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LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. INTRODUCCION

El producto final de la contabilidad son los estados financieros, para una vez tenindolos analizarlos e interpretar la informacin que se nos da principalmente para tomar decisiones que sin duda son de importancia para la entidad.Sin embargo para este anlisis e interpretacin los estados financieros deben estar acompaados por notas que contengan informacin importante para su adecuada interpretacin, estos anexos se conocen como Notas a los Estados Financieros.

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los estados financieros auxilian para llevar a cabo una suficiente revelacin de datos que no pueden contenerse en los estados financieros, puesto que es casi imposible que los estados financieros aporten una idea clara de la posicin financiera y la rentabilidad, a menos que se presente informacin adicional.Las notas a los estados financieros se justifican tambin puesto que por limitaciones de espacio los estados financieros por s mismo puede que no contengan toda la informacin mnima necesaria.Las notas explicativas deben presentarse de acuerdo a las reglas particulares de presentacin que para cada caso emita la comisin de principios de contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores pblicos o que , a juicio de la administracin de la entidad sea relevante revelar. Dicha informacin puede provenir o no del sistema contable y puede o no ser susceptible de cuantificacin.En trminos generales las notas a los estados financieros son explicaciones que amplan el origen y significacin de los datos y cifras que se presentan en dichos estados y proporcionan informacin acerca de ciertos eventos econmicos que han afectado o pondran afectar a la entidad y dan a conocer datos y cifras sobre la repercusin de ciertas reglas particulares, polticas y procedimientos s contables y de aquellos cambios en los mismos de un periodo a otro. Debido a lo anterior las notas explicativas forman parte de los estado sfinancieros.[1]La presentacin de estas notas contribuyen a que la contabilidad cumpla con el principio de revelacin suficiente, reuniendo los requisitos de utilidad y confiabilidad.Es comn que las empresas que publican sus estados financieros, generalmente porque cotizan en bolsa, incluyan notas al pie, que sirven para ampliar la informacin contenida en el cuerpo de los estados financieros para que sea mas fcil su interpretacin. Estas notas no forman parte integral de los estados financieros, sino que son informacin complementaria. El inconveniente de estas notas al pie de los estados financieros es que la informacin es de carcter tcnico y con trminos contables que son difciles de entender para el pblico en general, es por eso que ahora se recomiendan que la informacin financiera se exprese en una forma adaptada a la capacidad de comprensin de los usuarios y con una terminologa afn. Las consecuencias de no redactar apropiadamente las notas de pie a los estados financieros consisten en que el ciudadano comn no tendr a su disposicin los datos a que tiene derecho y en algunos pases los auditores se podran ver sujetos a litigios planteados por los propietarios.Una de las caractersticas mas importantes de las notas es la legibilidad, caracterstica que cuesta especial trabajo a los contadores por la dificultad que les representa el traducir un lenguaje contable a un lenguaje comn para que el pblico lo entienda, generalmente las notas al pie de los estados financieros son comprensibles nicamente para usuarios con una capacidad de lectura considerablemente superior a la del inversionista comn.Las notas al pie de los estados financieros proporcionan informacin valiosa que no se puede contener en el cuerpo del estado, y puede tratarse de:CONTINGENCIAS: son circunstancias que pueden o no suceder en la compaa pero que de realizarse afectarn los ingresos o gastos futuro. Las contingencias no se registrarn en las cuentas deudoras o acreedoras por su carcter aleatorio, algunas se registran en cuentas de orden, pero existen otras que adems se debern aclarar en estas notas, como lo es, por ejemplo, la factibilidad de ganar una demanda que se tiene planteada, as como la cantidad y descripcin del pasivo contingente.COMPROMISOS: Los contratos y los compromisos no se registran en los libros contables sino hasta que han tenido lugar las transacciones financieras correspondientes, sin embargo la compaa tiene ya un derecho o un deber que cumplir al haberse comprometido al dar, hacer o no, situacin que puede influir grandemente en la perdurabilidad de la empresa. Algunos temas que deben ser mencionados en las notas marginales son el estudio de los compromisos en la compra de activos, existencia de arrendamiento a largo plazo, emisin de rdenes de compra por grandes cantidades de mercancas para entrega futura, caucin de las inversiones, otros activos posedos y acciones de capital de subsidiarias. [2]Es por esto que los compromisos y contratos importantes de una empresa se deben revelar tambin en las notas de pie a los estados financieros, como por ejemplo la duracin de un contrato de distribucin exclusiva de un producto de marca reconocida y que pueda representar las principales ventas de la empresa, y la factibilidad de renovar el mismo.PRESENTACION DE INFORMACION POR RAMO DE ACTIVIDAD: cuando una empresa participa en varias reas de actividad empresarial, se debe incluir el la informacin de las notas al pie, el presentar esta informacin facilita a los usuarios la evaluacin de la rentabilidad y la importancia de cada segmento de la empresa. Esta informacin puede estar expresada mostrando la composicin del total de ventas de la empresa para saber cul segmento genera mas ingresos.POLITICAS CONTABLES: Las notas al pie tambin se utilizan para revelar las polticas contables que utiliza una empresa para llevar sus registros contables. Esta informacin incluye el tratamiento que da la empresa a las partidas de activo, sus bases de valuacin de activos fijos, el impuesto sobre la renta, los costos, y otras aspectos de importancia. La finalidad es informar a l lector cules son los procedimientos empleados para el clculo de los saldos de algunas cuentas y permite que el usuario tenga una mayor comprensin de la informacin presentada.[3] La informacin que se puede incluir aqu es por ejemplo la tcnica que se utiliz para valuar los costos (histricos o predeterminados), la tcnica que se utiliz para valuar los inventarios, etc.Adems debe presentarse una nota que complemente la informacin contenida en le cuerpo de los estados financieros en la cual se incluya:1. El desglose de los subgrupos de activos fijos (terreno, edificio, muebles, maquinaria y equipo de transporte) que presente en cada caso su costo, actualizacin y depreciacin acumulada, as como el mtodo que se eligi para depreciar.2. El nombre de la firma de peritos que desarrollaron los estudios tcnicos que sirvieron como base para determinar el valor actualizado3. El monto de la depreciacin adicional (diferencia entre el gasto por depreciacin con base en el valor revaluado) aplicada a resultados.[4]Son muchos los ejemplos de temas que dentro de polticas deben ser mencionados en las notas marginales: Anotaciones relativas a los cambios en las prcticas o al mtodo de aplicacin de cualquier prctica o principio. Explicacin de la depreciacin, del agotamiento y de las normas de amortizacin. Partida de bonos requerida para mantener el capital neto de trabajo en o por encima de una cantidad determinada Presentacin de las acciones preferentes de capital Importe manifestado de los dividendos preferentes acumulativos sin pagar Explicacin de las reservas y restricciones puestas sobre las utilidades no distribuidas Explicacin de los planes de pensiones y de retiro Comentarios sobre ganancias o prdidas extraordinarias. Incumplimiento respecto de cualquier emisin de obligaciones, etc.

. Objetivo de las notas a los estados financieros

El artculo 114 del decreto 2649 de 1993, contempla que los estados financieros deben estar acompaados de sus respectivas notas.El objetivo de las notas a los estados financieros, brindar los elementos necesarios para que aquellos usuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedan obtener la mayor utilidad de ellos.De poco sirve tener a la vista un estado financiero sin tener los documentos o la informacin mnima necesaria para lograr entender cmo se realizaron esos estados financieros, cules fueron las polticas contables que se utilizaron, etc.En efecto, dice el artculo 114 del decreto 2649:Notas a los estados financieros.Las notas, como presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujecin a las siguientes reglas:1. Cada nota debe aparecer identificada mediante nmeros o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.2. Cuando sea prctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.3. Las notas iniciales deben identificar el ente econmico, resumir sus polticas y prcticas contables y los asuntos de importancia relativa.4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lgica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente los estados financieros como son las polticas de cartera, los mtodos de provisin, la razn de su aplicacin, los sistemas de inventarios utilizados, los mtodos de valuacin.Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con ladepreciacinde los activos fijos, la valorizacin que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos, por ejemplo.Otro punto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento de ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de ingresos para terceros u obligaciones laborales.Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de tal forma que la persona que los consulte, puede tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin que estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma de decisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendr mayor utilidad.