• Es la reunión de varias personas para tratar asuntos de interés común.

• Reunión de personas pertenecientes a determinada entidad para tratar asuntos de la misma.

• Las juntas de trabajo son o deberían ser modelos de comunicación que estimulan la eficacia de la toma de decisiones y contribuyen a la obtención exitosa de los objetivos organizacionales

¿Qué es una junta?

• Casi siempre al salir de una junta se tienen muchos motivos de queja y frustración.– Pérdida de tiempo del conductor de la junta – Pérdida del tiempo de los participantes – No se toman buenas decisiones ni se resuelven los

problemas– Los participantes pierden credibilidad en las juntas– El conductor pierde prestigio– Surgen fricciones y las relaciones interpersonales se

deterioran

• Es generalmente aceptado que el ser humano no nace con habilidades sino con capacidades, de ahí que la habilidad para conducir una junta, más que un don congénito sea un conjunto de conocimientos y recursos que pueden adquirirse mediante el estudio y la práctica

Causas del fracaso de las juntas• La junta carece de un objetivo

preciso• La discusión es desordenada• El conductor no expone bien cuál

es el problema y qué es lo que se pretende lograr

• Los participantes no son los indicados

• La junta no sigue un temario, guía u orden del día

• Los participantes carecen de antecedentes sobre el tema a tratar

• La participación es pobre

Causas del fracaso de las juntas

• La discusión se desvía del tema central

• El conductor no tiene habilidad para controlar al grupo

• Surgen interrupciones• El lugar, la fecha o la hora de la

junta fueron inadecuados• El conductor no logra que el

grupo tome un acuerdo• Los acuerdos son superficiales• No se llevan a efecto o no se

da seguimiento a los acuerdos tomados

Las oportunidades o los beneficios de una junta

• Facilita la toma de decisiones• Permite el intercambio de

ideas y experiencias• Fomenta el estilo

participativo de dirección• Unifica a un grupo• Permite analizar en forma

amplia y profunda los problemas

• Evita un lento proceso de consultas personales

Las oportunidades o los beneficios de una junta

• Hace que los acuerdos de grupo se cumplan de buen grado por todos

• Evita decisiones personales y autocráticas

• Estimula a los participantes• Facilita la detección del

talento individual• Ahorra tiempo• Aumenta el prestigio del

conductor de la junta, etc.

Duración• Si la junta es para tratar un tema específico

solamente, procure realizarla en no más de una hora.

• Una junta prolongada a todos cansa y aburre y los resultados finales pierden efectividad.

Proceso integral de una junta

Tipos de juntas

• a) Informativas• b) De discusión

Conferencia

Informativas

• En esta categoría la característica distintiva es que el objetivo de quien la lleva a cabo es transmitir información a los participantes.

• El flujo de la comunicación es básicamente en un sólo sentido, es decir, del conductor a los participantes.

• No se les consulta ni se les piden sus puntos de vista sobre la comunicación

• Hay algunos aspectos que un conductor de una reunión informativa debe cuidar:– Debe tener un amplio y profundo conocimiento

del asunto a tratar– Deberá contar con toda la información que haga

falta comunicar, de ser necesario deberá disponer de cifras, datos, casos, ejemplos, cálculos y estimaciones

– Deberá estar perfectamente preparado para contestar preguntas, aclarar dudas

– Deberá alistarse a manejar reacciones negativas de rechazo u oposición.

• Para saber si la reunión ha cumplido su propósito el conductor o expositor deberá cerciorarse del grado de comprensión de los asistentes, para ello puede hacer lo siguiente:– Preguntar al grupo en general si se ha comprendido– Formular preguntas directas para comprobar la

comprensión– Pedir que se formulen preguntas y dudas – Pedir a alguien que repita lo esencial del mensaje

comunicado– Pedir ejemplos de cómo se aplicará la información– Pedir a algún participante que elabore un resumen de lo

tratado

Interacción en una junta informativa

De discusión• Literalmente discutir significa examinar con mucho

cuidado un asunto y también significa debatir el pro y el contra de una proposición.

• El objetivo es llegar a un acuerdo sobre un asunto por medio del intercambio de ideas y experiencias. El conductor ya no se limita a transmitir información a los asistentes, sino que buscará estimularlos de tal manera que analicen un tema o discutan un problema.

• El conductor deberá encauzar las opiniones individuales para que finalmente se llegue a un acuerdo o se tome una decisión.

• Las reuniones de discusión verdaderamente permiten y exigen la participación activa de los asistentes

Reunión de discusión

INTERACCIÓN EN UNA JUNTA DE DISCUSIÓN

• Dentro de esta categoría se pueden encontrar distintas modalidades de acuerdo con los diferentes objetivos del conductor de la misma.1. Discusión dirigida2. Discusión democrática3. Discusión exploratoria

Dirigida

• Se da cuando el conductor de la misma ya tomó una decisión sobre un problema, pero sin embargo no desea asumir una posición autocrática e imperativa

Dirigida• Una junta dirigida sólo puede tener éxito

cuando se dan dos condiciones:– Que la decisión que se quiera vender al grupo sea

lógica y aceptable– Que el dirigente tenga verdadera habilidad para

dirigir la discusión

Recomendaciones:• Presentar el problema con claridad y precisión.• Destaque aquellos aspectos que a juicio propio sean más importantes.• Anote las ideas que le parezcan más acertadas.• Pida que el grupo profundice en áreas que a usted le parezcan de

mayor interés.• Si el grupo tiende a descartar la solución que usted apoya, sutilmente

hágales sentir que no han considerado el punto con suficiente profundidad.

• Siempre manifieste neutralidad nunca se comprometa de manera obvia.

• De ser necesario y para evitar que se tome un acuerdo contrario a sus intereses, haga una pausa o posponga la toma de decisión para otro día.

Democrática• El objetivo de quien la dirige es hacer

que los participantes tomen libremente una decisión.

Exploratoria

• En este tipo el conductor busca simplemente obtener información del grupo sin llegar a tomar un acuerdo específico sobre un problema.

• Cuando se plantea el tema al iniciar la junta, es necesario mencionar que el propósito de la reunión es solamente conocer ideas y opiniones que se considerarán cuidadosamente para después tomar una decisión.

TIPOS DE JUNTA DE DISCUSIÓN

OBJETIVO DEL CONDUCTOR

Dirigida o manipulada Lograr que el grupo acepte una conclusión

Democrática Hacer que el grupo decida

Exploratoria Obtener información

Etapas de una junta

presentación discusión toma de decisiones resumen

Planeación• Se puede afirmar enfáticamente que la mitad del

éxito de una junta radica en su buena planeación, y la otra mitad es el fruto de la habilidad del conductor para llevarla a buen término.

• La planeación de una junta consta de dos elementos:– Analizar el problema– Preparar una guía para conducir la junta

Para lo anterior se puede recurrir a un cumulo de preguntas que ayudarán a definirlo con precisión. Por ejemplo:

1. ¿Cómo se originó el problema?

2. ¿Desde cuándo?3. ¿Cómo se manifiesta?4. ¿Quién o quiénes

parecen ser la causa?5. ¿Qué efectos está

produciendo?6. ¿Es continuo?7. ¿Se agrava?

8. ¿Es la primera vez que se presenta?

9. ¿A qué personas o áreas afecta?

10. ¿Se ha tratado de solucionarlo?

11. ¿Cómo?12. ¿Con qué resultados?13. ¿Qué perjuicios concretos

está originando?14. Etc.

Objetivos• Cuando se está convencido de que un asunto amerita

discutirse en una junta, es imprescindible que el presunto conductor de la misma establezca anticipadamente lo que se espera obtener de ella ,es decir, que se aclare el objetivo personal ¿Queremos que los participantes coincidan con nuestras ideas y decisiones? ¿Queremos que el grupo decida libremente una acción por seguir? ¿Sólo se quiere escuchar ideas y puntos de vista?

• El mismo objetivo que establezca el conductor de la junta para sí mismo, por lógica le indica el tipo de reunión que debe ser. Puede tratarse de una discusión dirigida o puede ser democrática o simplemente exploratoria.

• El objetivo que se expone al grupo será el eje de la discusión. Debe ser claro y concreto, y debe incluir un verbo que exprese una acción precisa, por ejemplo:

– Analizar– Evaluar– Decidir– Elegir– Seleccionar– Acordar– Etc.

• En una junta el objetivo no debe ser, por ejemplo: – “Mejorar la puntualidad” sino “Acordar medidas

para…o “Determinar controles de...” El primero no es un objetivo concreto para la junta sino un enunciado vago o la expresión de una buena intención simplemente.

Objetivo de la junta

Selección de participantes • Las juntas que se realizan en una organización o

empresa es usual que no excedan de 20 participantes, aunque ciertamente no existe más límite que el que establezca la capacidad del lugar donde se va a realizar el evento, y sobre todo la posibilidad de que todos los asistentes efectivamente tengan una participación activa y reciban atención personal para poder opinar, discutir, decidir, etc.

• Al invitar a los participantes a una junta se utilizarán los siguientes criterios de selección:– Personas que conozcan el problema.– Personas afectadas por él.– Los que por su jerarquía o puesto deban asistir.– Personas que tengan experiencia en problemas

parecidos.– Personas especializadas en algún aspecto del

asunto.– Etc.

• La presencia en la junta de una persona con jerarquía notablemente superior a la del resto de los participantes, puede tener efectos nocivos e inhibidores.

• Es importante respetar las políticas y la cultura de la organización, por ejemplo quizá sea costumbre invitar a determinados funcionarios importantes o notificar a ciertos otros, o cuidar determinadas reglas de cortesía en cuanto a avisos, invitaciones, lugar, horarios, etc.

Agenda de la reunión• Una de las responsabilidades que como líder de un

equipo se tiene, es organizar reuniones de trabajo con los colaboradores. El problema surge cuando de repente se tiene la idea y propósito de una junta y terminan discutiéndose otros asuntos muy independientes a la razón original de la reunión.

• Es importante aprender a desarrollar una agenda efectiva para reuniones de trabajo en tres sencillos pasos:

• El primer paso: organizarla detalladamente. La organización se refiere a detallar cada uno de los temas que se discutirán en la reunión de trabajo. Establecer de manera informal cuánto tiempo le destinarán a cada punto. No se recomienda establecer el tiempo formalmente, es decir que se informe a los colaboradores.

• El segundo: Ser muy específico con cada tema. Por ejemplo no es suficiente decir “Tema 1: Ventas”. Debe ser mucho más específico: “Tema 1: Ventas a) Ventas en el sur b) Ventas en el norte c) Metas de ventas anuales d) Proyección de ventas mensuales e)Metas del mes pasado”. Mientras más específica sea mayor control se podrá tener como líder de la reunión. Se podrá dar un tiempo para preguntas y respuestas cuando tú creas conveniente y así evitar distracciones innecesarias.

• El tercer paso para tener una agenda efectiva es que tú como líder seas disciplinado, seguro de ti mismo y lo suficientemente fuerte para apegarte a la agenda. Pon atención a qué se discute y recuerda constantemente cuál es el propósito de esa reunión para que de cierta manera lo que se esté discutiendo en ese momento aporte valor al problema a solucionar.

Típicamente, los puntos en un orden del día pueden ser:

• Bienvenida y apertura de la sesión.• Revisión y aprobación de los puntos del acta de la reunión

anterior.• Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anterior.• Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión.

Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.

• Otros puntos que permiten a los asistentes expresar sus áreas de atención.

• Acuerdos y anuncios para la próxima reunión.• Cierre de la reunión...

Recursos y apoyos visuales necesarios• El conductor de una junta no debe olvidar conseguir

anticipadamente todos los elementos que requerirá, incluyendo materiales de trabajo y artículos de papelería como:

Informes.Cuadros estadísticos.Cuestionarios.Memoranda.Gráficas.Papel para rotafolios.Plumones.Blocks para apuntes.Plumas o lápices.Gises.

Cinta adherible.Clips.Engrapadora.Borrador para pizarrónReglas.Ventiladores.Agua y vasosCafetera.Etc.

• En el terreno de los materiales audiovisuales que se usan en juntas, se puede encontrar una gran variedad, entre ellos están los siguientes.

Pizarrón.Rotafolios.Franelógrafo.Proyector.Videos.Equipo de cómputo.Equipo de traducción

simultánea.Equipo de sonido

(micrófono, bocinas, etc.)

Atril.Iluminación especial.Cartulinas o gráficas

especiales.Mapas, cuadros, fotografías,

dibujos y similares.Teleconferencias y contacto

por la web

La elección del servicio de contacto por Web

• Si decide hacer una reunión usando el contacto por web, se debe elegir el servicio adecuado.

• La colaboración es una herramienta que permite entregar el control de un documento a otro participante con el fin de editarlo. El participante puede hacer cambios en el documento y los demás lo pueden ver en sus monitores.¿Con cuáles documentos requiere colaboración?¿Qué programas de computador se usarán?¿Necesita que sus documentos se carguen antes de la reunión?¿Desea evitar el "chat" entre los participantes, pero quiere

tenerlo para un período de preguntas y respuestas?¿Si desea abrir el "chat" debe ser visto por todos, o solamente

por los presentadores y quienes lo reciben?Explore todas las opciones de tal modo que este servicio

satisfaga sus necesidades.

Preparación de la junta• El lugar elegido para realizar la junta deberá cubrir los siguientes

requerimientos: Capacidad suficiente para el número de participantes. Que sea tranquilo y que ofrezca la privacidad necesaria. Buena ventilación para que no haya problema por el aire viciado. Que pueda obscurecerse para permitir las proyecciones. Buena iluminación. Equipos de proyección y de sonidos requeridos. Sillas cómodas.

Preparación de la junta Si se trata de una junta breve esto tiene poca importancia, pero si va a durar

varias horas, la rigidez de una silla de asiento duro puede incomodar mucho a los participantes, los cuales en determinado momento desearán terminar cuanto antes esa incomodidad y por ello precipitarán indebidamente la terminación de la junta.

Ubicación conveniente para todos los participantes. Servicios complementarios, como sanitarios, cafetería etc. Que se puedan evitar interrupciones y preferentemente que no haya

teléfono dentro. Que permita distribuir los asientos y las mesas como se requiera.

• La manera más conveniente de distribuir las sillas para una junta es colocarlas alrededor de una mesa, de manera que todos los participantes puedan verse la cara y haya igualdad entre ellos, evitando lugares de honor.

En la actualidad se procura evitar el realizar juntas en auditorios o en sitios donde los asientos son fijos y están colocados en hileras tipo cine , ya que esta ubicación , y más aún si existe un estrado o una tarima elevada en donde se coloca quien dirige el evento, origina una actitud negativa y un ambiente desfavorable

Conducción de juntas

• Para dirigir juntas de manera efectiva se requieren:

Conocimientos Habilidades, y Actitudes

Elementos necesarios para una reunión efectiva

1. Iniciar puntualmente.2. Cuidar su presentación

personal.3. Actitud de respeto y

autenticidad.4. Evitar actitudes de

superioridad.5. Orientar y convencer.6. No mezclar sus problemas

personales.7. Dirigirse a todos los

miembros del grupo.

8. Brindar a todos los participantes las mismas oportunidades.

9. 10. No alterarse.11. Colocarse siempre en un lugar

visible.12. Evitar gestos y ademanes

exagerados.13. Usar oportuna y correctamente

sus técnicas y apoyos.14. Procurar la autoevaluación y

autosuperación

Además:

1. Asistencia y puntualidad.2. Explique el propósito de la

reunión.3. Presentación.4. Siga la agenda. 5. Invite a participar.6. Diversifique la participación7. Evite las desviaciones.8. Controle la discusión.9. Fin de la reunión.

10. Asegurar los elementos para la construcción de la minuta o acta.- Sus principales elementos son: Fecha. Lugar. Hora. Entidad convocante. Asistentes convocados y ausencias. Orden del día. Resumen de la exposición. Intervenciones. Acuerdos o conclusiones. Asignaciones. Responsables. Fechas de cumplimiento de las diversas actividades o acuerdos tomados.

11. Fije el objetivo y fecha de la siguiente reunión.

Conductas personales y su impacto en el tiempo

• En el tiempo y en el logro de los objetivos.• La asignación de roles y responsabilidades, es un elemento clave para el

éxito de las juntas de trabajo, normalmente los roles que se deben asignar son:• Coordinador de la reunión.

• La persona responsable de la reunión.• Facilitador.

• Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes

• Secretario • La persona responsable de documentar la reunión en

la minuta correspondiente.• Cronometrista

• Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión

• Participantes• Los asistentes a la reunión.

Establecimiento de un ambiente de confianza.

• En los grupos con una atmósfera cálida, permisiva, amistosa, democrática, parece haber mayor activación para trabajar y mayor satisfacción, y los individuos y el grupo son más productivos.

• Ante todo, hay que crear un sentimiento de igualdad y reducir toda forma de intimidación

• Hay muchas maneras de contribuir a dar sensación de igualdad, desde la disposición de los asientos, hasta el uso del nombre de pila en lugar del apellido y la exclusión de títulos o jerarquías al dirigirse a los distintos miembros del grupo.

• Así, por ejemplo, el clima permisivo y la informalidad ayudan a crear un clima en el que la gente se siente cómoda, lo que permite obtener una más satisfactoria resolución de problemas, o al menos, un trabajo productivo.

• También la indumentaria, siendo informal - salvo que la índole de la reunión exija otra cosa - , ayuda a crear un sentimiento de igualdad. Si el ambiente es tieso, duro, ceremonioso, conviene transformarlo en uno más distendido, invitando por ejemplo a que los miembros del grupo "se pongan cómodos" (se aflojen la corbata o se la quiten, que se queden en mangas de camisa, etc.).

• Existe otro aspecto del entorno personal, ligado al entorno físico, que casi nunca se menciona. Se trata de la distancia física entre los miembros del grupo; cuando éstos están físicamente lejanos o un tanto dispersos, es muy difícil lograr una buena interacción grupal.

• Por último, cabe señalar que el tamaño del grupo es otro factor que influye en la posibilidad de lograr una verdadera dinámica interna.

Forma de iniciar la reunión.

• El éxito o fracaso de una reunión se puede juzgar en los 10 o 15 minutos iniciales. La manera en que el coordinador, animador o líder presenta el tema, el tiempo que habla, el modo como habla (dogmáticamente o como quien está aprendiendo o buscando), como se dirige a los participantes y otras cuestiones afines, son factores que contribuyen a una buena (o mala) atmósfera grupal.

• Lo fundamental, en el comienzo de las reuniones, es crear un clima adecuado para el logro de los buenos resultados. Para ello hay que intentar:

Crear una buena disposición psicológica para el trabajo;

Procurar un "tránsito" real, entre el "no estar" y el "estar en la reunión";

Motivar suficientemente a los miembros del grupo para que exista una voluntad de trabajo que lleve al logro de objetivos de la reunión.

Comunicación efectiva entre los participantes de una reunión.

• La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinado para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.

• Los mensajes interpersonales contienen dos niveles de igual importancia: el no verbal y el verbal. El contenido emocional de los mensajes interpersonales es significativo para la fuente o emisor y para el receptor. Su eficacia depende de la sensibilidad y apertura de ambos.

Influencia del lenguaje no verbal y la manera que influye en el proceso total de comunicación interpersonal

MENSAJE 7%

TONO DE VOZ 38%

EXPRESIÓN NO VERBAL55%

• Así pues, nuestros gestos y posturas corporales confirman o niegan lo que estamos diciendo verbalmente.

• El cuerpo define la comunicación oral agregándole movimientos voluntarios e involuntarios que comunican mensajes emocionales acerca del estado de ánimo.

Algunos componentes que debemos tomar en cuenta al comunicarnos, son los siguientes

La expresión facial El lenguaje del cuerpo El movimiento El tipo de contacto corporal La distancia El tiempo La modulación de la voz

• Debemos considerar en los objetivos de la comunicación porque en función de los mismos modularemos nuestro mensaje, nuestro lenguaje y hasta nuestro estilo comunicador

• Para lograr conseguir una buena comunicación efectiva debemos tener en cuenta una serie de factores y características para que el mensaje que queremos transmitir sea eficaz:

ClaridadPrecisiónObjetividadOportuno InteresanteFlexibilidad EmpatíaReceptividadAprender a escuchar

• Lo que mejora la calidad de las reuniones.

• Estimule a los demás.• Ayude a madurar al grupo.• Contribuya a crear el espíritu del grupo.• Escuche con atención y respete las

posturas discrepantes.• Intervenga constructivamente.• Si discrepa no hace falta que comience

su intervención diciendo "no estoy de acuerdo". Expresiones como la anterior sólo sirven para crear barreras en las relaciones interpersonales.

• No monopolice la palabra; el exceso de intervención verbal, así como su insuficiencia, son obstáculos para el funcionamiento de un grupo.

Barreras de la comunicación y como evitarlas.

• Las barreras de la comunicación son: Semántica: Cuando su origen radica en problemas del sentido, significación,

acepciones del lenguaje y en general delos símbolos que se utilizan. Físicas: Fallas, deficiencias o selección inadecuada por la fuente de los

medios utilizados para trasportar el mensaje. Fisiológicas: Se ocasionan por malformaciones, disfunciones y otras

limitaciones funcionales de las personas que intervienen en el proceso. Psicológicas: Parten de la forma individual que cada persona posee para

percibir y comprender el mundo que lo rodea, sus prejuicios y la necesidad de satisfacer sus requerimientos emotivos.

Administrativas: La estructura y el funcionamiento de la organización, así como el mismo proceso administrativo en acción dan lugar a problemas de comunicación.

• Facilitadores físicos, fisiológicos, psicológicos, semánticos y administrativos.

Facilitadores físicos.

• Hay que cuidar y optimizar: Distancia entre el emisor y el

receptor Mutua orientación (la mejor:

de frente, la peor: de espaldas) Luz (no nos gusta ni nos

conviene oír a un conferencista en plena oscuridad)

Comodidad del mobiliario Decoración del recinto Ausencia de ruidos y demás

distractores, cuando es el caso.

Fisiológicos

• Encontrar el tono adecuado de voz, la modulación correcta, la velocidad o lentitud que piden las circunstancias.

Psicológicos:• El administrarse con base en metas siempre

renovadas y cada vez más ambiciosas ayuda a romper las barreras psicológicas.

• También existen otros aspectos que favoreciendo la comunicación, favorecen las relaciones humanas dentro y fuera del trabajo, como son:– Claridad de ideas: ver bien claro lo que queremos

comunicar– Voluntad de dar confianza: de abrirse, quitándose

las máscaras, de manifestar los propios sentimientos y de captar los de los interlocutores

• Para muchas personas es un imperativo urgente cultivar la empatía

Semánticos

• Estos facilitadores consisten en perfeccionar el dominio de la lengua. El método más fácil es el uso habitual del diccionario

Administrativos

• Definir los “roles” y funciones de cada quien.• Definir los compromisos, las obligaciones y los derechos. En

Italia dicen: Pati chiari, amicizia lunga (tratos claros, larga amistad).

• Quitar las barreras de los convencionalismos• Garantizar el mensaje a través de textos escritos, teniendo en

cuenta aquello de “las palabras vuelan, los escritos se quedan”.• Definir las situaciones: qué se pretende de una convivencia o

de una entrevista: que se quiere lograr de una reunión de trabajo, etc. No es nada raro en este tipo de juntas que al cabo de dos horas varios de los asistentes no sepan aún la finalidad que se está persiguiendo o que se debe perseguir, y los resultados pretendidos de dicha reunión.

Manejo de conflictos

• En todas las organizaciones hay conflictos. Estos conflictos provienen de diferencias de opinión, hechos o percepción. El resultado es que siempre habrá diferentes puntos de vista, y se tendrá que manejar estas diferencias.

Enfoque tradicional Enfoque contemporáneo

El conflicto se asocia con enojo,

agresividad, lucha física y verbal en

una palabra violencia.

El conflicto bien manejado se asocia

con energetización, motivación.

El conflicto provoca el

conservadurismo, conformismo con la

gente.

El conflicto provoca creatividad e

innovación.

El conflicto puede llevar a la catástrofe

a una organización.

El conflicto forma parte integral del

proceso de cambio.

El conflicto no debe presentarse en las

organizaciones exitosas

El conflicto es un síntoma normal de

cualquier organización en evolución.

Estilos de Manejo de Conflictos

Sin duda el conflicto es una de las causas más comunes de ansiedad en las reuniones. A veces éstas parecen derivar irremediablemente hacia el enfrentamiento, la hostilidad y las mutuas recriminaciones.

• Con frecuencia, la hostilidad es el resultado de una sensación de impotencia, lo que ocurre cuando nos sentimos juguetes de fuerzas exteriores que no controlamos.

• Hay que estar preparado cuando uno se enfrenta a un conflicto o a una resistencia del grupo, y darse un único objetivo primordial: devolver al grupo a la actividad práctica lo antes posible.

Para ello esgrimiremos algunos principios rectores:

• Dejar bien sentado desde el principio el objetivo de la reunión. Escribirlo en la pizarra, con vistas a tener que señalarlo más de una vez en el curso del procedimiento

• Recordar que nuestra tarea consiste en controlar la conversación. No hay que dejarse arrastrar por el remolino de las emociones.

• No interrumpir, no cortar a otra persona en la mitad de una frase.• Escuchar los argumentos de los demás, tomar nota. La pizarra suele

ser un recurso potente para fijar la discusión en un tema • No entrar en la discusión. No caer en la tentación de reñir o de

contradecir opiniones o generalizaciones.• Convertir las quejas en objetivos. Pedirles a los quejosos que las

redefinan en la forma "¿Qué pasaría si…?". Escribir la contestación en la pizarra para que las lea todo el mundo.

• Impedir que nadie hable de personas ausentes de la reunión. Subrayemos que "ellos" no están y nosotros sí, que somos los que tenemos unos objetivos que cubrir.

• Centrarse en las soluciones, no en los problemas. Visión de futuro, no retrospectiva, y animar a los demás para que hagan lo mismo.

• Hablar como un disco rayado. Repetir una y otra vez las mismas preguntas del grupo: "¿Qué venimos a hacer aquí? ¿Cómo lo conseguiremos? ¿Qué relación tiene esto con nuestros objetivos?".

• Hablar concretamente. Los participantes deben saber que contribuciones se les piden y cómo encajan estas en los objetivos generales. Cuando realmente solicitemos opiniones (pedir sugerencias, invitar a participar en la búsqueda de soluciones.

• Concentrarse en la acción. Que el grupo deje de fijarse en lo que hicieron otros o en lo que están haciendo. Atención a lo que vamos a hacer nosotros en adelante.

Designios ocultos

• Todos los llevamos cuando acudimos a una reunión. Unas veces se manifiestan y otras siguen ocultos. Sólo son nocivos cuando entran en conflicto con la finalidad oficial.

• Entre los designios positivos podríamos citar:– considerar la reunión como una inversión que hacemos a favor

de nuestra carrera profesional; – colaborar con la presidencia en el éxito de la reunión; – fortalecer la unidad del grupo; – estimular a otros participantes; – ganar consenso para nuestros proyectos.

Conducción de las sesiones de preguntas y respuestas

• Dentro de la gran variedad de preguntas que el conductor puede formular a los participantes habrá algunas de los siguientes tipos:

1. Pregunta que requiere respuesta monosilábica (¿estás de acuerdo?)2. Pregunta abierta (¿qué opinas de……..?)3. Pregunta aclaratoria (¿cómo crees que eso ayudará a………?)4. Pregunta que suscita discusión (¿cuáles creen que sean las causas

de……..?)5. Pregunta que requiere respuestas múltiples (cuáles son las ventajas y

desventajas de……?)6. Pregunta que lleve implícita la respuesta7. Pregunta dirigida a alguien en particular8. Pregunta devuelta a quien la formuló (¿cuál es tu propia opinión de ello?)9. Pregunta retransmitida al grupo (¿qué opinan ustedes de esa pregunta?)10. Pregunta de reflexión (¿cómo podríamos mejorar los…………….?11. Etc.

Recomendaciones para formular preguntas

1. Inicialmente se deben hacer preguntas abiertas.

2. Hacer preguntas claras.3. Formular preguntas sensatas. 4. Preguntar receptivamente. 5. Ser imparcial. 6. Repreguntar cuando sea necesario.

• Si el conductor no trata con habilidad las preguntas que se le hacen pueden presentarse los siguientes problemas:

No se aclaran dudas. No se da la información adicional requerida. El conductor pierde imagen al no responder las preguntas que

se le hacen. El conductor se compromete e influye en la opinión del grupo

cuando responde a una pregunta tendenciosa que le obliga a expresar su opinión personal.

El conductor inhibe la participación del grupo si adopta una actitud de sabelotodo y contesta él personalmente todas las preguntas que se le hacen.

El conductor se preocupa más por demostrar sus conocimientos que por estimular a los participantes a pensar y opinar.

Se crea confusión cuando no se aclaran satisfactoriamente las dudas existentes.

Etc.

• Se sugieren las siguientes recomendaciones para que el conductor trate las preguntas que se le hacen.

Si la pregunta pide una aclaración sobre lo que el conductor dijo, éste debe contestar directamente haciendo la aclaración solicitada.

Si la pregunta busca un juicio personal del conductor, este debe abstenerse de contestar; debe a su vez, pasar la pregunta al resto del grupo para que otro la conteste.

Si la pregunta es malintencionada y el conductor se da cuenta de ello, puede pedir a la persona que la formuló que de su propia opinión.

Si no es imprescindible que el conductor conteste una pregunta, siempre debe tratar que los participantes reflexiones y contesten.

Cuando se le hace una pregunta inoportuna puede indicar que después en privado la aclarará.

Decir cortésmente que la pregunta no tiene relación con el tema. Turnar directamente la pregunta a otro participante indicando que por

determinadas razones conviene que él conteste. Expresar abiertamente que no es conveniente que el conductor

conteste todo.

A continuación se comentarán algunos de los tipos de grupos y participantes y la manera de tratarlos:

Grupo brillante y activo• Ir directo a los asuntos de la

agenda• Hacer que participen• Que compitan entre sí• Reconocer experiencias

-• Obtener alternativas• Concretar compromisos

Grupo resistente y antagonista

• Buscar causa y corregirla• Exponer beneficios• Buscar algunas personas

positivas y aprovecharlas para dinamizar al grupo

• Obtener alternativas• Clarificar Objetivos• Proporcionar información

Grupo lento y pasivo

• Ser más dinámico• Hacer preguntas• Exposición sencilla /

clarificar• Ayudas visuales

motivadoras• Inyecte entusiasmo• Compartir experiencias

Tipo de participantes

• Novato• Se refiere al participante que no reúne los requisitos

en cuanto a conocimientos y experiencias para asistir, fue mal seleccionado o muchas veces se encuentra presente porque no tiene otra cosa que hacer o está en situación de titular, quien por estar “ocupado” no puede asistir. Este personaje interviene torpemente o contesta inadecuadamente cuando se le pregunta y en general se siente desubicado. Este tipo de participante puede ser pasivo o activo.

Novato pasivo.

• Facilite su integración al grupo, propiciando que forme parte de algún corrillo conformado con personas que muestren simpatía con él.

• Asígnele tareas sencillas que pueda resolver con facilidad.

• Para protegerlo de que quede en ridículo, diríjale preguntas inducidas o que lleven implícita la respuesta.

• Dele la oportunidad para despejar sus dudas.• Solicite su ayuda para que sienta aceptación y refuerce

su seguridad.

Novato activo

• Evite que sea el punto de atención para diversión de los asistentes y se convierta en un elemento de burla.

• Oriéntelo sobre los puntos específicos del tema tratado, preferentemente entre una y otra sesión.

• • Si su intervención se aleja del tema regréselo con

todo tacto.En ocasiones hay que interpretarlo, ya que su bajo dominio de vocabulario le impide estructurar sus ideas y expresarse con claridad.

El platicador• Es la persona que constantemente interrumpe, ya sea charlando

con sus vecinos o por medio de expresiones o ruidos que distraen la atención del grupo, por lo que se puede proceder en la siguiente forma: Solicite que lo que murmura o platique lo comparta con todo

el grupo, ya que puede ser de valor lo que está diciendo. Interrumpa repentinamente la exposición para que dentro

del silencio que marca esta acción quede en evidencia su conducta.

Sorpréndalo con una pregunta directa sobre el tema que se está desarrollando y ante su sorpresa continúe con el desarrollo del mismo

Recurra a la técnica “reglas del juego”, induciéndolo a la regla de poner atención mientras otro habla.

El distraído• Para ubicarlo hay que estar muy atento en todos los detalles, ya

que esta conducta se puede esconder cuando aparentemente esta persona está atenta tomando nota, pero su atención está en otro asunto distinto al tema tratado. Para integrarlo se puede proceder de la siguiente forma: Eleve el volumen de voz. Hacer silencio total, dirigiendo su mirada hacia el, sin agresividad. Pregúntele directamente y de inmediato indúzcale a la respuesta

para no dejarlo abiertamente en evidencia. Dele alguna tarea como observador o formulados de conclusiones. Solicite su opinión: “¿Qué opina sobre este punto señor García?”. Colóquese detrás de él y haga contacto físico con una mano sobre el

hombro.

El zorro• El zorro es quizá el personaje más peligroso, pues es una combinación de

expertos y contreras. Cuando se combinan estas características, tenemos frente a nosotros a un zorro.

• Características:– No interviene en un principio, generalmente espera pacientemente el momento

oportuno para atacar.– Cuando interviene, regularmente lo hace de pie y hace una pausa antes de

hablar.– Busca sentarse al fondo del salón, pues desea llamar la atención haciendo que

los asistentes volteen para observarlo y alejarlos al mismo tiempo del conductor.– Usa la técnica del “sándwich ”, es decir, inicia su intervención elogiándolo al

darle la razón de alguna manera, inmediatamente entra al ataque y finalmente termina su intervención elogiando de nuevo al conductor.

– Es un lobo con piel de oveja.

Tratamiento:

• Identifíquelo lo antes posible y esté previendo sobre cómo actuar.

• Separe cada punto o respuesta que plantee y no le permita ir más allá de dos aclaraciones.

• Utilice preguntas de rebote cuestionándolo para que proporcione la respuesta o manifieste sus experiencias sobre el asunto que trata.

• Asígnele una tarea específica como apuntador o cronometrador.• Mande sus preguntas al aliado o al grupo, cuando el grupo

manifieste rechazo hacia él.• Use preguntas recurriendo al experto.

Toma de decisiones en grupo

• Tomar una decisión se refiere al proceso entero de elegir un curso de acción.

• Continuamente, las personas deben elegir entre varias opciones aquella que consideran más conveniente

El proceso de toma de decisiones se puede resumir en cuatro etapas:

• Primera etapa.- Necesidad de tomar una decisión.

• Segunda etapa.- Identificación de alternativas.• Tercera etapa.- Evaluación de las alternativas. • Cuarta etapa.- Elegir la opción más adecuada.

• Por lo general, una manera útil de llevar a cabo la etapa de Toma de Decisiones es que el conductor de la junta, una vez que ha escrito las diferentes alternativas que el grupo deberá considerar, pida a los participantes que las evalúen a través de los procedimientos siguientes:

• Evaluar en orden e individualmente las ventajas y desventajas de cada alternativa, de la primera a la última.

• Al realizar esta evaluación, descartar aquellas alternativas que visiblemente ofrezcan menos ventajas.

• Hacer que le grupo considere brevemente cada alternativa y que decida si la selecciona como finalista o la descarta en la primera evaluación.

• Cualquiera que sea el procedimiento que se siga, conviene descartar las alternativas menos favorables para finalmente seleccionar dos o tres de ellas, las mejores. Y que el grupo elija la que a su juicio es la más conveniente.

• La clave para lograr la evaluación a fondo de cada alternativa estriba en que el conductor de la junta estimule adecuadamente al grupo con el fin de que profundice en:

– Aspectos favorables y desfavorables.– Consecuencias directas e indirectas.– Dificultad de su aplicación– Amplitud de los beneficios.– Riesgos y problemas.– Personas que intervienen.– Tiempo requerido para llevarlas a efecto.– Dificultades imprevistas.– Costo– Elementos requeridos para llevar a cabo la alternativa.– Etc.

• Si tomamos en cuenta la forma de tomar las decisiones, nos encontramos con cuatro posibilidades:

Decisión por unanimidadDecisión por votaciónDecisión por consensoDecisión por vía intermedia.

Acuerdos finales y seguimiento

• Se recomienda que el conductor recuerde a los participantes y en pocas palabras lo siguiente:

El objetivo de la juntaLos aspectos principales que se discutieron

del problemaLas principales ideas expuestasLas alternativas de solución que se evaluaronEl acuerdo preciso al que se llegó,

especificando responsabilidades concretas

• En una reunión puede ser conveniente revisar todos los puntos que se discutieron, evaluaron y descartaron, mientras que en otra solamente será necesario enfatizar las decisiones y acuerdos tomados.

RESUMEN¿Cuál fue el objetivo?¿Qué aspectos se discutieron?¿Qué alternativas se evaluaron?¿Qué se decidió? (Quiénes , cómo, cuándo?)

• Son un registro de las decisiones tomadas y de las asignaciones de los planes de acción. Es un resumen por escrito de la junta.

1. Las notas para la minuta se pueden tomar manuscritas o incorporadas en una computadora portátil.

2. La persona designada que crea la minuta de una reunión no debe ser la persona que dirija la reunión. La persona con el rol de secretari@ puede cumplir esta función.

3. Las minutas de la reunión deben incluir fecha, hora y lugar de la reunión. Los asistentes deben ser anotados y los asistentes ausentes pueden ser observados. Cada tema de discusión importante se debe incluir en la lista, junto con las observaciones importantes, las decisiones y los planes de acción. Para cada plan de acción, anota una lista de las personas responsables de cumplirlo y para cuándo se deben esperar los resultados.

4. Para garantizar la exactitud de las minutas de reuniones, es una buena idea completar la escritura formal tan pronto como sea posible inmediatamente después de la reunión. Las actas completas pueden enviarse por correo electrónico a los asistentes para correcciones, adiciones y sugerencias. La distribución inmediata de la minuta les recordará a todos acerca de los planes de acción asignados.

5. Siempre mantén el tono imparcial, respetuoso y profesional en la minuta. No dejes lugar a interpretaciones erróneas de personas que no asistieron a la reunión.

6. Es conveniente hacer llegar la minuta también a todas aquellas personas que intervienen en los acuerdos aunque no hayan participado en la junta.

7. También conviene o sea necesario enviar copias a los altos funcionarios que deban enterarse de los acuerdos.

Seguimiento de la reunión.

• Enviar la minuta lo antes posible para que los asistentes no olviden lo acordado.

• Reunir a los asistentes que no fueron escuchados suficientemente o no quedaron satisfechos.

• Proporcionar o facilitar los recursos prometidos para llevar las acciones.

• Actuar lo más rápido posible en las acciones que le afectan como responsable de la reunión, porque servirá como prueba de su interés y efectividad de su rol.

Evalúe el proceso de la junta de trabajo.

• Un grupo es tanto más maduro, cuando más consciente es de su propio funcionamiento. Cuando las evaluaciones están bien hechas ayudan:

• A madurar como grupo, teniendo conocimiento y conciencia de lo que acontece en las reuniones que realizan periódicamente, o de aquella en particular que están evaluando;

• A renovarse como equipo de trabajo; • A resolver conflictos internos sin pérdida de personas

(en cuanto a miembros del grupo) y sin frustraciones ni resentimientos.

La evaluación de una reunión puede realizarse de diferentes maneras: