manual del archivo

1Manual de formulacin del PINAR

MANUAL Formulacin del Plan Institucional de Archivos -PINAR

Autores:Jhon A. Gonzlez Flrez

Alba Rincn HerreraWilson Snchez Yopaz

Jorge William Triana Torres

2014

2Archivo General de la Nacin

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIAEstablecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura

Consejo DirectivoMinisterio de CulturaMinistra: Mariana Garcs CrdobaViceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano Presidenta del Consejo

Representante de los Archivos del PasMargarita Monsalve SalasAlcalda Distrital de Barranquilla

Academia Colombiana de HistoriaJuan Camilo Rodrguez GmezPresidente

ColcienciasJuanita Len PearenasDelegada de la Sra. Directora

Archivo General de la NacinCarlos Alberto Zapata CrdenasDirector General

Comit EditorialCarlos Alberto Zapata CrdenasClaudia Ivonne Fctor LugoMauricio Tovar GonzlezJhon Alexander Gonzlez FlrezJohn Francisco Cuervo AlonsoNatacha Eslava VlezDania Paola Asprilla Yurgaqui

Coordinacin Editorial y DiagramacinDania Paola Asprilla YurgaquiSandra Cardona Carvajal

Diseo de CartulaSandra Cardona Carvajal

ImpresinImprenta Nacional de Colombia

Autores:Jhon A. Gonzlez FlrezAlba Rincn HerreraWilson Snchez YopazJorge William Triana Torres

ISBN978-958-8242-32-3

Archivo General de la Nacin de ColombiaCarrera 6 No. 6-91Telfono: 328 2888 Fax: 337 2019E-mail: [email protected] web: www.archivogeneral.gov.coBogot D.C., Colombia - 2014

Impreso en ColombiaLas publicaciones del Archivo General de la Nacin de Colombia estn protegidas por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Po-drn reproducirse extractos sin autoriza-cin previa, indicando la fuente.Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad exclusiva de su(s) autor(es).

Crditos


Tabla de Contenido

Presentacin Introduccin 1. Importancia y beneficios del Plan Institucional de Archivos PINAR 2. Metodologa para la formulacin del Plan Insti-tucional de Archivos PINAR 2.1. Identificacin de la Situacin Actual 2.2. Definicin de Aspectos Crticos 2.3. Priorizacin de Aspectos Crticos y Ejes Articuladores. 2.4. Formulacin de la Visin Estratgica del Plan Institucional de Archivos PINAR 2.5. Formulacin de Objetivos 2.6. Formulacin de Planes y Proyectos 2.7. Construccin del Mapa de Ruta 2.8. Construccin de la Herramienta de Seguimiento y Control 3. Estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR 4. Aprobacin y publicacin GlosarioBibliografa Anexos Anexo 1 Ejemplo de metodologa para la formulacin del Plan Institucional de Archivos PINAR Anexo 2 Ejemplo de estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR

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Presentacin

El Archivo General de la Nacin en desarrollo de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, especialmente el Artculo 4 Principios Generales, de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Infor-macin Pblica Nacional, especialmente en el Artculo 16 Archivos y del Decreto 2609 de 2012, principalmente el Artculo 8 Instrumentos archivsticos para la gestin docu-mental; presenta el siguiente Manual que servir de base para la formulacin, aprobacin, seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinmico al interior de las entidades, que requiere de la coopera-cin, articulacin y coordinacin permanente entre la alta direccin y los responsables de las reas de archivo, tec-nologa, planeacin, jurdica y los productores de la infor-macin, entre otros; con el fin de orientar los planes, pro-gramas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar la funcin archivstica de la entidad en un periodo determinado.


Para la formulacin de este Manual, se tuvieron en cuenta los lineamientos formulados por el Archivo General de la Nacin para la funcin archivstica, as como el Programa Institucional de Desarrollo Archivstico PIDA de Mxico, con el objetivo de entregar una herramienta que pudiera servir de apoyo a la alta direccin de las entidades y orga-nizaciones, en la planificacin de la funcin archivstica a travs de la articulacin, desarrollo, seguimiento y mejora de los planes, programas y proyectos.

Est dirigido a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles; nacional, departamental, distrital, municipal; a las entidades territoriales indgenas y dems entidades territo-riales que se creen por Ley; a las divisiones administrativas; a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder y dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000.


Introduccin

La alta direccin en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, desde su rol estratgico, rea-lizan actividades de planeacin, revisin y mejora para lo-grar la eficiencia y eficacia, y a su vez, cumplir con los ob-jetivos y metas trazados en la planeacin estratgica; lo anterior se ve reflejado en el trazado y ejecucin del Plan Estratgico Institucional y el Plan de Accin Anual.

Atendiendo a ello, la funcin archivstica de la entidad no debe ser la excepcin y para ello, la alta direccin debe-ra contar con una herramienta que le permita identificar y seguir los planes, programas y proyectos de dicha funcin, asociados y articulados con los Planes en mencin.

Teniendo en cuenta lo anterior, para orientar a las entida-des sobre el desarrollo de la funcin archivstica, el Decre-to 2609 de 2012, establece en el Artculo 8 Instrumentos archivsticos el Plan Institucional de Archivos PINAR, el cual es un instrumento que permitir planear, hacer segui-miento y articular con los planes estratgicos, la funcin archivstica de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades.


A partir de ello, el Archivo General de la Nacin en el de-sarrollo de la Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 2609 de 2012, formula el presente Manual como una metodologa sencilla para la elaboracin del PINAR al interior de las entidades, cuyos fines son:

Cumplir con los propsitos de la funcin archivsti-ca y gestin documental de la entidad, mediante la orientacin de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables. Gestionar y cuantificar los recursos humanos, finan-cieros, tecnolgicos e infraestructura, como soporte para la ejecucin de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignacin oportunamente. Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el ac-ceso a los archivos. Consolidar y modernizar la gestin de archivos de la entidad en el marco del archivo total.

Esta herramienta se divide en tres partes: la primera de-sarrolla los aspectos generales que contextualizan el Plan Institucional de Archivos PINAR; la segunda parte del do-cumento describe cada uno de los pasos que son nece-sarios para la formulacin del Plan y la tercera, presenta un ejemplo de la aplicacin de la metodologa propuesta.


1. Importancia y beneficios del Plan Institucional de Archivos PINAR

El Plan Institucional de Archivos PINAR es un instrumen-to para la planeacin de la funcin archivstica, el cual se articula con los dems planes y proyectos estratgicos previstos por las entidades.

Se resalta su importancia como soporte a la planeacin estratgica en los aspectos archivsticos de orden norma-tivo, administrativo, econmico, tcnico y tecnolgico; to-da vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promocin activa del acceso a la informacin pblica; y por lo mismo, las entidades deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creacin, gestin, organizacin y conservacin de los mismos.

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Archivo General de la Nacin

Con la implementacin del Plan Institucional de Archivos PINAR, las entidades tendrn los siguientes beneficios:

Contar con un marco de referencia para la pla-neacin y el desarrollo de la funcin archivstica. Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la funcin archivstica. Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestin y procesos archivsticos en el Plan Estratgi-co Institucional y el Plan de Accin Anual. Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad organizacional. Articular y coordinar los planes, programas, pro-yectos y modelos relacionados con la gestin docu-mental y la funcin archivstica. Facilitar el seguimiento, medicin y mejora de los planes y proyectos formulados.

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Manual de formulacin del PINAR

2. Metodologa para la formulacin del Plan Institucional

de Archivos PINAR

A continuacin se presentan los elementos bsicos para la formulacin del Plan Institucional de Archivos PINAR.

2.1. Identificacin de la Situacin Actual Este aspecto comprende la recoleccin de informacin puntual, que servir como base para determinar la situa-cin actual de la entidad, analizando las diferentes herra-mientas que permiten identificar de manera general, las problemticas a las cuales se enfrenta la funcin archivsti-ca. Esta evaluacin se centra desde una perspectiva glo-bal, en los aspectos administrativos, tcnicos, tecnolgicos y archivsticos, entre otros; con el fin de determinar y priori-zar los que estn siendo afectados en mayor medida.

Las siguientes herramientas administrativas son referentes que permiten determinar la situacin:

a. Diagnstico integral del archivo.b. Mapa de riesgos.c. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditoras internas y externas.d. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditoras realizadas por rganos de control.e. Formulario nico de Reportes de Avance de la Gestin - FURAG (para entidades del orden nacio-nal).f. Planes de Mejoramiento Archivstico PMA, ge-nerados a partir de las visitas de inspeccin, vigi-lancia y control, realizadas por el Archivo General de la Nacin.

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g. ndice de Gobierno Abierto IGA e ndice de In-tegridad INTEGRA (Procuradura General de la Na-cin).h. Autoevaluacin de la Funcin Archivstica -AFAi. Y otras herramientas y modelos que faciliten la evaluacin.

2.2. Definicin de Aspectos Crticos

Una vez hecha la identificacin de la situacin actual, la entidad deber analizar las herramientas administrativas, identificando los aspectos crticos que afectan la funcin archivstica, asocindolos a los riesgos a los cuales est ex-puesta. Se deben tener en cuenta todos los aspectos cr-ticos sin importar su relevancia, toda vez que la correcta definicin de stos, permitir la adecuada formulacin del PINAR.

Para definir los aspectos crticos se sugiere la siguiente tabla:

Tabla No.1 Aspectos crticos.

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2.3. Priorizacin de Aspectos Crticos y Ejes Articu-ladores

La priorizacin consiste en determinar de manera objetiva, a travs de una tabla de evaluacin, el nivel de impacto de los aspectos crticos frente a los ejes articuladores que representan la funcin archivstica.

Para la priorizacin de los aspectos crticos se sugiere cons-truir la tabla de priorizacin de aspectos (Tabla No. 2), la cual consiste en establecer una relacin directa entre di-chos aspectos y el eje articulador, a travs de la aplicacin de la Tabla de criterios de evaluacin (Tabla No. 3); dando como resultado el grado de prioridad de los aspectos y ejes que servirn de base para la formulacin de la visin estratgica y objetivos del Plan.

A continuacin se describe cada uno de los componentes de la Tabla No. 2

Aspecto crtico: En este campo se relacionan cada uno de los aspectos que han sido definidos previa-mente y son objeto de evaluacin.

Tabla No.2 Priorizacin de aspectos.

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Eje articulador: Se basa en los principios de la fun-cin archivstica dados el Artculo 4 de la Ley 594 de 2000. ste es un campo fijo y se estructura de la si-guiente manera:

a) Administracin de archivos: Involucra aspec-tos de la infraestructura, el presupuesto, la nor-matividad y la poltica, los procesos y los proce-dimientos y el personal.b) Acceso a la informacin: Comprende aspectos como la transparencia, la participa-cin y el servicio al ciudadano, y la organiza-cin documental.c) Preservacin de la informacin: Incluye as-pectos como la conservacin y el almacena-miento de informacin.d) Aspectos tecnolgicos y de seguridad: Abar-ca aspectos como la seguridad de la informa-cin y la infraestructura tecnolgica.e) Fortalecimiento y articulacin: Involucra as-pectos como la armonizacin de la gestin do-cumental con otros modelos de gestin.

Evaluacin de impacto: Es necesario que la enti-dad evale los aspectos crticos frente a cada eje articulador, para lo cual debe:

Tomar el aspecto crtico y confrontarlo con todos los criterios de evaluacin de cada eje articulador (Tabla No. 3). Si el aspecto crtico tiene una solucin directa con el desarrollo o implementacin del criterio de evaluacin, se debe considerar como un impacto. Se debe continuar la evaluacin del aspec-to crtico con cada criterio hasta finalizar el eje articulador.

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Una vez finalizada la evaluacin por eje ar-ticulador, se suman los criterios de evaluacin impactados; teniendo en cuenta que la suma-toria por eje articulador no puede ser superior a diez. Se debe diligenciar la Tabla No. 2 con los re-sultados obtenidos de cada eje articulador. Este ejercicio se debe realizar por cada eje articulador y sus diez criterios de evaluacin.

Nota: La Tabla de criterios de evaluacin es el instru-mento que permite evaluar de forma objetiva cada aspecto crtico frente a los ejes articuladores, los cuales cuentan con diez criterios.

Sumatoria total: Una vez finalizada la evaluacin de todos los aspectos crticos, se deber proceder a totalizar cada uno de ellos y cada eje articulador.

La priorizacin de los aspectos crticos y ejes ar-ticuladores se har con base en la identificacin de aquellos con mayor valor de la sumatoria; lo que indi-ca que tienen un alto impacto dentro de la entidad.

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Tabla No. 3 Criterios de evaluacin.

Nota: la buena identificacin de los aspectos crticos y la correcta priorizacin de stos, facilitar la elaboracin y articulacin de la visin, los objetivos, los planes y los pro-yectos de la entidad.

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2.4. Formulacin de la Visin Estratgica del Plan Institucional de Archivos PINAR

La visin estratgica del PINAR es la intensin manifiesta de la entidad de mejorar su funcin archivstica. Para su for-mulacin, se debern tomar como base los aspectos crti-cos y los ejes articuladores con mayor impacto y redactar de manera breve y concisa el compromiso de mejorar di-chos aspectos.

2.5. Formulacin de Objetivos

Los objetivos son la expresin formal y medible de la visin estratgica; para su formulacin se deben tomar cada uno de los aspectos crticos y de los ejes articuladores que conformaron la visin.

Todo objetivo debe iniciar con un verbo y se debe comple-mentar con la intencin o con lo que se busca hacer para dar solucin a la problemtica de la funcin archivstica.

2.6. Formulacin de Planes y Proyectos

Los planes y proyectos deben responder a cada uno de los objetivos establecidos. Si la entidad cuenta con una metodologa para la construccin de planes y proyectos, deber hacer uso de sta; de lo contrario, se sugiere tener en cuenta los siguientes elementos:

Nombre del plan o proyecto. Alcance: Describir el trabajo que ser entrega-do como producto, servicio o resultado del plan o proyecto. Metas: Identificar cul es el compromiso de la enti-dad frente al plan o proyecto para cada uno de los aspectos crticos. Las metas son la parte ms visible del Plan Institucional de Archivos PINAR y son una

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referencia para establecer el cumplimiento de los compromisos que tiene la entidad frente a ste. Actividades: Mencionar todas aquellas acciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de las metas y el cronograma. Indicadores: Explicar cmo la entidad va a medir (expresin cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a una meta) y a observar f-cilmente el grado de avance del plan o proyecto para cada uno de los aspectos crticos. Recursos: Asignar los insumos necesarios para con-seguir el logro de los objetivos del plan o proyecto. Matriz de asignacin de responsabilidades: Rela-cionar cada una de las actividades con los indivi-duos de tal forma que cada una de stas tenga un rol determinado, un responsable, un aprobador, un consultor y un informador.

2.7. Construccin del Mapa de Ruta

El Mapa de ruta (Tabla No. 4) es una herramienta que per-mite identificar y comprender el orden en el que se van a desarrollar los planes, programas y proyectos en la enti-dad.

La intencin de esta herramienta es compilar todos los pla-nes, programas y proyectos relacionados con la funcin archivstica de la institucin que estn en desarrollo o pre-vistos para futuras acciones.

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Tabla No. 4 Mapa de ruta

Nota: Si la entidad est desarrollando planes, programas y proyectos referentes a la funcin archivstica, se deben incluir en el mapa de ruta, para articularlos en el Plan Insti-tucional de Archivos PINAR. En caso contrario, se deben realizar las acciones enunciadas en los numerales 2.1 al 2.6 de este Manual.

2.8. Construccin de la Herramienta de Segui-miento y Control

La herramienta de seguimiento y control permite hacer el monitoreo en un periodo de tiempo a los planes, progra-mas y proyectos relacionados en el Plan Institucional de Archivos PINAR. La entidad deber crear los mecanismos necesarios para el seguimiento, control y mejora de:

La visin estratgica del Plan Institucional de Archi-vos PINAR. Los objetivos. Los planes, programas y proyectos.

Si la entidad ya cuenta con estos mecanismos, deberan adoptarse para el PINAR.

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Es preciso a su vez, que internamente se definan las res-ponsabilidades para que el rea de Archivo y/o de Control Interno o quien haga sus veces, realice peridicamente la revisin y actualizacin de la herramienta. El uso de herra-mientas como el balancedscorecard y el tablero de con-trol, entre otros, son de gran utilidad para esta actividad.

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3. Estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR

La estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR es la siguiente:

Introduccin. Contexto estratgico de la entidad. Visin estratgica del Plan. Objetivos. Mapa de ruta. Herramienta de seguimiento.

Para la introduccin se debe realizar una breve explica-cin de cmo, por qu y para qu se va a desarrollar el Plan Institucional de Archivos PINAR en la entidad. En ella se deben definir el contexto legal, administrativo, econ-mico, sociocultural y tecnolgico e involucrar los antece-dentes de la entidad frente al desarrollo e implementacin de la funcin archivstica.

Para desarrollar el contexto estratgico de la entidad, se debe describir cada uno de los elementos de la planea-cin estratgica como lo son: misin, visin, valores y pol-ticas, entre otros.

Los dems elementos de la estructura se deben tomar a partir del resultado de la aplicacin de la metodologa ex-puesta en este Manual.

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4. Aprobacin y Publicacin

El Plan Institucional de Archivos PINAR deber ser presen-tado y aprobado por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o el Co-mit Interno de Archivo en las entidades del orden territo-rial. A su vez, deber ser publicado en la pgina web.

El Archivo General de la Nacin en el ejercicio de las fun-ciones de control y vigilancia, verificar la aprobacin y publicacin del PINAR.

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Glosario

Administracin de archivos: Conjunto de estrategias orga-nizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.1

Aspecto crtico: Percepcin de problemticas referentes a la funcin archivstica que presenta la entidad, como re-sultado de la evaluacin de la situacin actual.

Instrumentos archivsticos: Herramientas con propsitos es-pecficos, que tienen por objeto apoyar el adecuado de-sarrollo e implementacin de la gestin documental y la funcin archivstica.

Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la to-talidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o con-servacin permanente.2

Plan: Diseo o esquema detallado de lo que habr de ha-cerse en el futuro.3

1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogot D.C., 2006. p.1. Artculo 1.2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., 2000. p. 1. Artculo 3.3. COLOMBIA. DEPARTAMENTO DE LA FUNCIN PBLICA, et al. Metodologa para la im-plementacin del modelo integrado de planeacin y gestin. [en lnea] Bogot, 2012. [consultado 2014-03-14]. Disponible desde http://modelointegrado.dafp.gov.co/. p. 67.

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Plan Estratgico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratgicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro aos, para alcanzar objetivos acordes con su misin y con el Plan Nacional de Desarrollo.4

Plan de Accin Anual: Es la programacin anual de las ac-tividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vi-gencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratgico Sectorial e Institucional5.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algn evento que ten-dr un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en trminos de probabilidad y conse-cuencia.6

4. Ibid. p. 67. 5. Ibid. p. 67. 6. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Cartillas de Administracin Pblica. Gua de Administracin del Riesgo. [en lnea] Bogot, 2009. [consultado 2014-03-05]. Disponible desde http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=558. p. 24.

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Bibliografa

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 (31, octu-bre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogot D.C., 2006. 12 p.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 152. (15, ju-lio, 1994). Por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Bogot D.C., 1994. 14 p.

________. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposi-ciones. Bogot D.C., 2000. 12 p.

________. Ley 1712. (6, marzo, 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposi-ciones. Bogot D.C., 2014. 14 p.

________. Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para to-das las Entidades del Estado. Bogot D.C., 2012. 16 p.

COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUN-CIN PBLICA. Cartillas de Administracin Pblica. Gua de Administracin del Riesgo. [en lnea] Bogot, 2009. [consul-tado 2014-03-05]. Disponible desde http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=558

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COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUN-CIN PBLICA, et al. Metodologa para la implementacin del modelo integrado de planeacin y gestin. [en lnea] Bogot, 2012. [consultado 2014-03-05]. Disponible desde http://modelointegrado.dafp.gov.co

COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. Glosario. [en lnea]. Bogot. [consultado 2013-07-02]. Dispo-nible desde https://www.dnp.gov.co/Glosario/tabid/802/filter/A/Default.aspx.

LPEZ CARRIZOSA, Francisco Jos. ISO 9000 y la planifica-cin de la calidad. Bogot D.C.: ICONTEC, 2004. 127p

MXICO. ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL, IV LEGISLATURA. Ley de Archivos del Distrito Federal [en lnea]. Ciudad de Mxico. [Consultado 2013-07-02]. Disponible desde http://directorio.cdhdf.org.mx/transparencia/2012/InstArchivos/Ley_de_Archivos.pdf

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Anexos

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Anexo 1Ejemplo de la metodologa para la

formulacin del Plan Institucional de Archivos PINAR

Para la formulacin del PINAR, el municipio tom como base la metodologa utilizada en el presente Manual, ya que la entidad no posee metodologas al interior para la formulacin.

1. Evaluacin de la situacin actualEl municipio ---------- circunscrito en la categora 6, realiz un anlisis de las herramientas administra-tivas donde se evidenci que la entidad presenta aspectos crticos en la funcin archivstica, lo que conlleva a la prdida de informacin y a la prdida de la memoria e historia de la Nacin. Una de las razones por la cual no se han desarrollado planes o proyectos para mejorar esta problemtica es que la entidad no ha contemplado dentro del Plan de Accin Anual ni del Plan Estratgico Institucional el presupuesto para la administracin documental.

2. Identificacin de aspectos crticos A continuacin se presentan los aspectos crticos identificados:

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3. Priorizacin de aspectos crticos Una vez identificados los aspectos crticos, se evalu el impacto que tienen stos frente a cada uno de los ejes articuladores. Para ello se aplic la Tabla de criterios de evaluacin (Tabla No. 3 del Manual).

Los responsables confrontaron el aspecto crtico No. 1 con los criterios de evaluacin del eje articulador de administracin de archivos, con el siguiente re-sultado:

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Los responsables evaluaron el aspecto crtico No. 1 con cada eje articulador y los resultados fueron los siguientes:

El resultado final de la matriz de prioridades para el municipio ---------- circunscrito en la categora 6 fue el siguiente:

Orden de prioridad de los aspectos crticos y ejes articuladores

Se ordenaron los aspectos crticos y los ejes ar-ticuladores, segn la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:

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4. Formulacin de la Visin Estratgica Para la formulacin de la Visin Estratgica, el mu-nicipio tom como base los aspectos crticos y ejes articuladores con mayor sumatoria de impacto.

A partir de lo anterior, el municipio fij la siguiente visin estratgica:

El municipio garantizar la preservacin de la in-formacin, la administracin de los archivos y el acceso a la informacin con miras a mejorar las ins-talaciones locativas del archivo, las Tablas de Reten-cin Documental y la organizacin de los archivos de gestin.

5. Formulacin de objetivosPara la formulacin de los objetivos, se tomaron co-mo base los aspectos crticos y ejes articuladores in-cluidos en la Visin Estratgica, con el siguiente re-sultado:

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A partir de lo anterior, el municipio identific los pla-nes y proyectos asociados a los objetivos obtenien-do la siguiente informacin:

6. Formulacin de planes y proyectosPara la formulacin de cada uno de los planes y proyectos, el municipio utiliz una metodologa in-terna en donde tuvo en cuenta:

Nombre del plan o proyecto. Objetivo. Alcance del plan o proyecto. Responsable del plan o proyecto. Actividades y su tiempo de ejecucin. Responsable de la actividad. Recursos asociados a cada actividad. Indicadores del plan o proyecto.

El resultado fue la construccin de todos los planes, programas y proyectos. El siguiente es el desarrollo del Plan de riesgos:

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7. Construccin de mapa de ruta Para la creacin del mapa de ruta, el municipio tuvo en cuenta el tiempo de ejecucin de cada plan y desarroll el siguiente mapa:

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8. Seguimiento, control y mejoraEl municipio dise un cuadro de mando integral, basndose en los indicadores establecidos en cada uno de los planes y proyectos, y contemplando la medicin trimestralmente durante la ejecucin. El resultado fue:

Nota: Los responsables de la medicin se encarga-rn de alimentar el cuadro de mando.

Los responsables han realizado el seguimiento y me-dicin cada trimestre; los han registrado en el cua-dro de mando y los resultados son:

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Anexo 2Ejemplo de la estructura del Plan Institucional de Archivos PINAR

Introduccin

El municipio ---------- circunscrito en la categora 6, en cumplimiento del Decreto 2609, Artculo 8 Instrumentos ar-chivsticos ha previsto para la vigencia 2014 2023 como una de sus estrategias fundamentales, desarrollar el Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnstico integral de archivos y los factores crticos sealados como oportunidades de mejora en las visitas de inspeccin y vigilancia efectuadas por el ente rector de la poltica archivstica. Para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que con la apropiacin debida de los recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atencin oportuna de los ciudadanos y las condiciones adecuadas orientadas a la preservacin del patrimonio documental.

1. Contexto EstratgicoEl contexto estratgico que da soporte y en el que se basa el PINAR del municipio es:

MisinGobernar el municipio con sentido humano, con transparencia, eficacia y eficiencia, promoviendo la participacin de sus ciudadanos, impulsando el desarrollo de un municipio innovador, competitivo, ordenado y sostenible, que mejore la calidad de vida de todos sus habitantes.

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VisinTransformar al municipio en lder de la regin, inno-vador, generoso en oportunidades con un gobierno cercano y sensible a las necesidades de sus habitan-tes, eficaz y eficiente en la prestacin de servicios pblicos, que fortalezca su identidad, patrimonio cultural y cohesin social, posicionndolo como re-ferente internacional.

Valores Honestidad. Calidad total. Transparencia. Legalidad y certeza. Sensibilidad social.

Poltica de calidadLa Administracin Municipal en funcin del cum-plimiento de su misin, est comprometida con el logro de sus metas institucionales de desarrollo y el mejoramiento continuo, como apoyo a la competi-tividad del municipio en la regin.

Objetivos de calidad Garantizar el bienestar y el desarrollo equitati-vo de los habitantes del municipio. Establecer los mecanismos necesarios y su-ficientes para que los ciudadanos estn y se sientan seguros en el municipio. Incrementar el nivel de calidad de vida de los habitantes del municipio a travs de mecanis-mos articulados entre distintos actores del de-sarrollo econmico local. Maximizar el bienestar de los individuos en su relacin con el medio ambiente. Garantizar una infraestructura adecuada para el desarrollo social, cultural, ambiental, econmico, poltico e institucional del territorio.

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Asegurar una administracin transparente, in- cluyente y corresponsable, que brinde espa-cios de participacin, talento humano compe-tente, infraestructura tecnolgica adecuada, calidad en los servicios y manejo eficiente de los recursos financieros con el fin de mejorar el desempeo institucional y la satisfaccin de los ciudadanos y las partes interesadas.

2. Visin estratgica del Plan Institucional de Archivos PINAR

El municipio garantizar la preservacin de la informacin, la administracin de los archivos y el acceso a la informa-cin con miras a mejorar las instalaciones locativas del ar-chivo, las Tablas de Retencin Documental y la organiza-cin de los archivos de gestin.

3. ObjetivosLos objetivos establecidos para cumplir con la visin estra-tgica del PINAR son:

1. Mitigar riesgos puntuales de los depsitos de ar-chivo.2. Elaborar de Tablas de Retencin Documental.3. Crear de instrumentos archivsticos para los archi-vos de gestin.4. Establecer los programas especficos para los ar-chivos de gestin.5. Formular procesos de gestin documental.6. Formular polticas para la preservacin de infor-macin.7. Evaluar el impacto de la mala preservacin de la informacin.8. Capacitar a los funcionarios del municipio en te-mas de gestin documental.9. Mejorar la infraestructura de los depsitos de ar-chivo.

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10. Determinar la herramienta tecnolgica para la gestin documental.

4. Mapa de RutaLos planes establecidos para desarrollar PINAR en el muni-cipio para el periodo 2014 2023 son:

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5. Herramienta de seguimiento

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manual del archivo

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