LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ADMINISTRACIÓN … · 2012-11-30 · La Ley de Administración electrónica mantiene referencias a los procesos vinculados al acceso, conservación
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LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA ADMINISTRACIÓN ESPAÑOLA JAVIER REQUEJO SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES SANTIAGO DE CHILE 29 DE NOVIEMBRE DE 2012 85º ANIVERSARIO DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE
JAVIER REQUEJO SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ESTATALES
SANTIAGO DE CHILE 29 DE NOVIEMBRE DE 2012
85º ANIVERSARIO DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE
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ESTRATEGIA BÁSICA USAR LA TECNOLOGÍA PARA MEJORAR EL
FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN 2003: Plan de choque para el impulso de la
Administración Electrónica
2005: Plan CONECTA
2007: Plan Estratégico de Acceso Electrónico de los
ciudadanos al Sector Público
2010: Plan AVANZA
2011: Plan AVANZA 2
2012: Plan MEJORA y Agenda Digital para España
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ELEMENTOS DE MEJORA
>SIMPLIFICAR PROCESOS
>GESTIONAR INFORMACIÓN PÚBLICA
>POTENCIAR LA COMUNICACIÓN
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OBJETIVOS FUNDAMENTALES > MEJORAR EL ACCESO POR PARTE DE LOS
CIUDADANOS
> IMPULSAR SERVICIOS PÚBLICOS MÁS EFICIENTES
> FACILITAR EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
> REORGANIZAR LOS MECANISMOS INTERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN
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DISEÑO DE UN MARCO JURÍDICO
>ENFOQUE HORIZONTAL
>ENFOQUE PERMANENTE
>ENFOQUE TECNO-CÉNTRICO
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Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
Se reconocen a los ciudadanos los siguientes derechos (Artículo 6)
• Derecho a que los ciudadanos no
aporten datos que ya tengan las Administraciones.
• Derecho a conservar los documentos en formato electrónico.
Moderador
Notas de la presentación
La Ley de Administración electrónica mantiene referencias a los procesos vinculados al acceso, conservación y tratamiento de los documentos en los siguientes artículos: En el artículo 6, se menciona el derecho que poseen los ciudadanos a no aportar documentos que ya obren en poder de las AAPP, junto con el derecho a que los documentos sean conservados por las AAPP en formato electrónico y al mismo tiempo, a que pueden acceder electrónicamente, y de manera igualitaria, a sus servicios. Más adelante, en el artículo 30.4, se hace referencia a que los documentos originales en soporte papel que han sido digitalizados podrán eliminarse siempre que se haga cumpliendo con las condiciones que dicte cada Administración. En este sentido, es la legislación sobre Patrimonio Documental las que obliga a todas las Administraciones a realizar esa eliminación a través de respectivas comisiones calificadoras.
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Referencia principal y explícita al archivo electrónico de documentos. El archivo de los documentos debe garantizar lo siguiente: Integridad Autenticidad Conservación Identificación de los implicados
Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
Moderador
Notas de la presentación
La primera y más clara referencia en la ley 11/2007 al Archivo de los documentos viene en el artículo 31, en el cual se hace especial hincapié en el almacenamiento electrónico de todos los documentos usados en las Actuaciones administrativas (entendidos como documentos que afecten a derechos o intereses de los ciudadanos), así como en las condiciones de conservación de los mismos, en aras de asegurar las propiedades de integridad, autenticidad y sobre todo, de seguridad de los soportes. Quizá quepa destacar que este artículo SÓLO establece los requisitos de conservación que deben cumplir los archivos de cada organización, entendidos como repositorios o depósitos de información, sin establecer requisitos relativos al tratamiento o método de gestión documental que se hace desde los archivos de cada organización, entendidos como órganos encargados de la gestión y conservación de los documentos.
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Se habilita un servicio o sistema de acceso a los procedimientos electrónicos por parte de los ciudadanos afectados (art. 37)
Incluso si el procedimiento administrativo no fuera 100% electrónico, debería facilitarse el acceso
Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
Moderador
Notas de la presentación
Tampoco debemos olvidar que el artículo 37, cuando establece la habilitación de un servicio de acceso al procedimiento electrónico donde se pueda consultar, como mínimo, la información sobre el estado de tramitación y las posibles restricciones, es necesario contar con los sistemas de tratamiento documental para habilitar dicho servicio. Esta vinculación se hace aún más evidente cuando se continua trabajando con procedimientos que no son 100% electrónicos, en los cuales todavía se mantiene una parte del mismo en soporte papel. En esos casos, el servicio de información debería incluir también referencias al estado y momento de tramitación en que se encuentre no sólo la parte electrónica del procedimiento sino también aquella parte del procedimiento que es tratada, gestionada y conservada siguiendo los criterios tradicionales de conservación y gestión de los documentos administrativos).
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Posibilidad de asociar metadatos a los
documentos, ya sean mínimos obligatorios o complementarios para la gestión documental (art. 42)
La eliminación y destrucción de
documentos electrónicos o en papel deberá hacerse según establece la Legislación de Patrimonio Documental (art. 46).
Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos
Moderador
Notas de la presentación
El Decreto de desarrollo de la ley 11/2007 especifica ciertos aspectos ya mencionados de forma más global en la ley. Así en el artículo 42.6 ya se cita cómo los organismos podrán asociar metadatos a los documentos, no sólo los mínimos obligatorios, sino complementarios, cumpliendo con las especificaciones del ENI y con la característica de que puedan ser modificados a lo largo del tiempo. Estos metadatos complementarios resultan básicos e imprescindibles a la hora de realizar una correcta gestión de los documentos, no sólo en el momento de creación sino a lo largo de todo su ciclo vital (incluyendo la fase de conservación permanente). En el Artículo 46.1 se define el sistema de eliminación de aquellos documentos originales y copias auténticas en soporte papel. Este artículo se puede considerar como una adaptación de la Ley de Administración Electrónica a la Legislación en materia de eliminación de documentos que aparece en la Ley de Patrimonio Histórico y su desarrollo.
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Especificaciones sobre el Archivo de documentos electrónicos (art. 51)
Se definen tipos de documentos
electrónicos a conservar • Formen parte de un expediente • Usados en actos de las
Administraciones • Tengan valor probatorio de
cualquier tipo Se admite la habilitación de varios
sistemas de archivo electrónico
Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos
Moderador
Notas de la presentación
De nuevo, como ocurre con la ley 11/2007, el Real Decreto posee otro artículo, el 51, con la denominación de Archivo electrónico En este caso, ya se fijan en algo más allá de los requisitos de conservación, citando tanto los tipos de documentos a conservar por la AGE (es decir, que hayan sido usados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente y que tengan valor probatorio de las relaciones Administración-Ciudadano) como posibles sistemas de conservación (es decir, que se haga de forma unitaria o a través de bases de datos relacionales).
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Se articulan procedimientos básicos de gestión documental (art. 52) bajo control de los gestores documentales:
• Valoración – Evaluación de documentos
(Períodos de conservación)
• Conversión de documentos en formato admitidos (bajo responsabilidad de los archiveros)
Real Decreto 1671/2009 de desarrollo de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos
Moderador
Notas de la presentación
Como continuación del artículo 51, el siguiente tiene la misma orientación, articulando varios procedimientos propios del tratamiento documental, como son: El establecimiento de los períodos de conservación de documentos basándose en la Normativa existente al respecto incluyendo la casuística de aquellos documentos originales que han sido digitalizados. Las operaciones de conversión posibles sobre los documentos, bajo responsabilidad y coordinación de los archiveros y gestores documentales de cada organización, en caso de que los formatos utilizados dejen de ser aceptados por el Esquema Nacional de Interoperabilidad, tal y como establezca la correspondiente NTI de Catálogo de Estándares.
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Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010)
Desarrolla especificaciones técnicas relativas al Intercambio de información y documentos entre Administraciones Públicas, entre ellas:
• Medidas para la recuperación y conservación de documentos (art. 21).
• Creación de repositorios equivalentes a los archivos tradicionales.
• Obligación de conservar los documentos en formato origen (salvo riesgo de posible obsolescencia).
Moderador
Notas de la presentación
Adentrándonos concretamente en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, tan sólo los artículos presentados aquí son lo que hacen una referencia directa a la Gestión de Documentos y sistemas de conservación: El primero es el artículo 21, donde se establece un amplio listado de medidas para garantizar la recuperación y conservación. También se establece que, para cumplir con dichas medidas, las AAPP crearán repositorios que serán equivalentes a los archivos tradicionales, que son donde se están llevando a cabo esas mismas medidas de recuperación y conservación aplicadas a los documentos en soporte papel. El siguiente artículo es el 23, en el cual se especifica que los documentos deberán conservarse en el formato origen, salvo en caso de que exista riesgo de quedar obsoletos, momento en el que deberán aplicarse los procesos de copiado auténtico a un formato válido. Por lo demás, las medidas que se detallan en el Artículo 21 del ENI deberán ser desarrolladas por las Normas Técnicas de Interoperabilidad, en especial mediante la NTI de Política de Gestión de Documentos que como ocurre con las demás NTI se encuentra todavía en fase de elaboración.
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Son un conjunto integrado de 11 normas técnicas de obligado cumplimiento:
Documento electrónico
Expediente electrónico
Digitalización de documentos
Política de firma electrónica y certificados de la Administración
Procedimiento de copiado y conversión
Normas Técnicas de Interoperabilidad (2011 – 2012)
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Normas Técnicas de Interoperabilidad (2011 – 2012)
Requisitos de conexión a la Red de Comunicaciones de las Administraciones
Modelo de datos para el intercambio de asientos registrales
Protocolos de intermediación de datos
Relación de modelos de datos comunes referidos a materias susceptibles de intercambios con los ciudadanos y otras administraciones
Política de Gestión de documentos electrónicos
Catálogo de estándares
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NTI de Política de Gestión de e-documentos: 2012
> Implicación total de los archiveros en la definición, aprobación e implantación la política de gestión de documentos electrónicos de cada administración
> Obligación de disponer de un Programa de Tratamiento de Documentos electrónicos, aplicable en todo el ciclo de vida de los documentos.
> Definición de los procesos mínimos de gestión documental que deberán desarrollarse en el Programa de Tratamiento.
> Esquema General de Metadatos obligatorios y complementarios (e-EMGDE 2012)
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Regulación más allá de la propia específica en materia de e-Administración
Los documentos electrónicos administrativos son
documentos administrativos y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Procedimiento Administrativo.
Los documentos electrónicos administrativos
también son Patrimonio Documental y, por tanto, deben regirse por la legislación en materia de Patrimonio Documental.
Moderador
Notas de la presentación
Como vemos, también es necesario aclarar que la Administración Electrónica y los documentos electrónicos se regulan por la Ley 11/2007 y su desarrollo normativo, pero esos documentos electrónicos, entendidos como documentos administrativos, deben someterse a la legislación en materia de Procedimiento Administrativo, así como a la legislación en materia de Patrimonio Documental (las leyes 30/1992 y 16/1985 y su desarrollos).
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Legislación en materia de Procedimiento Administrativo
Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común.
RD 772/1999 que regula la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones así como la expedición de copias de documentos por la AGE
Ley 37/2007 de reutilización de la información en el
Sector Público Legislación sectorial que regula los Procedimientos
administrativos especiales o sectoriales
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Legislación en materia de Patrimonio Documental
> Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español
> RD 1164/2002 que regula la eliminación de documentos de la AGE y la conservación de documentos en soporte distinto al original
> RD 1401/2007 que regular la organización y funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
> Legislación sectorial que regula el Patrimonio Documental en las diversas Administraciones
> RD 1708/2011 de creación del Sistema Español de Archivos de la AGE
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Resultados obtenidos
Portal 060.es
Moderador
Notas de la presentación
Resultados obtenidos: Portal 060.es
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Resultados obtenidos
Sedes electrónicas
Moderador
Notas de la presentación
Creación de sedes electrónicas en todas las Administraciones Públicas
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Resultados obtenidos
DNIe
Moderador
Notas de la presentación
Desarrollo del DNIe, e-firmas y certificados electrónicos
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Resultados obtenidos
Portal de Administración
Electrónica
Moderador
Notas de la presentación
PAE: Portal de Administración Electrónica
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Resultados obtenidos
Interopera
Moderador
Notas de la presentación
Interopera
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Resultados obtenidos
Centro de Transferencia de Tecnología
Moderador
Notas de la presentación
CTT: Intercambio de tecnología entre administraciones
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Resultados obtenidos
InSide
Moderador
Notas de la presentación
Ejemplo de CTT: InSide como programa de creación y captura de documentos electrónicos
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¿Y los Archivos?
Los documentos son productos inherentes a la actividad propia de las administraciones públicas, sin importar el soporte en que éstas plasmen sus actuaciones.
Los archivos son actores relevantes en el mantenimiento, preservación y defensa de las garantías y los derechos derivados de las actuaciones públicas reflejadas en los documentos que custodian.
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El siglo XXI es un momento de trascendental de cambio de paradigma para todos
En la Sociedad de la Información, la Gestión Documental se está demostrando fundamental.
Revolución tecnológica Nuevas formas comunicación
Archivos en la Nueva Administración
Moderador
Notas de la presentación
Este panorama ha marcado el devenir de los archivos, con mayor o menor acierto, desde el principio de los tiempos llegando a retraerlos hasta los orígenes de la escritura, siendo siempre los encargados de custodiar y conservar los documentos que contenían información útil para una tercera parte, ya sean personas o la propia administración que creó esos documentos. Pero a comienzos del siglo XXI, las administraciones están sufriendo una serie de cambios sustanciales, fruto de la necesaria adaptación a los cambios producidos en la Sociedad ya desde décadas anteriores. La Administración es una entidad que debe estar comprometida con su época y ofrecer a los ciudadanos las ventajas y posibilidades que ofrece la denominada “Sociedad de la Información y la Tecnología”. Las técnicas y herramientas que han marcado la Revolución Tecnológica producida a finales del siglo XX han producido también un cambio trascendental en el campo de las comunicaciones entre las personas y, por tanto, también está produciendo un revulsivo en el ámbito de las administraciones públicas.
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La experiencia, los estudios y los análisis archivísticos ofrecen respuesta a cuestiones surgidas en los nuevos marcos administrativos: – e-Administración – Transparencia y accesibilidad
Archivos en la Nueva Administración
Moderador
Notas de la presentación
Como vemos, los principales procesos archivísticos resultan fundamentales a la hora de poder aplicar de una forma rápida y eficaz la Nueva Administración. Gracias a las experiencias y estudios realizados por archiveros desde hace más de medio siglo, los archivos tienen respuesta a numerosas cuestiones que se están planteando a la hora de diseñar Esquemas de Interoperabilidad para el desarrollo de la Administración Electrónica, o a la hora de proponer accesibilidad a las Administraciones.
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Muchos archivos y archiveros no están participando en el desarrollo de los nuevos marcos administrativos en sus organizaciones.
¿Por qué?
Archivos en la Nueva Administración
Moderador
Notas de la presentación
Si bien es cierto que, también en múltiples ocasiones, los profesionales de los archivos no han participado en el desarrollo e implementación de estos marcos administrativos, Si bien es cierto que, también en múltiples ocasiones, los profesionales de los archivos no han participado en el desarrollo e implementación de estos marcos administrativos,
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¿Falta de medios?
¿Desconocimiento del resto de implicados?
¿Falta de interés por los propios profesionales?
Archivos en la Nueva Administración
Moderador
Notas de la presentación
ya sea por falta de medios para acometer ni siquiera la gestión ordinaria de los documentos tradicionales, por desconocimiento por parte de los agentes patrocinadores de estos nuevos esquemas administrativos de que gran parte de las cuestiones planteadas se podrían resolver gracias a los conocimientos en materia de gestión documental tradicional o, incluso por falta de interés de gran parte de un sector profesional que tradicionalmente ha estado vinculado al historicismo y a la visión de los archivos desde el punto de vista de su adscripción al sector cultural y no al sector administrativo.
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No es sencillo adaptar los procesos archivísticos al nuevo modelo de Administración
Se requiere una planificación integral de las actuaciones del archivo
Reconfiguración de los procesos tradicionales
Archivos en la Nueva Administración
CONCLUSIÓN
Moderador
Notas de la presentación
De cualquier modo, aunque como hemos podido comprobar, la mayor parte de los procesos archivísticos tradicionales son escalables a la Nueva Administración transparente y digital, no resulta tan sencillo como incorporar estos procesos sin más. Estos procesos deben ser planificados de nuevo y reconfigurados en mayor o menor medida con el fin de que puedan dar la respuesta adecuada en el momento idóneo.
