante
cumplen los requisitos(7,1)
Resultados de la revisin de los requisitos relacionados con el producto y de
las acciones originadas por la misma. (7,2,2)
Resultados de la revisin del diseo y desarrollo de cualquier accin que sea
necesaria (7,3,4)
Elementos de entrada para el diseo y desarrollo (7,3,2)
Resultados de la validacin del diseo y desarrollo de cualquier accin que
sea necesaria (7,3,6)
Resultados de la verificacin del diseo y desarrollo de cualquier accin que
sea necesaria (7,3,5)
Registros de la revisin de los cambios en el diseo y desarrollo y cualquier
accin que sea necesaria (7,3,7)
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Resultados de las evaluaciones de proveedores y de cualquier accin
necesaria que se derive de las mismas (7.4,1)
Los registros requeridos por la organizacin, para demostrar la validacin de
los procesos donde los productos resultantes no pueden verificarse mediante
actividades de seguimiento y medicin posteriores (7,5,2)
Identificacin nica del producto (7,5,3)
Registros de la prdida, deterioro o tratamiento inadecuado de los bienes
propiedad del cliente(7,5,4)
La base empleada para la calibracin o verificacin de equipos de medicin
cuando no existen patrones de medicin nacionales o internacionales (7,6)
Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando no se detecte
que el equipo de medicin no est conforme con los requisitos (7,6)
Resultados de la calibracin y la verificacin del equipo de medicin (7,6)
Resultados de la auditoria interna y de las actividades de seguimiento (8,2,2)
Identificacin de las personas responsables de la liberacin del producto
(8,2,4)
Naturaleza de las no conformidades y de cualquier accin tomada (8,3)
Resultados de las acciones correctivas (8,5,2)
Resultados de las acciones preventivas (8,5,3)
El desarrollo, implantacin y mantenimiento de los documentos y registros, est
sujeto a una serie de normas y consideraciones, de obligado cumplimiento.
V. ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS O INSTRUCTIVOS
La norma ISO 9001 exige la de algunos procedimientos que son de carcter
obligatorio, como son:
Control de documentos
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Control de registros
Control del producto no conforme
Auditoras internas
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Pero existen otros procedimientos que aunque no son obligatorios, si se requieren
para el adecuado desempeo de la organizacin, estos normalmente se definen en
la etapa de documentacin.
Para la elaboracin de los procedimientos se pueden emplear diferentes formatos,
los cuales pueden ser diseados por la misma organizacin o adoptados de otros
sistemas de gestin de la calidad con caractersticas similares o de pertinencia en
su aplicabilidad.
A continuacin se presentan algunos ejemplos:
EJEMPLO 1: EJEMPLO 2:
Ttulo Objeto
Objeto Alcance
Alcance Definiciones
Condiciones generales Clasificacin
Resultados Condiciones generales
Descripcin del proceso Contenido
Documentos Anexos
Control de actualizaciones Apndices
EJEMPLO 3: EJEMPLO 4:
Ttulo Objeto
Objeto Alcance
Alcance Definiciones
Responsabilidades Clasificacin
Descripcin del proceso Requisitos generales
Responsabilidades
Procedimiento
Apndices
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De igual forma se presentan algunos modelos de procedimientos:
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS OBJETIVO: Controlar la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad de la
empresa XXXXXXXX.
ALCANCE: Este procedimiento cubre toda la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
Y/O REGISTROS
1 Identificacin de
los registros
La identificacin de los registros se realizara
mediante el nombre de cada uno de ellos,
teniendo en cuenta los formatos definidos por
la institucin para cada registro.
Lder del
proceso de
Gestin de la
calidad
No aplica
2 Almacenamiento
de los registros
Los registros de la institucin sern
almacenados en medio electrnicos, con
soporte virtual. Los registros que deban
almacenarse en medio fsico, sern
conservados en la carpeta de registros del
sistema de gestin de calidad, de igual forma
sern digitalizados, para asegurar su
disponibilidad y existencia.
Lder del
proceso de
Gestin de la
calidad
No aplica
3 Proteccin de
los registros
Los registros que estn almacenados en
medio electrnico estarn salvaguardados en
medio virtual con copia electrnica. Los
registros que se encuentran en medio fsicos,
sern archivados y protegidos en carpeta de
pasta dura con accesibilidad para el lder del
proceso de gestin de la calidad y la alta
direccin.
Lder del
proceso de
Gestin de la
calidad
No aplica
4 Recuperacin
de los registros
Los registros podrn ser recuperados segn
el tipo de medio en el que se encuentren,
teniendo en cuenta las siguientes
condiciones:
Medio electrnico, se recupera directamente
desde su ubicacin virtual.
Medio fsico, se recupera desde la ubicacin
fsica de la carpeta, teniendo en cuenta el
proceso con el cual se encuentra relacionado.
Lder del
proceso de
Gestin de la
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No aplica
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Retencin y
disposicin de
los registros
Se establece el tiempo de conservacin,
dependiendo de los requisitos de ley o del
tiempo que la informacin se requiera como
evidencia, pasado este tiempo los registros se
destruyen.
Lder del
proceso de
Gestin de la
calidad
No aplica
Aprobado por: Firma:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
OBJETIVO Definir el procedimiento para asegurar que las compras de productos o servicios
que realiza la institucin, cumplan con los requisitos de calidad establecidos y
requeridos para una adecuada prestacin del servicio.
ALCANCE El proceso inicia desde la identificacin de los bienes o servicios requeridos por la
institucin, con proveedores seleccionados, evaluados y reevaluados hasta lograr
el cumplimiento de las necesidades y la satisfaccin de los clientes.
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DOCUMENTO
Y/O REGISTROS
1
Identificacin de las
necesidades de
bienes o servicios.
Se realiza la solicitud de compra al lder
del proceso de gestin administrativa,
registrando la necesidad y prioridad de
algn recurso o servicio requerido por la
institucin.
Lder del
proceso de
gestin
administrativa
Solicitud de
compra
2 Seleccin del
proveedor
Los proveedores se seleccionan de
acuerdo con los siguientes criterios:
a. Precio: Este criterio se refiere al valor en pesos del producto adquirido.
b. Cumplimiento: Este criterio indica el nivel de cumplimiento de los plazos y acuerdos
establecidos en la oferta y/o cotizacin.
c. Calidad: Este criterio est definido por el
Desempeo real de los mismos y su
competencia para cumplir con los requisitos
descritos en las especificaciones de la
compra, incluyendo el tiempo efectivo de
garanta de la adquisicin realizada.
Lder del
proceso de
gestin
administrativa
Lista de chequeo
comparativa
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d. Oportunidad: Este criterio se refiere a la capacidad del proveedor para suministrar
los bienes o servicios requeridos por la
institucin.
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Evaluacin y
seguimiento del
proveedor
Los proveedores se evalan en el formato
EVALUACION DE PROVEEDORES, de
acuerdo con el cumplimiento a los
siguientes criterios:
a. Precio: 25%
b. Cumplimiento: 25%
c. Calidad: 25%
d. Oportunidad: 25%
la escala de valoracin y clasificacin del
proveedor es la siguiente:
a. Muy confiable: 90% o superior
b. Confiable: 70% a 89%
c. Poco confiable: 10% a 69%
El seguimiento se realiza durante el
transcurso de cada periodo semestral y el
lder de cada proceso reporta al lder de
gestin administrativa sobre el
cumplimiento del proveedor en cada uno de
los criterios definidos para su evaluacin.
Lder del
proceso de
gestin
administrativa
Formato
evaluacin de
proveedores
4
Retroalimentacin
de la evaluacin
con el proveedor
Los resultados de la evaluacin y
seguimiento se informan al proveedor y se
retroalimenta en cada uno de los criterios
donde la calificacin se encuentra por
debajo del promedio definido.
Lder del
proceso de
gestin
administrativa
Registro de
retroalimentacin
de proveedor
Aprobado por: Firma:
En algunos procedimientos tambin resultan muy tiles los diagramas de flujo o
flujogramas, los cuales facilitan la comprensin de las actividades.
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ELEMENTOS PARA LA ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE FLUJO
(FLUJOGRAMA)
El diagrama de flujo o flujograma es la representacin grfica y simple de la
secuencia de actividades a realizar en el procedimiento, gua o instructivo y son
identificadas con los siguientes smbolos:
Indica INICIO o FIN del flujograma
Indica ACTIVIDAD o TAREA a realizar. Se redacta en forma de frase
iniciando con verbo en infinitivo.
Indica DECISIN a tomar. Se redacta en forma de pregunta cerrada
Indica CONEXIN o ENLACE de una parte del diagrama con otra
parte lejana del mismo. En el interior de la circunferencia se
escribe el mismo nmero al cual se liga
Indica el sentido de DIRECCIN del flujograma, puede ser
horizontal con la punta de flecha apuntando a la derecha o a la
izquierda, o vertical indicando hacia arriba o hacia abajo
Indica CONEXIN DE UNA PGINA CON OTRA en la que contina
el flujograma. En su interior se escribe una letra para ligar el
contenido, por ejemplo A, B
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VI. REQUISITOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y
PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Como ya se haba indicado con anterioridad, la norma ISO 9001 establece requisitos
para el control de los documentos en el numeral 4.2.3 y para el control de los
registros en el numeral 4.2.4. Para cumplir con estos requisitos la organizacin
puede adoptar o disear un formato nico de procedimiento, con el cual se pueda
documentar los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la
proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros.
Para cumplir con los requisitos de control de documentos y/o registros es necesario
definir en el listado maestro de documentos los siguientes tems:
Revis: Se incluye la firma del lder del proceso
Aprob: Se incluye la firma del gerente general o Representante de la
direccin
Fecha de aprobacin y publicacin: Fecha en que es aprobado por el gerente
general o Representante de la direccin
Fecha de implementacin: Fecha en que empieza a ser vigente el documento
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VII. MANUAL DE CALIDAD
El numeral 4.2.2 Manual de Calidad, establece que:
Es necesario crear y mantener un manual de calidad que incluya:
Una descripcin de la secuencia y de la interaccin de los procesos incluidos
en el Sistema de Gestin de Calidad
La identificacin de las exclusiones admisibles
El manual de calidad debe trazar las polticas, los procedimientos y los
requerimientos del Sistema de Gestin de Calidad. El sistema tiene que ser
estructurado para cumplir con las condiciones establecidas en la Norma ISO
9001:2008
Accin:
La organizacin deber establecer un manual de calidad que incluya:
El mbito del sistema de calidad, incluidos los detalles de justificacin de toda
exclusin
Los procedimientos documentados o una referencia a los mismos
Una descripcin de la interaccin entre los procesos
La mayor parte de las empresas comienzan con un nuevo manual de calidad
estructurado para satisfacer los requisitos de la norma y de la organizacin.
A continuacin se observa un modelo de la estructura de un manual de calidad:
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MDULO 3:
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Contenido del Manual de Calidad
Ttulo y alcance. Podramos llamarlo prembulo del manual y contiene la
organizacin o parte de la organizacin, centro de trabajo, entre otros; al cual aplica
el sistema de gestin de calidad. Incluye referencia de la norma del sistema en el
que se basa el sistema de gestin de calidad (ej.: Este manual incorpora los
requisitos de la Norma ISO 9001:2008, inspirado en una filosofa de mejora
continua, considerando los principios de la Norma ISO 9004:2000, y los requisitos
de la Norma ISO 14001:2004)
Tabla de contenidos. ndice del manual, con secciones, subsecciones.
Revisin aprobacin y modificacin: Como cualquier otro documento de calidad
estos datos tienen que estar cumplimentados.
Poltica y objetivos de calidad. Cuando se opta por incluir la poltica de calidad y los
objetivos, el manual debe contenerla. Las metas de la calidad reales para cumplir
los objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentacin del
sistema de calidad.
Organizacin, responsabilidad y autoridad: El manual de la calidad debe
proporcionar informacin clara de la estructura de la organizacin,
responsabilidades, autoridad de cada estamento e interrelaciones. Puede incluirse
diagramas u organigramas si fuera necesario o se optase por ello. La descripcin
de los puestos de trabajo pueden reflejarse en otro documento, al que el manual
har referencia.
Referencias: El manual de calidad contendr una relacin de todos los documentos
relacionados con el sistema de gestin de calidad a los que haga referencia.
Descripcin del sistema de gestin de la calidad. El manual de la calidad
proporcionar una descripcin del sistema de gestin de la calidad y su
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implementacin en la organizacin. Incluir la relacin de los procedimientos
documentados o referencias. El manual debe reflejar los mtodos usados por la
organizacin para satisfacer su poltica y objetivos.
Anexos: Pueden incluirse los anexos que contengan informacin de apoyo al
manual de calidad.
Consideraciones a tener en cuenta para su elaboracin:
1.- El Manual de Calidad es el documento ms auditado, ms crtico y ms esttico
en el sistema de calidad. Es el documento que se encuentra en el vrtice superior
de la pirmide de la documentacin necesaria en un sistema de calidad, ya que
contiene la poltica de calidad y requisitos que el resto de documentos y los
procedimientos deben seguir.
2 El Manual de Calidad es la columna vertebral del sistema de calidad y el que
establece todo lo necesario para cumplir con los requisitos de la norma.
3 Debe adaptarse exactamente a lo que establece la norma internacional ISO 9001,
por lo que se aconseja que la ltima pgina del mismo tenga un cuadro de
equivalencia, cada captulo se debe identificar con las referencias de la norma y
debe estar perfectamente adaptado a la organizacin.
El manual de calidad es un documento creado a la medida de la organizacin, por
esta razn es nico y fundamental para asegurar el xito en la implementacin, el
mantenimiento y la mejora continua del sistema de gestin de la calidad.
Los esperamos en mdulo siguiente del Diplomado de Gestin de la Calidad!
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MDULO 3:
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
BIBLIOGRAFIA
ICONTEC. Sistemas de gestin de la calidad, norma tcnica colombiana NTC-ISO
9001. 2008-11-14; 35p. I.C.S. 03.120.10
ICONTEC. Sistemas de gestin de la calidad, norma tcnica colombiana NTC-ISO
9000. 85p. I.C.S. 03.120.10
CIBERGRAFA:
www.implementacionsig.com
http://www.iso.org
http://abc-calidad.blogspot.com
www.gestipolis.com
ELABORADO POR:
Comit de Diseo Curricular
REVISADO POR:
Duber Castrilln Quiroz
APROBADO POR:
FECHA:
Julio 24 de 2014
FECHA:
Agosto 19 de 2014
FECHA: