lalo huber - comunicación

V i s i o n h o l i s t i c aCambio Personal & Organizacional

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Prof. Ladislao [email protected]


Visionholisticawww.visionholistica.com

ComunicaciónComunicación

Cómo interactuar más efectivamente con otras personas en el trabajo

mailto:[email protected]

http://www.visionholistica.com/




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Objetivo del Curso

Contribuir a mejorar la eficacia y eficiencia en el trabajo diario, a través del desarrollo de capacidades de comunicación eficaz




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Importancia de la comunicación

La capacidad de comunicarse con eficacia es la más importante para cualquier trabajo

¿Existe algún tipo de acción en el ámbito laboral que no suponga algún tipo de comunicación?

Una empresa es un grupo de personas y, como tal, si sus miembros no se comunican con eficacia, aparecerán los mismos problemas que podrían afectar a una familia o a un grupo de amigos

¿Cuáles son esos problemas?




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Actividad – Problemas de comunicación

Examine algunos de los ejemplos de problemas de comunicación que haya experimentado en su vida laboralAnótelos e intente

identificar qué salió mal, porqué y sus consecuencias




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Problemas de comunicación

Las personas imaginan cosas sobre la organización cuando no reciben información clara, precisa y oportuna

La ausencia de comunicación formal enciende el fuego bajo la caldera del rumor, aleja a las personas de sus tareas mientras que van en busca del significado que hay detrás de sus observaciones

Las personas no saben con claridad qué deben hacer

A veces malinterpretan lo que se les dice, lo que conduce a una mala relación profesional

Las relaciones interpersonales empeoran con la falta de comunicación

Las personas suelen desmotivarse cuando no reciben comunicación fluida de los superiores

A los superiores se les complica la tarea de conducir cuando no reciben comunicación fluida de su personal




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Actividad

Pensar en grupo: ¿Cuáles son los beneficios de un buen manejo de la comunicación?




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Beneficios personales de dominar la comunicación

Mejores relaciones con compañeros

Mejores relaciones con el personal a cargo

Mejores relaciones con superiores

Mejores resultados del equipo de trabajo

Mejor resolución de conflictos Mejores relaciones

interpersonales en general Mejores posibilidades de

carrera




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Ciclo de comunicación eficaz

2. Sincronización

4. EscuchaComprensiónVerificación

1. Diseño de mensajes

3. Expresión




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Diseño del mensaje

Simplemente, “Pensar antes de hablar”

La construcción cuidadosa del mensaje resulta vital para conseguir buenos resultados

Auto-preguntas clave para clarificar cualquier tema:

Objetivo de la comunicación Qué hay que hacer Quién debe hacerlo Por qué debe hacerlo Cuándo debe hacerlo Cómo debe hacerlo Dónde debe hacerlo Para quién debe hacerlo




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Actividad – Diseño del mensaje

Armar el mensaje considerando las preguntas clave

Temas: Se debe informar al equipo

sobre nuevos productos Necesito hablar sobre un

problema de rendimiento con un empleado, miembro de mi equipo

Se debe anunciar una nueva promoción




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Diseño – Elección del medio

Para determinar cuál es el mejor medio, debemos preguntarnos:

¿Necesito un registro de lo ocurrido?

¿Estoy seguro de lo que debo decir?

¿Quiero que el receptor responda inmediatamente?

¿Quiero que éste piense sobre el mensaje y me responda más tarde?

¿A cuántas personas quiero que les llegue el mensaje?

¿Quiero darle formalidad al mensaje?

¿Estoy cerca del receptor?




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Expresión escrita vs. oral




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Sincronización

Concepto de sincronizaciónEs el proceso a

través del cual una persona ajusta su estilo o patrón comunicacional al de otra




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Sincronización

A nivel instintivo (reacción muy rápida)

Visual• Corporal (movimientos, posición)• Gestual

Auditivo• Vocal (tono, ritmo, volumen)• Lingüístico (lenguaje, predicados, frases)

Olfativo Táctil

A nivel emocional (reacción rápida)

valores, virtudes relativas

A nivel racional (reacción lenta) ideas




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Sincronización a nivel instintivo

Los primeros segundos / minutos de una entrevista son cruciales

primeros contactos saludo, primera expresión facial primera vez que los protagonistas

se estrechan las manos

Influyen sobre el ambiente en el que se va a desarrollar la comunicación posterior




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Sincronización a nivel emocional

Formas de sincronización emocional

Seguir “protocolos” Aplicar reconocimiento Aplicar halago adecuado Ajustarme a cultura del receptor –

Comprender, aceptar y adoptar exteriormente valores del receptor

Evitar “dedo en la llaga” Elegir momento adecuado –

oportunidad No criticar! Utilizar buen humor oportunamente Insistir




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Sincronización a nivel racional

Mantener calma Demostrar conveniencia Presentar beneficios para el

receptor Mostrar datos numéricos Mostrar antecedentes Justificar lógicamente Presentar criterios objetivos Aplicar redundancia Comunicar contexto




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Expresión - Mensajes y metamensajes

Racional

Emocional

Mensajes (ideas)

Metamensajes(emociones)

Vocabulario - Manejo del lenguaje - Frases típicas Contenidos planificados

Pronunciación - Volumen, tono, timbre - Gestos, movimientos corporales, Teatralización, Expresión facial, Mirada, Postura, Andar, Vestimenta/calzado, accesorios, Parpadeo, Respiración, Salud, piel, pelo, manos, uñas, Perfumes, aseo, Peinado, Figura




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Conducta no verbal

Palabras 7%

Paralinguística 38%

Corporal 55%




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El arsenal comunicativo I

Lenguaje Vocabulario Pronunciación Impostación de la voz,

volumen, tono, timbre Mirada Comunicación gestual Comunicación corporal Expresión facial Postura Andar




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El arsenal comunicativo II

Frases típicas Vestimenta/calzado

Uniforme Combinación de colores Ajuste a modas

Accesorios Piel, pelo, manos, uñas Perfumes, aseo Frescura del aliento Peinado Figura Comunicación escrita,

ortografía, redacción




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Utilización del arsenal comunicativo




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Actividad – Expresión racional y emocional

Mensaje: Anuncio de un cambio en el trabajoSe comunica de

manera neutraSe comunica con alto

contenido emocional (no verbal)




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Expresión escrita - emails

Principios de manejo efectivo de mails

No envíe más emails que los que quisiera recibir...!

Sea breve Aplique las preguntas clave No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo”... Use el email para desarrollar contactos

positivos... No genere “cadenas”.... No utilice copias en forma indiscriminada Clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no sirvan No baje ningún archivo ejecutable

(.exe .pif .com .bat .scr)




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Escucha / Comprensión / Verificación

Manejar preguntas de verificación

Incentivar la expresión de dudas

Consensuar siempre en lo posible

Permitir las opiniones Escucha Activa




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Ejercicio de escucha activa1. Si me doy cuenta de lo que una persona está por preguntar, me anticipo y le contesto

directamente, para ahorrar tiempo...

2. Mientras escucho a una persona, me adelanto en el tiempo y me pongo a pensar en lo que le voy a responder

3. En general procuro centrarme en que está diciendo el otro, sin considerar cómo lo está diciendo...

4. Mientras estoy escuchando a una persona, digo cosas como Ajá! Hum... Entiendo... para hacerle saber que le estoy prestando atención...

5. Creo que a la mayoría de las personas no le importa que las interrumpa... siempre que las ayude en sus problemas...

6. Cuando escucho a algunas personas mentalmente me pregunto ¿por qué les resultará tan difícil ir directamente al grano..?

7. Cuando una persona realmente enojada expresa su bronca, yo simplemente dejo que lo que dice “me entre por un oído y me salga por el otro”

8. Si no comprendo lo que una persona está diciendo, hago las preguntas necesarias hasta entenderlo...

9. Discuto con una persona cuando sé positivamente que estoy en lo cierto

10. Dado que he escuchado las mismas quejas y protestas infinidad de veces, generalmente me dedico mentalmente a otra cosa mientras escucho...




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Ejercicio de escucha activa11. El tono de la voz de una persona me dice, generalmente, mucho más que las palabras

mismas

12. Si una persona tiene dificultades en decirme algo, generalmente la ayudo a expresarse

13. Si no interrumpiera a las personas de vez en cuando, ellas terminarían hablándome durante horas..!

14. Cuando una persona me dice tantas cosas juntas que siento superada mi capacidad para retenerlas, trato de poner mi mente en otra cosa para no alterarme

15. Si una persona está muy enojada, lo mejor que puedo hacer es escucharla hasta que descargue toda la presión...

16. Si entiendo lo que una persona me acaba de decir, me parece redundante volver a preguntarle para verificar...

17. Cuando una persona está equivocada acerca de algún punto de su problema, es importante interrumpirla y hacer que replantee ese punto de manera correcta

18. Cuando he tenido un contacto negativo con una persona, no puedo evitar seguir pensando en ese episodio... aún después de haber iniciado un contacto con otra persona...

19. Cuando le respondo a las personas, lo hago en función de la manera en que percibo cómo ellas se sienten....

20. Si una persona no puede decirme exactamente que quiere de mí, no hay nada que yo pueda hacer...




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Ejercicio de escucha activa

Evaluación de las capacidad de escucha - A través de las respuestas evaluaremos nuestra capacidad para:

1. Escuchar sin interrumpir, ni contradecir, ni objetar, ni criticar

2. Escuchar prestando 100% de atención, interna y externa

3. Escuchar más allá de las palabras (empatía)

4. Escuchar incentivando al otro a profundizar su planteo




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Comunicación a nivel organizacional

¿Cómo cree que es la Comunicación entre los sectores de su Organización?

¿Qué propone para que se mejore la comunicación?




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Actividad – Comunicación habitual

Hecho

Persona con la que

se comunica

Método de comunicación

¿Es el mejor

método?

¿Cuento con sus opiniones?

¿El mensaje suele tener

éxito?

1 Cifra de ventas Pedro verba si no parcialmente

2 Contacto con clientes

3 Enviar información a casa central

4 Dar mi opinión sobre el

rendimiento del equipo

5 Reunión semanal

6 Contacto con otros sectores




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Bibliografía

Debora Tannen Talking from 9 to 5 You just don’t understand! That’s not what I meant!

Bryan Key Seducción subliminal

Comunicación Oral Eileen McEntee

Comunícate Rudolph Verdeber

Poder e influencia Robert Dilenschneider

Stephen Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva Primero lo primero

Allan Pease El lenguaje del cuerpo



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