lectura 1. procedimientos de almacenaje

IPAE BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAJE

DIPLOMADO EN LOGÍSTICA

SESIÓN 4

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

Caso:

Es una empresa de distribución de libros, discos, películas que podría emplear el siguiente

sistema de codificación para sus mercancías:

1. La primera y la tercera letra par el tipo de artículo: LB (libros), DS (discos) y PL (películas)

2. El siguiente número sería para el formato: 1 (VHS), 2 (DVD), 3 (CD), 4 (libro de bolsillo). 5

(libro en edición normal tapa dura) y 6 (libro editado en encuadernación sencilla).

3. Los siguientes tres números ya identificarían los títulos concretos que están a la venta.

4. El último dígito sería de control calculado multiplicando los números que componen el

código por su posición, sumando luego un uno para libros, un dos para discos y un tres

para las películas. Una vez hecha la suma, se irán sumando los dígitos del resultado hasta

que se quede un número de una sola cifra.

Ejemplo:

La película “El silencio de los corderos” en formato DVD tendría el siguiente código:

PL.2.025.4

PL: Por tratarse de una película.

2: Por tratarse en formato DVD

025: sería un número correlativo que iríamos dando a los títulos según fuéramos

adquiriéndolos.

4: Dígito de control: si sumamos los dígitos por la posición que ocupan (2x1+0x2+2x3+5x4=28),

y a esa cifra le sumamos tres por tratarse de una película, el resultado es 31. Si sumamos los

dígitos de esa cifra obtenemos el 4 (3+1). En base a los datos que se crean establecen las

reglas de cálculo del dígito de control para que si alguien digita un código que corresponde no

permita la entrada de ese dato.

Se pide:

Codificar los siguientes artículos:

Película “El silencio de los corderos” en formato VHS.

Libro “Wolfe, Tom. La Hoguera de las vanidades” en edición de bolsillo.

Disco “Mago de OZ. Finisterra. Formato CD”

Libro “Kafka, Franz, América”. Edición de encuadernación sencilla.

Película “Alguien voló sobre el nido del águila” en formato DVD.

Libro “John Kennedy Tool. La conjura de los necios” en edición de bolsillo.

Supuesto: el artículo es lo primero que se codifica de cada familia.



2

INTRODUCCIÓN

La gestión integral de los stocks y almacenes es un elemento clave de la cadena logística que

engloba todas las operaciones relacionadas con la carga de productos en el almacén, el medio

de transporte elegido y la descarga en el punto de venta. La rapidez a las respuestas

comerciales es fundamental para afrontar los retos de calidad y competitividad de cualquier

empresa.

Estos lugares donde se guardan los diferentes tipos de productos siempre van regidos con

formulaciones de una política de inventario dentro de la oficina o servicio de almacén. Ello

dependerá de la información recopilada respecto a tiempos de envíos, disponibilidad de

productos, tendencias en los precios y abastecimiento oportuno. Estas funciones básicamente

tienden a controlar el espacio físico y mantiene todos los artículos inventariados, además estas

oficinas deberán contar con manuales de procedimientos y guías de emergencias que ayuden

a sistematizar y procesar los productos dentro de la cadena de abastecimiento adecuadamente

y de esta manera también proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a

procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.

Para llevar a cabo de manera eficiente las acciones y controles dentro de los espacios

destinados al almacén es menester tener en cuenta que se llevan a cabo procedimientos en

cada una de las áreas que los comprenden como son: Recepción, Almacenamiento y

Despacho.

CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO

Hemos analizado los materiales y productos únicamente para calcular los espacios que

ocuparán según su cantidad y tamaño, así como el tipo y tamaño de sus envases. Ahora

debemos investigar sus características para sí darles el tratamiento adecuado en su manejo, su

almacenamiento y su control.

Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar

en el departamento técnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad,

temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de

romperse, etc.

Puede convenir separar las distintas mercancías en áreas especiales según sus

características; y en algunos casos, en salas o cuartos herméticos.

Algunos ejemplos de clasificación son:

1. Por sus características:

Frágil Perecedero

Explosivo Polvo

Acabado delicado En cuarentena

De combustión espontánea Contaminante

Líquido Cortante

Con olor desagradable Inflamable

Gaseoso Alto costo



3

2. Por condiciones de lugar:

* Seco * Frío

* Húmedo * Iluminado

* Cálido * Oscuro

3. Por línea de productos

4. Por máquina

5. Por frecuencia de uso

6. Por peso

7. Por tipo de envase

Otra manera es la separación por la clasificación A, B y C (el método que ha sido

tratado en la unidad referida a Gestión de Stock), por cualquiera de los sistemas de

selectividad: precio unitario, utilización y valor, criterio o alta rotación.

En los almacenes de repuestos de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar

un lugar o estantería para cada máquina. De manera que cuando uno requiere

mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Sólo los tornillos y

refacciones comunes se encuentran aparte.

Artículos que se deben almacenar

Se necesitan conocer:

1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y

peso de cada unidad envasada así como la tara del envase.

2. La cantidad usualmente solicitada al almacén y la frecuencia de las requisiciones

por turno, semana o mes.

3. El sitio de recepción y punto de entrega

4. El número máximo de unidades que se almacenarán (tamaño del lote o máximo de

pedido de compra o de orden de producción)

5. La cantidad mínima que hay que almacenar.

6. El espacio necesario para la manipulación y transporte, así como las precauciones

que se deben observar.

A continuación se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo único,

sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los

objetivos que se persiguen alcanzar con la recolección de datos.



4

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los

espacios necesarios en el almacén.

La Unidad Guardada de Inventario (Stock Keeping Unit = SKU)

Es un identificador usado en el comercio con el objeto de permitir el seguimiento

sistemático de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Cada SKU se asocia

con un objeto, producto, marca, servicio, cargos, etc.

Los SKU no siempre se asocian con ítem físico, más bien sino que se refieren a

entidades facturables. Extensiones en la garantía, cargos de envío o instalación no son

físicos, pero tienen SKU porque son facturables. Quienes usan el método SKU asignan

los números de acuerdo a su propio criterio, basados en las políticas de

almacenamiento de datos de cada corporación a nivel regional o nacional. El

seguimiento de los SKU difiere de otros métodos de seguimiento de productos en que

no son controlados por una serie de regulaciones recomendadas por los fabricantes, ni

tampoco por regulaciones de terceros.

Considérese el siguiente ejemplo: Una pieza tiene el número de parte 1234, y se

empaca en cajas de a 20, y la caja es marcada con el mismo número de parte, 1234. La

caja es almacenada en el depósito. La caja de piezas es la Unidad Guardada de

Inventario (Stock Keeping Unit, SKU) porque es la unidad que puede inventariarse. Aún

incluso si el número de parte señala tanto a la pieza como a la caja de piezas por igual,

la caja es la unidad en que se almacena. Puede haber tres colores diferentes de esa

pieza, y cada uno tendrá un SKU diferente. Cuando se conforma el envío del producto,

si el envío es de 50 cajas de las piezas azules, 100 de las rojas y 70 de las amarillas, se

dirá que se están enviando 220 cajas, pertenecientes a tres SKU.

Variantes: Los sistemas de administración de inventarios de mayor éxito asignan un

SKU único para cada producto y cada una de sus variantes. Por ejemplo, diferentes



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colores o modelos de un producto tienen diferentes SKU. Esto permite saber, por

ejemplo, si las camisetas azules se venden mejor que las verdes.

Otros métodos de seguimiento de entidades, con diferentes regulaciones, son UPC

(Universal Product Code, Código Universal de Producto), EAN (European Article

Number, Número de Artículo Europeo) y GTIN (Global Trade Item Number, Número de

objeto para Comercio Mundial).

Unidad de Mantenimieto Logístico (SKUL = Stock Keeping Unit Logistic)

Un SKUL es un identificador que es utilizado por las operaciones logísticas para permitir

el seguimiento sistemático de los productos y disponer del manejo adecuado de los

productos el el almacenaje y transporte. SKULs se asigna y se serializa en el nivel

mercantil. Cada SKUL se une a un artículo, a una variante, a una línea de productos, a

un paquete, a un servicio, o a un accesorio.

SKULs no se asocian siempre a los artículos físicos reales, sino es entidades más

apropiadamente almacenables o transportables. Cada empresa que usa el método de

SKUL tendrá su propio acercamiento personal a asignar los números, basados en

políticas corporativas regionales o nacionales del almacenaje y de la recuperación de

datos. El seguimiento de SKUL varía de otros métodos que siguen del producto que sean

controlados por un cuerpo más ancho de las regulaciones que provienen fabricantes o

posiblemente regulaciones de tercera persona.

2. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

La codificación es el proceso mediante el cual se asigna un código a cada artículo. El

código es la denominación que corresponde a cada uno de los artículos del inventario, lo

que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fácilmente, mediante la

simbología asignada. Esta asignación del código resulta indispensable cuando se trata del

procedimiento electrónico de datos.

Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la

de la compañía que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del

proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra; la del negocio para identificar cada

artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan,

consumen, registran y venden.

El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio. Además de que

el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artículo por el

número de clave dado en la codificación interna de la compañía.

Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al área de

recepción con el número dado en la codificación interna para evitar confusiones en el

almacenamiento y en la entrega al solicitante.

Algunas partes pequeñas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso

se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compañía ha de tener su

propia codificación de acuerdo con sus necesidades.



6

El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales directos o sea materias

primas, es la función principal del departamento de ingeniería, de compras, de almacenes o

de producción. La identificación de los productos terminados es la función principal del

departamento de ventas.

El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas

de la producción y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la

fábrica y las previsibles, con un criterio razonable.

Codificación de Materiales

Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las características

siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del

material en cuestión dentro de nuestras fábricas. Estas características importantes se

mencionan únicamente como ejemplo en el cual se ha dado un número a cada una:

1. Dimensiones. Largo, ancho y calibres, en el caso de una lámina; diámetro, en el caso

de una flecha.

2. Material de que está hecho. Hierro, acero, cobre, latón, níquel, plástico, madera, etc.

3. Acabado. Rolado en caliente, rolado en frío, niquelado, cromado, esmaltado, etc.

4. Composición química. Aceros aleados, sustancias químicas, mezclas, etc.

5. Aparato o equipo del cual va a formar parte. En el caso de ser componentes

identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la

fábrica.

6. Casa vendedora y marca de fábrica. En algunos casos.

La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las características antes

mencionadas que sean utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de identificación

se complicaría innecesariamente.

El Código de Identificación

Para identificar los distintos tipos de productos (referencias) con las que se trabajan y

facilitar su administración, se empelan sistemas de codificación. Estos sistemas asignan un

código a cada referencia. Para que este sistema de codificación sea efectivo, debe cumplir

una serie de características:

1. Debe ser fácil de digitar.

2. Cada código debe ser único para cada referencia. De otro modo, se producirán

duplicados que darán lugar a errores.

3. El sistema de codificación debe ser significativo, decir guardar relación con el producto

que identifica.

4. Debe incluir un dígito de control. Un dígito de control está compuesto por uno o varios

números que se calculan a partir del resto de números o letras de código. Este dígito de

control sirve para evitar errores de digitación cuando el almacén está informatizado. Por

ejemplo, en el código 85978-8 el dígito de control es el 8, y es un combinación de los



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demás. Ello supone que si alguien digita por error el código 85987-8 ya no corresponde

con el código y el computados no lo aceptará.

5. Al diseñar un código se procura que éste sea sencillo y práctico de usar. No deberá ser

ambiguo, deberá ser preciso y tendrá que poder distinguir un artículo de otro. Es decir,

debe de singularizar un artículo con respecto a los demás casos.

6. El código tiene que facilitar la clasificación de los datos referentes. El código presentará

la suficiente flexibilidad como para permitir la expansión del archivo de datos. Si en el

archivo hay categorías, es necesario prever la extensión en cada categoría, ya sea al

final o en medio. O sea extensión o intercalación.

Existen diversos métodos de codificación, que sugerimos como posible uso:

Codificación Secuencial: Todos los artículos ordenados numéricamente en orden

creciente. Este método es sencillo pero de aplicación limitada.

Codificación por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento

secuencial se asignan bloques de números consecutivos que representen categorías de

datos.

Este método es significativo ya que conociendo los límites de los bloques, podemos

determinar para un número a qué categoría pertenece.

Codificación por Partes Jerarquizadas: En este método la clave se forma por partes

significativas jerarquizadas.

Al igual que la codificación por grupos, la codificación por partes facilita la selección y

clasificación, pero requiere de una clave de muchas posiciones.

El Código de Barras

Los errores y el tiempo que se gasta aumentan de manera notable con la frecuencia con

que un ser humano tenga que identificar objetos, registrar esa información en una base

de datos y luego hacer las modificaciones necesarias para seguir los cambios en la

localización, el tamaño de los empaques, las cantidades, etc.



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Mientras menos se dependa de la intervención humana para identificar artículos,

registrar información y hacer seguimiento de datos, más oportunos y exactos serán los

registros. La codificación de barras es una valiosa herramienta para capturar datos

importantes con precisión y rapidez.

El tiempo y el dinero que ahorraría si pudiera eliminar el tiempo y los errores

mencionados arriba muchas veces pagarían un sistema de codificación de barras. La

rapidez en la captura de información y la precisión del código de barras suelen ser

razones suficientes para justificar, en cuanto a costos, la instalación de la codificación

de barras dentro de una operación.

La codificación de barras es un método óptico para lograr la identificación automática.

Depende de una luz visible o invisible que se refleja en un dibujo impreso. Las barras o

áreas oscuras en el interior del dibujo absorben la luz, y los espacios o áreas

intermedios la reflejan. La absorción y la reflexión contrastante las capta un aparato

que “lee” el dibujo reflejado y decodifica la información.

La codificación de barras no es único método automático para identificar inventarios.

Otros ejemplos son la lectura óptica de caracteres, la visión por máquina, la banda

magnética, la onda acústica superficial y las etiquetas de radiofrecuencia.

Los sistemas de códigos de barras están conformados por lo general por tres

componentes: el código en sí, el aparato de lectura y la impresora.

Lectoras de código de barras

Impresoras de códigos de barras



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Elementos del símbolo del código de barras

La “simbología” o lenguaje de un código de barras tiene un alfabeto fijo compuesto de

diversos patrones de barras oscuras y espacios de luz intermedios, junto con reglas de

presentarlos.

Existen tipos de códigos de barras, no todos los cuáles son los símbolos lineales que se

encuentran más comúnmente en el mundo del control de inventarios. Por ejemplo:

Aspecto de patrones de tipos comunes de códigos de barras unidimensionales y

lineales:

Estructura del símbolo genérico del código de barras

El patrón completo se denomina “símbolo”. Cada barra o espacio se denomina

elemento.

Zona de silencio: Los símbolos pueden leerse de izquierda a derecha o de derecha a

izquierda. Un escáner (lector) de código de barras debe hacer una serie de mediciones



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con el fin de decodificar el sImbolo con precisión> las zonas de silencio a cada lado del

sImbolo dan al escáner un punto inicial desde el cual comenzar sus mediciones.

Caracteres iniciales y finales: Con el fin de que los códigos pueden leerse en cualquier

dirección, o de arriba abajo o de abajo a arriba en un sImbolo orientado de modo

vertical, los caracteres iniciales y finales indican al escáner dónde comienza el

mensaje. Es habitual que el carácter que se encuentra a la izquierda o en la parte

superior del sImbolo sea igual y que aquel que se encuentra a la derecha o en la parte

inferior sea el final.

Caracteres de datos: Los caracteres de datos constituyen el mensaje real dentro del

código. Éstos pueden ser letras del alfabeto, nümeros, sImbolos (+. -, / , =) o una

combinación de los tres.

Dimensión “X”: La barra más angosta y el espacio más estrecho es un código de barras

se denominan dimensión “X”. Su anchura puede ir de 5 a 50 milésimas de pulgada.

Esa anchura es muy importante por cuanto determina el espesor que tendrán las barras

y los espacios tanto delgados como gruesos. Las barras o espacios delgados tienen

una anchura de una sola “X”, mientras que las barras o espacios gruesos pueden tener

una anchura de dos, tres o cuatro “X”. Por consiguiente, un elemento (barra o espacio)

puede ser una sola “X” o varias “X”.

Mientras mayor sea la dimensión “X” de un sImbolo, más fácil será de leer.

SimbologIas – Reglas estructurales de la codificación de barras

AsI como existen reglas para la forma en que se estructura una frase en espanol, para

la relación entre las letras mayüsculas y las minüsculas y para la puntuación, asI mismo

hay reglas similares que gobiernan los códigos de barras. Tales reglas se expresan en

una “simbologIa”. La simbologIa controla la manera en que la información se codifica en

un sImbolo de código de barras.

Aplicaciones de código de barras

Es mucho más importante que el lector comprenda lo que desea lograr con los códigos

de barras a que entienda todos los aspectos técnicos que poseen.

Piense en toda la información que es necesario conocer para controlar el inventario en

un ambiente de distribución. Por ejemplo:

• Fabricante

• Proveedor

• Nümero de SKU

• Descripción

• Tamano de empaque

• Dirección de envIo

• Dirección de facturación

• Condiciones de crédito



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• Identificación del empleado que recibe, el trabajador encargado del abastecimiento

de las existencias, el que procesa el pedido, el empleado de embarque.

• Despachador

• Transportador

• Cantidad

• Tasas de rendimiento, por ejemplo piezas por hora

• Hora, fecha

• Localización

• Identificación de la orden

Hay que pensar también en toda la información que se necesita para controlar los

materiales en un ambiente fabril. Por ejemplo:

Lista de materiales

Numero de SKU

Cantidad

Trabajo en proceso

Tareas individuales

Tasas de rendimiento

Sobrantes

Hora, fecha

Qué máquina

Qué proceso

Localización

Instrucciones de máquina

Nümero de trabajo

A todo esto se le puede asignar una identificación de código de barras. Las etiquetas y

las marcas de código de barras se pueden imprimir directamente en formularios, cajas

en el producto mismo, directa mente en formularios, las cajas, los productos mismos, a

partes individuales de los artIculos, etc.

Codificación de los componentes del almacén

A la hora de asignar una ubicación a una carga determinada, ésta debe estar

perfectamente definida para ser localizada posteriormente, sobre todo, si estamos

trabajando en un sistema aleatorio. Para definir las ubicaciones, se suele emplear un

sistema de coordenadas, compuestas por nümeros, letras o combinación de ambas. Para

definir las ubicaciones se desarrollan los siguientes pasos

1) Se define la zona del almacén.

2) Se identifica la ubicación concreta mediante alguno de estos sistemas.

Numeración por estanterías:

Consiste en numerar las estanterIas. Posteriormente se numerarán los distintos niveles

de profundidad de cada estanterIa. Por ültimo, para cada uno de los niveles anteriores se

numerarán las distintas alturas de la estanterIa.

Numeración por pasillos:



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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

1 10 2 9 3 8 4 7 5 6 6 5 7 4 8 3 9 2 10 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

19 17 15 13 11 9 7 5 3 1

19 17 15 13 11 9 7 5 3 1

20 18 16 14 12 10 8 6 4 2

Igual que el anterior, pero en lugar de las estanterIas, se numerarán los pasillos para

posteriormente ir numerando de derecha a izquierda, los distintos niveles de profundidad.

Una vez definido el sistema de localización, mediante un vector de coordenadas

podemos encontrar cada una de las ubicaciones del almacén.

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1

A B C D A B

Numeración por estanterIas Numeración por pasillos

Nivel 0

Por ejemplo, si estamos empleando un sistema de numeración por estanterIas, las

coordenadas (A, B, 6, 3), significarIa que el palet solicitado estará en la zona A,

estanterIa B, nivel de profundidad de pasillo 6 y la altura 3. De esta forma, se definen con

un código todas las ubicaciones del almacén.

Los códigos de cada una de las ubicaciones del almacén se suelen colocar en los

distintos estantes. Muchas veces las coordenadas se traducen en un código de barras,

de tal manera que pueden ser leIdos por un lector de infrarojos.

Cuando se da de entrada una mercancIa se la coloca una etiqueta. Esta etiqueta tiene

una serie de datos, tales como:

Código del producto.

Código interno empelado por la empresa.

Descripción.

Fecha de caducidad

Ubicación (coordenadas) que le corresponden. Esta ubicación se la suele dar un

computador, segün los criterios definidos por la empresa.

Otros datos de interés.

Esta etiqueta sirve para que la persona encargada de colocar la carga en la zona de

almacenaje sepa el lugar donde debe ubicarla.

Para poder confeccionar un Código de Ubicación, es necesario dar los siguientes pasos:

Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacén, a escala

apropiada.



13

Zonificar, es decir establecer áreas que se puedan diferenciar ya sea por su

ubicación, tamano o forma de construcción.

Senalizar las diferentes áreas de almacenamiento, pasillos, estantes, anaqueles o

espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderIas,

previniendo los espacios de circulación necesarios.

Igualmente, a nivel andamio, será necesario determinar el nümero de columnas y

niveles que debe tener estos elementos.

Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, áreas y estantes o ambientes de

almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el nümero de dIgitos. Letras o

sImbolos que serán necesarios para identificar cada uno de ellos.

Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacén con las

siguientes caracterIsticas:

Asumamos que se requiere codificar la ubicación de un artIculo que ha sido depositado

en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C.

El código resultante será: A 01 08 C



14

2. PROCEDIMIENTOS DE OBTENCIÓN Y RECEPCIÓN

a. Conceptos Generales

Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a

ser más que la demanda de abastecimiento en determinados artIculos.

Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la

recepción apropiada de los artIculos, ya que los procedimientos incorrectos de

recepción dan origen a:

1. Cuentas inexactas;

2. Identificación incorrecta de los artIculos;

3. Recepción de artIculos danados, etc.

Si estos errores se producen en la recepción, permanecerán durante todo el proceso de

almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasión de efectuar inventarios

fIsicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artIculos.

b. Definición

Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesión

fIsica de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea

solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarán el material o por los

encargados del Cálculo de Necesidades.

Más que la simple aceptación de dichos bienes, se requiere de una constante

preparación para contribuir a la operación continuada de las actividades, evitando

demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe.

Las actividades de recepción u obtención no se consideran completas hasta que las

mercaderIas se hayan clasificado correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de

acomodamiento, acondicionamiento o distribución en los almacenes. En caso de

mercaderIas deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedición de la

documentación necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado

(reclamación, devolución, etc.).



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Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar

algunos datos tales como:

1. Tipo general del artIculo;

2. Los problemas que han presentado:

3. Algunas normas para su reclamación;

4. Sugerencias para evitar que se repita.

c. Tareas que se realizan

Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtención, son las siguientes:

i. Supervisión y Planificación

Esta actividad corresponde al Jefe de la dependencia. Consiste en prever,

planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepción y control

de mercaderIas.

El supervisor deberá prepararse con los medios humanos y materiales, que le

permitan efectuar una recepción ágil y un control adecuado. Tendrá en cuenta el

volumen, las caracterIsticas y el momento en que la mercaderIa va a ser recibida, a

fin de efectuar una labor eficiente.

ii. Recepción Física (Descarga y Desembalaje)

La recepción fIsica, comprende la descarga del material y el desembalaje de los

artIculos que se reciben. La actividad fundamental de esta dependencia, puede

estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparación, conocimientos de la

mercaderIa y sus caracterIsticas y experiencia, lo faculten a relacionarse con una

variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran

caracterIsticas de honestidad.

La preparación y el nümero de personas que se requiere para cumplir las funciones

de recepción fIsica, varIan segün las funciones de esta dependencia, asI como del

tipo y tamano de la empresa. Sin embargo, es necesario contar con personal

capacitado y con mentalidad ágil, que les permita enfrentarse a los diversos

problemas que se le presentan al momento de la recepción. Es frecuente observar

en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable

nümero de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la

descarga o no se efectuó la medición, pesaje o verificación del contenido de los

artIculos.

Cuando se reciba la mercaderIa asegurada, que llega en malas condiciones, es

posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su

representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se recepciona el

material.

a. Descarga :

Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artIculos, de los medios

en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella

puede realizarse manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el



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personal que debe recibir los artIculos, sepa con anticipación cuál es la

mercaderIa que llega, cómo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda

tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mInimo tiempo con los

medios adecuados y con seguridad.

Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mInimo los gastos de

recepción, evitar pérdidas de tiempo y maltrato en los bultos.

Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan,

evitando recorridos y maniobras innecesarias de los vehIculos que conducen las

cargas. Algunas veces ésta labor es realizada por el personal de los

transportistas, debiendo en este caso, ser preocupación de quien recibe, que esta

operación de descarga se realice en las mejores condiciones.

b. Desembalaje :

Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artIculos exteriores, en que

han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar

con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se

puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frágiles.

Al sacar los artIculos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se

confunda con otros y permita una buena verificación.

iii. Verificación o Control de Calidad (Chequeo)

Otra actividad de importancia, la constituye el control de las caracterIsticas o

especificaciones de la mercaderIa solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente

se trata de los artIculos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la

calidad es la correcta.

Las fábricas productoras necesariamente deben tener un departamento de Control de

calidad, el cual es responsable del embarque de productos terminados, previo control

de calidad apropiado. Esto no libera a que quien recibe el artIculo también efectüe el

control de calidad respectivo.

El control de calidad de las mercaderIas en la recepción, en ningün caso deberIa

empujar” a la constitución de un organismo complejo que permita verificar con todo

detalle las mercaderIas que la empresa adquiere. Como ha sido dicho, este control

deberá ser efectuado en fábrica por cuenta y riesgo del proveedor, ya que en esta

parte del ciclo de almacenamiento debe evitarse la retención excesiva de las

mercaderIas en proceso de recepción.

Cuando existan unidades o elementos de inspección y control de calidad, deben

proporcionárseles las especificaciones y las directivas a aplicarse en las operaciones

de almacenamiento.



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Para efectuar una buena verificación es preciso que el personal disponga de algunos

medios como: catálogos apropiados, winchas, balanzas, calibradores, etc., y se dicten

normas o pautas que ayuden al recepcionista en su labor. Estas pueden referirse a:

a. Igualdad de terminologIa y clasificación entre las dependencias de compras y

almacén;

b. Modalidad de entrega por los proveedores, notas de entrega por los proveedores,

notas de entrega por enviar, etc.,;

c. Modalidad de recepción para cada tipo de material (Criterio de comprobación

cuantitativa, criterio de estibaje antes del control, registro a efectuar, métodos y

medios a usar en el transporte interno);

d. Responsabilidad en cuanto al control de calidad (condiciones técnicas exigidas):

e. Procedimiento a seguir en casos de reclamaciones o devoluciones.

iv. Registro de Entrada

Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercaderIa, (notas de

entrada), con los datos de la mercaderIa recibida. Igualmente esta labor deberá estar

dirigida a cancelar las órdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos

totales o parciales de la mercaderIa.

v. Entrega

Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la

mercaderIa al almacén correspondiente, comunicándolo al interesado y al Jefe de

Almacén. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni “debe” realizarse al final

del proceso de recepción. En muchos casos será necesario solicitar la presencia del

almacenero, a fin de que la recepción se efectüe en el lugar del almacenamiento,

principalmente cuando su volumen o caracterIsticas hacen difIcil la manipulación y el

control de las cantidades.

Este aspecto de la recepción requiere de la formulación de un informe, en el que se

consideran datos diferentes, para que Compras, Ventas, Contabilidad, etc., puedan

efectuar el pago y la utilización de la mercaderIa llegada. Este parte, es remitido al Jefe

de Almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados.

d. Documentos de Recepción

Con mayor o menor complejidad, en gran nümero de empresa, se requieren

básicamente de los siguientes documentos para la Recepción y Verificación de

materiales:

1. Requisición de Compra (Pedidos)

Es la información previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de

acuerdo al Plan de Adquisiciones que se formule y apruebe.

Esta Requisición de Compra o Pedido se hace normalmente en formatos

establecidos, pero puede ser a través de mensajes enviados electrónicamente, o vIa

teléfono a veces.



18

Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos:

De completamiento: A fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas,

cuando se llega al punto de pedido.

Especiales: Para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de

compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto).

De emergencia: Para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones

contables en la producción y ocasionalmente por desastres.

2. Orden de Compra

Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el

detalle de la mercaderIa a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la

adquisición, a veces sin formato (una carta).

3. Información Técnica

Segün las caracterIsticas de la empresa, puede ser conveniente contar con un

archivo de planos y especificaciones o catálogos en esta dependencia. Con ella se

simplifica la redacción de las órdenes de compras y se facilita el control de la

mercaderIa. En todo caso, el recibidor deberá disponer oportunamente de dicha

información para efectuar las consultas técnicas del caso.

4. Guía de Remisión

Cuando la complejidad de una adquisición requiere de la formulación de contratos,

negociaciones, bases de licitación y condiciones generales de compra, es

indispensable contar con toda esta documentación, a fin de cumplir y exigir el

cumplimiento de los convenios: garantIas, plazos de entrega, penalidades,

repuestos, instrucción, etc.

5. Autorización de Devolución

Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolución o reclamación que

previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de



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gestión donde se sugiere la devolución, pero con el visto bueno de una autoridad

competente.

HERRAMIENTAS

GONZÁLES S. A. C.

Av. Guillermo Dansey 583 – Lima

Telf. 619 20 45 – Nextel 885 * 6521

INFORME DE RECEPCIÓN DE

MERCADERÍA

No. Recepción: Fecha de entrega: No. GuIa: No. Orden de Compra:

Proveedor: Encargado de recepción:

Código Descripción Cantidad recibida Incidencias

Observaciones:

e. Normas y Procedimientos

Como una guIa práctica para el recibidor, se mencionan aquI las principales normas y

procedimientos de recepción y verificación:

1. Para facilitar la tramitación rápida de artIculos y documentos de ingreso, es

conveniente revisar la documentación que da origen a las entregas, para prever,

programar, y tomar acción que eviten cualquier impase al momento de la recepción.

2. Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (Orden de

Compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan

hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que esté autorizado este

procedimiento.

3. Cuando la documentación está incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o

defectos, que pongan en duda la conformidad del artIculo, se recomienda una

acción rápida de consulta con los disenadores, solicitantes o usuarios, a fin de

proponer la aceptación, modificación o devolución de los materiales segün sea el

caso.

4. Los encargados de la recepción de los materiales, deberán recomendar a través de

sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las características del



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embalaje o presentación de los materiales para facilitar el chequeo de las

especificaciones, el control en general, la entrega rápida y el acomodo en los

almacenes.

5. El personal de esta dependencia deberá proponer y fundamentar todas las

mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepción, simplificar los

procedimientos y aumentar la eficiencia.

6. La desconfianza sirve más en la recepción de artículos, que la excesiva

confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspección

concienzuda de los materiales que llegan.

7. Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se esté seguro de

que es exactamente lo solicitado.

8. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del

usuario, para ingresar los artIculos sin una buena revisión.

9. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que

debe contarse. No fiarse de facultades innatas para “calcular al ojo”, ya que la

responsabilidad es muy grande.

10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando

muchas precauciones, sobre el vehIculo o medio en que llega el artIculo. Dar

conformidad a la entrega luego de descargar la mercaderIa.

11. Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar el

control de recepción.

12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar

hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artIculo

que se está recibiendo.

13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que

evidencien alteraciones.

14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga lIquidos, para

evitar que se reciban incompletos por haberse derramado.

15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artIculos peligrosos.

16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificación, realizar ésta en

orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.

17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar

un artIculo; con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe es

conforme.



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18. Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a ültima hora.

19. Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en

recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por

ello descuidar el control.

20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los

transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptará como que los

danos se ocasionaron en el almacén.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:

Caso: DESAJUSTES DE INVENTARIO

La empresa Carvia funciona seis dIas a la semana, de lunes a sábado. Su sistema de

inventario se actualiza todos los dIas a las 4:45 p.m. Pero no obstante esta actualización

cotidiana, el conteo en registros y el conteo de las estanterIas en el Almacén No. 1 de

Misceláneos suelen estar desequilibrados.

Jorge, gerente de inventarios de Carla, decidió contarlo todo en el Almacén No. 1 de

Misceláneos todos los viernes. Lo hizo durante dos meses, y al final del periodo estaba

enojado pues las cifras todavIa no concordaban.

Carvia contrató a Juan, un experto en inventarios, para que ayudara a descubrir la fuente

del problema. Jorge estaba estupefacto. Consideraba que sus conteos eran muy

cuidadosos y que si existIa algün problema, era con la computadora. Jorge manifestó a

todos los que querIan escucharlo que la computadora “siempre está errada”.

El lunes 5:15 p. m. Juan sugirió que se examinara un artIculo que pareciera estar en

desequilibrio con respecto al conteo de la semana anterior.

“Le mostraré uno”, dijo Jorge, y declaró, sacando a las narices de Juan un Informe de

Estado de Existencias de Inventario recién elaborado: “Mire estas camisas. Dice que hay 12

en existencias. Cuando las contamos la semana pasada habIa en efecto 12. Esta manana

observé este informe y decIa que habIa trece. Ahora indica que hay 12, pero acabo de

mirar en el almacén y realmente hay 15. Vea usted, se lo dije, la computadora siempre está

errada”.

Juan preguntó si podIa si podIa ver la hoja de conteo de Jorge con las camisas de la

semana anterior. La hoja se veIa asI:

Informe de estado existencias:



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Juan preguntó que significaban las anotaciones.

Jorge respondió que cuando aparecIa una cantidad equivocada en la hoja de conteo, la

tachaba, escribIa la cantidad correcta y entregaba la hoja a digitación de datos.

Juan preguntó cuando entregaba, Jorge las hojas. Jorge respondió: “El viernes, ¿por qué?”.

Juan dijo: “Entiendo que usted entrega las hojas el viernes. Lo que estoy preguntando es a

qué hora las entrega”. Jorge senaló que las entregaba más o menos a las 5 p. m. Pensando

que Juan lo estaba criticando, Jorge le dijo en tono defensivo: “Oiga, el ingreso de datos

están ocupados desde las 4:30. Hacen corte y actualizaciones y cosas por estilo, entonces

yo espero hasta cuando hayan terminado”.

Juan preguntó cuándo introducIan al sistema las hojas de conteo de Jorge. Éste dijo que

no sabIa.

Juan preguntó a Hilda, la empleada encargada de digitar los datos, cuándo se digitaban las

hojas de Jorge. Hilda dijo que no volaba con el trabajo de Jorge, “si usted me entiende”.

Juan insistió y preguntó de nuevo: “Quién digita las hojas de conteo de Daniel y cuándo se

hace esto?” Hilda respondió que ella trabajaba los sábados, pero dejaba las hojas para que

digitara el lunes Carolina, la otra empleada de digitación de datos.

Juan preguntó a Hilda si habIa ingresado camisas al sistema el sábado. Ella respondió

que habIa ingresado tres al sistema.

José preguntó a Carolina cómo manejaba el ingreso de la información de Jorge. Carolina

respondió que ponIa el artIculo en la pantalla de la computadora, revisaba para ver si el

total de la computadora coincidIa con la cantidad manuscrita de Jorge, y si no, cambia el

nümero en el sistema para que concordara con la cifra de Jorge.

Juan se preparaba a elaborar sus conclusiones.

Asuma el papel de Juan y trate de determinar la razón de las diferencias en inventario.

lectura 1. procedimientos de almacenaje

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