SISTEMATIZACION DEL ARCHIVO

IVONNE ALEXANDRA HERNANDEZ AMORTEGUI

DOCENTE

ENNY EDITH ALVAREZ SALAZAR

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

GIRARDOT

2015

SISTEMATIZACION DEL ARCHIVO CONTABLE DEL CONDOMINIO

SAN FELIPE DE BARJAS – FLANDES (TOLIMA)

Sistema Integrado de Control y Administración de Documentos

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

GIRARDOT

2015

TABLA DE CONTENIDO

1. PROPUESTA PRACTICA PROFESIONAL

2. DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

3. FORMULACION DEL PROBLEMA

4. JUSTIFICACIÓN

5. OBJETIVOS

GENERAL

ESPECIFICO

6. CAMPO DE LA PRÁCTICA

7. CUADRO DE RESUMEN DE ACTIVIDADES

8. COLABORACIONES

9. RECURSOS

10.BIBLIOGRAFÍA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En toda organización grande o pequeña, o en cualesquiera de sus áreas se manejan

entornos que tienen diferentes niveles de actuación, desde la parte administrativa hasta

las áreas donde se desarrolla o proporciona el servicio, se realizan procesos que van

enfocados a ser parte de una comunidad que también exige resultados que sean al

menos igual a sus expectativas.

El condominio san Felipe de barajas en el sector servicios, como organización esta

consiente de los cambios que se han presentado y el constante cambio se hace

necesario prepararse en todas sus líneas.

La mejor manera de lograr una ventaja competitiva es ofrecer servicios suficientemente

eficaces en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes, dando

datos reales. Pero esto no se logra a menos que se adopte la útil herramienta llamada

Calidad.

Los procesos operativos, administrativos y gerenciales, serán beneficiados si la calidad

se aplica en todos los niveles jerárquicos de la organización.

FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los documentos mínimos requeridos para cimentar el desarrollo de un

Sistema Integrado de Gestión para la organización, fundamentado en los requisitos de

las normas, que permita establecer la organización, coordinación y desempeño de los

procesos y procedimientos, que oriente hacia el cumplimiento de sus objetivos y su

capacidad potencial frente a la ampliación de sus servicios?

PROPUESTA PRACTICA PROFESIONAL

Un sistema funcional que agrupe un conjunto de actividades y procesos de preservación y

conservación preventiva, diseñados de manera estratégica, de acuerdo con los

requerimientos de la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, con el objetivo de garantizar

la integridad física y funcional de los soportes, desde el momento de su emisión, periodo de

vigencia, hasta su disposición final, lo cual asegura la perdurabilidad de la información.

Conformado por seis (6) programas:

1. Sensibilización y toma de conciencia

2. Inspección y mantenimiento de instalaciones

3. Monitoreo y Control de condiciones ambientales

4. Limpieza de áreas y documentos

5. Conservación en la producción y manejo documental

6. Prevención y atención de desastres

Cada uno de estos, implementara un diseño de las políticas, que armonizadan y articulan los

procedimientos técnicos y administrativos.

DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA

La sistematización de los archivos como un" Sistema Integrado de Control y

Administración de Documentos” que se realiza con el fin de que la organización una

vez organizados sus archivos, cuenten con un sistema de recuperación de la

información donde se indique la localización física de los documentos e identificación de

los datos principales de las unidades de conservación, para su fácil ubicación y también

sirve como herramienta para la ejecución de los demás procesos archivisticos.

JUSTIFICACIÓN

Diagnosticar, diseñar y documentar un sistema de gestión de calidad permite cumplir

con las exigencias del entorno externo r interno, ya que en la actualidad se está

observando lo exigente que pueden llegar a ser para las empresas que no posean

flexibilidad en sus bienes y servicio, donde se está a la expectativa de que cumpla con

los requisitos de las parte interesadas. Por esto se debe mejorar sus procesos

administrativos, con la meta de seguir creando estrategias competitivas que le permitan

permanecer en un mercado competitivo.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar una propuesta de Sistema Integrado de Gestión que permita proponer un

Sistema de Gestión de la calidad basada en las normas y un sistema de seguridad de la

información.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Desarrollar un diagnóstico de los diferentes procesos que realiza la empresa.

2. Identificar, secuencia e interacción de los procesos.

3. Diseñar una propuesta para la implementación del sistema de gestión integrado

de calidad y seguridad de la información, por medio de herramientas que

permitan a la organización estructurar, controlar y asegurar el manejo de

documentos, procedimientos y mantener en el tiempo el sistema integrado de

gestión.

4. Establecer los mecanismos y acciones que el personal debe implementar para el

correcto manejo, almacenamiento y preservación de la información y de los

soportes que la contienen;

5. Crear conciencia sobre la importancia y utilidad de los diferentes programas que

conforman el Sistema Integrado de Conservación;

6. Sensibilizar al personal en cuanto que el Archivo, es un asunto y responsabilidad

de toda la Entidad y además recuperar los valores históricos, culturales,

testimoniales y documentales de un acervo específico.

CAMPO DE LA PRÁCTICA

  CONDOMINIO SAN FELIPE DE BARAJAS

.

ACTIVIDAD DESCRIPCION HORAS LUGAR

Facilitar el acceso Facilitar el acceso a la

información contractual por

medio virtuales

45   Condominio San

Felipe de Barajas

Disminuir los riesgos Disminuir los riesgos que se

pueden presentar en la

preservación de los documentos

físicos (mutilación, perdida,

alteración, entre otros).

45   Condominio San

Felipe de Barajas

Disminuir el consumo Disminuir el consumo de

insumos de oficina (papel, tinta,

electricidad, multicopiado)

45   Condominio San

Felipe de Barajas

Disminuir los tiempos Disminuir los tiempos de

acceso a la información

Disminuir el tránsito de

personas en la oficina y la

manipulación de documentos

45   Condominio San

Felipe de Barajas

Mes SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRESemana Semana Semana Semana Semana Semana Semana S

e

Semana Semana

Días 21-26 28-02 5-10 12 -16 19-24 26-31 x 2-6 9-14Horas/días 22 23 22 23 22 23 22 23Facilitar el acceso

Disminuir los riesgos

Disminuir el consumo

Disminuir los tiempos

CUADRO DE RESUMEN DE ACTIVIDADES

COLABORACIONES

Administradora

Axial

Tesorera

Presidenta de la junta

Contador

Revisor fiscal

RECURSOS

Computador

Remax

Impresora multifuncional

Archivo

Papelaria

BIBLIOGRAFÍA

http://calidad.udenar.edu.co/wp-content/uploads/2012/02/MANUAL-SIGC-V41.pdf

http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-

11.005.020_Procedimiento_Control_de_documentos_V5.pdf

http://repository.upb.edu.co:8080/jspui/bitstream/123456789/507/1/digital_17636.pdf

http://repositorio.escuelaing.edu.co/bitstream/001/139/1/PROPUESTA%20DE%20UN

%20SISTEMA%20INTEGRADO%20DE%20GESTI%C3%93N%20PARA%20LA

%20EMPRESA%20SGS%20ETSA.pdf

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?

codDoc=MTU=&versionDoc=3