LOCAL DEL ARCHIVO

¿QUÉ ES EL ARCHIVO?• EL ARCHIVO ES EL ALMACÉN DE DOCUMENTOS.

• ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN RELACIONADO CON LA HISTORIA O ACTIVIDAD DE UNA EMPRESA, CUYO FIN ES ORGANIZAR, CLASIFICAR Y CONSERVAR TODA LA DOCUMENTACIÓN EN UN ESPACIO ADECUADO DE FORMA TAL QUE PUEDA SER CONSULTADA MANERA FÁCIL Y RÁPIDA.

¿QUÉ ES ARCHIVAR?

• ARTE DE COLOCAR Y CONSERVAR EN UN MISMO ORDEN, DEBIDAMENTE CLASIFICADA TODA CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS Y OTROS PAPELES RELACIONADOS CON UN INDIVIDUO O FIRMA, CON CIERTA DIVISIÓN GEOGRÁFICA, O SOBRE DETERMINADO ASUNTO, ETC.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

UN SISTEMA DE ARCHIVO ES DEBE CUMPLIR TRES FUNCIONES BÁSICAS:

1. REUNIR DE FORMA ORDENADA TODOS LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS QUE CIRCULAN EN EL NEGOCIO.

2. GUARDAR DE MANERA ORDENADA EL MATERIAL REUNIDO. 3. FACILITAR DE CONSULTA, ES DECIR, PODER SACAR LOS

DOCUMENTOS O ARCHIVOS RÁPIDAMENTE CUANDO SEA NECESARIO.

ADEMÁS DE REGISTRAR DATOS ÚTILESEVITAR REPETICIONES INNECESARIASUNIFICAR CRITERIOSCENTRALIZAR Y DESCENTRALIZAR LA CORRESPONDENCIAMINIMIZAR EL TIEMPO DE RECUPERACIÓN

CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DEL ARCHIVO

TRADICIONALMENTE LOS CUARTOS DE ALMACENAMIENTO DE DOC. HAS SIDO LOS ÁTICOS DE LOS NEGOCIOS O EMPRESAS. ACTUALMENTE LA IDEA HA CAMBIADO POR COMPLETO Y SE CONSIDERA QUE EL LUGAR DEL ARCHIVO DEBE SER ESPACIOSO, VENTILADO, ATRACTIVO, BIEN ILUMINADO Y QUE REÚNA LAS CONDICIONES TÉCNICAS NECESARIAS.

DEPÓSITO DE ARCHIVO: LOCAL ESPECIALMENTE EQUIPADO Y ADECUADO PARA EL ALMACENAMIENTO Y LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SITUACIÓN: EN TÉRMINOS GENERALES, EL ARCHIVO SE UBICARÁ CERCANO A LA OFICINA QUE SIRVE O QUE TIENE MAYOR VOLUMEN Y MOVIMIENTO DE PAPELES. ES EVIDENTE QUE, EN INTERÉS DE TODA LA ORGANIZACIÓN, SERÁ ÚTIL EN ESTUDIO PREVIO DE TODAS LAS SITUACIONES MEDIANTE UN PLANO DE LOS LOCALES QUE SE DISPONE. 

VENTILACIÓN: SEGÚN LOS HIGIENISTAS, LA TEMPERATURA AMBIENTE OPTIMA, PARA LOS EMPLEADOS EN TRABAJO OSCILA ENTRE LOS 18° A 20º CENTÍGRADOS, CON UNA HUMEDAD MEDIA DEL 40%.

CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DEL ARCHIVO

ILUMINACIÓN: PERO DE ACUERDO A LAS CONSTRUCCIONES MODERNAS, NO ES SIMPLE CONTAR CON LA ILUMINACIÓN ARTIFICIAL, PREFIRIÉNDOSE LA ILUMINACIÓN TOTALMENTE INDIRECTA, POR SER LA MÁS ACONSEJABLE PARA LOS LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS, YA QUE EVITA TODO REFLEJO.

DISPOSICIÓN: EL ESPACIO DISPONIBLE PARA LOS ARCHIVOS PUEDE TENER FORMA RECTAMENTE O CUADRADO, PERO EN TODO CASO TENDRÁ DISPONIBLE UN ESPACIO TAL QUE PERMITIRÁ UN FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE DICHO SERVICIO.

• PISO RESISTENTE QUE RESISTAN EL PESO DE LOS MUEBLES Y DOCUMENTOS

• NO HUMEDAD: PARA QUE NO SE DETERIOREN LOS DOC. EN PAPEL

• INSTALACIONES ELÉCTRICAS PROTEGIDAS PARA EVITAR INCENDIOS

• MOBILIARIO ADECUADO: PARA ACOMODAR LA INFORMACIÓN ADECUADAMENTE

EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO

 

HAY UNA GRAN VARIEDAD DE EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO PARA LOS PROPÓSITOS DE ARCHIVO. CADA DÍA SE INVENTAN SISTEMAS MÁS MODERNOS, PRÁCTICOS TÉCNICOS PARA ATENDER Y SATISFACER MÁS Y MÁS LAS NECESIDADES PARTICULARES DE CADA OFICINA. ANTES DE ELEGIR SE HARÁ UN ESTUDIO SOBRE MINUCIOSO Y PROYECCIONES DE LA EMPRESA CON EL FIN DE ELEGIR EL EQUIPO, MATERIALES Y MOBILIARIO ADECUADO.

MUEBLES: EL ARCHIVO NECESITA, EVIDENTEMENTE, DE UNA INFINIDAD DE MUEBLES Y EQUIPAMIENTO COMPLETO DE OFICINAS.

• ARCHIVADORES VERTICALES O GABINETES DE ARCHIVO

UTILIZADOS PARA GUARDAR TODA CLASE DE EXPEDIENTES A PRUEBA DE INCENDIO PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE GRAN VALOR.

LOS ARCHIVADORES VERTICALES PUEDEN SER DE DOS GAVETAS A LA ALTURA DEL ESCRITORIO, DE TRES, CUATRO, CINCO Y HASTA SEIS; ESTAS VARÍAN DE TAMAÑO DESDE EL PEQUEÑO PARA TARJETAS CARTAS OFICIOS HASTA CARTAS LEGALES; TAMBIÉN SE CONSIGUEN GACETAS CONFECCIONADAS ESPECIALMENTE PARA ARCHIVAR PLANOS DE GRAN TAMAÑO.

• ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO

• ARCHIVO DE CAJONERA

TIPOS DE MOBILIARIO DEL ARCHIVO

• ESTANTERÍAS Y ARMARIOS: UNA ESTANTERÍA, ESTANTE, LIBRERÍA O LIBRERO ES UN MUEBLE CON ESTANTES HORIZONTALES QUE SIRVE PARA ALMACENAR LIBROS.

 MUEBLE ARCHIVADOR: LA CARPETA SE INTRODUCE EN LA PARTE DEL CAJÓN DEL ARCHIVADOR DONDE DEBE ESTAR COLOCADA LA CARPETA

• LOS ARMARIOS: DEBEN SER MUY SÓLIDOS Y DE PREFERENCIA CON PUERTAS CORREDIZAS, PARA EVITAR QUE ESTAS ESTORBEN Y QUE LA ABERTURA DE UN ARMARIO IMPIDA LA DE OTRO EN CASO DE QUE SE ENCUENTREN INSTALADOS EN SERIE, ADEMÁS, ESTOS ARMARIOS DEBEN ESTAR PREVISTOS DE CERRADURAS DE SEGURIDAD, POR LO GENERAL CILÍNDRICAS.

• FICHEROS HORIZONTALES VISIBLES – (KÁRDEX): CUANDO LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EMPIEZA A SER COMPLEJA LA TÉCNICA MODERNA DE ESTE ORIENTANDO HACIA ESTE TIPO DE FICHEROS INDIVIDUALES QUE OCUPAN TANTO ESPACIO Y OFRECEN LA DIFICULTAD DE ENCONTRAR CON FACILIDAD LA QUE SE BUSCA.

• KARDEX: ES UN MOBILIARIO, PARA UN TIPO DE ARCHIVO ACTIVO QUE PERMITE, OBTENER CUALQUIER CLASE DE INFORMACIÓN, DE UNA MANERA FÁCIL Y FLEXIBLE.

ESTOS FICHEROS SON METÁLICOS FORRADOS DE CARTÓN DE TAMAÑO ESTÁNDAR, DE GRAN DURACIÓN Y RESIDENCIA, DEBIDO A LA GRAN CANTIDAD DE FICHAS QUE SE ARCHIVAN EN ÉL; ECONOMIZAN MUCHO ESPACIO EN LA OFICIA.

LOS FICHEROS HORIZONTALES VISIBLES CONSERVAN MUY BIEN LAS FICHAS QUE SE ARCHIVAN EN ÉL, POR ESTAR PROTEGIDAS EN LA PARTE EXPUESTA EL DETERIORO, CON MATERIAL PLÁSTICO TRANSPARENTE.

LA CONSULTA DE LAS FICHAS Y SU PUESTA AL DÍA RESULTA MUY FÁCIL, YA QUE NO ES NECESARIO SOSTENER CON LA MANO DURANTE SU LECTURA O REGISTRO, DEBIDO A UN DISPOSITIVO ESPECIAL QUE LAS DEJA EN SUSPENSIÓN.

OFRECE GRAN SEGURIDAD CONTRA PERDIDAS, YA QUE NO ES NECESARIO SACAR LAS FICHAS DE LOS ARCHIVOS PARA SU REGISTRO.

 LA CAPACIDAD DE TARJETAS POR CADA BANDEJA Y CHAROLA DEPENDE DEL TIPO DE TARJETA USADA. OCHENTA (80) TARJETAS POR BANDEJA ES UNA BUENA CIFRA PROMEDIO.

FICHEROS: MUEBLE QUE CONTIENE FICHAS, LAS CUALES SON PEDAZOS DE CARTULINA O PAPEL FUERTE EN LA QUE SE CONSIGNAN DATOS O RESEÑAS DE: LIBROS, DOCUMENTOS, DATOS PERSONALES, ETC.

TARJETEROS: ES LA CAJA DONDE SE GUARDAN LAS TARJETAS QUE SIRVEN DE GUÍA PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS ARCHIVADOS.

OTROS ELEMENTOS NECESARIOS

• PERFORADORA GRAPADORA TIJERAS

• SACAGANCHOS SELLOS

• ALMOHADILLAS (ALMACENA LA TINTA QUE SE HA DE UTILIZAR EN EL SELLO).

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PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS Ambiente: Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de

depósito, involucra a todos aquellos elementos de tipo ambiental (Temperatura, humedad relativa, luz, contaminaciones atmosféricas y polvo).

DESASTRES: A las deficientes condiciones administrativas y físicas,

en las que se encuentran los archivos se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).

BIÓTICOS : Entre los agentes biológicos podemos mencionar,         Microorganismos Insectos Roedores

PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS

ANTROPOGÉNICOS: Es el factor más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorante incluye todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente usados durante los procesos básicos de organización, manipulación y depósito.

Tales como, clips, ganchos, legajos, carpetas, cajas y depósitos, con ausencia total de efectivos programas de mantenimiento y mala manipulación. Las consecuentes manifestaciones, abarcan desde el deterioro de tipo físico – mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones y otros).

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS• A MEDIDA QUE

ENTRAMOS EN LA ERA ELECTRÓNICA DE OBJETOS DIGITALES, ES IMPORTANTE SABER, QUE ESTAMOS ENTRANDO EN UNA ÉPOCA DONDE MUCHO DE LO QUE SABEMOS HOY, MUCHO DE LO QUE ESTÁ CODIFICADO Y ESCRITO ELECTRÓNICAMENTE, SE PERDERÁ PARA SIEMPRE.

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

VENTAJAS: • PRESERVACIÓN DE LA

IMAGEN DE DETERIOROS FÍSICOS O QUÍMICOS.

• SE REDUCE LA MANIPULACIÓN DE LOS ORIGINALES.

• RAPIDEZ Y FACILIDAD DE LOCALIZACIÓN.

• COPIAS IMPRESAS.

DESVENTAJAS:

• NO CUBRE EL SECTOR CONSERVACIÓN, DEBIDO A LA CONSTANTE RENOVACIÓN TECNOLÓGICA.

• PERIODO DE VIDA MENOR QUE EL PAPEL Y EL MICROFILM.

• ALTERACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA CON GRAN FACILIDAD.

• LOS EQUIPOS QUEDAN OBSOLETOS RÁPIDAMENTE.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 

• TEMPERATURA 18º C

• HUMEDAD RELATIVA 40%

• MIGRACIÓN 10 AÑOS

 

NOTA: LA HUMEDAD ES EL MAYOR AGENTE DE DETERIORO.

LOS SOPORTES DIGITALES DEBEN GUARDARSE EN FORMA VERTICAL.